Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

Тема. Назначение и функции НСА к документам АФ РФ
Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный наобеспечение организаций и лиц

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

межархивными (Росархив – архивы);

внутриархивными (архив – фонд);

межфондовыми (фонд – дело);

внутрифондовыми (дело – документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

Принципы построения научно-справочного аппарата:

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Структура архивных справочников:

Архивный фонд РФ;

Центральный фондовый каталог Росархива;

справочники и указатели общероссийского значения;

сеть архивов;

фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

путеводители и указатели межархивного значения;

архив;

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива.

Справочники фонда:

лист фонда;

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели;

тематические путеводители;

тематические и фондовые обзоры;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

Основные архивные справочники:

опись;

каталог;

путеводитель;

обзор документов;

архивный указатель;

историческая справка.

Контрольные вопросы:

Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)?

Назовите принципы построения (НСА).

Какие виды справочников в архивном фонде РФ?

Практическое задание:

Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников.

Тема 16.
Описи дел, их назначение и виды
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Функции описи:

информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

на дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела личного состава;

документы на спецносителях;

входящие в архив ведомственные и служебные издания.

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.

Правила (основные требования) оформления описи:

нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись собственным номером единицы хранения;

систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;

документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;

систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;

каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;

при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления описи учреждения:

годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении;

годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит:

титульный лист;

оглавление;

предисловие;

собственную опись;

список сокращений;

указатели;

переводные таблицы;

библиографию;

терминологический словарь;

лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
Контрольные вопросы:

Дайте определение архивной описи.

Назовите виды архивных описей.

Правила составления описи дел постоянного хранения.

Практические задания:

Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации.

Составьте внутреннюю опись личного дела.

Составьте лист-заверитель дела.

Тема 17.
Каталога государственных архивов,

их виды, назначение
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

определения вида каталога;

разработки схемы классификации в нем документной информации;

выявления и отбора документной информации для каталогизации;

описания документной информации на каталожных карточках;

индексирования каталожных карточек;

систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

уровень и профиль архива;

структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

интенсивность и задачи использования документов;

кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталоги могут строится на основе логический или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым – предметные — именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

систематический – по отраслям знаний и практической деятельности общества;

тематический – по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

по истории учреждений – по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитной порядке;

по истории административно-территориального деления – по видам административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований;

хронологический – по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

именной – по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

географический – по алфавиту географических и топографических объектов;

ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;

названий фондов – при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематический разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном – единице хранения, при групповом – связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

индекс классификационного деления;

наименование рубрики и подрубрики;

обозначение даты и места события;

информационные сведения (описание содержания);

название архива;

название фонда;

архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

язык;

способ воспроизведения;

фамилия составителя;

дата составления;

в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

научно-методической обеспечение работы;

индексирование карточек;

систематизацию их по индексам и рубрикам;

составление отсылочного аппарата к каталогу;

усовершенствование каталога;

ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закреплении места делений в классификационной схеме и определении связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

буквенными;

цифровыми;

комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.
Контрольные вопросы:

Дайте понятие архивного каталога.

Назовите виды архивных каталогов.

Какая информация помещается в каталожную карточку?

Практические задания:

Составьте каталожную карточку, используя состав документов вашего архива.

Составьте каталожную карточку, используя материалы об архивных фондах, помещенные в журналы «Отечественные архивы».

Тема 18.
Путеводители, их виды, назначение
Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:

на путеводитель по фондам архива;

краткий справочник по фондам архива;

тематический путеводитель по фондам архива;

путеводитель по архивам.

Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общем или тематическим.

При подготовку путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведения, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.

Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости – аннотация к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.
Контрольные вопросы:

Дайте понятие архивного путеводителя.

Назовите виды архивных путеводителей.

Какие данные входят в структуру путеводителя?

Практические задания:

Используя материалы в архивах, помещенные в журналах «Отечественные архивы» составьте:

— путеводитель по архивному фонду;

— тематический путеводитель.
Тема 19.
Цели использования архивных документов
Использование архивных документов – это применении информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей в ретроспективной документной информации.

Направления использования архивных документов:

укрепление российской государственности;

удовлетворение информационных потребностей общества;

обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования документов – это основные задачи, решаемые в ходе использования документов. Они более тесно связаны с задачами конкретной организации. Цели использования документов бывают:

управленческие;

политические;

экономические;

научные;

культурные;

социально-правовые (обеспечение законных прав и интересов граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства, организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при оставлении планов и прогноза развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ; в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, документов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления; для заключения международных договоров, при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития за предшествующий период и на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);

при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;

при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);

для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельской и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.).

Архивные документы активно используются в городском и коммунальном хозяйстве (сведения по истории строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.).

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по материалам исторических источников, хранящихся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки альбома и т.д.

Использование документов в культурных целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без обращения к проектной документации, планам и другим источникам.

Использование документов в социально-правовых целях – это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит зачастую судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу. Сроки исполнения их строго лимитированы.

Основные требования к работе по использованию архивных документов:

использование документов производится с разрешения руководства архива;

обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.
Контрольные вопросы:

Понятие использования архивных документов.

Основные направления использования архивных документов.

Основные требования к работе по использованию архивных документов.

Практические задания:

Подготовьте сообщение об использовании архивных документов:

— в учебных целях;

— в экономических целях;

— в культурных целях.

Для выполнения задания можно использовать архивные материалы предприятий, анализ материалов средств массовой информации (СМИ), просмотр телепередач и т.д.

Тема 20.
Формы использования архивных документов
Основными формами использования документов в архиве являются:

— информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

— исполнение запросов с целью обеспечения законных прав и интересов граждан;

— инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

— предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

— выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

— проведение информационных мероприятий (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий);

— публикация документов.

Формы использования в государственном архиве и архиве организации имеют свою специфику, однако технология, например, методика исполнения запросов, отличается мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

Информационное обеспечение пользователей осуществляется в двух формах – по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов. Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах, т.е. ответ.

Существуют следующие виды запросов:

тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например, образования учреждения в таком-то году);

персональные (в том числе биографические – о жизни конкретного лица и генеалогические – об истории семьи, рода);

социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

— о трудовом стаже;

— размере заработной платы;

— службе в Вооруженных силах;