МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИМОСКОВСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ ИДО
ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ
по делопроизводству в бухгалтерскомучете
студентки группы 05/2 Бп
Тимофеевой Екатерины Валерьевны.
Проверила Цыпкина Н.В.
Электросталь 2006
Содержание
Введение
1 Требования к бланкам документов
2 Порядок организации документооборота
3 Особенности подготовки и оформление отдельных видовдокументов
3.1 Приходный кассовый ордер
3.2 Объявление на взнос наличными
3.3 Платежные поручения
3.4 Доверенность
3.5 Счет-фактура
3.6 Авансовый отчет
4 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
Литература
Введение
В своейработе федеральные органы исполнительной власти руководствуются типовойинструкцией, которая разработана в соответствии с Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 19.01.2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействияфедеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов,актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Типоваяинструкция устанавливает общие требования к функционированию службдокументационного обеспечения управления, документированию управленческойдеятельности и организации работы с документами в федеральных органовисполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.
Ответственностьза правильную организацию и постановку делопроизводства в структурныхподразделениях Отделения Федерального Казначейства возлагается на егоруководителя.
ДеятельностьОтделения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов,составляющих их документационную базу.
ОтделениеФедерального Казначейства издает следующие ненормативные правовые акты:приказы, указания, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иныедокументы в соответствии с их компетенцией.
В целяхэффективного использования средств вычислительной техники устанавливают единыеправила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава,форм документов, а также процессов работы с документами.
1 Требования к бланкам документов
Документы изготавливаются на бланках идолжны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок ихрасположения.
Устанавливают два стандартных форматабланков документов – А 4 (210´297 мм) и.А 5 (148´210 мм).
Каждый лист документа, оформленный какна бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливатьна белой бумаге или бумаге светлых тонов. Они изготавливаются типографскимспособом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся спомощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовленииконкретного документа. Исключение составляют бланки документов ОтделенияФедерального Казначейства с изображением Государственного Герба РоссийскойФедерации.
В зависимости от расположения реквизитовустанавливают два варианта бланков:
- угловой (приложение 1);
- продольный (приложение 2).
Для Отделения Федерального Казначействаустанавливают следующие виды бланков организационно-распорядительныхдокументов:
1. Общий бланк;
2. Бланк письма;
3. Бланк конкретного вида документа.
При изготовлении документов на двух иболее страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страницпроставляют посередине верхнего поля листа.
2 Порядок организации документооборота
Движение первичных документов вбухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений,принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот)регламентируется графиком.
Особенности документооборота в условияхмеханизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующиминормативными документами. Работу по составлению графика документооборотаорганизует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказомруководителя. График устанавливает в Отделении рациональный документооборот,т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей дляпрохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок егонахождения в подразделении.
График документооборота долженспособствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилениюконтрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизацииучетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы илиперечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждымподразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроковвыполнения работ.
Работники Отделения создают ипредставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графикудокументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. Ввыписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя.
Ответственность за соблюдение графикадокументооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественноесоздание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерскомучете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несутлица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителямиграфика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главныйбухгалтер.
3 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.1Приходный кассовый ордер
Любое поступление наличных денег в кассуОтделения, в том числе и по чеку, оформляется приходным кассовым ордером (форма№ КО-1). Ордер состоит из двух частей: непосредственно приходного кассовогоордера и квитанции к приходному кассовому ордеру.
Приемналичных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в деньих составления. Лица, вносящие наличные денежные средства, представляют вбухгалтерию сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовыеотчеты и т.п.), отражающие совершение хозяйственных операций.
На основаниипредставленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственнойоперации, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовыйордер и квитанцию к нему, которые подписываются главным бухгалтером или лицом,на это уполномоченным.
Послеполучения наличных денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему немедленноподписываются кассиром, а квитанция к приходному кассовому ордеру заверяетсяпечатью (штампом).
Послезавершения хозяйственной операции кассир гасит приходный кассовый ордер иприлагаемые к нему документы специальным штампом «Получено» с указанием даты(числа, месяца и года) и ставит свою подпись.
Порядокзаполнения реквизитов приходного кассового ордера и квитанции к нему приведен втаблице 1.
Таблица 1.Наименование реквизитов Содержание записей По ОКПО Указывается присвоенный организации код ОКПО Организация Указывается наименование организации. Структурное подразделение Указывается наименование структурного подразделения организации (если приходный кассовый ордер выдается структурным подразделением) Номер документа Указывается очередной порядковый номер документа в соответствии с принятой в организации системой нумерации приходных кассовых ордеров. Дата составления Указывается дата составления ордера в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Принято от Указывается наименование организации или ФИО физ.лица – источника поступления наличных денежных средств. Основание Указывается содержание хозяйственной операции Сумма Указывается сумма полученных наличных денег (рубли – прописью, копейки – цифрами). Свободное место после суммы рублей прописью до слова руб. прочеркивается одной линией. В том числе По данной строке должна указываться сумма НДС цифрами в случае, если по приходному ордеру оформляется поступление выручки от покупателей и заказчиков. Если продукция, работы, услуги не облагается НДС, то делается запись «без налога (НДС)». Приложение По данной строке перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Главный бухгалтер Ставится подпись главного бухгалтера, и указываются его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи» Получил кассир Ставится подпись кассира, и указываются его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи». М.П. (штампа) В квитанции перед подписями главного бухгалтера и кассира необходимо указать дату получения наличных денег и заверить квитанцию печатью (штампом) организации.
3.2Объявления на взнос наличными
Объявления навзнос наличными составляется по установленной ЦБ РФ форме №0402001 иподписывается лицом, вносящим деньги в банк.
Объявление навзнос наличными представляет собой комплект из трех документов (частей):непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера, которыезаполняются практически одинаково.
Операционныйработник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными,оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передаетобъявления на взнос наличными в кассу банка.
Получивобъявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяетналичие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу,сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег ипринимает от него денежные средства.
После приемаденег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взносналичными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствиисумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печатьна квитанции и выдает ее вносителю денег.
Полученнаявносителем денег квитанция представляется им в кассу организации и служитподтверждением получения банком наличных денежных средств от организации.
Порядокзаполнения реквизитов объявления на взнос наличными приведен в таблице 2.
Таблица 2.Наименование реквизитов Содержание записей Указание даты внесения денежных средств. Во всех трех частях объявления указывается дата внесения денежных средств в кассу банка в формате – число, месяц прописью, год. От кого Во всех трех частях объявления указывается наименование организации, вносящей наличные денежные средства в кассу банка. Банк получателя Во всех трех частях объявления указывается наименование банка организации – получателя денежных средств Получатель Во всех трех частях объявления указывается наименование организации, на расчетный счет которой должны быть зачислены вносимые денежные средства. Для зачисл.на счет № Во всех трех частях объявления указывается № расчетного счета организации – получателя денежных средств. Сумма цифрами Во всех трех частях объявления указывается цифрами сумма вносимых в банк денежных средств в рублях и копейках. Сумма прописью В двух первых частях объявления указывается сумма вносимых наличных денег (рубли – прописью, а копейки при их наличии – цифрами). Свободное место после сумму рублей прописью до слова руб. подчеркивается двумя линиями. Источник взноса Во всех трех частях объявления указывается источник взноса Подпись вносителя Только в первой части объявления ставиться подпись лица, вносящего деньги в банк.
Все остальныереквизиты заполняются обслуживающим банком: на всех трех частях объявленияпроставляется номер, в соответствующих местах проставляются подписи работниковбанка, а на квитанции проставляется печать банка.
3.3Платежное поручение
Расчеты платежными поручениями применяютсяорганизациями – плательщиками при списании денежных средств со счета и ихперечислении на счет получателя средств.
Платежными поручениями могут производиться:
а) перечисления денежных средств за поставленные товары,выполненные работы, оказанные услуги;
б) перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и вовнебюджетные фонды;
в) перечисления денежных средств в целях возврата/размещениякредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
г) перечисления денежных средств в других целях, предусмотренныхзаконодательством или договором.
Платежные поручения могут использоваться для предварительнойоплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.
Платежное поручение – это расчетный документ, содержащийраспоряжение владельца счета обслуживающему банку о переводе определеннойденежной суммы на счет получателя средств, открытый в этом или в другом банке.
Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренныйзаконодательством, или в более короткий срок, установленный договоромбанковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаямиделового оборота.
При недостаточности денежных средств насчете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежныхсредств осуществляется в следующей очередности:
в первую очередь осуществляется списаниепо исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачуденежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда,причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;
во вторую очередь производится списаниепо исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачуденежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда слицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплатевознаграждений по авторскому договору;
в третью очередь производится списаниепо платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежныхсредств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовомудоговору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд РоссийскойФедерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательногомедицинского страхования;
в четвертую очередь производитсясписание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет ивнебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;
в пятую очередь производится списание поисполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежныхтребований;
в шестую очередь производится списаниепо другим платежным документам в порядке календарной очередности.
Платежное поручение составляется набланке формы № 0401060.
ОПИСАНИЕ ПОЛЕЙ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ
(в ред. Указания ЦБ РФ от 03.03.2003 N 1256-У)№ Наименование Значение 1 2 3 1 Платежное поручение Наименование документа 2 0401060 Номер формы по ОКУД ОК 011-93, класс «Унифицированная система банковской документации» 3 N Номер платежного поручения. Указывается номер платежного поручения цифрами. В случае если номер состоит более чем из трех цифр, платежные поручения при осуществлении платежей через расчетную сеть Банка России идентифицируются по трем последним разрядам номера, которые должны быть отличны от «000» 4 Дата Дата составления платежного поручения. Указываются число, месяц, год – цифрами (в формате «ДД.ММ.ГГГГ») или число — цифрами, месяц — прописью, год – цифрами (полностью) 5 Вид платежа Указывается способ осуществления платежа: «почтой», «телеграфом» или «электронно». В других случаях поле не заполняется. 6 Сумма прописью Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма платежа прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка»(«копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма платежа прописью выражена в целых рублях, то копейки можно не указывать, при этом в поле «Сумма» указываются сумма платежа и знак равенства "=" 7 Сумма Указывается сумма платежа цифрами, рубли отделяются от копеек знаком тире "-".Если сумма платежа цифрами выражена в целых рублях, то копейки можно не указывать, в этом случае указываются сумма платежа и знак равенства "=", при этом в поле «Сумма прописью» указывается сумма платежа в целых рублях 8 Плательщик Указывается наименование плательщика средств. 9 Сч. N Номер счета плательщика. Проставляется номер расчетного счета организации – плательщика средств. 10 Банк плательщика Указываются наименование и местонахождение банка плательщика. 11 БИК Банковский идентификационный код (БИК) банка плательщика. 12 Сч. N Указывается номер корреспондентского счета банка плательщика средств. Номер этого счета указывается обслуживающим банком в договоре банковского счета. 13 Банк получателя Указываются наименование и местонахождение банка получателя средств. 14 БИК Банковский идентификационный код (БИК) банка получателя. Указывается БИК кредитной организации, филиала кредитной организации или учреждения Банка России в соответствии со «Справочником БИК РФ» 15 Сч. N Указывается номер корреспондентского счета банка получателя средств. 16 Получатель Указывается наименование получателя средств. 17 Сч. N Номер расчетного счета получателя средств. 18 Вид оп. Вид операции. Проставляется шифр (01) согласно правилам ведения бухгалтерского учета в ЦБ РФ. 19 Срок плат. Срок платежа. Не заполняется до указаний БР 20 Наз. пл. Назначение платежа кодовое. Не заполняется до указаний Банка России 21 Очер. плат. Очередность платежа. 22 Код Не заполняется до указаний Банка России 23 Рез. поле Резервное поле. Заполняется в случаях, установленных нормативными актами Банка России 24 Назначение платежа Указываются назначение платежа, наименование товаров, выполненных работ, оказанных услуг, номера и даты товарных документов, договоров, налог (выделяется отдельной строкой, или делается ссылка на то, что налог не уплачивается), также может быть указана другая необходимая информация, в том числе срок уплаты налога или сбора, срок оплаты по договору 43 М.П. Место для печати плательщика 44 Подписи Подписи плательщика. Проставляются подписи (подпись) лиц, имеющих право подписи расчетных документов, согласно заявленным кредитной организации, филиалу кредитной организации или учреждению Банка России образцам 45 Отметки банка Отметки банка плательщика. Проставляются штамп (штампы) кредитной организации, филиала кредитной организации или учреждения Банка России, дата и подпись ответственного исполнителя. 62 Поступ. в банк плат. Поступило в банк плательщика. Указывается дата поступления платежного поручения в банк плательщика по правилам, установленным для поля «Дата» 71
Списано со сч.
плат. Списано со счета плательщика. Указывается дата списания денежных средств со счета плательщика по правилам, установленным для поля «Дата» 60 ИНН ИНН плательщика. Указывается ИНН плательщика, если он присвоен 61 ИНН ИНН получателя. Указывается ИНН получателя, если он присвоен 101- 110 Указывается информация, установленная Министерством РФ по налогам и сборам, Министерством финансов РФ и Государственным таможенным комитетом РФ, в соответствии с п. 2.10 части I настоящего Положения
Поля 101-110 платежного поручения заполняются лишь в случаяхперечисления налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджетную системуРФ. Плательщики в праве отозвать свои платежные поручения, частичный отзыв суммпо расчетным документам не допускаются.
При перечислении налогов, сборов и иных обязательных платежей вбюджетную систему РФ поля «плательщик», «получатель», «назначение платежа»,«ИНН», а также поля 101-110 заполняются в платежных поручениях с учетом правил,установленных Министерством по налогам и сборам РФ, Министерством финансов РФ иГосударственным таможенным комитетом РФ по согласованию с ЦБ РФ.
В поле 101 указывается один из следующих значений статусаплательщика:
01 – налогоплательщик (плательщик сборов);
02 – налоговый агент;
03 – сборщик налогов и сборов;
04 – налоговый орган;
05 – служба судебных приставов Министерства юстиции РФ;
06 – участник внешнеэкономической деятельности;
07 – таможенный орган;
08 – плательщик иных обязательных платежей, осуществляющийперечисление платежей на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровнейбюджетной системы РФ.
Оформление одного расчетного документа допускается только поодному налогу согласно классификации доходов бюджетов РФ. В одном расчетномдокументе по одному КБК не может быть указано более одного показателя основанияплатежа и типа платежа.
В поле 104 указывается показатель КБК в соответствии сКлассификацией доходов бюджетов РФ. В поле 105 указывается значение кода ОКАТОмуниципального образования, на территории которого мобилизуются денежныесредства от уплаты налога в бюджетную систему РФ. В поле 106 указываетсяпоказатель основания платежа, который имеет два знака и может приниматьследующие значения:
«ТП» — платежи текущего года;
«ЗД» — добровольное погашение задолженности по истекшим налоговымпериодам при отсутствии требования об уплате налогов (сборов) от налоговогооргана;
«ТР» — погашение задолженности по требованию об уплате налогов(сборов) от налогового органа;
«РС» — погашение рассроченной задолженности;
«ОТ» — погашение отсроченной задолженности;
«РТ» — погашение реструктурируемой задолженности;
«ВУ» — погашение отсроченной задолженности в связи с введениемвнешнего управления;
«ПР» — погашение задолженности, приостановленной к взысканию;
«АП» — погашение задолженности по акту проверки;
«АР» — погашение задолженности по исполнительному документу.
В поле 107 указывается показатель налогового периода, которыйимеет 10 знаков. Он используется для указания периодичности уплаты налога иликонкретной даты уплаты. Периодичность уплаты может быть декадной, месячной,квартальной, полугодовой и годовой. В поле 108 указывается показатель номерадокумента, который в зависимости от значения показателя основания платежа можетпринимать следующий вид, если показатель основания платежа имеет значение:
ТР — номер требования об уплате налогов от налогового органа
РС — номер решения о рассрочке
ОТ – номер решения об отсрочке
РТ — номер решения о реструктуризации
ПР – номер решения о приостановлении взыскания
ВУ – номер дела или материала, рассмотренного арбитражным судом
АП – номер акта проверки
АР – номер исполнительного документа и возбужденного на основанииего исполнительного производства
При уплате текущих платежей или добровольном погашениизадолженности при отсутствии требования об уплате налогов (сборов) от налоговогооргана (показатель основания платежа имеет значение «ТП» или «ЗД») в показателеномера документа проставляется ноль («0»).
В поле 109 указывается показатель даты документа, который состоитиз 10 знаков. Первые 2 знака обозначают календарный день, 4 и 5 знаки – месяц,знаки с 7 по 10 обозначают год, в 3 и 6 знаках в качестве разделительныхпроставляются точки ( «. » ). При этом для текущих платежей в поле датадокумента указывается дата декларации, представленной в налоговый орган.
В поле 110 указывается показатель типа платежа, который имеет 2знака и может принимать следующие значения:
НС – уплата налогов или сборов
АВ — уплата аванса или предоплата
ПА – пени
ПЦ – уплата процентов
СА – налоговые санкции
АШ – административные штрафы
ИШ – иные штрафы.
3.4 Доверенность
После оплаты счета поставщика организация – покупатель воговоренное время должна получить товар. На товары, поступающие по договорамкупли – продажи и другим аналогичным договорам, организация должна такжеполучать от поставщика сопроводительные документы.
Для самостоятельного получения товаров со складов поставщиковуполномоченному лицу организации выдаются соответствующие документы идоверенность на получение ТМЦ.
Доверенность – первичный учетный документ установленной формы,применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лицаорганизации при получении ТМЦ, отпускаемых поставщиком по договору.
Оформление доверенностей производится в порядке, установленнымдействующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. доверенность в одномэкземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения иобразец подписи лица, на имя которого выписана.
Обязательными реквизитами доверенности являются:
· наименование и код ОКПО организации, выдавшей доверенность;
· Номер и дата выдачи доверенности;
· Срок действия доверенности;
· Наименование потребителя ценностей;
· Наименование плательщика;
· Номер расчетного счета и наименование банка организации –плательщика;
· Паспортные данные лица, которому выдана доверенность;
· Наименование организации – поставщика, у которой следует получитьценности;
· Наименование, номер и дата документа, по которому следует получитьценности.
На оборотной стороне доверенности указывается переченьтоварно–материальных ценностей, подлежащих получению по доверенности.
Доверенность подписывается получателем на оборотной стороне формыи заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц,ими на то уполномоченными, а также печатью организации.
При выдаче доверенности формы № М-2 бухгалтерия организациирегистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В ней, до начала выдачи из неедоверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжкиза подписью главного бухгалтера дается надпись «В настоящей книжкепронумерована _______ листов». Количество листов указывается прописью. Корешокдоверенности позволяет учесть все основные данные по выдаче и использованиюдоверенности: его номер, дату выдачи, срок действия, должность и фамилиюполучателя доверенности, наименование поставщика и др.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей ихорганизации на следующий день после истечении срока действия доверенности.
Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, покоторым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. Доверенности,независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске ТМЦ.В случае отпуска ТМЦ частями, на каждый частичный отпуск составляется накладнаяс указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях одинэкземпляр накладной передается получателю ТМЦ, а другой – подкладывается коставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроляза исполнением отпуска ценностей согласно доверенностей, а также для предъявлениясчета потребителю.
По окончании отпуска ТМЦ доверенность сдается в бухгалтериюпоставщика вместе с документами на отпуск последней партии ценностей посдаваемой доверенности.
3.5 Счет – фактура
Нормативно установлено, что при приобретении или продаже товаровсумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в первичных учетных ирасчетных документах, а также в счет – фактурах.
Правила ведения покупателями и продавцами товаров журналов учетаполученных и выставленных счетов- фактур, а также порядок их оформленияустановлены Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914.
Счет- фактура – это основной документ, служащий основанием дляпринятия уплаченных сумм НДС к вычету или возмещению в порядке, установленномзаконодательством.
Счет- фактура является первичным учетным документом для целейналогового учета. Она составляется поставщиком (продавцом) при продаже товаровв 2 экземпляров, первый из которых (оригинал) должен передаваться покупателю онадолжна содержать подписи руководителя, главного бухгалтера и ответственного заотпуск товара лица и оттиск печати организации – продавца.
Счета – фактуры не должны содержать подчистки и помарки. Исправления,внесенные в них, должны быть заверены подписью руководителя и печатьюорганизации – продавца с указанием даты внесения исправления.
При реализации товаров счета – фактуры должны выставлятьсяпоставщиками не позднее пяти дней со дня отгрузки товаров. При составлениисчета – фактуры построчно должны указываться следующие показатели:
— в строке 1 – порядковый номер и дата выписки счета – фактуры,
— в строке 2 – полное или сокращенное наименование продавца всоответствии с учредительными документами,
— в строке 2а – место нахождения продавца в соответствии сучредительными документами,
— в строке 2б – ИНН – продавца,
— в строке 3 –полное или сокращенное наименование грузоотправителяв соответствии с учредительными документами,
— в строке 4 — полное или сокращенное наименование грузополучателяв соответствии с учредительными документами,
— в строке 5- при расчете с помощью расчетных документов, ккоторым прилагается счет – фактура, реквизиты расчетного документа (номер идата составления),
— в строке 6 — полное или сокращенное наименование покупателя всоответствии с учредительными документами,
— в строке 6а – место нахождение покупателя в соответствии сучредительными документами,
— в строке 6б — ИНН – покупателя.
В графах 1-11 таблицы указываются следующие сведения о реализуемыхтоварах, работах, услугах:
— в графе 1- наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описаниевыполненных работ, указанных услуг),
— в графе 2 – единица измерения,
— в графе 3 – количество или объем поставляемых (отгруженных) посчету – фактуре товаров исходя из принятых единиц измерения,
— в графе 4- цена товара за единицу измерения по договору безучета НДС,
— в графе 5 – стоимость всего количества поставляемых (отгруженных)по счету – фактуре товаров (описание выполненных работ, указанных услуг) безналога,
— в графе 6 – сумма акциза по подакцизным товарам,
— в графе 7 – налоговая ставка,
— в графе 8 – сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров,определяемая исходя из применяемых налоговых ставок,
— в графе 9 – стоимость всего количества поставляемых (отгруженных)по счету – фактуре товаров (описание выполненных работ, указанных услуг) сучетом суммы НДС,
— в графе 10 – страна происхождения товара,
— в графе 11 – номер грузовой таможенной декларации.
Покупатели ведут учет счетов – фактур по мере их поступления отпродавцов, а продавцы ведут учет счетов – фактур, выставленных покупателям, вхронологическом порядке.
3.6 Авансовый отчет
Авансовый отчет (форма № АО -1) применяется для учета денежныхсредств, выданных из кассы организации подотчетным лицам на командировочные,операционные и хозяйственные расходы.
Авансовые отчеты по форме № АО -1 должны представляться всемиподотчетными лицами, в том числе лицами, получившими подотчетную сумму дляприобретения ТМЦ в организациях розничной торговли.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднеетрех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня ихвозвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованныхсуммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет составляется на одном экземпляре подотчетным лицоми работником бухгалтерии, на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает переченьдокументов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документы,приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке ихзаписи в отчете.
В реквизите « назначение аванса» указываются цели, на которыевыданы подотчетные суммы. В бухгалтерии проверяются целевое расходованиесредств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенныерасходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотнойстороне указываются сумма расходов принятые к учету и счета которые дебетуютсяна эти суммы.
В реквизите «дебет» указываются суммы, учтенные по дебету счетовпроизведенных расходов.
В реквизите «кредит» указываются суммы, учтенные по кредиту счетаучета расчетов с подотчетными лицами.
В реквизите «отчет проверен. К утверждению в сумме» указываетсясумма фактически произведенных расходов, принятая к учету и подлежащаяутверждению руководителем организации или уполномоченным на это лицом прописью (врублях и копейках).
Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом на оборотнойстороне формы № АО – 1. на лицевой стороне формы приводятся подписи главногобухгалтера организации и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезаетсяот авансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу.
Количество приложенных документов к авансовому отчету и общееколичество листов, которые содержат эти документы, указываются в реквизите«приложение____документов на ___листах».
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем илиуполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток не использованногоаванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовомуордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтериейпроизводится списание подотчетных сумм в указанном порядке.
4 Порядок хранения первичных документов иучетных регистров
Первичные документы, учетные регистры,бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Допередачи их в архив Отделение должно храниться в бухгалтерии в специальныхпомещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченныхглавным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должныхраниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях,позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходныхдокументов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативныхдокументах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях егомеханизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документытекущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются вхронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты,выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны вхронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды наработу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми впапках во избежание их утери или злоупотреблений.
Срок хранения первичных документов,учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве организацииопределяется согласно Перечню типовых документальных материалов.
Сохранность первичных документов,учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их вархив обеспечивает главный бухгалтер.
Выдача первичных документов, учетныхрегистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архиваработникам других структурных подразделений организации, как правило, недопускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжениюглавного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, учетныхрегистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Отделения может производитьсятолько органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами наосновании постановления этих. Изъятие оформляется протоколом, копия котороговручается под расписку соответствующему должностному лицу.
С разрешения и в присутствиипредставителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лицаорганизации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований идаты их изъятия.
Если изымаются недооформленные томадокументов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и вприсутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующиедолжностные лица Отделения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумероватьлисты, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или гибели первичныхдокументов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причинпропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия вработе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны игосударственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляютсяактом, который утверждается руководителем. Копия акта направляется вышестоящейорганизации.
Литература
1) ТумасянР.З. «Первичные учетные документы. Формы документов, правила оформления.Порядок отражения в учете», М: ООО «НИТАР АЛЬЯНС» 2003.
2) ПостановлениеГосударственного комитета РФ по стандартизации и метрологии № 65-СТ от03.03.2003г. «О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ».
3) Федеральныйзакон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 03.11.2006г.).