МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА
подисциплине:
«Созданиеприложений средствами MS Access»
натему:
«Продажапродовольственных товаров на примере магазина «Вкусняшка»
Владивосток2009
Содержание
1. Общиеположения. 4
2. Описаниепредметной области. 6
4. Задачи,решаемые в рамках рассматриваемой предметной области. 7
4.Концептуальная модель. 8
5.Реляционная модель данных. 9
6. Запросы… 10
7. Формы… 11
8. Отчеты… 13
9. Макросы… 14
10.Руководство для пользователя по применению базы данных. 15
Заключение. 18
Списокиспользуемой литературы… 19
Введение
Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успехуправления во многом определяется эффективностью принятия интегрированныхрешений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики ихразвития. Важная категория интегрированных решений – система обработкиинформации предприятия.
Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижениявперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.
Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизациянепосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборотапредприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктовсовременных технологий.
В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) –популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в составпакета Microsoft Office 2000. Настоящая База Данных создана для облегченияработы с документооборотом продовольственного магазина «Вкусняшка.»/>/>
Одно из мощных средств базы данных состоит в том, чтобы упорядочитьинформацию по тому признаку, который задает пользователь.
Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачудокументов, используемых для учета поступления и реализации продовольственныхтоваров данного предприятия, а также упорядочить хранение данных. Еще однимважным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объемаимеющихся данных необходимой информации, которую можно представить в формеразличного вида отчетов. Это позволяет более наглядно отобразить информационныепотоки предприятия и дать общую оценку его работы./>/>/>
1. Общие положения
Магазин «Вкусняшка» осуществляет реализацию продовольственных товаровнаселению. Задачей руководителей предприятия является:
1. Организация бесперебойного поступления товаров.
2. Расширение ассортимента реализуемых товаров.
3. Соблюдение санитарно-гигиенических норм и сроков храненияпродовольственных товаров.
4. Обеспечение сохранности, качества и товарного видапродукции.
5. Поиск новых, прогрессивных форм обслуживания,обеспечивающих рост товарооборота и повышение качества и культуры обслуживания.
6. Организация учета поступления и реализации товаров.
7. Внедрение новых технологий обработки информации.
8. Своевременное предоставление установленных формотчетности.
9. Своевременная выплата налогов.
Главным основателем и руководителем продовольственного магазина«Вкусняшка» в настоящее время является Протасов Н.М. Ему подчиняются:менеджер по продажам, заведующие отделами, продавцы, грузчик, водитель,уборщица.
Общая организационная структура деятельности предприятия показана в видесхемы в Приложении 1. На схеме изображены уровни движения продовольственныхтоваров от поставщика до потребителя на примере рассматриваемого предприятия.Принимая во внимание небольшой объем продаж магазина, в данной схеме поставщикибудут представлены фиксированным списком, а покупатели – частным лицом.
Магазин имеет следующую структуру:
a) Отдел №1 (продажа мясной, молочной и кисломолочнойпродукции)
b) Отдел №2 (продажа бакалейных товаров)
c) Отдел №3 (продажа кондитерских изделий)
d) Отдел №4 (продажа свежих фруктов и овощей,консервированной продукции, овощных полуфабрикатов, соков, напитков иминеральных вод)
e) Отдел №5 (продажа рыбы, рыбной продукции иполуфабрикатов)
Заведующие отделами несут ответственность:
1. За соблюдение ассортимента реализуемых товаров.
2. За правильность хранения и сохранность товара, закачество реализуемой продукции (их соответствие Гостам, Стандартам иТехническим Условиям).
3. За соблюдение санитарно-гигиенических норм в торговыхзалах и подсобных помещениях.
4. За соблюдение Правил торговли.
5. За ведение учетной и отчетной документации вверенногоучастка работы.
6. За ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников,находящихся в их подчинении.
Распоряжения заведующих в части организации контроля и учета процессареализации является обязательным для всего персонала, непосредственно связанногос отпуском товаров в розницу.
Менеджер по продажам осуществляет контроль поступления и реализациитоварной продукции. В его обязанности входит:
1. Заключение договоров на поставки товаров.
2. Контроль соблюдения договорных условий.
3. Контроль остатков товаров и своевременное пополнение запасов.
4. Соблюдение ассортиментного минимума и расширениеассортимента реализуемых товаров.
5. Ведение учетной и отчетной документации, связанной споступлением и реализацией товаров, начисление заработной платы.
6. Анализ хозяйственной деятельности предприятия, поискрезервов для увеличения продаж, сокращения потерь и времени товарного оборота.
Менеджер по продажам подчиняется непосредственно директору предприятия.
Продавцы осуществляют отпуск товаров покупателям в торговом зале. Ониотвечают:
1.За сохранность и качествоотпускаемых ими товаров.
2.За соблюдение Правилторговли.
3.За соблюдениесанитарно-гигиенических норм на своем рабочем месте.
Подчиняются продавцы непосредственно заведующим отделами и выполняют ихраспоряжения.
Водитель осуществляет своевременную доставку товаров в магазин наавтомобиле и по необходимости выполняет распоряжения директора предприятия,связанные с использованием автотранспорта.
Уборщица обеспечивает чистоту в торговом зале, подсобных помещениях ивыполняет распоряжения директора и заведующих отделами, связанные с соблюдениемчистоты и порядка в магазине.
Директор магазина координирует работу всех подразделений и сотрудниковпредприятия и осуществляет их взаимосвязь./>/>/> 2. Описание предметной области
Предметная область – часть реальной системы, представляющая интерес дляданного исследования.
В данной структуре мы рассматриваем продовольственный магазин, еговходные и выходные потоки информации.
Документы, которые используются и заполняются на предприятии, всовокупности составляют его документооборот.
Условно все документы магазина можно подразделить следующим образом:
1. Руководящие документы (Технические Условия, ГОСТы,Стандарты, Правила торговли, Постановления, Указания, Распоряжения,законодательные документы, Договоры)
2. Входящие документы (Фактуры, Счета, Наряды, Накладные,Прейскуранты)
3. Внутренние документы (Накладные, Разнарядки, Табели,Прайс-листы, Карточки, Счета, Отчёты, Журналы)
4. Исходящие документы (отчёты, счета, чеки)/>/>/> 4. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемойпредметной области
Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:
Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеетсявозможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи в любое подразделениепредприятия.
Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различныхдокументах, а также наличие показателей, не используемых в работе.
Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительнойинформации из различных подразделений предприятия, непосредственная работа сдокументами инженера-химика сводиться к выполнению следующих задач:
С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующиевопросы:
· Когда и откуда прибыл тот или иной товар (поставщик, егоадрес и реквизиты).
· По какому документу, по какой цене, в каком количестве, вкакой упаковке и какого сорта поступил тот или иной товар.
· Узнать товарооборот и выручку магазина в целом или егоструктурных подразделений за любой день, неделю, декаду, месяц, квартал, год итак далее.
· Получить сведения о том, сколько того или иного товараосталось в магазине в целом или его отделах на любой момент времени.
· Контролировать сроки хранения быстро портящейсяпродукции.
· Вести учет поступления и сдачи тары, расхода упаковочногоматериала, значительно уменьшить их потери.
· Быстро получать сведения о потерях и убытках.
· Качественно проводить анализ деятельности предприятия.
· В кратчайшие сроки разрабатывать мероприятия порасширению ассортимента реализуемых товаров, увеличению товарооборота,сокращению потерь и внедрению прогрессивных форм обслуживания населения.
· Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников./>/>/> 4. Концептуальная модель
Концептуальная схема – описание предметной области в терминах некотороймодели. Она служит средством общения между различными пользователями и поэтомуразрабатывается без учета физических представлений данных. Цель концептуальногопредставления – создать такое формальное представление о базе данных, чтобылюбое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используетсядля выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями./>/>/>
5. Реляционная модель данных
Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данныхобъекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждаятаблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов.
Таким образом, реляционная модель базы данных продовольственного магазина«Вкусняшка» будет иметь следующий вид
/>
/>Таблица 1. ТипытоваровØ КОД типа Наименование товара ØКОД отдела
/>/>
/>Таблица 2. Товары
ØКОД
товара
ØКОД
типа
Наименование
товара
ØКОД
отдела
Ед.
измер.
ØКОД
постав-щика
Цена
заку-почная
Надбавка
розничная
/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />/>
Таблица 3. ЗаказыКОД заказа Ø Дата заказа
/>/>
/>Таблица 4. />Приход и продажаØКОД прихода и расхода
Ø КОД
товара
Дата
прихода
ØКОД
заказа Приход Продажа
/>/>/>/>6. Запросы
Запрос – это средство Access, позволяющеепользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и спомощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных,удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса являетсянабор записей, собранных в таблице.
В базе данных даннойкурсовой работы используются следующие запросы:
1. Запрос «Приход товара»
Данный запрос являетсяпараметрическим (т.е. запросом с изменяемыми условиями). По полям «Типытоваров», «Дата прихода», «Приход» задаем параметрические условия.
Данный запроспозволяет определить какой товар, когда и в каком количестве поступил вмагазин.
2. Запрос «Продажа товара»
Данный запрос такжеявляется параметрическим. По полям «Наименование товара» и «Дата продажи»,«Продажа» задаем параметрические условия.
Данный запрос позволяетузнать какой товар, когда и в каком количестве был реализован.
3. Запрос «Остатки»
Это параметрическийзапрос на выборку. Он позволяет узнать сколько всего того или иного товара поконкретной цене осталось в магазине на определенный момент времени.
/>/>/>/>7. Формы
Форма – это оболочкатаблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс.Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование ипросмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.
В данной Базе Данных имеютсяследующие формы:
1. Типытоваров
2. Приходтовара
3. Приход товара подчиненнаяформа
4. Заказы
5. Заказыподчиненная форма
6. Главная кнопочная форма
Формы под номером 1,2 и4 используются непосредственно для добавления данных. Дляпостроения этих форм используются данные из таблиц «Типы товаров», «Товары» и«Приход-Продажа» соответственно. На данных формах имеются ряд кнопок, такихкак:
ü «Закрытьформу» – выход из данной формы
ü /> – позволяет добавлениев Базу Данных набора значений
ü /> – удалениелюбой записи формы
ü /> – вернуться кпервой записи
ü /> – вернуться кпредыдущей записи
ü /> – вернуться кпоследней записи
ü /> – перейти кследующей записи
ü «Просмотретьотчет» – просмотреть отчеты
ü «Напечататьотчёт» – отпечатать отчеты
Главной задачей для формпод номером 3 и 5 является просмотр и корректировка (внесение изменений)данных. В качестве исходных данных используются таблица «Приход и Продажа».
На данных формах присутствуюттакие кнопки, как:
ü «Закрытьформу»
ü «Напечататьформу» – позволяет выводить на печать ту, или иную форму
Формы под номером 3 и 5служат для отображения отобранных через запросы значений. Именно эти формыпозволяют более наглядно просмотреть результаты запросов. В качестве исходныхданных для данных форм берутся соответствующие запросы. На данных формахимеется кнопка в виде открытой двери, при нажатии на которую можно выйти изформы.
Главная кнопочная формаявляется как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работаетпользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Этообыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия другихформ. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочныхформ.
Главная кнопочная формасостоит из четырех страниц:
1) Первая страница создаетсяпо умолчанию диспетчера – главная страница
2) Страница Главнаякнопочная форма. Она в свою очередь содержит страницы:
$ Типы товаров (открываетстраницу основной формы «Типы товаров»)
$ Приход товара (открываетстраницу основной формы «Приход товара»)
$ Заказы (открываетстраницу основной формы «Заказы»)
$ Закрыть (позволяет выйтииз приложения)
3) Страница основных форм.Она позволяет переходить из одной основной формы в другую (а при необходимостии в побочные формы), в Главную кнопочную форму или выходить из приложения.
4) Страница побочных форм.Оформляется при необходимости и позволяет переходить в нужные формы (основные ипобочные), в Главную кнопочную форму или выходить из приложения./>/>/> 8. Отчеты
В MS Access получать твердые копиирезультатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм,представленных в виде отчетов. Отчет – это тип объектов в Access, который используетсядля просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимонаглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся вБазе Данных. Главное назначение отчета – формирование выходных документов,которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, скоторыми непосредственно работает пользователь.
Одним из способовсоздания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затемнеобходимые коррективы можно внести, находясь в режиме конструктора.
В данной курсовой работепредставлены два отчета:
1. Остатки
2. Чек
Данные отчеты построенына основании данных двух таблиц: «Товары», «Приход и Продажа». Такого родаотчеты носят название многотабличных отчетов. Данные отчеты представлены в видетаблиц с занесенными в них данными (аналоги страниц заполняемых журналов).
Созданные отчеты будутраспечатываться раз в месяц и затем, переданы вышестоящим органам для проверкии утверждения.
/>/>/>/>9. Макросы
Макросы – это небольшиепрограммы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можноопределить условие, если условие выполняется, то выполняется и самамакрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий.Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.
Основным назначениеммакроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.
В данной базеданных содержатся следующие макросы:
1. Открытьформу «Приход товара» из формы «Типы товаров»
2. Открытьформу «Заказы» из формы «Типы товаров»
3. Обновитьостатки формы «Заказы»
4. Открытьотчет Чек
5. Закрыть форму «Типытоваров»
6. Закрыть форму «Приходтовара»
7. Закрытьформу «Заказы»
8. Напечататьформу
9. Напечататьотчет
10. Открыть форму «Типытоваров» из формы «Приход товара»
11. Открыть форму «Заказы» изформы «Приход товара»
12. Открыть форму «Типытоваров» из формы «Заказы»
13. Открыть форму «Приходтовара» из формы «Заказы»
14. Закрыть форму Типытоваров»
Макросы с 1 по9 созданы с помощью Мастера создания кнопок и прописываются автоматически.
Макросыс 10 по14 созданы с помощью конструктора.
Все данные макросысвязаны с кнопками на формах. Каждая кнопка имеет свою текстовую надпись,кратко обозначающую команду макроса./>/>/>/>/>
10. Руководство для пользователя/>/>/>по применению базы данных
Для успешной работы ссозданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию:
Главный элемент, скоторого начинается работа с базой данных и которую Вы увидите при открытиибазы данных – главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм иотчетов. На ней находятся следующие кнопки:
Ø Открытиестраниц основных форм – позволяет перейти к страницам основных форм («Типытоваров», «Приход товара», «Заказы»).
Ø Открытиестраницы отчетов – позволяет перейти к странице отчетов («Остатки» и «Счет»)
Ø Открытиестраницы побочных форм – позволяет перейти к странице побочных форм («Приходтовара подчиненная форма» и «Заказы подчиненная форма»)
Ø «Закрыть– непосредственный выход из базы данных.
При нажатии кнопок основныхформ – откроется страница основных форм.
1. Основная форма«Типы товаров». На ней находятся следующие кнопки:
µ «Приход товара» –открывает основную форму «Типы товаров»
µ «Заказы» – открываетосновную форму «Заказы»
µ «Отчеты» – открываетстраницу отчетов
µ «Главная кнопочная форма»– позволяет перейти к Главной Кнопочной форме
µ «Закрыть» – позволяетвыйти из приложения
2. Основнаяформа «Приход товара». На ней находятся следующие кнопки:
µ «Типы товаров» –открывает основную форму «Типы товаров»
µ «Заказы» – открываетосновную форму «Заказы»
µ «Отчеты» – открываетстраницу отчетов
µ «Главная кнопочная форма»– позволяет перейти к Главной Кнопочной форме
µ «Закрыть» – позволяетвыйти из приложения
3. Основнаяформа «Заказы». На ней находятся следующие кнопки:
µ «Типы товаров» –открывает основную форму «Типы товаров»
µ «Приход товара» – открываетосновную форму «Заказы»
µ «Отчеты» – открываетстраницу отчетов
µ «Главная кнопочная форма»– позволяет перейти к Главной Кнопочной форме
µ «Закрыть» – позволяетвыйти из приложения
При нажатиикнопки «Отчеты» откроется страница отчетов. На ней находятся следующиекнопки:
µ «Типы товаров» –открывает основную форму «Типы товаров»
µ «Приход товара» –открывает форму «Приход товара»
µ «Заказы» – открываетосновную форму «Заказы»
µ «Остатки» – открываетотчет «Остатки»
µ «Чек» – открывает отчет«Чек»
µ «Главная кнопочная форма»– позволяет перейти к Главной Кнопочной форме
µ «Закрыть» – позволяетвыйти из приложения
При нажатиикнопки «Побочные формы» откроется страница побочных форм. На нейнаходятся следующие кнопки:
µ «Приход товараподчиненная форма» – открывает подчиненную форму «Приход товара»
µ «Заказы подчиненнаяформа» – открывает подчиненную форму «Заказы»
µ «Главная кнопочная форма»– позволяет перейти к Главной Кнопочной форме
µ «Закрыть» – позволяетвыйти из приложения
При нажатии кнопки «Закрыть»на Главной кнопочной странице– можно выйти из приложения./>/>/>
Заключение
В данной курсовой работесоздана и описана база данных продовольственного магазина «Вкусняшка» для облегченияработы менеджера по продажам. Данная база данных состоит:
Ë из четырехтаблиц, которые содержат информацию о реализуемой в магазине продукции;
Ë из трех запросов;
Ë из трех форм, которыепреобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю;
Ë из двух отчетов,которые позволяют просмотреть отобранную информацию.
С помощью представленнойбазы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными ореализуемой продукции. Она обеспечивает целостность хранимых данных,препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимойинформации, наглядность (т. к. все данные представлены в удобном виде дляпользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалятьненужную информацию).
На основаниивышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работус данными и делает ее эффективной./>/>/>
Список используемой литературы
1. Рубен А.,Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб: Питер, 1997
2. Пасько В. Access 97. – Киев: BHV, 1997
3. Робинсон С.MS Access 2000. – СПб: Питер, 2001
4. методическаялитература по MS Access