Е. А. Бреева, заместитель начальника правового отделаМосковского регионального отделения ФСС РФ
С1 июля 2011 года исключены из обращения бланки листков нетрудоспособностистарого образца. Взамен них введены новые. Они утверждены приказомМинздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н. Это означает, что с 1 июля будут выдаваться больничные на бланках нового образца. Но это не значит, чтос этой даты работник не может принести в бухгалтерию больничный на старомбланке. Ведь вплоть до 30 июня врачи выдавали листки на старых бланках. Онибудут оформлены до конца болезни. И новый бланк будет выдан только в том случае,если возникнет необходимость продолжить больничный лист.
Заменалистка нетрудоспособности вызвана целым рядом причин. Одна из них – техническоенесоответствие ранее действовавшему документу современным требованиям. Бланклистка нетрудоспособности старого образца небольшой по размеру, а в него нужнобыло вносить много информации. При этом большая часть данных вносилась вручнуюс двух сторон. Кроме того, в последнее время участились случаи фальсификациилистков нетрудоспособности. А ведь это денежный документ, который являетсяоснованием для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременностии родам. Эти причины и вызвали необходимость утверждения нового бланка.
Отличиянового листка от старого видны даже визуально. Он увеличился в размерах. Сталформата А4, на светло-голубом фоне, с желтыми ячейками для заполнения. Крометого, новый бланк листка нетрудоспособности соответствует техническимстандартам, в том числе и по степени защиты от фальсификации.
Новыйформат документа предполагает автоматическую машиносчитываемую обработку. Еслипосмотреть на него, каждая ячейка заполняется отдельно – в нее вносится букваили цифра. И можно проводить чтение информации, внесенной в листокнетрудоспособности, при помощи машин. Параллельно тем данным, которые вносятсяот руки, предполагается, что в нем будет еще и проставляться бинарный код влевом верхнем углу. На сегодняшний день пока нет возможности вносить такиеданные. Но в будущем предполагается, что будет закодирована и причинанетрудоспособности, и дата выдачи, и кто выдал, кому выдал и т. д. Все этиданные будут представлены одним-единственным кодом – в верхнем левом углу.
Крометого, листок нетрудоспособности имеет штрихкод и 12 цифр – это номер бланкалистка нетрудоспособности. На старом бланке серия и номер были в виде букв ицифр. Сейчас остались только цифры под штрихкодом.
Новыйбланк нетрудоспособности устроен таким образом, чтобы было несложно заполнить, обработатьи проверить данные. Рассчитан на то, чтобы его проще было заполнять врачам вполиклиниках, бухгалтерам по месту работы и проверять работнику ФСС РФ напредмет правильности заполнения и расчета пособия.
Какзаполняется новый больничный.
Перейдемк вопросу о том, как должен быть заполнен новый бланк листканетрудоспособности. Скажем, пришел работник после болезни и сдал в бухгалтериюбольничный нового образца. Для начала нужно проверить ту часть листканетрудоспособности, которая заполняется медицинским учреждением. Необходимоотметить, что в старом бланке допускалось два исправления, сделанные врачом. Вновом бланке исправления недопустимы. Это означает, что, если врач ошибся, ондолжен выдать новый листок нетрудоспособности. Поэтому, проверив больничный иобнаружив в нем ошибку, его нужно вернуть работнику для того, чтобы он заменилего в медучреждении.
Рассмотрим,как должен быть заполнен листок нетрудоспособности медицинской организацией.Первоначально врач проставляет галочки в графах «первичный» или «дубликат».Галочка в графе «дубликат» проставляется только в том случае, если новыйбольничный выдается взамен утерянного. Обратите внимание: если врач допустилошибку в больничном, компания ее обнаружила и сотрудник вернулся к врачу дляполучения листка без ошибок, на новом больничном галочка в графе «дубликат» непроставляется.
Далее«наименование медицинской организации» и «место работы – наименованиеорганизации». Заполнение этих строк вызывает больше всего вопросов убухгалтеров, потому что количество ячеек недостаточно для того, чтобы внестиполное наименование.
Порядокзаполнения больничных листов регламентирован приказом МинздравсоцразвитияРоссии от 29 июня 2011 г. № 624н. В нем достаточно подробно расписано, какимобразом заполнять графы больничного листа. В частности, в документе сказано, чтонаименование медицинской организации или места работы вносится либо полное, либосокращенное. Это можно уточнить в учредительных документах. Но зачастую дажесокращенное наименование не помещается. Поэтому в этих строчках может бытьсокращенное наименование не в соответствии с учредительными документами, а то, котороепримет организация для заполнения больничных листов.
Рядомс датой выдачи есть графа «ОГРН». Вот эту графу нужно заполнять четко и точно всоответствии со свидетельством о государственной регистрации. Эта графа важна ипри автоматической обработке листка нетрудоспособности. Она позволяетидентифицировать медучреждение в базе данных ФСС РФ.
Итак,если полное и сокращенное наименование невозможно уместить, значит, оно будетвнесено при допустимом сокращении. При внесении наименования не вносятся вячейки кавычки, тире, точки, запятые, скобки, знак номер. Вносится толькобуквенная и числовая информация. Но эти знаки не являются основанием дляпереоформления бюллетеня. (Письмо ФСС РФ от 5 августа 2011 г № 14-03-11/05-8545)
Посленаименования медицинской организации вносится ее адрес. Порядок такой: город, улица,дом, офис. Название улицы пишется без слов «улица», «проспект», «бульвар», «переулок»и т. д. Если у дома есть корпус или строение, то эта информация проставляетсячерез дробь без пробела. Например, пробел, 5/1 (это означает дом 5 корпус 1), затемпробел и номер офиса, если он необходим.
Фамилия,имя, отчество заболевшего вносятся на основании данных его документов, удостоверяющихличность. Для внесения фамилии предусмотрено 28 ячеек. Но бывают двойные илидлинные фамилии. Если ячеек недостаточно, то фамилия вносится не полностью, апервые 28 букв. Инициалы не ставятся. За поля выходить нельзя.
Нижепроставляются дата рождения, пол заболевшего, причина нетрудоспособности. Подпричину нетрудоспособности предусмотрено три поля – «код», «дополнительный код»и «код изменения». Все коды, которые проставляются в листке нетрудоспособности,указаны на оборотной стороне. Это еще одно отличие нового больничного отстарого. В старом заполнялись две стороны, а в новом – только лицевая часть. Наоборотной стороне расположена информация о значениях кодов, которые вносятся влисток нетрудоспособности.
Перваястрока, где встречается закодированная информация, – «причинанетрудоспособности». В первых двух ячейках проставляется причинапервоначального обращения. Дополнительный код нужен для тех случаев, если впроцессе заболевания появляется еще какая-либо причина для нетрудоспособности.Код изменения проставляется в тех случаях, если происходит изменение причинынетрудоспособности.
Следующаястрока – это «место работы – наименование организации». Об этом мы ужеговорили. Уточню, что руководителю компании лучше выпустить приказ илираспоряжение, в котором будет зафиксировано то наименование компании, котороебудет применяться для заполнения листков нетрудоспособности. Об этом нужноуведомить свое отделение ФСС РФ, где компания зарегистрирована. И выдать своимработникам памятки для заполнения больничных листов.
Далееврач проставляет отметки в графе «основное место работы» или «работа посовместительству». Эта информация вносится со слов пациента. Поэтому врач необязан требовать документы, подтверждающие основное место работы. Если выдаютсядва листка нетрудоспособности – и для основной работы, и для другой, то в томлистке, который «по совместительству», проставляется номер листка, выданного поосновному месту работы.
Следующийраздел – «дата 1», «дата 2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ».Данная строка заполняется в определенных случаях. «Дата 1» заполняется, еслиизменяется причина нетрудоспособности. Также если это листок нетрудоспособностипо беременности и родам, то в нее вносится предполагаемая дата родов либо датаначала путевки при направлении в санаторно-курортное учреждение. Направление всанаторий возможно при долечивании после стационарного лечения, медицинскойреабилитации пострадавших при несчастных случаях на производстве илипрофзаболеваний либо направлении в НИИ курортологии. Остальные строки – «дата2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ» – заполняются только в томслучае, если пациент направляется в санаторий.
Дальшеидут две строки по уходу. Эти строки заполняются тогда, когда больничныйвыдается при необходимости ухода за заболевшим членом семьи. В них указываетсявозраст, родственная связь и Ф.И.О. члена семьи, за которым нужен уход. Встроке «возраст» в первых двух ячейках проставляется число полных лет, вовторых – число полных месяцев. Если ребенку меньше года, то первые две ячейкиостаются незаполненными, заполняются только вторые две ячейки. Затемзакодирована родственная связь. Код можно посмотреть на обороте больничного.
Еслиуход ведется больше чем за двумя детьми, то выдается два листканетрудоспособности. Заполняются они одинаково. Отличаются только данными техдетей, за которыми ухаживает родитель.
Следующаястрока – «поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)». Поэтой строке очень много вопросов от врачей и работодателей. Дело в том, чтосуществует такое пособие – пособие женщинам, вставшим на учет в ранние срокибеременности. Оно назначается на основании справки, которую выдают женскиеконсультации. Причем справку выдают одновременно с листком нетрудоспособности.В новом бланке больничного предусмотрели отдельную графу именно для того, чтобыне выдавать справку. Но пока (в настоящее время) в порядок о назначении пособийпо беременности и родам не внесены изменения. Поэтому по-прежнему основаниемдля выплаты пособия за постановку на учет в ранние сроки беременности являетсясправка из женской консультации. Значит, дополнительно пока все еще требуетсясправка.
Далееотметки о нарушении режима. В первых двух ячейках проставляется код, значениекоторого опять-таки на обороте. Проставляется также дата нарушения и подписьврача.
Затемидет строка «находился в стационаре». Период нахождения проставляется с моментапоступления в стационар и до выписки. Обратите внимание, что этот период можетотличаться от того, который прописан в таблице «Освобождение от работы».Например, если пациент лечился в стационаре вне места своего постоянногожительства и больничный был выдан с учетом дней, необходимых для проезда.
Следующийраздел заполняется, если больной направляется для освидетельствования вучреждение медико-социальной экспертизы. Проставляется дата направления, датарегистрации документов, дата освидетельствования. Если установлена инвалидность,то ставится группа.
Посмотримраздел «Освобождение от работы». Единовременно и единолично врач выдаетбольничный лист сроком до 10 календарных дней и затем продлевает. Если человекнетрудоспособен более 30 календарных дней, то больничный может продлить тольковрачебная комиссия. В таблице проставляются даты. Затем проставляется должностьврача. Опять же здесь мало ячеек – всего 9. Поэтому достаточно написать«лечащий врач» – «ЛЕЧ ВРАЧ». Ниже строка предусмотрена для председателяврачебной комиссии, когда продление нетрудоспособности проводится на основаниирешения комиссии. Тогда в должности проставляется «ПРЕД ВК». Там, гдепроставляются фамилия и инициалы врача, запись ведется до тех пор, пока естьместо. То есть может быть внесена фамилия не полностью или только фамилия безинициалов.
Подтаблицей «Освобождение от работы» врач пишет, с какой даты пациент можетприступить к работе. Если он продолжает болеть, то в графе «иное» проставляетсясоответствующий код. И ниже пишется номер больничного, выданного в продолжение.
Внизураздела ставится подпись врача, а справа – печать медицинской организации. Этапечать может быть круглая, треугольная, «для листков нетрудоспособности» и безтакой надписи. Основное, на что нужно обратить внимание, – это чтобы в печатихорошо читалось наименование медучреждения. Это необходимо в том числе и длятого, чтобы идентифицировать организацию, которая выдала бланк. Ранее мыговорили о том, что возможно сокращение наименования медицинской организации. Ономожет быть сокращено до минимума. Поэтому полное название должно быть хорошовидно в печати.
Чтозаполняет бухгалтер в больничном.
Послетого как компания просмотрела верхнюю часть листка нетрудоспособности иубедилась в том, что все заполнено верно, печати проставлены в необходимыхместах и нет оснований для замены его на другой, она приступает к заполнениюсвоей части.
Начатьнужно с внесения наименования организации – места работы. Мы говорили о том, чтоможно применять сокращенное наименование. И оно должно полностью совпадать стем, которое внес доктор при выдаче больничного. Полное название компаниидолжно также хорошо читаться в печати организации.И, кстати, не будет ошибкой, еслив печати кроме названия компании будут присутствовать слова «Отдел кадров» или«Для документов» и т. д. Еще желательно, чтобы печать не попадала намашиночитаемые ячейки бюллетеня.
Темне менее, если оно не совпадает, самое главное для работодателя правильнозаполнить строку «регистрационный номер». По нему ФСС РФ легко идентифицируеторганизацию. Этот номер можно уточнить в извещении о регистрации в качествестрахователя в ФСС РФ. Если у компании есть филиалы, то в них кроме регномераесть еще и расширенный регномер. Он проставляется через дробь. Следомзаполняются ячейки «код подчиненности». Он указывает на то отделение ФСС РФ, гдезарегистрирована компания в настоящий момент.
Строка«ИНН нетрудоспособного» необязательна для заполнения. В ней проставляетсяинформация только при наличии индивидуального номера налогоплательщика. И рядомпредусмотрено поле для внесения СНИЛС. Это поле обязательное, так как СНИЛСтребуется при поступлении сотрудника на работу. И в отделе кадров этот номервсегда есть.
Следующаястрока – «условия начисления». Это тоже закодированная информация. Значения –на оборотной стороне. Она касается льготников, также тех, кто болел в течение30 дней после увольнения, инвалидов и тех, у кого срочный трудовой договор. Тоесть имеются в виду те факторы, которые влияют на размер и продолжительностьвыплаты пособия. Если нет ни одного из факторов, то ячейки не заполняются.
«Актформы Н-1» заполняется только в том случае, если речь идет о травме напроизводстве либо профессиональном заболевании.
Строку«дата начала работы» в больничном компаниям в большинстве случаев заполнять ненужно. Также очень много вопросов по этой строке. Как правило, эту строкупонимают как дату выхода на работу после болезни. Это не так. На оборотебольничного есть пояснение по данной строке. «Дата начала работы» заполняетсятолько в том случае, если трудовой договор аннулирован. Трудовымзаконодательством предусмотрена такая процедура, как аннулирование трудовогодоговора. Например, трудовой договор заключен 1 июля. По условиям договораработник обязан приступить к работе 1 августа. То есть соглашение былозаключено заранее. Но будущий работник заболел, скажем, 18 июля. 1 августа он кработе не приступает. Работодатель вправе аннулировать этот трудовой договор.Но несмотря на то что работник не приступал к работе, он имеет право на выплатупособия с того дня, когда он должен был выйти на работу. То есть в нашемпримере с 1 августа. Поэтому, выздоровев, несостоявшийся работник приноситбольничный лист работодателю, и тот выплачивает пособие. Дата начала работыпроставляется в соответствии с трудовым договором. То есть строка «дата началаработы» заполняется только в том случае, если трудовой договор аннулирован. И вэтой строке проставляется та дата, которая фигурировала в аннулированномтрудовом договоре.
Далее«страховой стаж». В ячейках проставляется полное количество лет и месяцев. Еслив старом больничном достаточно было написать «более 8 лет», то на сегодняшнийдень стаж указывается точно.
Затемследуют ячейки «в т. ч. нестраховые периоды». Нестраховые периоды – это военнаяслужба за период с 1 января 2007 года. Страховой стаж – это работа по трудовомудоговору, которая подтверждается трудовой книжкой и иными документами. Кромеработы по трудовому договору в него включается еще и военная служба. Но онаявляется нестраховым периодом, потому что с денежного довольствия военных неначисляются и не уплачиваются страховые взносы.
Тоесть период военной службы в стаж засчитывается, но страховым периодом неявляется.
Такиепериоды, как учеба, учет в службе занятости в качестве безработного, простопериод, когда не было работы, в больничный лист не вносятся.
Далее«причитается пособие за период». Здесь прописываются даты, которые должнысоответствовать тем, что проставлены в таблице «Освобождение от работы», которуюзаполняет врач.
Ниже– строки «средний заработок для исчисления пособия» и «средний дневнойзаработок». В старом бланке больничного необходимо было привести полностьюрасчет пособия. В новом бланке этого не нужно. Полный расчет нужно составить наотдельном листке и приложить к больничному. В сам листок вносится тольконаиболее важная информация.
Затемкомпания пишет сумму пособия, причем разбивая ее на две части – за счет средствработодателя и за счет средств фонда. Первая часть – это оплата за первые тридня нетрудоспособности. С 1 января 2011 года работодатель оплачивает первые трикалендарных дня болезни сотрудника, а раньше оплачивались только два дня. Повсем остальным случаям (например, уход за больным членом семьи, карантин, протезированиев стационаре, долечивание) пособие с первого дня оплачивается за счет средствФСС РФ.
Поповоду строк «итого начислено» следует отметить, что в листокнетрудоспособности все суммы вносятся с учетом НДФЛ. В старом бланке была графа«ИТОГО (сумма к выдаче)». Поскольку выдача на руки работнику пособия проводитсяуже за вычетом НДФЛ, то в старом бланке нужно было писать сумму без НДФЛ. А вновом бланке указывается сумма, включая налог. Связано это с тем, что суммапособия по временной нетрудоспособности принимается к зачету за счет средствФСС РФ в полном объеме, включая НДФЛ. Поэтому нет необходимости исключать налогиз суммы пособия.
Изавершается заполнение листка нетрудоспособности работодателем подписьюруководителя и главного бухгалтера. У небольших организаций вопросов невозникает, так как зачастую руководитель является главбухом.
Накрупных предприятиях часто спрашивают, действительно ли первое лицо должноставить свою личную подпись в больничных. Конечно, нет. Руководитель, как иглавный бухгалтер, может делегировать часть своих полномочий, например позаверению больничных, своему заместителю или руководителю соответствующегоподразделения. Для этого необходимо оформить приказ или доверенность.
Источник«Семинар для бухгалтера» № 9, 2011
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.pravcons.ru/