--PAGE_BREAK--1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 1.1. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
- фонда заработной платы
- коммунальных услуг
- стоимости программного обеспечения
- расходов на почту
- расходов на оформление договоров
- расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
- избежание будущего роста численности персонала
- уменьшение требований к обработке данных
- снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
- улучшение качества информации
- повышение производительности
- улучшение и ускорение обслуживания
- новые производственные мощности
- более уверенные решения
- улучшение контроля
- уменьшение просроченных платежей
- полное использование программного обеспечения
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information– разъяснение, осведомление, изложение.
Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.
Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).
Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:
- Качество, достоверность и оперативность получения информации
- Знания, опыт, личные качества руководителя
- Квалификационный состав подчинённых
- Ситуация на рынке
где, Iвх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть
Iос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления
Iу – управляющая информация в результате сравнения
U– воздействие исполнительного органа на объект управления
V– отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды
Рисунок 2. Система управления объектом
Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5) Техническая и технологическая документация.
6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.2. Пути совершенствования информационной системы
Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.
Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.
Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.
Одно из требований к качеству информации — это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.
Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.
Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.
Информация — важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.
Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».
Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.
Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.
Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.
Первый путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример — макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.
Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.
Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:
- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;
- профессионализм исполнения;
- сервисная поддержка;
- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.
Имеются и потенциальные опасности:
- потеря возможности развития системы;
- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.
Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему — проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. «Не лечите зубы сами!» — призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.
Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это — функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком — работает.
Если же система разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.
Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес — правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес — процессов самостоятельно, либо — привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».
Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?
Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:
1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект — техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.
2) Надежность — во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.
3) Возможность роста — масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.
4) Степень автоматизации различных видов деятельности — полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.
5) Интуитивность интерфейса — возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.
6) Возможности интеграции с электронным документооборотом — реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота
7) Адаптированность к бизнесу клиента — степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.
8) Доступность по цене.
Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес.
Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.
В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей — качества, обслуживания и скорости производственных процессов.
Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.
Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря — компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.3. Формирование комплексной информационной системы
Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
- старые методы управления дают все больше сбоев;
- контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
- согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
- количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:
- необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
- разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
- внедрениеразбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:
- быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
- надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
- возможность масштабирования и развития системы;
- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
- высокая надежность работы.
Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:
- Технология построения системы по моделям «как надо», без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели «как есть» показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений — это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
- Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении «сверху вниз» и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
- Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация — это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
- Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.
На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании — мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в «скрытое» состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.
Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.
Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.
продолжение
--PAGE_BREAK--2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием 2.1. Общая характеристика информационных систем обеспечения управления на предприятии
Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.[1]
Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т: д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.[2]
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
ü фонда заработной платы
ü коммунальных услуг
ü стоимости программного обеспечения
ü расходов на почту
ü расходов на оформление договоров
ü расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
ü избежание будущего роста численности персонала
ü уменьшение требований к обработке данных
ü снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
ü улучшение качества информации
ü повышение производительности
ü улучшение и ускорение обслуживания
ü новые производственные мощности
ü более уверенные решения
ü улучшение контроля
ü уменьшение просроченных платежей
ü полное использование программного обеспечения
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:
ü формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
ü организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
ü отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
ü внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.
Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если администрация вовремя не будет получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными. Таким образом, справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, — в этом и состоит цель информационно-управляющей системы (ИУС).
продолжение
--PAGE_BREAK--2.2. Информационные технологии управления предприятием
Современная информационная технология отличается тем, что в ней широко используются электронные способы наполнения, хранения и распространения информации посредством информационно-коммуникационных общественных сетей. В новой информационной технологии громадные объемы информации становятся мгновенно доступны всегда и везде в пределах планеты.[3]
В настоящий момент использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.
Итак, информационная технология — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, повышения их надежности и оперативности.
Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.
Для того чтобы реально управлять предприятием в современных условиях, необходимо:
ü вести мониторинг производственного и обеспечивающих производство процессов;
ü иметь быстрый доступ к архивам документов, проектной и технической документации, технологическим картам производственных процессов;
ü получать информацию о загрузке рабочих мест, перемещении материалов по участкам производства, расходе рабочего времени;
ü проводить непрерывную инвентаризацию, регистрировать изменение запасов материалов, готовой продукции, незавершенного производства и, наконец, детально классифицировать затраты.
Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы являются для информационной технологии основной средой, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам Классификация информационных систем по различным признакам:
ü степень централизации технологического процесса;
ü степень охвата задач управления;
ü класс реализуемых технологических операций;
ü тип пользовательского интерфейса.
Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:
ü областью функционирования предприятия или организации;
ü типом предприятия или организации;
ü производственно-хозяйственной или иной деятельностью;
ü принятой моделью управления организацией или предприятием;
ü новыми задачами в управлении;
ü существующей информационной инфраструктурой и т. д.
На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.
В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификации и т. д.
В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей. Корпоративная информационная технология крупного предприятия имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы — в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения — у персонала компании.
Множество исследований посвящено вопросам соотношений между величиной хозяйствующей структуры, с одной стороны, и объемами внедрения ИТ и эффективностью их применения, с другой. Большинство экспертов считает, что применение высоких технологий, в частности информационных, увеличивается с ростом величины компании.
Главная информационная тенденция — усложнение и интеграция всех видов информационных продуктов. Переход к цифровым методам передачи, обработки и хранения информации обеспечивает, например, слияние информации и средств развлечений.
Итак, информационный аспект функционирования и развития экономики приобретает все большее значение. Благодаря возможности отображения на информационную плоскость всего многообразия реальности он позволяет управлять ею при помощи научно обоснованной технологии, которая обеспечивает эффективное взаимодействие всей совокупности ресурсов. В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме — в виде данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и преобразования данных.
продолжение
--PAGE_BREAK--3. Информационное обеспечение управления на таможне. 3.1.Информационные таможенные технологии: история развития; роль и место в управлении таможенными процессами
Таможенная информационная система по своему составу напоминает предприятие по переработке данных и производству выходной информации. Как и в любом производственном процессе, в таможенной информационной системе присутствует технология преобразования исходных данных в результатную информацию.
Таможенная информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Получатель таможенной информации оценивает ее в зависимости оттого, для какой задачи информация будет использована. Поэтому информация обладает свойством относительности.
Одной из первых форм обмена экономической информацией была так называемая немая торговля, которая встречалась в качестве наиболее ранней формы торговли у всех народов. Суть этой торговли заключалась в нежелании входить непосредственные отношения с иностранцами (иноплеменниками), к которым древние люди относились как к неприятелю. Некоторые из древних знаков-символов не потеряли актуальность до наших дней. Например, на эмблеме таможенных служащих Российской Федерации изображены две змеи, обвивающие жезл Гермеса-Меркурия. Такой символ носили вначале фараоны, а затем жрецы Древнего Египта. Изображения змей означают знак мудрости и власти, а образующие кольца — цикличность развития жизни на Земле.
Стремление к упорядочению обмена, унификации денежных знаков, созданию логической символики и математического инструментария позволило человеку придумать первые таможенные тарифы, организовать внутреннее и внешнее таможенное пространство, наполнить товары логической информацией и экономической оценкой. Одной из древнейших «информационных таможенных систем» является таможенный закон в виде памятника, обнаруженного в XIX веке в Пальмире (Сирия). Пальмирский пошлинный тариф 137 г. н.э. весом около 15 тонн, найденный русским археологом С.С. Абамелек-Лазаревым и подаренный турецким султаном российскому послу, хранится с 1904 г. в Государственном Эрмитаже в Санкт-Петербурге и является самым ранним и наиболее полным сводом пошлин и правил их взимания, которыми располагает нынешняя таможенная наука.
Со временем на смену законодательным документам, представленным в виде монументальных «информационных систем», приходят бумажные носители (на основе книгопечатания), появляются технологические процессы таможенного оформления и таможенного контроля. Появляются первые списки товаров, сгруппированные по методикам, характерным для каждой страны.
Так уже в начале 80-х гг. XXвека в наиболее развитых странах мира таможенные службы были вынуждены ускоренными темпами осуществлять переход от индивидуальных вычислительных средств и локальных сетей к созданию корпоративных информационных систем управления.
В конце 80-х гг. во Франции была разработана и использована в таможенной службе информационная система SOFIX. Эта система реализует следующие функциональные принципы таможни: ведение манифестов (общего документа на товар, перемещаемый одним транспортным средством); декларирование товаров на импорт и экспорт; заведение информации, необходимой для составления декларации; управление таможенными складами; автоматический подсчет сборов и пошлин; ведение товарной номенклатуры; ведение тарифного регулирования для каждой позиции товарной номенклатуры; ведение и актуализация таблиц нормативно-справочной информации.
Основной задачей информационных таможенных технологий является управление информацией внутри таможенной системы в интересах повышения эффективности таможенного оформления и контроля, создания максимально благоприятных условий для участников внешнеэкономической деятельности при максимальном выявлении осуществляемых ими нарушений таможенных правил. Магистральным направлением развития современных отечественных и зарубежных информационных таможенных систем является внедрение технологий электронного декларирования, интегрированных с системами управления риском. Применение систем управления таможенными рисками требует широкомасштабной открытой интеграции информационных систем таможни с информационными системами других министерств и ведомств, с силовыми структурами других стран.
Особую роль информационных технологий в таможенном деле подчеркивает тот факт, что Таможенном кодексе (ТК) Российской Федерации[4] есть отдельная глава, посвященная информационным технологиям. Ни в одном другом кодексе подобной главы нет. Новый ТК создал правовую базу, позволяющую использовать новые формы таможенного оформления и контроля для перехода от стадии эксперимента к практическому применению электронного декларирования и практики управления рисками. Так, таможенная деятельность неразделимо связана с возникновением, развитием и регулированием торговли. Эффективность регулирования и управления торговыми отношениями всегда определялась качеством технологий обмена, обработки, учета и накопления экономической информации.
3.2. Роль и место информационных технологий в новой Концепции развития и таможенной службы на период до 2010 года
В Концепции развития таможенных органов Российской Федерации до 2010 г. определен ряд приоритетных задач, которые должны быть решены с целью определения наиболее эффективных методов реализации задач в области таможенного дела в соответствии с международными стандартами и законодательством Российской Федерации:
ü повышение качества таможенного регулирования, способствующее созданию условий для привлечения инвестиций в российскую экономику, поступлений доходов в федеральный бюджет, защиты отечественных товаропроизводителей, охраны объектов интеллектуальной собственности и максимальное содействие внешнеторговой деятельности;
ü совершенствование таможенного администрирования, в том числе развитие системы управления рисками на основе осуществления таможенных процедур в соответствии с международными стандартами, основанными на последних достижениях в области информационных и управленческих технологий;
ü укрепление взаимодействия с российскими, зарубежными и международными органами и организациями в борьбе с терроризмом, контрабандой оружия, наркотиков и контрафактной продукцией, а также при обеспечении экономической, экологической и радиационной безопасности.
Для реализации указанных задач, в особенности при совершенствовании таможенного администрирования, Концепция развития таможенных органов предусматривает максимально широкое использование информационных технологий, в частности:
ü внедрение новых информационно-технических средств обеспечения деятельности таможенных органов Российской Федерации;
ü создание единой межведомственной автоматизированной системы сбора, хранения и обработки информации при осуществлении всех видов государственного контроля, в том числе сопряжение баз данных налоговой службы и таможенных органов Российской Федерации;
ü создание операционного центра для обработки информации и принятия решений;
ü совершенствование технологии формирования и ведения данных таможенной статистики в соответствии с международными стандартами
ü усиление таможенного контроля после выпуска товаров в обращение на таможенной территории Российской Федерации (осуществление контроля на основе методов аудита).
Применение информационных технологий в деятельности таможенных органов Российской Федерации будет осуществляться с учетом положений Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года Данные технологии позволят улучшить показатели эффективности деятельности таможенных органов Российской Федерации, создать систему комплексного учета и анализа участников внешнеторговой деятельности, уменьшить субъективизм при принятии решений должностными лицами таможенных органов Российской Федерации. С помощью информационных технологий будет также осуществляться информационно-аналитическое обеспечение правоохранительной деятельности в таможенной сфере.
Совершенствование таможенного оформления и таможенного контроля находится в неразрывной связи с уровнем развития и внедрения в деятельность таможенных органов информационных технологий. Критериями (показателями) эффективности информационно-технической политики, отражающими степень улучшения выполнения таможенными органами своих основных функций в сопоставлении с затратами на проведение организационных и технических мероприятий, являются:
ü параметры оперативной деятельности таможенного органа с учетом применения информационных технологий таможенного оформления и таможенного контроля (пропускная способность таможенного органа, время выполнения процедур таможенного оформления и таможенного контроля и др.);
ü количество выявленных таможенных правонарушений с применением информационно-технических средств по отношению к общему количеству выявленных правонарушений;
ü объемы перечислений таможенных платежей в федеральный бюджет (собираемость таможенных платежей);
ü степень интеграции информационных ресурсов таможенных органов с информационными системами других министерств и ведомств Российской Федерации, а также с информационными системами таможенных служб государств участников ЕврАзЭС) и государств-участников СНГ;
ü защищенность таможенной информации от несанкционированного доступа и утечки по техническим каналам;
ü качественная характеристика потоков информации, их объемы, временные параметры обработки и передачи (представления) информации таможенными органами, оперативность мониторинга таможенной деятельности;
ü обеспеченность таможенных органов современными информационно техническими средствами и охранными системами.
Основными критериями функционирования автоматизированной информационной системы таможенных органов являются полнота, актуальность, достоверность информации, необходимость минимизации времени выполнения задач и стоимости информационных технологий, обеспечивающих их решение. При оценке эффективности учитывается многофункциональный характер таможенной деятельности, структура таможенных органов, многообразие форм и способов таможенного оформления и таможенного контроля, применяемые при этом различные технические средства и программное обеспечение.
В настоящее время требуется унификация и разработка ведомственного стандарта по составу и эксплуатации программного обеспечения во всех подразделениях ФТС России, в рамках которого можно было бы оценивать существующие информационные системы по критерию «производительность/отказоустойчивость/безопасность».
Заключение
В соответствии с задачами, поставленными в начале работы можно сделать выводы:
1. Информация — (сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления важнейший стратегический ресурс. Информационное поле управленческой деятельности включает в себя совокупность самых разнообразных и разнородных информационных ресурсов, информационных потоков, алгоритмов и технологий их передачи, контроля и обработки.[5] Сбор, хранение, поиск, переработка, преобразование, распространение и использование информации в различных сферах деятельности приобретают решающее значение для успеха в конкурентной борьбе. В современный информационный век для предпринимателей ключевое значение имеет не просто разработка принципиально нового изделия, а создание такого продукта или услуги, которые положили бы начало формированию нового направления в производстве, нового рынка. Только в этом случае предприятие (организация) может рассчитывать на приемлемый уровень издержек производства и снижение степени риска при выходе сначала на национальный, а затем на мировой рынок.
2. В настоящее время в России происходит совершенствование нормативно — правовой базы по обеспечению права собственности на информацию. Что в свою очередь обеспечивает сохранности информационных ресурсов, и предприниматели – новаторы могут быть, в достаточной мере, быть уверенными в том, что их новые технологии не попадут к конкурентам.
3. Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Таким образом информационные системы помогают справиться с большим потоком информации, которая постоянно поступает из внешней и внутренней среды, так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании.
4. Информационно-коммуникационные технологии, являясь значимым фактором повышения эффективности управления американских компаний, заслуживают детального исследования возможностей их применения в комбинации с другими инструментами реформирования. Информационная технология — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, повышения их надежности и оперативности.[6] Основная цель информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.
5. Есть основания предполагать, что информационные технологии могут помочь в повышении конкурентоспособности. Причем относительная производительность труда растет быстрее в фирмах, использующих коммуникационные и контролирующие технологии, а также способных комбинировать и интегрировать ИТ на различных этапах производственного процесса.
6. Использование на организации локальной и глобальной сети значительно облегчает процесс управления организацией, так как различные данные концентрируются в одном месте и облегчен их поиск, также имеется оперативный доступ к мировым информационным ресурсам.
7. Таможенная деятельность неразделимо связана с возникновением, развитием и регулированием торговли. Эффективность регулирования и управления торговыми отношениями всегда определялась качеством технологий обмена, обработки, учета и накопления экономической информации. В настоящее время таможенные органы используют различные информационные технологии, а также происходит все большее их распространение.
Итак, в соответствии с целью данной курсовой работы, можно сделать вывод о том, важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Также важно, что роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства
продолжение
--PAGE_BREAK--