Министерство образования Российской Федерации
ТОМСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
СИСТЕМУПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)
Кафедра автоматизированных систем управления (АСУ)
Пояснительная записка к курсовомупроекту по дисциплине
“СИСТЕМНЫЙАНАЛИЗ”
Вариант №3
Выполнила студентка
ТОМСК 2008
Введение….… . 3 1. Первый этап проектирования АИС. Предпроектное обследование … 5 1.1 Предметная область..…….… . 5 1.2 Кратко о предпроектном исследовании….… 6 1.3 Построение структуры предприятия….… 8 1.4 Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия (задание 1)….… 17 2. Проектирование информационной системы. Выделение бизнес-процессов (задание 2)…….… 21 2.1 Способы описания бизнес-процессов..…….… 21 2.2 Горизонтальное описание бизнес-процессов….… 23 2.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов мебельного цеха….… 25 3. Проектирование информационной системы. Анализ и оптимизация бизнес-процессов (задание 3)….… 31 3.1 Оценка бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха….… 31 3.2 Кратко о методах оптимизации бизнес-процессов….… 33 3.3 Оптимизация бизнес-процессов мебельного цеха….… . 35 3.4 Итоги оптимизации бизнес-процессов мебельного цеха….… 41 4. Проектирование информационной системы. Проектирование базы данных (задание 4)….… 42 4.1 Кратко о базах данных….… 42 4.2 Построение информационной модели….… 43 4.3 Концептуальная модель базы данных….… 44 5.Проектирование информационной системы. Проектирование интерфейса системы (задание 5). 49 5.1 Обоснование выбора среды разработки….… 49 5.2 Описание интерфейса….… 51 5.3 Выводы….… 54 6 Заключение….… 55 Список используемой литературы ….… 56 Приложение 1 ….… 57
ВВЕДЕНИЕ
Создание современныхэлектронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных вомногих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данныхтрудно представить сегодня передовые производственные технологии, управлениеэкономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательскоедело, функционирование средств массовой информации, проведение крупныхспортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработкиданных появление персональных компьютеров.
Одним из наиболеераспространенных классов систем обработки данных являются информационныесистемы. Хотя на уровне здравого смысла назначение таких систем понятнокаждому, для серьезного обсуждения технологий современных информационных системнеобходимо более четко определить, в чем заключаются их специфическиеособенности, чем они отличаются от других систем обработки данных, какиефункции они могут выполнять, какими ресурсами они располагают.
Любой разумный виддеятельности основывается на информации о свойствах состояния и поведения тойчасти реального мира, с которой связана эта деятельность. Для получения такойинформации во многих случаях необходимо регулярно через некоторые интервалывремени проводить натурные измерения (или наблюдения), позволяющие определятьхарактеристики состояния сущностей реального мира и протекающих процессов,соответствующие моментам времени, когда эти измерения производятся.
В других случаях удаетсявоспользоваться «материализованной» информацией, содержащейся в различного родабумажных документах, отчетах или публикациях, которые также выступают как частьреальности. Требуемую информацию можно извлечь из них путем своего рода «наблюдения».
Однако некоторые натурныеизмерения или наблюдения могут оказаться неосуществимыми в отведенное для нихвремя в связи с большой трудоемкостью, высокой стоимостью, недоступностьюобъекта измерения (наблюдения) и по другим причинам.
Значительно сократитьобъем необходимых натурных измерений позволяет компьютерное моделированиереальности. Если компьютерная модель адекватно (относительно информационныхпотребностей пользователей) отражает состояние и динамику реальности, то многиенеобходимые сведения можно получать с помощью такой модели, избегая тем самымнатурных измерений, с существенно меньшими затратами времени, а возможно, и приболее низкой стоимости. Именно для поддержки таких моделей служит специальныйкласс систем обработки данных ─ автоматизированные информационные системы(АИС).
Автоматизированнойинформационной системой называется комплекс, включающий вычислительное икоммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистическиесредства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающийподдержку динамической информационной модели некоторой части реального мира дляудовлетворения информационных потребностей пользователей.
Часть реального мира,которая моделируется информационной системой, называется ее предметнойобластью.
Под динамической модельюздесь понимается изменяемость модели во времени. Это «живая», действующаямодель, в которой отображаются изменения, происходящие в предметной области.Такая систем; должна обладать памятью, позволяющей ей сохранять не толькосведения о текущем состоянии предметной области, но и в некоторых случаяхпредысторию.
Поскольку модельпредметной области, поддерживаемая информационной системой, материализуется вформе организованных необходимым образом информационных ресурсов, онаназывается информационной моделью.
АИС не всегдафункционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента(подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управленияторговой компанией, САПР или система управления производством.
Информационные системыуже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике вформе различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако втаких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Онипозволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме набумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.
Построение АИС являетсяначальным этапом процесса разработки систем управления базам данных (СУБД).СУБД, в свою очередь, являются совокупностью, предназначенной для обработки наЭВМ поименованных данных, которая служит для запросов многих пользователей врамках организации (предметной области).
Целью данного курсовогопроекта является создание автоматизированной информационной системы заданнойпредметной области — гипотетического предприятия «Мебельный цех».
1. ПЕРВЫЙ ЭТАП ПРОЕКТИРОВАНИЯАИС. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ.
1.1 Предметнаяобласть.
Мебельный цех занимаетсяпроизводством мягкой мебели – диванов, кресел, кушеток и т.д.
У цеха имеется небольшоймагазинчик, в котором работают два продавца. В магазине представлены образцытиповых моделей мебели, которую производит цех. Продавцы принимают заказы напроизводство мебели от покупателей. Покупатель выбирает модель, расцветкуобивки и комплектацию (существуют комплекты мебели – например, диван и двакресла в едином стиле, но покупатель может заказать только диван или диван иодно кресло). Продавец оформляет договор и принимает предоплату. Срокисполнения заказа – обычно одна-две недели.
В цехе работают 5мастеров, каждый из которых «ведет» несколько заказов. Мастер занимается всемиоперациями – от распилки пиломатериалов до обтяжки мебели тканью. Частьматериалов – фурнитура (ручки, гвозди, шурупы, шарниры, подвижные блоки) иматрацы — закупается на стороне.
Заказы распределяютсямежду мастерами директором цеха. Он также занимается закупкой материалов(дерева, фанеры, ткани и фурнитуры) и координирует работу.
Когда заказ готов, продавецсвязывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создаетгарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты ипередает их водителю. Водитель доставляет заказ клиенту, забирает оставшуюсячасть оплаты заказа и подписывает документы у клиента. После доставки заказаводитель сдает документы и деньги бухгалтеру, который контролирует правильностьрасчетов и оформления.
Уцеха также есть собственный дизайнер-технолог, который занимается разработкойновых моделей мебели.
Примечание:В предметной области нет упоминания о складе материалов. Но нам кажется, чтофункционирование любого предприятия по производству какого-либо вида продукцииневозможно без складских помещений. Поэтому позволим себе включить в предметнуюобласть мебельного цеха склад материалов с одним сотрудником – кладовщиком.
1.2Краткоо предпроектном исследовании.
Предпроектныеисследования являются обязательным этапом, необходимым для оценки реальностипоставленных перед автоматизацией задач. Необходимость анализа предметнойобласти до начала написания программы при разработке масштабных проектов былаосознана давно. Требуется предварительная проработка информационной схемы,которая отражала бы общие взаимосвязи предметной области и особенности организациисоответствующей информации.
Знания о предметнойобласти – это совокупность сведений о той части реального мира, которая имеетсущественное значение или непосредственное отношение к процессуфункционирования программы. Сюда входят факты и закономерности, относящиеся кпредметной области, гипотезы о возможных связях между явлениями, процессами ифактами, процедуры для решения типовых задач.
Любой проект поавтоматизации должен начинаться с самой важной и нелегкой задачи – согласованияпланируемых результатов проекта с миссией и стратегическими целями предприятия.Решение о целесообразности реализации проекта должно приниматься исходя изтого, насколько он соответствует стратегии, целям компании и путям ихдостижения. И тут зачастую кроется первая и наиболее значимая проблема – невсегда на предприятии имеется четкое представление о его миссии и стратегии.
Большую часть времениэтапа предпроектного исследования занимает анализ бизнес-процессов напредприятии – очень трудоемкая и кропотливая работа. В процессе этой работынеобходимо описать и по возможности формализовать все происходящие напредприятии бизнес-процессы, механизмы принятия решений и подходы к оценкеэффективности деятельности. Наиболее пристальное внимание должны быть уделенотой области деятельности предприятия, которая будет автоматизироваться, нотолько в контексте общей системы. Попытка начать автоматизацию с отдельнойзадачи без исследования всей системы обязательно приведет к провалу проекта.
Как показывает практика,в подавляющем большинстве случаев в результате формализации и описаниябизнес-процессов выявляются узкие места в работе предприятия и неэффективныеповторяющиеся операции.
Результатом предпроектного обследованияявляется официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так ируководством внедренческого центра. В данном документе (или пакете документов)отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потокидокументооборота внутри отделов, потоки документооборотов между отделами,приведен список документов и отчетов которые существуют на предприятии. Данныйдокумент, являющийся результатом предпроектного обследования, очень важен нетолько внедренческому центру и его специалистам, которые будут реализовыватьпроект, но и руководству предприятия, он позволяет четко увидеть недостаткиуправленческой структуры, её возможную избыточность или «узкие»места. Данный документ позволяет, в некоторых случаях, принять необходимыерешения по частичной реорганизации отделов, переноса отдельных функций с однихподразделений на другие, ещё до начала составления технического задания наавтоматизацию. Это позволяет избежать частой переработки технического заданияво время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивания реализациипроекта.
1.3 Построение структуры предприятия.
Построение структуры предприятияможно разбить на три шага: построение организационной модели, построениефункциональной модели и построение информационной модели.
1.3.1 Организационнаямодель предприятия.
/>
Рисунок 1.1.Организационная модель предприятия
Примечание: Подразделения, выделенные тёмнойтонировкой, принимают непосредственное участие в процессе, подлежащемавтоматизации, светлой тонировкой – опосредованное участие, без тонировки – непринимают участия. Число в кружке в правом нижнем углу подразделения — штатная численность его сотрудников.
Итак, по самым первымпредварительным оценкам мы установили, что автоматизации подлежат функциидиректора цеха, а так же следующие подразделения: мастерская, магазин, складматериалов, технологический отдел и бухгалтерия. Бухгалтерию мы выделили болеесветлой тонировкой, т.к. в основном она будет использовать или поставлятьинформацию для будущей системы. Более подробно остановимся на этом на этапесоздания информационной модели предприятия.
1.3.2 Функциональнаямодель предприятия.
Как происходим взаимодействие предприятия с внешней средой? Покупатели делают заказ напроизводство конкретной модели мягкой мебели. Через 1-2 недели готовый заказдоставляется клиенту. Для снабжения производства всемнеобходимым мебельный цех закупает материалы, фурнитуру и матрацы настороне у различных поставщиков. Все это мы отобразили в первой частифункциональной модели предприятия.
/>
Рисунок 1.2 (а) Функциональнаямодель предприятия (внешние связи)
Теперь рассмотрим взаимодействие отделов предприятия в ходепроизводственной деятельности. Информация о полученном заказе передаетсядиректору, который прикрепляет его к конкретному мастеру, а так же в технологическийотдел, где подготавливаются все технологические документы и ведомостькомплектации. Технологическая документация передается в мастерскую, ведомостькомплектации в бухгалтерию. Тут формируется накладная на получение необходимыхматериалов со склада. Материалы со склада поступают в мастерскую, где мастерприступает к выполнению заказа. Когда заказ готов, водитель цеха доставляет егозаказчику. Все материалы, необходимые мебельному цеху, поступают от поставщиковна склад, а затем в мастерскую, где используются для создания мягкой мебелидля конкретного заказа.
/>
Рисунок 1.2 (б)Функциональная модель предприятия (внутренние связи)
На третьей частифункциональной модели отобразим работу каждого отдела цеха, имеющего отношениек автоматизации.
Директор цеха: Директор осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, а так же организует взаимодействие всех его структурных подразделений. Для этого к нему должны стекаться все информационные потоки. Можно выделить следующие основные функции директора цеха, касающиеся производственных процессов:
1) распределение заказов среди мастеров;
2) закупка необходимых для производства мягкой мебели материалов;
3) утверждение новых моделей мебели, разработанных дизайнером-технологом.
Для выполнения этих основных функций директор должен поддерживать постоянную связь с бухгалтерией: своевременно получать информацию и документацию о функционировании предприятия (договоры, счета, отчеты, сводки, размер з/п работников и т.д.).
Так как все информационные потоки цеха стекаются к директору (то есть он в основном работает с информацией), то более подробно функции директора мебельного цеха мы рассмотрим на информационной модели предприятия.
Магазин: Функции продавца в магазинезаключаются в следующем:
1) приемзаказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия. Заказпринимается продавцом в магазине при мебельном цехе. Покупатели могутварьировать расцветкуобивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату;
2) организациядоставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказапродавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затемсоздает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейсяоплаты.
/>
Рисунок 1.2 (в)Функциональная модель магазина
Технологическийотдел: дизайнер-технологтехнологического отдела выполняет две не связанные между собой задачи:изготовление новых моделей мягкой мебели и технологическая проработка заказов.
С первой задачей все ясно- дизайнер-технолог, изучая спросы покупателей, создает новые модели мягкоймебели.
Вторая задача состоит вследующем: после получения информации о новом заказе дизайнер-технолог понеобходимости проводит технологическую коррекцию рабочих и сборочных чертежей ивыпуск технологической документации — карт раскроя материалов, таблиц операцийи т.д. Затем формирует ведомости комплектации - список материалов икомплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точногоколичества.
/>
Рисунок 1.2 (г).Функциональная модель технологического отдела
Склад материалов: Кладовщик выполняет следующиефункции:
1) после получениянакладной на получение требуемого количества материалов со склада передаетматериалы в мастерскую для изготовления заказа;
2) создает суммарнуюведомость на закупку недостающего количества материала у поставщиков;
3) производит приемзакупленных материалов на склад.
/>
Рисунок 1.2 (д).Функциональная модель склада материалов
Мастерская: Всю работу над конкретным заказомвыполняет один мастер. Его работу можно разбить на четыре этапа. На первомэтапе мастер распиливает пиломатериалы, обрабатывает части изделия и собираеткаркас модели. На втором этапе производится раскройка чехлов, в которые затембудет уложена набивка (мягкие элементы). На третьем этапе создаются пружинныеблоки (этот этап пропускается, если блоков нет в модели). Последним этапомявляется обтяжка мягкой мебели тканью.
/>
Рисунок 1.2 (е).Функциональная модель мастерской
1.3.3 Информационнаямодель предприятия.
Дляпостроения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения,хранения и использования информации на предприятии. Одним из основныхинформационных носителей являются документы, используемые при работепредприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагаетполучение входной информации, ее обработку и передачу для выполненияпоследующих операций.
/>
Рисунок 1.3. Информационная модель предприятия
Примечание: Стрелками синего цвета показаны информационныепотоки документации жизненного цикла внутри предприятия, зеленого цвета — информационное взаимодействие предприятия с внешней средой, а красными —контролирующие потоки, которые хотя и не предполагают формирования отдельныхдокументов, но играют существенную роль.
Пояснения к нумерации стрелок:
Продавец в магазине принимает заказ на производствомягкой мебели от покупателя. Далее информация о заказе (1) передаетсядиректору, который передает заказ в мастерскую, и втехнологический отдел.
ВТехнологическом отделе подготавливаются 2 видадокументов: ведомостькомплектации (2)уходит в бухгалтерию, а технологическая документация (3)передается в мастерскую.
В бухгалтерии формируется накладная на получениематериалов (4) и передается на склад.
Если необходимые материалы есть в наличии, то кладовщикподготавливает накладную на передачу материалов (5), она отправляется в мастерскую.Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку(6), которая уходит директору. Директор связывается с поставщикамии договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта(7) в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают насклад вместе с приходными документами (8).
После выполнения заказа, информация о его готовности (9)поступает из мастерской в магазин. Продавец связывается с покупателем,сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документына получение заказа (10) продавец передает водителю. Водительподписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию.
В бухгалтерию так же передается предоплата (11)и остаток оплаты заказа (12).
Разработанные дизайнером проекты новых моделеймягкой мебели (13) передаются директору для утверждения.
Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальныеслужбы: налоги (14), пенсионные начисления работников цеха (15), коммунальныеплатежи (16).
Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию директору(17).
Красными стрелками на схеме показаныконтролирующие потоки, которые не предполагают формирования отдельныхдокументов. Это материальный и финансовый контроль бухгалтерии (18),технический контроль над выполнением заказа (19) технологическогоотдела и управленческий контроль (20) директора цеха.
1.4 Определение миссии, выделение критическихфакторов успеха и проблем предприятия (задание 1).
1.4.1 Миссияпредприятия.
Миссия предприятия — определенный смысл егосуществования, который оказывает решающее воздействие на результатыдеятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, даетвозможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главныепредпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на неесо стороны внешней и внутренней среды.
Определим миссиюпредприятия «Мебельный цех» — разработка и производствовысококачественноймягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бывсе запросы и создавала комфорт потребителю.
1.4.2 Критическиефакторы успеха
После определения миссиипредприятия необходимо произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Извсех сформулированных целей нужно выбрать несколько наиболее важных, которыеназывают критическими факторами успеха.
Т.е., критическиефакторы успеха (КФУ)— это те мероприятия по реализации стратегии, конкурентные возможности,результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать (илистремиться к этому), чтобы быть конкурентоспособной.
Критические факторы — этоте движущие силы, которым фирма должна уделять особое внимание, так как ониопределяют успех (или провал) компании на рынке, ее конкурентные возможности,непосредственно влияющие на ее прибыльность.
При определении КФУ нужнособлюдать правило необходимости и достаточности, согласно которому каждыйкритический фактор успеха необходим для достижения миссии предприятия, а всевместе факторы должны быть достаточны для ее достижения.
Определим критическиефакторы успеха мебельного цеха:
1. высокое качествопродукции — снижениечисла дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д.;
2. удобство обслуживания — простота оформления и быстротавыполнения заказов, гарантийный ремонт;
3. скорость обработкиинформации – дляэффективной работы цеха важна скорость обработки информации, так как быстротавыполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
4. расширениеассортимента –разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише,соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворитьвкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднятьрепутацию предприятия у потребителя;
1.4.3Структурные проблемы предприятия.
Структурныепроблемы предприятия– это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия.Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения такихпроблем, как правило, требуется изменение структуры или технологическихпроцессов предприятия. Наданный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурныепроблемы:
1. Неэффективный обмен информацией междуотделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениямцеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставкиматериалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам илиполучить любую другую оперативную информацию.
2. Технологическая документация готовитьсявручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствиеошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
3. Нет строгого учета иконтроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.
4. Не электронного каталогамоделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть вариантыизготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями,представленными в магазине.
5. Нет разделения труда в мастерской.Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Какследствие – неэффективное использование труда мастеров.
1.4.4 Целиинформационной системы.
Цели, стоящие перед информационнойсистемой (ИС), должны соответствовать миссии и списку КФУ предприятия и, какправило, следуют из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить тепроблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспектадеятельности предприятия.
Для осуществления миссии предприятияи устранений назревших проблем принято решение разработать и внедритьинформационную систему, позволяющую повысить эффективность работы мебельногоцеха. Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всегопроизводственного процесса.
1.4.5 Список задачинформационной системы.
Список задач, стоящих перед ИС, должен показать,как (или с помощью чего) достичь поставленных целей. Соотношение целей и задачИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия.
В идеале, на предприятии должен работать единыйпрограммный комплекс, связывающий работу разных специалистов на различныхрабочих местах в единую технологическую и информационную цепочку. Для этого мысоставили список первоначальных целей, стоящих перед ИС:
1. Проанализироватьобмен информацией между отделами цеха и директором. По возможности упроститьпередачу, сделать ее более эффективной, устранить дублирование информации.Автоматизировать документооборот внутри предприятия. Это позволит сократитьручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета и, самоеглавное, сократить время обработки заказов. Руководство предприятия в любоймомент времени будет иметь необходимую оперативную информацию.
2. Автоматизироватьработу технологического отдела. Т.к. цех выпускаеттолько стандартный набор мягкой мебели (не создает мебель на заказ), то имеетсмысл заранее подготовить всю конструкторско-технологическую документацию иведомости комплектации. Это позволит повысить производительность трудатехнолога, и значительно сократить времятехнологической проработки рабочих и сборочных чертежей, выпуска карт раскроя ит.д. Как следствие значительно сократиться брак на производстве, времяобработки заказов и будет достигнута значительная экономия материалов.
3. Немаловажнымфактором повышения эффективности работы предприятия является организациястрогого учета и контроля расходования материалов и комплектующих, обеспечениебесперебойного снабжения производства всем необходимым, наличие оптимальныхзапасов на складе, то есть, по сути, внедрение автоматизированной системы складскогоучета.
4. Создатьэлектронный каталог моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связатьэтот каталог с прайс-листом. По каталогу можно будет сразу получить ведомостькомплектации, стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций дляизготовления.
5. Произвестиразделение труда в мастерской.
2.ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ВЫДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (задание 2).
Бизнес-процесс представляет собой системупоследовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, вкоторой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входыпроцесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценностьдля потребителей. Бизнес-процессы делят на основные,производящие основные выходы, получаемые клиентами организации, и вспомогательные,выход которых используется другими подразделениями организации. Бизнес-процесс должен иметь поставщика ипотребителя (внешний объект или другой бизнес-процесс).
2.1 Способы описания бизнес-процессов
Существует два видаинструментов, применяемых при описании бизнес-процессов – вертикальное игоризонтальное описание.
Привертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок вдереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи междуродительскими и дочерними работами (рис.4а). При горизонтальном описании так жепоказывается, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какойпоследовательности они выполняются, какие информационные и материальные потокимежду ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляютсягоризонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют(рис.4б).
/>
Рисунок2. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов
Специалисты поорганизационному проектированию используют различную терминологию при описаниибизнес-процессов. Например, вертикальное описание называют функциональнымописанием, горизонтальное – процессным описанием или просто описанием бизнес-процессов.
2.2 Горизонтальноеописание бизнес-процессов.
В настоящее время существуют триосновных способа горизонтального описания бизнес-процессов: текстовый, табличный, графический. Опишем кратко этиспособы.
1. Текстовый
Этот способ есть не чтоиное, как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Многиероссийские компании разработали и используют в своей деятельностирегламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами ипредставляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов. Приведем вкачестве примера текстовое описание одного из бизнес-процессов нашегомебельного цеха:
Бизнес процесс:«Оформление заказа» — Продавец принимает заказ от покупателя, оформляет договор, принимаетпредоплату. Предоплата передается в бухгалтерию. Информация о заказе поступает директору,и запускается следующий бизнес-процесс «Выполнение заказа».
2. Табличный.
Для целей анализа иоптимизации деятельности компании текстовое описание бизнес-процессов неоптимально. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системнорассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимаетсячеловеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент идоходит до его конца, он практически всегда забывает про то, что было в началедокумента. Второй недостаток текстового представления бизнес-процессазаключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно можетработать эффективно только с образами. При восприятии и анализе текстовой информациичеловеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительноевремя и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описаниябизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизациидеятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когдарешение принимается группой людей.
В свое время специалистыпо информационным технологиям разработали более структурированный подход кописанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс поячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеютопределенное значение. Данную таблицу читать проще, из нее легче понять, кто зачто отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы,и, соответственно, бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная формаописания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и внастоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиямдля описания бизнес-процессов в приложении к задачам их автоматизации.
Таблица №1.
Табличное описание бизнес-процесса«Оформление заказа».
№
Операция
Ответствен-ный
Что (Вход)
От кого (Поставщик)
Что (Выход)
Кому (Клиент) 1 Принять заказ Продавец Заказ Покупатель - - 2 Оформить договор Продавец - - Договор Директор, б-п. «Выполне-ние заказа». 3 Получить предоплату Продавец Предоплата Покупатель Предоплата Бухгалтерия
3. Графический.
В последнее время сталиинтенсивно развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графическиеподходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностьюпри решении задач по описанию, анализу и оптимизации деятельности компании.
Оказалось, что графикахороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека,воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество в том, чтоменеджер, как и любой человек, имеет правополушарное мышление и мыслит в видеобразов. Любую текстовую информацию он переводит в образы. В случае, когда емупредставляется информация в виде графических образов, значительно возрастаютего возможности анализа и принятия решений.
/>
Рисунок 2.1 Бизнес-процесс«Оформление заказа»
В данной работе мы будемописывать бизнес-процессы текстовым способом и графически.
2.3 Выделение основныхи вспомогательных бизнес-процессов мебельного цеха.
Итак, проанализировавдеятельность мебельного цеха и проведя предпроектное исследование, мы смогли выделитьчетыре основных бизнес-процессов мебельного цеха:
1. Оформление заказа;
2. Выполнениезаказа;
3. Доставка заказапокупателю;
4. Разработка новоймодели.
и четыре вспомогательныхбизнес-процесса:
5. Технологическаяпроработка заказа;
6. Получениематериалов со склада;
7. Работа склада;
8. Работабухгалтерии.
Первый бизнес процесс мыописали в предыдущем шаге. Опишем остальные.
Бизнес-процесс«Выполнение заказа»
В состав данного бизнес-процесса входят два вспомогательных бизнес-процесса- «Технологическая проработка заказа» и «Доставка материалов со склада» (их мыподробно опишем ниже). Директор поручает заказ конкретному мастеру. Послеполучения технологической документации и необходимых материалов со склада,начинается изготовление заказа. Мастер ведет всю работу, начиная с распилкипиломатериалов и заканчивая обтяжкой мебели тканью. После окончания работзапускается следующий бизнес-процесс «Доставка заказа».
/>
Рисунок 2.2Бизнес-процесс «Выполнение заказа»
Бизнес-процесс «Доставка заказа»:
Запускается после бизнес-процесса «Выполнение заказа».Информация о готовности заказа поступает в магазин. Продавец связывается сзаказчиком и договаривается о времени доставки. Затем создает документы наполучение заказа, остатка оплаты и гарантийный талон. Документы передаютсяводителю, который забирает заказ с мастерской и доставляет его заказчику.Подписанные документы и остаток оплаты передаются в бухгалтерию.
/>
Рисунок 2.3Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Дизайнер-технолог цеха, изучая спрос покупателей, создаетновую модель мягкой мебели. Если директор одобряет новую модель, то проектпередается в мастерскую для дальнейшего изготовления, а оттуда в магазин.Продавцы в магазине предлагают новую модель покупателям.
/>
Рисунок 2.4 Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
На этом этапе выполняетсядве основные задачи:
· коррекция рабочихи сборочных чертежей и выпуск технологической документации: карт раскрояматериалов, таблиц операций и т.д. Документация передается в производство;
· формированиеведомости комплектации - списка материалов и комплектующих, необходимыхдля изготовления изделия, с указанием их точного количества. Запускаетсябизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
/>
Рисунок 2.5 Бизнес-процесс «Технологическая проработказаказа»
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»:
Запускается после выполнения бизнес-процесса «Технологическаяпроработка заказа». На основании ведомости комплектации формируется накладнаяна получение материалов, которая передается на склад. Если материалы есть наскладе, то они передаются в производство вместе с накладной на передачуматериалов. Если требуемых материалов нет на складе, то формируется ведомостьна закупку, которая передается директору цеха. Технологическая операция «Установитьналичие материалов» данного бизнес-процесса является так же технологическойоперацией вспомогательного бизнес-процесса «Работа склада».
/>
Рисунок 2.6Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Работа бухгалтерии заключаетсяв следующем:
· материально-финансовыйконтроль;
· предоставлениенеобходимой информации директору цеха (договоры, счета, отчёты, сводки и т.д.);
· расчет заработнойплаты сотрудников;
· начисление выплатв муниципальные службы (пенсионный фонд, коммунальные службы, налоговая ит.д.).
/>
Рисунок 2.7 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Бизнес-процесс «Работа склада»
Недостающие материалы доставляются на склад от поставщиков.Затем поступают в производство для выполнения заказов. В состав данногобизнес-процесса входит технологическая операция «Установить наличие материалов»бизнес-процесса «Доставка материалов со склада» (см. выше). Технологическиеоперации данного бизнес-процесса не связаны между собой напрямую.
/>
Рисунок 2.8 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ.АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (задание 3).
Дляпроведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компаниинеобходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую егоструктуру и все процессы, происходящие в нем. Бизнес-процессы нашего цеха мывыделили на предыдущем шаге. Такая модель дает наглядный материал для анализапроисходящего в компании, показывает «узкие места» в ее деятельности,выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания всвоей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности. Дляпостроения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять всоответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структурыкомпании. По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующиеизменений. Может быть принято решение о проведении оптимизации выбранныхбизнес-процессов. Оптимизация- это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующихбизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, но неприносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия). Автоматизациясистемы управления предприятием так же подразумевает оптимизациюбизнес-процессов данного предприятия.
Начнем анализвыявленных бизнес-процессов. Для начала проведем оценку бизнес-процессов постепени удовлетворения критическим факторам успеха (КФУ).
3.1 Оценкабизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха.
Для оценки степени удовлетворениябизнес-процессов критическим факторам успеха предприятия используют матрицусопоставления, столбцы которой соответствуют сформулированным КФУ, а строчкивыделенным бизнес-процессам. В клеткахматрицы проставляют оценку соответствия процесса КФУ по пятибалльной системе.После заполнения по каждому процессу нужно просуммировать оценки и количествозадействованных КФУ. Низкие оценки процесса говорят о том, что его нужнооптимизировать или заменить сочетанием новых бизнес-процессов.
Таблица 1.
Матрица сопоставления бизнес-процессам предприятия КФУ. Бизнес-процессы Высокое качество продукции Удобство обслуживания Скорость обработки инф-ии Расширение ассортимента Средний балл Оформление заказа х 3 3 х 3 Выполнение заказа 4 3 3 х 3,3 Доставка заказа х 5 4 х 4,5 Разработка новой модели 4 х x 5 4,5 Технологическая проработка заказа 3 3 3 х 3 Доставка материалов со склада х 3 3 х 3 Работа бухгалтерии х х 3 х 3 Работа склада х 3 3 4 3,3
Проанализировав полученную матрицу, можно увидеть, что в основномпреобладает средняя оценка – три. В целом все процессы происходят довольномедленно, так как обработка информация производится вручную, а это приводит квременным задержкам и ошибкам. Как следствие, время подготовки ивыполнения заказа непозволительно затягивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию иавтоматизацию бизнес-процессов.
Кратко о методах оптимизации бизнес-процессов.
Перечислим некоторыеметодоы оптимизации бизнес-процессов.
1. Методпараллельного выполнения технологических операций бизнес-процесса. Этот метод позволяетсократить общее время выполнения бизнес-процесса. В настоящий моментдлительность бизнес-процессов играет решающую стратегическую роль для компании,определяет ее конкурентоспособность и выживаемость на динамичном конкурентномрынке.
2. Методуменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Еслисхема описанного бизнес-процесса получилась достаточно сложной, запутанной,содержащей много входов и выходов, — можно с большой долей вероятностиутверждать о неоптимальности данного бизнес-процесса. Объясняется это тем, чтоуправлять таким бизнес-процессом и реализовать его будет сложно, что в своюочередь будет приводить к ошибкам и нестыковкам. Данный метод предлагаетзаняться упрощением бизнес-процессов, которое приводит к улучшению всех егопоказателей, а также повышению эффективностью управления им.
3. Методустранения временных разрывов. Интересным является следующий факт. Оказывается,что в современных компаниях на реальное выполнение работы уходит только 20%времени. 80% времени — это простои бизнес-процессов. Причины могут быть самыеразличные – от задержки информации на каком-либо этапе работ до не вовремявыданных со склада необходимых материалов. Поэтому применение метода устранениявременных разрывов является актуальным и эффективным инструментом, которыйпозволяет сократить время бизнес-процесса в несколько раз.
4. Минимизацияустной информации. Почемуиспользование в бизнес-процессе устной информации приводит к несоответствиям инеэффективности? Во-первых, устная информация имеет свойство сильно искажатьсяпри передаче ее от одного участника бизнес-процесса к другому. Вторая причинавызвана тем, что за устную информацию нельзя назначить ответственного. Поэтомунужно сделать так, чтобы в рамках бизнес-процессов все информационные потокибыли по возможности документированы.
5. Стандартизацияформ сбора и передачи информации. Повысить эффективность бизнес-процессов позволяет методстандартизации форм сбора и передачи информации. Во многих компанияхотсутствуют типовые формы документов, а это усложняет их обработку.
6. Организацияточек контроля. Точкаконтроля — эта работа, целью которой является контроль соответствия результатовопределенной технологической операции в бизнес-процессе сформулированнымтребованиям к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуетсяобратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован. Существуетдва типа точек контроля: внедренные в бизнес-процесс и «наблюдающие»за процессом.
3.2 Оптимизациябизнес-процессов мебельного цеха.
Одной изцелей создаваемой информационной системы было созданиеэлектронного каталога моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связьэтого каталог с прайс-листом. То, что наш мебельный цех работает только состандартным набором мягкой мебели (не создает мебель на заказ), значительнооблегчает задачу. Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталогаконечно же ложится на дизайнера-технолога. Он должен подготовитьтехнологическую документацию и ведомость комплектации на каждую модель мебели,изготовляемую в цехе. Тогда после занесения этой документации в каталог, можносразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей испецификаций для изготовления конкретной модели мебели. А это значительноуменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизациюбизнес-процессов будем проводить с предположением, что такой электронный каталогмягкой мебель уже создан.
Бизнес-процесс«Оформление заказа».
От качестваработы продавца и правильной приемки заказа зависит очень многое. В первую очередь, — будетли доволен заказчик и придет ли он в наш магазин снова. Поэтому очень важно предварительноподготовить и хорошо оснастить его рабочее место.
При правильной подготовкерабочего места продавца продать покупателю можно лишь то, что реально можносделать. Для этого продавца необходимо обеспечить электронным каталогом сассортиментом мебели, информацией о состоянии склада материалов (например,какую отделку можно сегодня предлагать заказчику), прайс-листами, а такжесредствами для расчета и оформления заказа. Оченьважным моментом является обучение продавцов пользоваться созданным электроннымкаталогом.
Продавецпомогает заказчику выбрать модель мебели с помощью электронного каталога. Причемуже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии складаматериалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство илиже понадобиться некоторое время на закупку недостающих материалов. Информация овыбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этомавтоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточкезаказа так же учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) идополнительные параметры (размер предоплаты). Оговорив условия оплаты идоставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договори счет на оплату заказа).
И хотя вданном бизнес-процессе у нас стало на одну технологическую операцию больше, ноэто с лихвой окупается удобством для клиентов.
/>
Рисунок 3.1Бизнес-процесс «Оформление заказа»
При оптимизации данногобизнес-процесса мы использовали два метода – метод уменьшения входов и выходовбизнес-процесса и метод минимизации устной информации. Применениеавтоматизированных средств регистрации заказа позволяет увеличить скоростьвыполнения операций бизнес-процесса.
Бизнес-процесс«Выполнение заказа».
При формировании заказана предыдущем шаге у нас автоматически сформировалась вся необходимая документациядля передачи заказа в производство, накладная на получение необходимыхматериалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающихматериалов. Это позволило нам удалить ставшие ненужным вспомогательныебизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов сосклада»(см.рис.3.2). Подобный подход позволяет практически полностью исключитьсубъективные ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.
Еще один шаг пооптимизации данного бизнес-процесса — мы можем применить здесь методпараллельного выполнения работ. Распределение труда в мастерской позволитувеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Напомним,что все работы по изготовлению заказа выполняются одним мастером поэтапно. Мысчитаем, что очень редко можно встретить универсального специалиста, которыйграмотно и без ошибок сможет собрать с нуля модель мягкой мебели. Поэтомупредлагаем каждый этап по производству мягкой мебели закрепить за конкретныммастером. То есть у каждого мастера в мастерской будут свои функциональные обязанности.Так как в штате предприятия числится пять мастеров, то на самый трудный (на нашвзгляд) участок работ – сборка готовой модели и обтяжка тканью – можноназначить двух мастеров. Тогда не придется производить сокращение численности штата.
При такой организациипроизводства первые три этапа — деревообработка и изготовление каркасов,изготовление чехлов и мягких элементов и изготовление пружинных блоков – можнопроводить параллельно (см.рис.3.2).
Так же мы предлагаемиспользовать при оптимизации данного бизнес-процесса еще один метод – методорганизации точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить передпоследней операцией бизнес-процесса — сборкой модели мебели. В случаеобнаружения технологического несоответствия изготовленных элементов, они будутотправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовыхизделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроляпредлагается внедрить перед сдачей готового заказа.
Итак, после применения всехвышеперечисленных методов оптимизации мы получили следующую модель бизнеспроцесса «Выполнение заказа»:
/>
Рисунок 3.2Бизнес-процесс «Выполнение заказа»
Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Из матрицы соответствиявидно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо, средний баллполучился 4,5. Но все же мы можем оптимизировать его, автоматизировав вторуюоперацию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документыуже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается толькораспечатать их и передать водителю.
/>
Рисунок 3.3Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Данный процесс мы тоже оценили на 4,5 балла. Он не нуждаетсяв оптимизации.
Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
Как мы уже выяснили выше, данный бизнес-процесс можно совсемудалить, т.к. вся необходимая технологическая документация теперь храниться вэлектронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформлениядоговора на заказ.
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
После оформления заказа в базе данных сразу формируетсянакладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости,ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразупередаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии».
Невозможно четко иэкономично работать, не имея точного представления о состоянии дел напредприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечитьлишь используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, аособенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса «Работа бухгалтерии» происходитв основном за счет автоматизации всего документооборота мебельного цеха, т.к.работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации напредприятии.
/>
Рисунок 3.4Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Бизнес-процесс «Работа склада»
Точные сведения о наличии материалов на складе, возможностьконтролировать график выполнения заказов, реально оценивать объемы доходов ирасходов жизненно необходимы для любого руководителя предприятия. Поэтомуавтоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизациибизнес-процесса «Работа склада» мы использовали метод уменьшения количествавходов и выходов бизнес-процесса. Теперь у нас на одну операцию меньше –ведомость на закупку недостающего материала оформляется автоматически сразу жепосле оформления договора. Ну и, конечно же, автоматизировав работу склада, мысущественно сократили время выполнения заказа. Накладная на полученияматериалов для выполнения заказа не проходит теперь длинную цепочкуисполнителей (технологический отдел, бухгалтерия), а сразу же поступает насклад после оформления договора. Работа кладовщика так же значительнооблегчилась.
/>
Рисунок 3.5Бизнес-процесс «Работа склада»
3.3 Итогиоптимизации бизнес-процессов мебельного цеха.
Итак, мы видим, что основным итогом оптимизациибизнес-процессов мебельного цеха стала функциональная модель с четкой слаженнойработой всех подразделений предприятия и качественным улучшением работы всегопредприятия в целом.
Следующим шагом будет внедрение на предприятии информационнойсистемы, которая поможет воплотить в жизнь нашу новую модель и даст следующиерезультаты:
· повыситсяустойчивость нашего бизнеса;
· повыситсяпроизводительность труда;
· будетоптимизирована технология производства мягкой мебели;
· повыситсякачество самих бизнес процессов и конечного продукта.
4.ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ.ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ (задание4).
4.1 Кратко о базах данных
Для обеспечения эффективности информационных процессовнеобходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данныхсвязана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражаетреальный мир и может поддерживаться компьютерами. В настоящее время в самыхразличных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).
База данных – это совокупность предназначенных для обработкина ЭВМ поименованных данных, которая служит для запросов многих пользователей врамках организации (предметной области). Для программной реализации баз данныхобычно используются универсальные системы управления базами данных (СУБД).
Жизненный цикл базы данных можно условно разбить на 2 фазы.
1. Анализа и проектирования;
2. Реализации и функционирования.
На этапе анализа и проектирования осуществляется.
1) Формирование и анализ требований к информации о предметнойобласти.
Здесь осуществляется сбор требований к содержанию и процессуобработки данных от всех пользователей, обеспечивается согласованность данных.
2) Концептуальное проектирование.
Построение независимой от СУБД информационной структуры путемобъединения требований пользователей. Концептуальная схема не зависит отконкретной СУБД и технических решений.
3) Проектирование реализации.
На этом этапе осуществляется реализация информационной моделив рамках конкретной СУБД. Производится описание структуры данных, разработкапрограмм обработки данных.
На этапе реализации и функционирования БД осуществляется.
1) Реализация БД.
2) Анализ функционирование и поддержка.
3) Модификация и адаптация.
4.2 Построение информационной модели
Информационную модель нашего мебельного цеха мы построили входе предпроектного исследования (см.рис 1.3). В результате оптимизациибизнес-процессов информационная модель приобрела следующий вид:
/>
Рисунок 4.1. Информационная модель предприятия послеоптимизации
4.3 Концептуальнаямодель базы данных.
Составим концептуальнуюмодель БД для проектируемой информационной системы. Для этого используемметодологию информационного моделирования IDEF1X, основанную на подходе П.Чена.Эта методология позволяетпостроить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальнойформе. На основании описания предметной области создадим словарь ПО, содержащийимена сущностей, ключевых и неключевых атрибутов и их определения, (см. таб.2)и построим FA-диаграмму (рис.5.2)
В базу данных занесёмтолько то, что касается производственной деятельности предприятия. Внешниесвязи (с поставщиками и с муниципальными органами) описывать не будем. Все сущностимы условно разделили на четыре модуля: модуль Каталог, модуль Заказы, модульПроизводство и модуль Склад. Т.к. автор данного курсового проекта имеет очень поверхностноепредставление о технологической стороне изготовления мебели, то мы позволимсебе опустить описание части таблиц, касающийся технологической документации(карты раскроя, таблиц операций, сборочные чертежи и т.д.).
Таблица 2.
Сущности и атрибуты.
Имя
Описание
Владелец
Описание сущности
Модуль Каталог
сущностьМодельный ряд КодРяда (РК) Уникальный номер модельного ряда Модельный ряд Модельный ряд мебельного цеха НазваниеРяда Название модельного ряда Модельный ряд ОписаниеРяда Описание модельного ряда Модельный ряд
сущность Каталог КодМодели (РК) Уникальный номер модели Каталог Каталог продукции мебельного цеха КодРяда (FK) Уникальный номер модельного ряда Модельный ряд ТипМодели Тип модели. Один из вариантов: диван, диван-кровать, кресло, кресло-кровать, угловой диван, пуф. Каталог Длина Длина модели Каталог Ширина Ширина модели Каталог Высота Высота модели Каталог ДлинаСпальногоМеста Длина спального места Каталог ШиринаСпальногоМеста Ширина спального места Каталог Трансформация Механизм трансформации (для раскладывающихся моделей). Один из вариантов: софа, еврокнижка, клик-кляк, пума Каталог Описание Описание модели Каталог
сущность Цены КодЦены (PК) Уникальный номер цены модели Цены Цены моделей. Каждая модель представлена в трех ценовых категориях, зависящих от типа обивки. КодМодели (FК) Уникальный номер модели Каталог КодРяда (FK) Уникальный номер модельного ряда Модельный ряд ЦеноваяКатегорияМодели Ценовая категория обивки модели. Один из вариантов: Т1, Т2, Т3. Цены Цена Цена модели в данной ценовой категории. Цены
сущность Ведомость комплектации КодВедомости (PК) Уникальный номер ведомости комплектации Ведомость комплектации Ведомость комплектации для каждой модели мягкой мебели из каталога продукции КодМодели (FК) Уникальный номер модели Каталог КодРяда (FK) Уникальный номер модельного ряда Модельный ряд НомНомер (FК) Номенклатурный номер материала СправочникМатериалов Кол-во Количество материала, используемого для изготовления модели Ведомость комплектации
сущность Обивка НомНомер (FК) Номенклатурный номер ткани Обивка Каталог тканей для обивки мягкой мебели КодМодели (FК) Уникальный номер модели Каталог ВидОбивки Вид ткани Обивка ЦеноваяКатегория Ценовая категория ткани. Один из вариантов: Т1, Т2, Т3. Обивка
Модуль Заказы
сущность Заказы КодЗаказа (PК) Уникальный номер заказа Заказы Общие сведения о заказе ФИОКлиента ФИО заказчика Заказы АдресКлиента Адрес заказчика Заказы ТелефонКлиента Телефон заказчика Заказы ДатаРазмещения Дата оформления договора Заказы ДатаИсполнения Дата выполнения заказа Заказы ДатаДоставки Дата доставки заказа Заказы СуммаПредоплаты Сумма предоплаты Заказы СтоимостьДоставки Стоимость доставки заказа клиенту Заказы СрокИзготовления Срок изготовления заказа в днях Заказы
сущностьСведения о заказе КодЗаказанного (PК) Уникальный номер сущности Сведения о заказе Подробные сведения о заказе. Комплектация заказа. КодЗаказа (FК) Уникальный номер заказа Заказы КодМодели (FK) Уникальный номер модели Каталог Кол-воЗаказанного Кол-во заказанных моделей Сведения о заказе ЦенаЗаЕд Цена модели в выбранной ценовой категории Сведения о заказе Скидка Скидка в процентах Сведения о заказе Обивка Номенклатурный номер выбранной обивки Сведения о заказе
Модуль Производство
сущность Производство КодРаботы (PК) Уникальный номер выполняемой работы Производство Основные этапы работы над заказом. Каждый заказ проходит четыре технологических участка цеха. КодЗаказа (FК) Уникальный номер заказа Заказы НомерУчастка Номер участка мебельного цеха Участки ДатаНачала Дата начала работы Производство ДатаОкончания Дата окончания работы Производство Контроль Пройден или нет технологический контроль Производство
сущность Поступления материалов КодПоступления (PK) Уникальный номер поступления Поступления материалов Поступления материалов, необходимых для выполнения заказа, на участки. НомНомер (FК) Номенклатурный номер материала СправочникМатериалов КодЗаказа (FК) Уникальный номер заказа Заказы КодОперации (FК) Уникальный номер складской операции Операции КодРаботы (FК) Уникальный номер выполняемой работы Производство НомерУчастка (FK) Номер участка мастерской Участки ДатаПоступления Дата поступления материала Поступления материалов Кол-во Поступления Кол-во поступившего материала Поступления материалов Использовано Кол-во использованного материала Поступления материалов
сущностьКонтроль КодКонтроля (PK) Уникальный номер контроля Контроль Сведения о проведении технологического контроля на каждом этапе работы над заказом КодРаботы (FК) Уникальный номер выполняемой работы Производство КодЗаказа (FК) Уникальный номер заказа Заказы НомерУчастка (FK) Номер участка мастерской Участки ДатаКонтроля Дата проведения технологического контроля Контроль РезультатКонтроля Результат проведения технологического контроля Контроль
сущностьУчастки НомерУчастка (PK) Номер участка мастерской Участки Справочник участков цеха Участок Название участка Участки
сущность Мастера КодМастера (PK) Уникальный номер мастера Мастера Справочник мастеров НомерУчастка (FK) Номер участка мастерской Участки ФИОМастера ФИО мастера Мастера
Модуль Склад
сущность СправочникМатериалов НомНомер (PК) Номенклатурный номер материала СправочникМатериалов Справочник номенклатур НаименованиеМатериала Название материала СправочникМатериалов ГруппаМатериалов Группа материалов СправочникМатериалов ЕдИзм Единица измерения СправочникМатериалов ЦенаМатериала Цена материала СправочникМатериалов Кол-воМатериала Кол-во материала на складе СправочникМатериалов
сущность Операции КодОперации (PK) Уникальный номер операции Операции Складские операции НомНомер (FК) Номенклатурный номер материала СправочникМатериалов КодЗаказа (FК) Уникальный номер заказа Заказы Операция Приход или расход Операции Описание Описание складской операции Операции ДатаОперации Дата проведения складской операции Операции Кол-во Кол-во материала Операции
Примечания: независимые сущности выделены цветом. Первичные и внешниеключи обозначены соответственно PK и FK.
/>
Рисунок 4.2. IDEF1X-диаграмма. Состав атрибутов сущностей (FA-уровень)
/>/>5.Проектирование информационной системы.Проектирование интерфейса системы (задание 5).
Интерфейсом системы называют комплекс средств, при помощи которых происходитвзаимодействие системы с пользователями, другими информационными системами иокружающей средой. Посредством интерфейса система получает исходную информацию,необходимую для ее работы, и выдает результирующую информацию для пользователейсистемы. Графический интерфейс пользователя – это графическая среда организациивзаимодействия пользователя с вычислительной системой. Графический интерфейспозволяет управлять поведением вычислительной системы через визуальные элементыуправления: окна, списки, кнопки, гиперссылки и т.д. Наиболее популярным видоминтерфейса в информационных системах является GUI (Graphic User Interface) –набор графических окон для ввода и просмотра информации.
5.1 Обоснование выбора среды разработки.
Для программной реализации работы одного из бизнес-процессовнашего мебельного цеха мы выбрали СУБД Microsoft Access. MS Access – это самая популярнаясегодня настольная система управления базами данных. Её успех заключается впрекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так иквалифицированного пользователя. Опишем основные эргономические особенностиданной СУБД:
· MS Access имеетодин из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программныхпродуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных. Приразработке программы широко используются такие современные решения, как панелиинструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панели свойств,гипертекстовые ссылки и др.
· При созданииформ, отчетов, запросов существует возможность воспользоваться большимколичеством встроенных шаблонов и «помощников», следовательно сокращаетсяпроцесс написания программы.
· Широко развитыйпользовательский интерфейс. Существует возможность создавать в клиентскихприложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна,кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.
· Широкиевозможности документирования и создания помощи пользователям. Окна подсказок,«ярлыки» подсказок, отличная документация на русском языке и встроеная системапомощи – отличительные особенности СУБД Microsoft Access.
· Одно из основныхпреимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетомMicrosoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организацииработы в офисе и дома. Следовательно, проектируемая нами система может бытьлегко применена и перенесена между множеством компьютеров.
5.2 Описание интерфейса.
Работа начинается с загрузки кнопочной формы, с помощьюкоторой осуществляется навигация по приложению:
/>
Рисунок 5.1 Главная кнопочная форма
Форма «Каталог продукции».
/>
Рисунок 5.2 Форма «Каталог продукции»
Перемещения между модельными рядами осуществляется с помощьюкнопок перехода внизу формы. Чтобы увидеть, какие предметы входят в конкретныймодельный ряд, создан список предметов. Покупатель может увидеть внешний видпредметов, их характеристики и цены. После выбора покупателем модели по вкусу,продавец может начать оформлять заказ. Для этого предназначена кнопка «Начатьоформление заказа». После нажатия кнопка блокируется, и становятся доступнымикнопки «Открыть заказ №», «Добавить в заказ» и «Виды обивок».
Кнопка «Добавить в заказа» добавляет выбранный предмет взаказ.
Кнопка «Виды обивок» открывает каталог обивочных тканей(см.рис.5.3).
Кнопка «Открыть заказ №» открывает форму оформления заказов(см.рис.5.4).
Рисунки моделей мы не стали внедрять в базу данных, т.к. этосильно увеличивает его размер. Рисунки в формате JPG хранятся на диске в папке Picture. Для корректной работы программыпапка должна находиться в том же каталоге, что и наша база данных Мебель.mdb.
Форма «Каталог тканей»
/>
Рисунок 5.3 Форма «Каталог тканей»
В каталоге тканей покупатели могут ознакомиться с вариантамиобивки для мебели.
Форма «Заказы»
/>
Рисунок 5.4 Форма «Заказы»
Здесь можно откорректировать заказ: данные о заказчике,комплектация, обивку и т.д. Чтобы выбрать другую обивку, нужно дважды нажать насоответствующее поле. После того, как заказа полностью сформирован, можнораспечатать договор, выдать ведомость комплектации на изготовление заказа иведомость на закупку недостающих материалов. Данные о материалах берутся изтаблицы «СправочникМатериалов» модуля «Склад».
5.3 Выводы.
Конечно, наш каталогпродукции и тканей оставляет желать лучшего. Но мы ограничились этим, т.к.целью нашей курсовой работы является создание автоматизированного приложениядля бизнес-процесса мебельного цеха «Оформление договора», а не созданиеполноценного каталога.
Отчёты базы данных можнопосмотреть в приложении №1. Более подробно ознакомиться с работой базы данныхможно, запустив файл Мебель.mdb.
6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Результатом проделанной работы по внедрению в мебельном цехеинформационной системы стали следующие результаты:
· повысиласьпроизводительность труда и устойчивость нашего бизнеса;
· оптимизированатехнология производства мягкой мебели и, как результат, повысилось качествоконечного продукта, продукция стала более конкурентоспособной;
· значительносократился брак конечного продукта благодаря внедренным точкам технологическогоконтроля на производстве;
· времяобработки заказов сократилось в несколько раз, причем это время имеет тенденциюк дальнейшему сокращению по мере накопления базы изделий;
· достигнутазначительная экономия материалов;
· наладиласьсогласованная работа всех подразделений;
· у руководствапредприятия появилась эффективная система отчетности, позволяющая своевременноопределять состояние дел в цехе и вовремя отслеживать положительные иотрицательные изменения для принятия обоснованных управленческих решений;
· работать сталоинтереснее.
Список использованной литературы.
1. Учебное пособие«Теория систем и системный анализ», С.Н. Павлов, Томск: Томский межвузовскийцентр дистанционного образования, 2003, 134 с.
2. Учебноеметодическое пособие «Теория систем и системный анализ», Томск: Томскиймежвузовский центр дистанционного образования, 2003, 34 с.
3. Учебное пособие«Модели и проектирование баз данных», В.Д. Сибилев, Томск, 2002.
4. Интернет-университетинформационных технологий, курс «Проектирование информационных систем», www.intuit.ru/department/se/devis/1/
.
5. «Бизнес-процессы,основные стандарты их описания», С.М. Ковалев, журнал «Справочник экономиста»№11’2006.
6. «Особенностиавтоматизации конструкторского и технологического проектирования в мебельномпроизводстве», Павел Бунаков, журнал «САПР и графика» №7’2007.
7. «Автоматизацияпредприятия. С чего начать?», Илья Коломин, журнал «Фабрика мебели», №№ 1-4'2006.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
Отчёт «Ведомость комплектации»
/>
Отчёт «Ведомость на закупку»
/>
Отчёт «Договор»
/>