Министерство образования и наукиУкраины
Приднепровская академия строительстваи архитектуры
Кафедра менеджмента, маркетинга иуправления проектами
Контрольная работа
по предмету: «Организация трудаменеджера»
Вариант № 12
тема: Использование средстворганизационной техники
Выполнила: студентка гр. 5/8-2
Настенко Н.В.
Проверила: Шапа Н.Н.
Днепропетровск
2009 г
Содержание
Введение
1. Автоматизированные рабочие места.Общие понятия
2. Автоматизированные рабочие местаэкономистов
3. Автоматизированные рабочие местаадминистративного и менеджерского персонала
4. Электронные офисы
Вывод
Список использованной литературы
Введение
В данной контрольнойработе мной будет рассмотрен вопрос о важности использования средстворганизационной техники в работе менеджера. Данный вопрос относится к предмету«Организация труда менеджера».
Целью данной работы, яобозначу — изучение вопроса о использовании менеджером в ведении своейпрофессиональной деятельности средств организационной техники, проще говоря офиснойорганизационной техники. А также выявление и описание основных теоретических рекомендацийпо организации работы и рабочего места менеджера на предприятии.
Как правило, организациейтруда персонала и руководящих работников занимается либо начальник отделакадров, либо непосредственно сам руководитель предприятия. Правильноорганизовать труд работников всех уровней организации в том числе,менеджерского состава — непростая задача. Она требует знания основных методикрациональной компоновки производственных территорий и зданий, санитарно-техническихтребований к условиям труда, последних исследований по затратам рабочеговремени (хронометраж, фотография рабочего места). Выявление условий для наиболеепродуктивной работы персонала разных уровней. С последующей организацией трудасотрудников, рабочих мест, и соответствующих условий труда. И затем, оцениваявсю проделанную организационную работу, можно будет смело оценить масштабы и объемыпроизводства, определять какие-либо производственные планы и задачи.
То есть производственномупроцессу, обязательно будет предшествовать организационный.
И от того насколькоправильно и грамотно будет проведен процесс организации производства, настолькоудачным будет реализован производственный процесс. В данной работе будетрассматриваться именно организация труда, управленческого персонала,использование им средств организационной техники, без использования которой еготруд будет малопродуктивен и малоэффективен.
А как построить работуменеджера с использованием средств офисной техники чтобы она была максимально эффективной,рассмотрим далее.
1.В настоящее время ввопросах механизации и автоматизации труда менеджера определились два основных направления.Первое осуществляется посредством внедрения ЭВМ, разработкиэкономико-математических методов и моделей, второе - применением средстворгтехники и разработанных на её основе организационных проектов и системкомплексной механизации и автоматизации труда менеджера.
Усложнение задачуправления предприятием, все увеличивающийся поток информации,совершенствование технологических процессов требуют использования современнойвычислительной техники, а также математического и программного обеспечениясредств и систем передачи и обработки информации.
Для взаимодействия с ЭВМв условиях автоматизированной системы управления (АСУ) на предприятиях должныбыть созданы абонентские пункты, состоящие из устройств сбора, регистрации,передачи, подготовки, ввода и вывода информации в ЭВМ вычислительного центра.
Необходимостьиспользования ЭВМ в управлении предприятием обусловлено следующими причинами:
1. Большойассортимент продукции затрудняет определение покупательского спроса и егопрогнозирование. Товарооборот а следовательно, и прибыль предприятия зависят отстепени удовлетворения фактического спроса. ЭВМ может обеспечить учет реализациитоваров в ассортименте или по видам продукции, что позволит управлятьтовародвижением в соответствии с изменяющимся спросом. Это относится и задачуправления товарными запасами.
2. Экономическийанализ результатов работы предприятия связан с трудоемкими расчетами.Применение ЭВМ позволяет не только автоматизировать эти расчеты, но и повыситьих качество за счет применения экономико-математических методов.
3. Большой объемпамяти ЭВМ, высокая скорость поиска и обработки данных позволяют не только освободитьменеджера от технической, монотонной работы, но и повысить оперативность иобоснованность принятия управленческих решений.
Перспективным направлениемв развитии организационных форм использования вычислительной техники являетсясоздание сетей вычислительных центров, объединенных между собой.
1. Автоматизированныерабочие места. Общие понятия
Для повышенияэффективности личной работы менеджера и другого управленческого персоналаразличных предприятий предназначены — автоматизированные рабочие места(АРМ).
Автоматизированныерабочие места (АРМ)- это проблемно-ориентированные программно-технические комплексы,включающие технические программные средства, информационное и методическоеобеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем местедиалога с ЭВМ.
Принципиальной особенностьюобработки информации с использованием АРМ является привлечение самихпотребителей информации (пользователей- специалистов экономического,инженерного профиля, а также руководителей различных уровней) непосредственно,т.е. без помощи программиста, к использованию вычислительной техники.
Как показывает практика,основная часть личной работы менеджера определенного звена (до 80%) не требуетобращения к общей информационной базе предприятия в целом. Поэтому в качестветехнической основы АРМ целесообразно использовать персональную ЭВМ, работающуюбольшую часть времени автономно и меньшую — по взаимосвязи с другими ЭВМ.
Экономический эффект отвнедрения АРМ состоит из 2-х составляющих:
1. Повышениекачества проектных и управленческих решений за счет использования АРМ;
2. И эффектаполученного в результате сокращения трудоемкости выполнения сотрудникамииндивидуальной работы.
Обычно внедрение системыАРМ в подразделениях предприятия предотвращает рост числа его сотрудников; вряде случаев использования одного АРМ приводит к высвобождению 2-3-хсотрудников.
На АРМ целесообразнорешать задачи:
· ограниченные посвоим информационным связям на входе/выходе с другими задачами, т.е. локальныев информационном отношении;
· короткие, номногократно повторяющиеся в течении рабочего дня (например, регистрацияпервичной информации в памяти персональной ЭВМ взамен традиционных бумажныхжурналов, обработка массовой однородной информации на складах и в цехахпредприятия).
С помощью АРМ можнопроводить телесовещания и создавать электронную почту, предусматривающуюбезбумажный обмен служебной документацией между пользователями. Она являетсяудобной технической базой для редактирования текстовой информации, подготовкислужебных писем, статей.
Автоматизированноеоформление документов в табличной форме и работа с таблицами являются характернымитехнологическими возможностями применения АРМ. Использование графиков,диаграмм, схем обеспечивает сжатие информации и облегчает восприятие еесодержания в процессе принятия решений пользователем.
2. Автоматизированные рабочиеместа экономистов
Основными задачами,которые решаются в экономических подразделениях, являются такие задачи, какпланирование, учет, контроль, анализ и регулирование произовдственно-хозяйственнойдеятельности.
Прежде всего следуетотметить необходимость соблюдения принципа системного внедрения АРМ. Этотподход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта внедряется неотдельное автоматизированное рабочее место определенного функциональногоназначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всехотделах предприятия.
Совершенствование рабочихмест в служебных помещениях предусматривает правильную их планировку, оснащениесовременной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечениеруководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизациюделопроизводства и хозяйственного обслуживания.
При планировке и распределениипомещений между подразделениями аппарата управления и менеджерского составарешающее значение должны иметь — функциональное назначение подразделений, ихсодержание и взаимосвязь в процессе выполнения общих задач. От этого во многомзависит продолжительность прохождения информации и документов, рациональноеиспользование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагатьсяпоследовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и ссоблюдением установленных норм удельной площади на 1-го работника (3-4 м2, аиногда 5м2- в зависимости от характера работы и особенностей техническогооснащения).
Каждое рабочее местодолжно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствамиобработки информации (компьютер, сканер, принтер, ксерокс). В комплект мебели взависимости от содержания работы могут входить: письменный стол, вспомогательныйстол-стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Последнее должно способствоватьмаксимальному ослаблению мышечного напряжения. Этому требованию, в частностиотвечают вращающиеся стулья, стулья с подлокотниками, регулируемыми по высотесиденьем и спинкой. При определении наиболее благоприятного сочетания элементоврабочего места следует исходить из зоны досягаемости рук человека, работающегоза столом. Стеллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть рассчитаны наудобное хранение и доступность для работы справочных, нормативных и другихматериалов.
К организационной техникеуправления относятся — ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, конторскиекниги, стандартные бланки, различные графики, диспетчерские доски и т.п.Удобные, простые и практичные средства техники — немаловажное условие повышениякачества работы в аппарате управления.
В настоящее время дляполной обработки информации на персональном компьютере требуются специальныесредства ее передачи- локальная компьютерная сеть предприятия, электроннаяпочта, Интернет и т.п.
С целью оптимизацииделопроизводства необходимо установить и строго соблюдать порядок поступленияинформации на рабочие места. Любой документ должен быть составлен так, чтобы онточно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен вобращении. Оформление документов предполагает обязательное соблюдение рядаправил, обеспечивающих их юридическую полноценность и способствующихоперативности исполнения.
Одной из болеедейственных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрениетиповых текстов для регулярной корреспонденции. Каждому руководителю иработнику аппарата управления целесообразно иметь набор примерных текстов длясоставления справок, ответов на письма, жалобы и т.д.
Очень важна такжеорганизация хозяйственного обслуживания рабочих мест служащих. Рабочие местадолжны своевременно обеспечивается бумагой, бланками, канцелярскимипринадлежностями; технические средства следует проверять и ремонтировать, апомещения содержать в чистоте.
Улучшение условий трудаработников менеджерского состава направлено на повышение их работоспособности исохранения здоровья. Здесь немаловажным будет отметить такие показатели как-освещенность рабочих мест, соответствующая окраска стен и пола в помещениях,относительная влажность и температура воздуха, борьба с шумом, установлениеправильного режима труда и отдыха.
Санитарно-гигиеническиеусловия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности. Рабочиекомнаты должны быть оборудованы протяжной, вытяжной вентиляцией или системойкондиционирования воздуха. Кроме искусственного общего освещения помещенийрабочие места хорошо обеспечить местными осветительными приборами.
Для борьбы с шумомприменяются звукопглащающие материалы, ограничители продолжительностителефонных разговоров. Телефон для личных разговоров работников должен бытьвынесен в коридор или отдельное помещение.
Культура содержаниярабочего места предусматривает соблюдение порядка на рабочем столе, в шкафах,на стеллажах, когда каждый документ и справочный материал находится под рукой иего можно легко отыскать. Элементарными требованиями культуры являетсясоблюдение чистоты в помещениях.
3. Автоматизированныерабочие места административного и менеджерского персонала
Отличительнойособенностью АРМ административного и менеджерского персонала, является ихориентация на принятие управленческих решений. По сравнению с АРМ экономистов(см. предыдущий раздел работы), предназначенных для решения регламентированныхи формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должныпомочь в принятии управленческих решений по чисто не регламентированным итрудно формализуемым задачам.
Мебель:стол однотумбовый, стол с приставкой, стол для заседаний,шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, креслаполумягкие рабочие.
Средстваоргтехники:органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольная,лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки деловые для бумаг, телефонныйаппарат с функцией проведения совещаний, диктофон, персональный компьютер.
Автоматизированноерешение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос.Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, втом числе не имеющих количественной оценки и отнящихся к социальной области.
Основными задачамикоторые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:
· получение справокоб основных показателях, характеризующих текущее состояниепоризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;
· анализ производственнойработы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений отплана, которые относятся к компетенции данного руководителя;
· информационнаяподдержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидациюотклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложениерешений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случаепринятия конкретного решения и т.д.);
· сбор статистическихданных для принятия управленческих решений;
· принятиеколлегиальных решений в процессе телесовещаний;
· контрольисполнительной дисциплины;
· контроль качествауправленческих решений подчиненных линейных менеджеров
· составление планаработы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.
Принцип системногоподхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базывсех АРМ связаны с АСУ (Автоматизированной системой управления), а также междусобой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованнойобобщенной информацией, в случае необходимости — детализированной.
Поскольку традиционнаятехнология личной работы существенно отличается от технологии обработкиинформации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельнопростым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием однойфункциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджерили руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря илипомощника по информации, работающих на параллельном АРМ.
Эффект от внедрения АРМадминистративно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объектауправления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативностиуправленческих решений.
Итак, подытожим, этуглаву обозначив основные виды работ менеджера выполняемые на рабочем месте:
· составлениетекстовой документации;
· обработкавходящих и исходящих документов;
· копирование иразмножение документов;
· хранение, поиск ипередача документов;
· вычислительныеоперации, анализ полученных данных;
· обеспечениеоперативной связи и сигнальной информацией;
· обработкакорреспонденции;
· проведение встреч;
· проведениесовещаний;
· принятиеуправленческих решений.
Социальные опросыпоказывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкойпроизводительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразнойработы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половиныего уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговорыпо телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и тольконичтожная часть – меньше 10% — на анализ и планирование дальнейшей деятельности.Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджертратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний,встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различныхдокументов и т.п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодняпревратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического,технологического развития любой фирмы.
В связи с этим огромноевнимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрогообмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера.Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использованиеавтоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.
4. Электронные офисы
Под электронным офисомпредусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработкудокументов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В егосостав входят следующие аппаратные средства:
· один илинесколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно,объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;
· средствакопирования документов;
· сканеры для вводатекстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
· проекционноеоборудование для проведения презентаций.
Также менеджер активнодолжен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:
· диктофон;
· факс;
· телефон,телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.
Также рабочее местоменеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными,канцелярскими принадлежностями.
Из всех средств связинаиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться кглобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet являетсяполучение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своихпотребностей.
Особую роль в этомпроцессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различногорода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могутсодержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами,компьютерными программами.
Важно при организациирабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативностьреагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такаягибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации,доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроляза исполнением.
Также хочу привестинекоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннегоиспользования организационной техники на предприятии.
Таблица 1 — Полезныйэффект для предприятия при различных условиях использования организационнойтехникиПоказатель Эффект от неполного использования организационной техники, % Эффект от неполного использования организационной техники, % Прибыль +6-10 +15-23 Рентабельность +5 +8 Объем выпуска продукции +5-9 +10-18 Оборачиваемость оборотных средств +4-8 +9-12 Производительность труда +5-7 +10-15 Трудоемкость операций управления -10-12 -20-30 Штрафы за невыполненную работу -7-8 -10-12
Развитие информационныхтехнологий позволило руководству вводить в практику так называемыйдистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управленияпосредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных исвязанный с объединением верхнего уровня иерархии организации снепосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разногорода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые вобычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.
Вывод
В данной работе япоказала возможности использования организационной техники на предприятиях, вразличных его отделах, как то экономический отдел, отдел управления, администрациипредприятия. Также привела данные о средних затратах менеджера в процессе своейработы. А также рекомендации по снижению трудоемкости при помощи средстворганизационной техники, при правильной организации рабочего места менеджера, атакже внедрения таких новых технологий, как электронные офисы. Что нагляднопоказывает в первую очередь экономический и социальный эффект от рациональногоиспользования средств организационной техники менеджером при осуществлениисвоей профессиональной деятельности. Таким образом менеджер, стремящийся кэффективному управлению информационными и производственными процессами, долженмаксимально эффективно использовать все подручные технические средства офиса,для максимизации полезного эффекта на работу предприятия в целом, посредствомвыполнения задач своего подразделения.
Список использованнойлитературы
1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., МинкинА.В. Введение в менеджмент.-Учебное пособие. — СПб.: СПбУЭФ, 1994г.
2. Мескон М.Х., Альберт М., ХедоуриФ. Основы менеджмента: Пер. с англ. — М.: Дело, 1995.
3. Попов С.Г. Основы менеджмента:учебное пособие.- М.: Ось-89, 2006
4. Смирнов Э.А. Основы теорииорганизации. — М.: ЮНИТИ,1998
5.Спивак В.А. Организационноеповедение и управление персоналом.- СПб: Питер, 2000.- 416 с.
6.Управление персоналом организации:Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — М.: ИНФРА — М, 1997. — 512 с.
7.Управление персоналом: Учебник длявузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.- 423 с.