Министерство образование РФ
Байкальскийгосударственный университет экономики и права
Кафедраинформатики и кибернетики
Курсоваяработа
по дисциплине«Информационные технологии в управлении»
Мебельнаяфабрика «Стиль». Автоматизация учета поставок и продаж
Иркутск, 2009
Содержание
Введение
1. Общая характеристика мебельной фабрики «СТИЛЬ»
1.1 Сведения об организации.
1.2 Описание информационныхпотоков
А) Информационные потоки приучете поставок
Б) Информационные потоки приучете продаж
1.3 Анализ документооборотаучета поставок и продаж
А) Документооборот при учетепоставок материалов
Б) Документооборот при учетепродаж продукции
2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащегоавтоматизации
2.1 Точка зрения автора напроцессы АСУ
2.2 Глоссарий предметнойобласти
2.3 Модель бизнес-процесса учета поставок и продаж
3. Характеристика информационного обеспечения и технологииее использования
3.1 Состав информации
3.2 Пользователи информации
3.3 Модель данных
4. Требования к системе комплекса автоматизации напредприятии
5. Обоснование выбора и выборпрограммно-аппаратных средств
Заключение
Приложение 1 «Организационная структура»
Приложение 2 «Функциональная структура»
Приложение 3 «Информационные потоки учета продаж»
Приложение 4 «Информационные потоки учета поставок материалов»
Приложение 5 «Документооборот при учетепродаж»
Приложение 6 «Документооборот при учете поставок материалов»
Приложение 7 «Глоссарий»
Приложение 8 «Бизнес – процесс учета поставок»
Приложение 9 «Декомпозиция бизнес – процесса учета поставок»
Приложение 10 «Бизнес – процесса учета продаж»
Приложение 11 «Декомпозиция бизнес – процессаучета продаж»
Приложение 12 «Модель данных»
Приложение 13 «Форма документа счет – фактуры»
Приложение 14 «Форма документа накладной»
Введение
В настоящее время перед мебельной промышленностью поставленызадачи повышения качества и улучшения ее ассортимента, а также снизитьматериалоемкость и трудоемкость выпускаемых изделий. Эти мероприятияпланируется выполнить главным образом за счет широкого внедрения в мебельнуюпромышленность эффективную автоматизированную систему управления.
Данная курсовая работапосвящена изучению именно системы учета поставок материалов учет продаж мебелина фабрике «СТИЛЬ». Главная цель работы – изучение данной системы ирассмотрение возможности ее автоматизации.
/>1. Общая характеристика мебельнойфабрики «СТИЛЬ»/>/>1.1Сведения об организации
Фабрика «СТИЛЬ», создаваемая в виде общества сограниченной ответственностью планирует работать в сфере мебельнойпромышленности. Штат фирмы состоит из 27 человек.
Характер деятельности – коммерческий.
Форма собственности – частная.
Основная деятельность, планируемая фирмой, заключается воказании услуг по производству мебели.
Для поддержкистабильности основной деятельности наша фирма планирует предложить клиентамследующее:
Ø производство мягкой мебели для дома:комплекты, состоящие из кресел и диванов, отдельно диваны, диван-кровати,кресла, раскладные кресла, мягкие уголки для гостиной комнаты;
Ø ремонт мебели, как произведеннойнашей фирмой, так и другими производителями;
Ø производство мягкой мебели дляофисов;
Ø сборка готовых комплектов мебели позаказам населения;
Ø доставка мебели по месту назначения.
Миссия:Производимая нами мебельспособна полностью удовлетворить потребности людей, желающих ее приобрести.Наша мебель создаст Вам ту необходимую обстановку, которой Вы хотели, а такжебудет удовлетворена потребность в долговечности использования приобретенноймебели.
Наша фирма считает нужным ознакомить клиентов с темиособенностями, которых мы придерживаемся:
1. Мебель выполненас соблюдением определенных стилей и конструкций.
2. Фирма ведетизучение проектов квартир для того, чтобы клиенты могли приобретать мебель сучетом особенностей расположения квартиры.
3. Предлагаемая намимебель является многофункциональной.
Характерной чертойпроизводимой нами мебели является ее качество. Фирмой закуплено совершенноеоборудование по обработке древесины, оборудование обслуживает персонал широкогопрофиля – все это позволит добиться желаемого результата.
Немаловажным моментомявляется то, что фирма по желанию клиента производит доставку мебели по местуназначения.
Организационная структурапредприятия представлена на приложении 1.
Функциональная структурапредприятия
При описаниифункциональной структуры предприятия, мы решили представить функции техдолжностей работников, которые на прямую связаны с продажей мебели и поставкойматериалов (см. Приложение 2)./>/>1.2 Описание информационных потоков
/>А) Информационные потоки при учете поставок. Агент по снабжению делает заявку наматериал поставщику, после чего на склад материалов поступает заказ. Отпоставщика нам поступает товарно-транспортная накладная и счет – фактура, послечего Пункт расчетов переводит деньги на лицевой счет поставщика.
/>Б) Информационные потоки при учете продаж. Директор предприятия заключаетдоговор с клиентом, после чего клиент подает заявку на нужную продукциюменеджеру по продажам, где он подает заявку на склад готовой продукции. Наскладе готовой продукции выписывается четыре экземпляра товарно-транспортнойнакладной, после чего накладные передаются бухгалтеру для записи в журналерегистрации накладных на отпуск продукции и подписи их бухгалтером. Подписанныенакладные возвращаются к заведующему складом готовой продукции, где одинэкземпляр остается у него в качестве оправдательного документа на отпускпродукции со склада, второй служит основанием для выписки счет – фактуры;третий и четвертый экземпляры накладной передаются клиентам. На основаниинакладных выписывается счет – фактура по установленной форме в двухэкземплярах, одна выдается клиентам, а вторая остается у организации –поставщика для отражения в книге продаж. После чего клиенты оплачивают заказ.Происходит отгрузка товара (см. Приложения 3)./>/>1.3 Анализдокументооборота учета поставок и продаж
Успех управленческойдеятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро икачественно происходит обработка всей необходимой документации, движениекоторой осуществляется по определенным маршрутам от места составления илипоступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачина хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.
Мы постаралисьорганизовать его таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документовна рабочих местах. С этой целью в организации мы разработали маршрутыпрохождения./>А) Документооборот при учетепоставок материалов
Агент по снабжению подаетзаявку поставщикам на материал, после чего происходит регистрация нашей заявки.В Пункте расчетов агент по снабжению получает квитанцию об оплате, после чегопоставщики нам выдают накладную, которую бухгалтер регистрирует в архивенакладных, на основе выданной накладной нам предоставляют счет-фактуру, котораярегистрируется в архиве накладных у бухгалтера.(см. Приложение 4)/>Б) Документооборот при учетепродаж продукции
После того как клиентподал заявку, менеджер регистрирует её и отправляет в архив заявок. Далеедиректор заключает договор с заказчиками, он регистрируется и отправляется вархив договоров. В дальнейшем клиент предоставляет бухгалтеру квитанцию обоплате за продукцию, после чего она отправляется в архив квитанций (см.Приложение 5)
/>/>2.Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации/>/>2.1 Точка зрения автора на процессы АСУ
До настоящего временираспространенным является мнение о том, что для внедрения автоматизированнойсистемы управления на предприятии достаточно установить компьютеры и приобрестипрограммы. На самом же деле этим не только не заканчивается, а даже и неначинается процесс автоматизации производства. Любая реорганизация напредприятии преследует вполне конкретную цель: увеличить прибыль и получитьопределенные конкурентные преимущества. Соответственно, и автоматизация должнаслужить достижению этих целей. Следовательно, автоматизация начинается свыявления тех организационно-технических моментов, которые этому неспособствуют. Эта работа требует знания не только всего производства в целом,но стратегических планов его развития, поэтому проводиться она должна либонепосредственно высшим руководством предприятия, либо при его активном участии.В противном случае велика вероятность «кусочной» автоматизации, тоесть автоматизации отдельных участков и работ. Это тоже часто даетположительный эффект, но он несравним с эффектом комплексной автоматизации.
Такой подход отнюдь неозначает, что автоматизировать надо все и сразу. Это и дорого с материальнойточки зрения и не всегда удобно с организационной. Автоматизацию следуетначинать с наиболее «узких» мест, постепенно распространяя ее на всепредприятие./>/>2.2 Глоссарий предметной области
1. Доверенность
2. Документооборот
3. Информационный поток
4. Приходныйордер
5. Счёт-фактура
6. Учет продаж
7. Учет поставок
(см. Приложение 6)/>/>2.3 Модель бизнес-процесса учета поставоки продаж
На диаграмме IDEF0отразили входные потоки, выходные данные, механизм и управление. Для учетапродажи мебели и учета поступлений материалов, управляющими воздействиями будутоформление договоров и нужных документов. Входными потоками для учета продажявляются продажа мебели, а для учета поставок заявка на материал. Выходнымиданными являются передача документов руководителю и поступление материалов насклад соответственно. Механизмами являются менеджер по продажам и агент поснабжению.
Далее определим основныепроцессы учета продаж. Это будут:
· Обработка заказовот клиентов
· Заключениедоговоров с клиентами
· Реализация мебеликлиентам
Основные процессы учетапоставок:
· Выбор поставщика
· Подача заявки наматериал
· Заключениедоговоров на поставку
· Контрольисполнения поставок и оплат
Когда произошла обработказаказов от клиентов, заключили договор, в котором оговорились условия отгрузкии оплаты. Далее были оформлены товарные документы, после чего произошлареализация мебели клиентам и их оплата. На основании этого в дальнейшем былсделан учет продаж мебели.
При подачи заявки наматериал, наш заказ был обработан и мы заключили договор на поставку, при этомоформили нужные для этого документы. После чего материал был доставлен, мыпроконтролировали исполнение поставки и оплатили заказ (см. Приложения 7,8и9,10).
/>/>3.Характеристика информационногообеспечения и технологии ее использования/>/>3.1 Состав информации
В состав хранимойинформации на нашем предприятии входит:
1. Информация опоставщиках:
a. названиеорганизации поставщика;
b. юридическийадрес;
c. лицевой счет дляперевода оплат.
2. Информация оклиентах:
a. названиеорганизации или частного лица;
b. адрес и ИНН.
3. Информация охранящихся на предприятии документов:
3.1 договора;
3.2 доверенности;
3.3 накладные;
3.4 платежные и прочиедокументы./>/>3.2 Пользователи информации
Доступ к информации напредприятии имеет директор, он может получить любую для него нужную информацию,бухгалтер имеет доступ к той информации, которая нужна ему для введениябухгалтерского учета. Менеджер по продажам и агент по снабжению пользуются тойинформацией, которая нужна им для эффективной работы на предприятии, припоставке материалов и продажи мебели.
/>/>3.3 Модель данных
Так как на нашемпредприятии небольшая база данных, мы решили использовать реляционную модельданных (см. Приложение 11).
/>/>4. Требования к системе комплекса автоматизации на предприятии
· Проблемноориентированный интерфейс.Это требованиеподразумевает организацию способов взаимодействия пользователя с системой такимобразом, чтобы каждый специалист работал в своей проблемной области.
· Простота освоенияи удобство работы. Любая операция должна выполняться наиболее простым,наглядным и удобным способом. Для работы с системой пользователь должен бытьспециалистом в своей области, а его знания вычислительной техники ипрограммного обеспечения могут быть минимальными.
· Комплексныйхарактер системы, то есть возможность сквозного непрерывного проектированиямебельных изделий, начиная от замысла до изготовления и реализации готовыхизделий.
· Универсальность. Каждоепредприятие имеет свою мебельную нишу, свои особенности технологическогопроцесса изготовления мебели, свои принципы учета и снабжения, своихпоставщиков материалов и комплектующих и много других индивидуальныхособенностей. Система должна уметь настраиваться на эти особенности, причемделать эти настройки должен сам пользователь без участия разработчиков
· Моральнаядолговечность. Это требование реализуется, с одной стороны, правильно выбраннойструктурой системы и организацией данных, а с другой стороны – ее постояннымразвитием на основе результатов эксплуатации на предприятиях.
/>/>5.Обоснование выбора и выбор программно-аппаратных средств
Оснащение компьютернойтехникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: значительноповышает эффективность проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективноевнутрифирменное планирование; в бухгалтерском деле облегчает составлениеписьменных финансовых документов и осуществление бескассовых связей с банками ифинансовыми учреждениями.
Вспомогательныеаппаратные средства как сканер, принтер, ксерокс, облегчает работу с документами.Телефон и факс нужны для связи с клиентами и поставщиками.
Программное обеспечение,которое можно внедрить на наше предприятие:
1. 1С: Бухгалтерия 8.0
2. К3 – Мебель
1С: Бухгалтерия 8.0"вполне подходит для учета продажи мебели и учета поставок материалов.«1С: Бухгалтерия 8.0» обеспечивает высокий уровень автоматизации ведениябухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности ворганизациях. Программа является универсальной и поддерживает любые видыдеятельности: оптовая и розничная торговля, оказание услуг, производство и т.д.1С: Бухгалтерия 8.0" обеспечивает решение всех задач, стоящих передбухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечаетза учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учетпродаж и т.д. Данное прикладное решение также можно использовать только дляведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб.
Комплекс программК3-Мебель представляет собой набор программ, созданных на базе геометрическогоядра К-3, которые обеспечивают автоматизацию всех работ по проектированию,подготовке производства и продаже мебели. Программа К3-Мебель ПКМ позволяетпроектировать изделия мебели, используя стандартизованные заготовки в видепрототипов изделий мебели. Для автоматизации выполнения ряда операций в составекомплекса К3-Мебель созданы специальный Конструкторский модуль и программа«Раскрой листовых материалов». При подготовке производствастандартной и нестандартной мебели с целью обеспечения единства работы синформацией в системе имеются средства для обработки заказов и подготовкепроизводственных заданий. Выполнение анализа информации по заказам обеспечиваетпрограмма График заказов, которая позволяет осуществлять контроль прохождениязаказа от момента приема до момента выполнения и передачи в архив.
Так как предприятиенаходится на первоначальной стадии своего развития, мы ещё не можем позволитьустановку дорогостоящего программного обеспечения, поэтому мы решили установитьболеем доступное ПО. При эффективной работе нашего предприятия, в дальнейшем мыусовершенствуем комплексную систему автоматизации.
Оценка экономическихзатрат (смета затрат) ИСУ/ ИТНазвание программного обеспечения Цена, руб.
1С: Бухгалтерия 8.0 9000 К3-Мебель 25600 ИТОГО З4600
Стоимость установкипрограммНазвание программного обеспечения Цена, руб. 1С: Бухгалтерия 8.0 3000 К3-Мебель 8670 ИТОГО 13670
Общая стоимость покупки иустановки программного обеспечения составляет 48270 рублей
/>Заключение
Рассмотрев положение делв области мебельной промышленности, мы можем предположить, что наша организацияможет быть вполне конкурентоспособной, если удачно внедрить автоматизированнуюсистему управления, правильно вести учет продаж мебели и учет поставокматериалов. Автоматизация служит возможностью дальнейшего развития предприятия,как рыночного субъекта, идущего в ногу с временем, а значит способногосовершенствоваться и улучшаться. По нашему мнению бизнес – процесс составленграмотно, что позволяет добиться нам желаемых результатов.
Характерной чертойпроизводимой мебели является ее качество. Фирмой планируется закупитьсовременное оборудование по обработке древесины, что позволит работникамускорить производственный процесс.
/>Приложение 1 «Организационная структура»
/>
/>Приложение 2 «Функциональнаяструктура»
/>/>
Приложение3 «Информационные потоки учета продаж»
/>
/>Приложение 4 «Информационныепотоки учета поставок материалов»
/>
/>Приложение 5 «Документооборотпри учете продаж»
/>
/>Приложение 6 «Документооборотпри учете поставок материалов»
/>
/>Приложение 7 «Глоссарий»
Доверенность применяетсядля оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации приполучении материальных ценностей от поставщика.
Документооборот – быстраяи качественная обработка всей необходимой документации, движение которойосуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления ворганизацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение вархив.
Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы.
Приходный ордериспользуется для учета материалов, поступающих от поставщиков или изпереработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материальноответственным лицом в день поступления ценностей на складе.
Счёт-фактура — налоговый документ, строго установленного образца,оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с НалоговымКодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС.
Учет продаж позволяет формировать данные по всем видам отгруженногоимущества (товары, материалы, основные средства, нематериальные активы и пр.),оказанных работ и услуг.
Учет поставок позволяетформировать данные по всем видам оприходованного имущества (товары, материалы,основные средства, нематериальные активы и пр.), полученных работ и услуг. Покаждой сделке ведется учет оплаты за оприходованное имущество и отображаетсяитоговый долг перед поставщиком. Учет ведется по принципу регистрации сделки сконтрагентами с указанием состава оприходованного имущества (по даннымнакладной) и датой его оплаты.
/>Приложение 8 «Бизнес – процессучета поставок»
/>
/>Приложение 9 «Декомпозициябизнес – процесса учета поставок»
/>
/>Приложение 10 «Бизнес – процессаучета продаж»
/>
/>Приложение 11 «Декомпозициябизнес – процесса учета продаж»
/>/>
Приложение12 «Модель данных»
/>
/>Приложение 13 «Форма документасчет – фактуры»
Продавец ________________ Покупатель ______________________
Адрес ___________________ Адрес ___________________________
СЧЕТ-ФАКТУРА №____ от ______________Наименование товара Ед. изм. Кол-во Цена за единицу Налоговая ставка Сумма налога Стоимость товара Всего к оплате
Сумма прописью_______________________ руб. ____ коп.
Руководитель организации___________________________
Главный бухгалтер _________________________________
/>Приложение 14 «Формадокумента накладной»
НАКЛАДНАЯ — СЧЕТ N _________ _________ 200__ г.
Получатель __________________________________
Адрес _______________________________________
Основание ___________________________________№ м-та Наименование маршрута Количество путевок Цена Сумма ВСЕГО ИТОГО
Руководитель _______ (Ф.И.О.) Гл. бухгалтер__________ (Ф.И.О.)
(подпись) (подпись)
__________________________________________
(количество путевок (прописью) получил)
_________________________________________
Почт. квит. N __________ выдал кассир__________________ (Ф.И.О.)
(подпись)