1.ВВЕДЕНИЕ.
Проверочные средства Wordпомогают отшлифовать стиль письма и улучшают восприятие документов. Обычно их (за исключением автоматической проверки орфографии и, возможно, тезауруса )применяют после завершения ввода, редактирования и форматирования текста, ноперед предварительным просмотром документа, предшествующим выводу на печать ивнесением последних изменений в параметры страниц, которые мы далее рассмотрим в этой работе.
Назначение языка.
Назначая язык, мы можемпользоваться проверочными средствами Wordдля работы с текстами наиностранных языках. Кроме того, таким образом отмечают текст, не подлежащийпроверке Word.
Проверка орфографии.
Это средство применяется для проверки илиисправления орфографии документов, устранения из текста повторяющихся слов идаже для решения кроссвордов.
Поиск синонимов в тезаурусе.
С помощью встроенноготезауруса Wordмы можем повысить точность и разнообразиелитературного стиля и включать в документы некоторые редко встречающиеся слова.
Расстановка переносов.
Внешний вид документаулучшается, если позволить Wordрасставит переносы всловах. При использовании этого средства строки становятся более ровными, адокумент приобретает более профессиональный вид.
2.Использование проверочных средств WORD
2.1.Назначение языка
Если документ содержит текстна иностранном языке или же текст, который необходимо исключить из проверки, топеред использованием проверочных средствмы должны выполнить действия, рассмотренные в этом разделе.
В русской версии Wordвесь текст изначально помечается как написанный на русском языке. Если документчастично или полностью составлен на иностранном языке и мы хотим его проверить,необходимо пометить каждый фрагмент иностранного текста следующим образом:
1. Выделите текст наиностранном языке.
2. Выполните команду Язык ( lanquaqe )в меню Сервиз(Tools), чтобыоткрыть окно диалога Язык (Lanquaqe).
3. Выберите из списка язык текста.
4. Чтобы выбранный языкиспользовался в Word поумолчанию, нажмите кнопку Поумолчанию (Default).Язык относитсяк атрибутам символов. Принажатии кнопки По умолчанию Word назначает атрибут языка стилю Обычный (Normal)документа и шаблону документа. Такое присваивание относится ко всему текстутекущего документа, основанному на стиле Обычный, и ко всем новым документам,созданным на основе этого шаблона.
Назначение тексту определенного языка заставляетпроверочные средства Wordискать подходящие словариперед тем, как работать с этим фрагментом. Стандартный словарь, входящий вкомплект русской версии Word, может использоваться дляпроверки текста, помеченного, как Русский (термин словарь
рис.1. Окно диалога Язык, открываемое
командой Язык в меню Сервис
относится к набору файлов данных, совместноиспользуемых проверочными средствами). Если вместо языка Русский выбран
другой, то перед проверкой текста необходимоустановить соответствующий словарь. Иностранные словари можно найти у Microsoftи в других компаниях.
Иногда в документахпопадаются фрагменты текста, которые желательно исключить из проверки.Например, при написании работы по “ Слово о полку Игореве “ хотелось бы исключить из проверки прямыецитаты из поэмы, чтобы орфографическая программа не останавливалась наархаичных выражениях, а проверкаграмматики не пыталась улучшить стиль письма. Для этого:
1. Выделим текст, которыйисключается из проверки.
2. Выберем значение Без проверки (No proofinq)в окне Язык.
2.2. Проверка орфографии.
Орфографические средства Wordприменяются для проверки правописания текста и помощи в исправлении ошибок. Wordможет или автоматически следить за орфографией во время набора теста, илипользователь может вручную проверить несколько слов или весь документ послезавершения набора (термин “вручную” звучит весьма условно — в любом случае вседелает Wordнезависимо от того, был ли выбран автоматический контроль за лексикойили происходит проверка уже готового документа).
2.2.1.Автоматическаяпроверка орфографии
при наборе.
Чтобы Wordавтоматически проверял орфографию вводимого нами текста, выполним команду Параметры(Options)в меню Сервис (Tools), выберем вкладку Орфография (Spellinq)и установим флажок Автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checkinq). Wordсначала проверит орфографию текста, который уже есть в документе, после чегобудет следить за каждым новым словом сразу же после его набора. Если при проверке обнаружено слово, которое Wordсчитает ошибочным (то есть не находит его в словаре), оно выделяется волнистымподчеркиванием. Мы можем пропустить это слово, исправить его вручную или щелкнуть на нем правой кнопкой мыши.
Из контекстного меню следуетвыбрать:
¨ Один из предложенныхвариантов написания слова для его исправления.
¨ Команду Пропустить все (Iqnore all),заставляющую Wordнавремя текущего сеанса прекратить выделение слова.
¨ Команду Добавить (Add),заносящую слово в вспомогательный словарь.
¨ Команду Орфография (Spellinq), открывающую описанное в следующем разделе окно диалога Орфография.
Для автоматическогоисправления ошибок во время ввода текста можно воспользоваться Автозаменой .
2.2.2.Ручная проверка орфографии.
Ручная проверка орфографиидля набранного текста происходит следующим образом:
1. Для проверки орфографии вовсем документе устанавливаем курсор в его начало (например, нажмите CTRL+HOME) .Если вы хотите проверить только часть документа, выделите ее. Для просмотраодного слова выделите это слово двойным щелчком.
2. Начните проверку командой Орфография в меню Сервис, клавишей F7илинажатием кнопки Орфография настандартной панели инструментов.
3. Каждый раз, когда программапроверки орфографии встречает слово, не найденное в словаре, она показывает егов поле Нет в словаре ( not indictionary )окна Орфографии.
В такой ситуации следуетвыбрать один из вариантов :
·Чтобы изменить слово иперейти к поиску следующего, выберитеодин из предлагаемых вариантов из списка или укажите правильный вариант в поле Заменить на ( chanqeto ),после чего нажмите кнопку Заменить (chanqe )или Заменить все (chanqe all).Первая из этих кнопок изменяет только текущий экземпляр слова, а вторая — изменяет все экземпляры слова, которые программа проверки позднее обнаружит вдокументе.
· Если мы сбросим флажок Автоматически (always suqqest), рассмотренный в следующемразделе, то список Варианты будет пуст. В этом случае можно нажать кнопкуВарианты, чтобы Wordпоказал список всех допустимых слов, близких по написанию к ошибочному, и мывыберем из него одно подходящее.
·Чтобы оставить слово безизменений и перейти к поиску следующей ошибки, нажмем кнопку Пропустить или Пропустить все. В первом случае Word будет сигнализировать об ошибке, встречаясь состальными экземплярами этого слова; вовтором — слово будет пропускаться во время дальнейшей проверки или в будущемвплоть до перезапуска Word(или до очистки спискапропускаемых слов, о чем расскажем далее).
·Для отмены последнегоисправления нажмем кнопку Вернуть ( Undo Last)
·Если список Заменить на содержащий правильный вариант, можно нажать кнопку Автозамена ( Auto Correct)для создания элемента автозамены, автоматическиисправляющего эту ошибку в будущем.
·Чтобы изменить поведение Wordприпроверке орфографии, нажмем кнопку Параметры . О доступных параметрах расскажем позже.
2.2.3Настройка программы
проверкиорфографии.
Поведение Word при проверке орфографии документа можноизменить, для этого следует нажать кнопку Параметрыв окне диалога Орфография иливыполнить команду Параметрыв меню Сервис,после чего выберите вкладку Орфография.В любом случае Wordпоказывает вкладку Орфография в окне диалогаПараметры, изображенную на рис. 2.
рис. 2. Вкладка Орфографияокна диалога Параметры
Таблица 1. Параметры проверки орфографии.
Действие
Результат
Установка флажка Автоматически в группе Предлагать
Каждый раз, когда программа проверки находит ошибочное слово, она автоматически составляет список вариантов его замены, не требуя нажатия кнопки Варианты
Установка флажка Только из основного словаря (From Main Dictionari Only)
Программа проверки предлагает варианты для замены только из основного словаря, не прибегая к вспомогательным. При проверке орфографии могут использоваться все словари.
Установка флажка Слова из прописных букв (Words in Uppercase )
Программа не проверяет слова, написанные прописными буквами. Этот флажок предотвращает попытки проверить сокращения.
Установка флажка Слова с цифрами (Words With Numbers)
Программа не проверяет слова, в которые входит одна или несколько цифр — например, R2d2/
Нажатие кнопки Восстановить (Reseet Iqnore All)
Программа начинает проверять слова, для которых была нажата кнопка Пропустить все.
Нажатие кнопки Вспомогательные словари (Custom Dictionaries)
Wordоткрывает окно диалога, предназначенное для открытия, создания и редактирования вспомогательных словарей.
Нажатие кнопки Повторная проверка ( Reechek Document)
Wordпроверяет орфографию в документе. Кнопка оказывается полезной после изменения некоторых параметров, когда возникает необходимость еще раз проверить орфографию с новыми настройками.
2.3.Поиск синонимов в тезаурусе.
Тезаурус Word используется для поиска синонимов илиантонимов слов или выражений. Вероятно, им лучше пользоваться во время вводатекста в документ. Работа с тезаурусом проходит так:
1.Выделите слово или выражение. Для поиска синонимоводного слова можно не выделять его, а просто установить в нем курсор:
Это выглядит хорошо
2.НажмитеShift+F7 или выполнитекоманду Тезаурус в меню Сервис. Вот как оно выглядит, когда в документевыделено слово “хорошо” :
3. В списке Значение выберитенужное значение слово. В списке Заменить на появляется перечень синонимов длявыбранного значения.
4. Выделите самый удачныйсиноним (антоним, связанное слово) в списке Заменить на и нажмите кнопкуЗаменить. На рис. 3 показано окно диалога Тезаурус для слова “хорошо”, свыбранным значением “неплохо” и синонимом “здорово”.
Рис. 3 Выбор значения “неплохо” и синонима “здорово” после поиска,проведенного для слова “хорошо”
При нажатии кнопки ЗаменитьWord заменяет выделенное слово в тексте выбранным синонимом:
Этовыглядит здорово
2.4.Расстановка переносов.
Расстановка переносов вконце строк документа улучшает его внешний вид. После расстановки переносов утекста, не выровненного по ширине, будет более ровный край, а интервалы междусловами в выровненном тексте станут более равномерными. Переносы в текстерасставляются одним из трех способов:
· Word автоматическирасставляет переносы во всем документе.
· Word расставляет переносы,но вы должны подтвердить положение каждого из них.
· Вы вручную вставляете вдокумент символы переноса нескольких типов.
Замечание.
Расставлять переносы в документе следуеттолько после того, как документ будет набран и отредактирован, вслед заприменением всех проверочных средств, поскольку расстановка переносов можетизменить положение разрывов строк. Кроме того, если позднее будут измененыпараметры страницы (скажем, поля), то расстановку переноса придется проводитьзаново.
2.4.1. Автоматическая расстановка
переноса в документе.
Вы можете поручить Wordавтоматически расставлять переносы в активном документе. Это происходит так:
1.КомандойРасстановка переносов (Hyphenation)в меню Сервис откройте окно диалога Расстановкапереносов, изображенное на рисунке :
2.Установитефлажок Автоматическая расстановкапереноса.
Предупреждение.При установке флажка Автоматическая расстановка переносов Wordрасставляет переносы во всем документе, даже при наличии выделенного фрагмента.
3. Если вы хотите, чтобы Wordрасставлял переносы в словах, написанных прописными буквами, установите флажок Переносы в словах из прописных букв.
4. Чтобы ограничить числопоследовательных строк в конце которых стоит перенос, укажите значение в поле Макс. число последовательных переносов.По умолчанию там стоит значение Нет.Ограничение числа таких строк избавляет документ от некрасивых “столбиков” изпереносов у правого края.
5. Чтобы изменить размер зоныпереноса (рассмотренные ниже), укажите новое значение в поле Ширина зоны переноса слов.
6. Нажмите кнопку ОК. Word автоматически расставляетпереносы в тексте документа.
Зона переноса управляет числом переносов,расставленных Word. Происходит это следующим образом: когда Word обнаруживаетслово, выходящее за пределы правого отступа, он должен решить, следует ли емуначать новую строку или же установить перенос. Если в первом случае в концестроки остается интервал, меньший ширины зоны переноса, Word так и делает:
Зона
переноса
>
Word переводит слово
Ù
Правый
отступ
Однако если этот интервал превышает ширину зоныпереноса, Word вставляет перенос:
Зона
переноса
>
Word вставит перенос
Ù
Правый
отступ
Широкая зона переноса уменьшает количествопереносов, которое расставляет Word, но приводит к более “рваному” правому краю(или к неравномерным интервалам между символами выровненного текста).
2.4.2.Расстановка переносов
сподтверждением.
Если вы хотите поручить расстановку переносов Word,но при этом желаете следить за правильностью каждого переноса, поступитеследующим образом:
1.Длярасстановки переносов во всем документе установите курсор в его начало (нажмите CTRL+HOME). Если же вы хотите расставить переносы вофрагменте текста, выделите его.
2.Откройтеокно диалога Расстановка переносовкомандой Расстановка переносов вменю Сервис.
3.Вокне диалога Расстановка переносовустановите любые нужные параметры (за исключением флажка Автоматическая расстановка переносов), как объясняется в пунктах 3,4 и 5 предыдущего раздела.
4.Нажмитекнопку Принудительно. Wordпереключается в режим разметки и остается в нем во время расстановки переносов.После завершения расстановки вы возвращаетесь к исходному режиму.
5.Каждыйраз, когда Word обнаруживает слово, требующее переноса, он открывает окнодиалога Расстановка переносов, вкотором показывает это слово и предлагает возможное место разрыва.
Положениеправого отступа
Предлагаемыепозиции переноса
Вам на выбор предоставляется несколько возможностей:
· Чтобы установитьперенос в предлагаемом месте, нажмите кнопку Да ( Yes ).
· Чтобы вставить разрыв вдругое место, установите туда курсор и нажмите кнопку Да.
· Чтобы отказаться от переносаслова, нажмите кнопку Нет (No) (вместопереноса будет переведена строка).
2.4.3.Ручная расстановка переносов.
Когда Word переносит слово, он вставляетспециальный символ, называемый мягким переносом. Если слово, содержащий мягкийперенос, сдвигается так, что оно уже не приходится на конец строки, то знакпереноса не выводится на печать. Но мягкий перенос остается на месте, и еслислово снова сдвинется в конец строки, то Word имеет право разорвать его.
Вы можете вручную вставлять мягкие переносы инекоторые другие специальные символы, перечисленные в таблице.
Специальный символ
Сочетание клавиш для вставки
Свойства
Мягкий перенос
CTRL+Дефис
Если мягкий перенос приходится на конец строки, он выводится на печать, а содержащее его слово разрывается. В строке мягкий перенос на печать не выводится ( необходимо пользоваться именно дефисом, а не минусом на цифровой клавиатуре).
Неразрывный
дефис
CTRL+SHIFT+Дефис
Неразрывный дефис всегда выводится на печать. Слово никогда не разрывается на месте неразрывного дефиса. Этот символ может применяться для того, чтобы написанное через дефис слово или выражение всегда находилось на одной строке (необходимо пользоваться дефисом, а не минусом).
Обычный дефис
Дефис
Обычный дефис всегда выводится на печать. Слово может быть разорвано на месте обычного дефиса (можно пользоваться дефисом или минусом).
Неразрывный пробел
CTRL+SHIFT+Пробел
В месте неразрывного пробела разрыв строки невозможен. Символ может применяться для того, чтобы обеспечить вывод нескольких слов на одной строке.