Power Point

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА содержание: Введение – обоснование выбранной темы I. Глава – создание презентации 1) Знакомство с программой Power Point 2) Начало работы с презентацией
3) создание простой презентации 4) Добавление графиков и диаграмм 5) Добавление таблиц 6) Рисование графических объектов 7) Вставка объектов мультимедиа 8) Анимация слайдов II. Глава - результаты 1) Создание слайд – фильма 2) Способы передачи презентаций 3) Взаимодействие с другими приложениями Office III. Глава – дополнительные возможности 1) Настройка программы Power Point 2) зависания Power Point 3) Power Point 2002 4) Visual Basic для Power Point 5) Главные выводы 6) Использованная литература Знакомство с программой PowerPoint С момента своего появления в 1987 году программы Power Point положила начало новому подходу к работе с компьютерными презентациями. Была предложена концепция, в которой презентация рассматривается как единое целое, а не просто как набор отдельных слайдов. Каждая следующая версия программы вносила свой вклад в развитие этой идеи, а также в совершенствовании средств работы с презентациями. Продолжая установившуюся традицию стремления к совершенствованию, программа Power Point 97 ознаменовала свое появление десятками новых возможностей, облегчающих конструирование презентаций и упрощающих работу с программой. Последующие версии программы Power Point также совершенствуются. Ещё несколько лет назад презентации, как правило, представляли собой доклад с иллюстрациями, выполненными на бумаге или плёнках, изображения на которых демонстрировались с помощью проекторов. При этом создание ярких и убедительных иллюстраций было весьма сложным занятием, и поэтому успех или неудача презентации напрямую зависели от художественных и артистических способностей докладчика. С помощью программы Power Point создание презентации становится простым и увлекательным делом. Если презентация проводится для небольшой аудитории в 4 – 8 человек, то в этом случае достаточно иметь компьютер с обычным монитором. Среди возможностей Power point по созданию презентации, представляет собой набор слайдов, можно отметить следующее: ü Управление процессом проведения презентации, т.е. отображение слайдов, которые в нем имеются; ü Управление переходами между слайдами, т.е определение порядка отображения слайдов презентации во время её показа; ü Установка параметров внешнего вида, отображения и появления слайдов; ü Работа с текстом, таблицами, графикой, звуком, видео, а также объектами Word, Excel, Internet. Любая презентация имеет следующие основные свойства и характеристики: ü Набор слайдов и их параметры; ü Содержание слайдов, которое, помимо пользователя, может также создаваться с помощью имеющихся мастеров автосодержания; ü Параметры рабочей области, т.е. ее размер, ориентация и т.д.; Каждый слайд презентации имеет собственные свойства, которые влияют на его отображение во время показа презентации: ü Размер слайда; ü Шаблон оформления, т.е. параметры цветовой схемы, фона, шрифтов и т.д.; ü Разметка слайда, которая включает большой размер стандартных примеров размещения информации на слайде: расположение заголовка, рисунков, таблиц, надписей и т.д.; ü Эффект перехода, представляющий собой тот или иной режим появления и «исчезания» слайда – по нажатию кнопки мыши или автоматически через заданное время, с анимационными или звуковыми эффектами и т.д. Разработчики исходили из предположения, что программа подготовки презентаций достаточно редко «снимается с полки» и должна быть поэтому предельно понятной для пользователя и простой в эксплуатации. Для создания высокопрофессиональных видеоматериалов с помощью Power Point не обязательно быть художником. Поставляемые в комплекте с программой шаблоны дизайна обеспечивают высокое качество результата , а для полноценного пользования всех возможностей Power Point не требуется глубокие знания принципов работы компьютера. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности. Во многих случаях, когда перед пользователем возникает необходимость выбора некоторого варианта, на экране появляется мастер комплекса Power Point, который помогает принять верное решение. Образно говоря, единственное, на что неспособен Power Point, - так это вместо самого докладчика четко произнести слова доклада. Но и здесь программа окажет существенную помощь, ведь благодаря высокому качеству видеоматериала презентации можно обрести дополнительную уверенность в себе при выступлении перед аудиторией. Специальные средства программы Power Point существенно упрощают создание презентации вне зависимости от потребностей пользователя, ради которых эта презентация создается. Мастер автосодержания и шаблоны Power Point позволяют не только в минимальные сроки разработать конкретную презентацию, но и создать на будущее файл структуры стандартной презентации. Нужно просто выбрать тему и дизайн, а затем останется только наблюдать за тем, как Power Pint самостоятельно генерирует упорядоченную последовательность привлекательных, выполненных на высоком уровне слайдов. Встроенные в Power Point связи с такими приложениями Office, как Graph или Organization Chart, а также собственный модуль построения таблиц помогают создать тщательно оформленные видеоматериалы, доступно представляющие числовую информацию, изобразить структуру некоторой организации или выполнить сравнительный анализ имеющихся предложений. Демонстрационный модуль комплекса Power Point поддерживает множество достаточно сложных эффектов, таких как «ожившие» диаграммы, звук, музыкальное сопровождение, встроенные видеофрагменты и широко распространенные плавные переходы между слайдами. Кроме того, возможно интерактивное управление демонстрацией слайдов, когда оператор по ходу презентации получает возможность продемонстрировать дополнительные слайды, представляющие собой ответвления от основного сюжета, или вывести на экран скрытую до тех пор информацию, отвечая этим на вопросы аудитории. Наборы легко модифицируемых фоновых рисунков и цветовых схем слайдов являются частью богатого арсенала выразительных средств Power Point. имеется возможность размещения фирменной эмблемы на заднем плане каждого слайда и выбора цветовой схемы, соответствующей цветам фирмы. Power Point позволяет объединить внутри одной презентации текст, графики, числовые данные и диаграммы, сформированные другими приложениями Office (например, Word или Excel). Можно редактировать любой объект, не выходя из Power Point, при этом будут доступны все инструментальные средства породившего этот объект приложения – источника.
Мастер упаковки комплекса Power Point позволяет упаковать презентацию для записи на дискеты. С помощью инструмента Конференция можно продемонстрировать презентацию в локальной сети или в сети Internet. Инструменты Навигатор слайдов, Записная книжка, Хронометр позволяют осуществлять предварительный просмотр слайдов, делать заметки, читать свои записи и осуществлять контроль временных интервалов непосредственно в процессе проведения презентации.

Начало работы с презентацией Хотя существует много способов запуска программы, наиболее простой путь – это использования кнопки Пуск, которую можно найти в нижнем левом угле экрана на панели задач. Откроем с помощью этой кнопки программу Power Point. При запуске программы одновременно откроются диалоговые окна Помощника по Office и Power Point стартовое диалоговое окно power Point предложит вам выбрать опцию создания новой презентации или открытия уже существующего документа. Можно убрать это диалоговое окно, просто нажав клавишу или, щелкнув по кнопке Отмена. Окно Power Point покажется знакомым, поскольку она работает под Windows и в её окне используются стандартные элементы окон Windows. Если презентация открыта в полноэкранном режиме (заполняет всё окно программы), то имя файла презентации также выносится в заголовок окна программы. Строка меню находится сразу под заголовком окна. Если активная презентация не раскрыта на полный экран, то она имеет своё собственное окно с заголовком. Строка состояния программы Power Point расположена внизу экрана. Эта строка позволяет отслеживать работу с презентацией, поскольку в ней указывается текущий режим работы, например, режим Слайды или Сортировщик слайдов. Панель инструментов значительно облегчает работу с программой. На этой панели можно найти все команды, которые есть в меню. При этом выполнить щелчок мыши проще и быстрее, чем рыться в многочисленных меню и подменю. Power Point предлагает в помощь много разных панелей инструментов. В зависимости от того, какой режим вы выбрали для работы, некоторые панели инструментов могут оказаться недоступными. Например, панель инструментов Структура недоступна в режиме Слайды. Можно размещать панель инструментов и в другой части экрана. Она может иметь вид ряда кнопок вдоль одного из краёв окна программы (такая панель инструментов называется припаркованная) или она может «парить» над презентацией (плавающая панель). Такую панель можно легко перемещать по всему экрану или удалить её. Также можно добавлять свои кнопки на панель инструментов. Об этом я расскажу в главе «Настройка Power Point». Вместо кнопок часто используются команды меню, но для этого пригодится мышь. Этот метод пригодится новичкам для знакомства с программой. Чтобы выбрать команду из меню, щелкните на имени меню в строке меню и проведите указателем мыши по раскрывшемуся списку команд, пока не будет выделена нужная вам команда. Кроме того, много полезной информации можно получить с экрана компьютера, даже во время работы с Power Point. Вспомогательную информацию на всевозможные темы получаем, нажимая Меню ? и команды Вызов справки. Ещё один помощник при работе с Power Point – это помощник по Office, который открывает собственные окна при запуске Power Point. Это самый простой и приятный способ получения полезной информации. Во время работы с Power Point этот помощник будет давать подсказку как использовать некоторую специфическую технику программы для успешного выполнения задачи. О том, что подготовлена подсказка можно узнать после появления в окне помощника по Office лампочки. Если возник вопрос, надо щёлкнуть в любом месте в окне Помощника по Office. В появившемся окне предложат ввести ключевой слово по интересующей теме. Помощник ответит, раскрыв список соответствующих тем вспомогательной информации. Получить помощь можно и с Web – страницы Microsoft от разработчиков программы в системе WWW (World Wide Web). Создание презентации В программе Power Point есть умелые помощники – Мастера. Мастера – это вспомогательные средства, которые помогают выполнить сложный многоступенчатый процесс по созданию презентации. Это ряд диалоговых окон, которые задают вопросы о том, как вы хотите выполнить задачу. После каждого ответа на вопрос мастер будет менять внешний вид презентации. Всегда можно перейти к следующему или вернуть к предыдущему диалоговому окну. Использование мастера автосодержания – это простейший и самый быстрый способ создания новой презентации. Все, что необходимо будет знать – это как должна выглядеть презентация. Мастера автосодержания можно будет запустить прямо со стартового диалогового окна Power Point. После выбора темы и шаблонов презентации и ответов на ряд вопросов, касающихся оформления и дальнейшего использования презентации этот мастер подготовит слайды. Мастеру понадобится некоторое время, чтобы создать презентацию, основываясь на установках, предложенные пользователем. Затем мастер откроет презентацию в режиме Структура. Там можно увидеть подборку слайдов, готовых для оформления. Предложенные слайды не более чем рабочая версия. Можно использовать их для дальнейшей работы или отказаться вообще, приступить к созданию новых слайдов. Независимо от того, насколько тщательно спланирована презентация, в неё по ходу работы можно вносить любые изменения и коррективы. Например, для полного раскрытия темы презентации нужно ещё добавить один слайд. Простейший способ добавления нового слайда - это щёлкнуть на кнопке Создать Слайд на панели инструментов Стандартная. После этого откроется диалоговое окно Создать Слайд. В этом диалоговом окне выбрать авторазметку для нового слайда. Если один слайд не соответствует задуманной темы презентации, его можно удалить. Это делается в режимах Структура, Сортировщик Слайдов и Слайды. В режимах Структура или Сортировщик Слайдов выберите слайд , который надо удалить, и нажмите . Power Point берёт на себя всю сложную работу по разметки и оформлению внешнего вида слайдов. Программа содержит много встроенных стилей размещения и оформления. Чтобы применить встроенный стиль авторазметки, нужно назначить слайдам один из встроенных шаблонов. Средство авторазметки автоматически размещает информацию специфическим образом на отдельном выбранном слайде. Можно изменить фон слайдов. Применение шаблонов оформления сделает это сам. В каждом шаблоне определены специфические цветовые и графические элементы оформления слайдов. Чтобы изменить шаблон оформления, надо щелкнуть по кнопке Применить оформления в режимах Структура, Слайды или Сортировщик слайдов. Выбрать один из доступных шаблонов из левого списка диалогового окна. После щелчка на имени шаблона, появится миниатюра, на которой в точности переданы цвета и размещение элементов оформления. При выборе шаблона оформления учитывается три критерия: предполагаемая аудитория, тема доклада, форма представления презентации. Кроить презентацию надо исходя из того, кто её будет смотреть (друзья, коллеги, инвесторы). Для друзей и коллег презентация может быть выдержана лёгком или даже шутливом тоне, чем перед инвесторами. Подобранный шаблон должен подчеркивать серьёзность раскрываемой темы.
И наконец, то, каким способом планируется представить презентацию, также должны повлиять на выбор шаблона. Не следует использовать темные и тусклые тона фонового рисунки, если планируется вывод презентации в печать и сделать из неё ксерокопии; расплывчатый тон сделает слайды невыразительными. Если планируется разместить презентацию в Web, то следует ограничить графических элементов, чтобы презентация быстрее загружалась на компьютер посетителя Web – страницы.
После того как выполнены все действия желательно сохранить презентацию на жёстком диске или съемном носителе. Сохранение на жестком диске позволяет работать с большими файлами и ускоряет считывание информации с них. Использование съемных носителей (например, дискета) позволяет открыть презентацию на других компьютерах. Но дискеты ограничивают размеры файла документа (1,44 Мб). Чтобы сохранить презентацию, проще всего щелкнуть на кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. Более сложный путь сохранения это Сохранить как… На панели инструментов открыть окно Файл, выбрать Сохранить как … будет предложено сохранить по умолчанию в папке Мои Документы, но можно самому выбрать папку, или создать новую папку с новым названием, куда поместить сохраняемую презентацию. После того, как файл сохранился, его теперь можно открывать всякий раз при очередном сеансе работы Power Point. Процедура открытия файла с презентацией ничем не отличается от процедуры открытия файлов и документов других программ. Если при очередном открытие презентации были внесены изменения, поправки, добавления, то программа при закрытии презентации предложит сохранить изменения. Создание презентации с клавиатуры. После того как была выбрана тема, которой посвящается презентация, остается только ввести текст в соответствующие слайды. Power Point берёт на себя задачу по размещению и стандартному оформлению текста на каждом слайде, используя для этого поля ввода. Полем ввода называется специальное встроенное в слайд поле, для которого в Power Point задано выполнение какой – либо специфической функции. Например, поле ввода Щелчок вводит заголовок разработано так, чтобы в нём содержался самый крупный текст на слайде, и это будет первый элемент слайда, который бросится в глаза аудитории. Когда создается слайд, то, надо обратить внимание на то, что макет слайда содержит несколько полей ввода, например, Щелчок вводит заголовок или Щелчок вводит текст. Формат текста и положение полей ввода зависит от того, какой стиль авторазметки вы выбрали. Поля ввода автоматически появляются на слайде, когда используется кнопка Создать слайд на панели инструментов Стандартная. Желательно выполнять то, что предлагает поле Щелчок вводит заголовок. После щелчка на названии появится пустое текстовое поле с мигающим курсором, что говорит о том, что программа ждёт ввода текста. Текст желательно надо сделать броским и запоминающимся. Существуют три способа форматирования при работе с собственным текстом. Во-первых, можно изменить шрифт текста. Во-вторых, можно выделить текст, изменив размер. В-третьих, изменяется внешний вид текста, если применить форматирование (сделать текст полужирным). Презентация должна проходить в размеренном темпе. Бессмысленно втискивать слишком много текста на один слайд, поскольку зрители не успеют или не захотят прочесть всё, что предлагается на переполненном слайде, и часть информации окажется утерянной. Но слишком скудный текст также быстро утомит аудиторию, и зрители потеряют интерес к презентации. Презентация – это не место для справочных данных и детального анализа. Каждый слайд должен быть понятным, кратким и содержать ёмкие, короткие фразы. Форматирование слайда Чтобы изменить формат слайда, вначале необходимо его выделить в режиме сортировщика или сделать текущими. После этого можно воспользоваться одной из команд меню Формат. Разметка слайда – данная команда позволяет изменить разметку для выбранного слайда с помощью диалогового окна Разметка слайда, аналогичного окну Создание слайд. Чтобы выполнить изменения, необходимо выбрать в данном окне требуемую разметку для слайда и нажать кнопку Применить. Цветовая схема слайда – это команда используется для установки цветовой схемы для выбранного слайда или для всей презентации. При выполнении данной команды отображается диалоговое окно Цветовая схема, в которой имеется две вкладки: Стандартная – позволяет установить для слайдов одну из имеющихся стандартных цветовых схем. Чтобы применить выбранную схему для текущего слайда следует нажать кнопку Применить. С другой стороны, чтобы установить выбранную схему для всех слайдов презентации, необходимо воспользоваться кнопкой Применить ко всем; Специальная – дает возможность изменить цвет того или иного элемента схемы. Для этого необходимо выбрать требуемый элемент, например, Фон, или нажать кнопку Изменить цвет. Затем в диалоговом окне Цвет фона следует выбрать нужный цвет на вкладке Обычные или воспользоваться для определения оттенка вкладкой Спектр, после чего нажать кнопку ОК. Измененную цветовую схему нужно применить к выбранному слайду или ко всей презентации (кнопка Применить ко всем). Фон – позволяет выбрать заливку, которая будет использоваться для фона слайдов. После выполнения команды отображается диалоговое окно Фон, в котором можно с помощью раскрывающегося списка выбрать требуемый цвет или способ заливки. Применить шаблон оформления – дает возможность установить новый шаблон оформления, т.е установить определенную цветовую палитру для фона и объектов слайда, а также определить расположение элементов на слайдах. Для того следует открыть презентацию в любом режиме и выполнить данную команду. Затем в диалоговом окне Применить шаблон оформления следует выбрать новый шаблон для оформления презентации, после чего нажать кнопку Применить. В результате выполнения действий все слайды презентации будут оформлены по новому шаблону.
Добавление графиков и диаграмм Можно до хрипоты зачитывать вслух числовые данные, но только их графическое представление сделает материал доклада наглядным. Модуль Microsoft Graph, включенный в комплект поставки Power Point, предлагает 18 различных типов диаграмм любых мыслимых форм. В результате процесс формирования диаграмм становится очень простым и почти автоматическим. С помощью диаграммы можно представить аудитории любую информацию, которая может быть выражена количественно, поэтому не следует исключать диаграммы из своего рабочего арсенала. Поскольку диаграмма является визуальным представлением числовых данных, она оказывает на аудиторию гораздо более сильное воздействие, чем поток самых красноречивых слов. Например, фраза «Мы опережаем наших конкурентов в соотношении два к одному» впечатляет, однако далеко не так сильно, как на предоставленной диаграмме MicrosoftGraph – это мини приложение, установленное на компьютер одновременно с установкой Power point. Это самостоятельная программа. Когда идёт работа по составлению диаграммы Microsoft Graph открывает свое меню и панель инструментов. Прежде чем приступить к созданию диаграммы, надо определить, что необходимо сообщить аудитории с помощью этой диаграммы. Например, деловые расходы могут быть показаны с помощью разных типов диаграмм. Можно использовать круговую диаграмму, чтобы показать, какой процент от общих расходов составляет та или иная статья, или использовать гистограмму, чтобы соотнести расходы по разным статьям

Добавление таблиц Если необходимо вывести на экран два текстовых абзаца рядом (например, чтобы привести некоторые соображения за и против какой-то идеи), следует воспользоваться таблицей в виде строк и столбцов. Таблицы на слайдах легко создаются и модифицируются. Работать с ними проще, чем со столбцами, сформированными с помощью табуляции.
Обычно таблицы на слайдах содержат только текст, однако в них с легкостью могут быть включены и числа. Когда докладчику не нужна вся графическая мощь системы Power Point, таблица послужит хорошей альтернативой для быстрого создания презентации. Кроме того, таблица часто используется как дополнение к графику в тех случаях, когда перед аудиторией необходимы и числовые данные. Используя для работы с таблицами модуль приложения Word, Power Point тем самым представляет пользователю все преимущества мощного текстового процессора Word с его обширными возможностями. Например, можно воспользоваться тезаурусом Word для поиска синонимов. Фактически пользователь, не выходя из Power Point, получает свободный доступ ко всем инструментам и командам меню Word. Создание слайда с таблицей Когда требуется включить в презентацию таблицу, можно либо создать новый слайд с авторазметкой Таблица, либо добавить таблицу в уже существующий слайд, на котором могут присутствовать и другие объекты, такие как маркированные списки. Создать в презентации слайда с таблицей очень просто. Надо выполнить следующие действия: 1. в режиме слайдов перейти к тому слайду, за которым должен следовать табличный. 2. щелкнуть на кнопке Создать слайд панели инструментов Стандартная. 3. в окне диалога Создать слайд дважды щелкнуть на авторазметке Таблица. 4. дважды щелкнуть на местозаполнителе таблицы, чтобы открыть окно диалога, изображенное ниже. 5. ввести в счетчики Число столбцов и Число строк окна диалога Вставить таблицу word – предполагаемое число строк и столбцов новой таблицы. При этом для изменения указанных величин можно воспользоваться кнопками со стрелками, расположенными в правой части счетчиков. Затем, чтобы создать таблицу, щелкните на кнопке ОК. Если данные были импортированы в таблицу Power Point из приложения Microsoft Excel, имеет смысл создать резервный слайд с таблицей Excel. Когда таблица Excel внедряется в слайд Power Point, она имеет такой же вид, как и в приложении Microsoft Excel/ Вдобавок, не выходя из Power Point, можно пользоваться всеми вычислительными средствами Excel. Например, внедренные таблицы Excel могут включать формулы, с помощью которых выполняются сложные расчеты. В этом случае результаты вычислений будут автоматически обновляться при изменении содержащихся в таблице исходных данных. Можно добавить таблицу в существующий слайд. Это можно сделать двумя способами: 1. щелкнуть на кнопке Вставить таблицу Microsoft Word панели инструментов. 2. указать на ячейку, расположенную левом верхнем углу решетки, нажмите кнопку мыши и протащите указатель через нужное количество строк и столбцов. Второй способ: 1. указать пункт Рисунок меню вставка. 2. выполнить команду Таблица Microsoft Word раскрывшегося в подменю Рисунок. 3. в появившемся окне диалога Вставить таблицу Word ввести требуемое число строк и столбцов и щелкнуть на кнопке ОК. Если таблица уже создана в программе Word, можно просто перетащить ее в слайд Power Point. Ввод текста в таблицу При создании нового табличного слайда внутри серой рамки на слайде появляется пустая таблица. Теперь можно перейти к заполнению ячеек таблицы. В начале работы с таблицей текстовый курсор мерцает в первой ячейке в левом верхнем углу таблицы. Вводимый текст появляется в месте расположения текстового курсора. Для перемещения точки вставки в другую ячейку нажать клавишу Tab или просто щелкнуть на нужной ячейке. Во время ввода текст переносится внутри ячейки так, чтобы не выходить за ее границы. Другими словами, если текст при вводе упирается в правую границу ячейки, следующее слово будет записано во вторую строку той же ячейки. При вводе текста в ячейку можно закончить один абзац и начать новый, нажав клавишу Enter. Достигнув конца последней ячейки в последней строке таблицы, можно, нажав клавишу Tab, добавить ещё одну строку внизу таблицы. Форматирование таблицы После вода содержимого таблицы и завершения всех необходимых структурных изменений можно заняться совершенствованием общего внешнего вида таблицы. По умолчанию для форматирования таких элементов таблицы, как шрифта текста и цвет, Power Point методов форматирования текста. Нужно просто выделить текст и воспользоваться кнопками панели инструментов Форматирование, командами меню Формат или контекстного меню. Однако кроме текста в таблице есть и другие элементы, допускающие форматирование. Это, к примеру, рамки и цвет заливки ячеек. Для форматирования ячеек Power Point предоставляет пользователю панель инструментов Таблицы и границы и команду Границы и заливка меню Формат. Однако простейшим способом добавления обрамления и заливки ячеек является использование одного из автоформатов таблицы. Каждый автоформат таблицы предлагает свое собственное сочетание рамок ячеек, их заливки, шрифтов и расцветок символов. Кроме того, применяя автоформат, можно автоматически задать размер таблицы таким образом, чтобы ее строки и столбцы по высоте и ширине точно соответствовали содержимому ячеек. Вместо применения стандартных комбинаций обрамления и заливок можно настроить эти элементы оформления таблицы вручную. Для этого нужно воспользоваться командой Границы и заливка меню Формат или инструментами панели Таблицы и границы, которые кроме всех функций команды Границы и заливка предоставляют пользователю некоторые дополнительные возможности. Если вместо панели Таблицы и границы используются команды Границы и заливка, то можно выбрать цвет обрамления, а также типии цвет фонового узора. На вкладке Граница можно указать тип линии обрамления, ее цвет и толщину, а затем настроить требуемое обрамление с помощью кнопок, расположенных по краям поля просмотра Образец. Вместо того, чтобы настраивать обрамление вручную , можно выбрать одну из готовых комбинаций линий обрамления с помощью образцов, расположенных в левой части окна диалога Границы и заливка. Выбор образца Рамка формирует границы по краям выделенной группы ячеек. Образец Сетка добавляет границы вокруг всех ячеек выделенного фрагмента, а образец Все прорисовывает границы во всей таблице. Чтобы удалить какую – либо конкретную границу, просто щелкнуть на ней в поле просмотра Образец. Щелкнув на ярлычке Заливка окна диалога Границы и заливка, можно выбрать цвет в поле Образец. При этом заливка может представлять собой однородный цвет, оттенок чистого цвета определенной интенсивности, задаваемой в процентах или узор. Настроив параметры обрамления и заливки, надо щелкнуть на кнопке ОК, чтобы применить выбранный формат к выделенным ячейкам. Если структура создаваемой таблицы достаточно сложная, то иногда бывает удобнее перетащить в Power Point таблицу, уже созданную ранее в программе Excel, например суммирование чисел в столбце или сортировка строк таблицы.

Рисование графических объектов Чтобы на профессиональном уровне создавать графические образы в power Point, необязательно быть художником. Независимо от имеющихся художественных способностей можно свободно добавить в слайды стандартные графические фигуры с помощью инструментов рисования программы Power Point. например, можно заключить некоторую область в прямоугольную рамку или нарисовать несимметричную многолучевую звезду с сообщением типа «Специальное предложение!» или «Новинка!». Можно даже скомбинировать несколько фигур, чтобы более тщательно оформить диаграмму или изобразить карту. Команды Power Point для редактирования фигур очень просты в использовании. Они позволяют масштабировать, поворачивать графические объекты, собирать несколько объектов в группу и даже создавать трехмерные объекты с эффектом перспективы.
Добавление и изменение графических объектов (векторных) ГО - Графический объект. ГО может быть векторного типа (ГОВ) или пиксельного, или по-иному, фотографического (ГОП). Векторные и пиксельные объекты обрабатываются разными методами и обеспечивают разные возможности. ГОВ включает: элементы: изображение, рамку, поле. Создание ГОВ ГОВ на слайде создается, одним из следующих способов: o составлением изображения из примитивов (линий, прямоугольников, элипсов и т.д.) o включением готового изображения из файла и его модификацией. Вставка готового изображения из файла и дальнейшая его модификация на слайде делается одним из двух способов: · меню: ВСТАВКА - КАРТИНКА - ИЗ ФАЙЛА · кнопка панели: Создав однажды ГО, в любой момент можно изменить его расположение, все его свойства. Масштабирование ГОВ После выделения объекта на слайде вокруг него появляются восемь меток серединные и угловые. Масштабировать можно потянув указателем мыши за одну их меток, при этом, верхняя и нижняя серединные метки служат для изменения вертикального размера изображения, левая и правая серединные метки служат для горизонтального изменения размера изображения, а угловые метки дадут пропорциональное изменение размеров. Изменение ГОВ В любой момент графический объект векторного типа может быть изменен, объединен с другим объектом или его частями. Для изменения изображения следует выполнить следующие действия: Изменение свойств ГОВ С помощью панели свойств, которая вызывается через контекстное меню “Формат рисунка” или основное меню ФОРМАТ-РИСУНОК, можно изменить все характеристики ГО. Например, цвет поля и рамки, яркость изображения, размер и местоположение на слайде.
Вставка объектов мультимедиа Ничто так не оживляет презентацию, как добавление в слайд – фильм объектов мультимедиа – видеофрагментов, звука и музыки. Добавление в презентацию объектов мультимедиа осуществляется очень просто и производит поистине потрясающий эффект. В любой слайд можно внедрить один или несколько объектов мультимедиа. Возможно, это будет короткий музыкальный клип, который воспроизводится в то время, когда слайд появляется перед зрителями. Может быть, за музыкальным клипом последует видеоролик, записанный кем– нибудь из участников проекта. Эти клипы могут запускаться автоматически во время появления слайда или по истечении некоторого интервала времени. Кроме того, чтобы начать воспроизведение, докладчик может дважды щелкнуть на расположенном на слайде значка видеоролика, звукового или музыкального фрагмента. Чтобы вставить в слайд звук, музыкальный фрагмент или видеоролик можно воспользоваться библиотекой Clip Gallery. Библиотека Clip Gallery является одним из необязательных компонентов программного комплекса Power Point. Если этот модуль был установлен в процессе работы программы Setup при инсталляции Power Point, то коллекция Clip Gallery будет всегда доступна в режимах слайдов и страниц заметок, что позволит украшать эти страницы картинками. Добавление графических клипов из Clip Gallery Графику используют как визуальное средство подчеркивания и выделения информации, раскрываемой текстом слайда. Обычно графику в слайды добавляют после набора текста. Для того чтобы открыть Clip gallery и вставить в слайд графическое изображение, надо щелкнуть на кнопку Добавить картинку, откроется диалоговое окно Microsoft clip gallery (представляет собой самостоятельное приложение. Как только сделан выбор графического объекта, вокруг него появятся маленькие квадратики – маркеры. Это означает, что можно перетаскивать этот графический объект по всему слайду, изменять размер, менять цвет изображения. Power Point может и сам подобрать графику для слайда – автографика, которая основана на подборе графических клипов по ключевым словам. Средства автографики доступно в режиме Слайды, её можно запустить, выбрав команду Сервис – Автографика. Откроется диалоговое окно. Выбрать ключевое слово из раскрывающегося списка и затем щелкнуть на кнопке просмотр. Откроется диалоговое окно и предложит подборку тематических рисунков. Теперь можно вставить любой из этих клипов, щелкнув на нём, а затем на кнопке вставить. Не всегда вставленная графика будет удачной, поэтому её очень легко удалить. Графический клип можно выделить, щелкнув на нём мышью. Как только вокруг клипа появятся маркеры, нажать или щелкнуть на кнопке Вырезать, чтобы удалить графику с экрана. Другие графические объекты, которые можно найти в Clip gallery называются картинками или рисунками. Рисунок – это тоже графическое изображение. Работать с рисунками так же, как и с клипами. В Clip gallery можно добавить свои картинки и клипы. Для этого нужно щелкнуть Добавить картинку. Откроется диалоговое окно Импорт. Найти файл с изображением, которое надо добавить, и щелкнуть Открыть. Выбрать раздел в диалоговом окне Параметры клипа. Новый графический объект будет добавлен в выбранный раздел. Ввести имя, характеризующее клип, в текстовое поле Ключевые слова. В диалоговом окне так же показано миниатюрное изображение клипа и имя исходящего файла. Клипы можно скачать с Интернета. Огромная библиотека графических клипов, находится на Web – страницах кампании Microsoft. Когда графический файл перегружается на компьютер, для этого надо подключиться к Интернету и зайти на Web – страницу, где содержатся клипы и звуковые файлы для Power Point. Звук Чтобы добавить звук в слайд открытой презентации, необходимо выполнить следующие действия: 1) Сделать текущим тот слайд, в который необходимо добавить звук. 2) Выбрать пункт меню вставка /фильм и звук. 3) Если требуется добавить звук из коллекции Clip Gallery, то затем следует вставить установочный компакт – диск в CD-ROM и выбрать после этого в открытом подменю команду звук из коллекции. В появившемся диалоговом окне вставка звука следует открыть требуемую категорию и выбрать нужный звуковой эффект. С другой стороны, если необходимо добавить в слайд звуковой файл, имеющийся на диске, то в этом случае следует воспользоваться командой звук из файла. Затем нужно выбрать среди имеющихся на диске звуковых файлов тот, который требует добавить в слайд, и нажать кнопку ОК.
Перед добавлением звука в слайд автоматически появляется окно предупреждения, в котором можно выбрать режим обработки данного эффекта, т.е. будет ли звук воспроизводится автоматически при показе презентации. Добавленный звук отображается на слайде в виде значка с изображением динамика. Если при вставке звука не был установлен режим автоматического воспроизведения, то для запуска этого звукового файла необходимо выполнить щелчок на его значке.
Можно заставить звук воспроизводиться автоматически, настроив для слайда соответствующие параметры в окне диалога Настройка анимации. Необходимо отметить, что для звуковых файлов существует два основных стандарта: MIDI и WAV. Соответственно, данные файлы имеют расширение *.mid и *.wav. Кроме этого есть популярный формат МР3 (расширение *.mp3) Звуковые файлы стандартов MIDI и WAV можно найти в папке Media, на установочном компакт-диске. Чтобы воспроизвести элементы мультимедиа надо выделить нужный элемент в списке Порядок анимации и раскрыв вкладку Параметры воспроизведения окна диалога Настройка анимации, можно изменить способ воспроизведения этого объекта. Имеется возможность приостановить демонстрацию слайд – фильма до окончания воспроизведения мультимедиа – объекта или продолжать демонстрацию на фоне воспроизведения музыки или повествования диктора. Чтобы значок объекта мультимедиа не появлялся на экране во время демонстрации слайд – фильма, стоит лишь установить флажок Скрывать, когда не воспроизведения. При этом значок объекта будет виден в режиме просмотра слайдов, но не появится в процессе показа слайд – фильма.
Анимация слайдов В ходе демонстрации слайд – фильма абзацы маркированных списков, а также размещенные на слайдах графические объекты могут появляться на экране либо все сразу, либо последовательно. Чтобы маркированный текст постепенно «выстраивался» на слайде, необходимо назначить ему тот или иной эффект анимации. В режиме сортировщика слайдов можно быстро выбрать и применить готовые, заранее встроенные в программу эффекты анимации текстовых слайдов, так чтобы заголовок и абзацы маркированного списка появлялись последовательно (по заранее продуманной схеме). Для включения такого режима демонстрации надо выделить один или несколько слайдов с маркированным списком, а затем выбрать вариант анимации в раскрывающемся списке Встроенная анимации текста панели инструментов Сортировщик слайдов или в подменю Встроенная анимация текста контекстного меню. Для расширенного управления анимацией слайдов и для настройки эффектов анимации графических объектов необходимо дважды щелкнуть на слайде, чтобы перейти в режим просмотра слайдов, где и осуществляется дальнейшая настройка. В режиме слайдов щелкнуть на фоне слайда, чтобы отменить выделение всех объектов. Затем выполнить команду Настройка анимации меню Показ слайдов. Появится окно диалога Настройка анимации. Щелкнув на кнопке Эффекты анимации панели инструментов Форматирование, можно вывести на экран панель инструментов Эффект анимации. Тот же результат можно получить, указав на подменю Панели инструментов меню Вид и щелкнув щатем на пункте Эффекты анимации. Этой панелью инструментов можно пользоваться для анимации отдельных объектов. На вкладке Время окна диалога Настройка анимации расположен список объектов, которым ещё не назначен эффект анимации. Можно выделить любой объект и щелкнуть на переключателе включить в разделе Анимация вкладки Время. По умолчанию для запуска анимации объекта требуется щелкнуть на нем кнопкой мыши, однако можно включить автоматическое инициирование анимации объекта через определенное число секунд после окончания предыдущего события или после появления слайда на экране, если до этого в слайд – фильме не производилась анимация других объектов. Указав объекты для анимации, можно изменить ее порядок с помощью списка Порядок анимации того же окна диалога. Теперь можно выбрать конкретный эффект анимации для каждого объекта. Нужно щелкнуть в окне диалога Настройка анимации на ярлык вкладки Эффекты. Для отмеченного объекта можно указать эффект анимации, звука, воспроизводимый при появлении объекта, и цвет, с помощью которого объект будет выделен с момента появления на экране до начала анимации следующего объекта. Если объект является текстом, можно осуществить настройку параметрров раздела Появление текста вкладки Эффекты. Текст может появляться в режимах Все вместе, по словам и по буквам. Анимация диаграмм. если на слайде размещена диаграмма, можно назначить анимацию некоторым ее элементам. например, имеется возможность настроить столбцы гистограммы так, чтобы они появлялись на экране один за другим. Чтобы назначить эффекты анимации элементам диаграмм, надо отметить ее в списке Порядок анимации окна диалога Настройка анимации после чего щелкнуть на ярлыке вкладки Эффекты в диаграммах. На вкладке Эффекты в диаграммах надо настроить параметры раздела Вывод элементов диаграммы и установить флажок Анимация сетки и легенды, если необходимо, чтобы эффекты анимации распространялись также и на вспомогательные элементы диаграммы. Для элементов диаграмм предусмотрено лишь небольшое число различных эффектов анимации, однако у пользователя все же имеется некоторый выбор допустимых вариантов, перечисленных на вкладке Эффекты в диаграммах. кроме ого, можно подобрать звук, который будет воспроизводится при появлении элементов диаграммы. Параметр раздела После анимации устанавливает эффект, который будет выполняться после появления на экране целиком все диаграммы. Чтобы просмотреть эффекты анимации слайдов, надо вывести на экран нужный слайд в режиме просмотра слайдов и выполнить команду Просмотр анимации меню Показ слайдов. для демонстрации анимации на экране появится небольшое цветное окно. Если в режиме слайдов перед выполнением команды Настройка анимации щелкнуть на каком – либо объекте, то этот объект в окне диалога Настройка анимации также окажется выделенным и можно будет сразу приступить к настройке параметров его анимации на вкладке Эффекты.
Создание слайд – фильма Апофеоз всей тяжести работы с Power Point наступает в момент демонстрации презентации, когда слайды один за другим выводятся на экран. Создавая основную последовательность слайдов, тем самым формируется простейший слайд - фильм. Чтобы просмотреть его, надо перейти к первому слайду, а затем щелкнуть на кнопке Показ слайдов, расположенной в нижней части окна презентации, либо выполнить команду Показ слайдов меню Вид. Первый слайд развернется на весь экран и будет оставаться на нем до тех пор, пока не будет дана команда на переход к следующему слайду. Переходы – это специальные эффекты, которые сопровождают процесс смены слайдов на экране. При смене слайдов в ходе демонстрации слайд – фильма эффект перехода поможет вывести на экран следующий слайд с применением самых разнообразных способов. Можно даже включать звуковое сопровождение процесса смены слайдов.
Эффекты перехода удобнее всего настраивать в режиме сортировщика слайдов, где можно видеть одновременно несколько слайдов и предварительно просмотреть действие эффектов перехода. Чтобы переключиться в режим сортировщика слайдов, щелкните на кнопке Режим сортировщика слайдов меню Вид. Затем для настройки эффектов перехода между любыми слайдами можно воспользоваться раскрывающимся списком Эффекта при смене слайдов панели инструментов Сортировщик слайдов. Чтобы назначить слайду один из стандартных эффектов перехода, надо щелкнуть на слайде, а затем выбрать нужный вариант в раскрывающемся списке Эффекты при смене слайдов. Если в этот момент внимательно посмотреть на миниатюру слайда в режиме сортировщика, можно увидеть демонстрацию эффекта перехода. Чтобы повторно увидеть действие перехода, надо щелкнуть на значке эффекта перехода, расположенном на слайдом. Если для слайдов фильма выбран один и тот же эффект перехода, может оказаться разумным назначить другой эффект титульным слайдам каждой части презентации. Для этого просто выделить все титульные слайды и выбрать другой эффект в раскрывающемся списке Эффекты при смене слайда.
Эффекты перехода несомненно впечатляют, однако не стоит отвлекать внимание аудитории от содержания презентации перегруженностью эффектов. Чтобы красиво закончить слайд – фильм, необходимо добавить в конец презентации черный слайд, выполнив команду Параметры меню Сервис, а затем установив флажок Завершить черным слайдом на вкладке Вид окна диалога Параметры. Нужно обратить внимание на то, что если не включить черный слайд в конец презентации, то после завершающего слайда на экране появится окно Power Point и аудитория неожиданно окажется лицом к лицу с кучей кнопок, меню и панелей инструментов. Создание интерактивных слайд – фильмов. Новое подменю Power Point Управляющие кнопки и новая команда Настройка действия позволяют вставлять в слайды кнопки, щелкая на которых, зритель может перейти к любому слайду презентации, просмотреть видеоклип, прослушать звукозапись, перейти на страницу Web –узла сети Internet или даже запустить другое приложение. Конечно, командами подменю Управляющие кнопки можно воспользоваться для управления слайд- фильмом и в тех случаях, когда автор презентации выступает в качестве докладчика. Однако истинная цель этого инструмента состоит в том, что можно позволить зрителю самостоятельно передвигаться по слайд – ифльму удобным для него способом. Чтобы поместить в слайд управляющую кнопку, надо переключиться в режим слайдов, указать на пункт Управляющие кнопки меню Показ слайдов и выбрать кнопку в подменю. Затем нарисовать кнопку на слайде. После ее появления на экране раскроется окно диалога настройка действия. Можно назначить действие любому объекту слайда, например текстовому блоку или автофигуре. Для этого надо просто выделить изображение или графический объект в режиме слайдов и выполнить команду Настройка действия меню Показ слайдов. Затем установить один из переключателей вкладки По щелчку мыши. Вторая вкладка окна диалога Настройка действия – по указанию мышью – обеспечивает настройку некоторого действия, выполняемого при помещении указателя мыши поверх кнопки. Например, можно заставить систему произносить что-нибудь вроде: «Для продолжения щелкните на этой кнопке» в тот момент, когда указатель мыши надвигается на кнопку. Можно предоставить зрителю некоторую дополнительную информацию, выводимую, на экран по его желанию. Для этого надо создать слайд с необходимыми сведениями, сделать его скрытым, а затем выбрать этот слайд в качестве объекта, к которому осуществляется интерактивный переход из другого слайда. Запуск слайд - фильма прежде чем начать демонстрацию слайд – фильма, необходимо указать слайд, с которого будет начинаться презентация. Для этого просто надо выделить слайд в режиме сортировщика или перейти к нему в режиме слайдов. При щелчке на кнопке Показ слайдов, расположенных в нижней часи окна презентации, начинается показ слайда – фильма с текущего слайда. Чтобы запустить фильм целиком, надо щелкнут в разделе Слайды этого окна диалога на переключателе Все. Здесь можно задать номера начального и конечного слайдов фрагмента демонстрации, указав их в счетчиках От и До. Чтобы запустить слайд – фильм в режиме полностью автоматической демонстрации, надо лишь установить флажок Непрерывный цикл до нажатия 'Esc' в разделе Вид демонстрации окна диалога Настройка демонстрации. В результате фильм будет демонстрироваться как бесконечно повторяющийся цикл. Есть специальные режимы демонстрации. Они включаются с помощью окна диалога Настройка демонстрации. первый из них – демонстрация, управляемая докладчиком – это традиционный полноэкранный режим показа слайд – фильма. Второй режим – демонстрация, управляемая пользователем – отображает презентацию в окне, похожем на окно Internet Explorer, что позволяет зрителю легко передвигаться по слайд – фильму с помощью различных управляющих элементов. Третий режим – автоматическая демонстрация – воспроизводит презентацию в полноэкранном виде, но при этом перезапускает ее, а также защищает презентацию от изменений. При выборе третьего режима автоматически устанавливается флажок Непрерывный цикл до нажатия 'Esc'.


Способы передачи презентаций Иногда возникает необходимость переслать презентацию человеку, который не имеет представления о PowerPoint, при том, что программа установлена у него на машине. Если отослать ему презентацию в обычном PPT-файле, он, скорее всего, попытается его запустить, щелкнув по нему мышью. В результате откроется PowerPoint, но в режиме редактирования презентации. И может случиться так, что ваш адресат, потыкав мышью в пункты меню, просто не сможет переключиться в режим слайд-шоу. Совершенно неприемлемый результат в ситуации, когда вам необходимо, чтобы презентация произвела на человека впечатление. Можно, конечно, написать объемное пояснение с подробными инструкциями по просмотру презентации. Но прочтет ли ее получатель? Лучше всего сделать так, чтобы пересылаемая презентация открывалась сразу в режиме полноэкранного слайд-шоу. Как это сделать? Нет ничего проще! Все, что вам нужно, это сохранить презентацию не в формате Power Point Presentation (тип файла ? PPT), а как Power Point Show (тип файла ? PPS). Теперь, когда получатель вашего письма дважды щелкнет на присоединенном PPS-файле, PowerPoint автоматически запустит презентацию в полноэкранном режиме. Все, что останется вашему пользователю, это нажимать клавишу [Enter]или [пробел] для смены слайдов. Эффект гарантируется! Также может возникнуть необходимость демонстрации презентации, подготовленной в PowerPoint, заказчику, находящемуся не в вашем офисе. Чтобы не пересылать файлы презентации по почте, сохраните ее как Web-страницу (Файл|Сохранить как Web-страницу). В результате будет создан файл домашней страницы презентации и подкаталог с таким же именем со всеми необходимыми файлами. Перешлите их все на свой Web-сервер (или на один из серверов с бесплатным хостингом) и сообщите его адрес заказчику, чтобы он посмотрел презентацию в своем обычном браузере.
Взаимодействие с другими приложениями Office Несмотря на то, что Power Point прекрасен сам по себе, он становится ещё более мощным в сочетании со своими партнерами по комплекту Microsoft Office – приложениями Word и Excel. Приложения комплекта Office имеют многие общие атрибуты, которые начинают хорошо распознаваться после некоторого общения с программой. Пользователь быстро замечает общие пункты меню, одинаковые окна диалога, сходные панели инструментов и даже процедуры. Все это облегчает переход от одного приложения к другому. Программы совместно используют один и тот же орфографический словарь, список автоматической коррекции слов, инструменты рисования и графическую библиотеку Clip Gallery. С помощью подшивки документов Office (Office Binder) можно для упрощения последующей работы объединять вместе все части некоторого проекта: текст, электронные таблицы и презентации.
В основе взаимодействия приложений комплекса Office лежит мощная технология внедрения и связывания объектов, называемая OLE, которая предоставляет возможность совместного использования информации различными приложениями. Например, можно перемещать такие объекты, как фрагменты текста или числа, из одного приложения в другое путем простого перетаскивания объектов между окнами. Если объект был перемещен в другое приложение, а затем его потребовалось отредактировать, то метод, называемый редактированием по месту, сформирует в окне приложения, принявшего объект, меню, окна диалога, панели инструментов и процедуры того приложения, которое использовалось для создания объекта. Таким образом, при внесении изменений будет казаться, что находишься в исходной программе, создавшей этот объект. Можно, например, переместить лист электронной таблицы Excel в презентацию Power Point, а затем осуществить редактирование этого листа прямо по месту его нового размещения. Техника «перетащить и оставить» являются ключевым средством передачи информации между приложениями Office. Практически всегда можно выделить объект в одном приложении и перетащить его в окно другого приложения. Чтобы перетащить текст из Word в Power Point, нужно открыть окна обоих приложений и расположить их на одном кране. Потом выделить текст в окне Word – слово, абзац, или любой другой производный фрагмент. Поместить указатель мыши на выделенный объект и перетащить его в текущий слайд Power Point. Чтобы скопировать, а не переместить текст, надо удерживать при перетаскивании нажатой клавиши Ctrl. Чтобы поместить в презентацию значок Word, заменяющий собой внедренный текст, установить в окне диалога Специальная вставка флажок Как значок. В подавляющем большинстве презентаций информация представляется с помощью слов, а не чисел. Однако если надо передать важные числовые данные с помощью таблицы. Связь между приложениями Power Point и Excel устанавливается также легко, как и между Power Point и Word. Фактически можно создать лист Excel в power Point, перетащить лист из Excel в Power Point либо перетащить слайд или презентацию Power Point в лист Excel, используя те же методы, что и для Word. Есть некоторые советы по работе с этими приложениями: ü чтобы расположенная на слайде Power Point картинка листа электронная таблица выглядела правильно, лучше всего отформатировать лист, пока на экране находятся меню и панели инструментов Excel. ü Если необходимо дополнительно акцентировать внимание на листе электронной таблицы, расположенном на слайде, воспользоваться кнопкой Тень панели инструментов Рисование. Добавление тени придаст листу такой вид, будто от приподнят. ü Лист, размещенный на слайде Power Point, можно обрезать. Для этого надо щелкнуть на картинке листа правой кнопкой мыши, открыть панель Настройка изображения, щелкнуть на кнопке Обрезать этой панели и расположить значок режима урезания на одном из маркеров рисунка листа. Затем, перетащив маркер внутрь картинки, уменьшить ее ширину и высоту.
Visual Basic для Power Point Для того чтобы упростить выполнение различных операций в Power Point, можно воспользоваться встроенным в систему языков программирования VisualBasicдля приложения (VBA – Visual Basic For Applications). Простые программы, написанные с использованием VBA, позволяют автоматизировать выполнение часто встречающихся операций и избежать рутинной работы, заключающейся в многократном повторении одинаковых действий. Что такое VisualBasic– компьютерная программа, электронный вариант правил поведения на все случаи жизни, в которых расписано, что и когда следует делать компьютеру. Например, в программе можно указать на необходимость выводить на экран надпись «Здравствуйте» при запуске. С точки зрения программирования, компьютерная программа – это не что иное, как набор инструкций, которые управляют поведением компьютера. Чтобы создать простую программу на языке VBA, необходимо уметь выполнять определенный набор действий – работать в режиме записи макросов. Первые макросы для персональных компьютеров (термин macros представляет собой сокращение от слова macroinstructions – макрокоманды) представляли собой простую запись последовательности нажатия клавиш, которая запоминалась и могла воспроизводиться автоматически после нажатия определенной, специально назначенной для этого клавиатурной комбинации. Язык макросов – это встроенный в приложение язык программирования, который позволяет автоматизировать выполнение некоторой последовательности операций путем их объединения в одну большую команду – макрокоманду. Система записи макросов дает возможность непосредственно в процессе выполнения пользователем серии операций сгенерировать код, необходимый для последующего автоматического воспроизведения этих операций. После окончания записи можно запустить полученный макрос в любой момент, когда возникает необходимость повторить записанные действия. Система записи макросов имеется в программах Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point. Для записи макроса в программе Power Point выполняются следующие действия: 1. в меню Сервис программы Power Point указать подменю Макрос, а затем выполнить команду Начать запись. В результате этих действий откроется окно диалога Запись макрос. 2. окно диалога Запись макрос позволяет: · выбрать для макроса имя, указывающее на его назначение; · указать шаблон или презентацию, в которой необходимо сохранить этот макрос; · ввести краткое описание макроса. 3. щелкнуть на кнопке ОК окна диалога Запись макроса, что приведет к появлению в окне программы Power Point панели инструментов Остановка записи, на которой имеется лишь одна кнопка Остановить запись. 4. выполнить операции, которые необходимо записать в виде макрокоманды. 5. по окончании записи макроса щелкните на кнопке Остановить запись. После записи макроса может появится желание просмотреть или даже изменить его. При редактировании макроса фактически запускается отдельное, не входящее в состав Power Point приложение, которое называется Редактор Visual Basic. Надо заметить, что этот редактор может быть запущен и путем выполнения соответствующей команды подменю Макро меню Сервис. При первой попытке изменения макроса появляется на экране в виде двух окон:
Ø на большом экране справа содержится собственно текст макроса. Для изменения макроса достаточно отредактировать этот текст; Ø слева располагается окно проекта, с помощью которого можно управлять отдельными элементами VBA- проектами, включая такие структуры, как код и окна диалога. Если окно проекта отсутствует, его можно открыть с помощью соответствующего пункта меню Вид.
Поскольку можно менять положение и размеры окон или даже совсем закрывать их, вид основного окна приложения иногда будет отличаться. Чтобы закрыть окно проекта, надо щелкнуть на кнопке с косым крестом, расположенной в правом верхнем углу окна. Чтобы закрыть редактор, над выполнить команду Закрыть и вернуться в Power Point.

Настройка программы PowerPoint Имеется множество методов управления порядком работы Power Point. Можно настроить внешний вид программы Power Point, изменить набор параметров, принимаемых по умолчанию, и даже отменить некоторые шаги, которые программа пытается навязывать пользователю при выполнении тех или иных операций. При выборе варианта Пустую презентацию в окне диалога Power Point ли значка Новая презентация на вкладке Общие окна диалога Создать презентацию программа загружает презентацию, принятую по умолчанию. Ее можно заменить собственноручной настроенной презентацией, которая будет выводиться на экран при выборе указанных выше вариантов начала работы. Основные параметры, определяющие работу системы Power Point, сосредоточены в окне диалога параметры: Параметры вкладки Вид: Ø параметр диалога при запуске представляет возможность отменить появление окна диалога Power Point при запуске программы. Если пропустить этот шаг, Power Point будет загружать презентацию, принятую по умолчанию, и открывать окно диалога Создать слайд, в котором можно выбрать разметку с местозаполнителями для ввода текста, диаграмм и рисунков. Если окно диалога пропускается, пользователь утрачивает на момент запуска программы Power Point воспользоваться для создания презентации модулем Мастер автосодержания, и на экране сразу же появляется презентация, отформатированная по типу образца, принимаемого по умолчанию. Можно просто пропускать окно диалога и использовать всегда один и тот же дизайн презентации. Ø Сброс флажка Диалог при создании презентации позволяет отменить появление окна диалога Создать слайд, которое обычно открывается при добавлении нового слайда и содержит варианты авторазметок. Если сбросить флажок, в презентации будет сразу создаваться слайд с авторазметкой Маркированный список. Чтобы выбрать другую авторазметку, придется всякий раз выполнять команду Разметка слайда. Такой вариант настройки может оказаться удобным, если часто приходится создавать презентации, состоящие из наборов текстовых слайдов. В этом случае по умолчанию первый слайд новой презентации будет титульным, а последующие – слайдами с маркированными списками, если при добавлении слайда не будет указана другая разметка. Ø Флажок Строка состояния и Вертикальная линейка включают и выключают строку состояния, расположенную вдоль нижнего края окна Power Point, и вертикальную линейку, идущую вдоль левого края экрана. Сброс флажка Вертикальная линейка увеличивает размер окна презентации. Если флажок Вертикальная линейка отмечен, а линейка тем не менее отсутствует, надо щелкнуть на пункте Линейка меню Вид. Ø Параметры раздела Демонстрация слайдов позволяет включить режим вывода на экран кнопки контекстного меню во время демонстрации презентации. Параметры вкладки Общие: Ø Звуковое сопровождение элементов интерфейса; Ø Список файлов определяет количество имен файлов презентации; Ø Защита от вирусов в макросах эффективен в основном только своим звуковым предупреждением ; Ø Использовать ссылки на звуковые файлы размеров более – предохраняет файл презентации от чрезмерного увеличения в результате добавления в презентацию больших по объему записей звуков; Ø Сведения о пользователе – содержит имя., которое появляется в примечаниях, добавляемых в презентацию с помощью команды Примечание меню Вставка. Настройка печати Параметры вкладки печать окна диалога Параметры позволяют настраивать процесс печати презентации. Ø Если установлен флажок Фоновая печать, пользователь может продолжать работу над презентацией параллельно с печатью другого презентации. Ø Параметр Печатать шрифты TrueType как графику посылает на принтер текст, набранный шрифтом TrueType, в виде графического образа, а не как совокупность символов загружаемого шрифта. Ø Параметр Печатать внедренные объекты с текущим разрешением принтера включает режим печати объектов с разрешением, свойственным принтеру, а не с разрешающей способностью, установленной для демонстрации слайд – фильма на экране дисплея. Ø Раздел Параметры только для данного документа определяет параметры печати презентации, которые будут использованы при щелчке на кнопке Печать панели инструментов Стандартная или при печати презентации с помощью панели Microsoft Office Binder. Настройка панелей инструментов Панель инструментов Power Point обеспечивают простой доступ в наиболее распространенным командам меню. Но не исключено, что можно не найти кнопок для тех команд, которые часто используются. К счастью, допускается настройка панелей инструментов. Можно добавлять и удалять кнопки, перемещать кнопки с одной панели на другую и даже создавать пользовательские панели инструментов, которые будут содержать самые необходимые кнопки. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, надо убедиться, что панель инструментов, которую нужно настроить , присутствует на экране, после чего щелкнуть на ней правой кнопкой мыши. Выполнить команду Настройка контекстного меню. На вкладке команды окна диалога Настройка имеется список категорий, соответствующих спискам меню и панелям инструментов системы Power Point, и группа кнопок, соответствующих командам выделенной категории. Далее просто выделить соответствующую категорию и перетащите нужную кнопку на панель инструментов. Перетаскиваться можно любое количество кнопок. Удалить кнопки с панели ещё проще. Открыть окно диалога Настройка и просто стащите кнопку с панели инструментов. Эта кнопка всегда будет доступна в указанной окне диалога. Можно создать новую панель инструментов. Чтобы создать пользовательскую панель инструментов, надо выполнить команду Настройка контекстного меню панелей инструментов либо указать на пункт панели инструментов меню Вид, после чего выполнить команду Настройка раскрывшегося подменю. На вкладке Панели инструментов окна диалога Настройка щелкнуть на кнопке Создать. В появившемся окне диалога Создание панели инструментов ввести имя панели в поле Панель инструментов, после чего щелкнуть на кнопке ОК. на экране появится маленькая пустая панель в форме перемещающегося окна. Теперь все, что остается сделать, - это перетащить на пользовательскую панель копии наиболее нужных кнопок и команд с другой панели инструментов, присутствующих на экране, или из окна диалога Настройка. Затем можно переместить новую панель инструментов, перетащив её к одному из краев окна Power Point.
Научившись осуществлять настройку Power Point, можно сказать, что достигнуть статус знатока системы Power Point.
Зависания PowerPoint Иногда при наличии огромного количества надстроек (add-ins), особенно таких, которые создают пользовательские панели инструментов, кнопки на них, а также элементы меню, с некоторого момента Microsoft PowerPoint отказывается корректно загружаться. При этом в некоторых случаях проблемы бывают настолько серьезны, что задача не "снимается" даже при помощи комбинации клавиш [Ctrl]+[Alt]+[Del]. Прибегать к универсальному решению - переустановке программы, не хотелось бы. К счастью, существует достаточно простой способ восстановить работоспособность пакета минимальными усилиями. Вероятнее всего, проблема кроется в следующем. PowerPoint хранит информацию обо всех пользовательских меню, инструментальных панелях и кнопках в специальном файле, имеющем расширение PCB. В целях безопасности все изменения, ведущие к правке и дополнению пользовательских настроек, отражаются на дополнении, а не редактировании данного файла. Поэтому размер его неумолимо растет. Функционально большинство надстроек создает пользовательские элементы управления при загрузке и уничтожает их по закрытию программы. Поэтому чем больше создается надстроек и чем чаще производится открытие и закрытие Microsoft PowerPoint, тем быстрее растет размер PCB-файла. В один момент все это приводит к тому, что файл с информацией о надстройках вырастает настолько, что PowerPoint просто не в состоянии справиться с ним. При старте программа пытается загрузить надстройки и при этом просто "зависает". Не самое безболезненное, однако быстрое и эффективное решение ? удалить PCB-файл. Произведите его поиск по всему диску, на котором установлена Windows. Для этого воспользуйтесь пунктом меню Пуск|Найти|Файлы и папки (или просто нажмите [F3], находясь на Рабочем столе) и в поле Имя закладки Имя и местоположение укажите шаблон *.PCB. Если вы - единственный пользователь своего компьютера, то искомым будет файл PPT.PCB, при многопользовательском же режиме работы имя файла будет совпадать с вашим именем пользователя в системе. Перейдите к найденному файлу и удалите его. После этого запустите PowerPoint. При старте программа не найдет (и, соответственно, не загрузит) ни одной настройки и автоматически создаст новый пустой PCB-файл вместо удаленного. В него будут записываться все последующие изменения надстроек.

Достоинства PowerPoint 2002 · PowerPoint 2002 упрощает доступ к существующим функциональным возможностям приложения. Благодаря этому пользователи уверенно работают с новыми инструментами и в результате создают более качественные презентации. Эта цель достигается за счет новых средств, таких как область задач и смарт-теги, которые применяются в различных приложениях пакета Offiсе, помогая пользователям реализовывать возможности, заложенные в этих приложениях. Кроме того, средства PowerPoint 2002 позволяют применять усовершенствованные методы работы со схемами, рисунками, картинками, текстом и печатью. · Пользователи PowerPoint 2002 могут спокойно заниматься созданием презентаций, не беспокоясь о стабильности своего программного обеспечения. До появления пакета Office XP при возникновении ошибки существовала вероятность того, что пользователю придется провести значительное время, восстанавливая уже сделанную ранее работу. Благодаря новым средствам повышения надежности приложения PowerPoint пользователь сможет продолжить работу даже при возникновении ошибок (появление которых, впрочем, маловероятно). Кроме того, в приложение PowerPoint входит ряд улучшенных средств защиты данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с файлами и приложениями. · PowerPoint 2002 упрощает совместное использование презентаций и совместную работу над ними через Веб. В результате пользователи смогут более эффективно работать над презентациями вместе со своими сотрудниками независимо от того, где они находятся. Теперь в PowerPoint реализован совершенно новый метод рецензирования презентаций, исключающий путаницу и затруднения, связанные с объединением нескольких различных вариантов презентации. Кроме того, предусмотрена возможность использования Веба для организации вещания презентаций для зрителей во всем мире, причем как в реальном времени, так и в записи. · Приложение PowerPoint 2002 обеспечивает дополнительные возможности для транснациональных организаций и пользователей из разных стран мира. Были реализованы многочисленные усовершенствования, среди которых — улучшенное администрирование языковых средств, дополнительная поддержка средств проверки правописания и значительные улучшения в пользовательском интерфейсе. Обзор новых функций power point 2002 Конструктор слайдов Область задач «Конструктор слайдов» предоставляет пользователям удобный способ вызова средств оформления слайдов. В предыдущих версиях требовалось использовать меню Microsoft PowerPoint, по очереди вызывая нужные пункты настройки. В новой версии конструктор слайдов позволяет изменять настройки шаблонов оформления, цветовых схем, эффектов анимации. Кроме того, предусмотрен удобный предварительный просмотр выбранных настроек. Для того чтобы воспользоваться конструктором слайдов, необходимо выполнить команду Формат Конструктор слайдов. Далее вы можете выбрать шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации. Эффекты анимации В Microsoft Power Point 2002 эффекты анимации можно задавать из области задач. Благодаря этому пользователи могут задать эффект анимации для каждого элемента на слайде, предварительно просмотреть разные эффекты и выбрать подходящий, отредактировать настройки и проследить, как будет демонстрироваться законченный результат со всеми анимационными эффектами. Вызвать эффекты анимации можно по команде Показ слайдов Эффекты анимации (или воспользовавшись конструктором слайдов). Настройка анимации В Microsoft PowerPoint 2002 добавлено множество дополнительных анимационных эффектов. В качестве примеров можно назвать одновременное движение нескольких объектов, анимацию по траектории (движение объектов по предписанной траектории) и возможность легко составить последовательность из всех эффектов анимации, включая выход. Увеличено быстродействие анимационных эффектов, реализованы возможности, предоставляемые аппаратным ускорением (при наличии соответствующего оборудования), например аппаратный поворот растрового изображения или прозрачное смешение, предусмотренное во многих видеоплатах, поддерживающих трехмерное изображение. Добавлены новые интересные эффекты смены слайдов и возможность назначить эффект анимации для всей презентации одним щелчком мыши. Для того чтобы настроить эффекты анимации в меню Показ слайдов Ф Настройка анимации, выделите нужный объект на слайде, выберите подходящий эффект, скорость, траекторию и начальные параметры эффекта. Для предварительного просмотра анимации нажмите кнопку «Просмотр».
Инструменты докладчика В Microsoft PowerPoint 2002 встроены новые инструменты докладчика. С их помощью выступающий имеет возможность демонстрировать аудитории слайды основной презентации, ориентируясь при этом на другое представление презентации, которое не видно слушателям. Эта вторая версия презентации, рассчитанная на докладчика, может включать сведения о том, каким будет следующий элемент маркированного списка или слайд. Подобная схема позволяет докладчику видеть свои заметки и переходить на любой слайд презентации.
Для настройки инструментов докладчика выполните команду: Показ слайдов Настройка презентации Показать инструменты докладчика. (Для использования этой функции требуется компьютер с поддержкой нескольких мониторов.) Применение автоматической разметки (смарт-тег) При применении автоматической разметки происходит заполнение рамок во время выполнения вставки в существующий слайд. Например, когда пользователь работает со слайдом, размеченным как маркированный список, а затем вставляет таблицу, Microsoft PowerPoint автоматически производит разметку для текста и объектов, размещая таблицу и текст в последовательных слайдах. Более того, с помощью отображаемого значка смарт-тега пользователь может отказаться от автоматической разметки или получить доступ к дополнительным параметрам. Предварительный просмотр Опция «Предварительный просмотр» позволяет узнать, как будет выглядеть презентация при печати. Можно переключаться между различными представлениями презентации, такими как заметки, слайды и выдачи, и даже выбирать между книжной и альбомной ориентацией страницы. Эскизы в обычном режиме В обычном режиме работы можно переходить от слайда к слайду, перемещать и копировать слайды, используя левое поле Структура. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, откройте презентацию и выберите обычный режим в меню «Вид». Затем в левой области выберите вкладку «Слайды». Схемы Презентации становятся гораздо более наглядными, если вы используете графики, диаграммы и схемы. В Microsoft PowerPoint 2002 встроено большое количество схем (включая организационные, пирамидальные, круговые, радиальные и диаграммы Венна). Вставить новую схему можно, если в меню «Вставка» выбрать команду «Схема», а затем указать понравившуюся. Сжатие рисунков Функция сжатия рисунков Microsoft Office XP позволяет пользователям сжимать изображения в файлах PowerPoint (и других приложений Microsoft Office). Пользователь задает назначение данного файла (Web, печать, отображение на экране и т.д.) и указывает, следует ли оптимизировать одно или все изображения в этом файле. Затем изображения подвергаются сжатию таким способом, который минимизирует размер изображения. Для сжатия рисунка выполните команду Вид Панели инструментов Настройка изображений, где нажмите кнопку «Сжатие рисунков». Поворот изображений Пользователь может изменять наклон и даже поворачивать все изображение. Для выполнения данной функции выделите нужную картинку или рисунок и поверните изображение мышью, взявшись за зеленый рычаг. Отображение сетки Новая возможность отображения сетки упрощает создание рисунков в приложении Microsoft PowerPoint. В диалоговом окне «Сетка и направляющие» у пользователей есть широкий выбор возможностей, таких как «Привязка объектов к сетке или к другим объектам» и «Отображение направляющих». Для отображения сетки в меню «Вид» выберите команду «Сетка и направляющие». Далее выберите команду «Показывать сетку». Одна из целей, которые стояли перед разработчиками Microsoft PowerPoint 2002, — гарантировать пользователям, что они потратят свое время на разработку презентаций, а не потеряют его из-за сбоев программного обеспечения. До появления продукта Microsoft Office XP при возникновении ошибки существовала вероятность, что пользователю придется провести значительное время, восстанавливая сделанную ранее работу. Благодаря новым средствам повышения надежности PowerPoint пользователь сможет предотвратить потерю информации даже при возникновении ошибок. Кроме того, в приложение Microsoft PowerPoint входит ряд улучшенных средств защиты данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с файлами и приложениями. Восстановление документов При возникновении ошибки пользователи имеют возможность сохранить файлы, с которыми они работают. Благодаря этой функции пользователи экономят время на восстановлении презентаций. Восстановление приложения и документа Восстановление приложений и документов обеспечивает безопасный способ завершения работы зависших приложений. Пользователь сможет завершить работу приложения и при этом инициировать восстановление документа. Если приложение не отвечает, перейдите в главное меню Windows и выполните команду Программы Ф Средства Microsoft Office Ф Восстановление приложений Microsoft Office Ф перезапуск или завершение работы приложения. Шифрование пароля документа При сохранении презентации теперь предлагается возможность применения интерфейса CryptoAPI, который предусматривает применение более совершенного алгоритма шифрования, по сравнению с алгоритмом, использованным в предыдущих версиях. Шифрование по умолчанию остается прежним (для обратной совместимости), а более совершенное шифрование предлагается в качестве альтернативной возможности. Кроме того, пользователи теперь могут задать пароль документа, который защищает его информацию, оставляя другим лицам возможность смотреть презентацию. Шифрования презентации доступно по команде Сервис Ф Параметры Ф Безопасность. Для работы с параметрами шифрования пароля перейдите на вкладку «Дополнительно». Еще одна цель, которую преследовали разработчики Microsoft PowerPoint 2002, — обеспечение пользователей инструментами, которые помогут им построить совместную работу над презентацией, используя широкие телекоммуникационные возможности для общения и редактирования. В результате появились инструменты, которые позволяют объединять несколько различных вариантов презентации, пересылать презентации по Интернету и организовывать вещание презентаций через Web как в реальном времени, так и в записи. Совместная работа над презентациями через Интернет Отправка на проверку Microsoft PowerPoint 2002 запоминает все изменения и дополнения, которые вносятся каждым участником рабочей группы, занимающейся созданием презентации. При отправке презентации на проверку (меню «Файл», команда «Отправить»), автоматически включаются соответствующие средства рецензирования. Кроме того, при возвращении документа все сделанные изменения могут быть включены в исходный документ. Для того чтобы отправить презентацию на рецензию боссу или коллеге, выполните команду Файл Ф Отправить Ф Сообщение (на рецензию). Приложение Outlook автоматически вкладывает презентацию в исходящее сообщение электронной почты и запускает процесс отправки на рецензию.
Область задач «Исправления» Используя область задач «Исправления», можно легко узнать, кто и какие исправления внес. Любой человек, работающий над презентацией, может просмотреть список изменений, сделанных данным рецензентом. Раскрывающееся меню предоставляет удобный способ принятия или отклонения изменений, сделанных рецензентом.

Выводы 1.Презентацией называется набор слайдов, содержащих мультимедийные объекты: числа, текст, графику, анимацию, звук и видео, и сопровождаемые необходимыми комментариями. 2.Электронные страницы презентации называются слайдами. 3.Презентация можно создать одним из следующих способов: · с помощью Мастера создания презентаций; · используя готовые шаблоны оформления; · самостоятельное создание презентации. 4.Для работы со слайдами презентации используют несколько режимов: · команда Обычный включает режим редактирования слайда; · Сортировщик слайдов показывает сразу все слайды небольшого размера на экране; · Страницы заметок изображает страницу с рисунком слайда и местом для текста примечания; · Демонстрация запускает демонстрацию презентации. 5.Для оформления презентации в едином стили используют команду Вид/Образец/Образец слайдов. 6.Чтобы применить заготовки фона вызовите команду Формат/Фон. 7.Однако чтобы качественно оформить свою презентацию, лучше воспользоваться шаблоном, который будет содержать свою цветовую схему, образцы заголовков и слайдов, а также множество авторазметок, определяющих расположение объектов на слайде. Это осуществляется с помощью команды Формат/Применить шаблон дизайна. 8.После завершения оформления слайдов презентации можно выполнить анимацию отдельных объектов на слайдах. Для этого в режиме Обычный выбираем команду Показ слайдов/Настройка анимации и применяем эффекты к объектам. 9.Для настройки переходов между слайдами необходимо воспользоваться командой Показ слайдов/Настройка презентации, либо в режиме сортировщика слайдов панелью инструментов Эффекты перехода. 10. Для произвольного управления показа слайдов можно воспользоваться несколькими вариантами: установить настройки командой Показ слайдов/Настройка действия, использовать гиперссылки для перехода между слайдами либо установит кнопки управления.
Использованная литература: 1. Использование Microsoft Power Point 97.; Барбара Кассер.; «Диалектика», Киев. Москва 1997; 2. Деловая графика, С.В.Глушаков, А.В.Лобяк, А.С.Сурядный; Харьков «Фолио» 2002 . 3. Microsoft Office 2000 для «чайников». Изд. «Диалектика» 2002. 4. Эффективная работа с Power Point 97. Стив Сагман. СПб 97, изд. «Питер». 5. сайт: compress.ru 6. сайт: softkey.ru