Документооборот в управлении производством

1. Роль документации в управлении Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке. Документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо либо не ведется вообще. Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными. Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. 2. Виды документов Все документы предприятие делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы поступают на предприятие извне. Это могут быть указы вышестоящей инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу. Документы, поступающие на предприятие проходят: · первичную обработку; · предварительное рассмотрение; · регистрацию; · рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исходящие документы предназначены для отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предназначены для работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Кроме того, документы классифицируются по назначению. Различают: 1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении предприятия. 2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция. 3. Информационно-справочные докуме6нты: протокол, акт, письмо, докладная объяснительная 4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело. 5. Договоры о материальной ответственности. 6. Исковые заявления. Рассмотрим некоторые из них более подробно. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя. В структуре и штатной численности предприятия указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или положениях о персонале.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распоря­дительного действия. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу, согласно Трудовому Кодексу, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрис­консультом, с руководителями структурных подраз­делений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации). Приказы по личному составу обязательно регистри­руются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нуме­ровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников. Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида доку­мента, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, рас­шифровка подписи. В дальнейшем на заявлении простав­ляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резо­люцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода. Очередность ежегодных отпусков работников пред­приятия отражается в графике отпусков - документе, закрепляющем распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. На крупных предприятиях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график для всего предприятия. Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утвер­ждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согла­сования, гриф согласования с профсоюзной организацией. Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Прика­зываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Рас­порядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начи­нается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указы­ваются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде при­ложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».
Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование пред­приятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование колле­гиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная честь содержит постоянную информацию (слова: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВО­ВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости ука­зываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания состав­ляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в имени­тельном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже. Основная часть текста строится в соответствии с воп­росами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕ­ШИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается». Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выс­тупающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование дол­жности. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь» и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержа­тельной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констати­рующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присут­ствовавшие при проведении проверки. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местона­хождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изло­жение вопроса, отражающего производственную дея­тельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении. Объяснительная записка -это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производ­ственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида доку­мента, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. 3. Характеристика МУЗ ДП № 1. Муниципальное учреждение здравоохранения детская поликлиника №1 была открыта 9 октября 1972 года. Основными задачами данной поликлиники стали бы: обслуживание детского населения в возрасте от 0 до 14 лет (с 2000 г. – от 0 до 18 лет). Крайздравом были определены следующие виды деятельности: лечебно-диагностическая, консультативная, профилактическая, образовательная, научно-исследовательская. Первоначально все подразделения поликлиники базировались в единстренном здании, расположенном на Л. Толстого 7. В 1996 г. был открыт Центр восстановительной и реабилитационной терапии, как одно из подразделений ДП, расположенныцй на ул. Шеронова.
В состав ДП №1 входят следующие подразделения: 1. лечебные отделения №1, 2, ведущие прием детского населения по лечебным и консультативным вопросам, 2. профилактическое отделение, в состав которого входит кабинет здорового ребенка. Здесь наблюдаются дети в возрасте до трех лет в эпикризные сроки. Далее в состав профилактического отделения входит прививочный кабинет, который обслуживает врач-консультант по профилактической работе и медсестра.
3. отделение функциональной диагностики, в состав которого входят рентген кабинет, кабинет УЗИ, 4. лабораторное отделение, дающие параклиническую информацию для постановки диагноза. 5. физиокабинет, 6. кабинеты узких специалистов. 7. Центр реабилитацуионной терапии. Прием населения ведется по принципу участковости. В поликлинике имеется 24 участка, за которыми закреплено определенное число детей, согласно их прописке. Ежедневный прием составляет 2 часа в поликлинике. Далее выделяется 1 час для работы с документами. Далее участковый врач обслуживает вызова своего участка. Направления к специалистам, на лабораторное обследование, на физиолечение также выдаются участковым педиатром. По необходимости используются в качестве дополнительных диагностических резервов крупные стационары, куда больные направляются на ФГДС, ЯМР, КТ, сложные биохимические исследования различных жидкостей организма. Лечебная деятельность предполагает сбор анамнеза, осмотр, обследование, постановку диагноза и назначение лечения с последующим контролем результатов. Консультативная деятельность подразумевает прием пациентов по различным вопросам, требующим мнения нескольких специалистов или специалиста более высокого уровня. В поликлинике консультируют профессора и доценты медицинского университета. Профилактическая деятельность – проведение календарных и по эпидемическим показаниям прививок, лекции, призванные информировать граждан, как сохранить и поддержать здоровье. Образовательная деятельность: на базе ДП №1 располагается кафедра поликлинической педиатрии ДВГМУ, что позволяет обучать студентов, а также проводятся курсы повышения квалификации, где обучаются врачи курсанты. Научно-исследовательская деятельность подразумевает проведение клинических исследований различных методов лечения, эффективности различных препаратов, разрешенных к использованию, а также особенностей протекания заболеваний на территории Хабаровска. Однако в последнее время, в связи с недостатком средств, данная деятельность практически не осуществляется. Руководящее звено поликлиники представлено главным врачом, заместителями главного врача по хозяйственной и лечебной части, заведующими отделениями. Главный врач решает административно-хозяйственные. организационные вопросы. Он разрешает спорные вопросы и конфликтные ситуации, возникающие в процессе работы поликлиники при невозможности решить их на более низших уровнях. Заместители главного врача отвечают соответственно за хозяйственную и лечебную часть. Обеспечивают заключение договоров на снабжение, поставку медикаментов и оборудования, направление врачей на специализацию и курсы повышения квалификации на очередную сертификацию. Заведующие отделениями более тесно работают с пациентами и врачами. Они ведут консультативный прием, разрешают конфлик4тные ситуации, набирают рабочие кадры, организуют всю лечебно-профилактическую работу своего отделения, организуют проверку соответствия проводимого лечения принятым стандартам, отраженным в клинико-статистических группах. До недавнего времени поликлиника финансировалась за счет средств федерального и краевого бюджета. Однако, я января 2003 года она перешла на новую систему финансирования. Теперь средства будут поступать из Фонда обязательного медицинского страхования за пролеченного больного. Учет прошедших случаев предполагается вести с помощью талонов амбулаторного пациента. Данная система уже несколько лет используется в терапевтической практике и показала свою эффективность. Однако, она не учитывает специфику работы педиатрической службы. Т.к. наиболее активно обслуживаемый контингент – дети до 1 года, у которых, как правило, еще нет полисов, поликлиника будет терять деньги, хоть работа и будет выполняться. Кроме того, в летние месяцы посещаемость снижается, так как большинство детей уезжает на каникулы. Соответственно план приема выполняться не будет, за что ФОМСом предусматриваются штрафы. Таким образом, поликлиника будет лишаться некоторого объема денежных средств, в результате чего могут пострадать пациенты, так как качество помощи в эти условиях может снижаться. На площади поликлиники сдаются в аренду места под аптеку и ларек детского питания., что приносит дополнительный доход. Полученные средства идут на оплату труда работников, на закупку медикаментов, средств первой помощи, вакцин, другого расходного материала, закупку нового оборудования, обучение врачей, материально-технические нужды. 4. Практика организации работы с документами в МУЗ ДП №1. Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ДП №1 разделяют следующим образом: 1. Входящие 2. Исходящие 3. Приказы - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу 4. Внутренние - финансовые - служебные Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера, что в ДП №1 представлено в тройном экземпляре: один компьютер у главного врача и два находятся в бухгалтерии). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки. Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Административный отдел разделяется на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор. Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом. Функции сектора делопроизводства: 1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции. 2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников. 4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись главному врачу. 5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства. 6) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности. 8) Формирование дел и сдача их в архив. 9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях. Функции организационного сектора: 1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию. 2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля. 3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства. 4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с главным врачом планерках. 5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.) 6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам. 7) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству. 8) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 9) Ежедневное составление совместно с ректором плана его главным врачом на день. Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у главного врача может пролежать неограниченное время или потеряться. В ДП №1 есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рис.1). Рисунок 1. Документооборот в ДП №1 В результате просмотра журнала регистрации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам. Таблица 1
Анализ структуры документооборота
Наименование документа
Количество документов
Темпы роста, %
2000
2001
2002
в 2001
к 2000
в 2002
к 2001 Входящие 124 203 240 164 118 Исходящие 384 402 358 105 89 Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу 870 315 57 498 648 243 51 354 894 286 64 516 74 74 83 71 138 124 125 146 Внутренние в том числе: - финансовые - служебные 3841 1492 2349 2597 973 1624 1972 1272 700 68 65 69 76 131 43 Итого в год: 5219 3850 3464 74 90 В среднем за день 18 13 12 72 92 В ДП №1 много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить: - Бухгалтерия; - Административный отдел; - Лечебно-диагностические отделения - Центр реабилитационной терапии. Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2). Таблица 2
Группировка видов документов по подразделениям
Подразделение
2000
2001
2002
Кол.
%
Кол.
%
Кол.
% Административный отдел
765
15
621
16
754
22 Бухгалтерия
1392
27
1073
28
1272
37 Лечебно-диагностическое отделение №1
909
17
718
19
446
13 Лечебно-диагностическое отделение №2
715
14
537
14
345
10 Центр реабилитационной терапии
582
11
410
11
273
8 Прочие
305
6
172
4
115
3
Итого:
5219
100
3850
100
3464
100 Из таблицы видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в отделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам. В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. 5. Предложения по совершенствованию документации и документооборота на предприятии. Существующий на предприятии административный отдел производит первичное рассмотрение поступающих документов и направляет их либо на подпись руководителю, либо непосредственно в соответствующие подразделения. Однако документы, содержащие конкретную оперативную информацию, было бы более естественно направлять в конкретные подразделения, минуя руководителя. Это позволило бы освободить его от рассмотрения мелких текущих вопросов, решением которых могут заниматься его заместители и ответственные исполнители. На рассмотрение руководителя стоило бы передавать только адресованные ему лично документы и документы, содержащие наиболее важную информацию. В результате проведенного анализа было выявлено, что на предприятии отсутствуют унифицированные формы многих документов, что создает дополнительную нагрузку на персонал по созданию данных документов. Для улучшения работы с документами следует ввести форменные бланки для таких документов как заявления, резюме, отчеты, дневки. Большим недостатком в организации работы с документами является отсутствие автоматизации данных процессов. Это увеличивает время обработки документов, затрудняет контроль за исполнением документов. затрудняет доведения до сведения работников их содержания, предусматривает только устное оповещение работников о намеченных планерках. Все эти вопросы можно было бы решить с введением более автоматизированной системы документооборота. Для этого необходимо закупать современные компьютеры, создавать локальную сеть, использовать современные программы, позволяющие быстро обработать информацию. Однако, все данные предложения не могут быть осуществлены в ближайшее время из-за нехватки денежных средств.