ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ
___________________________________________________
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема: Виды служебных документов, использующихся в деятельности органов УИС.
Выполнил:_________________________________________________________
(Ф.И.О., факультет, курс, № группы)
Проверил: _____________________________________________________
(Ф.И.О., ученая степень, ученое звание, специальное звание)
Оценка: ___________________
__________________________
(подпись)
Пермь 2011
СОДЕРЖАНИЕ
Введение_4
Общие понятия_5
План_5
Отчет_5
Доклад_6
Донесение_7
Протокол_7
Акт_11
Докладная записка_12
Обзор_13
Служебное письмо_13
Справка_15
Заключение_15
Рапорт (заявление)_16
Предписание_17
Заключние_18
Список литературы_19
ВВЕДЕНИЕ
Показателем современной деловой культуры и высокого профессионализма сотрудников учреждений и органов ФСИН России является компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков работы с документами, понимание их роли в системе управления, грамотная организация работы с конфиденциальными сведениями (информацией).
Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений — залог высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур, доверия к ним со стороны граждан1. Ведь делопроизводство – это не просто техническая работа по учету, своевременному докладу документов начальнику и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения управленческого труда. Делопроизводство представляет собой «нервную» систему управленческого «организма», оно интегрирует и превращает в единое органическое целое процесс разработки, оформления в соответствии с установленными стандартами, учета, прохождения документов и контроля исполнения намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в соответствующие сроки бумаг, а также поисково-справочные, информационно-аналитические работы и отчетные процедуры.
Главная цель данной контрольной работы, заключается в том, чтобы как можно более точно и полно раскрыть все виды документов используемые в деятельности УИС.
От этого зависит профессиональная деятельность каждого сотрудника УИС, контрольная работа направлена на то, что бы в полной мере понять, как правильно нужно оформлять документацию, для чего служит тот или иной документ, какой вид они имеют, и для чего служат.
1. Общие понятия
В учреждениях и органах уголовно — исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации в основном применяются следующие служебные документы: нормативные правовые акты, планы, отчеты, оклады, донесения, протоколы, акты, докладные записки, обзоры, служебные письма, справки, заключения, рапорта (заявления) и другие документы, предусмотренные законодательными правовыми актами.
2. План
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятии, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей. План – основной планирующий документ любого учреждения и органа управления, структурного подразделения иди конкретного лица, в котором предусматриваются все основные мероприятия на перспективу, определенный или конкретный период, и составляется на обычных стандартных листах формата А4.
Все планы обязательно подписываются и утверждаются. План учреждения визируется у всех курирующих заместителей руководителя учреждения, а при составлении совместного с другим учреждением (организацией), кроме того, согласовывается с его руководителем.
В планах напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка или справка о выполнении (не выполнении, переносе срока исполнения).
3. Отчет
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении приказа, распоряжения, плана, задания, проведенных мероприятиях, представляемый
по команде вышестоящему должностному лицу. Отчет также может быть и в устной форме.
Отчет составляется в целом за учреждение или отдельное направление его служебной деятельности, а также от имени конкретного лица (группы), имеет заголовок к тексту, например: «О результатах набора в Пермский институт Федеральной службы исполнения наказаний Российской Федерации», «О результатах работы с письмами и обращениями граждан» и т.п. и обязательно подписывается.
При направлении отчета в вышестоящий орган управления используется бланк Учреждения формата А4 или же формализованный бланк по конкретному направлению деятельности (стат — отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности) с угловым штампом. При направлении отчета непосредственному руководителю используется обычный стандартный лист бумаги формата А4.
Отчет по своему содержанию должен быть конкретным, полным, понятным. При необходимости в отчете указываются постановочные вопросы, которые могут оказать положительное воздействие на деятельность учреждения.
4. Доклад
Доклад – изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Доклад – одна из форм отчета о положении дел в целом за учреждение или отдельного направления его деятельности, факта, события, выполнении распорядительного документа, его пункта (пунктов).
Доклады излагаются как в устной, так и в письменной формах, а также заслушиваются по команде, на служебных и оперативных совещаниях, коллегиях.
Для подготовки доклада в письменной форме используется обычный стандартный лист бумаги формата А4.
5. Донесение
Донесение – письменное сообщение по служебным вопросам, направляемое должностным лицом вышестоящему должностному лицу или органу управления.
Донесение составляется, как правило, по какому-либо отдельному факту, событию или выполнению распорядительного документа, акта (справки) работы комиссии вышестоящего органа управления, имеет заголовок к тексту и составляется на бланках учреждения или на обычных стандартных листах формата А4. При необходимости к донесению приобщаются приложения (видео–аудиокассеты, фотографии, предметы и т.д.).
6. Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиального органа.
Протоколы могут быть трех видов:
-краткие – записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятое решение;
— полные – содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступления докладчиков и участников;
— стенографические – весь ход заседания записывается дословно.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями учреждения и другими учреждениями, на
которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений – исполнителей. Обязанность ведения записей во время заседаний, сбора материалов и подготовки текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело коллегиального органа вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или председательствующий. Секретарь.
После слова «присутствовали» указываются фамилии и инициалы всех присутствовавших на заседании сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает список присутствовавших, то во вводной части протокола указывается только их общее количество.
Повестка дня. Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги
голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов (протоколы заседаний комиссий, коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.).
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным подразделениям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок
из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью секретариата, также как и копии.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке учреждения формата А4 и имеют следующие реквизиты:
— Наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
— Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
— Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
— Дата и номер протокола оформляются цифровым или словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), специальное звание, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности и специального звания печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки специального звания без пробела между
инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
7. Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами, специально на это уполномоченными, в подтверждении каких-либо фактов, событий, имеющих юридическое значение, и подлежащий утверждению должностным лицом в пределах его полномочий. Акты составляются по результатам работы комиссий, приема-передачи дел и должности, инвентаризаций и др. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Акты внутреннего характера оформляются на чистом листе бумаги формата А4 (210х297 мм), совместные с другими учреждениями – на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание активируемого факта или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта излагается:
— основание (указывается распорядительный документ):
— состав комиссии (указываются наименование комиссии, должности, специальные звания и фамилии лиц, составивших акт).
Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном
порядке – фамилии членов комиссии; – присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие лица, то указываются их должности, специальные звания, инициалы и фамилии).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены, например:
Составлен в трех экземплярах:
— 1-й экземпляр – в дело (указывается номер дела),
— 2-й экземпляр – направлен (наименование структурного под_
разделения или учреждения),
— 3-й экземпляр – направлен (наименование органа или учреж_
дения).
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении или
присутствовавшие при этом. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящим органом управления.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе – приложении. В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действии, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.
Акт является основанием для издания администрацией соответствующих распорядительных документов. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под расписку всех упомянутых в нем лиц.
8. Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководителю или вышестоящему органу управления, с выводами и предложениями по какому-либо вопросу. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой
части (вводной) указываются факты, и проводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.
Докладная записка имеет дату. Заголовок к тексту подписывается тем лицом, от имени которого она составляется. Является документом внутреннего обращения. Для оформления докладной записки используется
обычный стандартный лист бумаги формата А4.
9. Обзор
Обзор – документ, являющийся разновидностью справки, и составляется в целях информирования, как подведомственных учреждений, так и других организаций о положении дел на определенном участке работы, итогах деятельности за конкретный период времени.
Особенностью обзора как документа является то, что в начале его излагаются основания составления, результаты анализа и приводятся примеры в качестве иллюстрации аргументов. В обзорах могут быть определены постановочные вопросы в распорядительной форме и сроки их исполнения, намечаемые мероприятия и ответственные лица.
Обзор составляется вышестоящим органом управления на соответствующем бланке учреждения по одному из направлений служебной деятельности и подписывается его руководителем.
10. Служебное письмо
Служебное письмо – документ, используемый для оперативной связи между учреждениями. По своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение, предписание) либо ответным.
Служебные письма учреждений готовятся:
— как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, Главного управления исполнения наказаний
Министерства юстиции Российской Федерации, территориального органа УИС Минюста России;
— как исполнение поручений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящихся к компетенции ГУИН Минюста России;
— как сопроводительные письма к проектам документов, отзывы и заключения на законодательные и иные нормативные правовые акты;
— как ответы на запросы различных министерств и ведомств, организаций и частных лиц;
— как инициативные письма по вопросам компетенции учреждения;
— по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждений.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Проекты служебных писем оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией и печатаются на стандартных бланках установленной формы.
Текст, служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (Управление исполнения наказаний Минюста России по Пермскому краю представляет..., или вносит… и т.п.) или от 1-го лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.).
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу...», «Направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый Иван Петрович! или «Глубокоуважаемый ...», если обращение направлено к Президенту Российской Федерации.
11. Справка
Справка – документ описательного характера, составляемый в целях служебной информации. Составляется по указанию должностного лица или запросу вышестоящего органа.
Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, например: «О состоянии служебной подготовки», «О результатах проверки» и т.п. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц. Документ, направляемый вышестоящему органу управления, подписывается руководителем учреждения, а предназначенный вышестоящему должностному лицу внутри этого учреждения – составителем.
12. Заключение
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу нескольких лиц (членов комиссии). Печатается на стандартном листе бумаги. В заголовке к тексту следует указывать название документа или вопроса, на который подготовлено заключение.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во
второй – конкретные заключения, по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты. Заключение подписывается лицом, проводившим расследование или выяснение обстоятельств (причин), и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
13. Рапорт (заявление)
Рапорт (заявление) – документ, в котором фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о грубом нарушении общественного порядка, о происшествии среди личного состава, о предоставлении отпуска и т.п.). Выполняется на стандартном листе бумаги, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.
Слово «Р а п о р т» (3 а я в л е н и е) пишется с заглавной буквы
и в разрядку, точка в конце не ставится, например:
Начальнику отдела кадров
Пермского института ФСИН России
подполковнику внутренней службы
А.Ю. Гагарин
Р а п о р т
Прошу предоставить мне краткосрочный отпуск с выездом в город N.
Необходимость в отпуске вызвана (указываются аргументы).
Должность
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
дата
14. Предписание
Предписание – это документ, выдаваемый начальником учреждения подчиненным сотрудникам для удостоверения предоставленных им служебных нрав и возложенных на них обязанностей но отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.).
Предписание оформляется на листах формата А4 или А5 с угловым
штампом и гербовой печатью учреждения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении хотелось бы добавить следующее, что каждый документ по своей структуре сложен, требуется везде правильное оформление и аккуратность в создании документа. В контрольной работе описаны и даны понятия основных видов документов использующиеся в УИС, описаны их понятия, где они применяются.
Деятельность УИС широка, по этому, делопроизводство очень важно, умение и знание правильного оформления того или иного документа, а самое главное быстро, точно и в срок, имеет очень большое значение для огромного механизма УИС.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Делопроизводство. КузнецоваТ.В.-М.: Издательство Юнити. 2002.
Приказ ГУИН Минюста России № 242 от 17.12.2001 «Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации».
Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документаций. Требования к оформлению документов.-М.: ВНИИДАД, 1998.
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа, 1998
Приказ МВД РФ № 615 от 19.11.1996 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения».
Делопроизводство и режим секретности: Методические рекомендации для самостоятельной подготовки (очное обучение) / Пермская специальная средняя школа ФСИН РФ. Пермь 2005 г. 18 с.