Документационное обеспечение предприятия

Содержание
Введение 1. Досье предприятия. 2. Схема-макет документооборота. 3. Характеристика и классификация документов. 3.1. Организационные документы.
3.1.1. Инструкция. 3.1.2. Устав. 3.1.3. Структура и штатная численность. 3.1.4. Штатное расписание. 3.2. Распорядительные документы. 3.2.1. Приказ. 3.2.2. Указание. 3.2.3. Распоряжение. 3.2.4. Протокол. 3.3. Информационно-справочные документы. 3.3.1. Докладная записка. 3.3.2. Объяснительная записка. 3.3.3. Справки. 3.3.4. Письмо. 3.4. Документы по личному составу. 3.4.1. Трудовой договор (контракт). 3.4.2. Приказ по личному составу. 3.4.3. Резюме. 3.4.4. Доверенность. Заключение. Список используемой литературы. Приложения.
Введение
Делопроизводство - отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает: Ø Обеспечение своевременного и правильного создания документов; Ø Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит: Ø прием и первичная обработка документов; Ø их предварительное рассмотрение и распределение; Ø регистрация документов; Ø контроль исполнения документов; Ø информационно-справочная работа; Ø исполнение документов; Ø их отправка; Ø систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация реквизитами, позволяющими ее идентифицировть. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Досье
Компания "Мария»" образована группой специалистов, имеющих огромный опыт работы в области разработки дизайна и оснащения мебелью офисных помещений, бизнес центров, кинозалов, гостиничных комплексов. Компания "Мария" с момента основания ориентирована на главные слагаемые успеха в бизнесе: грамотный менеджмент, качество товара и рыночные цены. Мы ценим взаимовыгодные партнерские отношения, а потому разрабатываем для наших клиентов гибкую систему скидок и всегда находим персональный подход к каждому из них. Обширная складская программа позволяет обеспечить своевременную и бесперебойную поставку товаров. А главное - предоставляет возможность удобнее приобрести все товары, необходимые для полного охвата пространства офиса от стойки Reception до комнаты отдыха, что экономит драгоценное время наших клиентов и позволяет легко создавать современный гармоничный интерьер. На российский рынок мы предлагаем мебель отечественного, итальянского и испанского производства любого уровня - от серийных образцов до элитарных изделий. Изделия имеют российские сертификаты соответствия.
Наш ассортимент: Офисная мебель: от изделий для оборудования стандартных рабочих мест операторов и служащих до эксклюзивных кабинетных гарнитуров из дорогих пород дерева и кожи, комнат отдыха и переговоров. Предлагаемый модельный ряд позволяет удовлетворить самый взыскательный вкус. Мягкая мебель: отечественного и импортного производства с обивкой из натуральной кожи высокого качества, различных видов тканей, кожзаменителей и др. материалов. Мебель для гостиниц, ресторанов, кафе: разных стилей от модерна до барокко с великолепным декором, широкий выбор стульев и столиков для баров, мебель из стекла, зеркала разных форм и различные аксессуары. Мебель для конференц-залов, кино - и театральных залов, аудиторий учебных заведений. Мы высоко ценим доверие наших клиентов и всегда готовы дать необходимые рекомендации по оптимальному использованию пространства офиса, обеспечению необходимого комфорта и функциональности рабочего места. Мы поставляем мебель заказчикам в Москве и регионах. Наш сервисный отдел осуществляет работу по доставке, сборке и гарантийному обслуживанию поставляемой продукции. Благодаря высокому профессионализму и многолетнему опыту работы наших специалистов мы завоевали доверие наших клиентов.
Акционерное общество
открытого типа
«Мария» ПРИКАЗ 20.05.2004 №99-ок г. Москва О приеме на работу ПРИНЯТЬ Филькину Елену Геннадьевну на должность секретаря-стенографистки с 25.05.04 с окладом 2385 рублей в месяц, согласно заключенному контракту. Основание: заявление Е.Г. Филькиной Генеральный директор Д.А. Единак Главный бухгалтер В.Ю. Иванова 20.05.2004 Начальник отдела
А.В. Коновалов 20.05.2004 Начальник отдела кадров К.П. Бауэр 20.05.2004

ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ 25.05.04 Москва №957 Открытое акционерное общество _ в лице генерального директора _, именуемое в дальнейшем ОАО, и _, именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт с нижеследующем: 1. Работник _ принимается на работу по профессии, должности квалификации 2. Контракт является: договором по основной работе договором по совместительству 3. Вид контракта: - на неопределенный срок (бессрочный) - на определенный срок _ - на время выполнения определенной работы _ 4. Срок действия контракта. Начло работы _ Окончание работы _ 5. Срок испытания: а) без испытания б) _ 6. Работник должен выполнять следующие обязанности: 7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату. 8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями руда 9. Гарантии согласно Указу Президента РФ от 21.03.1993 №471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан РФ» 10. Особенности режима рабочего времени - неполный рабочий день - неполная рабочая неделя _ - почасовая работа _ 11. работнику устанавливается: - должностной оклад _ руб, в месяц или _ руб. за 1 час работы; - надбавка (доплата и другие выплаты) руб. 12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью: - основной _ рабочих дней - дополнительный _ рабочих дней 13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда 14. Юридические адреса и подписи сторон ОАО Работник Адрес Телефон Генеральный директор Д.А. Единак Е.Г. Филькина
ДОВЕРЕННОСТЬ Я, Филькина Елена Геннадьевна, доверяю Петровой Надежде Ивановне получить в ОАО «Мария» мою заработанную плату за январь 2005 года. 30.01.2005 Е.А. Филькина Подпись Е.А. Филькиной удостоверяю Начальник отдела кадров ОАО «Мария» К.П. Бауэр 30.01.2005
РЕЗЮМЕ Ф.И.О.: Филькина Елена Геннадьевна АДРЕС: ул. Ломоносова, д. 45, кв.5, Москва, 127322 ТЕЛЕФОН: 555 55 55 ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 27.07.1975 г., Москва ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Замужем, имею сына ЦЕЛЬ: Получение должности секретаря-стенографистки. ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: согласно штатному расписанию. ОБРАЗОВАНИЕ: 1994-1998 – Московский государственный институт финансов и права по специальности ФИНАНСЫ И КРЕДИТ с присвоение квалификации финансист, 1992-1994 – Московский техникум отраслевых технологий и финансов по специальности Финансирование в строительном комплексе с присвоением квалификации ФИНАНСИСТ. По окончании техникума свидетельство о присвоении квалификации ОПЕРАТОР ЭВМ и БУХГАЛТЕР МАЛОГО ПРЕПРИЯТИЯ. ОПЫТ РАБОТЫ: С 2000 г. – секретарь в ООО «Фаворит» (выполняла все необходимые работы по делопроизводству). ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми графическими редакторами в средствах DOS WINDOWS, FOTOSHOP, COREL DRAW. Свободно владею английским и французским языком. По требованию могу представить необходимые рекомендации. Е.Г. Филькина ЗАРЕГИСТРИРОВАН УТВЕРЖДЕН Администрацией Ленинского Собранием участников района г. Москвы Протокол №1 « » _ от 14.11.1995 Регистрационный № А.П. Федоров
УСТАВ
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «МАРИЯ»
ОАО «МАРИЯ»

г. Москва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Открытое акционерное общество "Мария", именуемое в дальнейшем "Общество", создано в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", Гражданским кодексом РФ и иным действующим законодательством.
2. ФУНКЦИИ 2.1. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. 2.2. Предметом деятельности Общества является: - изготовление офисной мебели; - изготовление мягкой мебели; - изготовление мебели для гостиниц, ресторанов, кафе; - изготовление мебели для конференц-залов, кино- и театральных залов, аудиторий ученых заведений. Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии).
3. Основные положения об обществе 3.1. Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. 3.2. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков в пределах стоимости принадлежащих им акций.
4. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ 4.1. Уставный капитал Общества определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, и составляет 5369852 (пять миллионов триста шестьдесят девять тысяч восемьсот пятьдесят два) рубля.
5. ИМУЩЕСТВО, ФОНДЫ, УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 5.1. В Обществе создается резервный фонд в размере 5% от Уставного капитала Общества. Резервный фонд Общества формируется путем обязательных ежегодных отчислений до достижения им размера, установленного Уставом Общества.
6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АКЦИОНЕРОВ. РЕЕСТР АКЦИОНЕРОВ 6.1. Каждая обыкновенная акция предоставляет ее владельцу - акционеру одинаковый объем прав. 6.2. Акция не предоставляет права голоса до момента ее полной оплаты, если иное не установлено законом. 6.3. Акционер имеет право: - участвовать в управлении делами Общества, в том числе участвовать в Общих собраниях лично или через представителя, избирать и быть избранным на выборные должности в Обществе; 6.4. Акционер обязан: - оплатить приобретаемые им акции в сроки и в порядке, установленные настоящим Уставом и действующим законодательством. Общее собрание вправе начислять акционеру дивиденды лишь с момента полной оплаты стоимости всех заявленных акций;
7. УПРАВЛЕНИЕ ОБЩЕСТВОМ. ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ АКЦИОНЕРОВ 7.1. Высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. Один раз в год Общество проводит годовое Общее собрание акционеров. Проводимые помимо годового Общие собрания акционеров являются внеочередными. Исполнительным органом Общества является Генеральный директор Общества.
7.2. Годовое Общее собрание акционеров должно быть проведено в период с 1 марта по 30 июня в год, следующий за отчетным финансовым годом.
8. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР 8.1. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом Общества - Генеральным директором. Исполнительные органы подотчетны Общему собранию акционеров.

9. КОНТРОЛЬ НАД ФИНАНСОВО - ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ 9.1. Для осуществления контроля над финансово – хозяйственной деятельностью Общее собрание акционеров избирает Ревизионную комиссию (Ревизора). Срок полномочий Ревизионной комиссии (Ревизора) - 1 (один) год.
10. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ 10.1. Часть чистой прибыли, подлежащей распределению, распределяется пропорционально количеству акций, которыми владеет акционер.
11. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ 11.1. Общество может быть добровольно реорганизовано в порядке, предусмотренном Федеральным законом "Об акционерных обществах". Другие основания и порядок реорганизации Общества определяются Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. 11.2. Общество может быть ликвидировано добровольно либо по решению суда по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ. Д.А. Единак В.П. Попов И.Г. Черных А.М. Шалатонов ОАО «Мария» УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор Д.А. Единак 04.08.2005 №57 04.08.2005 Секретаря-стенографистки
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-стенографистка непосредственно подчиняется руководителю предприятия. 1.2. Секретарь-стенографистка руководствуется в своей работе настоящей должностной инструкцией. 1.3. На должность секретаря-стенографистки назначаются лица с общим средним образованием и специальной подготовкой по установленной программе.
2. ОБЯЗАННОСТИ 2.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия и его подразделений. 2.2. Принимать, передавать телефонограммы, записывать и доводить до сведения руководителя принятые сообщения, организовывать телефонные переговоры. 2.3. Получать от подразделений или исполнителей необходимую руководителю информацию, вызывать по его поручению работников. 2.4. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность, сдавать в установленные сроки в архив. 2.5. Выполнять все необходимые работы по делопроизводству, принимать корреспонденцию, систематизировать ее, передавать ее после рассмотрения руководителем в подразделения или непосредственно исполнителям, следить за сроками выполнения поручений руководителя. 2.6. Обеспечивать рабочее место канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. 2.7. Принимать документы на подпись руководителем и личные заявления работников. 2.8. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения дел, обеспечивать их сохранность, сдавать в установленные сроки в архив. 2.9. использовать средства оргтехники.
3. ПРАВА 3.1. Докладывать руководителю о всех выявленных недостатках в переделах своей компетенции. 3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-стенографистка несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на нее должностной инструкцией обязанностей. Начальник отдела кадров К.П. Бауэр ОАО «Мария» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Д.А. Единак Структура и штатная 04.08.2005 численность 04.08.2005 Москва Аппарата предприятия
Наименование структурных подразделений и должностей
Штатная численность Дирекция: Генеральный директор Заместитель генерального директора
5
1
4 Приемная генерального директора: Секретарь руководителя Секретарь-стенографистка
6
1
3 Бухгалтерия: Главный бухгалтер Помощник главного бухгалтера Бухгалтер
7
1
1
5 Отдел кадров: Начальник Заместитель начальника Инспектор по кадрам
7
1
1
5 Отдел маркетинга: Начальник Заместитель начальника Старший менеджер Менеджер
11
1
1
2
7 Цеха: Начальник цеха Бригадир Рабочие
214
8
24
182 Начальник отдела кадров К.П. Бауэр Главный бухгалтер В.Ю. Иванова 03.08.2005 ОАО «Мария» УТВЕРЖДАЮ штат в количестве ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ единиц с месячным фондом заработной платы 05.12.1999 рублей Генеральный директор Москва Д.А. Единак 06.12.1999 Аппарата предприятия на 2000 год
Код наименования структурного подразделения
Код и наименование должности
Количество штатных единиц
Должност
ные оклады
Надбавки
Месяч-ный фонд заработной платы
Примеча-ние
Персональные
Прочие
1
2
3
4
5
6
7
8 01. Дирекция 01.01. Генеральный директор
1
15000
15000 01. Дирекция 01.02. Заместитель генерального директора
4
10000
10000 02. Приемная 02.01. Секретарь руководителя
1
2895
2895 02. Приемная 02.02. Секретарь-стенографистка
3
2385
2385 03. Бухгалтерия 03.01. Главный бухгалтер
1
3700
3700 03. Бухгалтерия 03.02. Помощник гл. бухгалтера
1
3000
3000 03. Бухгалтерия 03.03. Бухгалтер
5
2980
2980 Начальник отдела кадров К.П. Бауэр 05.12.1999 Главный бухгалтер В.Ю. Иванова 05.12.1999 Отдел маркетинга Генеральному директору
ОАО «Мария» ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Д.А. Единак 12.04.2005 Москва О переводе на должность В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнение и отделов происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести старшего менеджера М.В. Силаеву из отдела маркетинга в финансовый отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание. Начальник отдела маркетинга А.В. Петинов
Характеристика и классификация документов

Организационные документы

Инструкции
Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкция должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое его разрабатывало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Устав
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления. Хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать: Ø Наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; Ø Местонахождение (почтовый адрес); Ø Предмет и цель деятельности; Ø Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.п.); Ø Порядок распределения прибыли; Ø Порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности; Ø Органы управления (внутренняя организационная структура).
Структура и штатная численность Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Штатное расписание Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.
Распорядительные документы
В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначено для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально). Федеральные органы исполнительной власти РФ издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции. Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения, распоряжения. Администрация учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию. Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям. Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссией, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме. Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов: Ø изучение управленческого вопроса; Ø подготовка проекта распорядительного документа;
Ø согласование документа; Ø подписание документа. Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим правилам
Приказ
Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения. Приказ оформляется на бланке, Где указаны название данного учреждения, его вышестоящего органа, вид документа, место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительно. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться. Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируются различными по характеру исполнения действия. Каждый пункт распордительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.) Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением. В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
Указание Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов. Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр, как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов, а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».
Распоряжение Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов. Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей. По составу реквизитов и их расположение распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Протокол Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Текст протокола включает вводную и основную части. В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указываются цифрой их общее количество.
В водную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Выписка из протокола представляет собой точную копи. Части подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Информационно-справочные документы К ним относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Докладная записка Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, тол считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. (с указанием должности, фамилии инициалов). Пописывает внутреннюю докладную записку составитель.
Объяснительная записка Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки)). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых и вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.
Справки Справки – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебные и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.
Письмо Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов. Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения).
К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные детали и общие места. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии.

Документы по личному составу Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности, аккуратности и ответственности при их оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Трудовой договор (контракт)
Трудовой договор (контракт) - это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель (физическое или юридическое лицо). Согласно трудовому договору работник обязуются выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет, на время выполнения определенной работы. Срочный контракт заключается в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок: с учетом характера предстоящей работы; с учетом условий ее выполнения; с учетом интересов работника; в случае ее выполнения; с учетом интересов работника; в случаях, непосредственно предусмотренных законом. При заключении контракта на время выполнения определенной работы необходимо указать, какая именно работа должна быть выполнена. Контракт оформляют в двух экземплярах, заверяют подписями двух сторон и печатью организации-работодателя. Хранятся по одному экземпляру у каждой из сторон. При наличии приказов по личному составу контракты хранят в течение пяти лет после увольнения работника. Если приказы по личному составу отсутствуют, то контракты хранят после увольнения работника 75 лет минус возраст работника на момент увольнения.
Приказ по личному составу Приказами по личному составу оформляют назначения, прием на работу, перемещение, предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д. Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (личный состав) или «к» (кадры). Заключение трудового договора с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагают причины издания приказа. Эта часть может отсутствовать, если причины очевидны. Распорядительная часть начинается словами «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т.д. Каждое слово оформляют на отдельной строке заглавными буквами. На следующей строке с абзацного отступа оформляют пункт приказа. Каждый пункт начинается с указания фамилии, имени и отчества работника (полностью). Далее указывают следующие сведения: Ø в приказах о приеме на работу: вид приема, на какую должность принимается работник, в какое структурное подразделение, вид оплаты труда; дату приема; Ø в приказах о переводе на другую работу: прежнюю должность, новую должность и структурное подразделение, вид перевода, оплате труда, дату перевода; Ø в приказах о предоставлении отпуска: должность, структурное подразделение, вид отпуска, количество дней отпуска, дату начала и окончания; Ø в приказах об увольнении: должность, структурное подразделение, вид увольнения, дату, дают ссылку на статью КЗоТ, на основании которой производилось увольнение. После каждого пункта приказа по личному составу оформляется основание для его составления. Это может быть заявление работника, трудовой контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения и т.д. В сложных приказах рекомендуется придерживаться следующего порядка расположения пунктов: назначение, прием, перевод, увольнение, командирование, предоставление отпусков, изменение фамилий. Проекты приказов по л/с визируются юрисконсультом, должностным лицом, ответственным за работу с кадрами, руководителями структурных подразделений. Ниже виз проставляется отметка об ознакомлении с приказом самим работником.
Резюме Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве, как правило, в негосударственное предприятие, чаще всего в инофирму. Резюме содержит: название вида документа: дату; указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись. Текст резюме состоит из следующих разделов: Ø персональные данные; Ø цель трудоустройства; Ø образование; Ø опыт работы; Ø дополнительная информация; Ø рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Доверенности Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или граждан. По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: - официальные, выданные предприятием; - личные, выданные гражданином (физическим лицом). ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОВЕРЕННОСТИ выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, юридический адрес предприятия, название вида документа, дату, номер, текст, подписи должностных лиц, печать предприятия. В тексте доверенности указываются следующие данные: должность и паспортные данные доверенного лица, организация, в которой производятся действия по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. ЛИЧНЫЕ ДОВЕРЕННОСТИ выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и степендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Эти доверенности нотариального заверения не требуют. Личные доверенности должны иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности), подпись и расшифровку подписи доверителя, печать организации, в которой доверитель работает, учится, или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.
Доверенность выдается, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действий в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи. Доверенности хранятся 3 года.
Производственный отдел Генеральному директору ОАО «Мария» Д.А. Единак ОБЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 12.01.2004 Сводный отчет об установки нового оборудования для производства мягкой мебели за 2003 год не был представлен в указанный срок в связи с отсутствия подтверждения от двух цехов. Начальник отдела М.Ю. Морозов УВД г. Москвы ОАО «Мария» ГИБДД ул. Соколова, д.6, г. Москва, 127459 Телефон 3569854 06.07.2005 №28-15/112 На № _ О техническом осмотре Сообщаем, что 28.07.2005 проводится технический осмотр автомашин, принадлежащих вашей организации. Для проведения технического осмотра необходимо предъявить технические паспорта и квитанции об уплате установленного годового сбора. Так же необходимо заполнить формы бланков №1 и №2. Приложения: 1. Бланки формы №1 на 2 л. в 1 экз. 2. Бланки формы №2 на 1 л. в 2 экз. Начальник М.Ю. Галаев Семикозов Виталий Валерьевич 121 34 58 ОАО

Директору фирмы
«ПОКРОВСК
Н.К. Сидорову
ул. Посадского, д.45, Саратов, 410054 «МАРИЯ Ул. Дзержинского, д.143, Москва, 127568 тел. 457 68 96 12.02.05 №24/10-58 На № 69/21 от 05.02.05 Об отправке бандероли Направляем интересующую Вас документацию заказной бандеролью. Просим Вас сообщить нам о получении бандероли. С уважение Генеральный директор К.П. Единак ОАО «Мария» Детский сад №6 СПРАВКА 10.08.2005 №36 г. Москва Филькина Елена Геннадьевна работает секретарем-стенографисткой в отделе маркетинга с окладом 2967 (две тысячи девятьсот шестьдесят семь) рублей. Дана для предоставления в детский сад №6. Генеральный директор Д.А. Единак Главный бухгалтер В.Ю. Иванова

ОАО «Мария»
ПРИКАЗ
25.12.2004 №37
г. Москва
Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в праздничные дни В соответствии с приказом министра от 04.12.2004 №121 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период новогодних праздников» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную уборку территории фабрики и перевести в склад №5 воспламеняющиеся предметы к 29.12.2004. 2. Директору фабрики Иванову Л.С. обеспечить проверку состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечит отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 14 часов 30.12.2004. 3. Начальнику отдела кадров Бауэр К.П. 29.12.2004 к 17.00 представить в приемную генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории фабрики в праздничные дни. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по материальному обеспечению Попова В.П. Генеральный директор Д.А. Единак Зам. генерального директора В.П. Попов 24.12.2004 Соловьева Елена Львовна 305 34 57 ОАО «Мария» УКАЗАНИЕ 30.11.2004 №55 Москва О графике ОАО «Мария» ПРОТОКОЛ 12.05.2005 №89 Совещания руководителей подразделений Председатель: А.П. Меринов Секретарь: И.Л. Меркина Присутствовали: К.П. Бауэр, В.Д. Синельников, Л.Д. Панкратова, Р.И. Фролова, С.А. Громов, М.Ю. Максимов, И.В. Безруков, П.В. Зубарев, Н.М. Гусев, И.И. Шляндин, А.М. Шалатонов, И.Г. Черных, И.А. Баранчикова, В.А. Кожедуб, С.А. Горюнова. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О проведении субботника. Доклад М.Ю. Максимова. СЛУШАЛИ: М.Ю. Максимова – В субботнике 1.06.2005 будут участвовать коллективы всех отделов, цехов. Их задача – уборка кабинетов, цехов и территории предприятия. Бригады рабочих возглавляют руководители отделов, цехов. Грузовой автотранспорт будет подан к 10.00; столовая и медпункт 1.06.2005 работают. Отметила, что рабочий инвентарь подготовлен и будет находиться на площадках у проходной и возле цехов. Начало работы – 9.00, окончание – 17.00. ВЫСТУПИЛИ: И.И. Шляндин – Предложил завершить субботник в 15.00, т.к. в 16.00 на городской площади будет проходить праздник, посвященный «Дню защиты детей» и многие родителя захотят на нем присутствовать с детьми. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Провести субботник 1.06.2005 с 9.00 до 15.00. Председатель А.П. Меринов Секретарь И.Л. Меркина ОАО «Мария» РАСПОРЯЖЕНИЕ 02.08.2005 №24 Москва О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием грузоподъемного лифта в главном корпусе ОБЯЗЫВАЮ 1. Провести ремонтные работы в главном корпусе Ответственный – начальник ремонтно-технической службы Каримов Р.Г. Срок исполнения – 12.02.06. 2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на заведующую главного корпуса Елисееву Е.И. Генеральный директор Д.А. Единак Зав. главным корпусом Е.И. Елисеева 30.07.2005 Маркин 956 25 41
Схема-макет документооборота


Входящий
Исходящий 2 экз 2 экз 1 экз

Внутренний
Заключение Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; «оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.
Список используемой литературы 1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 5- изд., перераб. И доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/д: изд-во «Феникс», 2003. – 320 с. 2. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Серия «Учебный курс». Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 320 с. 3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления); Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.