СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА – НЕОБХОДИМЫЙ ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВУЗОМ SYSTEM OF BOOK KEEPING AUTOMATION – A NECESSARY ELEMENT OF A CONTROL SYSTEM OF HIGHER EDUCATIONAL INSTITUTION Я.Е.Штивельман, Н.С.Рузанова, И.А.Попова, С.Х.Костюкевич Петрозаводский государственный университет, Петрозаводск Тел.: (8142) 71-10-66, факс: (8142) 71-10-71, e-mail: jacob@mainpgu.karelia.ru В условиях рыночной экономики вуз нуждается в решении задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на быстро меняющуюся внутреннюю микроэкономику вуза требует принципиально нового подхода к автоматизации бухгалтерского учета. С началом рыночных реформ в России ведется активная работа по реформированию бухгалтерского учета. Внедрение реформированной модели бухгалтерского учета сопряжено не только с необходимостью разработки организационно-технического механизма, позволяющего адаптировать ее к реальным условиям быстро меняющейся нормативно-правовой базы и других факторов, но и с пересмотром концепции проектирования и разработки систем автоматизации бухгалтерского учета. За последние годы изменились требования и к бухгалтерскому учету, и к средствам его автоматизации. Во-первых, у сотрудников и руководителей финансовых служб появилась потребность в решении не только учетных, но и аналитических задач. Во-вторых, сам бухгалтерский учет стал сложнее почти на всех участках. Это требует от разработчиков современной системы автоматизации принципиально нового подхода, предполагающего не только более развитых возможностей, но и наличия проработанных методологических решений. В ПетрГУ формирование финансового комплекса осуществлялось поэтапно в связи с необходимостью автоматизации задач бухгалтерского учета на конкретных участках и с появлением компьютерных средств в отделах и подразделениях вуза. Таким образом, были разработаны модули, решающие задачи учета кассовых операций, банковских операций, расчетов с подотчетными лицами, расчетов с дебиторами/кредиторами, основных средств, материальных запасов, малоценных предметов, затрат на производство и другие цели, кассовых и фактических расходов, прочих денежных средств, финансирования, начислений заработной платы почасовикам, использования почасового фонда, договоров о приеме и подготовке специалистов с высшим образованием, финансового состояния по внебюджетным средствам и др. Данные модули разработаны в сетевом исполнении. Кроме того, в вузе с 1992 г. эксплуатируются системы "Расчет заработной платы" и "Стипендия". Для каждого отдельного бухгалтера, имеющего конкретные функциональные обязанности и выполняющего предопределенную последовательность действий, в модулях реализован практически весь спектр функционала. В системе предоставляется возможность выполнения сводного учета (формирования главной книги, оборотных ведомостей, итоговых сводок и справок). Рассматривая вопросы реформирования системы автоматизации бухгалтерского учета, сложившейся в университете, можно выделить как внешние, так и внутренние факторы, оказывающие существенное влияние на ее трансформацию. Во-первых, это необходимость соответствия международным стандартам финансовой отчетности, налоговой системе Российской Федерации, отраслевой нормативной базе и государственной статистической отчетности. Во-вторых, это необходимость предоставления возможности получения информации для принятия управленческих решений и выбора оптимальной экономической политики. В системах, эксплуатируемых сейчас в университете, заложена жестко определенная технология ведения бухгалтерского учета. Этот факт расценивался нами как положительный до тех пор, пока в силу ряда внутренних и внешних обстоятельств, технология ведения учета, первоначально заложенная в системе, не вступила в противоречие со вновь сложившимися условиями. Та методология, которая на начальном этапе внедрения системы была прогрессивной и на тот момент единственно правильной, в настоящее время стала недостаточно эффективной. Реорганизация системы для обеспечения функционирования по новым принципам сопряжена с решением серьезной проблемы перепроектирования всей системы. Возможный путь для решения текущих и перспективных проблем – это гибкая автоматизация бухгалтерского учета. Эта концепция выгодно отличается от традиционных подходов возможностью саморазвития системы, ее трансформации и адаптации. Важно отметить тот факт, что бухгалтерский учет рассматривается нами в качестве составной части, элемента управленческого учета, который включает в себя еще и учет по центрам ответственности, и обеспечение различными аналитическими функциями. Цикл управления в общем виде складывается из постановки целей и задач, планирования, учета того, что сделано, анализа и контроля осуществления намеченных планов и, если необходимо, корректировки самих планов и путей их выполнения. Таким образом, система автоматизации бухгалтерского учета становится одним из базовых элементов корпоративной информационной системы управления вузом. Приведем пример. В бухгалтерском модуле содержится справочник предприятий, и документы, связанные с ними. В локальном варианте они отражают в основном финансовые и товарные транзакции и служат источником сведений только для бухгалтерского учета. В рамках корпоративной системы обеспечивается реализация технологии сбора, систематизации и анализа всевозможной информации, связанной с этими предприятиями и взаимодействием с ними вуза. Только такой подход позволит предоставить руководителю максимально полную информацию для принятия управленческих решений, повысит ее качество. В докладе приводится описание основных бизнес-процессов системы автоматизации бухгалтерского учета, функциональной модели системы, диаграмм сущность-отношение.