Практичне застосування інформаційних технологій в менеджменті та економіці. Інформаційні техноло

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп’ютерні мережі та системи зв’язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий, бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський. Інформаційні продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп’ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв’язку та програмних засобів комп’ютерних мереж. Інформаційна комп’ютерна мережа організації може органічно під’єднуватися до всесвітньої комп’ютерної мережі INTERNET. Під’єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.

Як бачимо, сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

П’ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а також скорочення витрат на їх придбання сприяють швидкому розвитку експертних систем і систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням, які перетворюють чисто технічні прикладні програми в конкурентноспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.

В наш час найбільша частина технологічних розробок в галузі інформаційних технологій застосовується для вирішення оперативних управлінських задач. Новітні розробки свідчать про зростання можливостей вдосконалення інформаційних технологій в таких ключових напрямках:

значне підвищення показників ефективності технології;

спрощення доступу і розширення потенційних можливостей засобів програмного забезпечення і широкого застосування “відкритих технологій“;

створення дружнього інтерфейсу для користувача;

істотне покращання якості і функцій інформаційних технологій та зниження їх вартості.

Використання електронних таблиць, наприклад, особливо корисне у питаннях фінан­сового контролю. Експертні системи створюють сприятливі умови для автоматизації рей­тингу кредиту, а також процесу навчання у сфері фінансів. Телеконференції полегшують спілкування менеджерів, які можуть бути віддалені географічно, та­ким чином, економляться витрати і прискорюються прийняття рішень. Системи демонстраційних залів, які оснащені базами даних і відеозв’язком, сприяють плануванню і контролю: затрати на інвестиції в нові технології дуже високі, навіть беручи до уваги великі потенційні можливості останніх досягнень. Підприємства можуть витрачати 5-10% своїх прибутків від реалі­зації на розвиток технологій.

Підводячи підсумки, відзначимо основні переваги для організацій, які їм надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так, застосування сучасних засобів зв’язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити результативність ділових переговорів. Застосування інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми управління організацією у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень. Важливе значення в автоматизації менеджменту має передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків на значні відстані здійснюється з допомогою кабельних радіорелейних і супутникових ліній зв’язку. Створюються нові можливості для ефективної співпраці, оскільки з одного боку забезпечуються можливості на якісно вищих рівнях представляти чи передавати інформацію (відеоінформацію, гіпертексти, мультимедіа), а з другого зникають бар’єри віддалі, так, як зникають проблеми з’єднання і передачі інформації без спотворень.

Діяльність працівників сфери управління (бухгалтерів, спеціалістів кредитно-банківської системи, плановиків і т.д.) в наш час орієнтована на використання розвинутих інформаційних технологій. Спеціалісту виконавцю необхідний зручний інструментарій для забезпечення професійної діяльності в конкретній сфері, що визначається використовуваними технологіями та розподіленням обов’язків між працівниками управління. Орієнтація і реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни, як самої технології управління, так і технічних засобів обробки інформації, серед яких головне місце займають персональні комп’ютери. Вони все більше перетворюються з систем автоматичної переробки вхідної інформації в засоби нагромадження досвіду управлінських працівників, аналізу, оцінки і вироблення найефективніших економічних рішень.

Тенденція до підсилення децентралізації управління призводить до розподіленої обробки інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки і вдосконаленням організації безпосередньо робочих місць користувачів.

Автоматизоване робоче місце можна визначити, як сукупність інформаційно-програмно-технічних ресурсів, яка забезпечує кінцевому користувачу обробку даних і автоматизацію управлінських функцій в конкретній предметній сфері. Такі автоматизовані робочі місця характеризується жорстким включенням в програмний продукт функціональних та підтримуючих технологій, що дозволяє використовувати спеціалістів невисокої кваліфікації, оскільки його дії носять декларативний, а не процедурний характер і глибоких знань в предметній сфері від нього не вимагаються, так, як вони закладені розробниками програмного забезпечення.

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а економіст виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів в ході розв’язку задачі, а також для вводу вхідних даних в автоматизованих інформаційних системах для розв’язку поточних задач і аналізу функцій управління.

Автоматизоване робоче місце, як інструмент для раціоналізації і інтенсифікації управлінської діяльності розгортається для забезпечення виконання певної групи функцій. Найпростішою функцією автоматизованого робочого місця є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоч ця функція властива в тій чи іншій мірі будь-якому автоматизованому місцю, особливості її реалізації суттєво залежать від категорії користувача.

Автоматизовані робочі місця мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну ділянку. Професійні автоматизовані робочі місця є основним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами, мають відкриту архітектуру і легко адаптуються до проблемних напрямків. Переважна більшість автоматизованих робочих місць формується на основі робочих станцій, об’єднаних в локальну мережу.

Локалізація автоматизованого робочого місця дозволяє здійснювати оперативну обробку інформації відразу ж після її надходження, а результати обробки зберігати, як завгодно довго по вимозі користувача.

В умовах реалізації управлінського процесу метою впровадження автоматизованого робочого місця є посилення інтеграції управлінських функцій, і кожне більш-менш “інтелектуальне” робоче місце повинно забезпечувати роботу в багатофункціональному режимі.

Автоматизовані робочі місця можуть одночасно виконувати децентралізовану обробку економічної інформації на робочих місцях виконавців в складі розподіленої бази даних. При цьому вони мають вихід через системний пристрій і канали зв’язку в комп’ютерні бази даних інших користувачів, забезпечуючи таким чином спільне функціонування комп’ютера в процесі колективної обробки.

Автоматизовані робочі місця, які створені на базі персональних комп’ютерів, - найпростіший і найпоширеніший варіант автоматизованого робочого місця для працівників сфери організаційної структури управління. Таке автоматизоване робоче місце розглядається, як система, яка в інтерактивному режимі роботи надає конкретному працівнику (користувачу) усі види забезпечення монопольно на весь сеанс роботи. В цьому випадку весь виділений інформаційний фонд знаходяться в монопольному володінні користувача. Користувач сам виконує всі функціональні обов’язки по перетворенню інформації.

Створення автоматизованого робочого місця на базі персональних комп’ютерів забезпечує:

простоту, зручність роботи і дружній інтерфейс комп’ютерів по відношенню до користувача;

простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

високу надійність і живучість;

порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи автоматизованого робочого місця є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі на основі робочої станції. Такий варіант є особливо доцільним, коли необхідно розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома користувачами.

Складнішою формою є автоматизоване робоче місце з використанням персонального комп’ютера в ролі інтелектуального терміналу, а також з віддаленим доступом до ресурсів центральної (головної) ЕОМ або зовнішньої мережі. В цьому випадку декілька персональних комп’ютерів під’єднуються по каналах зв’язку до головної ЕОМ. При необхідності кожен персональний комп’ютер може працювати і самостійно на основі власної інформації.

В найскладніших системах автоматизовані робочі місця можуть за допомогою спеціального обладнання під’єднуватися не тільки до ресурсів головної ЕОМ мережі, але і до різних інформаційних служб і систем загального призначення (служб новин, національних інформаційно-пошукових систем, баз даних і знань, бібліотечних систем і т.д.).

Можливості створюваних автоматизованих робочих місць в значній мірі залежать від техніко-експлуатаційних характеристик комп’ютерів, на яких вони розгорнуті. В зв’язку з цим на стадії проектування автоматизованих робочих місць чітко формулюються вимоги до базових параметрів технічних засобів обробки і видачі інформації, набору комплектуючих модулів, мережних інтерфейсів, економічних параметрів пристроїв, тощо.

Синтез автоматизованого робочого місця, вибір його конфігурації і обладнання для реальних видів економічної і управлінської роботи мають конкретний характер, який диктується спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами роботи. Проте будь-яка конфігурація автоматизованого робочого місця повинна відповідати загальним вимогам стосовно інформаційного, технічного, програмного забезпечення.

Інформаційне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно бути орієнтованим на конкретну, звичну для користувача, предметну ділянку. Обробка документів повинна передбачати таку структуризацію інформації, яка б дозволяла здійснювати професійне маніпулювання різними структурами, зручне і швидке корегування даних.

Технічне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою базою даних, інформаційний, тощо), здатність обробляти в заданий час необхідний обсяг даних. Оскільки автоматизоване робоче місце є індивідуальним засобом користувача, воно повинно забезпечувати високі ергономічні властивості і комфортність обслуговування.

Програмне забезпечення перш за все повинно орієнтуватися на професійний рівень користувача, поєднуватися з його функціональними потребами, кваліфікацією і спеціалізацією. Користувач повинен відчувати з боку програмного середовища постійну активну і пасивну підтримку власного бажання працювати в будь-якому режимі. Пріоритет вимог користувача при роботі з технікою повинен бути безперечним, а тому потрібно передбачити максимальне забезпечення зручності роботи працівника за рахунок вдосконалення програмних засобів.

Як приклад, розглянемо інформаційні і програмно-технологічні можливості автоматизованого робочого місця “Управління цінними паперами“ в одному з комерційних банків. Воно дозволяє вирішувати такі основні задачі:

ведення реєстру акціонерів;

реєстрація операцій по акціях;

нараховування дивідендів;

формування звітів;

виконання аналітичних розрахунків та інші.

Для виконання цих функцій автоматизоване робоче місце включає такі компоненти:

інтегровану базу даних;

сукупність розрахункових алгоритмів, які забезпечують обробку інформації і відображення результатів;

вбудовану довідкову систему;

текстовий редактор і калькулятор.

Це автоматизоване робоче місце призначене для комплексної автоматизації операцій, пов’язаних з первинним розміщенням і вторинним обігом цінних паперів. Воно розраховане на роботу з єдиною інтегрованою нормативно-довідковою базою даних, комплексом розрахункових задач, що реалізуються. Мінімальна конфігурація автоматизованого робочого місця включає персональний комп’ютер типу IBM PC і стандартний принтер. Для збереження інформації про одного акціонера використовується в середньому 1 Кбайт пам’яті. Здійснення розрахунків і роботи з даними вимагає не менш 1 Мбайта пам’яті. Інтегрована база даних містить оперативну і нормативно-довідкову інформацію. Для управління проведенням розрахункових функцій, занесення і корегування даних в системі використовується багаторівневий інтерфейс. Вбудована довідкова система дозволяє спеціалісту при роботі з програмою отримувати необхідну консультацію без виходу з системи. Робота користувача автоматизованого робочого місця реалізується з допомогою меню. Головне меню представляється ієрархічною діалоговою схемою доступу до функцій системи. До пунктів цього меню належать реєстр акціонерів, транзакції (акти купівлі-продажу акцій), дивіденди, налагодження системи, аналітичні розрахунки, сервісні функції. Нормативно-довідкова інформація включає в себе таблицю податків (по суб’єктах оподаткування), класифікатор акціонерів та інші. Класифікатор акціонерів містить ознаки для групування і вибору даних про акціонерів при підготовці вихідних форм. Інформація, яка поступає від користувача в систему під час діалогу, по змісту є або командами виконання тих чи інших операцій, або даними. Команди реалізуються з допомогою багаторівневого меню, яке об’єднує множину доступних користувачу дій в підгрупи, групи і т.д. Їх сукупність відображає прийняту в системі логіку пошуку і роботи. Дані – це інформація числового або текстового характеру, яка розміщається в базі даних. Занесення даних здійснюється з використання екранних форм.

Основні функції автоматизованого робочого місця виконуються після налагодження системи. В процесі налагодження встановлюється значення реквізитів акціонерного товариства, випуску акцій і прав доступу. Вибір того чи іншого меню призначений для вводу і модифікації даних про власників акцій, їх адресах, номерах особистих рахунків, контролю рахунків-депозитів, формування і друку сертифікатів і т.д. Система дозволяє отримувати виписки з рахунків акціонерів, формувати і готувати підсумкові документи про рух акцій за довільний період (список акціонерів, список для голосування, розподіл акцій, обіг по рахунку, первинне розміщення акцій).

Система виконує аналітичні розрахунки по групах даних: реєстр, транзакції, дивіденди. Розрахунки можуть виконуватися в розрізах різних кваліфікаційних ознак: по типах акцій і акціонерів, по звітних періодах. Результати розрахунків можуть подаватися в графічному вигляді.

Останнім часом появилася тенденція до створення універсальних автоматизованих робочого місця, які обслуговують декілька предметних ділянок. Пошук раціональних шляхів проектування ведеться по таких напрямках: розробка типових проектних рішень, що зафіксовано в пакетах прикладних програм, рішення економічних задач з наступною прив’язкою до конкретних умов впровадження та функціонування, розробка автоматизованих систем управління.

Тільки нові технічні та технологічні рішення дозволяють здійснити новий підхід до організації управлінської діяльності економічного об'єкта, як праці інженера, що отримало назву “реінжинірінг”. Цей термін був введений М.Хаммером. “Реінжинірінг” передбачає радикальне перепроектування ділових процесів (бізнес-процесів) для досягнення різкого, стрибкоподібного покращання показників вартості, якості, сервісу, темпів розвитку на основі впровадження нових інформаційних технологій. Він спрямований на перебудову економічної діяльності економічного об'єкта на базі нової інформаційної технології. Реінжинірінгу насамперед підлягають вже існуючі інформаційні технології.

Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко - М. Компьютер ЮНИТИ, 1998, - 336 с.

Бердтис А. Структуры данних. - М.: Статистика, 1974, - 408 с.

Блек Ю. Сети ЭВМ : протоколы, стандарты, интерфейсы. -М.: Мир, 1980.

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. -М.: Финансы и статистика, 1992.

Бойков.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. М. Мир 1997.

Боэм Б.У. Инженерное программирование для проектирования программного обеспечения. -М.: Радио і связь, 1985, -512с.

Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. - М.: Наука, 1988.

Васильев В.Н. Организация, управление и экономика гибкого интегрированного производства в машиностроении. – М.: Машиностроение, 1986. –312 с.

Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. - М.: Высшая школа, 1990.

Вычислительные машины, системы и сети/ Под ред. А.П.Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 1991.

Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - В 2-х кн. - М.: Энергоатомиздат, 1994.

Гершгорин Л.Г. Что такое АРМ бухгалтера. - М.: Финансы и статистика, 1988.