--PAGE_BREAK--Унифицированные системы документации
Унификация — сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:
1.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
· документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
· документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
· документация по распорядительной деятельности организации;
· документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
· документация по приему на работу;
· документация по переводу на другую работу;
· документация по увольнению с работы;
· документация по оформлению отпусков;
· документация по оформлению поощрений;
· документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях — сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.
УС состоит из 3 подсистем:
· по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
· кадровой документации;
· автоматизированного контроля исполнения документов.
УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.
Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.
2.
Унифицированная система банковской документации:
· платежная документация по безналичным расчетам через банки;
· документация по кредитным операциям банков;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
· выходная документация банков;
· документация по депозитарным операциям банков;
· платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
· выходная документация банков — внутрибанковские формы документов;
· документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
· документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
· бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.
3.
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
· финансовая документация;
· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
4.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
· документация по статистике труда;
· документация по статистике материальных ресурсов;
· документация по статистике финансов;
· документация по социальной статистике;
· документация по статистике промышленности;
· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
· документация по статистике капитального строительства;
· документация по статистике внешнеэкономических связей;
· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
· документация по статистике транспорта и связи;
· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.
5.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
· отчетная бухгалтерская документация;
· регистры бухгалтерского учета;
· первичная учетная документация.
6.
Унифицированная система документации по труду:
· документация по состоянию рынка труда;
· документация по трудовым отношениям;
· документация по повышению квалификации работников органов по труду;
· документация по охране труда;
· документация по минимальным потребительским бюджетам;
· документация по обращениям в органы по труду.
7.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
· документация по учету и распределению средств;
· документация по планово-экономической деятельности;
· документация по контрольно-проверочной деятельности.
8.
Унифицированная система внешнеторговой документации.
· оперативно-коммерческая документация;
· товаросопроводительная документация;
· расчетная внешнеторговая документация;
· документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
· транспортная внешнеторговая документация;
· экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом «Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления» РД 50-61 — 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация — это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
продолжение
--PAGE_BREAK--