Контрольнаробота
Тема:
«Створенняструктури бази даних. Робота з даними в MS Access»
Короткі теоретичні відомості
Персональна СУБД MicrosoftAccess – це засіб управління базами даних і, як і інші програмні продукти цієїкатегорії, зберігає і видобуває дані, представляє інформацію в зручному длякористувача вигляді, автоматизує рутинні задачі (такі як введення платіжнихдокументів, карток обліку, складання розкладу і т.д.). Використовуючи MicrosoftAccess, можна створювати зручні вихідні форми, обробляти дані і складатирізноманітні звіти.
Microsoft Access має новіінструментальні засоби створення та тиражування баз даних, аналізу їхпродуктивності, забезпечуючи одночасно досить простий інтерфейс.
Microsoft Access дозволяєвикористовувати одночасно декілька таблиць в БД. Це полегшує процесструктурування даних і виконання завдань. Програма забезпечує повне управлінняреляційними базами даних. Вона передбачає визначення первинних і зовнішніхключів і повністю реалізує підтримку цілісності даних. Крім того, MicrosoftAccess має засоби для попередження введення некоректних даних.
Після запуску програмиMicrosoft Access на екрані з’являється вікно додатка, a також діалогове вікно,в якому користувач має вибрати один із наступних варіантів роботи: створенняпорожньої бази даних (перемикач Нова база даних), створення бази данихза допомогою майстра (перемикач Запуск майстра), відкриття однієї зіснуючих баз даних (перемикач Відкрити базу даних).
У результаті виборуперемикача Нова база даних утворюється порожня база даних, в яку згодомможна помістити таблиці, форми, звіти, запити і т.д. Якщо ж ви зупините свійвибір на перемикачі Запуск майстра, то після натискання клавіші ОКпочнеться процес створення нової бази даних на основі однієї з баз колекціїAccess. У разі потреби відкрити існуючу базу даних слід установити перемикач Відкритибазу даних. У результаті після натискання клавіші ОК з’явиться список длявибору бази, яку потрібно відкрити.
/>
Рисунок 1. Діалогове вікно, яке дозволяєвибрати один із варіантів створення порожньої бази даних
У вікні бази данихсистематизовані об’єкти бази даних: таблиці, запити, форми, звіти, макроси імодулі. Спочатку вікно нової бази даних є порожнім (рис. 2).
/>
Рисунок 2. Вікно бази даних
У реляційних базах даних всяінформація зберігається у вигляді таблиць. Кожний рядок таблиці являє собоюзапис, астовпчик – поле. Запис містить набір даних про один об’єкт (наприклад,назва фірми, її адреса і спеціалізація), а поле – однорідні дані про всіоб’єкти (наприклад, адреси всіх занесених у таблицю фірм).
До створення нової таблиціможна приступити відразу після відкриття бази даних.
Хідроботи
1. У вікнібази даних активізуйте вкладку Таблиці.
2. Клацнітьмишею по кнопціСтворити. На екрані з’явиться вікно Нова таблиця,у правій частині якого перераховуються способи створення таблиці.
програмабаза дані користувач
/>
Рисунок 3. Діалогове вікно, яке дозволяєвибрати спосіб створення нової таблиці
3. Виберітьспосіб Конструктор (Рис. 3).
4. Післянатискання клавіші ОК ви потрапите у вікно Конструктора таблиці (рис. 4).
/>
Рисунок 4. Вікно конструктора таблиці
5. Вікноконструктора таблиці складається з трьох колонок: Ім’я поля, Тип даних іОпис.
6. Введіть уперший рядок колонкиІм’я поля назву першого поля – Номер запису інатисніть Enter.
7. У списку Типівданих виберіть тип Лічильник. Після цього курсор переміститься уколонку Опис.
8. У колонкуОпис, що служить для запису інформації про призначення поля, введітьтакий опис «Служить для однозначної ідентифікації адреси».
На перший погляд описи можутьздаватися непотрібними. Але описи забезпечують користувача довідковоюінформацією, яка з’являється у рядку стану, коли курсор знаходиться увідповідному полі.
9. В другийрядок колонки Ім’я поля введіть назву другого поля – «Код_студента» і натиснітьEnter.
Поле «Код_студента» слідоголосити ключовим полем. Для цього потрібно його виділити, а потім Правка=> Ключове поле.
Ключове поле однозначноідентифікує записи в таблиці, а також збільшує швидкодію. Для ключового поляслід використовувати дані, які ніколи не повторюватимуться (наприклад, номерипокупців, страховок, рахунків, фондів, накладних).
10. Зробітьописи даних для другого поля, а також створіть інші поля відповідно до даних,наведених в таблиці 1.
Таблиця 1Номер поля Ім’я поля Тип даних Розмір поля Формат поля Індексоване поле 1 Номер запису Лічильник «Длинное целое» Основний 2 Код_студента Текстовий 6 Так 3 Прізвище Текстовий 30 4 Ім’я Текстовий 30 5 По_батькові Текстовий 30 6 Дата_народження Дата/час Короткий формат дати 7 Адреса Текстовий 15
Поле з ідентифікаційнимикодами студентів ми оголосили полем первинного ключа (ключовим полем). Прицьому для властивості Індексоване поле програма автоматичновстановила значенняТАК (Збіги не допускаються). Завдяки цьому дварізних записи в базі даних не можуть мати однакові ідентифікаційні номери.
Заповнення таблиці
Щоб заповнити таблицю, слідперейти з вікна Конструктора на лист даних, натиснувши кнопку Видна панелі інструментів (перша зліва).
11. Заповнітьбазу даних відповідно до таблиці 2:
Таблиця 2Номер запису
Код_
студ Прізвище Ім’я
По_
батькові
Дата_
народж. адреса Телефон 1 Ч-45 Чехов Антон Іванович 12.01.89 Пр. Бажана, 46,5 565–67–89 2 М-5 Михайлов Олексій Петрович 23.02.88 В. Руденко, 5,67 564–78–12 3 С-67 Сімаков Андрій Петрович 06.05.88 В. Ревуцького, 6,4 565–23–05 4 М-7 Молохова Світлана Яківна 12.03.89 Пр. Бажана, 46,9 575–56–43 5 Ч-12 Чорна Світлана Дмитрівна 01.01.89 Пр. Бажана, 26,15 565–07–09 6 А-78 Антонов Олександр Петрович 04.05.89 В. Ревуцького, 1,8 565–16–15 7 Б-23 Баліцька Ольга Іванівна 12.07.89 Пр. Бажана, 20,35 575–80–44 8 Б-14 Баліцька Марія Савівна 04.06.88 В. Ревуцького, 7,8 565–34–34 9 Г-34 Гуменюк Дмитро Якович 05.05.89 В. Руденко, 8,7 575–14–07 10 Г-78 Габа Людмила Іванівна 01.12.88 В. Руденко, 12,17 574–23–49 11 Ч-2 Чехов Іван Якович 23.02.88 В. Руденко, 18,5 565–23–12 12 М-19 Молохова Людмила Савівна 04.05.89 В. Руденко, 8,47 565–09–00 13 Б-17 Бойко Олександр Петрович 12.07.89 В. Руденко, 9,2 574–11–54 14 В-5 Варава Сергій Дмитрович 06.05.88 В. Ревуцького, 17,8 565–28–25 15 О-16 Ольшанська Лариса Артемівна 06.05.88 Пр. Бажана, 24,5 574–17–19
12. Виконайтепошук елемента в таблиці. Для цього зробити активним те поле, у якомуздійснюється пошук, а потім вибрати пункт меню Правка / Знайти.
З’являється вікно пошуку тазаміни (рис. 9).
/>
Рис. 9. Вікно пошуку та заміни
13. Зберегтитаблицю під назвою «Студент». Це буде перша таблиця бази даних «Учбовий_заклад».
14. Створититаблицю «Група» в режимі конструктора таблиць.
15. Заповнититаблицю в режимі відкритої таблиці.
Таблиця 3Номер_запису Назва_групи ПІБ 1 МЕ-07 РВВ 2 ЕА-06 БАВ 3 ЕС-08 БЗІ 4 ЕС-06 ОЩВ 5 ЕА-07 РНІ 6 ОА-08 РЛВ … … …
3. Зберегтипід назвою «Група». Це буде друга таблиця бази даних «Учбовий заклад».
4. Створититаблицю «Викладач» за допомогою Майстра таблиць.
5. Заповнититаблицю в режимі відкритої таблиці.
Таблиця 4Номер_запису ПІБ Прізвище Ім’я По_батькові 1 РВВ Розумовська Валентина Вікторівна 2 БАВ Бардакова Анна Валеріївна 3 БЗІ Баришева Зінаїда Іллівна 4 ОГВ Огінська Ганна Володимирівна 5 РНІ Романюк Наталія Іванівна 6 РЛВ Романюк Леся Василівна … … … … …
6. Зберегтипід назвою «Викладач». Це буде третя таблиця бази даних «Учбовий заклад».
7. Створититаблицю «Предмети».
8. Заповнититаблицю «Предмети».
Таблиця 5Номер_запису Назва_предмета 1 Алгебра 2 Геометрія 3 Фізика 4 Інформатика 5 Хімія 6 Біологія
9. Зберегтитаблицю під назвою «Предмети». Це буде четверта таблиця бази даних «Учбовийзаклад».
10. Зберегти базуданих під назвою Група_прізвище_ПР7.
11. Оформитизвіт.
12. Записативисновок.