Содержание
Предисловие
Введение
1. Microsoft PowerPoint 2007 и его новые возможности
1.1 Присвоение имени и сохранение презентации
1.2 Добавление, изменение порядка и удаление слайдов
1.3 Копирование слайда
1.4 Изменение порядка слайдов
1.5 Удаление слайда
1.6 Добавление и форматирование текста
1.7 Форматирование маркированных списков
1.8 Изменение внешнего вида текста
1.9 Добавление заметок докладчика
1.10 Придание презентации нужного внешнего вида
1.11 Применение к презентации другой темы
1.12 Добавление клипа, рисунков SmartArt и других объектов
1.13 Добавление клипа
1.14 Преобразование текста слайда в рисунок SmartArt
1.15 Добавление смены слайдов
1.16 Добавление таблицы
1.17 Копирование таблицы из Office Excel 2007 и Office Word2007
1.18 Вставка таблицы из Office Excel 2007
1.19 Применение и изменение стилятаблицы
1.20 Добавление гиперссылок
1.21 Проверка орфографии ипросмотр презентации
1.22 Печать раздаточных материалов
2. Основные этапы и принципы планирования презентации
3. Рекомендации по оформлению презентаций в PowerPoint
Литература
Приложение
Предисловие
Данные методические указания по оформлению презентаций в Power Point предназначены для студентов первого — четвертого курсов, приподготовки семинарских занятий, курсовых проектов, отчетов по практике, дипломныхработ.
Введение
На практике оказывается, что для грамотного программиста малотолько уметь работать с наборами данных, анализировать их и подготавливать сложныерасчетные документы. В конечном счете, нужные данные потребуется показать другимлюдям: коллегам, начальнику, деловым партнерам, а делать это следует как можно нагляднее.Это и предполагает создание некой презентации. Под презентацией подразумеваетсяпередача и представление аудитории новых для нее идей, планов, разработок. Другимисловами, презентация в нашем понимании — это демонстрационные материалы для практическилюбого более или менее публичного выступления, от доклада начальству до рекламнойакции или лекции перед студенческой аудиторией. Компьютерная же презентация — этофайл, в который собраны такие материалы. Подобно тому, как текстовый документ состоитиз страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов.Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане:последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг другa на экране,удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанныхпо всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор,экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросовили вовсе изменить последовательность изложения; возможность воспользоваться официальнымишпаргалками. Презентация — это не только то, что видит и слышит аудитория, но изаметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты.
Слайд презентации — не просто изображение. В нем, как и в любомкомпьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио — и видеофрагменты.Они способны не только существенно украсить презентацию, но и повысить ее информативность;копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаютсяот оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки все показанныематериалы; транспортабельность. Электронный носитель с презентацией гораздо компактнеесвертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационныммероприятиям. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте,а при наличии доступа — опубликовать выступление в Интернете и не тратить времяна разъезды. Для создания презентаций существует ряд программных продуктов, являющихсяприложениями соответствующих комплексов — Office — разработок ведущих мировых производителейПО для создания и представления комплексных документов. Программы создания презентацийпо принципам работы с ними находятся где-то посередине между текстовыми редакторами(Word, и т.д.) и редакторами векторной графики (CorelDraw и т.д.). С помощью редакторапрезентаций можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах(цветных и черно-белых) и на бумаге. Презентация представляет собой серию независимыхстраниц, то есть, если текст и иллюстрации не помещаются на странице целиком, тоизбыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределением всех объектовпо страницам и размещением их в пределах страниц управляет пользователь. При этомв его распоряжении обычно имеется обширный набор готовых объектов (геометрическихфигур, пиктограмм, текстовых окон и т.д.). Самое важное в программе подготовке презентаций- это не число новых и необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизированноститех операций, которые приходится выполнять чаще всего. Основными инструментами дляподготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы Power Pointкомпании Microsoft, Corel Presentations фирмы Corel и пакет StarOffice компанииStarDivision GMBH.
/>1. Microsoft PowerPoint2007 и его новые возможности
При запуске программа, PowerPoint 2007, открывается в так называемомобычным режимом, который позволяет создавать слайды и работать с ними.
/>
Рис 1 Обычный режим окна PowerPoint 2007
1 — В этой области Слайда можно работать непосредственнос отдельными частями слайда.
2 — Пунктирные линии показывают (Поля с пунктирнымиграницами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовкии основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.), в которые можно ввести текст или вставить изображения,диаграммы и другие объекты (Объект. Таблица, диаграмма, рисунок, формулаили данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронныетаблицы), а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектамиOLE.) .
3 — Вкладка Слайдысодержит эскизы (Эскиз. Миниатюрное представление рисунка.) всех полноразмерных слайдов, отображаемых в области Слайд.После добавления других слайдов для появления нужного слайда в области Слайд можнощелкнуть соответствующий эскиз на вкладке Слайды. Можно также перетаскивать эскизы,чтобы изменить порядок слайдов в презентации. Кроме того, вкладка Слайды позволяетдобавлять и удалять слайды.
4 — Область Заметки(Область заметок. Область в обычном режиме для ввода заметок к слайду, распечатываемыхв режиме страниц заметок или отображаемых на экране при сохранении презентации вформате веб-страницы.) позволяет ввести заметкио текущем слайде. Можно раздать заметки аудитории или обращаться к ним во времяпоказа презентации в режиме докладчика. (см. рис 1)/> 1.1 Присвоение имени и сохранение презентации
Как и при работе с любой другойпрограммой, рекомендуется сразу же присвоить имя презентации, а затем во время работычасто выполнять ее сохранение.
1. Нажмите кнопку Microsoft Office />, укажите команду Сохранение документа, а затем выполните одноиз следующих действий.
— Для презентации, которая может бытьоткрыта только в Office PowerPoint 2007, выберите Презентация PowerPoint.
— Для презентации, которая может бытьоткрыта либо в Office PowerPoint 2007, либо в более ранних версиях PowerPoint, выберитезначение Презентация PowerPoint 97-2003.
Если выбран этот вариант, новыефункции Office PowerPoint 2007 становятся недоступными.
2. В списке Папка диалогового окна Сохранениедокумента выберите папку или другое место, в котором нужно сохранить презентацию.
3. В поле Имя файла введите имя презентацииили примите имя файла, предлагаемое по умолчанию, и нажмите кнопку Сохранить.
С этого момента можно нажиматьсочетание клавиш CTRL+S или щелкать кнопку Сохранить />вверхней части экрана, чтобы в любой момент быстро сохранить презентацию./> 1.2 Добавление, изменение порядка и удаление слайдов
Слайд, который автоматически появляетсяв презентации, содержит два местозаполнителя, один из которых отформатирован длязаголовка, а второй — для подзаголовка. Порядок прототипов на слайде называетсямакетом (Макет. Оформление элементов, таких как заголовки, подзаголовки,списки, рисунки, таблицы, диаграммы, автофигуры и видеофрагменты на слайде.). В Office PowerPoint 2007 также предусмотрены другие типыместозаполнителей, например местозаполнители для изображений и рисунков SmartArt.
Чтобы одновременно с добавлениемслайда в презентацию выбрать макет нового слайда, можно выполнить следующие действия:
1. На вкладке Слайды щелкните непосредственнопод единственным содержащимся на этой вкладке слайдом.
2. В группе Слайды вкладки Главная щелкнитестрелку рядом с кнопкой Создать слайд. (см. Рис 2)
/>
Рис 2. Создать слайд
Появится коллекция, в которой отображаются эскизы различных доступныхмакетов слайдов.
/>
Рис 3. Коллекция макетов слайдов
1. — Имя определяет содержимое, для которого спроектирован каждыйиз макетов.
2. — Местозаполнители с цветными значками могут содержать текст,но в них также можно щелкнуть эти значки, чтобы автоматически вставить объекты,включая рисунки SmartArt и клип (Клип. Готовое изображение, часто представляющееточечный рисунок или комбинацию фигур.) .
3. — Щелкните нужный макет для нового слайда. (см. Рис 3)
Новый слайд появляется и на вкладкеСлайды, где он выделяется как текущий, и в области Слайд. Повторите эту процедурудля каждого добавляемого слайда.
презентация power point слайд
Совет. Если нужно, чтобы для новогослайда использовался тот же макет, что и для предыдущего слайда, просто нажмитекнопку Создать слайд, вместо того чтобы щелкать стрелку рядом с ней.
Определение нужного количества слайдов
Чтобы подсчитать нужное число слайдов, создайте план презентации,а затем разделите материал на отдельные слайды. Вероятно, понадобятся по крайнеймере следующие слайды:
/> Основной титульный слайд
/> Вводный слайд, содержащий основные темы или области презентации
/> Один слайд для каждой темы или области, перечисленной на вводном слайде
/> Итоговый слайд, повторяющий список основных тем или областей презентации
Если используется эта базовая структура, то при наличии трехосновных представляемых тем или областей, можно планировать, что презентация будетсодержать не менее шести слайдов: титульный слайд, вводный слайд, по одному слайдудля каждой из трех основных тем или областей и итоговый слайд. (см. Рис 4)
/>
Рис 4 Обычный режим презентации
Если в любой из основных тем или областей нужно представить большойобъем материала, может понадобиться создать группу слайдов для этого материала,используя ту же базовую структуру.
Совет. Подумайте, сколько времени каждый из слайдов должен бытьвиден на экране в процессе показа презентации. Хорошей оценкой может служить отдвух до пяти минут на слайд.
Применение к слайду нового макета
Чтобы изменить макет существующего слайда, выполните следующиедействия:
1. На вкладке Слайды щелкните слайд, к которому нужно применить новыймакет.
2. В группе Слайды вкладки Главная щелкните элемент Макет,а затем выберите нужный новый макет.
Примечание. При применении макета, не имеющего достаточного количествапрототипов, соответствующих текущему содержанию слайда, автоматически создаютсянужные прототипы для размещения этого содержания.1.3 Копирование слайда
Если нужно создать два слайда, аналогичных по содержанию и макету,можно сэкономить усилия, создавая один слайд с форматированием и содержанием, общимидля обоих слайдов, а затем создать копию этого слайда и добавить на каждый из этихслайдов окончательные индивидуальные детали.
1. На вкладке Слайды щелкните копируемый слайд правой кнопкой мыши, азатем выберите команду Копировать в контекстном меню (Контекстное меню. Меню,содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстногоменю щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши SHIFT+F10.) .
2. Находясь на вкладке Слайды, щелкните правой кнопкой мыши место, вкотором нужно добавить новую копию слайда, и выберите в контекстном меню командуВставить.
Можно также вставить копию слайда из одной презентации в другуюпрезентацию.1.4 Изменение порядка слайдов
На вкладке Слайды щелкните слайд, который нужно переместить,а затем перетащите его в новое место.
Чтобы выделить несколько слайдов, щелкните слайд, который нужнопереместить, а затем нажмите и удерживайте клавишу CTRL, одновременно щелкая поочереди остальные слайды, которые нужно переместить.1.5 Удаление слайда
/> На вкладке Слайды щелкните правойкнопкой мыши слайд, который необходимо удалить, а затем выберите в контекстном меню/> 1.6 Добавление и форматирование текста
Самым общим содержанием слайдов в презентации PowerPoint являетсятекст — в заголовках, названиях и маркированных списках.
/> Чтобы добавить текст на любой слайд, щелкните местозаполнители, вкоторый нужно добавить текст, а затем введите или вставьте нужный текст.
1.7 Форматирование маркированных списков
В одних местозаполнителях текст автоматически форматируется какмаркированный список, а в других местозаполнителях — нет. В группе Абзацвкладки Главная выполните одно из следующих действий: чтобы переключитьсямежду маркированным и немаркированным текстом, выделите текст и нажмите кнопку Маркеры/>, чтобы изменитьстиль значков маркеров в маркированном списке, щелкните стрелку рядом с кнопкойМаркеры />, а затем выберитенужный стиль маркера.
Эти изменения можно также выполнить с помощью мини-панели инструментов- удобной миниатюрной полупрозрачной панели инструментов, которая становится доступнойпосле выделения текста. Чтобы четко увидеть мини-панель инструментов, наведите нанее указатель. Чтобы воспользоваться мини-панелью инструментов, щелкните любую издоступных команд. Совет. Вывести на экран мини-панель инструментов можно также,щелкнув невыделенный текст правой кнопкой мыши.1.8 Изменение внешнего вида текста
Существует множество способов изменить внешний вид текста наслайде, от основных кнопок вкладки Главная, предназначенных для форматированияхарактеристик шрифта, стиля, размера, цвета и абзаца, до дополнительных параметров,таких как анимация (Анимация. Добавление к тексту или объекту специального видео- или звукового эффекта. Например, можно создать элементы текстового списка, влетающиена страницу слева по одному слову, или добавить звук аплодисментов при открытиирисунка.) или преобразование в рисунки SmartArt.
1.9 Добавление заметок докладчика
Слишком большое количество текста делает слайд запутанным и непонятнымдля аудитории. Однако, если убрать с экрана часть данных, сделав их невидимыми дляаудитории, как можно их отследить?
Решением этой проблемы являются заметки докладчика, которые можноввести в области Заметки для каждого слайда. Заметки докладчика помогаютв процессе презентации избавить экран от избыточного содержания, одновременно позволяяотслеживать все данные, нужные во время презентации.
Совет. Можно также в любой момент легко вырезать излишне подробныйтекст из области Слайд, а затем вставить этот текст прямо в область Заметки,чтобы можно было пользоваться им для справки.
Заметки докладчика можно напечатать и заглядывать в них во времяпрезентации. Либо, если презентация Office PowerPoint 2007 запускается с одногомонитора (например, на трибуне), а аудитория видит ее на другом мониторе, то длявывода заметок во время презентации только на монитор докладчика можно использоватьрежим докладчика./> 1.10 Придание презентации нужного внешнего вида
До сих пор в центре внимания находились порядок и базовое содержаниеслайдов. Теперь рассмотрим общий внешний вид презентации. Какой визуальный тон нужноиспользовать? Какой вид презентации сделает ее понятной и привлекательной для аудитории?
Office PowerPoint 2007 предоставляет множество тем (Тема. Наборунифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтови графических объектов.), упрощая изменение общего вида презентации. Тема представляетсобой набор элементов оформления, придающий особый, единообразный внешний вид всемдокументам Office, используя конкретные сочетания цветов, шрифтов (Шрифт. Наборбукв, цифр и других символов определенного вида. Примерами шрифтов могут служитьшрифты Arial или Courier New. Как правило, шрифт может иметь различные размеры(например, 9 и 10 пунктов) и начертание (например, полужирный или курсив).) и эффектов.
Office PowerPoint 2007 автоматически применяет к презентациям,созданным с помощью шаблона новой презентации, тему Office, но внешний вид презентацииможно легко изменить в любой момент, применив другую тему. (см. Рис 5)
/>
Рис. 5. Использование тем презентаций1.11 Применение к презентации другой темы
В группе Темы вкладки Оформление слайда щелкнитенужную тему документа.
Примечания. Для предварительного просмотра внешнего вида текущегослайда после применения конкретной темы наведите указатель на эскиз этой темы. Чтобыувидеть эскизы дополнительных тем, щелкните стрелки рядом со строкой эскизов. (см.Рис 6)
/>
Рис. 6. Темы
/> Если не указано иное, Office PowerPoint 2007 применяет темы ко всейпрезентации. Чтобы изменить внешний вид только выбранных слайдов, на вкладке Слайдынажмите и удерживайте клавишу CTRL, одновременно щелкая каждый слайд, который нужноизменить. Выбрав все слайды, щелкните правой кнопкой мыши тему, которую нужно применитьк этим слайдам, и выберите в контекстном меню команду Применить к выделеннымслайдам.
/> Если позднее понадобится использовать другую тему, щелкните эту тему,чтобы применить ее./> 1.12 Добавление клипа, рисунков SmartArt и других объектов
Создаваемая презентация должна быть максимально эффективной визуально- и часто серия слайдов, содержащая только маркированные списки, не является самымдинамичным вариантом. Недостаток визуального разнообразия может привести к потеревнимания аудитории. Кроме того, для многих видов данных абзац или маркированныйсписок не является оптимальным представлением (см. Рис 7).
/>
Рис. 7. Добавление клипов, рисунков SmartArt
К счастью, Office PowerPoint 2007 позволяет добавлять множествовидов аудио и видеоданных, включая таблицы, рисунки SmartArt, клип (Клип. Готовоеизображение, часто представляющее точечный рисунок или комбинацию фигур.), фигуры,диаграммы, музыку, фильмы, звуки и анимации. Можно также добавить гиперссылки (Гиперссылка.Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняетсяпереход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылкимогут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.), чтобы повыситьгибкость перемещения по презентации и вне ее, а также привлекающие глаз переходы(Переход. Один из набора эффектов смены изображения, доступных в некоторых приложенияхMicrosoft Office. Определяет способ изменения изображения (например, плавное угасание)при смене одного элемента (такого как слайд или веб-страница) другим.) между слайдами.
В этом разделе описывается только небольшая часть основных видовобъектов, которые можно добавлять на слайды.1.13 Добавление клипа
1. Щелкните прототип, в который необходимо добавить клип.
Если прототип не выделен или если выделен прототип, в которыйнельзя вставить изображение, клип вставляется в центр слайда.
2. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Клип.
Откроется область задач Клип.
3. В области задач Клип найдите и щелкните нужный клип.
Теперь клип можно переместить, изменить ее размер, повернуть,добавить к ней текст и выполнить иные изменения.
Совет. Чтобы найти дополнительный клип на веб-узле MicrosoftOffice Online, щелкните ссылку Клип на узле Office Online в нижней частиобласти задач Клип.
1.14 Преобразование текста слайда в рисунок SmartArt
Рисунок SmartArt — это визуальное представление сведений, котороеможно полностью настроить. Преобразование текста в рисунок SmartArt — это быстрыйспособ преобразовать существующие слайды в профессионально оформленные иллюстрации.Например, можно одним щелчком превратить слайд повестки дня в рисунок SmartArt.
/>
Рис. 8. Преобразование текста в рисунок
Чтобы наглядно выразить свои мысли и идеи, можно воспользоватьсявстроенными макетами (см. Рис 8).
Чтобы преобразовать существующий текст в рисунок SmartArt, выполнитеследующие действия:
1. Щелкните местозаполнитель, содержащий текст, который нужно преобразовать.
2. В группе Абзац вкладки Главная нажмите кнопку Преобразоватьв рисунок SmartArt />.
3. Чтобы увидеть, как будет выглядеть рисунок SmartArt с нужным текстом, наведитев коллекции указатель на эскиз этого рисунка SmartArt. Коллекция содержит макетырисунков SmartArt, которые лучше всего подходят для маркированных списков. Для просмотраполного набора макетов нажмите кнопку Дополнительные рисунки SmartArt.
Найдя нужный рисунок SmartArt, щелкните его, чтобы применитьк своему тексту.
Теперь рисунок SmartArt можно переместить, изменить его размер,повернуть, добавить к нему текст, применить к нему другой экспресс-стиль (Быстрыестили. Набор параметров форматирования, облегчающий форматирование документов иобъектов.) и выполнить иные изменения.
Хотя рисунок SmartArt легче всего создать для существующего текста,можно пойти другим путем и сначала вставить нужный рисунок SmartArt, а затем добавитьк нему текст.
1. Щелкните местозаполнитель, в который нужно добавить рисунок SmartArt.
Если местозаполнитель не выделен или если выделен местозаполнитель,в который нельзя вставить изображение, рисунок SmartArt вставляется в центр слайда.
2. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.
3. В крайней левой области диалогового окна Выбор рисунка SmartArt щелкнитенужный тип рисунка SmartArt.
4. В центральной области найдите и щелкните нужный макет, а затем нажмите кнопкуOK.
Совет. Для предварительного просмотра любого макета щелкнитеэтот макет. Предварительный просмотр появится в крайней правой области.1.15 Добавление смены слайдов
Смены слайдов представляют собой анимационные эффекты, возникающиепри переходе от одного слайда к следующему. Office PowerPoint 2007 предоставляетмножество типов смены слайдов, включая стандартные эффекты затухания, растворения,обрезания и стирания, а также более необычные переходы, например колеса и шахматныедоски.
В группе Переход к этому слайду вкладки Анимациивыберите нужный вариант перехода.
Примечания.
Для предварительного просмотра внешнего вида текущего слайдас использованием конкретного варианта перехода наведите указатель на эскиз этогоперехода.
Чтобы просмотреть эскизы других переходов, щелкните стрелки рядомсо строкой эскизов (см. Рис 9).
/>
Рис. 9. Строка экскизов
/> Если позднее понадобится использовать другой вариант перехода слайдов,щелкните этот переход, чтобы применить его.
Можно выбрать другие варианты в группе Переход к этому слайду,чтобы управлять скоростью перехода, добавить звук и применить этот же вариант переходако всем слайдам презентации./> 1.16 Добавление таблицы
1. Выберите слайд, в который нужно добавить таблицу.
2. На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица(см. Рис 10).
/>
Рис. 10. Панель инструментов вкладка «Вставка»
3. Выполните одно из следующих действий:
— Выделите курсором несколько строк и столбцов, а затем щелкните левойкнопкой мыши.
— Нажмите Вставить таблицу, а затем введите числа в списки Числостолбцов и Число строк.
4. Для добавления текста в ячейки таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст.
После этого щелкните в области вне таблицы.
Совет. Чтобы добавить строки в конец таблицы, щелкните последнююячейку в последней строке, а затем нажмите клавишу TAB./>/>/> 1.17 Копирование таблицы из Office Excel 2007 и OfficeWord 2007
1. Выполните одно из следующих действий:
— Чтобы скопировать таблицу из листа Office Excel 2007, щелкните левуюверхнюю ячейку таблицы, которую нужно скопировать, а затем перетащите курсор, чтобывыделить таблицу.
Чтобы скопировать таблицу из документа Office Word 2007, щелкнитетаблицу, которую нужно скопировать, а затем в группе Работа с таблицами навкладке Макет в группе Таблица щелкните стрелку рядом с кнопкой Выделить,затем выберите пункт Выделить таблицу (см. Рис 11).
/>
Рис. 11 Вставить таблицу.
2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмитекнопку Копировать.
/>
Рис. 12. Буфер обмена
2. В презентации Office PowerPoint 2007 выберите слайд, в который нужно скопироватьтаблицу, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить (см. Рис12).
Совет. Можно также копировать и вставлять таблицу из презентациив лист или документ.
/>Создание таблицы
1. Выберите слайд, в который нужно добавить таблицу.
2. На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица,а затем выберите пункт Нарисовать таблицу (см. Рис 13).
/>
Рис.13 Панель инструментов
Курсор превратится в карандаш />.
3. Для обозначения внешних границ таблицы перетащите курсор по диагонали донужного размера, а затем перетаскивайте курсор, чтобы создать столбцы и строки(см. Рис 14).
/>
Рис. 14 Обозначение внешних границ
4. Чтобы стереть линию в ячейке, в строке или столбце, в группе Работа стаблицами на вкладке Конструктор в группе Нарисовать границы выберитевариант Ластик или нажмите и удерживайте клавишу SHIFT (см. Рис 15).
/>
Рис. 15 Режим «Конструктор»
Курсор превратится в ластик />.
5. Щелкните линию, которую нужно стереть.
6. По окончании создания таблицы щелкните ячейку, а затем введите нужный текст./>/>/> 1.18 Вставка таблицы из Office Excel 2007
Можно создать новую таблицу Office Excel 2007 в программе OfficePowerPoint 2007 или скопировать существующую таблицу из Office Excel 2007 или OfficeWord 2007 и вставить в презентацию.
При вставке новой таблицы Office Excel 2007 в презентацию можноиспользовать преимущества функциональности таблиц Excel. Однако если изменить тему(Тема. Сочетание цветов темы, шрифтов темы и эффектов темы. Тему можно применитьк файлу как единый элемент.) презентации, тема таблицы не обновится, т.к. таблицаявляется внедренным OLE (OLE. Технология связи программ, позволяющая приложениямсовместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологиюOLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связыванияобъектов.) -объектом (Внедренный объект. Данные, содержащиеся в файле-источникеи вставленные в файл назначения в виде объекта. После внедрения объект становитсячастью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный объект, отражаются вфайле назначения.). Также нельзя редактировать таблицу, используя возможности OfficePowerPoint 2007.
1. Выберите слайд, в который нужно вставить таблицу.
2. На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица,а затем выберите пункт Таблица Excel. (см. Рис 16)
/>
Рис. 16 Панель инструментов
3. Для добавления текста в ячейку таблицы щелкните эту ячейку, а затем введитетекст.
После этого щелкните в области вне таблицы.
Совет. Для редактирования таблицы Excel после щелчка за ее пределамищелкните таблицу дважды./>/>/> 1.19 Применение и изменение стиля таблицы
Стиль таблицы (или экспресс-стиль) — это комбинация различныхпараметров форматирования, включающая сочетания цветов, унаследованные от цветовтемы (Цвета темы. Набор цветов, который используется в файле. Цвета темы, шрифтытемы и эффекты темы составляют тему.) презентации. Любая добавляемая таблица ужеимеет стиль, который применяется к ней автоматически. Эскизы стилей таблицы отображаютсяв коллекции экспресс-стилей в группе Стили таблиц. При наведении указателямыши на экспресс-стиля можно увидеть, какое влияние этот экспресс-стиль оказываетна таблицу.
1. Щелкните таблицу, к которой нужно применить новый или другой стиль.
2. В группе Работа с таблицами на вкладке Конструктор в группеСтили таблиц щелкните нужный стиль. Чтобы увидеть остальные стили таблиц,нажмите кнопку Дополнительные параметры />.
Если поместить указатель мыши на эскиз экспресс-стиля, можноувидеть, как экспресс-стиль отразится на таблице.
Примечания:
/> Чтобы удалить стиль таблицы, в поле Работа с таблицами на вкладкеКонструктор в группе Стили таблиц нажмите кнопку Дополнительныепараметры />, а затемвыберите вариант Очистить таблицу.
/> Если необходимо редактировать таблицу в более ранней версии PowerPoint,после нажатия кнопки Дополнительные параметры />не применяйте стили из раздела Оптимальный для документа,за исключением первых двух слева (Нет стиля, нет сетки и Нет стиля, сеткатаблицы). Большинство стилей из раздела Оптимальный для документа превращаюттаблицу в изображение при сохранении презентации как файла в более ранней версииMicrosoft PowerPoint.
/> Можно также изменить контур таблицы или ее границу или добавить заливкуили эффект к ячейкам таблицы.
/> Текст в таблице не отображается на вкладке Макет (в самой левойпанели окна программы в обычном режиме). На вкладке Макет отображается толькотекст, расположенный в текстовых местозаполнителях (Рамки (местозаполнители). Поляс пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти полясодержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы ирисунки.) .
Совет. Чтобы изменить внешний вид текста в ячейках таблицы илив таблице в целом, выберите параметры на вкладке Главная в группе Шрифтили параметры в контекстных инструментах Работа с таблицами на вкладке Конструкторв группе Стили WordArt./> 1.20 Добавление гиперссылок
Для перехода с одного слайда на другой, к ресурсу в локальнойсети или в Интернете либо даже к другому файлу или программе можно воспользоватьсягиперссылками.
1. Выделите текст, который нужно щелкнуть для активации гиперссылки.
Либо можно выделить объект (например, клип или рисунок SmartArt).
2. В группе Ссылки вкладки Вставка щелкните элемент Гиперссылка.
3. В диалоговом окне Вставка гиперссылки нажмите соответствующую кнопкув поле Мои адреса, чтобы задать назначение ссылки (то есть место, на котороеуказывает ссылка).
Например, чтобы перейти на другой слайд презентации, нажмитекнопку Место в документе.
4. Найдите и щелкните место назначения, внесите нужные изменения в поля Отображаемыйтекст и Адрес, а затем нажмите кнопку OK.
/>/>1.21 Проверка орфографии и просмотр презентации
После того как достигнут нужный внешний вид всех слайдов, длязавершения презентации необходимы еще два шага.
Проверка орфографии в презентации
Несмотря на то что в программе Office PowerPoint 2007 проверкаорфографии включена автоматически, по окончании работы с презентацией рекомендуетсяеще раз проверить орфографию.
1. Нажмите сочетание клавиш CTRL+HOME, чтобы переместиться к началу презентации.
2. В группе Правописание вкладки Рецензирование выберите Орфография.
Если Office PowerPoint 2007 обнаруживает орфографические ошибки,появляется диалоговое окно и выделяется первое слово с ошибкой, обнаруженное средствомпроверки орфографии. Автор определяет, как нужно исправить найденную программойошибку. После исправления неправильного слова программа находит следующее словос ошибкой и т.д.
Просмотр презентации в виде показа слайдов
Для просмотра презентации на экране компьютера в том виде, вкаком она будет представлена аудитории, выполните следующие действия:
1. В группе Начать показ слайдов вкладки Показ слайдов выполнитеодно из следующих действий:
— Для запуска презентации с первого слайда выберите С начала.
— Чтобы начать показ со слайда, в настоящий момент находящегося в областиСлайд, выберите С текущего слайда.
Презентация открывается в режиме показа слайдов.
2. Щелкните мышью, чтобы перейти к следующему слайду.
Совет. Чтобы вернуться в обычный режим, в любой моментможно нажать клавишу ESC.
Конечно, просмотр возможен в любой момент создания презентации.
Презентацию можно распечатать в форме раздаточных материалов- с одним, двумя, тремя, четырьмя, шестью или девятью слайдами на странице, — которымислушатели смогут в воспользоваться для справки. (см. Рис 17)
/>
Рис. 17 Раздаточные материалы с тремя слайдами на странице включаютразлинованную область для заметок./> 1.22 Печать раздаточных материалов
1. Откройте презентацию, для которой требуется напечатать раздаточные материалы.
2. Нажмите кнопку Microsoft Office />, щелкните стрелку рядом с пунктом Печать и выберитепункт Предварительный просмотр.
3. В группе Параметры страницы щелкните стрелку под пунктом Печататьследующее и выберите из списка нужный параметр для макета выдачи.
Совет. В формате Выдачи (3 слайда на страницу) предусмотреналинованная область для заметок.
4. Чтобы задать ориентацию страницы, щелкните стрелку под пунктом Ориентация,а затем выберите пункт Альбомная или Книжная.
5. Нажмите кнопку Печать.
Примечание. Для печати выдач в цвете выберите цветной принтер.Нажмите кнопку Microsoft Office />, щелкнитестрелку рядом с пунктом Печать, а затем выберите пункт Предварительныйпросмотр. В группе Печать нажмите кнопку Параметры, выберите пунктЦвет или оттенки серого, а затем щелкните Цвет.
/>2. Основные этапы ипринципы планирования презентации
Термин «презентация» одновременно обозначает процесспредставления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы.От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотнооформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.
Перед созданием презентации необходимо четко определиться с целью,создаваемой презентации, построить вступление и сформулировать заключение. Придерживатьсяосновным этапам и принципам создания «удачной» презентации.
Этапы создания презентации:
1. Планирование вида презентации, возможно с использование прототипов.
2. Редактирование и оформление слайдов.
3. Задание спецэффектов для демонстрации презентации.
4. Распечатать. Прогнать перед демонстрацией.
Принципы создания презентации:
1. Используйте эффектные материалы для оформления своего выступления.В каком-то смысле простота использования программы PowerPoint является ее худшимврагом. Создание эффектных слайдов и картинок может быть простым и увлекательнымзанятием, однако не следует забывать, что PowerPoint не предназначается для автономногоиспользования. Аудитория хочет слышать ваше выступление, а не смотреть на изображения,мелькающие на экране. Создайте убедительную презентацию PowerPoint, но позаботьтесьо том, чтобы ваши собственные высказывания были не менее яркими. Не следует забывать,что слайды играют роль вспомогательного средства во время устного выступления.
2. Не усложняйте презентацию. Вы наверняка видели презентации,созданные в PowerPoint и других программах, которые явно вызывают у докладчика большеевоодушевление, чем сама тема обсуждения. Порой возникает такое ощущение, что авторпрезентации просто влюблен в каждую созданную им линию, завитушку и спецэффект.Однако наиболее эффектные презентации PowerPoint просты. Такие презентации содержатпонятные диаграммы и графику, подчеркивающую речь докладчика. Некоторые советуютограничиться пятью словами в строке и пятью строками на каждом слайде. Не следуетперегружать презентацию текстом и графикой, не нужно вываливать все на один экран.
3. Сведите количество цифр и статистики к минимуму.
Одним из привлекательных аспектов PowerPoint является возможностьпредставления идей и высказываний докладчика в краткой форме. Сложно донести мысльчерез нагромождения цифр и статистики. Эффектная презентация PowerPoint не содержитбольшего количества цифр. Лучше оставить эти данные для последующего, более подробногоизучения, включив их в раздаточные материалы, предлагаемые по окончании презентации.Если необходимо подчеркнуть какие-то статистические данные в презентации, воспользуйтесьрисунком или фотографией.
4. Не повторяйте то, что написано на слайдах PowerPoint.
Одной из наиболее распространенных и вредных привычек среди пользователейPowerPoint является чтение текста на слайдах. Это не только избыточность (неужеливаша роль состоит лишь в том, чтобы щелкать мышью?), но и верный способ сделатьскучной любую, даже самую яркую презентацию. Показ презентации должен сопровождатьсяустной речью, дополняющей и описывающей (но не пересказывающей) отображаемую наэкране информацию. Даже при использовании PowerPoint необходимо общение докладчикас аудиторией. Люди пришли на презентацию не для того, чтобы рассматривать вашу спину.
5. Делайте своевременные замечания. Еще одна распространеннаяпроблема — совпадение по времени замечаний докладчика с отображением нового слайдаPowerPoint. Это лишь рассеивает внимание аудитории. При правильном планированиипрезентации PowerPoint сначала должен отображаться новый слайд и аудитории даетсякакое-то время на то, чтобы прочитать и усвоить информацию, а затем следуют комментариидокладчика, уточняющие и дополняющие показанное на экране.
6. Делайте перерывы. Как уже было отмечено, PowerPoint лучшевсего использовать в качестве визуального дополнения к устному выступлению. Опытныепользователи PowerPoint не стесняются время от времени показывать аудитории пустойэкран. Это не только позволяет слушателям отдохнуть, но и помогает сфокусироватьвнимание во время устного общения, например в ходе группового обсуждения или приответе на вопросы аудитории.
7. Используйте яркие цвета. Яркий контраст между текстом, графикойи фоном помогает донести до слушателей мысли и эмоции.
8. Импортируйте дополнительные рисунки и фотографии.
Не ограничивайтесь тем, что предлагает PowerPoint. Используйтевнешние рисунки и фотографии, а также видео, чтобы украсить и разнообразить своюпрезентацию.
9. Предлагайте раздаточные материалы в конце, а не в серединепрезентации. Кто-то может не согласиться со мной. Но ни один докладчик не захочетвыступать перед аудиторией, которая занята чтением его собственной речи в краткомизложении. Если слушателям не требуется просматривать раздаточные материалы во времявыступления, лучше предоставить их в конце презентации.
10. Отредактируйте презентацию перед выступлением.
Никогда не забывайте об аудитории. Подготовив слайды PowerPointв черновом варианте, отредактируйте их, представив, что вы — один из слушателей.Если что-то покажется непривлекательным, отвлекающим или непонятным, правьте безжалостно.В большинстве случаев такая правка хорошо отражается на качестве презентации в целом.
3. Рекомендации по оформлению презентаций в PowerPoint
1. Шрифт — минимальный размер текста — 24 пт.
2. Не должно быть черных надписей на сиреневом фоне (или других подобных сочетаний).Текст должен хорошо читаться.
3. Необходимо использовать максимальное пространство экрана (слайда), например,растянув рисунки.
4. По возможности используйте верхние ¾ площади экрана (слайда), т.к.с последних рядов нижняя часть экрана обычно не видна.
5. Первый слайд презентации должен содержать наименование проекта (работы),фамилию, имя, отчество исполнителя, номер учебной группы, а также фамилию, имя,отчество, должность, ученую степень руководителя.
6. Каждый слайд должен содержать заголовок. В конце заголовков точка не ставится.Заголовок может располагаться с краю или сверху слайда.
7. В заголовках отражайте вывод из представленной на слайде информации.
8. Используйте слова, написанные заглавными буквами, только для коротких заголовковков.
9. Не помещайте более 5-6 строк на слайде и 5-7 слов в строке.
10. Перед использованием скриншотов проверьте текст на наличие ошибок, чтобына изображении не остались красные (зеленые) подчеркивания ошибок, следует использоватьскриншоты пред просмотром.
11. При использовании скриншотов лишние элементы (панели инструментов, меню,пустой фон и т.д.) необходимо обрезать.
12. Не перегружайте слайды анимационными эффектами. Для смены слайдов используйтеодин и тот же анимационный эффект.
13. Если слайд содержит единицы измерения в м2 или м3,нужно использовать верхние индексы (Формат — Шрифт — надстрочный).
14. Вместо слов «генеральный план» должно быть написано «схемагенерального плана».
15. Использование формул. Можно оставить общую форму записи и/или результат,а отображать всю цепочку решения не надо.
16. Наименование программ, в которых были сделаны расчеты, графика и т.д. должныбыть указаны в именительном падеже (не «рисунок в Allplane»,а «рисунок в Allplan»).
17. Необходимо проверять правильность написания названий улиц, фамилий авторовметодик и т.д.
18. По-возможности, нужно уменьшать разрядность чисел. Вместо 40000 руб. лучшеписать 40 тыс. руб.
19. Не используйте больше 2-3 цветов на слайде.
20. Контрастные цвета помогают привлечь внимание, подчеркнуть главное.
21. Один и тот же элемент на разных слайдах должен быть одного цвета
22. На заключительный слайд нужно вынести самое основное, главное, что было впрезентации.
Литература
23. Е.В. Михеева Информационные технологии — М., АКАДЕМИЯ, 2006.
24. С.В. Глушаков Office 2007- М., АСТ, 2008.
25. Ю.Д. Романова Информатика и информационные технологии — М., ЭКСМО, 2008.
ПриложениеПример созданияпрезентации
/>
Рис 1. Титульный лист
/>
Рис 2. Разновидность схем
/>
Рис 3. Определение
/>
Рис 4. Запись формул
/>
Рис 5. Рисунки
/>
Рис 6. Таблицы