--PAGE_BREAK--1.2 Количественный и качественный анализ системы документооборота АТП
Данное АТП имеет линейную структуру управления производством, т.к. видно непосредственное подчинение каждому руководителю всех руководителей участка.
Эксплуатационная служба АТП организует свою работу на основе установленного плана перевозок для обслуживаемых предприятий и организаций по видам груза и грузоотправителям. Она находит возможности для наиболее рационального осуществления этих перевозок с наименьшими затратами. Поэтому эксплуатационная служба главное внимание уделяет обеспечению всемирного развития централизованной системы перевозок в городах и районах, а также в междугородном и международном сообщении как важнейшему условию полного и своевременного обслуживания предприятия и организации и наиболее эффективного использования транспортных средств.
Большое внимание руководителями службы эксплуатации и ее работниками должно уделяться следующим вопросам:
· Изучение экономики района деятельности АТП, выявление характера и величины грузопотоков, а также возможности организации централизованных перевозок, организация получения объективной информации (заявок) на потребный объем перевозок, проверка ее и выявление фактических условий организации перевозок;
· Разработка совместно с технической службой оптимального графика выпуска автомобилей на линию и режима работы их, четкое оперативное планирование перевозок, повседневный инструктаж и контроль за использованием подвижного состава на линии, правильное и своевременное оформление документации, систематическое улучшение организации обслуживания клиентуры и повышение эффективности использования транспортных средств;
· широкое внедрение прогрессивных методов труда шоферов на на линии и обмена передовым опытом, анализ выполнения планов и договоров на перевозки, обеспечение всемирного снижение транспортных издержек, правильное применение тарифов и своевременное предъявление счетов обслуживаемой клиентуре.
Главными задачами ПТО являются:
· организация надлежащего хранения подвижного состава, обеспечивающего высокую техническую готовность его к работе и своевременность выпуска автомобилей на линию и прием их, а также разработка и решение вопросов, связанных с укреплением производственно-технической базой предприятия;
· оперативное планирование всех видов технического обслуживания и ремонта автомобилей и автомобильных шин, организация выполнения этих работ и контроля за их качеством, проведение технического учета и отчетности по подвижному составу, автомобильным шинам и другим производственным фондам;
· изучение, обобщение и распространение опыта новаторов производства, разработка и проведение организационно-технических мероприятий по совершенствованию производства, внедрение новой техники и научной организации труда, по технике безопасности, охране труда и предупреждению аварийности, а также руководство движением рационализаторов и изобретателей.
ОМТС включает руководство всей совокупностью работ по обеспечению нормального материально-технического снабжения предприятия, организация хранения, выдачи и учета топлива, запасных частей и других материальных ресурсов, разработка и осуществление мероприятий по более рациональному использованию их.
Бухгалтерия проводит учет наличия средств, выделенных в распоряжение предприятия, сохранности и уровня использования их, организует выполнение финансового плана, проверяет состояние финансового хозяйства предприятия, проводит большую оперативную работу по организации расчетов с клиентурой, поставщиками и финансовыми органами, организует первичный учет расходования материальных ресурсов и денежных средств.
Склад предназначен для хранения запасных частей, их прием и отпуск со склада.
Таблица 1.6
Разработка электронной формы документа
№ варианта
Наименование документа
Назначение
3
Путевой лист
Накопление текущей информации об эксплуатации автомобилей, исходная информация для всех элементов учета
Таблица 1.7
Объем используемых документов
Наименование задачи
Наименование подразделения решающего задачу
Наименование документа
Используемые документы
Разрабатываемые документы
Выгрузка из кузова ТС (прием груза)
Склад
Акт приемки, приходной ордер
Журнал учета прихода
Отпуск деталей со склада
Склад
Лимитная карта на отпуск деталей со склада
Журнал учета расхода
Учет запасов
Склад
Карточка учета материалов
Журнал учета
Прием заявок, составление договоров
Отдел эксплуатации
Заявка от клиента, договор
Заявление на оказание услуг
Проведение контроля за рациональным использованием рабочего времени водителем
Отдел эксплуатации
Путевой лист
-
Организация выполнения финансового плана
Бухгалтерия
Счет-фактура
Отчет
Организация расчетов с клиентурой и поставщиками
Бухгалтерия
Счет-фактура, путевой лист, договор
Счет-фактура
Учет расхода топлива
Отдел эксплуатации
Путевой лист
Карточка учета расхода топлива автомобилем
Выдача, топлива, запасных частей и других материальных ресурсов
ОМТС
Акт выдачи (расхода) топлива
Карточка учета расхода топлива автомобилем, акт на повреждение автошины
Учет ГСМ
ОМТС
Путевой лист
Расходная ведомость
Проведение технического учета и отчетности по ПС
ПТО
Карта технического обслуживания автомобиля, акты различные
Приемо-сдаточный акт
Оперативное планирование всех видов технического обслуживания и ремонта автомобилей
ПТО
Графики учета проведения ТО-1 и ТО-2
Графики учета проведения ТО-1 и ТО-2
Таблица 1.8
Результаты анализа
Шифр функции
Функция управления
АТП
ОМТС
ОЭ
ПТО
БУХГАЛ-ТЕРИЯ
СКЛАД
1
Прогнозирование и перспективное планирование
+
2
Текущее планирование
+
+
+
+
3
Регулирование
+
+
4
Учет, отчетность и анализ
+
+
+
+
+
Таблица 1.9
Количество документов по группам
Группы документов
Количество документов
Внутренние
20
В том числе передаваемые внешним организациям
4
Внешние
3
Итого
27
Таблица 1.10
Группировки документов по их образованию
Количество документов разрабатываемых в обследуемом подразделении
Количество используемых документов
ОМТС
3
2
ОЭ
3
3
ПТО
2
3
Бухгалтерия
2
3
Склад
3
4
1.3 Определение информационной нагрузки подразделений АТП
В соответствии с заданием рассчитать количество информационных единиц (товарно-транспортная документация и т.п.) приходящихся на каждое подлежащее информационному обслуживанию структурное подразделение предприятия (рис. 1.2., табл. 1.4.).
Основой для расчета служит расчетное число, находящихся в обороте путевых листов. Оно определится оп формуле
, (1.1)
где Аi– количество автомобилей i-той категории, ед;
hi— коэффициент сменности для автомобилей i-той категории;
n– число категорий автотранспортной техники предприятия (табл. 1.2.).
Далее в соответствии с полученным значением определяется информационная нагрузка подразделения с учетом табл. 1.3-1.4. По результатам расчета заполняется таблица (табл. 1.7).
Таблица 1.11
Суточный объем информационной деятельности структурных подразделений АТП
Наименование отдела, службы
Входной информ. поток
Выходной информ. поток
Обработка
Всего
ОМТС
1248
1872
9984
13104
Отдел эксплуатации
12480
18720
12480
43680
ПТО
2496
3744
11232
17472
Бухгалтерия
7488
2496
12480
22464
Склад
3744
3744
12480
19968
В соответствии с общим объемом информационной нагрузки каждого подразделения (графа 5 табл. 1.7) и данными табл. 1.4. определим среднюю интенсивность потока информации.
Таблица 1.12
Информационный поток для отделов
Наименование отдела
Входной информационный поток
Выходной информационный поток
Обработка
Всего
ОМТС
2,6
3,9
20,8
27,3
ОЭ
8,7
13,0
8,7
30,3
ПТО
5,2
7,8
23,4
36,4
Бухгалтерия
15,6
5,2
26,0
46,8
Склад
7,8
7,8
26,0
41,6
С учетом информационного потока определяется потребное количество работников по категории учета, в соответствии со своим вариантом
, 1.2.
где N
р– количество работников данной категории учета, чел;
l— интенсивность информации, поступающей для обработки, ед/мин.
Результаты расчета представить в виде табл. 1.8.
Таблица 1.13
Интенсивность информационного потока и потребное количество работников структурных подразделений АТП
Наименование отдела, службы
Информационный поток, ед.
Интенсивность потока, ед/мин
Потребное количество работников
ОМТС
13104
27,3
10
Отдел эксплуатации
43680
30,3
10
ПТО
17472
36,4
10
Бухгалтерия
22464
46,8
10
Склад
19968
41,6
10
продолжение
--PAGE_BREAK--