ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВОПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕУЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ИЖЕВСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
САРАПУЛЬСКИЙПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТКУРСОВАЯ РАБОТАпо дисциплине «Информатика»на тему: «Проектирование баз данных в среде СУБД MsAccess»
Выполнила: студентка гр. 312-ЗД
Габбасов А.Р.
Сарапул – 2010
Содержание
Введение
1. Создание таблиц
2. Создание запросов
3. Создание отчетов
4. Создание форм
5. Создание макросов
Заключение
Список литературы
Введение
Проектируемая база данныхпредназначена для работников частного предприятия, оказывающего населениюуслуги такси, и позволяет им повысить эффективность своей работы за счетсистематизации и быстрого поиска нужной им информации. Это сильно упрощаетработу, т.к. отпадает необходимость просматривать горы бумаг в поисках нужнойинформации, рассчитывать стоимость путевого листа каждому водителю и отчеты оработе начальству.
В БД должны хранитьсясведения о водителях: ФИО, позывной, номер водительского удостоверения, датавыдачи водительского удостоверения, а также находится ли водитель в отпуске, набольничном или уволен; сведения об автомобилях: государственный номер, марка,цвет, год выпуска, № свидетельства о регистрации транспортного средства,собственник, а также находится ли автомобиль в ремонте; сведения о путевыхлистах: № путевого листа, позывной водителя, даты открытия и закрытия путевоголиста, государственный номер автомобиля; сведения о заказах: номер заказа, датаи время поступления, адрес клиента, водитель выполняющий заказ, отметка овыполнении.
Диспетчер такси должениметь возможность получить следующие сведения:
– какие автомобилинаходятся на линии, а какие в ремонте;
– сведения о заказах сразбивкой по водителям;
– сведения о количествеотработанных часов каждым водителем и, соответственно, стоимости его путевки(стоимость путевки рассчитывается по 20 руб. за час работы, остальные денежныесредства остаются водителю).
Для создания базы данныхиспользуем СУБД Microsoft Access. Создание любой базы данных начинается свыбора структуры базы данных. В нашем случае удобнее использовать пять таблиц сданными. Это будут две таблицы с данными по заказам: внутригородские имеждугородние, таблица данных по водителям, таблица данных на автомобили итаблица учета путевых листов.
Далее сделаем несколькозапросов на выборку по различным параметрам, а также отчеты к ним. Например,сделаем запрос, выдающий сведения о водителя и автомобилях, находящихся налинии; запрос, вычисляющий время работы по путевому листу, а также егостоимость и др.
Для удобства работы сданными создадим несколько форм и кнопки переходов между ними. Для вызова формы(и не только формы) можно также воспользоваться макросом. Для демонстрацииданной возможности создадим макрос вызова главной формы и формы ввода сведенийоб автомобилях. Также создадим макрос распечатки стоимости путевых листов.
/>1. Создание таблиц
Итак, создаем таблицу. Всебазы данных содержат одну или несколько таблиц. Таблица — совокупность записей.Столбцы в таблице называются полями, а строки — записями. Количество записей втаблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей взаписи — 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должнабыть представлена отдельная таблица для каждого большого набора элементов, например,для записей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки ипоставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таблицах. Этораспространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структурубазы данных. Создавать таблицы можно тремя способами:
- с помощью мастера(если при создании таблицы требуются подсказки об элементах, которые следует внее включать);
- в режимеконструктора (если вы точно знаете, какие параметры полей вам нужны). В отличиеот мастера, этот способ не предполагает пошагового процесса и требует большеусилий по отладке таблицы;
- посредством вводаданных и определения полей в режиме таблицы. Этот способ применяется принеобходимости настроить простую таблицу и быстро ввести данные. Однако вотличие от работы с мастером или в режиме конструктора при этом нельзя задать многиепараметры таблицы.
Создаем таблицу«Водители». Для создания таблицы используем конструктор, как более подробный метод(рисунок 1). В таблице зададим следующие поля: «Позывной», «Фамилия», «Имя»,«Отчество», «Номер ВУ», «Дата выдачи ВУ», «На больничном», «В отпуске»,«Уволен». Поле «Позывной» имеет формат счетчика. Следующие поля – текстовые,«Дата выдачи ВУ» имеет формат даты/времени, а последние три поля – логические.
/>
Рисунок 1 – Окно созданиятаблицы
/>
Рисунок 2 – Вводпараметров поля таблицы
Вводим названия полей иих подробный формат (рисунки 2, 3).
/>
Рисунок 3 – выбор типаданных в поле таблицы
Сохраняем структурутаблицы под именем «Водители» и начинаем заполнять значения полей – записи (рисунок4).
/>
Рисунок 4 – Заполнениетаблицы данными
Запись— полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т. п.Запись отображается как строка таблицы. Каждая запись состоит из отдельныхполей. Каждая запись в каждой таблице должна быть уникальна. Чтобы отличитьодну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первичного ключа. Ключевымполем станет поле «Позывной», т.к. позывной уникален для каждого водителя. Этополе имеет формат счетчика. После завершения ввода данных таблица закрывается.
После создания всехтаблиц, необходимо построить схему данных (рис.5).
/>
Рисунок 5 – Схема данных2.Создание запросов
Переходим на следующуювкладку – «Запросы». Запросы – объекты, позволяющие пользователю получитьнужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можноиспользовать бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу) или написать инструкцию SQL. Можно создавать запросы на выборку,обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно такжесоздавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц.
Строить запросы такжеможно с помощью мастера и с помощью конструктора. Снова выбираем конструктор (рисунок6).
/>
Рисунок 6 – Окно созданиязапроса
Для построения запросовнужно добавить таблицы, по которым будет выполняться запрос. В нашем случае пятьтаблиц, выберем из них те, в которых содержатся необходимые для запроса данные (рисунок7).
/>
Рисунок 7 – Окнодобавления таблицы
После добавления таблицынеобходимо выбрать поля, по которым делается запрос, и задать необходимыеусловия отбора (рисунок 8).
/>
Рисунок 8 – Заданиеусловий отбора
Например, требуется, чтобына экран выводился список междугородних заказов для конкретного водителя.
Для создания запросов, когдатребуется посмотреть данные для определенного водителя в столбце «Позывной»можно задать условие для ввода позывного водителя в квадратных скобках «[Задайтепозывной водителя]». В этом случае при открытии запроса программа попроситввести нужный позывной (рисунок 9).
/>
Рисунок 9 – Запускзапроса «Междугородние заказы по водителям»
Созданиезапроса «На линии»:
/>
Создание запроса «Автомобилив ремонте»:
/>
Создание запроса «Стоимостьпутевого листа»:
/>3.Создание отчетов
Отчет – это гибкое иэффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с темэто способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуетсяпользователю. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобномдля пользователя виде с различным оформлением. В отчете данные преобразуются вформатированный документ. Конструирование отчета не только позволяет вывестиинформацию в удобном и привлекательном виде, но и комбинировать данныенескольких таблиц, а также упорядочивать записи таблицы на основании данныхдругих таблиц. При его создании вы расставляете специальные маркеры (называемыеэлементами управления).
С помощью отчетов можногруппировать данные, выполнять с ними различные действия, добавлять заголовки идругие элементы форматирования с целью сделать отображение данных болеепонятным.
Создав отчет, можносохранить данные в этом формате, при этом каждый раз при печати его структурабудет сохраняться, даже если данные были изменены.
Создадим отчеты позапросам «На линии», «Стоимость путевого листа», «Автомобили в собственностипредприятия», а также по таблице «Заказы» с группировкой по водителям.
Создаем отчет с помощьюмастера отчетов, а затем в режиме конструктора откорректируем расположениеэлементов, для более приемлемого вида и оформления (рисунки 10, 11).
/>
Рисунок 10 – Выборэлементов, отображаемых в отчете
/>
Рисунок 11 – Отчет врежиме конструктора
4.Создание форм
Форма – объект,предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране илиуправления работой приложения. Обычно в этом режиме выводятся данные иззаписей, а текстовые поля, управляющие кнопки, картинки и прочие служебныеобъекты облегчают просмотр и обработку данных. Другое преимущество форм передрежимом таблицы — возможность отображать в одной форме данные из несколькихтаблиц.
Формы обеспечиваютнаиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных ифактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Формапозволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимальнопостроенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, аесли полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничнуюформу. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов илиотчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбратьдля него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективноговвода данных.
Для создания формы можнотакже воспользоваться конструктором или мастером создания форм. Т.к.конструктор все же дает более широкие возможности, воспользуемся им в очереднойраз. Создадим, во-первых, титульный лист в виде формы и свяжем его с главнойформой, предназначенной для работы с приложением. С помощью конструктора ипанели управляющих элементов добавим на заготовку формы «Водители» всенеобходимые данные из таблицы «Водители», а также, чтобы предусмотретьдобавление новых записей в таблицу, кнопки «Добавить запись», «Сохранитьзапись» и «Удалить запись». Этих кнопок вполне достаточно для того, чтобыредактировать записи в таблице «Водители». Кроме того, добавим кнопку для поисканужной записи (рисунок 12, 13).
/>
Рисунок 12 – Форма «Водители»
/>
Рисунок 13 – Созданиекнопок на форме
Отчеты предварительноможно создать с помощью мастера или конструктора на вкладке «Отчеты», а затеманалогично создать удобную форму для просмотра отчетов (рисунок 14), можнотакже создать форму для просмотра самих запросов, но отчеты смотреть все-такиудобнее, тем более, что их можно сразу и распечатать при желании с помощьюкнопки «Печать» на панели инструментов. Можно было бы в принципе создать и наформе кнопку печати отчетов, но, по-моему, ни к чему слишком уж перегружатьформу кнопками, ведь кнопка «Печать» и так доступна в данном окне.
/>
Рисунок 14 – Форма«Отчеты»
После того, как форма дляработы с базой данных создана можно задать автозапуск формы при открытии базыданных для удобства работы. Выполняется это следующим образом: Сервис →Параметры запуска → Вывод формы/страницы → ОК. (рисунок 15, 16)
/>
Рисунок 15 – Выборпараметров запуска базы данных
/>
Рисунок 16 – Окнопараметров запуска
5.Создание макросов
Макрос в Accessпредставляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд,которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданномопределенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощьюмакросов можно реализовать многое. Каждая макрокоманда имеет определенное имяи, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем.Например, при использовании макрокоманды Открыть Форму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайнеймере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран. Существует еще одиночень простой способ ввода макрокоманды, которым мы и воспользуемся. Допустим,нужно создать макрос, который должен открывать форму «Главная» (Customers) вприложении «Такси Фортуна» (Northwind). Для этого в окне База данных (Database)необходимо щелкнуть по ярлыку Формы (Forms), затем, используя панельинструментов, открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) и перетащить спомощью мыши форму «Главная» (Customers) в поле «Макрокоманда» (Action) окнаКонструктора макросов.
Для удобстваперетаскивания объектов из окна База данных (Database) в форму можно выбратькоманду Окно, Слева направо (Window, Tile Vertically), чтобы расположить окнана экране рядом.
Тогда в поле«Макрокоманда» (Action) автоматически появится макрокоманда Открыть Форму (OpenForm) (рисунок 17), а на панели аргументов автоматическизаполнятся поля: в поле «Имя формы» (Form Name) появится имя формы «Главная»(Customers), в поле «Режим» (View) — значение по умолчанию Форма (Form), в поле«Режим окна» (Window Mode) — значение Обычное (Normal). Остальные поляостанутся пустыми.
/>
Рисунок 17 – Созданиемакроса
Кроме того, можно сделатьзаписи в этой форме недоступными для изменений, для чего в поле Режим данных(Data Mode) необходимо ввести значение «только чтение» (Read Only).
Аналогично можносоздавать макрокоманды, перетаскивая из окна База данных (Database) таблицы,запросы, отчеты и другие макросы. При этом в окне Конструктора макросов будутпоявляться соответствующие макрокоманды: Открыть Таблицу (ОрепТаblе), Открыть Запрос(OpenQuery), Открыть Отчет (OpenReport), Запуск Макроса(RunMacro).
Итак,база данных Такси создана. База очень проста в использовании и понятна для любыхпользователей.
Заключение
Современные технологииразработки прикладных программ делают построение приложений фантастическидешевым и быстрым. Квалифицированный пользователь с помощью Microsoft Access сегодня может за один вечер создать на персональномкомпьютере то, что на ранних ЭВМ требовало месяцев работы (если это вообще быловозможным). Кроме того, теперь стало значительно легче находить ошибки,устранять их и изменять проект непосредственно в процессе создания приложения.
Современные технологиипозволяют создавать очень сложные приложения. К тому же скорость вычислений посравнению даже с предыдущим десятилетием возросла на несколько порядков.Однако, несмотря на мощность средств разработки, если не потратить значительныхусилий на определение задач и принципов работы приложения, то впоследствиипридется потерять значительно больше времени на всевозможные переделки. Еслипроект приложения недостаточно продуман, то добавление новых функций илиустранение недостатков связано с большими временными и финансовыми затратами.
Основные этапыразработки:
1. Уточнение задач.
2. Последовательностьвыполнения задач.
3. Анализ данных.
4. Определениеструктуры данных.
5. Разработка макетаприложения и пользовательского интерфейса.
6. Созданиеприложения.
7. Тестирование иусовершенствование.
/>Список литературы
1. Бекаревич Ю.,Пушкина Н. Microsoft Access за 21 занятие. – М.: Олма-Пресс, 2006. – 544с.
2. Лори УльрихФуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд. Microsoft Office Access 2007 для «чайников». –М.: Вильямс, 2007. – 384с.
3. Михеева В.,Харитонова И. Microsoft Access 2003. – М.: Нова, 2005. – 1072с.
4. Полупроводниковыеприборы: диоды выпрямительные, тиристоры, оптоэлектронные приборы: справочник /под общ. ред. Н.Н. Горюнова. – 2-е изд., перераб. – М.: Энергоатомиздат, 1987.– 743с.
5. Хомоненко А.,Гридин В. В. Microsoft Access. Быстрый старт. – М.: Финансы истатистика, 2008. – 304с.
6. Компакт-диск«Справочник по полупроводниковым приборам. В помощь радиолюбителю».