Введение
В любойорганизации решение проблем документационного обеспечения управлениявозлагается на специализированное структурное подразделение – управлениеделами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службыделопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также отстепени оснащённости современными техническими средствами, от учёта присоздании службы делопроизводства технического, юридического и организационногоаспектов.
Практикавыработала три формы организации работы с документами в любом управленческомаппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Использованиеновейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемныхустройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов,контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурныхподразделениях.
В создании иорганизации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – одиниз самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документыне регламентируют форму работы с документами.
Регламентациявыбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции поделопроизводству.
Гостиница«Турист» является коммерческой организацией, уставный капитал который разделенна определенное число акций. В основном организационном документе гостиницы«Турист» – Уставе определены основные цели и виды деятельности общества.
Гостиница«Турист» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать иосуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнятьобязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность посвоим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
Гостиница«Турист» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование,организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своимнаименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный ииные счета.
Объектработы –документооборот на предприятии.
Цельработы –исследование документооборота на предприятии ресторанно-гостиничного типа.
В ходеработы решались следующие задачи:
1) Служба ДОУ(делопроизводства) как структурное подразделение предприятия;
2) Документы,определяющие порядок работы с документами на предприятии;
3)Документооборот в ресторане при гостинице;
4) Основныепринципы рациональной его организации;
5) Схемапрохождения исходящих документов в ресторане при гостинице
6) Работа свнутренними документами в ресторане при гостинице
1. Документированиеуправленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация,формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов)
Поддокументированием понимается запись (фиксация) информации на различныхносителях по установленным правилам.
Документирование – регламентированныйпроцесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ееюридическую силу.
Документированиевсегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыминормативными актами или выработанными «традицией».
Созданиедокументов или документирование может осуществляться на естественном языке илина искусственных языках с использованием новых носителей информации.
Придокументировании на естественном языке создаются текстовые документы –документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письмаили любой системой звукозаписи.
Текстовыйдокумент, созданный с помощью письма, – это традиционный документ на бумажномносителе или видеограмма документа – изображение документа на экранеэлектронно-лучевой трубки.
При документированиина искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы,созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающихобработку информации электронно-вычислительной машиной.
Прииспользовании простых орудий создаются рукописные письменные документы(текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма),изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженнуюпосредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительныедокументы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов,светотени).
Определениепонятий «документ» и «информация».
ГОСТ16487–70, определявший понятие документ как «средство закрепления различнымспособом на специальном материале информации о фактах, событиях, явленияхобъективной действительности и мыслительной деятельности человека», в настоящеевремя отменен.
«Документ» – запись информации наразличных носителях по установленным правилам. Носителем информации может бытьбумага, перфокарта, фотопленка, магнитофонная лента и т.п.».
Фиксация,отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление,возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться кинформации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любойофициальный документ полифунк-ционален, т.е. одновременно выполняет несколькофункций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
Термин «информация»происходит от латинского слова «informatio», что означает сведения,разъяснения, изложение.
/>В Федеральном законе от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации,информационных технологиях и о защите информации» используются следующие основныепонятия:
Информация – сведения (сообщения,данные) независимо от формы их представления;
Роль ифункции документа в управленческой деятельности
/>
Функциядокумента– это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ –объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которыхможно условно поделить на три группы:
а) главная,наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача(распространение) информации во времени и пространстве;
б) общиефункции документа характерны для всех документов, независимо от их типа ивида:
информационнаяфункция – это способность документа удовлетворять потребности общества винформации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критериеминформативности документа является его информационная емкость, т.е. количествои качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяетсятакими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизнаинформации и т.д. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее составвходит фиксация, сохранение, передача информации;
коммуникативнаяфункция – это способность документа быть информативным средствомпередачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечиваетдокументную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. Вкоммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуютдве категории документов: документы, ориентированные в определенномнаправлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) иснизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннегодействия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорныедокументы);
кумулятивнаяфункция – это способность документа накапливать, концентрировать,собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего игрядущего поколений;
в) специальныефункции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где онипроявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностямиобщества. К ним относятся:
управленческаяили регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы дляцелей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы,распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражаютстадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. Вуправленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли,как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
правоваяфункция – это способность документа служить средством доказательства,подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередьобладают официальные издания (конституция, законы, указы), историческиеисточники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести вседоговорные документы, фиксирующие договорные отношения;
функцияучетадает количественную характеристику информации – это регистрация и группировка вцифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими ииными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы,наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектринформации (статистические и финансово-экономические документы);
познавательнаяили когнитивная функция – способность документа служить средством получения ипередачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Этоназначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процессаобучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности(научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
общекультурнаяфункция – способность документа содействовать развитию культуры общества,выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоениясистемы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе(литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм,фотография, открытка, гравюра и др.);
мемориальная(памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека иобщества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения кдругому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающимособой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие,особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования вовнешней среде документы);
гедоническаяфункция – способность документа служить средством отдыха, развлечения,рационального использования свободного времени (произведения художественнойлитературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитныефонограммы и т.п.).
К специальнымфункциям документа можно также отнести статистическую, источниковую,подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функцийдокумента, как и потребностей общества, неисчислимо.
Формулярдокумента.
Формуляр-образецдокумента – это модель построения документа, устанавливающая областьприменения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционнойсетки и основные реквизиты.
Юридическаясила документа
Общие правилаоформления документов говорят, что в документах не допускаются исправления,черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимоперечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.
Что быдокумент имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:
Ø Названиеавтора документа (организация или ее структурное подразделение, работник,чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
Ø Датадокумента.
Ø Названиеместа разработки, издания, принятия или подписания документа.
Ø Подпись
Чтобыдокументы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:
Ø Названиевида документа, за исключением писем
Ø Номердокумента
Ø Вопределенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка обутверждении документа.
Ø Подписьдолжна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия)должностного лица.
В документахорганизации персональная подпись обеспечивает юридическую силу только в случае,если она собственноручно подписано лицом, чья должность указана в документе. Вслучае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, афактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющийобязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующуюпометку должности и расшифровки подписи.
В техслучаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны несколькоподписей, то документ получает юридическую силу только после того, как егоподпишут все соответствующие лица.
Классификациядокументов
Классификациядокументов – распределение документов по группам (видам) на основе признаковсодержания, формы составления и др. с целью организации и повышенияэффективности работы с ними.
Условнодокументы можно разделить на следующие виды:
– По содержанию(важнейший вид классификации) – это могут быть документы:по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения,планирования, бухгалтерского учета,
подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;
– поспособу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-,фото-, фонодокументы);
– посфере использования (организационно-распорядительные,финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические идр.);
– поместу составления (входящие, исходящие, внутренние. внешние –полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы(исходящие) и внутренние – составленные в данном учреждениии используемые внутри его;
– погрифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);
– попроисхождению (официальные, личные);
– поюридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);
– поформе изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);
– посрокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временногохранения).
– По наименованиювыделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческихдокументов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты,приказы и т.д.
– Поколичеству затронутых вопросов (простые и сложные)
– Поограничению доступа (секретные, для служебного пользования, не служебные)
– Постепени обязательности (информационные, директивные)
2. Практическоезадание на основе гостиницы «Турист» 2.1 Служба ДОУ(делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции.Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции)
СогласноОсновным положениям государственной службы документационного обеспеченияуправления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются:подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы сдокументами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат,экспедиция, машинописное бюро, архив.
Службаделопроизводства в гостинице «Турист» создана совсем недавно, в начале 2002года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управленияделами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическоеруководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурныхподразделениях Компании.
Управлениеделами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляетсяначальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директоруКомпании. Основными функциями Управления делами являются:
– Контрольза обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства вКомпании;
– Контрольза оформлением документов согласно современным требованиям.
В составОбщего отдела входит:
1. СекретариатГенерального Управления. Основными функциями секретариата являются:прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, регистрациядокументов, машинописные работы, распределение телефонных звонков, отправкадокументов, информационно-справочная работа с документами;
2. Административно– хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживаниевсех управленческих подразделений компании, в связи, с чем выполняетследующие функции: снабжает канцелярскими принадлежностями; обеспечиваетмебелью, хозяйственным инвентарем; ведет контроль за сохранностью материальныхценностей; устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняетмногие другие хозяйственные функции.
Наличие вструктуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственногоотдела противоречит ГСДОУ[1], так какОбщий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, неимеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся кдокументационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят всесотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделенияхгостиницы «Турист». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Организационнаяструктура службы документационного обеспечения управления гостиницы «Турист» –Общего отдела
/>
________ –непосредственное подчинение
– –функциональное подчинение
Основнымизадачами Общего отдела являются: обеспечение четкой организации делопроизводства вкомпании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы,методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства вструктурных подразделениях и филиалах компании, сокращение документооборота,унификация форм документов, обеспечение единого порядка документирования,организации работы с документами, координация работы всех лиц, ответственных заделопроизводство в Компании и др.
Общий отделвозглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директораи подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел всвоей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями иметодическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующиминормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставомгостиницы «Турист» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениямиКомпании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный моментнет.
Юридическаяслужба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документовправового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству,дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству,оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно – правовогохарактера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениямдеятельности.
/>2.2 Документы, определяющие порядок работы с документамина предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табельунифицированных форм документов). гостиницы «Турист»
Инструкция поделопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию,правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними,осуществление контроля за их исполнением. Утверждается инструкция Генеральнымдиректором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкциипо делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
Общиеположения.
Правилаподготовки и оформления документов, требования к реквизитам документов.
Организациядокументооборота
Порядокприема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции,порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организацияконтроля исполнения документов, поисковая система по документам, составлениеноменклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценностидокументов, передача дел в архив.
Подразделениягостиницы «Турист» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данныхподразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанностии права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положениянекоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине покане утверждена организационная структура, штатное расписание и должностныеинструкции на некоторых сотрудников Компании.
Кругобязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанностиработников Компании и квалификационные требования к ним закреплены ирегламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномернораспределить обязанности и установить подчиненность работников.
Номенклатурадел – это систематизированный список наименований дел, образующихся вделопроизводстве гостиниц «Турист»
Своднаяноменклатура дела гостиницы «Турист» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения ибыть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Номенклатурыдел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающимизадачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителямиподразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отделадля последующего их включения в сводную номенклатуру дел гостиницы «Турист» и утверждения. Утверждаетсводную номенклатуру дел Генеральный директор.
Заголовки делв номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержаниедокументов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:
– наименованиевида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.п.), включенногов дело;
– определениеучастка работы или «опроса деятельности, уточняющие сведения об авторахдокумента, корреспондентах, подлинности и документов и т.п.
Если делосодержит переписку, следует указывать – с кем и по какому вопросу она ведется,вид переписки (исходящая, входящая).
При формулированиизаголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включеныдокументы различных видов.
Составлениезаголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документыпо общим вопросам» и т.п. не допускается.
Образецноменклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:
Номенклатурадел
(названиеотдела)
на 200__ годИндекс дела Заголовок дела Наименование подразделения Кол-во дел (томов) Срок хранения Примечание
Начальникотдела Подпись И.О. Фамилия
Номенклатурадел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабрятекущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях гостиницы «Турист»не допускается.2.3Документооборот в гостинице «Турист». Основные принципы рациональной егоорганизации
Несмотря на,что гостиница «Турист» существует несколько лет, работы по организациитехнологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с2001 года. Документационное обеспечение управления в гостинице «Турист»осуществляется Общим отделом.
Организацияработы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот,создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов ипередачу в ведомственный архив.
Необходимоотметить, что основу правильной организации работы с документами составляетчеткое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работникамипредприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждогоработника и в тоже время исключает дублирование операций при работе сдокументами[2].
Под объемомдокументооборота Компании понимается количество документов, полученных исозданных Компанией за определенный период времени. Показатели объемадокументооборота используются для определения технологической оснащенностипроцессов работы с документами, а также для анализа различных аспектовуправленческой деятельности.
Анализируядокументооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к егоросту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
– поступающие(входящие);
– отправляемые(исходящие);
– внутренние.
Стабильноеувеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширениеморганизационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности,образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постояннымвозрастанием количества работников.
Наиболеераспространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам деловогосотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведенияразличных совещаний конференций.
Из филиалов,кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию вотношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Исходящиедокументы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланкахи имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатанытипографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
– бланкКомпании для письма;
– бланкдля письма Управления развития бизнеса;
– общийбланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка ит.д.).
Внутренниедокументы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
– Организационныедокументы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения оботделах, инструкции и т.п.);
– Распорядительныедокументы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями ируководителями структурных подразделений;
– Информационно-справочныедокументы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебныезаписки, акты, справки и т.д.).
Учитываяпостоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, чтоколичество внутренних документов возрастает.
Внутренниедокументы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведениемследующих реквизитов: название Компании, название подразделения, видадокумента, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, таки исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстовогоредактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
СотрудникиОбщего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии стребованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[3].
Необходимоотметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два видадокументов – докладные и служебные записки.
Исполненныедокументы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел –гостиницы «Турист». В дело, как правило, подшиваются документы одного года, заисключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включеныдокументы за разные годы, они разделяются между собойиндикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следуетуказать, за какие годы подшиты документы.
В делоподшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписьюисполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
Включение вдело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий недопускается. Расположение документов внутри дел производится в обратномхронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будутпервыми).
Приказы поличному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основнойдеятельности и формируются в службе персонала.
Формированиедел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность ихбыстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущегохранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры делсоответствующего отдела.
Обложкадела оформляется следующим образом:
Ø названиеорганизации – гостиница «Турист»
Ø наименованиеподразделения;
Ø номердела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
Ø заголовокдела;
Ø годзаведения или квартал года;
Ø томдела;
Ø срокхранения.2.4 Схема движениявходящей документации в гостинице
Прием всейвходящей корреспонденции и вся последующая обработка в гостинице «Турист»осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.
При первичнойобработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостностьконвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращаетили пересылает по назначению.
Конверты сдокументами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильностьдоставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаютсявручную, что требует значительного времени. Конверты от поступающих документов,в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конвертуможно определить:
Ø адресотправителя;
Ø времяотправки и получения документа;
Ø припоступлении личных или доплатных документов.
На полученномдокументе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнемуглу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления.Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарюГенерального директора.
Заканчиваетсяпервичная обработка распределением на документы регистрируемые инерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрениикоторой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли онаотносится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации долженбыть список нерегистрируемой документации.
Предварительноерассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документовна требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительноерассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основанииустановленного в организации распределения обязанностей.
Безпредварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованныенепосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Нарассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственныхи вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросамдеятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документыпосле предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка ипередача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления вОбщий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочеевремя.
Корреспонденция,поступившая на имя Генерального директора гостиницы «Турист» передаетсясекретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию,регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделитьсекретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельнораспределять документацию по ряду вопросов.
Для этогонеобходимо составить классификатор вопросов деятельности с указаниемисполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы однаоперация не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя отизлишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
Послерассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяетпоручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригиналподшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требуетконтроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль ивносит данные в компьютерную базу.
В соответствиис существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственномуисполнителю, названному в резолюции первым.2.5 Схема прохожденияисходящих документов в гостинице
Отправляемыепредприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документовсостоит из следующих операций:
Ø составлениепроекта документа исполнителем;
Ø проверкаправильности оформления проекта документа секретарем;
Ø согласованиепроекта документа;
Ø подписаниедокумента руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
Ø регистрациядокумента;
Ø отправкадокумента адресату;
Ø подшивкавторого экземпляра (копии) в дело.
Проектисходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформленияпроверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправевнести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его надоработку исполнителю.
Исходящиедокументы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов ителефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[4]
В гостинице«Турист» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристомКомпании. Такое согласование оформляется визой.
Послеподписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту длярегистрации.
Длярегистрации исходящих документов требуются следующие данные: порядковый номердокумента, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержаниеили заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номерадокументов-ответов); исполнитель; примечание.
Послерегистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер идату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затемисходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляротправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело сисходящей перепиской.2.6 Работа с внутреннимидокументами в гостинице
В Компаниирегистрацией внутренних документов занимаются секретари структурныхподразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генеральногодиректора, а также приказы по основной и административно-хозяйственнойдеятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.
Гостиница«Турист» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихсяза пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируютсякак входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутреннихдокументов.
Длярегистрации исходящих документов предлагается использовать только электроннуюформу с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов.Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будетиспользовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бысделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
/>Заключение
Проведенныйанализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организацииделопроизводственного обслуживания Компании:
Следуетразработать все необходимые нормативные документы: инструкцию поделопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведениюэкспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генеральногодиректора.
Внесеныизменения в следующие этапы делопроизводства:
– первичнаяобработка поступающих документов (разработать и использовать списокнерегистрируемой документации; при распределении поступающей документацииподлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделитьсекретаря-референта Генерального управления дополнительным правомсамостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
– регистрациидокументов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
– формированиеи оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их сучетом требований современного законодательства; при формировании делприложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи делнеобходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку осогласовании с начальником Общего отдела гостиницы «Турист»);
– присоставлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указаниемдолжности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службыгостиницы «Турист».
3. Внесеныпредложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовкидокументов, установленных законодательством.
4. Необходимосоставить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов всоответствии с Перечнем.
5.Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспеченияуправления.
6. Необходимосократить количество внутренних документов (при внутренней перепискесотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки итолько по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).
7. Необходимоприступить к созданию архива для документов Компании.
8. Необходимоперейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработкадокументов в гостинице «Турист» осуществлялась традиционным способом, норасширение организационной структуры, увеличение количества филиалов ипоявление новых функций привело к поиску новых форм организацииделопроизводственной службы и документооборота.
Оценкатрадиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования дляработы с документами новых методов. Основным направлением совершенствованиятехнологии обработки документов является внедрение компьютерных системобработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронногодокументооборота в технологию обработки документов Компании позволит кореннымобразом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания в гостинице«Турист», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенноважно для такой крупной компании.
Эффективнымтакже является применение нормативно-методических документов подокументационному обеспечению управления в виде электронных текстов вкорпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным,удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютернаясистема, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функцийделопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управлениядокументооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитическойработы, а также использование элементов электронного документооборота, позволитподнять работу Управления делами на качественно иной уровень и будетспособствовать повышению ее оперативности.
Также системаавтоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на созданиедокументов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поискинформации.
В целом,анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организациюделопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, чтосоответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, атакже оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны толькопри внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительнойтехники.
/>Списокиспользованной литературы
1. М.Ю. Рогожин«Офис-мастер». – Приложение к журналу «Справочник секретаря иофис-менеджера», 2 2006. — М.: МЦФЭР, 2006.-325 с.
2. «Делопроизводство»(Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебникдля вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Подред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005. – 359 с.
3. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2008.
4. М.В. Ларин«Управление документацией и новые информационные технологии» – М., 2007
5. ГОСТ Р 51141–98Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., ГосстандартРоссии, 2004.
6. Мингалев В.С.«Общие закономерности документообразования в социально-экономических системахуправления. – М.: МГИАИ, 2006
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство(документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. – М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
8. Галахов В.В.,Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А.,Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация итехнология работы. Более 120 документов. – 2-е издание, перераб. и дополн.; Подред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2004. – 456 с.
9. Кирсанова М.В.,Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. – Новосибирск ИНФРА –Сибирское соглашение 2005 г.
10. Круглянская Е.Ю. Настольнаякнига секретаря: Справочник. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2006 г.