Должностные инструкции и их роль в регламентации труда конкретных исполнителей

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И ИХ РОЛЬ В РЕГЛАМЕНТАЦИИ ТРУДА КОНКРЕТНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ Введение… Раздел I. Роль и задачи должностных инструкций в регламентации трудовой деятельности работников … Раздел II. Структура и порядок разработки должностных инструкций Заключение … Список литературы …. 3 4 6 10 11 В В Е Д Е Н И Е В настоящее время с появлением управленческих и бизнес-технологий многократно возрастает роль

должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей. Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его

компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала. Вопросы, касающиеся научно-методических форм организации труда и регламентации трудовой деятельности

работников подробно отображены в трудах отечественных специалистов [В.В.Травин, В.А. Дятлов, Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой.], широко представлены в учебной литературе российских авторов [Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина.]. В данной работе рассмотрены основные положения, нормы и требования, относящиеся к вопросам регулирования трудовых отношений и регламентации трудовой деятельности работников организации. В первом разделе рассмотрены общие вопросы регулирования трудовых отношений и организации

труда, а также нормативно-правовые акты, нормы и требования, относящиеся к регламентации трудовой деятельности. Второй раздел посвящен вопросам относящихся к основным требованиям предъявляемых к разработке должностной инструкции её структуре и порядку согласования и утверждения. В основе данной темы лежит ряд нормативно-правовах актов, действующее трудовое законодательство, ряд федеральных законов Российской Федерации регулирующих трудовые отношения работодателя и исполнителя.

Главный нормативно-правовой документ, определяющий трудовую деятельность — «Кодекс законов о труде Российской Федерации». Раздел I. Роль и задачи должностных инструкций в регламентации труда. В практике регулирования трудовых отношений и организации труда чрезвычайно важна регламентация трудовой деятельности работников, четкое формализованное описание должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей. Главным инструментом при решении данных задач является

Должностная инструкция представляющая собой локальный организационный документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором. Должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора. Задачи должностных инструкций: - облегчение адаптации нового сотрудника; - установление сферы ответственности

и компетентности исполнителя; - предоставление исполнителю возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Целями должностной инструкции являются: - создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников; - текущая регламентация труда работника; - обеспечение объективности при аттестации работника, при его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания. Однако для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи,

реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности. Согласно ст. 9 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) регулирование трудовых отношений осуществляется путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями Трудового договора (ТД). Как работодателю (ч. 1 ст. 22 ТК РФ), так и работнику (ч. 1 ст. 21 ТК РФ) законом предоставлено право изменять

ТД в порядке и на условиях, установленных ТК РФ и в иных федеральных законах. К числу существенных условий ТД относится трудовая функция (должность, специальность, профессия, квалификация), согласованная сторонами при приеме на работу в соответствии со штатным расписанием организации, или иная конкретная трудовая функция, не определенная в нем, но необходимая организации в данный производственный момент. При этом в случаях, установленных Федеральным законом, связанных с предоставлением льгот либо

введением ограничений, эти должности и профессии должны соответствовать квалификационным справочникам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ); в иных случаях справочники выполняют замещающую роль и выступают как нормативные акты. Основополагающим является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. Следует учитывать и положения других актов, а именно: – тарифно-квалификационные

характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 10 ноября 1992 г. № 31; – тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. № 32. Во всех Единых тарифно-квалификационных справочниках и

Квалификационных справочниках должностей, специалистов и служащих содержатся квалификационные требования к лицам, выполняющим указанные в них работы. Обязательным разделом этих требований является раздел «Характеристика работ» и «Должностные обязанности», которые и являются «судьей» в споре о спектре обязанностей, которые должен выполнять исполнитель по занимаемой им должности или выполняемой работе. Вместе с тем понимая, что изложенные в справочниках обязанности являются обобщенными для конкретных

специализаций должностей и профессий, работодатель может создавать на их основе, с учетом всех местных нюансов организации труда, должностные инструкции и для конкретного исполнителя, и для конкретного рабочего места. Содержание этих инструкций должно согласовываться с каждым кандидатом на работу при проведении предприемных переговоров на предмет соответствия их требований с возможностями и желанием самого работника их выполнять. Министерство труда рекомендует иметь должностные инструкции только в тех случаях, когда

обязанности работника являются не общетиповыми. В общетиповых условиях работы действуют нормы вышеперечисленных квалификационных справочников и типовых характеристик. При этом соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией. Поскольку требования справочников распространяются на работников организаций независимо от форм собственности

и организационно-правовых форм деятельности, они отражают минимально необходимые требования к профессиональному уровню работников с учетом обеспечения качества и производительности выполняемых работ в указанной сфере деятельности. При разработке должностных инструкций допускается расширение и уточнение перечня должностных обязанностей работников, основных навыков и знаний, необходимых для их выполнения, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Из всего вышеизложенного следует, что, должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

Раздел II. Структура и порядок разработки должностных инструкций Должностная инструкция должна быть разработана на основе Квалификационных справочников должностей служащих, утвержденных Министерством труда РФ, и с учетом положения о подразделении. В Квалификационных справочниках предусмотрены наиболее часто встречающиеся обязанности по соответствующей

должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между исполнителями с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается

от всех других работ. Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии: - Определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей. - Выявление тех работ, которые выполняются по данной должности. - Отбор типичных должностей для анализа. - Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдение, собеседование). - Сбор необходимой информации для анализа. -

Анализ работ по должности, т.e. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной

должности. - Описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи4; условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели

ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции. - Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту. -

На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция. Подробная должностная инструкция содержит, следующие пункты: - Общие положения; В данном разделе указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности, категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель). Определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по

специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности). Также описывается порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности. Указывается подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник. Определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей

деятельности (на основании квалификационной характеристики по данной должности). - Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности); - Должностные обязанности; Указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности»

квалификационной характеристики по данной должности. Необходимо отметить, что если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями, с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ,

чем работы по основной должности. Таким образом, решается задача совершенствования управления. - Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей; Указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника, заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей. - Права специалиста; Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных

на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям. Перечень прав определяется в соответствии с законодательством и внутренними документами организации. - Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя); - Взаимоотношения (связи по должности); Определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации.

Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается. Данный раздел описывается особенно подробно в том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного работника, не входящего в штат какого-либо подразделения. - Ответственность специалиста; Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное

выполнение работником должностных обязанностей, за неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства. Порядок согласования и утверждения должностной инструкции; Разработку должностной инструкции рекомендуется поручить руководителю того подразделения, в чьем непосредственном подчинении находятся работники, для которых разрабатывается должностная инструкция. Должностную инструкцию рекомендуется согласовать с юридическим подразделением (юристом) организации,

рекомендуется, чтобы должностные инструкции утверждались руководителем организации. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в кадровом подразделении организации в соответствии с установленным в организации порядком делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и начальнику соответствующего подразделения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по указанной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения. Заключение Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой

организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей. Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий

решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала. Также, если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценки своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрении. Кроме того, этим облегчается и процесс внесения корректив

в процесс работы. Должностная инструкция – это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, т.к. она является главным инструментом в регламентации труда конкретных исполнителей, определяя конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения, указывая форму участия работника в управленческой деятельности и т.д. Список литературы: 1. Кодекс законов о труде Российской Федерации: Официальный текст (по сост. на 2 февр.

1998 г.). — 2-е изд. — М.: Филинъ, 1998. — 136 с. 2. Управление персоналом: Учеб. для вузов/ Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. — М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 1998. — 423 с. 3. Хаммер М Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / Пер с англ. — СПб.: Изд-во СПТУ, 1997. — 332 с. 4.

Экономика труда и социальных отношений / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. — М.: Изд-во МГУ, Изд-во ЧеРо, 1996. — 623 с. 5. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. — 2002. — № 5. — С.105—117. 6. Травин В.В Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. —

М.: Дело, 1995.—336 с. 7. Примерная форма трудового договора (контракта): Утв. Постановлением Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 135 // Библиотека и закон: Справочник. — Вып. 1. — М.: Либерея, 1996 С. 226-227.