Введение
Установлениегосударством стандартовв различных сферах деятельности,необходимый, а потому неизбежный процесс.
Общество имеющеенеобходимые, достаточные, современные: виды документов,средства их создания,обработки и хранения, обладает более лучшими возможностями для развитияпо причине экономии всех видов ресурсов и более развитой системой общения.
Установление стандартов в соответствии с указом ПрезидентаРФ“Вопросы системы иструктуры федеральных органов исполнительной власти” в ред. от 30.05.2008 N 863, ПостановлениемПравительства РФ от 17 июня 2004 г. N 294«О Федеральномагентстве по техническому регулированию и метрологии»(с изменениями от 27октября 2004 г., 5сентября 2006 г.),возложено на Федеральное агентство по техническомурегулированию и метрологии.
Требования к документамрегламентируются:Конституцией РФ;ГражданскимКодексом РФ;Законом РФ от27.12.2002 N 184-ФЗ ”О техническом регулировании “ ; Федеральным конституционным закономот 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РоссийскойФедерации»; Геральдические знаки — эмблемы федеральных структур(Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи,МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны; Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом«О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождениятоваров» (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1);
В нормативныхактах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например:географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»); наименований «Россия»,«Российская Федерация» в названиях организаций (постановление ПравительстваРоссийской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующиедеятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.
Наиболееполным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документамиявляется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти от 8 ноября 2005 г. N 536
Типоваяинструкция устанавливает общие требования к функционированию службдокументационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельностии организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы сдокументами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию,учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных(компьютерных) технологий.
1.Понятия реквизит иформуляр документа
Реквизиты (от лат «необходимое») в юридическом смысле – этоданные, которые должны содержаться в акте или ином документе для признания его действительным.
Составреквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации, регламентирован ГОСТ Р 6.30-2003 принятыми введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
ГОСТР 6.30-2003 устанавливает 30 видов реквизитов, используемых в документах.
Например,используются следующие реквизиты документа:03-эмблема организации или товарныйзнак; 05-основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06-идентификационныйномер налогоплательщика;08-наименование организации;10-наименование видадокумента;11-дата документа;12-регистрационный номер документа;14-местосоставления или издания документа;15-адресат;20-текст документа;22-подпись. Схемырасположения реквизитов документов приведены в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003.
Использованиеконкретных реквизитов зависит согласно ГОСТ Р 6.30-2003 от вида документа.
Еслиэто общий бланк, то будут использоваться реквизиты: 01;02 или 03;08;11;14.
В бланкеписьма используются реквизиты:01;02 или 03 ;04;05; 06; 08; 09; 11;12 ;13 ;14 ;15;17; 18;19 ;20.
Бланкконкретного вида документа содержит реквизиты:01 ;02 или 03 ;08 ;10 ;14 ;11;12; ;13 ;18 ;19.
Реквизиты:08;09;14 печатаются на государственном языке РФ и государственном языкесубъекта РФ.
За использование реквизитов с нарушением закона установленаответственность.
Ст.11 Закона “О Государственном гербе РФ”устанавливаетответственность занадругательство над гербом РФ. ВСт. 329 УК РФпредусмотрено за надругательство над гербом лишение свободы до года.
За неправильное употребление наименования географическогообъекта установлена административная ответственность в виде штрафа от двух до трех тысяч рублей.
2. Формуляр-образец,его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению
Формуляр-образец — модель формы документа, используемая дляуказания мест, зарезервированных дляопределенных записей, вносимых в документы какой-либосистемы документации (ЕЭК; ИСО ПМС6422).
Требования:Формат для формуляра-образца является международный формат ИСО А4 (210 × 297 мм, 8 1/3 × 11 2/3 дюйма), но предусмотрена также возможность использования формата ИСО А5(210 × 148 мм) для некоторых почтовых форм, а также для эквивалентныхформатов, указанных в стандарте ИСО 2784-1974 для бланков на непрерывной ленте.В некоторых странах, в частности в Северной Америке, обычно используется формат216 × 280 мм (8 1/2 × 11 дюймов). В этом случае согласование может быть обеспечено путем сохранения наверху и слева одинаковых полей, благодаря чемукомпоновка документа остается в том же положении по отношению к верхнему илевому краю бумаги; при этом размеры общей для обоих форматов площадиизображения составляют 183 × 262 мм.
Размеринтервалов — межстрочный интервал и интервал между знаками в формуляре-образце(1/6 дюйма, или 4,24 мм, и 1/10 дюйма, или 2,54 мм, соответственно) соответствуют межстрочному интервалу и интервалу между знаками, применяемыхв большинстве используемых для заполнения бланков машин, таких, как пишущиемашинки, скоростные печатающие устройства ЭВМ и другое автоматическоезнакопечатающее оборудование, а также в устройствах для оптическогораспознавания знаков.
Поляи принципы проектирования — были оставлены: верхнее поле (для захвата) — 10 мм и левое поле (для подливания) — 20 ми. В основу проектирования положен международный стандартИСО 3535-1975 “Макетный лист и конструкционная сетка” с использованием стандартнойширины колонок, соответствующей возможностям автоматического табулирования.
Общиеположения — в целом структура формуляра-образца основана на принципе “клеток”(базисных прямоугольников). Размещение адресов получателей предусмотрено взоне, приемлемой для почтовых органов при использовании конвертов с окна ми.Расположение других элементов данных, включенных в формуляр-образец, учитываеттехнические, правовые, коммерческие, административные и практическиесоображения, выдвинутые раз личными заинтересованными сторонами, с которымипроводились консультации. “Поле свободного использования”, находящееся в нижнейчасти бланка, предназначено для удовлетворения более специфических потребностейв отдельных конкретных случаях.
Присоздании бланков на основе формуляра-образца счета применяются следующиепринципы:
Элементыданных, указанные в формуляре-образце счета, должны помещаться в соответствующемместе создаваемого бланка счета.
Элементыданных, не указанные в формуляре-образце счета, должны помещаться в “полесвободного использования”.
Элементыданных, указанные в формуляре-образце счета, но не требующиеся в создаваемомбланке счета, могут быть опущены, и соответствующее место использовано длядругих целей таким же образом, как и “поле свободного использования”.
Внациональных основных документах может быть предусмотрена возможность иногоиспользования пространства, не используемого для цели, предусмотренной вунифицированном счете. Это место может также использоваться для информации,вносимой после составления первоначального документа (например, если нетнеобходимости в рубрике “покупатель”, то соответствующее место можноиспользовать для других адресов иди для любой другой цели).
Идентификаторыполей данных формуляра-образца унифицированного счета указывают лишь нахарактер сведений, которые они должны содержать. Поля данных могут бытьподвергнуты дальней шей разбивке с учетом определенной практики, сложившейсяпри разработке различных международных документов. Например, можно оставитьместо для агента продавца в нижней части поля “продавец”; поле для сведенийотносительно транспортировки можно разбить с целью включения различныхэлементов, уточняющих маршрут, используемые виды и средства транспорта и т.д.Длина зоны “описания товара” в зависимости от обстоятельств можеткорректироваться путем поднятия или понижения пунктирной линии, с тем чтобыразмер зоны соответствовал средним потребностям.
Законодателемустановлена административная ответственность за нарушение правил изготовления,употребления, уничтожения бланков, содержащих изображение герба РФ в видештрафа до одной тысячи рублей ст19.10 КоАП РФ.
3.Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательныхи нормативных актах
В настоящеевремя в Российской Федерации существует нормативно-методическая база документационногообеспечения управления, состоящая из: законов; государственных стандартов;нормативных правовых актов; методических документов; регламентирующихтехнологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущейдеятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ееструктуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторыедругие аспекты.
Нормативныеакты, входящие в систему документационного обеспечения управлением можноклассифицировать по субъектам их принимающим:
1) правовые акты,издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
2) правовые акты,издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами,комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
3) правовые акты,издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и ихтерриториальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
4) правовые актынормативного и инструктивного характера, а также методические документы подокументационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий иорганизаций.
Нормативнымиактами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утвержденыосновные правила документирования информации, требования к отдельным видамдокументации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые вконкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденнымиобразцами — типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, наоснове правил оформления документов. Требования к оформлению документов могутносить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов,их формам, бланкам, реквизитам.
Общиетребования к составу документации и ее оформлению содержит КонституцияРоссийской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядокдеятельности органов государственной власти и местного самоуправления,коммерческих и некоммерческих организаций ( Федеральный закон от 27.07.2006 N149-ФЗ «Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации »,Федеральный конституционный закон «О Правительстве РоссийскойФедерации», Федеральный закон «Об общих принципах организациизаконодательных (представительных) и исполнительных органов государственнойвласти субъектов Российской Федерации», Федеральный закон «Об общихпринципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: «Об акционерныхобществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью»,«О некоммерческих организациях» и др.).
Взаконодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различныхгрупп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжениягражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданскомкодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрамрегламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда иего оплаты.
В нормативныхактах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитовдокументов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использованияофициальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный гербРоссийской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральнымконституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»; использование гербовых бланковрегламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268.Геральдические знаки — эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил РоссийскойФедерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России идр.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлениидокументов. Использование товарных знаков при оформлении документацииопределяется законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиямест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображенияих символики на бланках и печатях.
Взаконодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка вделопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является ЗаконРоссийской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.).
Языком, накотором происходит создание законопроектов в федеральных органахгосударственной власти, является русский п.3 ст. 11. Официальным языкомделопроизводства является русский и в случае необходимости язык субъекта, атакже при необходимости я зык народа компактно проживающего на территориисубъекта ст.16
Его положенияконкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства втаких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.
В нормативныхактах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например:географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»); наименований«Россия», «Российская Федерация» в названиях организаций(постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральныезаконы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовыхформ) и т.д.
Расширениеприменения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значениятой части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательствомпо вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных системи телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется всоответствии с законами «Об информации, информационных технологиях и озащите информации, от 27.07.2006 N 149-ФЗ, „О правовой охране программдля электронных вычислительных машин и баз данных“ от 23 сентября 1992 г. № 3523-1. Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный законот 10 января 2002 г. № 1-ФЗ „Об электронной цифровой подписи“. Онопределяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессахобмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифроваяподпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.
Вопросыоформления документации находят отражение в нормативных актах в областипочтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связиустанавливает Федеральный закон от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ „О связи“. Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемымпо сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениямиВсемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.
Важнуючасть нормативной базы подготовки и оформления документации составляютнормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера,издаваемые федеральными органами исполнительной власти.
Основнымдокументом регламентирующим документирование, составление, оформлениезаконодательных и нормативных актов является Типовая инструкция по делопроизводствув федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. N 536
Инструкция устанавливаетдля вносимых указов, постановлений, распоряжений федеральных органов властиразличных уровней требования к: реквизитам и их расположению; размеру шрифта;межстрочному интервалу; нумерации страниц; размеры полей; требования кприложениям, требование о издании документов как правило на бланке.
Содержитважное требование о включении в подготавливаемый проект текста изменяемыхнормативных актов.
Федеральныеорганы исполнительной власти, подчиненные Президенту РФ и Правительству РФруководствуются также Правилами подготовки нормативных правовых актовфедеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации,утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33,
Приподготовке организационно-распорядительных документов федеральные органыисполнительной власти руководствуются ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов“
4. Унификация документов.Внутривидовая унификация
Подунификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальноесокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс илисистему.
Основнаяцель унификации управленческой документации — создание системы документов,которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документовдолжно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческомтруде, повышению его культуры.
Унификация документов проводитсяв целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм,повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достиженияинформационной совместимости различных систем документации по одноименным исмежным функциям управления, более эффективного использования вычислительнойтехники.
Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов кединообразию на основе установления рационального количества их форм итипизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам,но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные ижелезнодорожные билеты. Основными принципами унификации документов являются:-унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образцадокументов для конкретной системы документации и установлении на его основесостава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов,конкретного документа и т. д.;- единообразие форм документов и правил ихпостроения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальнойтипизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поледокумента, выработки технологий и условных сокращений;- комплексность унификации.
Существует 3 способаунификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- это способ фиксациипостоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменнойинформации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета- способпредставления унифицированного текста, при котором постоянная информациярасполагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессеего составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации наорганизационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированыприказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительныезаписки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописныеработы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица — разорванныйтекст, расположенный по определенному принципу: постоянная информациярасположена в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечениисоответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью,позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммироватьданные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРДпредставлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Эффект отунификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники,ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами,расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику,затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
5. Развитие унификации истандартизации документов
Рабочаягруппа по упрощению процедур международной торговли, признавая необходимостьгармонизации коммерческих счетов, включила в программу своей работы подготовкуунифицированного счета для международной торговли. Первоначально предполагалосьразработать один документ, который мог бы использоваться для всех коммерческихи административных целей, — предложение, которое было изучено Рабочей группойГАТТ “Нетарифные меры (импортная документация)”, учрежденной в периодТокийского раунда переговоров по тарифам. После проведения консультаций с этойРабочей группой был сделан вывод, что в одном документе невозможно удовлетворительнымобразом объединить всю совокупность коммерческих и административных требований.Поэтому было решено, что Рабочая группа ЕЭК подготовит коммерческий счет,который по возможности будет учитывать те административные требования, дляудовлетворения которых могла бы использоваться информация, содержащаяся всчете. В отношении задачи определения таможенных требований для импортнойочистки и составления типового образца для Таможенной декларации (при ввозе)было отмечено, что Совет таможенного сотрудничества занимался этим вопросом, вчастности, в связи с принятием приложения В.1 “Таможенная очистка длявнутреннего потребления” к Таможенной конвенции по упрощению и согласованиютаможенных процедур (Киото, 1973 г.).
Приподготовке рекомендуемого формуляра-образца унифицированного счета были принятыво внимание результаты, достигнутые во многих отраслях за счет использованиястандартизованного коммерческого счета, а также возможность использованияподобного рода счета для замены или дополнения некоторых административныхдокументов, требуемых правительственными органами. Был учтен прогресс в областииспользования методов автоматической обработки и передачи данных, а также темногие случаи, когда документы были согласованы с формуляром-образцомОрганизации Объединенных Наций (ЮНЛК) либо непосредственно, либо черезунифицированные национальные серии документов или стандарты. Тот факт, чтоформуляр-образец Организации Объединенных Наций уже принят значительным числомстран и организаций, оправдывает разработку образца счета на основе этогоформуляра-образца. Было признано, что следует добиваться того, чтобы образецсчета был весьма гибким в применении, ввиду чрезвычайно разнообразныхпотребностей коммерческих и административных кругов, но что в то же времясуществует необходимость гармонизации содержания и расположения таких основныхэлементов информации, которые всегда являются обязательными для осуществлениясделок в международной торговле. Официальная рекомендация, воспроизведенная внастоящем документе, была первоначально принята в 1975 году; настоящее, второеиздание было принято в 1983 г. с некоторыми изменениями соответствующейтерминологии и информации в контексте формуляра- образца унифицированногосчета.
Отметив,что различные коммерческие документы, связанные со счетом и используемые впредварительных торговых процедурах продавца (например, предложение, подтверждениезаказа, извещение об отправке и т.д.), аналогичны по содержанию данных самомусчету, Рабочая группа ЕЭК высказала мнение, что подробные руководящие принципыдля разработки указанных производных документов могут быть включены врекомендацию, касающуюся формуляра-образца унифицированного счета. Однако приболее глубоком изучении структуры системы унифицированных внешнеторговыхдокументов Организации Объединенных Наций было сочтено предпочтительным издатьпока формуляр-образец Организации Объединенных Наций, настоящее второе изданиерекомендации, касающейся формуляра-образца унифицированного счета, и руководящиепринципы применения формуляра-образца Организации Объединенных Наций в качестветрех отдельных публикаций. Конечная цель состоит во включении этих трехпубликаций во всеобъемлющее справочное руководство.
Чтокасается составления коммерческих счетов методом однократной записи или припомощи других автоматизированных средств, то следует напомнить, что в мае 1979 г. Совет таможенного сотрудничества принял рекомендацию, согласно которой таможенным управлениям“следует принимать коммерческие счета, составляемые любым способом, напримерметодом однократной записи, в тех случаях, когда представление коммерческогосчета требуется в связи с очисткой товаров”, а также “воздерживаться оттребования подписи для таможенных целей на коммерческих счетах, представляемыхв подтверждение таможенной декларации”. Кроме того, в рекомендацию N 18,принятую Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли в 1981 г., включена мера по упрощению 4.1, которая касается импортеров и в которой им рекомендуется“уведомлять свои банки не отказывать в приеме счетов, подготовленных методомоднократной записи”.
6. Современныегосударственные стандарты на документы. Особенности/>организационно- распорядительныхдокументов
Правилаоформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации.Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению“ совпало с началом нового этапа развития
Федеральнымзаконом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ „О техническом регулировании“.Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что онразрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 „О стандартизации“, отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.
Всоответствии с Федеральным законом „О техническом регулировании“основными источниками обязательных требований к продукции и процессампроизводства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законепонимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях ихдобровольного многократного использования, направленная на достижениеупорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизацииявляется достижение технической и информационной совместимости. С принятиемФедерального закона „О техническом регулировании“ изменилась саматрактовка понятия „стандарт“. Если раньше под стандартом понималсянормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принципдобровольного применения стандартов.
В нормативныхдокументах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению иоформлению различных видов документации, проведению унификации документов иприменению унифицированных систем документации; созданию и использованиюклассификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизацииинформационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработкиинформации; применяемой в области работы с документами терминологии.
Важнымисредствами информационного обеспечения являются классификаторытехнико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формыдокументов. Методологические и организационные основы проведения работ поклассификации и кодированию информации, унификации документации установлены внормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической исоциальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСККпредставляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторытехнико-экономической и социальной информации, а также нормативные иметодические документы, регламентирующие разработку, ведение и применениеобщероссийских классификаторов.
Порядокразработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийскихклассификаторов в социально-экономической области устанавливается ПравительствомРоссийской Федерации.
УСД состоитиз совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающихдокументированное представление данных в определенных видах экономическойдеятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по ихразработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии»Унифицированные системы документации". В государственных стандартахзакреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Вкомплексе стандартов «Информационная технология» регламентированымногие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использованияэлектронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).
Основой длясистематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковыхсистемах служит Общероссийский классификатор управленческой документации(ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документовподлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различнойоперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся вальбомах унифицированных форм документов.
Подготовка нормативныхактов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется всоответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерныхинструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методическихразработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системыделопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации ворганизации может закрепляться в таких нормативных актах, как: «Инструкцияпо делопроизводству», «Регламент», «Правила оформлениядокументов», «Табель унифицированных форм документов»,«Альбом бланков», «Альбом унифицированных форм документов».В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределенияположений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят веськомплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество,наименования и последовательность разделов, степень детализации, характерпримеров, состав приложений определяются их разработчиками.
Заключение
Все рассмотренныенормативные акты имеют своей целью создать унифицированную систему сприменением автоматизированных систем обработки документов от момента ихсоздания до сдачи в архив на хранение. С целью экономии всех видов ресурсов иулучшением взаимодействия между применяющими документы субъектами. А также длязащиты своих коммерческих интересов в случае товарных знаков, географическихнаименований и прочих моментов, касающихся использования информации.
Список использованных источников
1 УКАЗ Президента РФ от 12.05.2008 N724 (ред. от 30.05.2008), «Вопросы системы и структуры федеральных органовисполнительной власти»//«Российская газета», N 100, 13.05.2008,«Собрание законодательства РФ», 19.05.2008, N 20, ст. 2290
2 ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти»//«Российская газета», N 24, 07.02.2006,«Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительнойвласти», N 10, 06.03.2006
3 ГОСТ Р 6.30-2003 // М., ИПКИздательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов)
4 Постановление Правительства РФ от13.08.1997 N 1009 (ред. от 07.07.2006) «Об утверждении правил подготовкинормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и ихгосударственной регистрации» // «Российская газета», N 24,07.02.2006, «Бюллетень нормативных актов федеральных органовисполнительной власти», N 10, 06.03.2006
5 «Уголовный кодекс РоссийскойФедерации» от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 13.05.2008, с изм. от27.05.2008) //«Собрание законодательства РФ», 17.06.1996, N 25, ст.2954, «Российская газета», N 113, 18.06.1996, N 114, 19.06.1996, N115, 20.06.1996, N 118, 25.06.1996.
6«Кодекс Российской Федерации обадминистративных правонарушениях. » от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от16.05.2008)// «Российская газета», N 256,31.12.2001,«Парламентская газета», N 2-5, 05.01.2002,«Собраниезаконодательства РФ», 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 1
7Федеральный закон от 27.07.2006 N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»//«Российская газета», N 165, 29.07.2006, «Собрание законодательстваРФ», 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, «Парламентская газета»,N 126-127, 03.08.2006
8 А.В.Печникова «Документация отдела кадров предприятия». М.: ЭКМОС, 2000.
9 М.В. Стенюков «Документы. Делопроизводство».М.: «ПРИОР», 2000.
10 Microsoft Office Word 2007/ Ф.А.Новиков, М.Ф. Сотскова.- СПб.:
11 Б. Курицкий «Организация делопроизводства и управления в офисе».«BHV», Санкт-Петербург, 1997.
12 depositfiles.com/files/dibpughiy — курсовая работализинг;
13 depositfiles.com/files/7geeynb20-конрольная работаформуляр документа документоведение;
14 depositfiles.com/files/rjsk742f8 — контрольнаяработа этика и психология юриста;
15 depositfiles.com/files/ddxl5ma8h — курсовая работазабастовка;
16 depositfiles.com/files/wlqm1s88j — исключительныесостояния психиатрия