ФЕДЕРАЛЬНОЕАГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФИЛИАЛ В Г.КАЛУГЕ
Тема: Электронныйдокумент и его место в делопроизводстве и архивном деле
Курсоваяработа по Информационному обеспечению управления
Калуга 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГОМЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1 Характеристика типов носителейэлектронного документа
1.2 Электронные технологии в делопроизводстве
1.3 Электронный документооборот ворганизации
ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ ВОБЛАСТИ АРХИВА
2.1 Автоматизированное НСА в архиве(описи)
2.2 Электронный архив Госбанка
2.3 Принципы архивного храненияэлектронных документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Электронный документ – это документ с записью звука илиинформации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность,а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, ана временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронныйжурнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями:изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Достижения последних лет в вычислительной технике,обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешноиспользовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малогои среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.
Раньше работа с документами требовала времени и большихтрудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ дажепри внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивови «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерныепрограммы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками,позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документоввнутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В зависимости от реализации, возможностей и назначениясистемы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделитьна три уровня:
1.Персональные системы (однопользовательские). Эти системынаиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия.Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
2.Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило,для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты внастройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования впервую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCOAutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, IntergraphWorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30одновременно работающими сотрудниками.
3.Системы масштабов предприятия. Такие системы построены вархитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server(что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так ина рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чемсистемы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать ихкак в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей странесистемы такого класса – на основе DOCSOpen. Производители САПР для UNIX-станцийтакже предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN,Intergraph AIM.
Для организации автоматизации делопроизводства необходимоосуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этогов организации должны быть следующие компоненты:
· средства для создания и обработки информации в электронной форме;
· средства для хранения данных – архив (сервер или несколькосерверов с необходимым для архивного копирования документов периферийнымоборудованием);
· система передачи данных между пользователями;
· средства для получения твердой копии архивных данных;
· собственно программное обеспечение автоматизации документооборотаи управления данными.
На данный момент в пользу делопроизводства на компьютереговорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускаетсямного литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальнуюинформацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимыепрограммы самостоятельно. Доступность информации способствует распространениюэлектронного делопроизводства и его популяризации.
В литературе по данному вопросу освещены положениясовременной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристиказаконодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующихработу с электронными документами.
Проблема электронныхтехнологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционныхусловиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадияхделопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, чтобольшинство автоматизированных систем делопроизводства являются именнотехнологиями в традиционной среде.
Проблема использованияэлектронного документооборота в сфере управления является исключительномногогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное вниманиепривлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации,подтверждения достоверности электронных документов. вместе с тем существует достаточнобольшой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанныхс информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использованияновых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не толькогипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлятьреальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированномуи электронному.
Федеральный закон «Обэлектронной цифровой подписи» определяет электронный документ как «документ», вкотором информация представлена в электронной цифровой форме».[1]
В настоящей работе автор поставил цель: проанализироватьпроблемы внедрения и перспективы развития электронногодокументооборота. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:
-охарактеризовать типыносителей электронных документов;
-проанализироватьнормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронногодокументооборота;
-определить назначение,цели и задачи системы СЭД;
-выявить ипроанализировать проблемы внедрения СЭД;
-определить перспективыразвития СЭД;
-разработать пути решенияпроблем, возникающих при внедрении СЭД.
-выявить проблемыфункционирования электронных технологий;
-охарактеризоватьэлектронный документ в организации (корпоративной);
-рассмотреть процесссоздания электронных описей в ГА РФ;
-рассмотреть принципыхранения электронных документов;
-рассмотреть процесссоздания электронного архива на примере ГАЗПРОМБАНК.
Данная тема курсовойработы в достаточной мере обеспечена источниками, литературой и позволяетполностью осветить поставленную проблему.
Структурирована работаследующим образом:
Во введении определяетсяактуальность темы, формулируется цель и задачи, путем решения которых онадостигается. Приводится основная нормативно-правовая база, использованнаяавтором при написании данной курсовой работы.
В первой главе«Электронный документ и его место в делопроизводстве» описывается значение,факторы повышения экономической эффективности электронного документооборота,дается характеристика.
Вторая глава «Электронныйдокумент в области архива» раскрывает необходимость внедрения электронногодокументооборота, показывает цели и задачи, решаемые системой электронногодокументооборота.
В заключении подводятсяитоги изучения организации электронного документооборота, по рассмотренным вработе вопросам дается оценка решения задач.
Приводится списокиспользованных при подготовке курсовой работы источников и литературы.
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ НОСИТЕЛЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
Электронные документы не привязаны жестко к определенномуносителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. Взависимости от используемого способа записи и считывания информации различаютмагнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.
К магнитным носителям информации относят магнитную ленту,магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).
Информация на магнитных документах записывается путемизменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.
Магнитная лента – носитель информации в виде лентыиз гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несетзвуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом.Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.
Магнитная карта – носитель информации в виде гибкойпластины с магнитным покрытием.
Магнитный диск – носитель информации в виде диска сферромагнитным покрытием для записи.
Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).
Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette)– это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Оншироко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации илипрограммного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается внакопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обменапрограммными продуктами и данными.
По диаметру носителя дискеты подразделяют на стандартные(диаметр 203 мм), мини-диски (диаметр 133 мм), микродиски (диаметр 89; 82,5;76,2 мм). В настоящее время большая часть информации распространяется намикродисках (стандартными для ПЭВМ являются микродиски с диаметром 89 мм).
Магнитные диски различаются также и по техническимхарактеристикам. Основное значение для пользователя имеет емкость диска, тоесть объем информации, который можно на нем хранить. Емкость дискет зависит отдвух параметров: площади используемой поверхности и допустимой для конкретнойконструкции дискеты плотности записи.
В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютерана другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делатьархивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.
Информация записывается и хранится на концентрическихдорожках, которые делятся на сектора.
Малое время доступа по методу произвольной выборки (менее1 сек) и большая скорость обмена данными с диском (250000 бит/сек) даютсущественные преимущества гибкого диска по сравнению с любыми ленточнымимагнитными носителями информации.
Жесткий магнитный диск (винчестер) – это круглаяплоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытогоферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации,используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутринего.
Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеютлучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации.Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалогапользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности поиспользованию баз данных, организации многозадачного режима работы,обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.
Различают два вида жестких магнитных дисков.
Жесткий диск (hard disk) – встроенный в накопитель(дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другиммагнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ являетсяневозможным.
Съемный жесткий диск (removable hard disk) – пакет магнитных дисков, заключенных в защитнуюоболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода насменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисковобеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.
Накопители на жестком диске отличаются друг от другапрежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователяхарактеристика жесткого диска – время доступа к информации.
Оптический документ относится к новейшим носителяминформации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения.Из всей массы документов он выделяется по способу документирования.
Оптический документ аккумулирует в себе преимуществаразличных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинствомданного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то естьвозможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида –звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ даетвозможность организации и хранения информации в виде баз данных на единомоптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность созданияинтегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базамданных.
Оптический документ – это интегральный вид документа,способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- ивидеофильмов, аудиозаписи и так далее, причем все это одновременно. Оннеобходим для длительного хранения больших массивов информации.
К оптическим документам относятся оптические диски ивидеодиски: компакт-диск, CD-ROM,DVD-диск и другие.
Преимущества оптических документов в сложившейся системетехнически кодированных документов приведены в таблице.Тип устройства Емкость, Мбайт Время поиска Гибкие диски 1,2-1,44 Сотни миллисекунд (мс) Винчестер 120-2000 10-20 мс Стримеры Несколько секунд CD-ROM 650 200-400 мс WORM 128-2500 От 35 мс
Оптический диск. Самым перспективным видомоптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования,является оптический диск – материальный носитель, на котором информациязаписывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. При этомформируются микроскопические углубления или ямки (питы), образующие всовокупности спиральные или кольцевые дорожки с записью звука (оптическиеаудиодиски), изображения (оптические видеодиски) или различной текстовойинформации. Плотность записи свыше 108 бит/см2.
Оптический диск – это оптический (лазерный) носительинформации диаметром 8-12 см (4,5”), толщиной – 1,2 мм.
Первые оптические диски начали появляться еще в первойполовине 50-х годов (СОМ – computer output microfilm– компьютер, производящий микрофильм). В 1962 г. в США были осуществлены первыеразработки в области оптических дисков, которые начали внедряться в промышленностьв начале 1970-х годов. Однако широкое промышленное производство обоих видовоптических дисков (компактные и цифровые) началось только в 1980-е годы ипродолжается по сей день. Первое поколение цифровых оптических дисков появилосьв 1983 г. Один диск содержал от 25 до 50 тыс. страниц текста формата А4 вфаксимильном виде. Последующее поколение дисков, разработанных в 1985 г., вмещаетдо 1 млн страниц текста. В настоящее время известно свыше десяткаразновидностей таких дисков.
Диаметр оптического диска чаще всего 305 мм. Информациюзаписывают в кодированной форме (двоичный код). Емкость диска зависит оттехнологии записи и может составлять 10000, 25000 или 40000 страниц формата А4.И это при том условии, что поверхность диска используется для записи информациилишь на 60-70%.
Объектами хранения на оптических дисках могут быть:энциклопедические, научно-технические, отраслевые справочники и словари,нормативно-справочные базы данных, аудиовизуальные учебные пособия, наборы обучающихи игровых программ и другие документы. Сейчас на дисках различных модификацийвыпускается свыше 600 изданий. Половину из них составляют библиографическиеуказатели и ежегодники. Полнотекстовые документы, то есть книги, журналы и т.д., составляют до 20% изданий на лазерных дисках. Наиболее перспективнаяотрасль применения дисков – автоматизированные информационные поисковыесистемы.
По емкости носителя информации диски делятся на три вида:
· большой емкости (свыше 2´109 байт) – для использования в качестве архивовданных, проходящих через ЭВМ;
· средней емкости (7´108 — 2´109байт) – для хранения текстовой и изобразительной информации;
· компактные диски (емкость до 7´108 байт) – для микро-ЭВМ.
В зависимости от возможности использования для записи исчитывания диски делятся на два вида. Это накопители, предназначенные длязаписи информации непосредственно пользователем и ее хранения, — WORM (Write Once Read Many), и накопители, рассчитанныетолько на чтение информации, — CD-ROM(Compact Disk Read Only Memory –компакт-диск, только для чтения). Накопители WORMподразделяются на устройства с однократной записью и переписываемые компакт-диски– CD-R (CD-Recordable), на которые информация может быть записана исчитана самим пользователем с помощью специального дисковода. С 1999 годаначато производство DVD-дисков.
Внедрение оптической технологии вдокументно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры враспространении, хранении, использовании документной информации.
Аудио компакт-диск – это оптический диск спостоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией,записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность),компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствамикомпакт-диска.
Первые музыкальные оптические компакт-диски были выпущеныв 1982 г. Пластина имеет диаметр 120 мм, толщину 1,2 мм и массу 10 г, длительность звучания – 1 час. К концу 1987 г. в мире было выпущено уже около 30 млн. лазерных проигрывателей и более 450 млн. компакт-дисков с музыкальнымипроизведениями.
Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисковпослужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации,то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую,видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работатьлишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификацияопределяла уже как логический, так и файловый форматы диска.
Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски,соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандартопределяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д.Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящеевремя.
Благодаря своим малым размерам, большой емкости,надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.
CD-ROM– наиболее распространенный вид оптических дисков для использования вперсональных компьютерах.
CD-ROM –компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтениязначительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютернуюинформацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ.
CD-ROM появились в 1985 г. на рынке баз данных ипредставляют собой отпечатанную из пластмассы круглую пластину.
На один CD-ROM можно вместить 150 тыс. страниц текста, чторавно 17 библиям. Емкость такого диска, при малом размере, равная 650 Мбайт,эквивалентна емкости около 450 трехдюймовых дискет.
CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то естьинтерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводитьоперации с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информацияобычно представляется в виде комплекса: графика – меню – гипертекст (инструментпоследовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужнойинформации).
CD-ROM по своей конструкции, внешнему виду и физическим параметрампочти идентичен аудио компакт-диску. Принципиально одинаковы устройства длясчитывания информации с компакт-диска и CD-ROM. Различия состоят только в том, что используютсяразличные способы преобразования сигнала в отображаемую информацию. Считывающееустройство компьютера работает как с CD-ROM, так и с аудио компакт-диском.
Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими игибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROMявляется то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзязаписать на носитель непосредственно с компьютера. Существует еще однаособенность CD-ROM. Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке,а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информациизамедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитногодиска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Дляжестких магнитных дисков среднее время доступа к информации и передача данныхприблизительно равно 35 м/сек, а для CD-ROM 350-500 м/сек.
Таким образом, существует несколько типов носителей ЭД, ккоторым относятся магнитный и оптический.1.2Электронные технологии в делопроизводстве
В Российской Федерации кчислу приоритетных задач относится правовое обоснование использованияэлектронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передачеэлектронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивноехранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству иВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует всоответствующих разработках.
Первым шагомурегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствамивычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридическойсилы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствамивычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого былГлавархив СССР. Форма государственного стандарта была использована длязаконодательного закрепления юридической силы новых документов.
Отечественные специалистыдо настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”.Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации,записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способомпридания доказательности “электронному документу” является использованиеэлектронной подписи. Единственное действующее в масштабе государстваопределение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ,созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающихобработку его информации электронно-вычислительной машиной[2].
Стандартом былоустановлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требованийгосударственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенномашинопись была заменена на компьютерную печать.
Что касается машинногоносителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления потипу бумажных документов:
o наименованиеорганизации — создателя документа
o местонахождениеорганизации — создателя документа или почтовый адрес
o дата изготовлениядокумента
o код лица,ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе иликод лица, утвердившего документ.
Обязательные реквизитыдокумента на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющимоднозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта былипредложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальнойплощади ленты и т.д.
В действительностистандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток — машинограмм,которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.
ГОСТ 6.10.4-84 лег воснову подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции поделопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив,М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.
Во всех последующихвыходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросыиспользования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правилработы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.(2007)
“Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения”(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы“на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажнымидокументами. Например, статья 64 “Кодификационные картотеки, базы данных (справочные,полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативнымдокументам(инструкциям, правилам)”- на государственное хранение не передаются.
Заинтересованностьархивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде РоссийскойФедерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), гдеустановлен срок временного хранения документов государственной части Архивногофонда на машинных носителях в ведомственных архивах — 5 лет.
Отсутствиезаконодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствиемиспользования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основаниикоторых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законноефункционирование ЭД. Такими актами являются Федеральный закон “Об информации,информационных технологиях и о защите информации” от 27 ибня №149-ФЗ 2006г… иГражданский кодекс Российской Федерации 1995г., соответствующие статьи которыхиспользуются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России,Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты(например, ГОСТ Р 34.10-94 “Информационные технологии. Криптографическая защитаинформации. Процедуры выборки и проверки электронной цифровой подписи на базеассиметричного криптографического алгоритма”) и др. для юридическогообеспечения обмена электронными документами.
Подготовлен проект Модельногозакона об электронной цифровой подписи, который предполагается как сводунифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всемиучастниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательныхактов. «Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обменэлектронными документами в рамках СНГ.[3] Информацию о проектеМодельного закона СНГ». см. в журнале “Компьютерра” № 13(342) от 11 апреля2000г., с.26-27.
Госдумой принят Федеральныйзакон “Об электронной цифровой подписи” от 13 декабря 2001 г. №129-ФЗ
Названные вышеотечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательноговведения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого поканалам электронной связи документа.
Основное направлениезаконодательного регулирования — признание юридической силы электронной подписив определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере.Технология проставления цифровой подписи остается за пределамизаконодательства.
Развитие законодательствав сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства иинформационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизациис ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.
Не следует сводитьпроблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию “безбумажнойконторы”. На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развитиязаконодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить актуальные проблемыдокументоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряязаконодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называяориентировочно срок 5 лет.
И в первуюочередь к таким проблемам относится использование электронных технологий втрадиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве.
Исходить следует изтрадиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которойждут от Федерального архивного агенства: документационное обеспечениеуправления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация,архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практикеделопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровнекомпьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остаетсябумажным.
Можноназвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использованияэлектронных технологий в традиционном делопроизводстве:
· Подготовкадокументов с использованием электронных технологий — осуществляется по правилами с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе текстывыводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами формудокументов.
· Электроннаяпередача информации — используется для ускорения ее доставки потребителям споследующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей являетсяопределение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.
· Электроннаярегистрация поступления документов в систему — предполагает включение в единуюинформационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документовв любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массивестроится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационныхформ.
Учитывая традиционныетехнологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могутиспользоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документав регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия,которое он регистрирует.
Рекомендациио направлениях исследований в области ЭД и электронных технологий
Таким образом,предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе — покрайней мере, в ближайшие пять лет— первоочередное внимание следует уделять непроблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий втрадиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемыфункционирования электронных технологий, подлежащие решению:
· сохранение формдокументов, соответствующих письменной структуре документирования,установленной современными нормативными актами в области управленческойдеятельности
· основанияразделения подлинников и копий
· ограничение кругаситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД
· на основаниидействующих нормативных актов установление правовых оснований признанияюридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках ит.п. документах для практического использования и сбора информации онедостатках разработок.
В частности,целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.10.4-84 и подготовитьМетодические рекомендации от имени ВНИИДАД(можно даже Временные методическиерекомендации) по применению электронных технологий в делопроизводстве.Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, впринципе, следующим:
· терминология,соответствующая международной
· условия признанияюридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты,позволяющими пользование электронными документами
· случаиобязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному (например,в документах по личному составу — персональных данных, а также документахпостоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.)
· порядокудостоверения электронного документа; способы удостоверения: ЭЦП,сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты.
· использованиефаксограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическаясила изображения документа на экране
· передачаэлектронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналогаили наоборот
· ограничениеприменения документов в электронной форме (виде), например, при направленииизвещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинскихдокументов
· На данном этапенеобходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов дляэлектронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будутпреобразованы в бумажную форму.
При использованииэлектронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующейунифицированным системам документации, действующим стандартам и инымнормативным актам, при выводе документа на бумагу.
Обязательностьбумажного подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения идокументов, обеспечивающих права граждан.
Таким образом, можноконстатировать наличие достаточной нормативной базы для практическогоиспользования ЭД, что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенностьтаких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи,факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи ипередачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельностив этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временныерекомендации, практическое использование которых позволит найти болееправильные решения в законодательных актах.
1.3 Электронныйдокументооборот в организации
Всю совокупность реальносуществующих разновидностей управленческих электронных документов можно условноразделить на две группы:
— документы, для которыхэлектронная форма существования будет является основной (допустим, отдельныекатегории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);
— документы, которые и вобозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группыдокументов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажнойоснове), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этихдокументов.
В настоящее времярасширяется круг организаций, использующих электронную почту,Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.
Однако само по себеиспользование электронной почты еще не является электронным документооборотом вдостаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта – это средствокоммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты длякоммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектамидокументов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторыевопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологическогои этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.
Электронныйдокументооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческуютехнологию, обеспечивающую основные процессы работы с электроннымиуправленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдениемтребований к их оформлению и удостоверению.
Использованиекорпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом квнедрению и расширению элементов электронного документооборота.
Во-первых, каждыйпользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имееттехнологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетнымсведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлуэтого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организоватьэлектронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.
Во-вторых, интеграция ссистемами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и егофайл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системыавтоматизации документооборота – как внешним корреспондентам, так и сотрудникамданной организации.
«Практика показывает, чтонеобходим ряд этапов во внедрении корпоративных систем и электронногодокументооборота (1-й этап – решаются вопросы организации внедрения системы; на2-ом – определяются виды и разновидности документов, затем предполагаетсямасштабное использование функций электронного документооборота)»[4].
Можно выделить два уровняорганизации внедрения и использования элементов документооборота:
— документооборот внутриорганизации;
— внешние коммуникацииорганизации.
В условиях применениякорпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты илиотсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращениек ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников даннойорганизации.
Исходя из документацииорганизации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документыкакого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страници т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограниченияобъема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или еслипозволяет кадровое и техническое обеспечение.
Наиболее качественныепрограммные продукты автоматизации документооборота не ограничивают форматфайла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.
Графические форматы даютвозможность получить при сканировании изображение документа со всеми егореквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзяпровести контекстный поиск.
Текстовые форматы записифайлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных. Однако при записи втекстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остаетсятолько его текст.
Поэтому с учетом составадокументооборота конкретной организации требуется определить не толькокатегории документов, файлы которых вводятся в корпоративную системуавтоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны.Для отдельных категорий документов можно применять одновременно какграфический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможностикорпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но исправочно-информационной работы.
Сканирование безраспознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа вграфическом формате достаточно оперативно.
Если к электроннымрегистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительныхдокументов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленныйисполнителем документа.
Вопросы ответственностиисполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции поделопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизациидокументооборота.
Сочетания использованияэлектронных документов с элементами традиционного делопроизводства идокументооборота имеет несколько аспектов.
Часть документов сохранитбумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного иэлектронного документооборота с учетом внедрения новых информационныхтехнологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота дляосновных категорий документов с учетом использования элементов электронногодокументооборота.
Технология работы свходящими документами может быть следующей. Если документ поступил ворганизацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование(с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла крегистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чеговозможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.
Параллельное обращениебумажных документов и их электронных копий.
При этом в базу данныхвносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции надокументах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба илисекретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия являетсясредством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной ианалитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным,а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражениепроцессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.
После ввода электронногообраза документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается наоперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении,осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуредел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образыкоторых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работаведется с электронными файлами этих документов.
Электронныйдокументооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогичнотехнологии работы с входящими документами. Но при работе с внутреннейперепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире.Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерныедля технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетоманализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков храненияво многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру,служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироватьсяв корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому онабыла адресована, без распечатке на бумажном носителе.
Таким образом, работа свнутренними документами в корпоративной системе документооборота представляетсобой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборотасотрудниками организации.
Самостоятельное значениеимеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов вовнутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечениемкорпоративной системы документооборота предусмотрена идентификацияпользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действийпользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно.Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦПможет быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбиратьпрактика применения элементов электронного документооборота.
Главноеназначение систем электронного документооборота — это организация храненияэлектронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как поатрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборотатакже реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаютсяпроизведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.
Для эффективногоменеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должныпредставлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационнымобъектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принятоназывать делопроизводством данной конкретной организации. В основеделопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена– документопоток.
Для любой организацииможно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние иисходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции веденияделопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутрифирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля заисполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
В советские временаделопроизводство регламентировалось Единой государственной системойдокументационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошоструктурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанныйстандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательнадетальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведеннаядо регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкцияхспециалистов.
Форма
документа Документопоток входящей информации внутренних документов исходящей информации Электронные документы
Сообщения электронной почты
Факсимильная информация
Сообщения в корпоративной сети
Факсы
Ответы и письма по электронной почте
Факсимильная информация Бумажные документы
Письма
Договоры и контракты
Законодательные акты
Нормативные документы
Периодические издания
Книги
Реклама
Анкеты
Приказы
Инструкции.
Отчеты
Служебные записки
Командировочные документы
Бухгалтерские документы
Письма
Договоры и контракты
Пресс – релизы
Автоматизацияделопроизводства на этом уровне требует предварительного обследованиядокументопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированногорегламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройкирегламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальноеструктурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за ихисполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формированиеноменклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажноеделопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческойдеятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести кминимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офиспредполагает организацию работы групп пользователей над совместным решениемсложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средстввычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построенияэлектронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чащеобращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладнымипрограммами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей исредств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделенияв другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощаетхранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременногоархива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.
Последнее, зачастую,связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями ислабостями. Решение этой проблемы упирается в имидж фирмы.
Внешний срез проблемыупирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде.Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переходот бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – занедостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (opticalcharacter recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужилитолчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в томчисле и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использованияклавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно стехнологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основупостроения системы управления электронным документооборотом.
ГЛАВА 2 ЭЛЕКТРОННЫЙДОКУМЕНТ В ОБЛАСТИ АРХИВА
2.1 АвтоматизированноеНСА в архиве (описи)
«В ГА РФ сложилась разветвленнаясистема научно-справочного аппарата, дающая информацию о содержании документов,хранящихся в архиве на трех основных уровнях: фонд. дело, документ»[5].В ней представлены все типы архивных справочников как в традиционной форме (набумажных носителях0, так и в электронных форматах. Весь научно-справочныйаппарат архива создается с применением электронных технологий, при этом идетпроцесс создания и новых справочников (путеводителей, описей, каталогов,указателей), и перевод в электронный формат уже имеющихся традиционныхсправочников.
Основойнаучно-справочного аппарата архива, его самым верхним уровнем являетсямноготомный электронный путеводитель по ГА РФ, охватывающий все фонды архива(более 6 тыс. записей включая Перечень фондов) и постоянно пополняющийся засчет описаний новых поступлений. Наличие такого путеводителя позволяет свободноориентироваться во всем многообразии фондов, а их в архиве уже более 3 тыс.,дает представление о структуре фондов, составе и содержании документов. И всеже, в силу своего назначения, путеводитель может дать лишь общие сведения одокументах.
Базовым архивнымсправочником все-таки остается архивная опись. Именно опись, раскрываясодержание документов на уровне дела, несет основную информационную нагрузку.Именно опись, являясь одновременно и учетным документом, закрепляет местокаждого дела в определенном фонде, и этот «архивный адрес» сопровождает делово всех его ипостасях, служит основой для составления других справочников и, вконечном итоге, для выдачи дел. «В настоящее время в 10132 описях ГА РФсосредоточена информация о более 5,7 млн.дел»[6]. Нет необходимостиобъяснять, что найти все требуемые дела среди такого количества довольносложно, тем более, что они могут находиться в разных фондах и описях. Помочьздесь может только перевод описей в электронный формат и создание эффективнойпоисковой базы данных.
Вновь создаваемые описипри описании документов в стенах архива и при обработке документов в ведомствахимеются как в традиционном виде, так и в электронном формате. Таким образом,новые описи поступают в архив уже в электронном виде, правда, в основном втекстовом редакторе, но обработка такой информации для включения ее винформационно-поисковую систему архива значительно облегчена. «Опыт по созданиюэлектронных описей вызывает интерес в архивной отрасли и в определенной степенииспользован в Методических рекомендациях ВНИИДАД»[7].
Имеет смысл болееподробно остановиться на проблемах, связанных с ретроконверсией традиционныхописей: организации работы, методах и методиках, проверке качества, возможностииспользования.
На первоначальном этапеэтой работы все описи были проанализированы на предмет возможности ицелесообразности их перевода в электронный формат, определены комплексы фондов,описи которых в первую очередь подлежат ретроконверсии. Решено, что вэлектронный формат должны переводиться фонды целиком, т.е. все открытые описикаждого выбранного фонда, включая личный состав.
Были изучены различныеспособы такого перевода: ввод непосредственно в базу данных (ручной набор),конвертирование в базу данных текста описи, набранного в текстовом редакторе,сканирование описей, распознавание текста с помощью специальных программ ипоследующее конвертирование. Предпочтение, учитывая различные факторы,включающие и особенности самих описей, и временные затраты, а такжеорганизационные и технические возможности, отдано двум первым способам какнаиболее оптимальным.
Следует отметить, что длясоздания электронного научно-справочного аппарата архива большое значение имеетразработка единых для архива стандартных форм описания информации на трехуровнях: на уровне фонда, дела, документа. Для каждого уровня информацииопределен набор реквизитов (полей), основных и дополнительных, их типы иразмеры, унифицировано их заполнение, что обеспечивает в дальнейшем ихсовместимость.
На основе разработанныхперечней полей созданы основные таблицы баз данных в MS Access для всех уровней информации. Именно в таком виде инакапливается весь НСА архива, и этот информационный ресурс может бытьиспользован для поиска информации как в рамках отдельных баз данных, так и всоставе единой информационно-поисковой системы, а также для решения другихзадач, стоящих перед архивом.
Так для ввода информациииз описей имеется единая таблица базы данных (дело). В отличие от традиционнойописи, в которой информация о деле распределена по 6 графам (номер дела,делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, крайние даты,количество листов, примечание), эта таблица состоит из 25 полей (14 основных,11 дополнительных). Из 14 основных 7 полей (номер фонда, номер описи, номердела, название фонда, заголовок дела, крайние даты, дата дела сортировочная)обязательны к заполнению в базе данных, остальные поля заполняются только приналичии соответствующих сведений.
6 полей представляютсобой архивный адрес дела: номер фонда, номер описи, литера описи, номер дела илитера дела. При их заполнении имеет значение не только размер поля, его тип(числовое или символьное), но даже использование прописных или строчных букв,латинского шрифта или кириллицы. Строгое соблюдение единых требований призаполнении этих поле обеспечивает в дальнейшем возможность объединения базданных, в том числе создания многоуровневых баз данных. Заполнение в базе полей«Название фонда» и «Название описи» позволяет полноценно использовать базуданных и локально, не связывая ее с электронными справочниками других уровнейописания информации (путеводители, каталоги).
При наличии отдельноготекстового поля для крайних дат дела введено специальное поле типа «дата» длясистематизации записей по хронологии: «дата дела сортировочная». В связи с тем,что при машинной обработке информации не воспринимается неполная или неточнаядата, при заполнении этого поля приняты некоторые условности и даны примеры ихзаполнения при различных вариантах датировки. Так, например, если имеетсяначальная и конечная даты дела, то проставляется начальная и наиболее ранняядата. Если известен только год, то проставляется последнее число последнегомесяца этого года (31.12.1919). Если известны только месяц и год, то проставляетсяпоследнее число указанного месяца (30.04.1919). В тех случаях, когда воригинале описи графа «Крайние даты» не заполнена (дата вынесена в названиеописи, раздел описи) или проставлено Б/Д (без даты), поле «Дата деласортировочная» заполняется в соответствии с этими датами или крайними датамиописи.
Имеются некоторыеособенности заполнения поля «Заголовок дела» в базе данных. Так приперечислении однородных заголовков дел не допускается применение формулировки«То же», принятой при оформлении листовой описи. Заголовок дела долженвоспроизводиться полностью. При технически пропущенном номере дела в заголовкеуказывается: «номер пропущен». Отметка о выбывших делах указывается в поле «применение»,при этом поле «Заголовок дела», как правило, заполняется.
Кроме того, имеетсяотдельное поле «Аннотация» куда могут вводится сведения уточняющие,раскрывающие состав и содержание документов дела, не изменяя при этом самзаголовок дела. Это может быть перечень вопросов, содержащихся в документахдела, перечень названий документов, характеристика документов по какой-либотеме и т.п. При усовершенствовании описей в данном поле можно привести такназываемый «структурированный заголовок дела», повышающий информативностьописи, не внедряясь при этом в сложившийся заголовок дела, что могло быпривести к усложнению описи как основного учетного документа и переоформлениюобложек.
В базу данных «опись»введены 4 поля «раздел – уровень 1-4», где указываются названия разделов иподразделов описи в соответствии с ее внутренней структурой и систематизациейдел. Предусмотрена возможность четырех уровней систематизации. Каждый уровень(раздел) указывается в отдельном поле.
В базе данных имеются 4дополнительных поля, в которые могут вводиться ключевые слова – дескрипторы дляуточнения поиска информации и формирования алфавитных указателей по предметномупризнаку: география; персоналии; учреждения; ключевые слова (тематика).
Поля «оператор» и «датазаполнения» служат для учета работы.
Информация о делах,содержащихся в описях, переводится в электронный вид в полном соответствии стекстом оригинала, исправляются только явные опечатки. В отдельных случаяхсотрудники архива проводят частичное редактирование заголовков, с обращениемнепосредственно к делам. Все вопросы, касающиеся учета дел (порядковый номердела, итоговая запись), решаются в обязательном порядке с отделом сохранности иучета документов.
Работа по переводу описейв электронный формат, особенно в массовом порядке, должна включать обязательнуюпроверку качества ввода информации. Может быть, более правильным было быосуществление полной сверки (считки) базы данных с текстом оригинала, но этопривело бы к значительным трудозатратам и снижению положительного эффекта отданной работы. Кроме того, в предложенных моделях ИПС всегда можно посмотретьэлектронный образ описи.
Проверка качества вводаинформации проводится с максимально возможным применением средств Microsoft Access (путем составления различных запросов).
Проверяется полнота базыданных. С помощью запросов автоматически составляются перечни введенных фондови описей, которые сверяются со списками описей, передаваемых для обработки.Проводится проверка соответствия названий фондов и описей их номерам. Весьпроверяемый массив тестируется на наличие пустых записей, дублетных записей, незаполненных обязательных полей (номер фонда, номер описи, номер дела, названиефонда, заголовок дела, крайние даты, дата дела сортировочная).
Таким образом, значениепо созданию электронных описей очевидно, затраченные финансовые и трудовыересурсы в дальнейшем окупятся. В результате этой работы архив получает нетолько электронные описи, но и выверенный электронный реестр описей по фондамархива, который является важной частью любой поисковой системы.
Наличие электронныхописей открывает новые возможности их использования. Один раз введеннаяинформация на уровне дела может многократно использоваться с самыми разнымицелями в различных информационно-поисковых системах и баз данных, вовзаимодействии с другими электронными справочниками.
И все же самым важнымпреимуществом электронных описей, основной целью их создания являетсявозможность сквозного поиска информации по заголовкам дел, всех описей,представленных в базе данных.
2.2 Электронный архивГазпромбанка
Около года назад компанияCognitive Technologies объявила о завершении внедрения электронногоархива финансовых и организационно-распорядительных документов в филиалах КБ«Газпромбанк» по России.
Поставленная руководством«Газпромбанка» перед компанией Cognitive Technologiesзадача выглядела следующим образом: создание автоматизированной системы,предназначенной для обработки и архивирования банковских документовоперационного дня и закрытых договоров, организации безбумажного архивадокументов, повышения надежности хранения документов и создания эффективнойтехнологии оперативной работы с архивом документов.
Следует заметить, что КБ«Газпромбанк» — один из крупнейших коммерческих банков России, занимающий 3-еместо по размеру чистых активов и 5-е место по размеру собственного капитала.
По мере увеличенияобъемов обрабатываемой информации в филиалах и отделениях Газпромбанка возниклапотребность в применении новейших информационных технологий ввода, хранения иобработки документов, а также в обеспечении информационной безопасности приработе с конфиденциальными документами. Учитывая положительный опыт и высокийэффект, полученный от реализации данных технологий в центральном офисе, а такжес целью унификации ПО, применяемого для ведения электронного архива в филиалах,руководством КБ «Газпромбанк» было принято решение распространить методикусоздания электронных архивов, разработанную компанией Cognitive Technologies,на все филиалы и отделения банка.
Компанией Cognitive Technologiesбыло предложено решение: создание электронного архива на основе технологийархивации, поиска и извлечения документов (Евфрат/400 для AS/400), оптическогораспознавания CuneiForm, обработки изображений документов,потокового ввода документов и ввода стандартных форм документов Cognitive Forms.
В первую очередь былавыполнена унификация ПО банковских электронных систем. Целями унификации ПО вцентральном офисе и филиалах банка являлись:
минимизация средств наподдержку ПО;
объединение электронныхархивов в одну распределенную систему;
использование новейшихинформационных технологий на базе Интернет/интранет-технологий (удаленноеадминистрирование).
Аппаратное обеспечениеразрабатываемой архивной системы включало в себя:
Сканер: базовая конфигурация,односторонний, устройство подачи и позиционирования оригиналов: Kodak ImageLink500s (A4/A3, ADF 500 листов, разрешение до 300 dpi, скорость сканирования /A4,200 dpi/-70 dpm);
Сервер: IBM AS/400 (ОС OS400, СУБД DB2/400);
ПЭВМ на рабочих местах конечных пользователей: Pentium*100/16-32MB RAM3.
В качестве программногообеспечения были выбраны следующие программы:
ПО сканера: Kodak HVCapture 2.04; ЭА Евфрат/400 для IBM AS/400; Евфрат/400 – Сервер; Евфрат/400 –Клиент; Евфрат/400 — Администратор Системы; Евфрат/400 — АдминистраторБезопасности; Система распознавания: CuneiForm; Система ввода стандартных формдокументов: Cognitive Forms; Сетевая ОС: NetWare, Windows NT; АвтоматизированнаяБанковская Система: Диасофт – Банк.
Компанией CognitiveTechnologies была проделана большая работа по адаптации существовавшей версиицентрального электронного архива «Газпромбанка» под цели данного проекта. Быливыполнены:
создание инсталлятораархива для тиражирования в филиалах;
адаптация под сканерыкомпаний Kodak и Fujitsu;
добавление элементаудаленного администрирования из центрального офиса архивов в филиалах;
адаптация системыобеспечения информационной безопасности для хранения и обработки информацииразной степени конфиденциальности;
добавление модуля для потенциальнойсвязи архивов в единый архив.
Электронный архивфинансовых и организационно-распорядительных документов «Газпромбанка»предназначен для сокращения затрат труда и времени при работе в системедокументооборота. Он позволяет вести учет документов, хранить их представления(графические образы) в компьютерной форме, осуществлять быстрый поискдокументов по реквизитам, показывать графические образы найденных документов иоблегчать поиск оригинальных бумажных документов.
В случае «Газпромбанка»электронный архив органично дополняет архив оригинальных бумажных документов,поскольку эта организация, согласно своей стратегии, не отказывается от веденияполноценного «бумажного» варианта архива. В случае необходимости получитьинформацию о конкретном документе электронный архив помогает быстро увидеть егографический образ и указывает его реальное местонахождение.
Программное обеспечениеэлектронного архива реализовано в клиент-серверной архитектуре: рабочие местапользователей являются клиентскими приложениями, которые обращаются с запросамик серверным приложениям, выполняющимся на AS/400. Сервер AS/400 выступает в качествефайл-сервера (обслуживание массива образов документов) и в качестве серверабазы данных (обслуживание таблиц и индексов поисковой информации). КлиентскоеПО выполняется в операционной системе Windows 9x/NT, серверное ПО — в операционнойсистеме OS/400.
На каждом рабочем местепользователя электронного архива «Газпромбанка» установлено программноеобеспечение, соответствующее функциям данного пользователя:
рабочее местосканирования — программа сканирования (Kodak Capture Software для сканеровKodak или «Агент сканирования» для остальных) позволяет пользователю ввестиграфические образы документов, которые помещаются в виде файлов на сервер AS/400в эмулятор файловой системы (IFS);
рабочее место верификациии индексации — программа верификации позволяет установить соответствие междуграфическими образами документов и реестром документов, полученных избанковской программы. В результате формируются индексы документов (реквизиты),необходимые для последующего поиска документов. Индексы хранятся в базе данныхна сервере AS/400;
рабочее место поиска —программа поиска позволяет обратиться к серверу с запросом на поиск документов,удовлетворяющих определенному признаку или набору признаков, а затемпросмотреть перечень найденных документов и их графические образы;
рабочее местоадминистратора системы — программа администратора позволяет задавать функциипользователей системы (принадлежность пользователя к конкретной группе) и ихправа на доступ к документам данного типа, а также просматривать перечень всехактивных (зарегистрированных в системе в данный момент) пользователей. Крометого, на компьютере администратора системы выполняется серверная компонента,обеспечивающая доступ всех пользователей к серверу AS/400;
рабочее местоадминистратора безопасности — программа просмотра журнала позволяет проследитьвсю историю действий пользователей системы с целью выявления попытокнесанкционированного доступа к документам.
В созданном электронномархиве, в силу его многопользовательской специфики и автоматизации,одновременно должна была храниться и обрабатываться информация разной степениконфиденциальности. Поэтому, для полного соответствия всем требованиям«Газпромбанка», специалистами Cognitive была разработана система обеспеченияинформационной безопасности, включающая:
Подсистему управлениядоступом;
Подсистему регистрации иучета;
Подсистему обеспеченияцелостности;
Реестр архивируемых за день документов, получаемых из АБС«Диасофт-Банк». За счет внедрения этой технологии, возможность измененияинформации в обход системы безопасности была полностью исключена. При этом, каждомупользователю заранее определен объем информации, к которому он допущен.
Серверные компонентыпрограммного обеспечения на AS/400 выполняют многочисленные функцииобслуживания текущих запросов пользователей системы: работу с очередями,таблицами и индексами базы данных, файлами графических образов документов ижурналом системы. Через эти компоненты реализуется механизм прав доступапользователей к конкретной информации: если полномочия пользователянедостаточны, запрашиваемая информация не выдается.
В настоящее времярассмотренный электронный архив в полной мере введен в промышленнуюэксплуатацию в центральном отделении и филиалах «Газпромбанка». Пополнениеархива осуществляется со скоростью до 5000 документов в день, архивируютсябанковские платежные, организационно-распорядительные и другие типы документов.
Возможно, в силу спецификидокументации, с которой ведется работы в «Газпромбанке», либо в связи снеполным соответствием возможностей аппаратного обеспечения потребностямпрограммных компонентов системы электронного архива, нарекания пользователейвызывает быстродействие системы. Как следствие, периодически отмечаютсятрудности с доступом к архивным документам и с помещением в архив архивируемойинформации. Тем не менее, в настоящее время специалисты компании Cognitive Technologies, используя гибкость архитектурысистемы и заложенные изначально возможности совершенствования электронногоархива как в плане ПО, так и в плане аппаратной составляющей, завершаютмодернизацию электронного архива «Газпромбанка» (по крайней мере, сообщение обэтом появилось на официальном сайте компании).
2.3 Принцы архивного храненияэлектронных документов
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологиивстает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных вэлектронной форме.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудникамиорганизации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены вэлектронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида.Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера –записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жесткомдиске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), насменных носителях.
Прежде всего на жестком диске создаются папки (директории), вкоторые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются вдела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенныев нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждойпапке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы,акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями обавторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы(файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется нажестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступныдиски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметьпорядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами,размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащемнеобходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому илииному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полногодоступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только дляопределенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.
В организациях с большим объемом совместно используемыхдокументов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы –рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ кданным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот,должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой делподразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных вопросов, определяющих успешноеиспользование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранениядокументов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
- устойчивогоэлектропитания;
- резервногокопирования;
- антивируснойзащиты;
- профилактики идиагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения состоит в направлениидокументов в электронный архив сразу по завершению работы с ними вделопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, ихцентрализованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документамкак с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (потелефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе ихрегистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и послетого, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используетсятолько для справочной работы и может быть переписана на внешний носительинформации. В зависимости от объема информации это может быть дискета,магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычнозаписываются на CD-ROM, а документы временного срокахранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока храненияи перезапись.
Сроки хранения документов не зависят от формы существования –бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками –перечнями документов с указанием сроков хранения.
В качестве места для хранения документов архива обычноиспользуется логический диск или несколько папок компьютера. При наличиипрограмм типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически.В противном случае это делается вручную: документы разделябтся по срокамхранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. Призначительном количестве документов постоянного хранения они располагаютсявнутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.
Минимальный срок хранения документов установлен Федеральнымзаконом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только послепроведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи послепереноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срокахранения носителей информации.
В нашей страненормативная и методическая база архивного хранения электронных документовоставляет желать лучшего. «Основные правила работы государственных архивовРоссийской Федерации» лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема нахранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.Более подробно они отражены в «Основных правилах работы организаций» (2007г. и опроекте «Основных правил работы с научно-технической документациейгосударственных архивах Российской Федерации» (2003г.). Но несмотря на то, чтов этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами ворганизациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которыемогут проявиться при организации долговременного хранения электронныхдокументов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании).В частности в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности иподлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время каквся система учета и описание должны быть ориентированы на решение этих задач.
В России государственныеархивы (федеральные и субъектов федерации) только начинают рассматриватьвозможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опытздесь практически нулевой.
Особенность электронногохранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу позавершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечитьсохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск ираспределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (принеобходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документахформируется в процессе их регистрации.
Данные о документах заистекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший годбудут исполнены. База данных используется только для справочной работы и можетбыть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объемаинформации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. Вслучае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годыинформация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы запрошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использоватьстример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования.Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годывозникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучшеиспользовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяютсяпотребностями организации.
Сроки хранения документовне зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками– перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными).Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится вкомпьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документахорганизации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют привыборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещаетсядокумент, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещениеили копирование документа в соответствующий раздел архива.
В качестве места дляхранения документов архива обычно используется логический диск или несколькопапок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель.При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документовпроизводятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную:документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующиегодовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока храненияони располагаются в одной папке. При значительном количестве документов,особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела впапках соответствующих подразделений.
После накопления нажестком диске документов за определенный период производится их копирование навнешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения.Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешниеносители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срокахранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимаютзаметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок иххранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» – пять лет с правомуничтожения только после проведения ревизии. При этом для документовпостоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимоуделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируютсяна дискеты, сменный жесткий диск – эти носители следует защитить от возможногомагнитного воздействия). Обязательное условие – проверка качества записи послепереноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срокахранения носителей информации.
Если документыиспользуются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске илибыть скопированы на него в случае необходимости.
Оптимальным вариантом длядокументов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации ипозволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, организации, полностью перешедшие набезбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади,занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяютсущественно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивномухранению.
По окончании делопроизводственного года производитсясортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейсяв течении года в процессе регистрации документов. Данные о документахорганизации за истекший год используются для составления описи всех документов,сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядкупоступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой списокдокументов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в началедела.
Архивные правила предусматривают составление описей делпостоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированнойсистемы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше притрадиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительнооблегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают ихучет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение потребованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут бытьсформированы обобщенные описина дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Широкое использованиеэлектронных описей в дальнейшем может поставить проблему внесения в них текущихизменений в соответствии с учетными документами, иначе с течением времениэлектронная версия описи не будет соответствовать оригиналу. И вообще, остаетсянеясным статус электронной описи: является ли она равноправным экземпляромописи или только вспомогательной версией для пользователя.
Но все же имеющийсяэлектронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, еслинеобходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможностьповысить информативность (раскрыть содержание) дел без вмешательства в ужесложившиеся заголовки. Это становится особенно актуальным в настоящее время,когда заголовки дел в описях современных учреждений зачастую настолькоунифицированы, что не имеют перечня хотя бы некоторых вопросов, и тематическийпоиск по ним практически невозможен.
Построение электронногоархива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна итребует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося паркатехнических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.
Инженерно-техническиетрудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются в решениидвух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, какправило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной»документации) и обеспечение эффективного поиска.
Первая захватывает рядинженерно-технических проблем, решение которых может потребовать существенныхвременных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процессаразработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтезнаработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкостьэкономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения напоэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышаеттребования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца,организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считатьзаконченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.
Несмотря на то, чтомассовый ввод — важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронногоархива, — он не является самоцелью. Целевая задача — обеспечение эффективногодоступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этомэтапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критериюскорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, какследствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архивсоздается.
Учитывая определенныезатраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронногоархива.
Во-первых, повышениеполноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективнопри выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которогораньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажетсяположительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.
Во-вторых, компактность инадежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов,сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контрольи учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но ибезопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронномвиде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование,микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.
В-третьих, создается возможность проведения оперативногоанализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемыхвысшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свойопыт и интуицию.
К сожалению, весьмазатруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронныхархивов в России в частности и в мире вообще, поскольку информация такого родапредприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании,разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинамизбегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники опубликованные
1. Федеральныйзакон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ от 27 июля 2006 г.
2.Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.
3. Типовая инструкция поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2005.
4. ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
Литература
1.Афанасьева Л.П.Проблема экспертизы ценности Интернет-ресурсов на примересайтов//Вестник архивиста. М. 2005. №4 (88) С. 119.
2. Баласанян В. Автоматизацияделопроизводства и документооборота в России: введение в проблему //Рынокценных бумаг. 1998. № 16. С.80 – 81.
3. Баласанян В.Э. Применениеавтоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) дляповышения эффективности управления //Делопроизводство. 2002. № 2. С.27 – 29.
4. Баласанян В.Э. Какой должна бытьсовременная автоматизированная система документационного обеспечения управления// Делопроизводство. 2004. № 1. С. 18 –
5. Бачило И.Л. О проблемахинформационного права в области документирования и документооборота//Делопроизводство. 2002. № 2. С. 5-8.6. Бобылёва М.П.Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.:Издательство МЭИ, 2004. – 172 с.
7. Бобылева М.П.Вопросы использованияэлектронного документооборота внутри организации //Делопроизводство. 2000. № 2.С.14-17.
8. Бобылева М.П. Корпоративнаясистема документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния //Делопроизводство. 2001. № 2. С.40-46.
9. Бобылева М.П. Выбор программногопродукта для автоматизации документооборота: использование многокритериальногоподхода //Делопроизводство. 2002. № 2. С. 21-22.
10. Бобылева М.П. Корпоративноерегулирование документационного обеспечения управления – особенности новогоэтапа //Делопроизводство. 2002. № 4. С. 9-11.
11.Делопроизводство:Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Подобщ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
12.Грум-Гржимайлов Ю.В., Харитонов А.Г., Чернин Э.А. Цифровое восстановлениеугасающего текста//Вестник архивиста. М. 2005. №3 (87). С. 149-150.
13.Грум-Гржимайлов Ю.В., Сабенникова И.В. Некоторые проблемы публикации архивныхдокументов в электронных изданиях//Вестник архивиста. М. 2006. №2-6 (92-93). С.307.
14. Демушкин А.С. Новая терминологияв информационных технологиях //Делопроизводство. 2001. № 2. С.29.
15.Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронныхдокументов в организациях//Отечественные архивы. М. 2003. №5. С. 27-28.
16. ЕлизаветинаТ.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное– М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.
17. Кудряев В.А. и др. Организацияработы с документами. – М.: РАГС, 2000.
18. Кузнецов С.Л. Автоматизированныесистемы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. № 4.
19. Кузнецов С.Л. Хранение документовв электронной форме //Секретарское дело. 1997. № 2.
20. Кузнецов С.Л. Прием и передачадокументов в автоматизированных системах // Секретарское дело.2000. № 3.
21. КузнецовС.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства //Делопроизводство. 2005. № 3. С. 47 – 52.
22. КузнецовС.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства //Делопроизводство. 2005. № 4. С. 56 – 59.
23. Кузнецов С.Л. Новое взаконодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г.// Делопроизводство. 2007. № 1. С. 46 – 49.
24. КузнецовС.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот вбизнесе//Секретарское дело. 2003. №4. С.15.
25. КузнецовС.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот вбизнесе//Секретарское дело. 2003. №4. С.15.
26. Кузнецова Т.В. Делопроизводство(документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школаИнтел-Синтез», 2002.
27. Кузнецова Т.В. Техническое,кино-, фото-, фонодокументирование // Секретарское дело. 2004. № 11. С. 12 –15.
28. КузнецоваТ.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.Делопроизводство (Организация и технологиидокументационного обеспечения управления): Учебник для вузов /; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
29. Кукарина Ю.М. Электронныйдокумент и электронная цифровая подпись в законодательстве США//Делопроизводство. 2002. № 2. С.30- 33.
30. КукаринаЮ.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифроваяподпись» в законодательных и нормативно – методических актах РоссийскойФедерации // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 43 –52.
31. Кукарина Ю.М. Формированиепонятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» взаконодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации //Делопроизводство. – 2003. — № 1. – С. 43-52.
32. Куняев Н.Н. Опыт внедрениясистемы электронного документооборота (СЭД) в МНС России //Делопроизводство.2003. № 4.
33… КуприяноваГ.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведениеучета, организация работы. — М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.
34. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. –4-е изд., испр. – К.: О-во «Знання»,КОО, 2003. – 459 с.
35. Ларин М.В. Актуальные проблемыобмена документированной информацией в государственном управлении.//Делопроизводство. 2003. № 2. С. 7- 10.
36. ЛаринМ.В. О государственной политике в сфере документационного обеспеченияуправления // Делопроизводство. 2005. № 1. С.3 – 7.
37. Максимович Г.Ю., Берестова В.И.От текста на бумаге до электронной копии всего один шаг // Секретарское дело,1999, № 2.
38. Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.Применение технологии баз данных в работе секретаря //Секретарское дело. 1997.№ 1.
39. Максимович Г.Ю., Андреев А.М.Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 1999. №4.
40. Максимович Г.Ю., Берестова В.И.Как создать документальную информационную систему //Секретарское дело. 2000. №1.
41. Пашков Д. Внедрение системыэлектронного документооборота в ОАО « Роснефть – Сахалинморнефтегаз»//Делопроизводство. 2002. № 3. С50-51.
42. Петрецов А.А. Сравнительныйанализ программных систем делопроизводство и документооборота для автоматизациироссийских органов государственной власти, предприятий и учреждений.Методическое пособие. – М.: ВНИИДАД, 1998.
43. СавельевА.М. Практические вопросы автоматизации документооборота в органах власти идругих государственных структурах Российской Федерации // Делопроизводство.2003. № 2. С. 55 – 58.
44. СысоеваЛ.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2003. №1. С. 29 – 33.
45. Тихонов В.И. Нормативно-правоваябаза электронного документооборота в России: законодательные инициативы изадачи на перспективу //Делопроизводство. 2002. № 3. С43 – 49.
46. Тихонов В.И. принципы архивногохранения электронных документов//Вестник архивиста. М. 2004., №3-4 (81-82). С.216-217.
47. Чернов В.Н. Проблема перевода нановые информационные технологии автоматизированной системы документационногообеспечения управления аппарата Правительства Российской Федерации //Делопроизводство. 2002. № 2. С.16 –19.
48. Рысков О.И. О некоторых проблемахиспользования электронных документов в делопроизводстве федеральных органовисполнительной власти // Делопроизводство. 2004. № 1. С.11 – 17.