ПРАВИЛА нотариального делопроизводства

ПРАВИЛА нотариального делопроизводства
I. Общие положения
1. Настоящие Правила, разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 50, ст. 4855; 2004, № 27, ст. 2711; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 27, ст. 2717; 2006, № 27, ст. 2881; 2007, № 1, ст. 21; № 27, ст. 3213; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; 2008, № 52, ст. 6236; 2009, № 1, ст. 14), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу. Правила нотариального делопроизводства регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.Правила нотариального делопроизводства не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики, делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и иных нормативных правовых актов в данной сфере.
3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:
нотариус, занимающийся частной практикой;
в государственной нотариальной конторе - один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации на одного из работников, не являющегося нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы, указанные в пункте 3 настоящих Правил.
Работникам как частнопрактикующего нотариуса, так и государственной нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.
5. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации.
Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XII настоящих Правил. Проверка исполнения правил нотариального делопроизводства проводится один раз в четыре года.
II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности) Организационно-распорядительные документы
6. В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении), нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:
постановление нотариуса (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия: постановление о выдаче денежных средств на похороны наследодателя (статья 1174 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 49, ст. 4552; 2004, № 49, ст. 4855; 2006, № 23, ст. 2380; № 52, ст. 5497; 2007, № 1, ст. 21; № 49, ст. 6042; 2008, № 18, ст. 1939; № 27, ст. 3123) (далее - Кодекс), постановление об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство (статья 1155 Кодекса);
распоряжение нотариуса;
поручение нотариуса;
запрос нотариуса об истребовании сведений и документов.
7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:
наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы;
фамилия, инициалы, должность нотариуса;
дата и номер приказа о назначении на должность нотариуса;
наименование вида документа (постановление, распоряжение и т.д.);
дата документа;
регистрационный номер;
место составления документа;
заголовок к тексту (постановление об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);
текст документа;
подпись нотариуса;
оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8. Текст организационно-распорядительного документа нотариуса может подразделяться на вводную (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.
9. Организационно-распорядительные документы (в том числе постановления и распоряжения) регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов (форма № 1, приложение № 1).
10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
11. Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется порядком совершения нотариальных действий.
Письма нотариуса
12. Документы нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (ответы на запросы, поступившие к нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки, другие аналогичные документы), оформляются как письма на стандартном листе бумаги или с использованием личного бланка нотариуса, применяемого в соответствии с правилами, установленными разделом V Правил.
13. Письма нотариуса содержат следующие реквизиты:
фамилия, инициалы нотариуса;
должность;
наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы;
место составления документа;
дата документа;
исходящий регистрационный номер;
адресат;
текст письма;
отметка о наличии приложения;
подпись нотариуса.
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, кроме вышеуказанных реквизитов содержат заголовок, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. В справках может указываться дата и номер приказа о назначении на должность нотариуса.
14. Адресат письма указывается следующим образом.
При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент управления,
организации и контроля
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Департамент правового обеспечения
Главному специалисту-эксперту
И.О. Фамилия
При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью «Агропром»
И.О. Фамилия
При адресовании письма физическому лицу указываются его инициалы, фамилия, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:
И.О. Фамилия
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки,
Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.
Дата письма может оформляется как словесно-цифровым способом, например: 07 июля 2009 г.
Так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 07.07.2009.
16. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия
При оформлении реквизита «подпись» на личном бланке нотариуса должность нотариуса не указывается.
При оформлении реквизита «подпись» на личном бланке нотариуса лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, обязательно указание в реквизите «подпись» его статуса, инициалов и фамилии, например:
Временно исполняющий
обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия
17. При подписании документов, составленных комиссией, указывается распределение обязанностей в составе комиссии («председатель комиссии», «члены комиссии»).
18. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров приложений, например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Запрос о …на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:
Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2007 №113/06-07 и приложение к нему, всего на 3л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
19. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.
III. Обработка входящих документов
20. Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору (входящие), проходят следующую обработку.
Проверяется правильность доставки документов; ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу об этом составляется акт (форма № 2, приложение № 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.
Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, времени их отправки и получения, а также в иных случаях, установленных настоящими Правилами.
21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.
Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданы нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства; нотариусу переданы для совершения протеста векселя и т.п.), заявителю выдается расписка, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма № 3, приложение № 3). Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку, которая хранится в деле нотариуса.
При подаче нотариусу копий документов в случаях, предусмотренных настоящим пунктом, заявителю по его просьбе также может быть выдана расписка (форма № 3, приложение № 3), подтверждающая получение нотариусом копий документов.
Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю.
22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).
23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (форма № 4, приложение № 4) в день их поступления.
24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции, и дата регистрации.
25. Документы, подлежащие специальному учету в порядке, определенном настоящими Правилами, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.
26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента поступления для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).
Ответ по существу дается автору обращения не позднее 30 дней со дня поступления документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения документов.
27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии и почтовом адресе заявителя.
28. Обращение, не относящееся к компетенции данного нотариуса, не позднее семи дней со дня поступления возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.
29. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав, и т.д.), не позднее семи дней со дня поступления направляется ему с сопроводительным письмом.
Если нотариусу, получившему документ, не известно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для дальнейшей передачи по принадлежности.
О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.
30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и, в случае необходимости дан ответ заявителю.
Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой «в дело». Отметка также должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус.
IV. Обработка исходящих документов
31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д.), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (форма № 5, приложение № 5). На исходящем документе ставятся регистрационный номер, присвоенный в указанном журнале, и дата регистрации. Документ подписывается нотариусом.
32. Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку (форма № 6, приложение № 6). Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.
33. Исходящие документы должны быть отправлены адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.
34. При отправлении документа его копия остается в делах нотариуса.
V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса
35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696), Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 № 767 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).
36. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском простой круглой печати (без изображения государственной символики).
37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны быть выполнены штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы его печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации по акту, составленному в двух экземплярах, по установленной форме (форма № 7, приложение № 7).
39. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариуса сдается по акту в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации в случае, если меняется место нахождения нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы, указанные на печати.
40. После приема печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации акт утверждается территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации.
Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, другой экземпляр остается в территориальном органе Министерства юстиции Российской Федерации.
41. При оформлении документов (документировании) нотариусом могут использоваться различные бланки, в том числе личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариального действия.
Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, может использовать для составления писем, организационно-распорядительных документов личный бланк нотариуса, которого он замещает.
42. Личные бланки нотариуса должны изготавливаться на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и иметь следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы; адрес нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы. В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.
Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.
43. Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а не использованные нотариусом государственной нотариальной конторы - в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации по акту, составленному в двух экземплярах (форма № 8, приложение № 8).
44. Бланки в акте нумеруются по порядку. При внесении в акт однотипных бланков указывается их наименование и общее количество сдаваемых экземпляров. При сдаче пронумерованных бланков в акте указываются номера сдаваемых бланков.
Все экземпляры актов подписываются нотариусом с проставлением даты.
Экземпляр акта передается нотариусу, другой экземпляр остается в органе, принявшем бланки.
45. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего, голубого или фиолетового цвета.
46. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 настоящих Правил, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, сдаются комиссией, созданной для передачи дел нотариуса.
VI. Составление номенклатуры дел
47. Для учета создаваемых и получаемых нотариусом документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения (форма № 9, приложение № 9).
48. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, - в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для утверждения.
Утверждение составленной номенклатуры государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, а нотариуса, занимающегося частной практикой - приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации согласованного с нотариальной палатой.
49. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязаны в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации.
50. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе, - реестры, книги, журналы.
51. Номенклатура дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы составляется на основе Типовой номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
52. Типовая номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел нотариусов, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.
Снижение сроков хранения, установленных Типовой номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.
53. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Типовую номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с введением новых заголовков дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.
До внесения изменений в Типовую номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе ввести в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа «Срок хранения» вновь введенных дел заполняется только после внесения дополнений в Типовую номенклатуру дел, касающихся установления сроков хранения вновь введенных дел.
54. Индексация Типовой номенклатуры дел, обозначающая номер раздела номенклатуры и порядковый номер дела, включенного в соответствующий раздел Типовой номенклатуры, сохраняется для однородных заголовков дел в номенклатуре дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы.
В графе 1 номенклатуры дел в соответствии с индексацией однородных дел в Типовой номенклатуре дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру (исключение составляют введенные в номенклатуру дел в соответствии с пунктом 53 настоящих Правил новые заголовки дел, которым присваивается резервный номер соответствующего раздела номенклатуры дел).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, четко, в обобщенной форме отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому - свой номер.
В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество заведенных частей или томов дела.
Сроки хранения дел в графе 4 указываются в соответствии с Типовой номенклатурой дел, основанной на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г. (акт признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002 № 07/1110-ЮД)).
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении переходящих дел (например, переходящее с 2004 года), о незаведенных делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и др.
55. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами и не подлежат ежегодной перерегистрации.
Исключение составляют переходящие дела, заведенные до введения в действие настоящих Правил, в случаях, если индекс, присвоенный делу при заведении, не совпадает с индексом, который должен быть присвоен данному делу в соответствии с Типовой номенклатурой дел. При разработке номенклатуры дел в соответствии с настоящими Правилами такие переходящие дела подлежат перерегистрации. Заведенному ранее переходящему делу присваивается индекс в соответствии с Типовой номенклатурой дел, при этом индекс, который данное переходящее дело получило при его заведении, сохраняется и пишется через дробь (например: 1-9/II-7, где 1-9 - индекс данного переходящего дела, присвоенный ему в соответствии с Типовой номенклатурой дел, II-7 - индекс, присвоенный данному переходящему делу при его заведении).
56. В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
57. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов (форма № 10, приложение № 10).
VII. Формирование дел
58. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.
59. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле «Переписка» документы-запросы группируются с документами-ответами.
60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному завещанию);
- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте и телефонограммы.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
61. Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.
62. Постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.
Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариального действия.
63. Постановления и распоряжения нотариуса, не указанные в пунктах 61, 62 настоящих Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление или распоряжение нотариуса.
VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел
64. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
65. Дела нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).
66. При заведении дело помещается в обложку (форма № 11, приложение № 11) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку).
На обложке дела указываются реквизиты:
кем заведено дело - фамилия, инициалы нотариуса, занимающегося частной практикой; наименование государственной нотариальной конторы или наименование нотариального округа полностью прописью;
номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;
заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
дата дела. Датами заведения и окончания дела, в том числе, состоящего из нескольких томов, считаются даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. Даты оформляются словесно-цифровым способом;
количество листов в деле (томе). Проставляется в соответствии с данными листа-заверителя. При изменении нумерации листов в деле на обложке дела прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом;
срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).
67. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
68. Полное оформление дела после завершения его в делопроизводстве для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривает:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела;
заполнение всех реквизитов обложки дела.
69. При частичном оформлении дел осуществляется пересистематизация документов и нумерация листов, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
70. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.
71. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве.
72. При полном оформлении дела производится экспертиза ценности документов путем полистного просмотра находящихся в деле документов, с целью их отбора для последующего хранения или уничтожения, который не допускается только по заголовкам на обложках дел.
73. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007 г. № 49 ст. 6079; 2008 г. № 20 ст. 2253).
74. Для организации и проведения экспертизы ценности документов (дел) нотариусов, занимающихся частной практикой, или государственных нотариальных контор, отбора дел для дальнейшего хранения и к уничтожению создается экспертная комиссия
75. Экспертные комиссии образуются нотариальными палатами и территориальными органами Министерства юстиции Российской Федерации в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2.
76. Экспертиза документов проводится в процессе формирования, оформления дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив или на уничтожение.
77. Экспертиза документов осуществляется ежегодно нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, отвечающим за ведение нотариального делопроизводства, и экспертной комиссией.
78. При полном оформлении дела документы перегруппируются в прямой хронологической последовательности с января по декабрь.
79. Все листы дела, включая помещенные в дело конверты, нумеруются простым карандашом. Отдельно нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись.
Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.
Если дело состоит из нескольких томов, а том - из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.
При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) - неучтенные нумерацией листы, пропущенные номера листов, листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 неучтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.
Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.
80. Лист-заверитель (форма № 12, приложение № 12) подшивается в конце дела.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе), оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы.
На листе-заверителе должны отражаться любые изменения в оформленных делах: изъятие документов, добавление документов и др. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан; изменения оговариваются нотариусом, датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.
Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
81. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (форма № 13, приложение № 13). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указывается дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.
На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи по форме № 14 (приложение № 14). В этом случае в графу «Вид документа» вносится только название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле следует конкретизировать вид документа путем указания лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например, «Договор купли-продажи квартиры между Фамилия И.О. и Фамилия И.О.».
Все документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые к нему, во внутренней описи не упоминаются. При этом в графе «№№ листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.
82. Внутренняя опись должна иметь итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.
83. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, подшиваются прочной нитью в обложку (или переплетаются, или скрепляются иным способом, обеспечивающим сохранность документов, в том числе с использованием новых технических средств) с учетом возможного свободного чтения текста всех документов; исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения» (пункт 151 настоящих Правил). Если текст документа слишком близко расположен к краю листа и может быть затронут при подшивке, что затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается данный документ. На место склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой. На бумажную наклейку ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (оттиск печати проставляется таким образом, чтобы часть изображения была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе бумаги, на которую прикрепляется наклейка).
84. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел (форма № 16, приложение № 16; форма № 17, приложение № 17). Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
85. Опись дел составляется в четырех экземплярах, при передаче дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в трех экземплярах, в случае передачи дел государственной нотариальной конторы.
На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
86. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся в данной описи.
87. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
88. Описи дел рассматриваются экспертной комиссией.
89. Правильность отбора дел для архивного хранения или правильность указания этих дел в описи проверяется членами экспертной комиссии путем полистного просмотра дел, отобранных нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой. По результатам изучения документов экспертная комиссия принимает решение, которое оформляется протоколом.
90. В случае принятия членами экспертной комиссии решения об исключении из представленной описи дела (тома), текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.
91. Опись дел постоянного хранения после одобрения экспертной комиссией представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации (описи дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации (описи дел государственной нотариальной конторы).
В аналогичном порядке утверждаются описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
92. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора, подшивка к договорам соглашений об их расторжении или изменении, подшивка к завещанию распоряжения о его отмене) производится переформирование дела.
93. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более пяти листов, допускается проставление литерных номеров листов (пункт 79 настоящих Правил). Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель, составляется справка о причинах переформирования дела, датируемая и подписываемая нотариусом. Данная справка подшивается в конец дела.
94. Документы, хранящиеся в делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:
лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);
работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения; документа, на основании которого производится изъятие.
Лицам, на имя которых были оформлены возвращаемые из дел нотариуса документы (их представителям) документы выдаются по письменному заявлению, в котором указываются причины возврата документов.
Возврат или изъятие документов из дела нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается; изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии изъятых документов, идентичность которых подлинникам заверена подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие: протокол выемки, определение (запрос) суда, заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие. В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело. Меняется нумерация листов дела. Если количество листов в деле уменьшается на 5 листов или менее, нумерация листов дела может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах листов. В случае увеличения количества листов в деле нумерация меняется в порядке, предусмотренном пунктом 79 настоящих Правил.
О причинах переформирования дела составляется справка, датируемая и подписываемая нотариусом, справка подшивается в конец дела.
Возвращаемые или изымаемые из дел нотариуса документы, выдаются нотариусом под расписку (форма № 6, приложение № 6), которая подшивается в дело.
95. Переформированные дела вновь сшиваются. Уточняется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.
96. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие документов, также изымаются из дела после возвращения документов, и подшиваются нотариусом в специальное номенклатурное дело «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Дело вновь сшивается.
97. При выдаче нотариусом в случаях, установленных законодательством, справок, сведений о совершенных нотариальных действиях (кроме случаев выдачи таких справок или сведений лицам, в отношении которых совершались указанные нотариальные действия, или их представителям, или по требованию нотариальной палаты), такие справки (сведения) составляются в двух экземплярах, один из которых остается у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, и хранится в специальном деле «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Документы, на основании которых нотариусами выдавались справки, сведения о совершенных нотариальных действиях, подшиваются вместе с экземпляром справки или сведений.
98. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица нотариальной палаты и заверяется печатью нотариальной палаты; для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и заверяется печатью территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
IX. Временное хранение дел. Передача дел
99. Дела - в том числе реестры, книги, журналы - постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированные у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, с момента их заведения до момента передачи в архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования.
100. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.
101. Дела постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения по месту формирования хранятся в течение 75 лет с момента их заведения.
102. По истечении срока временного хранения дела для передачи в архив отбираются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, отвечающим за ведение нотариального делопроизводства.
103. Дела, отбираемые для передачи в архив, должны быть полностью оформлены (пункт 68 настоящих Правил).
104. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, одновременно с передачей полномочий передаются номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.
105. Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, и передача дел нотариуса учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса по установленной форме (форма 18, приложение 18). В данном журнале фиксируется каждый факт передачи нотариусом полномочий и дел лицу, замещающему его, и приема полномочий и дел нотариусом от указанного лица.
Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в отдельное дело.
106. В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, на которого возложено ведение делопроизводства, дела и документы как законченные производством, так и находящиеся в производстве (далее также - дела), передаются ими по акту:
нотариусом, занимающимся частной практикой, - другому нотариусу, определенному совместным решением территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты;
нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, нотариусу, отвечающему за ведение нотариального делопроизводства в государственной нотариальной конторе;
нотариусом, отвечающим за ведение нотариального делопроизводства в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному совместным решением территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты;
работником, на которого возложено ведение делопроизводства, - нотариусу, занимающемуся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусу, отвечающему за ведение нотариального делопроизводства, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
В исключительных случаях дела нотариуса, занимающегося частной практикой, могут быть переданы на временное хранение в нотариальную палату, а дела государственной нотариальной конторы - в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации на основании совместного решения территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты по описи (форма № 15, приложение № 15).
Срок передачи дел не должен превышать тридцати дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой. При увольнении лица, отвечающего за ведение нотариального делопроизводства, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.
107. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, передаются другому нотариусу (назначаемому в соответствии с пунктом 106 настоящих Правил) комиссией, специально создаваемой для этого совместным решением территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты. Порядок создания и работы таких комиссий определяется совместным решением нотариальной палаты и территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
Дела передаются по акту приема-передачи, который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии. Срок передачи дел не должен превышать двух месяцев с момента наступления обстоятельств, указанных в абзаце первом настоящего пункта.
Дела передаются комиссией в порядке, установленном настоящими Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагается на членов комиссии.
108. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 настоящих Правил, нотариальная палата и территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации обязаны обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу, ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.
109. При изменении территории деятельности нотариуса он обязан передать по акту документы другому нотариусу в соответствии с решением, принятым территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальной палатой, за исключением случаев, когда измененная территория деятельности нотариуса охватывает несколько единиц административно-территориального деления, включая прежнюю территорию деятельности нотариуса.
110. Работник, отвечающий за ведение делопроизводства, при увольнении должен передать все дела, находящиеся в делопроизводстве, нотариусу, занимающемуся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусу или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
111. В случаях, предусмотренных пунктами 106, 107, 109, 110 настоящих Правил, передаче подлежат все дела, включая реестры, книги, журналы, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены (пункт 68 настоящих Правил); дела, срок хранения которых не превышает десяти лет, могут передаваться частично оформленными (пункт 69 настоящих Правил).
112. Дела передаются по акту (форма № 19, приложение № 19), составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации), а также лиц, принимающих и передающих дела.
113. Дела вносятся в акт по разделам: дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет); дела временного хранения (до 10 лет).
Дела (тома) в акте нумеруются.
114. В конце акта делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.
115. После передачи дел все экземпляры акта подписываются как нотариусом (работником), передающим дела, так и нотариусом (работником), их принимающим, с проставлением даты. Подписи нотариусов заверяются оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской федерации.
116. Подписанный акт направляется на утверждение нотариальной палаты и территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).
Экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, а также передается нотариусам (лицам), принимающим и передающим дела.
117. Срок передачи дел не должен превышать тридцати дней со дня наступления событий, указанных в пунктах 109-110 настоящих Правил.
118. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по независящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом и т.п.), в отношении которых нотариусу не известно, будут ли они исполнены в дальнейшем, подлежат полному оформлению и передаче в архив.
X. Уничтожение дел
119. Отбор дел к уничтожению производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, на которое возложено ведение нотариального делопроизводства.
120. Дела, срок хранения которых истек в соответствии с номенклатурой дел, выделяются к уничтожению.
Производится полистный просмотр дел с целью их отбора к уничтожению. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.
Экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов.
121. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении дел к уничтожению (форма № 20, приложение № 20) в четырех экземплярах - при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в трех экземплярах, в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.
Акт подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, отвечающим за ведение делопроизводства, с проставлением даты. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
122. Акт представляется на одобрение экспертной комиссии.
На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия при необходимости может потребовать включения в опись дел постоянного или временного хранения документов, отобранных к уничтожению.
В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел, его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником, ответственным за делопроизводство).
123. Акт, одобренный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган федерального органа исполнительной власти (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
124. Дела, отобранные к уничтожению, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение тридцати дней со дня утверждения акта.
Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованию об их неразглашении и о невозможности восстановления текста уничтоженных документов.
125. На акте о выделении дел к уничтожению делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, отвечающим за ведение делопроизводства, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
126. Один экземпляр акта с отметкой об уничтожении дел хранится в делах органа, утвердившего акт, по одному экземпляру передается экспертной комиссии и нотариусу.
XI. Особенности делопроизводства отдельных видов дел
Формирование и оформление наследственных дел
127. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства. В частности, таким документом может быть заявление о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.п.
128. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу как на личном приеме, так и по почте.
Подлинные документы, поданные на личном приеме, принимаются нотариусом под расписку, в которой указывается дата принятия и реквизиты каждого документа. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма № 3, приложение № 3).
Возврат подлинных документов подателю также производится под расписку, которая помещается в дело (форма № 6, приложение № 6).
При подаче нотариусу копий документов подателю по его просьбе также может быть выдана расписка, подтверждающая получение нотариусом копий документов.
129. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел (форма № 21, приложение № 21). В случае поступления такого документа по почте, он также регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции.
130. Документ, указанный в пункте 127, помещается в наследственное дело, которому присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 - порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 - год заведения наследственного дела.
131. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графе 1 и графе 2 Книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.
132. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел (форма № 22, приложение № 22).
133. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к конкретному наследственному делу заявления. В том числе, - заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в Книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении шести месяцев, установленных Кодексом (статья 1154) для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника (статья 1153 Кодекса), поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежаще оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.
134. При поступлении к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, иных заявлений, они регистрируются только в графе 1 Книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление.
135. Поручение о принятии мер по охране или по управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (форма № 23, приложение № 23) или в Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (форма № 24, приложение № 24).
В случае поступления поручения по почте, оно регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в соответствующей Книге учета заявлений (поручений).
136. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку (форма № 25, приложение 25).
137. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе, документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и к управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, экземпляр справки о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан в порядке наследования - в случае необходимости представления указанной справки в соответствии с законодательством, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).
При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия, экземпляр постановления также помещается в наследственное дело.
138. По общему правилу производство по наследственному делу считается законченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX настоящих Правил) после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам.
139. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:
а) вступило в законную силу решение суда, разрешившего по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается законченным со дня вступления в законную силу решения суда и оформляется для временного хранения;
б) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое заведено на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон (статья 1174 Кодекса), состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя на основании пункта 3 статьи 1174 Кодекса, и в течение срока, установленного законодательством для принятия наследства, не происходит движения по указанному наследственному делу (не поданы новые документы), по истечении года со дня открытия наследственное дело считается законченным и готовится к оперативному хранению.
140. Производство по наследственному делу прекращается отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.
141. При подготовке законченного наследственного дела к временному хранению:
а) документы подшиваются в следующем порядке:
копия свидетельства о смерти наследодателя;
заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке);
заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке);
документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);
справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;
документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;
запросы нотариуса, сделанные для установления состава наследственного имущества, и ответы на них;
свидетельство о праве на наследство;
справка о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан в порядке наследования, направленная в налоговый орган (в случае необходимости представления указанной справки в соответствии с законодательством);
иные приобщенные к наследственному делу документы;
б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись находящихся в нем документов.
142. Законченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство (пункт 2 статьи 1162 Кодекса) или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного (пункт 2 статьи 1155 Кодекса). При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись, в лист-заверитель. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: «Аннулировано. Постановление об аннулировании от ______ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за №______».
Направление наследственных дел по принадлежности
143. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества - в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте и т.п.) производится в следующем порядке:
подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;
составляется внутренняя опись документов;
снимается копия наследственного дела, включая копию обложки;
подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.
144. Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для пересылки соответствующему нотариусу.
145. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером - отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу Министерства юстиции Российской Федерации.
146. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу (пункты 129-132 настоящих Правил). Нотариус, который уже завел наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела (пункт 134 настоящих Правил).
В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).
147. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство, и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.
148. При направлении копии наследственного дела:
снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле;
заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации верность копии каждого отдельного документа, находящегося в наследственном деле, в том числе - внутренней описи;
копия наследственного дела прошивается;
листы копии наследственного дела нумеруются, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;
копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.
Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в соответствующий территориальный орган Минюста России для пересылки нотариусу.
149. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу Минюста России); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу Минюста России) заказной бандероли (заказного письма); а в случае доставки копии наследственного дела курьером - отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) соответствующему нотариусу или территориальному органу Министерства юстиции Российской Федерации.
Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявление наследника, запрос нотариуса и др.).
Принятие закрытого завещания
150. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом в соответствии со статьей 1126 Кодекса конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания - в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения - помещаются в дело «Конверты хранения».
151. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (зажимами, прозрачными файлами и т.п.).
152. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 79 настоящих Правил, но не прошиваются.
Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания (форма № 68 Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10.04.2002 № 99), а также распоряжение об отмене закрытого завещания в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения.
153. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний (форма № 26, приложение № 26) с пометкой «закрытое». После вскрытия закрытого завещания в Алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания.
154. Объем дела «Конверты хранения» (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.
155. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело «Конверты хранения» может быть переходящим (пункт 55 настоящих Правил).
156. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка о причине и дате изъятия документов (форма № 27, приложение № 27).
Вскрытие и оглашение закрытого завещания.
157. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции, затем - в Книге учета дел закрытых завещаний (форма № 28, приложение № 28).
В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается подателю.
158. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в Книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и в Книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается подателю.
Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, сохраняется и хранится в деле закрытого завещания.
159. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело «Закрытое завещание» с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в Книге учета дел закрытых завещаний и года заведения дела. Например, 3-2005, где 3 - порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в Книге учета дел закрытых завещаний; 2005 - год заведения дела закрытого завещания.
160. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку по форме № 29 (приложение № 29).
161. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (форма № 30, приложение № 30). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.
162. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.
163. Производство по конкретному закрытому завещанию считается законченным и дело готовится для временного хранения (глава IX настоящих Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.
Производство по делу закрытого завещания может быть закончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.
Депозит нотариуса
164. Первый поступивший к нотариусу документ, свидетельствующий о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги, является основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса. В частности, такими документами могут быть заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг; опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом); заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).
165. Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции, затем - в Книге учета депозитных операций (форма № 31, приложение № 31). Исключением является составление документа, послужившего основанием для начала производства, тем же нотариусом, в чей депозит вносятся наличные деньги. В этих случаях документ, являющийся основанием для начала производства по принятию денег в депозит нотариуса, регистрируется сразу в Книге учета депозитных операций.
166. К документам конкретной депозитной операции помещаются все документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.
167. О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение по форме № 32 (приложение № 32). Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.
168. Производство по конкретной депозитной операции считается законченным и дело готовится для временного хранения в случае:
- передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;
- выдачи закладной ее владельцу;
- возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;
- перечисления нотариусом в соответствующий бюджет невостребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.
169. Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие - принять в депозит деньги и ценные бумаги, если указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.
Вексельные протесты
170. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции.
171. Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указывается дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма № 3, приложение № 3).
Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку (форма № 6, приложение № 6), которая помещается в дело.
К материалам вексельного протеста приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.
Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.
172. К документам вексельного протеста приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы, подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица и т.д.
173. Производство по протесту конкретного векселя считается законченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).
174. Производство по протесту конкретного векселя прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие - осуществить вексельный протест, если указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.
XII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой
175. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, настоящих Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.
176. Проверки исполнения правил нотариального делопроизводства осуществляются комиссией, в которую входят представители территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты, на основе принципа равного представительства. Численный состав комиссии не может быть менее 2 человек.
177. Персональный состав комиссии утверждается приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты по каждой проверке отдельно.
178. Плановые проверки правил нотариального делопроизводства проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты.
179. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариусов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).
180. Утвержденные ежегодные графики доводятся до сведения членов комиссии и нотариусов, подлежащих проверке, в течение 3 рабочих дней со дня утверждения графика.
181. Конкретная дата проверки подлежит доведению до сведения членов комиссии не позднее, чем за семь дней до ее проведения.
О конкретной дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за пять рабочих дней до намеченной даты проверки.
182. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам, член комиссии должен письменно известить об этом территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальную палату.
183. При возникновении в срок, предусмотренный пунктом 183 настоящих Правил, непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки с соблюдением условия равного представительства от территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты.
184. В случае увольнения сотрудника территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты вносятся соответствующие изменения.
185. Члены комиссии проверяют правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
186. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:
фамилия имя, отчество нотариуса,
данные лицензии на право нотариальной деятельности и приказа о назначении на должность нотариуса,
место нахождения нотариальной конторы,
замечания, выявленные в ходе проверки со ссылкой на конкретные пункты настоящих Правил,
предложения по результатам проверки.
187. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом настоящих Правил следует описать те из них, которые, с целью обмена положительным опытом, могут быть рекомендованы другим нотариусам.
188. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее семи дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она поводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение пятнадцати дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа Минюста России. Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе Министерства юстиции Российской Федерации, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.
В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он, подписывая справку, вправе представить свои письменные возражения.
В случае выявления в ходе проверки нарушений правил нотариального делопроизводства, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальная палата назначают проведение повторной проверки нотариуса, допустившего нарушения правил нотариального делопроизводства.
189. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения настоящих Правил. При проведении повторной проверки проводится сплошная проверка исполнения правил нотариального делопроизводства за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее, помимо сведений, указанных в пункте 186 настоящих Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.
190. В случае выявления в ходе проверки соответствующего нотариуса фактов нарушений правил нотариального делопроизводства, нотариальной палатой должен быть решен вопрос о применении к нотариусу, допустившему нарушения, мер дисциплинарного воздействия.
191. При поступлении в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом правил нотариального делопроизводства, по предложению нотариальной палаты или территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации назначается проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом настоящих Правил. Решение о проведении внеплановой проверки должно быть принято не позднее пятнадцати дней с момента поступления требования территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации или нотариальной палаты о проведении внеплановой проверки.
192. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 186-188.
193. В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальная палата назначают проведение повторной проверки нотариуса, допустившего нарушения правил нотариального делопроизводства.