Информационно-справочныедокументы
Процессы принятияуправленческих решений и сами решения документируются с помощью Протоколов производственныхсовещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещанийи оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведениеработы с документами.
Протоколы оформляются набланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия,наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, грифутверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст,подписи. Дата протокола — это дата проведения совещания. Заголовок — этоназвание протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименованиеколлегиального органа.
Текст протокола состоитиз двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ.
вводная частьсодержит постоянную информацию(слова: “ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”, “ПРИСУТСТВОВАЛИ”) и переменную(инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). Принеобходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии идолжности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участниковсовещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова “ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”,“ПРИСУТСТВОВАЛИ” печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положениятабулятора ставят тире,
инициалы и фамилии пишут вименительном падеже. фамилии присутствующих и приглашенных располагаются валфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная частьпротокола заканчивается повесткой дня. Слова “ПОВЕСТКА ДНЯ” печатают отнулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повесткидня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора.Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилиюдокладчика — в родительном падеже.
Основная частьтекста строится в соответствии свопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повесткидня осуществляется по схеме “СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)”. Этислова печатают прописными буквами. Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопросаповестки дня, после — двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименованиедолжности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-гоположения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишутсодержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления)застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописнойбуквы пишут — “Доклад прилагается”.
Слово “ВЫСТУПИЛИ” печатают прописнымибуквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут вименительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и спрописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. Вслучае необходимости после фамилии выступающего указывается наименованиедолжности. В практике применяются краткая и сокращенная формы Протоколов,когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколекраткой формы
указываются только списокприсутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенныхуказывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок кдокладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркиваетсяи под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке ихвыступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением илипостановлением. Форма сокращенного протокола приведена в приложении 23.
В протоколе может быть пункт обутверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документприлагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
Выписка из протоколасодержит следующие реквизиты:
наименование предприятия, названиевида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, местосоставления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили),подписи (без личных подписей, только слова “Председатель”, “Секретарь” ирасшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку обисполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимодовести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Для подтверждения установленныхфактов и событий несколькими лицами составляется АКТ. Акты составляются порезультатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделенияи отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов куничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующиереквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс,место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст,отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшимиучастие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, араспределение обязанностей между членами комиссии:
председатель, члены комиссии. Текстакта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются:наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, егономер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которогопроводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием длясоставления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии:
председатель (должность, фамилия,инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членовкомиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскимицифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются такжелица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведениипроверки.
В констатирующей частиизлагаются цели и задачи, сущность и характер проведеннойкомиссией работы, указываются документы, на основании которых работапроводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количествеэкземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения околичестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста передотметкой о наличии приложения к акту.
Письмаоформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат,заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку
обисполнителе.
Текстписьма, как правило, состоит из двух частей.
Сначалауказываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты,события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы,
предложения,просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
от первоголица единственного числа (ПРОШУ);
от первого лицамножественного числа (ПРОСИМ);
от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕПРОСИТ);
от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВОПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).
Исходящие письма(отправляемые) визируютсязаинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам- главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листакопии письма, остающейся на предприятии.
На ВХОДЯЩИХ(получаемых) письмах проставляютсяотметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.
Телеграммыоформляются на специальных типографских бланках, а в случаеих отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах наодной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Первый экземпляр направляется на телетайп, второй — подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адресотправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами(кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, которыйподлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например“Контакт”, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммысоставляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом неискажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиватьсяцифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа бездобавления слов “номер”, “Ваш”, “на Ваш”. Знаки препинания допускаетсяобозначать условными сокращениями: точка — ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТ,кавычки — КВЧ. Условно обозначается также слово “номер” -HP.
Телеграмма визируется исполнителем,подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления,внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфногобланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одномэкземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса иприлагается список адресатов.
Международные телеграммыпечатаются русским и латинскимшрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописнымибуквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адресмеждународной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименования адресата,наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммыподписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. В левом нижнемуглу международной телеграммыуказывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.Образец оформления международной телеграммы приведен в приложении 29.
Телефонограммавключает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата,индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачии указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших ипередавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммыприменяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одномэкземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственнымисполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Еслителефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений- адресатов и номеров телефонов.
Для отражения производственной деятельности предприятия илиподтверждения сведений о его работниках составляются справки.
Справкипо вопросам производственной деятельности предприятия оформляются набланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием дляее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведенийфинансового характера она подписывается руководителем предприятия, главнымбухгалтером и заверяется печатью.
Докладная запискаможет оформляться рукописным способом на стандартном листебумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельноеизложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия.Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурногоподразделения, наименование видадокумента, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметкуоб исполнении.
Объяснительная записка — это документ, в котором работникпредприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушениятрудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка можетоформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительнаязаписка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия,наименование структурного подразделения, наименование вида документа,дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Подготовка документов к архивномухранению
Документы предприятия, отложившиеся вделопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение,либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документовна хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценностидокументов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценностидокументов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением обАрхивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственныхархивов, типовыми перечнями документов С указанием сроков хранения, Типовымположением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.
Экспертиза ценности документов постоянного и временногосроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срокахранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательнымполистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срокахранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры Документов, черновики,неоформленные копии Документов и документы с временными сроками хранения.Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет)хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценностидокументов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроковхранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению.
Дела включаются в акт об уничтожении,если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, вкотором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченныеделопроизводством в 1992 году, могут быть включены в акт, который будетсоставлен не ранее 1 января 1996 года. Дела могут быть уничтожены только послетого, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий периодутверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного,временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты овыделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия исогласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством делапостоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составупосле окончания календарного года, в котором они заведены, должны бытьподготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка делвключает две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел производится лицом,ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление делпроизводится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянногохранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения — частичному.Полное оформление предусматривает:
— перегруппировку документов дела впрямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратнойхронологической последовательности с декабря по январь, возникающей приформировании дел в течение года);
— нумерацию листов в деле черным графитным карандашом вверхнем правом углу арабскими цифрами;
— составление для наиболее ценных дел внутренней описидокументов дела;
— составление заверительной надписи дела;
— подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплетдокументов дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось,делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела составляется для учетадокументов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, чтовызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельностипредприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю описьдокументов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов,заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурногоподразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация кдокументам Дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо Ценныедокументы), дата, количество листов, срок хранения дела.
С целью систематизации и закрепленияперечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись являетсяучетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива,обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянногохранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трехэкземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии,третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, долговременногосроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
Дела временного срока хранения (до 10лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить вскоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, непроводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместообратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с деламипередаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
В небольших по структуре и штатнойчисленности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещаетсекретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременнуюсдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственныхархивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе (см.“Примерный договор между учреждениемгосударственной архивной службы РФ и организацией, предприятием овзаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства”.- Письмо Роскомархива от 16.12.91 N 4/1003).
В договоре закрепляются обязательствасторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитноехранение и т.д.
Предприятие может сократить срок хранения документов в своемведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий дляхранения документов, желания самого предприятия.