Содержание
Введение
Коммуникационная система
Специфика формирования внутреннихкоммуникационных систем
Направление коммуникаций ворганизации
Внешняя система коммуникаций
Методы развития коммуникационныхсистем организации
Некоторые виды коммуникаций ворганизации
Разновидности сетевыхтелекоммуникаций
Кризисные коммуникации
Заключение
Введение
Цель выполнения контрольной работы:систематизация и углубление знаний студентов по дисциплине«Социально-коммуникаионные технологии».
Задачи контрольной работы:
— изучениесоциально-коммуникационных технологий и способов их применения;
— ознакомление с опытомприменения социально-коммуникационных технологий отечественными и зарубежнымиспециалистами;
— развитие интереса студентовнаучной и практической проблематике создания и применениясоциально-коммуникационных технологий.
Коммуникационнаясистема
Коммуникационнаясистема — система, предназначенная для управления процессами передачиинформации между другими системами. Это система, которая упорядочивает всепотоки информации, перемещающиеся по организации таким образом, чтобы никакиеданные не терялись.
Эта система спомощью, которой идет четкое распределение входящей в компанию, перемещающейсяпо компании и исходящей коммуникации.
Коммуникационнаясистема включает в себя:
1. Коммуникационныйцентр
2. Систему трехкорзин для каждого сотрудника
3. Форму послания
4. Точноустановленные линии для посланий
Системакоммуникации нужна для того, чтобы функции отделений и отделов быстреевыполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали в руки клиентов.
Правильнаякоммуникация — это признак здоровой, производящей организации и ценныхпроизводящих руководителей и сотрудников. Заваленные столы сотрудников ируководителей создают впечатление бурной работы компании, но результативностьтолько уменьшается. Это вызвано неправильной системой коммуникации или полнымее отсутствием.
Совместно с внедреннойорганизующей схемой коммуникационная система полностью устраняет неразбериху ичетко описывает, и показывают линии коммуникации.
Спецификаформирования внутренних коммуникационных систем
Внутренниекоммуникации/> в организации являются результатом внутреннейсамоорганизации, управления. Практически это обмен идеями, достижениесоглашений, распорядительно-подотчетные отношения, обмен информацией по поводуреализации целей и задач организации, взаимоотношения с персоналом и междучленами коллектива. Процесс внутренних коммуникаций должен завершатьсядостижением согласия сторон, реализуется в форме межличностных иорганизационных отношений.
Внутренняякоммуникационная система представлена межличностными/> и организационными коммуникациями/>.
Межличностныекоммуникации —связи между отдельными личностями. Они не ограничены уставным регламентом,распространяются за его пределы. Организационные коммуникации —коммуникации, протекающие в рамках задач и интересов конкретной организации.
В ходекоммуникационного взаимодействия внутри организации достигаются следующиецели:
· создаютсяинформационные каналы между сотрудниками и структурными подразделениями; с их помощьюсоздается система информационного обмена в организации, сотрудники ируководители которой планируют и координируют свою деятельность;
· развиваются исовершенствуются межличностные отношения, благодаря чему персонал превращаетсяв работоспособный коллектив;
· регулируютсявнутренние информационные потоки;
· создаетсякоммуникационная основа для развития эффективной системы внешних связей.
В рамкахорганизации взаимодействие между сотрудниками осуществляется при помощиразнообразных средств: социальных, устных, письменных, визуальных,аудиовизуальных и при помощи общих мероприятий (Приложение 1. Таблица 1.).
Направлениякоммуникаций в организации
Вертикальное направление/>. Подразделяется на нисходящееи восходящее.
Коммуникативныйпоток, который перемещается от одного уровня в организации к другому, болеенизкому, является нисходящим. Этот поток используется руководителями групп дляпостановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобывыделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи порезультатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньшевероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примеромявляется общение руководителя со своими подчиненными. Нисходящая информацияхарактерна для формальных связей (указания, директивы, поручения, запросы ит.д.). Таким путем сообщается подчиненным уровням информация о стратегических итекущих задачах, функциональных изменениях и др.
Восходящеенаправление.Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого уровня кболее высокому. Она используется для обратной связи подчиненных с руководствомс целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служитсредством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководителиполагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел ворганизации. В некоторых организациях восходящая информация используетсяруководителями более низкого звена для информирования средних и высшихруководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, гдеработники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителемили с представителями высшего руководства.
Информация,преимущественно идущая «наверх», характерна и для формальных связей, и длянеформальных. Обычно она поднимается (или опускается) на тот уровень, вкомпетенцию сотрудников которого входят полномочия адекватно и полноценноотреагировать на поступившую информацию. Так, сообщение с описанием идеиинновации направляется высшему руководителю, а приказ — конкретномуисполнителю на нижнем уровне.
Горизонтальное направление. Когда общение происходит междучленами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями илиперсоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным/>.
Данноекоммуникационное направление необходимо, так как позволяет сэкономить время иобеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение являетсяформальным и обязательным, в других — происходит спонтанно, нанеформальном уровне. Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляютравноправные отношения, позитивно влияют на удовлетворенность работников своимтрудом.
Длянормальной, эффективной организации труда, для управления совместнойкоординированной деятельностью большое значение имеют прием, передача иобработка информации. Многое зависит от самой организации: как построенаее коммуникационная структура, насколько эффективны коммуникационные системы исвязи.
Коммуникационнаяструктура/> может быть представлена как сеть каналов или путей, покоторым в организации происходит обмен информацией и мнениями. Любая структураили организация обладает внутренними/> и внешними коммуникационными потоками/>: внешниезадают ее отношение с общественностью, внутренние — с собственнымисотрудниками/>.
Взаимодействие с партнерами по бизнесу. К классу партнеров по бизнесуотносятся все организации, состоящие с субъектом бизнес-отношений в устойчивыхконтрактных связях по поводу любых процедур или этапов бизнеса. Это поставщикисырья, полуфабрикатов, комплектующих изделий или услуг, необходимых для выпускапродукции; партнерами являются также организации-смежники, работающие в рамкахединого технологического цикла или сопряженных с ним процессов —субподрядчики.
Взаимодействие с потребителями. К клиентуре организации относятся потребители готовойпродукции или услуг, получающие их непосредственно из организации. Классклиентов объединяет всех потребителей готовой продукции, как потребляющихстандартный готовый продукт, так и размещающих заказ на изготовлениеконкретного продуктового образца.
Взаимодействиес потребителями является важным направлением маркетинговых коммуникацийпредприятия. Из всего комплекса маркетинговых мероприятий в данном случаевыделяется прямое информирование потребителей о товарах или услугах, о самомпредприятии. К этому же направлению относятся различные виды прямых иопосредованных коммуникаций с потребителем, ответы на письма, предложения,жалобы и пр. Предприятия и организации посредством проведения мероприятий,направленных на взаимодействие с потребителями, стремятся использовать самыеразные формы прямых контактов со своими конечными клиентами. В результатеразвития компьютерных систем и электронных технологий такие контактыустанавливаются не только при помощи традиционных почтовых рассылок, но также сиспользованием Интернета, электронной почты, телефона, СМС, телетекста.
Мероприятиявзаимодействия с потребителями позволяют производителям обращаться напрямую кпокупателям, минуя продавцов и торговых посредников. В рассматриваемомнаправлении используются такие коммуникационные средства и инструменты, которыепозволяют производителю получить немедленный отзыв о товаре или услуге, активномотивировать потребителя, быстро реагировать на потребительское поведение.
Взаимодействие с конкурентами. Непростыми и в коммуникационно-психологическомсмысле, и в организационном, и в структурном построении являются отношения с конкурентами. В их массиве можно выделить агрессивныхконкурентов, конфликт с которыми максимален, а состязание за рыночнуюнишу — жесткое, и дружески соревнующихся, работающих в условияхнеудовлетворенного спроса.
Взаимодействие с инвесторами и финансовые связи. Коммуникации в финансовой сфереобеспечиваются широким спектром информации о финансовой деятельности,проведении той или иной финансовой сделки, изменении курса акций и прочее. Всоставе аудитории, на которую направлена данная активность отделовкорпоративных коммуникаций — финансовые аналитики и аналитики рынка ценныхбумаг, те, кто формирует мнение и дает компетентный анализ финансовой ситуации.
К числуцелевой аудитории в данном случае относятся также: персонал и администрацияагентств, работающих с ценными бумагами, финансовые посредники, обозреватели пофинансам и инвестициям, инвестиционные банки, коммерческие банки, департаментыдепозитов ценных бумаг, сотрудники консалтинговых фирм, занимающиеся анализомрынка ценных бумаг, советники по капиталовложениям, страховые компании ипенсионные фонды, приобретающие котирующиеся ценные бумаги, инвестиционныефонды, финансовые статистические организации.
Важныминаправлениями работы, осуществляемой в рамках финансовых связей являетсяиздание ежегодных финансовых отчетов и совместная с руководством подготовка ипроведение акционерных собраний.
Внешняя система коммуникаций
Внешняясистема коммуникаций представлена также взаимодействием организации с органамивласти. Данное направление обращено к экономическому, социальному иполитическому окружению предприятия. Задачей коммуникативноговзаимодействия с органами власти является обеспечение совместной работыс государственными структурами, обществом, действием в структуре общейэкономической системы.
· Объектамикоммуникативных контактов в данном случае являются:
o органызаконодательной власти;
o органыисполнительной власти;
o органымуниципальной власти;
o хозяйственныегосударственные организации;
o регулирующие иконтролирующие государственные органы;
o правоохранительныеорганы;
o организациисоциального развития;
o государственнаяинфраструктура;
o международныеорганизации.
· Бизнес-системы:
o государственнаяполитика в ключевых вопросах экономики, финансов и бизнеса;
o государственнаяресурсная политика;
o нормативно-правоваясреда бизнеса;
o международная инациональная системы контроля и мониторинга.
· Государственныеорганы и учреждения, взаимодействующие с бизнесом:
o органыфедеральной власти;
o органы властисубъектов Федерации;
o контрольно-регулирующиегосударственные организации;
o органы иобразования муниципальной власти и самоуправления;
o акционерныеобщества, принадлежащие суверенному государству;
o унитарныегосударственные предприятия — рыночные операторы;
o учреждениягосударственной инфраструктуры.
Множествосвязей и отношений предприятия с властью и государственными структурамипредставляет тесное переплетение разнообразных контактов, иных формвзаимодействия, образующихся в ходе развития организации. Они представляют какобязательные и долгосрочные отношения (с регулирующими и контролирующимиорганизациями, государственными партнерами), так и необязательные связи,возникающие по конкретному поводу. Часть из них регламентируется нормами иправилами, часть— сложившейся традицией, часть — инициируется бизнесом,часть — государственными контрагентами.
Важным иделикатным направлением взаимодействия с органами власти является лоббирование.Под лоббированием традиционно понимается влияние заинтересованных групп илиорганизаций на принятие решений властными структурами, как правило,законодательными органами. Термин происходит от английского слова коридор,кулуар, так как исторически давление на власть часто осуществлялось впарламентских коридорах.
В рамкахвнешней среды организации также имеют место коммунальные и экологические связи.
Коммунальныесвязи — этосвязи, ориентированные на проживающих в месте расположения предприятия(организации) людей и нацеленные на формирование добрососедских отношений.
Развитиекоммунальных связей определяется не только экономическими интересамипредприятия или организации. Отстраненность предприятия от социальных проблем,его ориентация исключительно на производственный процесс уже является реалиямипрошлого. Современное предприятие определяет свое место не только вэкономической, но и социальной жизни общества. Конкретными и реальныминаправлениями социальных интересов предприятия являются не только его сотрудникии спонсорские объекты. Социальная роль предприятия активно проявляется в местерасположения его производственных структур. Коммуникационная политика,ориентированная на прилегающие к предприятию территории, обусловлена икадровыми интересами. В населенных пунктах, расположенных вблизи предприятия,проживают, как правило, его сотрудники и члены их семей. Таким образом,муниципальная активность предприятия является также фактором взаимодействия сперсоналом.
Важностьдобрососедских отношений определяется, в том числе, стремлением кпредотвращению территориальных конфликтов, возможных конфликтов из-за кризисныхи аварийных ситуаций. Для предприятий, производящих товары широкого спроса,население прилегающих территорий является также заинтересованным и особомотивированным слоем потребителей. Известно, что продукция предприятий,расположенных в зоне проживания, пользуется повышенным вниманием покупателей.
Экологическиесвязи обращены крешению вопросов экологического баланса и представления предприятия вдискуссиях о действиях в области охраны окружающей среды. Для производителейтоваров народного потребления и производителей продовольственных товаровдополнительной проблемой является экологическая безопасность производимогопродукта. Требования к экологической безопасности вызваны не только активноменяющимся общественным сознанием, но также крупными промышленными итехнологическими авариями и катастрофами, новыми эпидемиями домашних животных,болезнями растений, применением в аграрной отрасли химикатов и удобрений.
Подгруппавнешней среды,ориентированная на информационный сектор, выглядит следующимобразом:
· Связи и отношенияорганизации, установленные с:
o операторамиинформационного сектора (кроме СМИ);
o информационнымисистемами;
o средствами массовойинформации;
o влиятельнымижурналистами и аналитиками.
· Бизнес-системы:
o информационнаяполитика государства;
o национальнаясистема информационных сетей, каналов и распределения публичной информации вобществе;
o финансовая базасуществования субъектов информационного сектора
· Субъектыинформационного сектора, взаимодействующие с бизнесом:
o операторы-производителиинформации;
o операторы-информационныехранилища;
o информационныесети;
o журналистскоесообщество.
Отношенияс информационной средой у бизнеса очень интенсивные и имеют двустороннюю направленность.Основными тремя направлениями являютсямаркетингово-рекламная деятельность, пользование информационными системами икоммуникации PR. Все коммуникации происходят в рамках и по регламентам (традициям,стандартам), выработанным государством и обществом. Информационная политикагосударства целенаправленно формирует механизм распределения информации,степень ее доступности, полноты и объективности.
Организациипользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своеговнешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются спомощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Так, в сфереотношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданиюопределенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном илимеждународном уровне.
Классификациявнешней среды — важное условие понимания ее особенностей и структуры, ноне единственное, что необходимо знать менеджеру для планирования иосуществления успешного управления коммуникациями с ней. Внешняя среда являетсяне только источником коммуникационного потенциала и развития бизнесаорганизации, но и очагом рисков для нее. С внешней средой происходит не толькообмен информацией и идеями, но и ресурсами, включая людские. Чем более открытообщество, тем интенсивнее происходящее общение, тем выше вероятность полученияподдержки от внешней среды, но тем больше и риски, которые несет общение с ней.
/>/>
Методыразвития коммуникационных систем организации
Любаяорганизация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций/>. Повышение эффективности возможно на основе детального анализаиспользуемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или проваловв коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулированиеинформационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информацияне всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если ик тому, то не всегда своевременно.
Кроме того, вряде организаций существует проблема неравномерной информационнойнагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает«информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемымнаправлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступаетоптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров,повышение точности передаваемой информации.
В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующиеметоды:
· Управленческоерегулирование:
o четкоеопределение и формулирование задач;
o формированиечеткого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;
o планирование,реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;
o обсужденияпланов, задач, путей их решения.
· Совершенствованиесистемы обратной связи:
o перемещение людейиз одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;
o опрос работников,в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели ихдеятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальнымипроблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли ихруководитель предложения.
· Совершенствованиесистемы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или ихигнорирования на пути снизу вверх.
· Создание каналовинформационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)
· Внедрениесовременных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция идр.).
Управлениекоммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих вниманиеруководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научныйподход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:
· принципформирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества),партнерства и компетентности;
· принципрегулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц иподразделений;
· принципрационального использования рабочего времени руководителя;
· принципинформационного обеспечения коммуникаций, распределение информации дляустановления и поддержания необходимых коммуникаций;
· принципполномочий и ответственности;
· принципрегулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;
· принцип учетанеформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.
Современныесредства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электроннуюпочту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронныйобмен данными, интрасети.
Точныекоммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогаютему правильно определить качества работников и открывают путь для болееэффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблемаискажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чащебудут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самомделе.
Для улучшениявосходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем.
· Система действий,обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовностьруководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.
· Система действий,называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителемпредприятия — хороший способ познакомиться с положением делнепосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.
Неформальныекоммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а такжераспространением слухов/>. Система слуховхорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти доогромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научитьсяпользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационнойсети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членаминеформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или инымиработниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимуществосистемы неформальных коммуникаций — в ее большой гибкости, что нередкоблагоприятствует скорейшему распространению информации.
Некоторыевиды коммуникаций в организации
Современные электронные коммуникации/> осуществляютсяпосредством компьютера, подключенного к сети. В настоящее время деловая иличная переписка осуществляется благодаря разнообразным средствам электроннойсвязи. Также происходит обмен файлами и сообщениями с коллегами при помощисетевой системы электронной почты, используется одна или несколькоинформационных служб для контактов с партнерами и факсимильные сообщения длясвязи с людьми и фирмами, которые не имеют подключения к электронной почте.
Электроннаяпочта (E-mail)/> базируется на сетевом использовании компьютеров, позволяетпользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.Здесь может иметь место как однонаправленная связь, так и двухсторонняя(многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте).
Электроннаяпочта предоставляет различные возможности в зависимости от используемогопрограммного обеспечения. Например, чтобы посылаемое сообщение стало доступновсем пользователям электронной почты, его помещают на компьютерную доскуобъявлений. Также можно отправить сообщение с уведомлением о его полученииадресатом. Потенциал современной электронной почты не ограничен указаннымиспецификами.
Организация,которая принимает решение о внедрении электронной почты, может приобрестисобственное техническое и программное обеспечение и создать собственнуюлокальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. С другойстороны, можно купить услугу использования электронной почты, предоставляемуюспециализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Аудиопочта представляет собой систему связи дляпередачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо наборасообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредствомтелефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Даннаясистема включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналовв цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений вцифровой форме. Реализация аудиопочты происходит также в сети.
Почта дляпередачи аудиосообщений эффективно используеся для группового решения проблем ворганизации. Для этого отправитель дополнительно указывает список получателей,которым предназначено сообщение. Система самостоятельно обзванивает указанныхсотрудников (потенциальных получателей информации) и передает им необходимоесообщение.
Главное преимущество аудиопочты, по сравнению с электронной, в еепростоте — нет необходимости ввода данных с клавиатуры при ее использовании.
/>/>
Разновидностисетевых телекоммуникаций
Факсимильнаясвязь основана наиспользовании факс-аппарата, способного читать документ на одном концекоммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой илегкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему,независимо от их местонахождения.
Аудиоконференция представляет собой голосовое общениенескольких лиц, которые находятся в различных географических точках,посредством использования системы коммуникаций, компьютерных технологий илителефона.
Техническимсредством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащеннаядополнительными устройствами, что позволяет взаимодействовать более чем двумучастникам, при этом не требуется наличие компьютера. Использованиеаудиоконференции облегчает принятие тех или иных решений, оно довольно дешево иудобно.
Аудиоконференциипозволяют избежать ненужных затрат на командировки. Людям приходится ездить вкомандировки по множеству причин: чтобы встретиться с клиентом, чтобы заключитькрупную сделку (и отпраздновать ее потом), чтобы решить сложную проблему приличном участии, чтобы пообщаться с коллегами на выставке или съезде. Однакоочень часто без этих поездок можно и обойтись, например когда необходимопривлечь внимание клиента (иногда, кажется, что другого способа просто нет),переговорить с одним или двумя людьми по поводу проекта, провести стандартнуюпрезентацию для коллег, пообщаться напрямую, в деловой среде, тем более чтопрограммы работы на дому и локальные небольшие офисы получают все большеераспространение ввиду их преимуществ с точки зрения затрат, продуктивности истиля жизни.
Видеоконференция — система с двухсторонней передачейвидеоизображений. Данная система связи используется коммуникантами, удаленнымидруг от друга на значительное расстояние. Проведение видеоконференцийосуществляется без применения компьютера. Посредством видеоаппаратурыодновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Впроцессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительноерасстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников.
Видеоконференциипозволяют сократить транспортные и командировочные расходы, вместе с тем,данный тип связи позволяет привлечь к решению проблем максимальное количествоменеджеров и других сотрудников, территориально удаленных от главного офиса.
Наиболеепопулярны три конфигурации построения видеоконференций:
· односторонняявидео- и аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении, например отруководителя проекта к исполнителям);
· односторонняявидео- и двухсторонняя аудиосвязь (дает возможность участникам конференции,принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающимвидеосигнал участником);
· двухсторонняявидео- и аудиосвязь (видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции).
Компьютерныеконференцииоснованы на применении компьютерных систем для обмена информацией междусотрудниками, решающими определенную проблему. Преимущество данной технологии втом, что количество участников компьютерной конференции может быть во много разбольше, чем аудио- и видеоконференций.
В литературечасто встречается термин «телеконференция». Телеконференция включает в себя тритипа конференций: аудио-, видео- и компьютерную.
Видеотекст основан на использовании компьютерадля получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Для компаний,принимающих решение об использовании видеотекста, имеются тривозможности получения информации в форме видеотекста:
· создание файловвидеотекста на собственных компьютерах;
· заключениедоговора со специализированной компанией на получение доступа к разработаннымею файлам видеотекста (файлы, специально предназначенные для продажи, могутхраниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, илипоставляться клиенту на магнитных или оптических дисках);
· заключениедоговора с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
В настоящеевремя популярным становится обмен каталогами и прайс-листами продукции междукомпаниями в форме видеотекста. Услуги компаний, работающих в сфере продаживидеотекста, начинают конкурировать с печатной продукцией (газетами, журналамии пр.). Так, актуальным становится заказ текущих сводок биржевой информации,газеты или журнала в форме видеотекста.
Сохраненное вцифровом формате изображение в любой момент может быть выведено в его реальномвиде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптическиедиски, обладающие огромными емкостями.
Идея храненияизображений не нова, так, раньше для этого использовались микрофильмы имикрофиши. Данная технология появилась благодаря созданию оптического диска вкомбинации с цифровой записью изображения.
Кризисныекоммуникации
Экономическийи социальный успех предприятия или организации зависит от целого ряда факторов.Жизненно важными являются не только плановое развитие, но и кризисныеситуации. Правильная стратегия предприятия в кризисной ситуации можетобеспечить его выживание, минимизацию потерь и даже стать предпосылкойпоследующего роста. Причины кризисных ситуаций можноразделить на три условные группы:
· причины,связанные с какими-либо стихийными явлениями (катастрофы, пожары, аварии,разрушения);
· причины,обусловленные производственными процессами (заражение или вред, причиненныйпроизводимым продуктом, неконтролируемые выбросы в атмосферу, загрязнениеокружающей среды и пр.);
· причины,вызванные административными и социальными факторами (действия конкурентов,утрата конкурентоспособности, резкое падение курса акций, смена руководствапредприятия, слухи, вынужденное значительное сокращение рабочей силы, кризисрынка).
Кроме того,кризисные ситуации могут быть классифицированы по принципу ожидаемости. Такимобразом, выделяются предсказуемые и непредсказуемыеситуации.
К непредсказуемым ситуациям относятся события, которые происходятнеожиданно и практически не оставляют времени для ответной реакции.
К предсказуемым ситуациям относятся такие, возникновение которыхвозможно было предположить. Такие кризисы оставляют время на подготовку иработу по их преодолению, но в результате длительного брожения могутразвиваться молниеносно. Например, на предприятиях химической промышленностизаранее прорабатываются не только меры по устранению возможных кризисныхситуаций, но и информационная стратегия, пути оповещения общественности ослучившемся.
Работа в области кризисных коммуникаций включает в себя:
· составлениесписка возможных проблем;
· прогнозированиевозможных реакций в результате кризисного развития той или иной проблемы;
· разработкусовместно с руководством и группами специалистов оперативных стратегий послевозможных кризисных ситуаций;
· анализ ситуации свыявлением возможных последствий того или иного события для предприятия и егоокружения;
· составление планаинформирования сотрудников, населения, партнеров и т.д. о возникшей ситуации;
· реализациюпрограммы действий.
Необходимопомнить, что главным антикризисным средством является информационнаяоткрытость/>.
В числепервоочередных коммуникационных предприятий – открытие специальной кризисной информационнойслужбы, «горячего телефона», постоянно действующей службы для прессы, в которуюможно обратиться для получения расширенной информации.
Вотделе корпоративных коммуникаций на возможный случай кризисной ситуации должны бытьпроработаны варианты информации для:
· общественности вцелом. Эта информация распространяется через СМИ;
· сотрудниковпредприятия;
· акционеров иинвесторов, а также тех, чье мнение непосредственно влияет на котировки акций;
· государственныхорганов и органов местного самоуправления;
· поставщиков,партнеров и посредников предприятия;
· клиентов ипотребителей.
Специальныеинформационные мероприятия должны быть подготовлены также на случайзначительного сокращения на предприятии рабочих мест. В условиях рыночнойэкономики такое сокращение может быть вызвано прекращением или досрочнымпрекращением выпуска какого-либо вида продукции, сменой собственника,ликвидацией подструктуры и прочее.
Антикризисныемероприятия предусматриваются в том случае, если сокращению подлежит большоеколичество сотрудников. Важным моментом является не спровоцировать ипредотвратить забастовки, которые могут негативно сказаться на качествепродукции, ухудшить микроклимат на предприятии, содействовать увеличениюпотерь. В числе антикризисных мероприятий в период массовых сокращений могутбыть различные виды соглашений с сотрудниками. Например, соглашения ссотрудниками предпенсионного возраста о возможности досрочного выхода на пенсию(с выплатой пенсии из кассы предприятия). Возможны соглашения и выплатыпремиальных тем сотрудникам, которые по собственной инициативе освободятрабочие места. В таком случае необходимо следить, чтобы предприятие не покинулиособо ценные и высококвалифицированные кадры.
Проводяинформационные антикризисные мероприятия необходимо учитывать рядфакторов:
· необходимопродемонстрировать, что кризисная ситуация находится под контролем;
· информация окризисе должна исходить из одного источника. Это важно также для недопущенияслухов. Каналы распространения информации должны быть максимально сужены;
· параллельнуюинформацию о кризисе лучше исключить;
· вовзаимоотношениях с журналистами использовать принцип доверительной открытости.Информационный голод может побудить журналистов к самостоятельному поискуфактов и неблагоприятному их комментированию;
· публичныеизвинения и признание заслуженной вины предприятия не вредят его авторитету.Честные открытые диалоги помогут вернуть доверие общественности.
Заключение
В ходе работы былирассмотрены различные коммуникации в организации, ее коммуникационная система вцелом, некоторые направления, виды и методы.
Коммуникационная система– это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся поорганизации. Правильная коммуникация — это признак здоровой, производящей организациии ценных производящих руководителей и сотрудников.
В организации существуютразные системы коммуникаций: внутренняя и внешняя. Внутренняя коммуникационнаясистема представлена межличностными и организационнымикоммуникациями. Внешняя — коммуникациями с партнерами,потребителями, конкурентами, инвесторами,различными органами власти, взаимодействиями со средствами массовойинформации и т. д.
В работе рассмотренынекоторые методы развития коммуникационных систем организации, так как любаяорганизация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций;некоторые виды коммуникаций непосредственно в самой организации, например,телефон-факс, электронная почта, видеоконференция; и методы и коммуникации наслучай кризиса.
Получается, работа надкоммуникациями организации – это целая система. И чтобы вся эта системаработала правильно и исправно нужно постоянно работать над ее улучшением. Такаясистема требует времени и сил, но помогает тому, чтобы функции отделений иотделов быстрее выполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали вруки клиентов.