--PAGE_BREAK--Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-автора и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в РГАЭ, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетность в масштабе АФ в настоящее время представляется целесообразной.
7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.
Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли {или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области).
На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное.
8. Физическое состояние документа. Этот критерий — вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия — наличие сильно поврежденных документов, например, были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитабельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М.: Главархив СССР, 1975.
Техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.
Другой случай применения этого критерия: сильно испорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), а кроме того, имеются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.
Существует еще ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.
Разработка критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.
4. Система экспертных органов
Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.
Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.
В министерствах и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях — отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).
При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).
Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК); 2) прочие учреждения и организации
В 1977 г. Главархив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии {ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, эти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.
ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива.
ЭК назначается приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.
В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии.
Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадают.
1. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.
2. ЭК и ЦЭК рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом).
3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение.
Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения, — ценных документов). Особое внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК.
ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В ряде учреждений работу по подготовке дел для передачи в госархив выполняют сотрудники хозрасчетных групп госархивов. Порядок утверждения всех составленных ими документов тот же. ЦЭК проводит такую же работу по центральному аппарату.
ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в госархивы.
5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях.
6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение.
7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. Затем принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения.
9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения ЭПК.
10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК.
11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЦЭК совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.
12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.).
Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К ним относятся: решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел постоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура дел учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подведомственных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел; перечни и описи особо ценных документов и дел; предложения о замене подлинников документов микрофильмами.
Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и направляется в ЭПК архивного учреждения. После его утверждения ЭПК решение утверждается руководителем организации.
ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические функции;
1. Методическая работа в области экспертизы является одной из важнейших функций ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий).
2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: рекомендаций по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением может вынести решение о предоставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.
Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.
Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.
1. Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.).
2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).
3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.).
Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК.
В федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные комиссии. ЭПК РГА выполняет функции ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного органа,
Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных архивов занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др.
продолжение
--PAGE_BREAK--В функции ЭПК входит рассмотрение:
списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;
перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;
проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;
предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);
описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;
вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;
методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.
ЭПК проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.
В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •
Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.
ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;
разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;
разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;
определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;
определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;
рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного' хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;
разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов);
выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.
ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.
Многие вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).
Объединение усилий специалистов отрасли, историков и архивистов создает условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ.
5. Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов
Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.
Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.
В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.
В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а также два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.).
Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.
Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая документация.
Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.
Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.
Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по применению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.
Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером.
Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф:
Форма
№ п/п
Наименование категорий
документов и других материалов
Сроки хранения
Примечание
в учреждениях, от которых
материалы поступают в госархивы
в учреждениях, от которых материалы в госархивы не
принимаются
1
2
3
4
5
Как видно из приведенной формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5).
Схема классификации перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреждений. Эта схема отражена в названиях разделов перечня.
I. Руководство и контроль.
II. Организационные вопросы.
III. Планирование.
IV. Финансирование.
V. Учет и отчетность.
VI. Кадры.
VII. Труд,
VIII. Вопросы внешних сношений.
IX. Вопросы производства.
X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта.
XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация.
XII. Вопросы научно-исследовательской работы.
XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа.
XIV. Социально-бытовые вопросы.
XV. Правовые вопросы и арбитраж.
XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство.
XVII. Административно-хозяйственные вопросы. XVII]. Издательство.
XIX. Делопроизводство, архив.
XX Вопросы работы первичных профорганизаций.
Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней.
Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился документ, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря один акт).
Просмотрев классификационную схему перечня, в разделе I «Руководство и контроль» находим подраздел 2 «Контроль» (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: «25. Материалы ревизий и обследований учреждений органами Советской власти, народного и финансового контроля». Срок хранения — постоянный или десять лет {в зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировским районным комитетом народного контроля (в каком отделе — не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в индексе дела).
Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII «Труд», подраздел 3 «Организация и производительность труда, трудовая дисциплина» (учреждение проверяли именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: «Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве». Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25.
Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере — документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление — 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка — 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.
В гр. 2 записаны не заголовки дел, а названия документов, часто нескольких в одной статье (с указанием либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса), или обобщающее наименование — материалы, также с указанием вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48).
В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория — учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, II категория — учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений называется дифференциацией по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максимальный срок хранения — десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Например:
82. Задания плановых органов ведомствам и переписка по освоению новых видов промышленной продукции
Пост.
10 лет
Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 — пост., в гр. 4 — прочерк. Таких статей в перечне немало.
продолжение
--PAGE_BREAK--В ряде случаев дифференциация сроков хранения производится не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например:
5. Заключения на законопроекты проекты постановлений:
а) по месту разработки проекта
б) в других учреждениях
Пост.
3 года
3 года
Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться размноженные документы.
39. Утвержденные штатные расписания и документы об их изменении
Пост.1
10 лет
Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянного хранения:
4. Постановления, решения и распоряжения местных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановлений, решений, распоряжений:
а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года
б) в других учреждениях 5 лет 5 лет
Ряд статей предусматривает сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:
154. Перфорационные карты
155. Контрольные табуляграммы
До минования надобности
В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учреждения. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение. Например:
414.Акты и отчеты об авариях, аварий- 10летЭПК10 лет
Почему эта статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенклатуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукции на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают катастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось установить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут служить материалом для исследования, и не только исторического — через много лет могут обнаружиться новые факты и документы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее.
Другая группа документов по этому же вопросу:
419.Акты и протоколы расследований несчастных случаев
45 лет
ЭПК
45 лет
Здесь опять отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеих группах учреждений. Почему? Отметка ЭПК здесь применяется на основании тех же условий, что и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, что это касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом длительности трудового периода жизни человека. В данном случае это может оказаться необходимым для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.
Фрагмент одного из основных законов, регламентирующих архивное дело:
Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ от 18 января 2007 г. N 19
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ
ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,
УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ,
МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ
РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280) приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и
2. использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
3. документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
4. Российской академии наук.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра
6. Д.М. Амунца.
Порядок экспертизы ценности документов
4.3. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение).
Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).
При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.
4.3.1. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 настоящих Правил.
При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев,
экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения.
Полномочия и порядок деятельности указанных ЭПК определяются положениями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук утверждают указанные описи самостоятельно.
Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1). Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.3.2. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;
в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.
В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11).
Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию)и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дело оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры.
6. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях
Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение.
Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.
Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля.
Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь.
Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.
Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение.
Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:
трехгодичного — законченные делопроизводством в 1989 г.;
пятилетнего — законченные делопроизводством в 1987 г.;
десятилетнего — законченные делопроизводством в 1982 г.
Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы).
При наличии дублетной документации определяются- структурные подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению.
В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, другие нормативные и методические документы.
Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу (о составлении описи в гл. 5), актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения экспертно-проверочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.
В учреждениях, не сдающих документы на государственное хранение, отбор дел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению вносятся документы только с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье.
продолжение
--PAGE_BREAK--