Зміст
Вступ
1. Загальнахарактеристика організації
2. Розробка своєїоблікової системи на прикладі Microsoft Access
2.1 Призначення і функціїсистеми
2.2 Обсяги вхідноїінформації
2.3 Інформаційна базазадачі
2.4 Проблеми якостівхідної інформації, пропозиції
Висновки
Список використаноїлітератури
Вступ
Комп'ютерніінформаційні системи відіграють значну роль на сучасних підприємствах і ворганізаціях. Вони безпосередньо впливають на планування і прийняттяуправлінських рішень, номенклатуру і технологію виготовлення та реалізаціїтоварів і послуг.
Сучаснийетап розробки інформаційних систем в економіці характеризується створеннямнових видів інформаційних систем, до яких належать експертні системи, системипідтримки прийняття рішень, інформаційно-пошукові системи, системи зі штучнимінтелектом, виконавчі інформаційні системи та інші.
Діяльністьгосподарського суб'єкта базується на трьох компонентах: системі управлінняпідприємством; його економічній системі і інформаційних технологіях, щовикористовуються як інструментарій двох попередніх компонентів. Центральноюланкою комп'ютерної інформаційної системи підприємства є бухгалтерськаінформаційна система, де хронологічно і систематично накопичуються іоброблюються дані, пов'язані з обліком, контролем, плануванням, аналізом ірегулюванням. На основі цих даних формується інформація про роботупідприємства, порівнюються фактичні показники і нормативні, формулюютьсяглобальні і локальні напрями діяльності, розроблюються пропозиції повстановленню причин відхилень і коригуванню результатів, здійснюєтьсяпрогнозування ефективності політики управління підприємством.
1.Загальна характеристика організації
Бюджетна установа Територіального центру «Захист», якийобслуговує самотніх інвалідів 1, 2, 3 групи і дітей інвалідів по Ахтирськомурайону Сумської області знаходиться за адресою: м. Ахтирка, Сумської області, вул.Макаренка 5. Територіальний центр «Захист» являється самостійною організацією,нараховує у своєму штаті 138 співробітників.
Організація є юридичною особою, має самостійний баланс,печатку, розрахунковий рахунок та інші рахунки в КБ «ПриватБанк».
Формавласності установи – комунальна.
Основнийвид діяльності – благодійність. ТЦ «Захист» надає гуманітарні допомогиінвалідам всіх груп.
2.Розробка своєї облікової системи на прикладі Microsoft Access
2.1Призначення і функції системи
Інформаційнасистема є комунікаційною системою по збору, передачі, переробці інформації прооб'єкт, забезпечуючи працівників різного рангу інформацією для реалізаціїфункції управління. Інформаційна система створюється для конкретного об'єкту.
СУБД (система управління базами даних) є універсальнимпрограмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) базданих на зовнішніх пристроях, що запам'ятовують, а також доступу до даних і їхобробки. СУБД підтримує один з можливих типів моделей даних – мереживу,ієрархічну або реляційну, які є однією з найважливіших ознак класифікації СУБД.СУБД забезпечують багатоцільовий характер використовування бази даних, захист івідновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитіввисокого рівня робить СУБД зручним засобом для кінцевого користувача. Основнимизасобами СУБД є:
– засоби завдання (описи) структури бази даних;
– засоби конструювання електронних форм, призначених длявведення даних, перегляду і їх обробки в діалоговому режимі;
– засоби створення запитів для вибірки даних за заданихумов, а також виконання операций по їх обробці;
– засоби створення звітів з баз даних для висновку надрук результатів обробки в зручному для користувача вигляді;
– мовні засоби – макроси, вбудована алгоритмічна мова (Dbase, Visual Basic або інші), мовазапитів (SQL) і т. п., які користуються для реалізації нестандартнихалгоритмів обробки даних, а також процедур обробки подій в задачах користувача;
– засоби створення додатків користувача (генераторидодатків, засобу створення меню і панелей управління додатками), дозволяючиоб'єднати різні операції роботи з базою даних в єдиний технологічний процес.
База даних – це сукупність даних, організованих на машинномуносії засобами СУБД. У базі даних забезпечується інтеграція логічно зв'язанихданих при мінімальному дублюванні даних, що зберігаються. База даних включаєдані, що відображають деяку логічну модель взаємозв'язаних інформаційнихоб'єктів, що представляють конкретну наочну область. База даних організовуєтьсявідповідно до моделі і структур даних, які підтримуються в СУБД.
СУБД в розрахованих на багато користувачів системах. Базаданих, як правило, містить дані, необхідні багатьом користувачам. Отриманняодночасного доступу декількох користувачів до загальної бази даних можливе приустановці СУБД в локальній мережі персональних комп'ютерів і створеннірозрахованої на багато користувачів бази даних. До основних властивостей СУБД ібази даних можна віднести:
– відсутність дублювання даних в різних об'єктах моделі,забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування;
– несуперечність даних;
– цілісність бази даних;
– всілякі вибірки даних і їх використовування різнимизадачами і додатками користувача;
– захист даних від несанкціонованого доступу засобамирозмежування доступу для різних користувачів,
– можливість модифікації структури бази даних безповторного завантаження даних;
– наявність мови запитів високого рівня, орієнтованогона кінцевого користувача, який забезпечує висновок інформації з бази даних побудь-якому запиту і представлення її у вигляді відповідних звітних форм,зручних для користувача.
2.2 Обсяги вхідноїінформації
Позамашиннеінформаційне забезпечення включає позамашинну інформаційну базу і засоби їїведення. Інформаційна база об'єднує власне інформацію поза машинну сферинаочної області, а засоби її організації і ведення призначені для забезпеченняроботи в ній. Позамашинную інформаційну базу утворюють дані, що містяться вдокументах.
Позамашинна інформаційна база включає нормативно-довідкову,планову (тобто умовно-постійну) інформацію (облікову) інформацію деякої наочноїобласті.
Рішення по інформаційній базі припускають визначення складуінформації, необхідної для вирішення задач користувача. Крім того, повинна бутивиявлена логічна структура інформації, що дозволяє перейти до етапуформалізації і моделювання даних, необхідного для автоматизованої обробки.Структуризація інформації позамашинной сфери знаходить віддзеркалення в їїуявленні окремими структурними одиницями, їх угрупуванням в документах,впорядкуванні по класифікаційних ознаках.
Документи позамашинной сфери. Документи є основним носіємінформації у позамашинной сфері. Документи відповідно до функцій управлінняпідрозділяються на нормативно-довідкові, планові і інші документиумовно-постійної інформації, мало змінної в часі, і документи оперативної,первинної облікової інформації, що фіксує протікання тих або інших процесів. Унашій задачі позамашинной інформацією є акт обстеження матеріально-побутовихумов інваліда і накладні по видачі гуманітарної допомоги.
2.3 Інформаційна базазадачі
Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення включаєінформаційну базу на машинному носії і засоби її ведення. До внутрішньомашинної інформаційної бази відноситься база даних, структура якої відображаємодель логічно взаємозв'язаних даних конкретної наочної області, а також окреміне взаємозв’язані масиви вхідних, вихідних і проміжних даних, що зберігаються намашинному носії. У базі даних, підтримуваній засобами СУБД, зберігаєтьсянормативно-довідкова, планова, тобто умовно-постійна, інформація, і оперативна,облікова інформація.
Найважливішою задачею розробки внутрішньо машинноїінформаційної бази є ефективна організація даних, що зберігаються на машиннихносіях. Внутрішньомашинна інформаційна база включає дані, які поступають зпозамашинной сфери – з документів, планових і оперативних документів і т.д.Частина даних внутрішньо машинної інформаційної бази може формуватися в процесірішення задач або поступати по каналах зв'язку з інших систем.
Внутрішньомашинна інформаційна база характеризується складомі структурою масивів, способами організації і доступу до даних на машиннихнасіях. Залежно від використовуваних програмних засобів організація масивівможе мати свої особливості. Інформаційні масиви можуть бути організовані увигляді окремих незалежних файлів (файлова організація) або бути у складі базиданих, що є інтегрованою сукупністю взаємозв'язаних масивів.Алгоритм рішення
Укрупнений алгоритм рішення комплексу задач зводиться довказівки послідовності звернення до таблиць бази даних для вибірки необхідноїінформації і застосуванням операцій реляційної алгебри.
Алгоритм рішення задачі комплексу представляється у виглядінабору реляційних процедур. Так, для формування вихідного документа «Одержалидопомогу в 2005 році» послідовно звертаються до таблиць «Січень 2008», «Лютий 2008»,«Березень 2008», «Квітень 2008», «Травень 2008», …, «Грудень 2008», реляційна операціяЗ'єднання сполучає відносини (таблиці) по загальних ключах зв'язку.
Алгоритм рішення задачі – це система точно сформульованихправил, що визначають процес перетворення вхідної інформації у вихідну закінцеве число кроків.
Розглянемо на прикладі Територіального центру «Захист», який обслуговуєсамотніх інвалідів 1, 2, 3 групи і дітей інвалідів по Ахтирському району Сумськоїобласті, роботу СУБД «АССЕSS».
БАЗА ДАНИХ
Створеннятаблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапі визначається їїструктура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення в таблиці, типданих, розмір, ключові поля і інші властивості полів. На другому етапівиробляється створення запису таблиці і заповнення їх даними.
Вибираємо спосіб створення таблиці: режим таблиці,Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначається основнийспосіб, при якому структура задається повністю користувачем.
База даних створюється в таблицях на підставі акту обстеженняматеріально-побутових умов інваліда.
Наприклад:
АКТ
Обстеження матеріально-побутових умов інваліда
1. Прізвище, ім'я, по батькові інваліда Іванов Іван Іванович
2. Рік народження 1954
3. Адреса вулиця Харківська 1\1
4. Вид пенсії по інвалідності, група 1
5. Житлові умови однокімнатна приватизована квартира, зі всімаумовами
6. Має потребу в: продуктах харчування, нових речах, санітарно-курортнійпутівці, у відвідинах соціальним працівником 3 рази на тиждень
Директор ТЦ «Захист» підпис П. І. П.
Соціальний працівник підпис П. І. П.
На основі актів складаємо таблицю 1 «Обслуговує ТЦЗахист»
Таблиця 1Обслуговуються ТЦ Захист Код інваліда П.І.П. рік народження Адреса Номер запису 1 Іванов І.І. 1954 Харківська 1\1 1 2 Сідорова С.С. 1960 Антонова 1 2 4 Петров П.П. 1983 Антонова 74 3 3 Фоменко Р.Р. 1971 Харківська 16\1 4 1 Почкун О.О. 1957 Харківська 5\5 5 1 Мороз М.М. 1964 Богуна 2 6 1 Самусь С.С. 1959 Антонова 45 7 2 Ярмоленко Я.Я. 1955 Богуна 15 8 2 Мироненко Б.Б. 1967 Харківська 5\90 9 2 Антонюк А.А. 1962 Павлова 45 10 3 Сич Ю.Ю. 1949 Богуна 58 11 3 Самсоненко Л.Л. 1954 Антонова 67 12 3 Хрол О.О. 1974 Павлова 1 13 4 Марусенко М.М. 1979 Богуна 9 14 4 Тополя Ю.Ю. 1981 Харківська 8\90 15 4 Бондаренко Т.О. 1980 Павлова 94 16
Кодінваліда ставиться відповідно до групи інвалідності (1 – інвалід 1 групи, 2–інвалід 2 групи, 3 – інвалід 3 групи, 4 – інвалід дитинства).
По цій таблиці ТЦ Захист може дати інформацію Управліннюпраці і соціального захисту населення, скільки зареєстровано в Зарічному районіінвалідів всіх категорій або окремо по кожній групі інвалідності. Швидковибрати інвалідів по окремому року народження, групи інвалідності, за місцямпроживання (вулиці).
ТЦ «Захист» надає гуманітарні допомоги інвалідам всіх груп.Для отримання гуманітарної допомоги інваліду потрібно написати заяву про наданняйому безкоштовної допомоги (продукти харчування, нові чи б\в речі,санаторно-курортну путівку). Заява підписується директором ТЦ.
Гуманітарна допомога видається на підставі накладної:
НАКЛАДНА
Видано Іванову Івану Івановичу
Ким ТЦ Захист
Підстава заява
Дата 15.01.2008 року
№ п\п Найменування товару Одиниці вимірювання Кількість Ціна Сума 1. Рис. кг 2 2–50 5–00 2. Пшоно кг 2 2–00 4–00 3. Гречка кг 5 3–00 15–00 4. Горох кг 2 1–00 2–00 – – – – 26–00
ДиректорТЦ «Захист» підпис Е.Н. Сущенко
Видав підпис О.О. Остапенко
Одержав підпис І.І. Іванов
Напідставі накладних створюється таблиця 2. «Січень 2008» в яку заносимовідомості про всіх хто одержав гуманітарну допомогу в січні місяці. Аналогічноскладаються таблиці по лютому, березню і т.д.Січень 2008 код інваліда П.І.П. Рік народження Адреса Гуманітарна допомога Сума допомоги, грн 1 Іванов І.І. 1954 Харківська 1\1 продукти 25,50 2 Сідорова С.С. 1960 Антонова 1 продукти 25,50 4 Петров П.П. 1983 Антонова 74 речі нові 100,00 3 Фоменко Р.Р. 1971 Харківська 16\1 речі нові 110,00 1 Почкун О.О. 1957 Харківська 5\5 речі б\у 150,00 1 Мороз М.М. 1964 Богуна 2 путівка 800,00
Мивирішили зв'язати таблиці через поле П. І. П. і коду інваліда.
Конструювання форм здійснюється засобами відповідно до вимогдо форми, визначеними користувачем в процесі підготовчої роботи. При цьомууказується, з якої таблиці потрібно відобразити дані, які саме поля повиннібути представлені у формі, чи потрібні обчислюванні поля, які графічніелементи, що служать для її оформлення, використовуватимуться – лінії, текстпояснення, малюнки.
Структура форми відображається в режимі конструктора форм. Уцьому режимі може вироблятися настройка областей і елементів формикористувачем. Як форма в цілому, так і кожний з її елементів володієвластивостями, які можна переглядати і коректувати. Властивості елементудозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місцеположення у формі,режим введення \ виводу, прив'язати до елементу вираз, макрос або програму.Властивості виражаються в діалоговому вікні, де для кожної властивості і йогозначення відводиться рядок.
Приклад форми для таблиці Обслуговується ТЦ Захист.
Обслуговуються ТЦ Захист
Код інваліда
ПІП
рік народження
Адреса
Номер запису 1 Іванов І.І. 1954 Харківська 1\1 1
Запитдозволяє вибрати необхідні дані з однієї абодекількох взаємозв'язаних таблиць, виробити обчислення і одержати результат увигляді таблиці. Через запит можна виробляти оновлення даних в таблицях,додавання і видалення записів. Запит виробляється на основі однієї абодекількох таблиць бази даних.
Засобами запиту можна:
– вибрати записи, що задовольняють умову відбору;
– включити в результуючу таблицю запиту потрібне поле;
– виробити обчислення в кожному з одержаних записів;
– згрупувати записи з однаковими значеннями в одному абодекільком полях і виконати над ними групові функції:
– виробити оновлення полів у вибраній підмножині полів;
– створити нову таблицю бази даних, використовуючи даніз існуючих таблиць;
– видалити вибрану підмножину записів з таблиці базиданих;
– додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.
Зробимо запит та підставі таблиці «Обслуговує ТЦ Захист» –виберемо дітей-інвалідів. Одержимо:
діти інвалиіди
Код інваліда
ПІП
рік народження
Адреса 4 Петров П.П. 1983 Антонова 74 4 Марусенко М.М. 1979 Богуна 9 4 Тополя Ю.Ю. 1981 Харківська 8\90 4 Бондаренко Т.О. 1980 Павлова 94
ЗасобиАссеss по розробці звітів призначені для створення звіту, по якому може бутиздійснений висновок даних таблиць у вигляді вихідного друкарського документа.Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, забезпечуючивисновок взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. Перед початком конструюваннязвіту користувач повинен виробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібновизначити необхідний макет звіту.
В процесі конструювання визначається склад і зміст розділівзвіту, а також розміщення в ньому значень, що виводяться, з полів таблиць базиданих. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту,визначається розміщення зачислюваних реквізитів.
Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані подекількох рівнях. Для кожного рівня можуть вироблятися обчислення підсумків,визначатися заголовки і примітки по кожному угрупуванню. При формуванні звітуможуть вироблятися різноманітні обчислення.
2.4Проблеми якості вхідної інформації, пропозиції
СУБДAccess – це:
– відсутністьдублювання даних в різних об'єктах моделі, забезпечуючи одноразове введенняданих і простоту їх коректування;
– несуперечність даних;
– цілісність БД;
– можливість многоаспектового доступу;
– всілякі вибірки даних і їх використовування різнимизадачами і додатками користувача;
– захист і відновлення даних при аварійних ситуаціях,апаратних і програмних збоях, помилках користувача,
– захист даних від несанкціонованого доступу засобамирозмежування доступу для різних користувачів,
– забезпечення незалежності програм від даних, щодозволяють зберегти програми при модифікації структури бази даних.
СУБДАссеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати і легкоосвоїти. У ТЦ «Захист» Зарічного виконкому в наявності немає комп'ютерів. Вся обліковаробота ведеться в ручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожної особистоїсправи інваліда, в якій дуже часто зустрічаються помилки оскільки її заповнюютьрізні співробітники. Дуже багато часу йде на підготовку статистичної інформаціїУправлінню праці і соціального захисту населення кожного тижня та місяцянеобхідно надати інформацію:
– хто одержав допомогу;
– інваліди якої групи;
– скільки інвалідів стоїть на обліку в ТЦ;
– скільки вибуло;
– скільки зареєстровано і т.д.
СУБД Ассеss дозволив би скоротити час обробки даних проінвалідів і більше часу приділити на пошуки гуманітарної допомоги.
Висновки
Сучасний рівень розвитку характеризується комп'ютеризацією всіхсфер народного господарства країни: вирішенням принципово нових задач обліку,аналізу, контролю й управління; застосуванням автоматизованих системуправління, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих місць(АРМ) облікових працівників.
Незважаючи на те, зо за допомогою ЕОМ вирішуються задачі обліку,продуктивність праці облікових робітників та робітників управління залишаєтьсянизькою.
Найбільший ефект від застосування ЕОМ в бухгалтерському облікудосягається за рахунок вдосконалення його методології та організації,підвищення контрольних властивостей, більш повного задоволення потребуправління. В наш час раціоналізація технології обробки облікової інформації,зниження трудомісткості – основні напрямки автоматизації бухгалтерськогообліку, проте їх можливості дуже обмежені. Це пояснюється тим, що сучаснаметодологія та організація обліку сформувались при веденні обліку вручну.
В розглянутій бюджетній установі розроблена своя інформаційнасистема – облікова система з використанням Microsoft Access.
СУБДАссеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати і легко їмоволодіти.
Список використаної літератури:
1. Ананьєв О.М.Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник /О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. – Львів: Новий Світ-2000, 2006. –584 с.
2. Антонов, В.М.Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]: навчальнийпосібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред. В.М. Антонов; Мін-воосвіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. – К.: ЦНЛ, 2005. – 432 с.
3. Гужва, В.М.Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальний посібник/ В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с.
4. Гуржій, А.М.Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А.М. Гуржій, Н.І.Поворознюк, В.В. Самсонов. – Х.: Компанія СМІТ, 2003. – 352 с.
5. Информационныесистемы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст]:учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко.– Донецк: Юго-Восток, 2004. – 377 с.
6. Інформаційнісистеми в менеджменті [Text]: підручник / В.О. Новак, Ю.Г. Симоненко,В.П. Бондар, В.В. Матвєєв. – К.: Каравела: Піча Ю.В., 2008. – 616 с.