Аналіз процедур управління
Зміст
Вступ
1. Поняття управлінняорганізацією та технології управління
2. Процедуриуправління: поняття і види
Висновок
Література
Вступ
Ринковий механізм господарювання, заснованийна вільному підприємництві та конкуренції, постійній зміні зовнішніх і внутрішніхфакторів в управлінні виробництвом, боротьбі за ефективні ринки збуту, вимагаєвід сучасного менеджера постійного оволодівання новими знаннями та вміннякористуватися ними в практиці управління. Важливу частину цього арсеналу, якпоказує світовий досвід, представляє наука менеджменту, т. е. наука управляти.
Політика управління змінюється в залежностівід етапів життєвого циклу підприємства і організації в цілому, і самої системиуправління зокрема. Не існує ідеальної типової структури і системи управління,яка з однаковим успіхом функціонує в різних умовах і тривалий час без істотнихзмін, хоча б уже тому, що в них задіяний різний кадровий склад управління.
Послідовність формування функцій управліннявизначається різними процедурами та цілями організації. Необхідно мати наувазі, що в умовах високої конкуренції організаційна структура і вся системауправління повинні бути гнучкими і еластичними, забезпечувати швидке і вільнепросування інформації знизу вгору і назад, оперативно перепризначувати іреструктурувати функції і завдання організаційного та функціональногоуправління.
Таким чином, технологія управління, зокрема,процедури управління, є одним з чинників зростання підвищення економічногопотенціалу підприємства. Розглянемо в цій роботі більш детально питання аналізупроцедур управління.
управління економічний потенціал алгоритмізаціярішення
1. Поняття управління організацією татехнології управління
Як будь-який продукт людської діяльностіорганізації мають двояку природу: суб'єктивну, обумовлену особистіснимтворінням, і об'єктивну — обумовлену громадським створенням і призначенням.
Об'єктивна природа організацій обумовлена ще йтим, що вони — живі. Організації зачинаються, народжуються, дорослішають,старіють, і, нарешті, помирають. Життя організацій часто спливає непомітно, алеіноді їх кризи тягнуть за собою драми і трагедії особистостей, народів іпоколінь.
Розглянемо загальноприйняте зміст поняття«організація». Відповідно до визначення, даного у філософськомуенциклопедичним словнику, організація це:
1) внутрішня упорядкованість, узгодженістьвзаємодії більш-менш диференційованих і автономних частин цілого, обумовленайого будовою;
2) сукупність процесів або дій, що ведуть доутворення і вдосконалення взаємозв'язків між частинами цілого;
3) об'єднання людей, спільно реалізують деякупрограму або мету і діють на основі певних процедур і правил.
Стосовно до організаційних систем механізмфункціонування — це сукупність правил, законів і процедур, що регламентуютьвзаємодію учасників організаційної системи. Більш вузьким є поняття механізмууправління — сукупності процедур прийняття управлінських рішень в організаціях.
Особливе місце в структурі діяльностіорганізації займають ті компоненти, які в разі індивідуального суб'єктаназиваються саморегуляцією, а у випадку колективного суб'єкта, колективноїдіяльності — управлінням.
Саморегуляція являє собою замкнутий контуррегулювання. У процесі саморегуляції суб'єкт на підставі оцінки досягнутихрезультатів коригує компоненти своєї діяльності.
Розглянемо різні визначення поняття«управління». Управління — елемент, функція організованих системрізної природи: біологічних, соціальних, технічних, забезпечує збереження їхпевної структури, підтримання режиму діяльності, реалізацію програми, цілі діяльності".
Управління — «напрям рухом кого /чого-небудь, керівництво діями кого-небудь».
Управління — вплив на керовану систему з метоюзабезпечення необхідного її поведінки ".
Існує і безліч інших визначень, відповідно дояких управління визначається як: елемент, функція, вплив, процес, результат,вибір і т.п.
Управління організаційною системою — складнийпроцес. Його основні етапи:
— Моніторинг та аналіз основних показниківдіяльності;
— Стратегічний аналіз внутрішнього ізовнішнього середовища організаційної системи;
— Визначення цілей і місії організації;
— Генерація стратегічних альтернатив;
— Вибір управлінських рішень;
— Уточнення стратегічних та оперативних планівза основними функціональними складовими діяльності.
Під технологією рішення задач управління організаційнимисистемами розуміється сукупність методів, операцій, прийомів і так далі,послідовне здійснення яких забезпечує вирішення поставленого завдання.
Перший етап — побудова моделі — полягає вописі реальної організаційної системи у формальних термінах, тобто завданніскладу і структури організаційної системи, цільових функцій і множин допустимихстратегій учасників системи, їх інформованості, порядку функціонування, гіпотезпро поведінку і т.д.
Другий етап — аналіз моделі — дослідженняповедінки учасників при тих чи інших механізмах управління.
Вирішивши завдання аналізу, тобто, знаючиповедінку керованих суб'єктів при різних управліннях, можна переходити дотретього етапу — рішення:
— Прямий завдання управління, тобто завданнясинтезу оптимальних керуючих впливів, що полягає в пошуку допустимих управлінь,які мають максимальну ефективність;
— Зворотною завдання управління — пошукумножини допустимих управлінь, переводять організаційну систему в заданий стан.
Маючи набір рішень задачі управління, необхідноперейти до четвертого етапу, тобто досліджувати їх стійкість. Дослідженнястійкості увазі рішення, як мінімум, двох завдань.
Перше завдання полягає у вивченні залежностіоптимальних рішень від параметрів моделі, тобто є завданням аналізу стійкостірішень (коректності оптимізаційної задачі, чутливості, стійкості принципівоптимальності і т.д.) у класичному розумінні.
Друге завдання специфічна для моделюванняматематичного. Вона полягає в теоретичному дослідженні адекватності моделіреальної системи, що має на увазі вивчення ефективності рішень, оптимальних умоделі, при їх використанні в реальних організаційних систем, які можуть в силупомилок моделювання відрізнятися від моделі.
Отже, перераховані вище чотири етапи полягаютьу загальному теоретичному вивченні моделі організаційної системи. Для того щобвикористовувати результати теоретичного дослідження при управлінні реальноїорганізаційної системи, необхідно провести настроювання моделі, тобтоідентифікувати модельовану систему і провести серію імітаційних експериментів — відповідно п'ятий і шостий етапи. Вихідними даними для ідентифікації системислужать узагальнені рішення, які обмежуються наявною інформацією про реальнусистемі.
Завершальним є сьомий етап — етапвпровадження, на якому здійснюється навчання управлінського персоналу,впровадження в реальну організаційну систему розроблених і досліджених напопередніх етапах механізмів управління з наступною оцінкою ефективності їхпрактичного використання, корекцією моделі і т.д.
Наявність в організації певної сукупностіконкретних механізмів управління привабливе як з точки зору керуючого органу — тому що дозволяє передбачити поведінку керованих суб'єктів, так і з точки зорукерованих суб'єктів — так як робить передбачуваним поведінка керуючого органу. Тобтозниження невизначеності за рахунок використання механізмів управління є одним зістотних властивостей будь-якої організації інституту як соціального.
Процес управління в динаміці можна представитиза допомогою елементів, (трудові руху), операцій і процедур. Керуючий органобирає ту чи іншу процедуру прийняття управління (той чи інший механізмуправління, тобто залежність своїх дій від цілей організації та дій керованихсуб'єктів).
Розглянемо в наступному розділі більш детальнопитання процедур управління.
2. Процедури управління,поняття і види
Щоб правильно організувати кожнийфункціональний процес у системі управління, необхідно:
— Визначити кількість, послідовність іхарактер операцій, які становлять процес;
— Підібрати (розробити) для кожної операціївідповідні способи, прийоми (методику), технічні засоби;
— Визначити оптимальні умови протіканняпроцесу в часі та середовищі.
Велике значення має аналіз, дослідженняорганізаційних операцій, опис їх, типізація і стандартизація, а звідси іпроектування, суміщення однорідних операцій, переведення їх на машинневиконання з метою зниження трудомісткості процесу управління.
Зміна операцій, їх поєднання, взаємозв'язок,перехід один в одного визначається процедурами, які представляють собоюсукупність різноманітних управлінських операцій, що виконуються за певноюсхемою (алгоритмом).
Поняття «процедура» відображаєпорядок підготовки, розгляду, обговорення, виконання ряду послідовних іпаралельних операцій у процесі управління, припис про порядок виконання будь-якіроботи в апараті управління. Технологія управління тісно пов'язана з процесомалгоритмізації операцій і процедур у рамках тих чи інших функцій керуючоїсистеми.
Алгоритм досліджуваного (проектованого)організаційного або інформаційного процесу являє собою правила послідовноїорганізації певних, пов'язаних один з одним операцій, на які цей процес можебути розкладений і які мають бути здійснені для досягнення мети, що стоїтьперед даною системою, що управляє. При цьому весь процес як би розкладається зверхувниз, тобто від конкретної функції управлінського апарату до під функції(частини функції), від під функції до конкретну процедуру і далі до операції.
Управлінська процедура являє собою системупослідовно реалізованих приписів (правил) про виконання в певному порядкуорганізаційних, інформаційних та інших операцій, що призводять до вирішеннязавдань, що стоять перед системою управління.
Процедури відрізняються за рядом ознак ікласифікуються наступним чином:
1. За посадовою ознаками на творчі, логічні, атакож на технічні. Питома вага творчих операцій у керівників становить до 60шістдесяти, у фахівців — 40 відсотків, у технічних виконавців — до 20.
2. За змістом — на інформаційні,логіко-розумові й організаційні.
3. За ступенем повторюваності на повторювані інемає.
4. За рівнем механічної комплектації: ручні,механізовані, автоматизовані, машинно-ручні.
5. За характером поєднання в часі напослідовні, паралельні, послідовно-паралельні.
Роль процедур в ефективному процесі управліннядуже велика. У рамках однієї функції управління процедури можуть бутивнутрішніми і зовнішніми.
До внутрішніх процедур управління як процесувідносяться:
— Інформаційна підготовка;
— Розробка варіантів рішень;
— Прийняття рішення керівником;
— Організацій його виконання;
— Контроль.
Вхідний вплив надходить від попереднього етапупроцедури управління, а вихідний вплив надходить на наступний. З процедурамиінформаційної підготовки, розробки варіантів рішення і організації виконанняутворюються функціональні зв'язки, а з процедурою прийняття рішення — лінійніабо функціональні в залежності від пріоритету процедури. Зазвичай вхідний впливнаправлено на процедуру прийняття рішення.
При свідомому проектуванні технологіїуправління можна уникнути непотрібних і другорядних процедур управління,виключити дублювання робіт, скоротити документообіг, сформулювати чіткікритерії до якості результату на кожному етапі управлінського процесу.Технологія дозволяє підсилити ефект людських дій шляхом поєднання окремихелементів в єдиний ланцюг.
Одночасно це вносить розумну організованість всам процес управління за рахунок введення норм і правил виконання окремихоперацій. При цьому для трудового процесу осіб, причетних до управлінняпідприємством, застосовуються такі категорії, як технологічна дисципліна,регламент і т. д. Цей аспект технологізації управління дозволяє більш ефективнозастосовувати методи мотивації.
Висновок
Для керівників у практиці управління особливезначення має технологія вироблення і прийняття управлінського рішення. Вона являєсобою цілеспрямований, взаємопов'язаний, упорядкований набір методів і прийомівдіяльності суб'єкта управління з вибору управлінських альтернатив.
Для прийняття управлінського рішення потрібновикористовувати певними процедурами. Процедура — певна регламентованапослідовність здійснення процесу управління.
Серед основних процедур управліннявиділяються:
— Діагноз проблеми або об'єкта управління;
— Формулювання обмежень і вибір критеріїв дляприйняття рішення;
— Виявлення управлінських альтернатив;
— Оцінка альтернатив;
— Остаточний вибір альтернатив і формуваннярішення;
— Організація виконання рішення;
— Контроль виконання управлінського рішення;
— Встановлення зворотного зв'язку з об'єктомуправління, при необхідності, коректування мети.
Для вироблення оптимального рішення можутьзастосовуватися методи аналізу альтернатив, аналітичні методи, статистичніметоди, метод математичного програмування, матричний метод (з теорії ігор),методи психологічної активації і методи підключення нових інтелектуальних джерел.
Прийняте управлінське рішення доводиться довиконавців шляхом усної постановки завдань, письмового доведення, передачеюформалізованих команд.
Можна виділити наступні істотні ознакиефективних управлінських технологій.
1) Для будь-якої технології характерний поділєдиного трудового процесу на етапи, фази, стадії або процедури. Такий поділреалізує основні переваги технологізації управління, про які говорилося вище.
2) Введення технології покликане забезпечуватикоординацію і синхронізацію окремих етапів, стадій або процедур, що дозволяєотримати ефект від системності або комплексності процесу управління.
3) Технологія передбачає однозначністьвиконання процедур і операцій. Це дуже важлива умова, тому що чим більшевідхилення при виконанні окремих процедур, тим більше небезпека неефективногоуправління в цілому.
4) Структура управлінської технології, щовизначаються нею методи, прийоми, техніка, документи, організація робіт,кваліфікація виконавців, терміни і тривалість процедур повинні мати цільову спрямованість,орієнтувати на забезпечення ефективності технологічного процесу, тобто надосягнення високої якості управління.
Література
1. Бурков В.М., Коргін Н.А.,Новіков Д.А. Введення в теорію управління організаційними системами. — М:Ліброком, 2009… — 264 с.
2. Глухів В.В. Менеджмент. Підручник. — СПб: Питер, 2008. — 608 с.
3. Дорофєєв В.Д., Шмельова О.М., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. — М:Инфра-М, 2008… — 440 с.
4. Зайцев Н.Л. Економіка, організація і управління підприємством. — М:Инфра — М, 2008… — 455 с.
5. Злобіна Н.В. Управлінські рішення. — Тамбов: ТДТУ, 2007. — 80 с.
6. Лукичева Л.І. Управління організацією. — М: Омега-Л, 2006… — 360С.
7. Личкіна М.М. Імітаційні моделі в процедурах та системах підтримкиприйняття стратегічних рішень на підприємствах / / Бізнес-інформатика. 2007
8. Михальова Є.П. Менеджмент. Конспект лекцій. — М: Юрайт-Издат, 2009 .
9. Моїсеєва Н.К., Стерлігова О.М. Диференціація та інтеграція процесівяк об'єктів управління в організації / / Вісник Самарського державногоекономічного університету. 2008 рік. № 10. С. 85-88.
10. Основи менеджменту / Под ред. Афонічкіна А.І. — СПб: Питер, 2007.
11. Смирнов Е.А. Теорія організації. — М: Инфра-М, 2003… — 248 с.
12. Степочкіна Е.А., Терьохіна М.А. Реальне управління як перспективарозвитку менеджменту / / Известия Волгоградського державного технічногоуніверситету. 2005 рік. № 5. С. 118-126.
13. Фрольченко С.С. Процедура підготовки та прийняття антикризовихрішень / / Вісник Тольяттінського державного університету сервісу. Серія:Економіка. 2007 рік. № 2. С. 249-253.
14. Шихао Л. Удосконалення процедури прийняття управлінських рішень вгалузі управління персоналом / / Економічні науки. 2009 рік. № 54. С. 90-93.