СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. ПРАВИЛАОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯДОКУМЕНТОВ
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХИСТОЧНИКОВ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
С 1 июля 2003 г. введенновый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлениюдокументов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами,как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма идругие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческихдокументов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкамдокументов[1].
Обновление стандарта ГОСТР 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе исекретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия поповышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частьюкурса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимыйстандарт устанавливает единые требования и правила оформления документовуправления независимо от того:
· государственноеэто или негосударственное предприятие;
· каким видомдеятельности занимается предприятие;
· как ведетсяделопроизводство (традиционным способом или на основе современнойинформационной технологии).
Что же новогопредусмотрено в стандарте?
Пожалуй, самое главноесодержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми,а не обязательными.
Число реквизитовдокументов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новыхреквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридическоголица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа кдокументу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательнымидля исполнения.
Как теперь должнырасполагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидетьна приведенном образце (Рис. 1).
Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левомполе документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как приподшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того,многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левомполе была невозможна.
Размеры полей документов теперь легкозапоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее20 мм.
В грифе утверждения наименованиеутверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утвержденоприказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительныйпадеж – утверждено приказ).
Косметическим изменениямподвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся толькоинициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большомколичестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчествополностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого незнаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.
Изменилось расположениеотметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе онаразмещается в правом нижнем углу.
Все остальные реквизитысущественно не изменились.
К достоинствам новогостандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количествоизменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качествесравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов взападном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, снебольшими изменениями, сохранились до наших дней[2].
Выполнение единых правилоформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное исвоевременное составление и исполнение документов; организацию оперативногопоиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельностивашего предприятия.
При подготовкедокументов используются следующие реквизиты:
/>01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Все документы по отражаемым в них видам деятельностиделятся на две большие группы:
1) Документы по общим иадминистративным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могутсоставлять работники всех подразделений предприятия.
2) Документы по функциямуправления. Такие документы составляют работники финансовых органов,бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональныхподразделений[3].
Документы классифицируются по именованиям:служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенноразными:
— по месту составления –внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние(документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
— по содержанию – простые(посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
— по форме –индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности(например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, ачасть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородныхпредприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаютсятипографским способом или на множительных аппаратах;
— по срокам исполнения –срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которыхсрок исполнения не установлен;
— по происхождению –служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные,касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по видуоформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;
— посредствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
Подлинник– это подписанный инадлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия– повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»),засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностнымлицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, вобязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногдадля работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из тогоили иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, изкакого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждаетсяподписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставленоправо в случае утери владельцем подлинного документа выдавать емусоответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковуююридическую силу с подлинником.
Глава 3.ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ
Документсостоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами(подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.).Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке,составляет формуляр документа.
ГОСТ Р. 6.30 — 97 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированные системы организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образецорганизационно- распорядительных документов, который представляет собойграфическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов[4].
ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитоворганизационно-распорядительных документов и их расположение на бланкедокумента, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядокизготовления и т. д.
Всего государственнымстандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текстдокумента.
Текст– основной реквизит документа, который должен содержать достоверную иобъективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и повозможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическомотношении и не допускать двоякого толкования.
Документысоставляются на русском или национальном языке в соответствии сзаконодательством Российской Федерации о государственных языках.
Текстдокумента может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.
Текстыдокументов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты,которые нумеруются арабскими цифрами:
1. Раздел;
1.1. Подраздел;
1.1.1. Пункт;
1.1.1.1.Подпункт
Основные требования к документам,изготовленным машинописным способом
Еслидокумент составляется на компьютере, то при печатании текста исходя изэргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размерук шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 илигарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблицдопускается печатать шрифтами меньших размеров.
Текст документапечатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельнымиреквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимаетнесколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текстдокумента занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницынумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков.Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.
Формат бумаги А4 и А5;допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое–20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.