НОУ СПО
Челябинский юридический колледж
Контрольная работа по дисциплине " Делопроизводство"
Студент группы ЮЗ-01-10-10 Г.В. Гладков
Преподаватель Мурзина
Челябинск
2011
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Регистрация документов как процесссоздания банка данных о документах организации
2. Номенклатура дел
3. Должностная инструкция
4. Заключение
5. Список использованной литературы
Введение
Темаорганизации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большуюактуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успехлюбой организации.
Всовременных условиях для повышения эффективности управления необходимосовершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.
Организацияработы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организациюи культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессиональноведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
1. Регистрация документовкак процесс создания банка данных о документах организации
Организационно-правовые документы являются правовой основойдеятельности организации и содержат положения, основанные на нормахадминистративного права и обязательные для исполнения. Организационнаядеятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах,содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, еекомпетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений иработников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовыедокументы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченнымна это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации,коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директорови др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида иразновидности документа. Утверждаться организационные документы могутнепосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя(приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датойорганизационно-правового документа является дата его утверждения. С точки зрения срокадействия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: онидействуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляетштатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мереизменения характера деятельности учреждения и организации труда ворганизационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чегоруководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). Вслучае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новыеорганизационно-правовые документы. Текст большинстваорганизационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственныезаголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовкиорганизационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедурусогласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами,юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или однимиз заместителей, курирующим соответствующее направление деятельностиорганизации. К организационно-правовым документам относятся устав,учредительный договор, положение об организации, положение о структурномподразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации,регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Организационно-правовыедокументы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общембланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитамиявляются следующие, а именно: наименование организации (также указываетсянаименование подразделения, если документ утверждается руководителемподразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок ктексту, подпись, гриф утверждения. Распорядительныедокументы это документы, в которых фиксируются решения административных иорганизационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют икоординируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализациюпоставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера исодержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и другихфакторов руководство любой организации наделяется правом осуществлятьисполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издаватьраспорядительные документы .
2. Номенклатура дел
/>Ин-декс дела Заголовок дела
Кол-во
ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечания 01-Канцелярия 01-01 Номенклатура дел организации
Пост.
Ст.67 01-02 Организационные документы (устав, учредительные документы и др.)
Пост.
ст.13, ст.14, ст.30 01-03 Положение о структурных подразделениях Пост. ст.16 01-04 Приказы генерального директора по основной деятельности Пост. Ст.6а 01-05 Переписка с управой района «Ларино-Садовники» по основным вопросам деятельности
5л. ЭПК
ст. 12 01-06 Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы)
5л. ЭПК
ст. 56 В случае неоднократного обращения 5л. После последнего рассмотрения
02-Управление по персоналу
02/1-Отдел кадров 02/1-01 Должностные инструкции сотрудников
Пост.
Ст.35 02/1-02 Штатные расстановки
70 лет
ст.34 02/1-03 Приказы генерального директора по личному составу (приём, перевод, увольнение)
75 лет ЭПК
Ст.66 02/1-04 Приказы генерального директора по предоставлению отпусков, дежурствах и командировках
5л.
Ст.66 02/1-05 Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии
До минования надобности
Ст.6а 02/2-Отдел труда и заработной платы
/>
3. Должностная инструкция
/>
I. Общие положения
-степень самостоятельности работника при выполнении должностныхобязанностей;
-ответственность за принимаемые решения;
-отношение к работе;
-эффективность и качество труда;
-профессиональные знания;
-опыт практической деятельности, определяемый стажем работы поспециальности;
-другие факторы.
II. Должностные обязанности
-чинить при любых погодных условиях, выходящие из строя механизмы;
-выполнять распоряжения руководителя.
III. Права
— Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурногоподразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения);
-Участвоватьв обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;
-Вносить нарассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложенияпо улучшению деятельности организации (структурного подразделения) исовершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельностиструктурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельностиорганизации (структурного подразделения) недостатков;
-Осуществлятьвзаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;
-Запрашиватьлично или по поручению руководителя организации информацию и документы,необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
-Привлекатьспециалистов всех структурных подразделений к решению задач; требовать отруководителя организации оказания содействия в исполнении должностныхобязанностей.
IV. Ответственность
-отвечает за «хамство»;
-отвечает занесвоевременное исполнение распоряжений;
-отвечает занарушение отчётов.
Должностнаяинструкция разработана в соответствии с отделоморганизации и оплаты труда
/>
Заключение
Документ,как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутреннейорганизации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействиеих частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений,служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а такжематериалом для справочно-поисковой работы.
Крометого, документирование во многих случаях является обязательным, предписываетсязаконом и актами государственного управления, поэтому оно является одним изсредств укрепления законности и контроля.
Список использованной литературы
регистрация документ номенклатура должностнойинструкция
1. Андреева В.И.Делопроизводство. М.: АО «Бизнесшкола „ИнтелСинтез“. Изданиевторое. 2004
2. Андреева В.И., БатюкС.Н. Инструкция по документационному обеспечению организации. М.: АО»Технолюкс2". 2002
3. Ермакова И.Н. АртемовО. Ю. Фирма: Управление. Кадры. Документы. М.: АтлантЦентр. 2003.
4. Кузнецова Т.В. ЛосевВ.И. Управленческая документация: Учебное пособие. М.: Экономика 2005.
5. Фельзер А.Б. МиссерманМ.А. Делопроизводство: Справочное пособие. Киев: Высшая школа 2003.