Информационные технологии в управлении

РЕФЕРАТ

по курсу «Менеджмент»

по теме: «Информационные технологии в управлении»

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Информация - это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

ручная ИТ;

механическая ИТ;

электрическая ИТ;

электронная:

появление больших ЭВМ в конце 70-х;

появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

Распределённая компьютерная техника;

Дружественное программное обеспечение;

Развитые коммуникации;

Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

· организационная;

· распорядительная;

· организационная;

· информационно-справочная;

· по личному составу;

· плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

· Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

сканирование документов;

запись на сервер;

классификация документов;

передача изображений на рабочую станцию;

поиск изображений по отдельным элементам;

рассылка и печать.

Система оптического распознавания символов - для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

сканирование;

распознавание текста;

форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

обучаемые (FineReader);

интеллектуальные (Cunei Form).

Система управления документами (DMS) - для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

индексирование документов

полнотекстовый поиск по ключевым словам;

ассемблирование документов;

организация доступа к документу независимо от места его хранения;

защита данных;

организация выдачи и возврата документа;

контроль версии документа;

рассылка документа.

Пример: Documentum.

Система автоматизации коллективной работы над документами - для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

электронная почта;

поддержка видеоконференций;

управление изображениями;

совместное использование документов;

маршрутизация;

календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

описание бизнес - процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

организация хранения документов и возможность их просмотра;

организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

установка прав на работу с документами;

контроль исполнения документа;

поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс технических средств составляют:

· компьютеры любых моделей;

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

· устройства передачи данных и линий связи;

· оргтехника и устройства автоматического съема информации;

· эксплуатационные материалы и др.

Сеть - это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

· построить распределенные хранилища информации (базы данных);

· расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

· повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

· создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;

· снизить стоимость обработки информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

1. Технология «клиент - сервер».

2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.

3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Существует несколько сотен редакторов текстов - от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

Основные функции текстовых процессоров:

1. Ввод и форматирование текста

2. Хранение и воспроизведение

3. Разметка

4. Редактирование

5. Верстка

6. Печать

7. Орфография

8. Деловая графика

Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:

1. Мастер создания писем.

2. Фоновая проверка грамматики.

3. Средства рисования таблиц.

4. Решение для Internet-Intronet:

· гипертекстовые ссылки

· создание HTML страниц

5. Инструментарий для коллективной работы.

6. Электронная почта, списки-ссылки.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функции Excel-2000

1. Автокоррекция при вводе формул

2. Настраиваемые ячейки

3. Новые показатели

4. Наглядная печать

5. Многоступенчатая отмена

6. Решение для Internet-Intronet

7. Web-запросы

8. Многопользовательский режим работы

9. Импорт из HTML формата

5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

Типы структур БД:

Линейные списки.

Цепной список.

Инвертированный файл.

Индексный файл.

Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.

Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать - реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

Безопасность СУБД - защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.

Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).

2. Управление доступом информации:

· идентификация пользователя;

· авторизация (проверка полномочий);

· регистрация обращения к защищенным ресурсам;

· реагирование системы при попытках несанкционированных действий.

3. Механизм шифрования.

4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.

5. Принуждение - метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.

6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.

6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации

Основные отличия ГВС и ЛВС:

ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).

ГВС - общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС - специальные каналы связи.

INTERNET - новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.

Имеется два типа доступа в INTERNET.

1. Режим Shell.

К интерфейсу подключается только ПК провайдера.

Основные черты:

- пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).

- К Internet подключен только ПК провайдера.

2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)

- ПК пользователя становится частью Internet.

- провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet

Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.

Список литературы

1. Борзов К.Л. Менджмент. - М.: Юристъ, 2003.

2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005

3. Менеджмент: Конспект лекций. - М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006.

4. Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007.