РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙУНИВЕРСИТЕТ
ФИЛИАЛ В Г. НАРО-ФОМИНСК
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ПО «Информатике»НА ТЕМУ «Особенностиработы с табличным процессором Excel»
Выполнил: студент 1 курса
заочного отделения __________________
специальность «социальный работник» (подпись)
Проверил:__________________
(подпись)
2005
Содержание
1. Назначение ифункциональные возможности табличного процессора Excel 4
2. Структура документа Excel 5
2.1 Адрес ячейки, ссылка, стильссылок. 5
2.2 Правиланазначения имён. 6
2.3 Типы данных в ячейкахэлектронной таблицы… 7
3. Форматированиеданных. 9
3.1 Режимы работы табличногопроцессора. 9
3.2 Операции перемещения,копирования, заполнения и вставки. 9
3.3 Ввод и редактирование формул. 10
4. Работа сэлектронной таблицей, как с базой данных. 13
5. Средства длясоздания печатного документа Excel 16
1. Назначениеи функциональные возможности табличного процессора Excel
Основное назначение: обработка таблично организованнойинформации.
Главное достоинство — возможность мгновенногоавтоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями. ВозможностиExcel:
1) Решаетматематические задачи: выполняет табличные вычисления, вычисляет значенияфункций, строит графики функций, решает уравнения, работает с матрицами.
2) Осуществляетматематическое моделирование и численное экспериментирование.
3) Проводитстатистический анализ, осуществляет прогнозирование и оптимизацию.
4) Реализовываетфункции БД.
5) Вводит пароли изащиту на отдельные элементы таблицы.
6) Нагляднопредставляет данные в виде диаграмм и графиков.
7) Позволяет вводитьи редактировать тексты и рисунки.
8) Осуществляетимпорт-экспорт.
9) Осуществляетмноготабличные связи.
10) Имеет встроенныйрежим презентаций.
2.Структура документа Excel
Структурно основанным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняетсякак целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки.Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочейсредой. Файл с данными Excelимеет расширение *.xls — если этотаблица, и *.xlc — если это диаграмма. 1 файл -1книга. В 1 книге — до 255 рабочих листов. Каждый рабочий лист может иметьнесколько страниц. Переход между листами осуществляется выделениемсоответствующего ярлычка (кнопки навигации).
Лист имеет матричную структуру и содержит256 столбцов с именами от А до IV и65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей данных втаблице Excel является ячейка (клетка). Онанаходится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки (столбец+строка,А1, В2). Текущая (активная) ячейка — это та, в которой находится курсор.
2.1Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок
Адрес ячейки может быть относительным иабсолютным.
Ссылка — способ (формат) указания адреса(имени) ячейки. Ссылки используются в формулах в качестве аргумента.
Задается стиль ссылки: Сервис =>Параметры, вкладка«Основные».
Имеется 2 стиля обозначения адреса:
Стиль А1 (Буква — столбец, число — строка)
Стиль R1C1 (R цифра_строки С цифра_столбец), т.е. и строка и столбецобозначаются сочетанием буква и числа.
Относительный адрес (или просто адрес), состоит изстроки и столбца.
Ссылка на блок (группу или интервал ячеек) состоитиз адреса верхней правой ячейки и нижней левой ячейки, разделенных двоеточием(А1-.С12).
Относительный аргумент-адрес при копировании формулменяется. Если требуется зафиксировать аргумент-адрес в формуле, тоиспользуется абсолютная ссылка (или абсолютный адрес).
Абсолютная ссылка создается из относительной сдобавлением $: $А$1 $А1 А$1. Последние 2 примера называются смешанной ссылкой.(Переход между относительной, абсолютной и смешанными ссылками можноосуществить при нажатии F4).Аналогом абсолютного адреса ячейки является собственное имя.
Использование содержательных имён вместо «слепых»адресов при работе с ячейками является элементом хорошего стиля работы ипозволяет лучше ориентироваться в больших массивах информации со сложнымивзаимосвязями.
2.2 Правиланазначения имён
Правила назначения имени ячейки:
- Начинается сбуквы, символа подчёркивания ( _ ) или левого слеша.( / )
- В имени нельзяиспользовать пробелы. Их заменяют символом подчеркивания.
- Длина имени недолжна превышать более 255 символов. Правила назначения имени листа:
- Длина имени неболее 31 символа
- Имя листа нельзязаключать в квадратные скобки [ ]
- В имя нельзявключать следующие символы: двоеточие (:); правый и левый слеши (\ /); знаквопроса (?); звёздочка (*).
Присвоить(или удалить) ячейке (или диапазону) собственное имя можно с помощью команды ВСТАВКА=>Имя=>Присвоитьили используя поле имени, поставив в него курсор и проведяизменения.
2.3Типы данных в ячейках электронной таблицы
Ячейки электронной таблицы могут содержать данныепроизвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в нихсамую любую информацию — данные числового, логического типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые,статистические и другие функции и т. д.) Действие с ячейками выполняется пооднотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листаэлектронной таблицы могут содержать:
- исходные или первичные данные — константы;
- производные данные, которые рассчитываются спомощью формул или функций.
Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, аячейки с формулами — зависимыми.
В обычном режиме работы в ячейках с производнымиданными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активации(выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.
Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному изследующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип данныхподразумевает:
— допустимое множество значений, которые можнопринимать константа или переменная;
— допустимое множество операций над этими данными.
1) Текст — последовательность букв, иногдацифр или некоторых специальных символов.
2) Числа могут включать цифры и различныесимволы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения,разделители и др.
Разделители в разных странах отличаются: десятичный — в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч- в России иногда ставят пробел, в США — запятая, во многих странах -точка.
3) Дата и время. Вводятся как числа и выравниваются поправому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов дляформул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.
4) Формула. Формулой в электронной таблиценазывают арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается сознака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержатьконстанты — числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знакиарифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки,закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.
5) Функция. Представляет собой программу суникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значениеаргументов.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включаютимя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.
Excel содержит более 400 встроенных функций, условноразделенных на несколько категорий, (с ними познакомимся отдельно)
3. Форматированиеданных
При работе с электронными таблицами особое значениеимеет формат ячейки. Он индивидуален для каждой ячейки и от негозависит способ обработки данных и их вид. Формат ячейки не отображается наэкране, устанавливается отдельно и сохраняется, даже если ячейка пустая.
Для формата ячейка существует специальная команда менюФормат=>Ячейки, либо соответствующая команда контекстного меню.Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.3.1 Режимыработы табличного процессора
Режим, в котором находится табличный процессор в каждыйконкретный момент, отражается в Строке состояния (внизу окна, слева).
1) режим готовности — в Строке состояния появляется индикатор Готово;
2) режим вводаданных- в Строке состояния появляется индикатор Ввод;
3) режим редактирования — индикатор Правка;
4) командный режим — в Строке состояния появляютсяподсказки;
5) запись макроса — подключение микропрограммы на Visual Basic.3.2 Операцииперемещения, копирования, заполнения и вставки
Данные электронной таблицы можно перемещать,копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы.Варианты копирования, заполнения и вставки:
- копированиетолько значений (не формул);
- копированиетолько форматов
- полноекопирование значений, форматов и формул. При копировании и перемещении формулссылки на ячейки автоматически подстраиваются.
При вырезке и вставке формул относительные ссылки, какправило, не настраиваются.
Копирование изаполнение ячеек используется для упрощенного ввода однотипных данных и формул.Для этого используется команда меню ПРАВКА=>Заполнить и маркеравтозаполнения.
Автозаполнение — процедура автоматического заполнения строки или столбцаизменяющееся последовательностью данных (рядами) или постоянными значениями.
Маркер заполнения — небольшой черный квадратик,расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазонаячеек.
При выделении строки маркер заполнения выводится в левомнижнем углу. При выделении столбца маркер заполнения выводится в правом
Маркер заполнения используется при копировании мышью.
Без мыши копирование, перемещение и вставка проходит черезбуфер обмена. Выделенный для копирования блок, при задании Копирования,выделяется на экране мерцающей рамкой.
Перетаскивание при помощи мыши выполняется соследующей последовательностью: выделит блок, поместить курсор на любую линиюконтура блока, нажать на левую кнопку мыши и произвести передвижение.3.3Ввод и редактирование формул
Ввод любойформулы должен начинаться с ввода знака равенства.Тогда в строкеформулы отображается формула, а в ячейке — результат вычисления.
Простейшая формула представляет собой сочетаниеоперандов, знаков действий и скобок и описывает некоторые действия, которыевыполняются сданными.
Операндами в формулах могут быть константы (числовые,текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. адреса. Адрес моднонабирать в строке в строке формул или формировать его автоматически. Выделяянужную клетку в процессе набора. В формулах используют относительные, смешанныеи абсолютные адреса.
Символы основных операций :
Арифметические: + (сложение) — (вычитание) *(умножение) / (деление) % (проценты) ^ (возведение в степень);
Сравнение: = = ;
Текстовые: & — конкатенация (соединение)символьных цепочек;
Логические: И ИЛИ НЕ — логическое умножение,сложение и отрицание.
При создании формул следует иметь в виду приоритетыопераций. Он соответствует приоритету в арифметике: наибольший — возведение встепень, наименьший — конкатенация. Операции с одинаковым приоритетомвыполняются последовательно. Для изменения приоритета используют скобки.
В формулах можно использовать готовые стандартныефункции, предоставляемые Мастером функций, доступ к которому осуществляетсячерез команду Вставка=>Функции или знак на панели инструментов f.
При вводе одинаковых данных или аналогичных формул вразные ячейки применяется копирование или маркер заполнения, при этом адресаячеек-аргуметов в формулах, записанных в относительных или смешанных ссылках,будут меняться автоматически, абсолютные адреса останутся неизменными.
В случае использования одинарной функций, знакравенства подставляется автоматически. При наборе формулы, не имеющейспециальной функции, или сложной формулы знак равенства набирается либо склавиатуры, либо щелчком по соответствующему знаку строки формул.
4. Работас электронной таблицей, как с базой данных
Электронная таблица, все строки которой содержатоднородную информацию, рассматривается как список или база данных.
В EXCELимеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базеданных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощьюподобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:
- все строкитаблицы должны содержать однородную информацию;
- заголовкистолбцов должны находиться в первой строке списка;
- названия строкдолжны находиться в левом столбце списка;
- в таблице недолжно быть пустых строк и столбцов, в том числе между заголовками и первойстрокой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
Функции списка нельзя использовать одновременно длянесмежных областей.
К данным, организованным в виде списка (базы данных),можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базамиданных, и выполнять следующие операции:
- добавлять,изменять и удалять записи;
- находить записи;
- сортироватьзаписи
- осуществлятьфильтрацию (и выборку) данных с помощью
Автофильтра и Расширенного фильтра
- подводить общие ипромежуточные итоги.
Сортировка данных - это расположение данных в таблице(списке) в строго определенной последовательности. Сортировка осуществляется«на месте» — непосредственно в таблице. Поэтому если необходимо сохранитьисходные данные, то надо сделать копию таблицы.
Сортироватьможно как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одногостолбца или нескольких.
Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессесортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядкомсортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А доЯ) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию сортировка данныхпроизводится в алфавитном порядке. Если же необходимо сортировать дни неделиили месяцы в их логическом следовании, то используется пользовательский порядоксортировки.
Сортировка данных в электронныхтаблицах привидится и помощью команд меню ДАННЫЕ=>Сортировка.
Фильтрация данных позволяет отобразить в таблицетолько те строки, содержимое которых отвечает заданному условию. С помощьюфильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать)записи списка.
В отличие от сортировки данные при фильтрации непереупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданнымкритериям выборки.
Отобранные записи можно форматировать и удалять,копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, использовать дляпостроения диаграмм и т.п.
Фильтрация данных может выполняться двумя способами: сиспользованием автофильтра и с использованием расширенного фильтра
Автоматическое вычисление общих и промежуточныхитогов. Это способ быстрого обобщения и анализа данных. Перед вычислениемпромежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которымбудут подводиться итого, для того чтобы все записи с одинаковыми полями этихстолбцов попали в одну группу.
При подведении промежуточных итогов автоматическимогут быть вычислены: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум,Произведение и т.д.
Для вычисления промежуточных итогов следует ввестикоманду Данные=>Итоги.
Команда Данные=>Итоги используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в томслучае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на томже рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.
5. Средствадля создания печатного документа Excel
Программа Excel позволяет на основе данных рабочих листов и диаграмм создавать отчеты ираспечатывать их. Для этого используются команды Печать, Параметры страницы,Предварительный просмотр из пункта Файл главного меню команд.
По умолчанию Excel печатает содержимое текущего рабочего листа. Однако можно выделить ираспечатать любой интервал рабочей книги или рабочего листа. Управлениепроизводится из диалогового окна Печать пункта Файл главного меню команд.
Если часто печатается один и тот же интервал рабочеголиста, его можно определить как область печати и ускорить подготовку к печати.Определяют область печати командой Файл — Параметры страницы -Лист — в поле Выводитьна печать диапазон задать диапазон области.
При определении области печати Excel автоматически вставит границыстраницы печати в виде штриховых линий в рабочий лист. Excel может делить документ не только по вертикали, но и погоризонтали (если на печать выводится широкая таблица). Причем, по умолчанию Excel выполняет постраничную разбивкутабличных данных сначала вертикально по строкам вниз, а затем по столбцамвправо. Концы страниц можно вставить «вручную», разделяя большую страницу повертикали (щелчок на имени граничного столбца) или по горизонтали (щелчок построке), и далее, Вставка — Разрыв страницы.
Если отдельные строки печатаемого интервала непомещаются на одной странице, их размер можно подогнать под размер страницы: Файл
- Параметрыстраницы — Страница — Разместитьне более чем на ...
- задать количествостраниц. Excel сам подберет и укажет в диалоговомокне масштаб отображения. В этом же окне устанавливается ориентация бумаги,способ выравнивания текста, выбираются поля, задается печать заголовка. В окне(вкладка Лист) можно скрыть или напечатать линии сетки, ввести печатьзаголовков строк и столбцов, установить цветную или черно-белую печать.
Вкладка Колонтитулы управляет созданием верхних инижних колонтитулов. Редактирование колонтитула такое же, как в Word.
Страницы, подготовленные к печать, можно просмотреть (Файл-Предварительный просмотр). Для перемещения по страницам используют кнопки Далееи Назад. В этом режиме можно изменять размеры полей (кнопка Поля) и масштабизображения.
К странице можно добавить примечания, присоединяемые кячейкам или рабочим листам. Само примечание на экране не выводится. Нодостаточно поместить курсор в аннотированную ячейку (не нажимая кнопку мыши) — и примечание появится на экране. Для создания, редактирования и удаленияпримечания выделяется ячейка и выполняется команда Вставка — Примечание. Втекстовом поле диалогового окна набирается текст примечания, затем для фиксациинеобходимо сделать щелчок вне окна. Все аннотируемые ячейки отмечаются краснымтреугольником.
Приподготовке материала к печати можно использовать два специальныхдополнения-надстройки: Диспетчер видов и Диспетчер отчетов, которые вызываютсяи включаются в меню Вид командой Сервис — Надстройки.