Оглавление
Введение
1. Спецификабанковского учета
2. Документация идокументооборот в банках
3. Организациядокументооборота в банке
4. Хранение документов
5. Внутрибанковскийконтроль и аудит
Заключение
Библиографическийсписок
Введение
Организационнуюоснову системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различныхформ собственности составляет документация.Документподтверждает совершение хозяйственнойоперации и служит основанием длязаписей в учетные регистры.
Документ — это носитель определенной информации, с помощью которого хозяйственные операцииподвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь формуперфолент, перфокарт, магнитных, бумажных носителей.
Документсостоит из реквизитов. Реквизитами документа называются обязательно необходимыеданные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладатьюридической силой, служить основанием совершения операции. Допускается вводитьдополнительные реквизиты в зависимости от характерахозяйственнойоперации и системы обработки данных.
Лица,создавшие и подписавшие документ, несутответственность засвоевременность и правильность его создания, соблюдение сроков передачи дляотраженияв бухгалтерском учете, за достоверностьинформации, содержащейся вдокументе.
Документация — совокупность официально признанных документов, составленных по определеннойформеи содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской,технической, проектной, конструкторской, товарной и др.
Документооборот — это движение документов от момента их составления или получения от другихорганизаций до использования их для бухгалтерских записей и последующейпередачи в архив.
Всовременных условиях для повышения эффективности управления необходимосовершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.
Общиетребование для рациональной организации процесса документооборота:
1)быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов иформ обработки информации, от качественного выполнения работы функциональнымиспециалистами);
2)непрерывность движения документов по направлениям (от места составления илипоступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправкизаинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.
Организацияработы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организациюи культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессиональноведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом [4, с.315].
Цельданной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборотаденежно-расчетных операций.
1. Спецификабанковского учета
Банковскоедело и банковские операции являются высокоспецифичными. Специфичен и учет этихопераций и документооборот банка.
Банкработает со своими собственными средствами, средствами клиентов, заемнымисредствами размещая их от своего имени в активы.
Бухгалтерскийучет должен обеспечивать правильное, непрерывное и точное отражение в учетебанковских операций с целью получения адекватного состоянию банка информации осостоянии банка: по составу имущества, активов и обязательств для принятиярешений по эффективному руководству и управлению банком. Бухгалтерский учетявляется основой контроля за экономным использованием финансовых ресурсов иимущества, снижению затрат банка, повышению доходности и рентабельностиопераций, приросту капитала, принятию своевременных мер по избежаниюотрицательных явлений в финансово-хозяйственной деятельности. Под операционнойтехникой понимают совокупность правил и приемов по оформлению и совершениюбанковских операций, их учету и контролю. Банки, являясь финансовымпосредником, в соответствии с Законом «О банках и банковской деятельности»,осуществляют следующие основные виды операций:
— привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребованияи на определенный срок);
— размещение привлеченных средств от своего имени и за свой счет;
— открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;
— осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числебанков — корреспондентов, по их банковским счетам;
— инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов икассовое обслуживание физических и юридических лиц;
— купля — продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах (поотдельной лицензии);
— привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (по отдельнойлицензии);
— выдача банковских гарантий;
— выдачу поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательствв денежной форме;
— приобретение права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежнойформе;
— доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору сфизическими и юридическими лицами;
— осуществление операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями всоответствии с законодательством Российской Федерации;
— предоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещенийили находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей;
— лизинговые операции;
— оказание консультационных и информационных услуг.
Банквправе осуществлять и другие операции в соответствии с действующимзаконодательством. Перечень разрешенных операций определяется лицензией,выдаваемой кредитной организации Банком России.
Всеуказанные виды операций подлежат бухгалтерскому учету.
Однаиз основных задач банка — правильное и быстрое обслуживание клиентов. Время,отведенное для обслуживания клиентов называется операционным днем банкаПоследний может не совпадать со временем работы банка. Раньше операционный деньбанка заканчивался с началом обеденного перерыва, после чего банк закрывался навнутреннюю работу. В настоящее время во многих банках операционный деньудлинился и в некоторых банках заканчивается в 15-16 часов и даже позже.
Надлежащеесоблюдение инструкций и других нормативных документов позволяет своевременно иправильно вести работу с клиентами банка, находящимися на расчетно-кассовомобслуживании, отражать в учете проводимые банком операции, предупреждатьвозникновение ошибок и проведение незаконных операций, а также свести кминимуму неприятности от общения с Департаментом банковского надзора. Все этимеры обеспечат банку стабильную и доходную работу в течение длительного времени[6, с. 214].2. Документация идокументооборот в банках
Вбанковской деятельности используются самые разные документы (директивные,юридические, плановые).
Документы,которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому видубанковских документов.
Учетно-операционныедокументы — это:
— то, что является основанием для операции отражения в учете банка;
- то,на основе чего совершаются бухгалтерские записи;
- то,что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.
Используемаяв банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записив учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета другихсубъектов экономики, а в самих документах.
Всоставе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальныедокументы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают ихправильность и достоверность (первичные документы).
Кчислу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы,мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.
Первичныедокументы — это акты, справки, счета и другие документы,подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичныедокументы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичныедокументы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делаетсяссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием длясовершения проводки.
Всемемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающиесовершение банком операций за данный день, называются документами дня.
Совокупностьмемориальных и первичных документов, используемых банком для ведениябухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.
Видымемориальных банковских документов:
— расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо,ордера-распоряжения кредитного отдела);
— кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);
— документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).
Вседокументы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемыеучреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений иорганизаций.
Расчетные,кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются вбухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных всоответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленнойформы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильномуотражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено,что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежногопоручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручениене содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в немотсутствуют точное наименование документов, на основании которых производитсявыплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателязачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагатьна исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнениеполучателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применениюформ документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации(ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, восновном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная системабанковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04.С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов.Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежноетребование — поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальныйордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствииутвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формыдокументов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «Обухгалтерском учете».
Совершениеопераций в кредитной организации может происходить на основании электронногоплатежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательствоми договором, — его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронныеплатежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов,предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России.Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения вкачестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащиеприложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации иподписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспеченаналог собственноручной подписи клиента.
Особенностиоформления документов по отдельным операциям:
— операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами,составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерскогоучета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующихформ. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера,мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отделаи др. Эти операции требуют дополнительного контроля;
— основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выпискапо корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФили банком-корреспондентом;
— при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием дляучета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты опроведенных операциях и другие документы.
Данныедокументов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования креквизитам документа содержатся в законе «О бухгалтерском учете».
Стандартныедокументы содержат следующие основные реквизиты:
— дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там,где не предполагается разрыв, — отметка, там, где предполагается разрыв, — отдельный реквизит);
- номердокумента;
- наименованиеклиента (ИНН) и его банка (БИК);
- наименованиеконтрагента (ИНН) и его банка (БИК);
- сумму(числом и прописью);
- контировку- документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметьномера счетов по дебету и кредиту);
— назначение платежа (содержание операции, а при необходимости — основание для еесовершения);
— коды технической обработки;
- подписиответственных лиц клиента и оттиск его печати;
— подписи работников банка, проверивших документ [1, с. 186].
Вседокументы должны быть оформлены на пишущих или электронных машинках. Кассовыедокументы заполняются от руки. Исправления в банковских документах недействительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документыизготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно бытьдостаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым даннойоперацией лицевым счетам.
Банкне несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгойотчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.
Должностноелицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильностьсовершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которыеподписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечаютза этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действияхсостава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком жепорядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случаепревышения ими своих полномочий [2, с. 236].
3. Организациядокументооборота в банке
Документооборотв банке — это прохождение банковских документовпо инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления ипроведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.
Документооборотимеет две важнейшие составляющие:
- порядокосуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);
- графикдокументооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассовогообслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковскихопераций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всемучасткам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графикидокументооборота по конкретным операциям, является «операционныйдень» — время, в течение которого операции проводятся с их последующимотражением в учете текущего дня.
Порядокосуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельнои утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборотадолжна обеспечивать выполнение следующих основных требований:
- всерасчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня,подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот жедень;
- расчетно-денежныедокументы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня,проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретноевремя завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждениябанка.
Приосуществлении обслуживания:
- приемрасчетно-денежных документов от клиентов — юридических лиц в течениеоперационного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками(или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальныхработников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк черезспециальные ящики;
- расчетныеи кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного днянепосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующиеоперации;
- операциисамого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговыхобязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковскиеоперации проводятся во второй половине дня.
Рабочийдень учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобыобеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов иотражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам ссоставлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ втечение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачадокументов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мереоформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов исоставления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Вседенежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков,отправляются в тот же день.
Документооборотпо расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется всоответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территорииРоссийской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разныхреспублик» [3, с. 425].
4. Хранение документов
Банкиобязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которымипонимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но ирасчетно-платежные документы клиентов банка.
Ответственностьза правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранениябухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеровбанка.
Документыхранятся в бумажной и электронной форме.
Всвоей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела банкидолжны руководствоваться нормативными документами Государственной архивнойслужбы РФ, имеющими как общий характер, так и разработанными непосредственнодля кредитных организаций.
Банкиобязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которымипонимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но ирасчетно-платежные документы клиентов банка. Ответственность за правильнуюорганизацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерскихдокументов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.
Документыхранятся в бумажной и электронной форме. Письмом от 17 ноября 1994 г. № 78К ЦБРФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации иведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основамизаконодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации иархивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указомПрезидента Российской Федерации от 17.03.94 №552, а также методическимиразработками Государственной архивной службы России: Основными положениямиГосударственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991),Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовыхдокументов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств идругих учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М.,1989). Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержденспециальный «Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитныхорганизаций с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивнойслужбой (от 16.01.1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России иАссоциацией российских банков.
Всоответствии с Законом «Об основах налоговой системы в РФ» и Законом «Обухгалтерском учете» документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельностихранятся не менее пяти лет.
Конкретныесроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом иотчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечнедокументов от 1988 г.
Вцелях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивногофонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянноехранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделенияхсогласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее потексту — Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от17.03.94 № 552. Документы постоянного хранения и по личному составу передаютсяв государственные архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов посотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. №358-Р Центробанк издал указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении в уставыбанков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанныхдокументов. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиватьсяих защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистребухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица,внесшего исправление, с указанием даты исправления. В настоящее время, всоответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетовв ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различныхносителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока,установленного для хранения соответствующих документов. Ведомость остатковразмещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно,выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости. Бухгалтерские (мемориальные)документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядкеномеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляетсяработником, на которого возложено формирование документов. Электронныедокументы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов набумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируютсяпо правилам бумажных документов.
Бумажныебанковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Подархив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа кдокументам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущемархиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятсядокументы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям,подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерскиеи кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские(мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день ввозрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборкадокументов осуществляется работником, на которого возложено формированиедокументов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документыпо вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям сдрагоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, посколькуэти документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положениемо правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитнымиорганизациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлениирасчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электроннымидокументами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов черезрасчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивыэлектронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иныеархивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всехвходящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения,установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила веденияуказанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативныеакты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производитсяв отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожениемкопий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количестводокументов очень велико и хранение документов всегда остается злободневнымвопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожениядокументов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однакомикрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, чтоподтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.
Руководителембанка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которуювозлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальныесотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы делпросматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих инойсрок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документовостаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и вдальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожениядокументов при ликвидации кредитных организаций», которым определенаноменклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершенияликвидационных процедур [6, с. 207].
Таблица
Срокихранения банковских документов [3, с. 413]№ п/п Наименование дел Срок хранения
I. Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы 1 Решения, постановления, протоколы высших органов управления кредитной организации и документы к ним Постоянно 2 Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной организации и документы к ним Постоянно 3 Приказы и распоряжения кредитной организации Постоянно 4 Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы кредитной организации Постоянно
II. Документы о приеме и передаче филиалов 5 Документы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы филиалов и документы к ним Постоянно
III. Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности 6 Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации органами финансового контроля Постоянно 7 Отчеты о контрольно-ревизионной работе и документы к ним Постоянно 8 Отчеты кредитной организации о финансово-хозяйственной деятельности Постоянно 9 Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные записки, рекламации) Постоянно 10 Отчеты о кассовой работе и инкассации Постоянно 11 Лицевые счета по учету уставного капитала Постоянно 12 Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета 5 лет 13 Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов 5 лет 14 Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках и приложения к ним 5 лет 15 Выписки по корреспондентским счетам «ностро» и «лоро», дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам «ностро» и «лоро» 5 лет
IV. Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами 16 Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг Постоянно 17 Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним Постоянно 18 Годовые отчеты о работе с ценными бумагами Постоянно 19 Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов Постоянно 20 Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг 10 лет 21 Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложения к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи, свидетельства, завещания и доверенности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисления в доход государства с приложенными к ним документами 10 лет 22 Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам 5 лет 23 Документы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о расходовании денежных средств) 5 лет 24 Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов 5 лет 25
Документы о совершении операций с ГКО (заявки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лицевые счета, счета «депо», платежные поручения
Системы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам «ностро», журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями и т.п.) 5 лет 26 Документы по депозитным и конверсионным операциям 5 лет
V. Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации 27 Акты об отводе земельных участков для строительства и расширения объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним Постоянно 28 Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная документация на строительство и реконструкцию Постоянно 29 Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов Постоянно 30 Паспорта зданий, сооружений 15 лет 31 Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений Постоянно 32 Паспорта оборудования 5 лет 33 Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кредитной организации Постоянно 34 Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально-ответственных лиц 10 лет 35 Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей 5 лет 36 Акты ревизий кладовых и касс операционных отделов 5 лет 37 Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты 5 лет 38 Документы по инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентаря 5 лет
VI. Документы кредитной организации по кадровой работе 39 Приказы, распоряжения кредитной организации о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу Постоянно 40 Утвержденные штатные расписания и документы по их изменению Постоянно 41 Лицевые счета работников кредитной организации 75 лет 42 Книги (журналы) регистрации несчастных случаев Постоянно 43 Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников 75 лет 44 Личные карточки сотрудников (в т.ч. временных работников) 75 лет 45 Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов 75 лет 46 Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации 75 лет 47 Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами 75 лет 48 Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации Постоянно 49 Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами Постоянно 50 Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации 5 лет 51 Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов 5 лет 52 Справки на получение льгот по налогам 5 лет
VII. Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами 53 Книги регистрации открытых счетов юридических лиц Постоянно 54 Карточки учета вкладчиков, вкладов, займов, казначейских обязательств, сертификатов Постоянно 55 Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещения с образцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод вкладов, завещательные распоряжения, заявления об утрате книжек и пластиковых карточек и другие документы 25 лет 56 Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков 25 лет 57 Карточки закрытых и условно-закрытых лицевых счетов 5 лет 58 Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручения на перечисление платежей и другие документы по операциям со вкладами 5 лет 59 Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков 5 лет 60 Документы о переводных операциях: реестры заявлений о переводе вкладов, заявления о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземпляры кредитовых авизо и платежных поручений 5 лет 61 Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет
VIII. Документы по валютным операциям 67 Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях Постоянно 68 Статистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о контроле за поступлением экспортной валютной выручки Постоянно 69 Документы по валютно-обменным операциям граждан 5 лет 70 Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями, в т.ч. инкассо наличной валюты 5 лет 71 Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям 5 лет
IX. Документы по кредитной работе 72 Документы ( справки, расчеты, сведения, переписка с Министерством финансов РФ) о возврате кредитных ресурсов, находящихся в составе государственного долга, и доходах по ним Постоянно 73 Соглашения с Министерством финансов РФ, ЦБ РФ, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов 10 лет 74 Статистические отчеты о кредитовании населения и юридических лиц Постоянно 75 Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты) 5 лет 76 Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков 5 лет 77 Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков 5 лет 78 Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам 5 лет 79 Журналы регистрации кредитных договоров, в т.ч. межбанковских кредитов и кредитов населению 5 лет 80 Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель 5 лет 81 Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним 5 лет 82 Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о доходах поручителей, кредитные договоры, распоряжения о выдаче ссуд, дополнительные соглашения и другие документы 5 лет 83 Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд 5 лет
X. Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами 84 Документы о злоупотреблениях и хищениях в кредитной организации 3 года 85 Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений 3 года 86 Постановления судебных и правоохранительных органов о наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиям 3 года
5. Внутpибанковскийконтроль и аудит
Однимиз условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных иисполнительских функций при ведении учета в банке.
Контрольопераций. Банк осуществляет предварительный ипоследующий контроль по своим операциям. При ведении предварительного контролябанковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента.Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные,расчетные). При приеме денежно — расчетных документов ответственный исполнитель(бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документустановленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты,правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия — проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписираспорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяетсяподписью ответственного исполнителя. Ордера по счетам фондов банка, драгоценныхметаллов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учетупросроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а такжеордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытиюкорреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок вбухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись повидам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.
Исправлениебухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом,служащим основанием для проведения исправительной записи являетсяисправительный ордер. Ордер выписывается в 4-х экземплярах.
Всвязи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России неразрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительнойтехники.
Расчетно-денежныедокументы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдачаналичных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов надругие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лицбанка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, покоторым дополнительного контроля не требуется, — одну подпись ответственногоисполнителя. Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Оносуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его поего распоряжению. Организация контроля и повседневное наблюдение за егоосуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаютсяна главного бухгалтера. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители,начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должностисистематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. Последующиепроверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждогоучетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза вгод.
Внутрибанковскийаудит. Для поддержания финансовой устойчивости банка,грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов,получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянииисполнительской дисциплины, многие банки стали вводить вместоревизионно-бухгалтерских подразделений, отделы внутрибанковского аудита. Вотличии от ревизионно-бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаютсяи более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующиезадачи:
— административный контроль;
— контроль бухгалтерского учета;
— контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структурпассивов и активов;
— контроль доходности и рентабельности операций.
Основнымиисходящими документами отдела аудита являются:
— записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или банковскихопераций;
— записки о соответствии проводимых операций решениям общего собрания акционеров(пайщиков) банка, Совета или Правления банка, о выполнении приказов ираспоряжений по банку;
— аналитические записки;
— акты проверок.
Функциивнутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно. Тем неменее, чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более важнымявляется проведение контрольных мероприятий.
Крометого, в соответствии с приказами Банка России от 28.08.97 г. № 02-372 и от29.08.97 г. № 02-378 утверждены Положения «Об организации внутреннего контроляв банках» и «О порядке организации внутреннего контроля в кредитныхорганизациях — участниках финансовых рынков». В соответствии с указаннымидокументами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля вфункции которой входят:
выполнениесотрудниками банка требований действующего законодательства;
оценкаи минимизация банковских рисков;
правильноеи своевременное отражение в учете банковских операций;
Руководительслужбы внутреннего контроля является по должности заместителем руководителябанка и не может одновременно руководить иными подразделениями банка [6, с.201].
Заключение
Документ,как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутреннейорганизации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействиеих частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений,служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а такжематериалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того,документирование во многих случаях является обязательным, предписываетсязаконом и актами государственного управления, поэтому оно является одним изсредств укрепления законности и контроля.
От четкостии оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависитбыстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документооборотувсегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременнаяобработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическимпоследствиям [1, с. 174].
Библиографический список
1. Банк,В. Р. Организация и бухгалтерский учет банковских операций [Текст] / В. Р. Банк– М.: Финансы и статистика, 2004. – 267 с.
2. Голубятников,С. П. Судебная бухгалтерия [Текст]: Учебник / С. П. Голубятников. – М.: Юрид.лит., 1998. – 368 с.
3. Козлова,Е. П. Бухгалтерский учет в коммерческий банках [Текст] / Е.П. Козлова, Е.Н.Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 640 с.
4. Кондраков,Н. П. Бухгалтерский учет [Текст]: Учебное пособие / Н. П. Кондраков. – М.:ИНФРА-М, 1997. – 560 с.
5. Пошерстник,Н. В. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.) [Текст] / Н. В.Пошерстник, М. С. Мейксин. — СПб.: «Издательский дом Герда», 2003. — 656 с.
6. Смирнова,Л. Р. Банковский учет [Текст] / Л. Р. Смирнова. – М.: Финансы и статистика, 1999.– 235 с.
7. Уголовныйкодекс Российской Федерации [Текст]. — М.: ИНФРА-М, 2004. – 190с.