СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава I. Организацияучета расчетов с подотчетными лицами
Глава II. Аналитическийи синтетический учет
Глава III. Приобретениеподотчетными лицами товарно-материальных ценностей и продукции
Глава IV. Служебныекомандировки по России и за рубеж
Глава V. Представительскиерасходы
Заключение
Литература
Приложения
Введение
В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникаетнеобходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В такихслучаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполненияопределенных действий по поручению организации.
В подотчет выдаютсяденьги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственныхрасходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции вдругих организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ,оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
С этих позиций выбраннаятема курсовой работы актуальна.
Цель работы: рассмотретьна примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетовс подотчетными лицами.
Для достижения цели необходимо решить ряд задач:
1. Раскрытьособенности организации учета расчетов с подотчетными лицами;
2. Охарактеризоватьаналитический и синтетический учет;
3. Описать процессприобретения подотчетными лицами товарно-материальных ценностей и продукции;
4. Выявить особенности оформления и отчётностикомандировок по России и за рубеж.
Объектом исследования выбрано ООО «Арзамасскаязаготовительная контора», основной деятельностью которой является заготовкау населения и колхозов сельскохозяйственной продукции и её реализация. Периодисследования – август 2005года. Методологической основой написания курсовойработы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета иотчетности, учебная литература и данные ООО «Арзамасской заготовительнойконторы».
Структура работы:введение, пять глав, заключение, список литературы и нормативных документов иприложения.
Глава I. Организация учета расчетов сподотчетными лицами
Не все организациирасплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета насчет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными,например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиляи другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Онипокупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовыйотчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудникдолжен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, тосумму переплаты организация должна ему компенсировать.
Перечень подотчетных лици правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющуюправила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получатьденьги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В ООО «Арзамасскаязаготовительная контора» (ООО «АЗК») разрешено получать подотчетработникам административно-управленческого аппарата, директорам магазинов иводителям.
Все работникипредприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы сналичностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ,утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так,в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги подотчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Таким образом, в приказенужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую суммукаждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должнысдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги подотчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, гденужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги,дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.
/>
Сотрудник может получитьденьги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, накоторые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в ООО «АЗК»согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации.Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закупсельхозпродукции.
Во-первых, предприятиевыдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку — суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание вгостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятиядолжен издать приказ о командировке.
В нем указывают фамилиюсотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какаясумма командировочных ему положена.
Во-вторых, средства подотчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своегопредприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водительпокупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарьмарки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированныхмагазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителяорганизации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководительсогласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие целивыдаются деньги. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетнымденьгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданныепод отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходомработника они не являются и НДФЛ не облагаются.
Глава II. Аналитический и синтетический учет
Расчеты с подотчетнымилицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерскогоучета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказомМинфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н. (в ред. от 07.05.2003 № 38н) Причем ваналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждомусотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используетсяжурнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63. (см приложение № 1).
В ООО «АЗК» ведётсямемориально-ордерная форма бухгалтерского учёта. Бухгалтер выписывает расходныйкассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотрудникуденьги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операцияотражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратнаяпроводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходныйкассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходныхкассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.
/>
Потратив деньги,сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утвержденапостановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. (см. приложение №2)
Эту форму с 1 января 2002года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно,чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом,руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этототчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет должен подтвердить своирасходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции,проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если жесотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, томожно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что былиуплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложенкассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть правоторговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчетавидно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этомслучае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если же часть денегосталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия.Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер.
/>
Если у работника выданныхденег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
1) руководительпредприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместитьразницу;
2) руководитель решит,что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему некомпенсируют.
Суммы, не возвращенныеподотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Следует отметить, чтосчет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно-пассивный и ваналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то изработников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратилсвои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
В ООО «АЗК» наосновании авансовых отчётов составляется разработочная ведомость по кредитусчёта № 71 «Расчёты с подотчётными лицами»(см. приложение №3), скорреспонденцией счетов. Затем составляется мемориальный ордер(см. приложение№4). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учётаи разносится в Главной книге(см. приложение №5).
Сальдо показываетсяразвернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяютсяданные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетамГлавной книги и на ее основании составляется баланс.
В бухгалтерском баланседебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать встроке 270 «Прочие оборотные активы», а кредиторскую – по строке 625 «Прочиекредиторы».
Аналитический учёт покаждому подотчётному лицу ведётся в сальдо-оборотной ведомости. Каждый авансовый отчет заносит в сальдо — оборотнуюведомость только по одной строке.
Не позже 4-го числа следующего за отчетныммесяцем в сальдо-оборотной ведомости подводятся месячные итоги по строке«Итого за месяц». Поскольку счет 71 пассивно-активный, сальдо можетбыть одновременно и по дебету, и по кредиту.
Сальдо-оборотнаяведомость по счёту 71 за август 2005г.
/>
Глава III. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальныхценностей и продукции
Приобретениетоварно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектовбланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы ит.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чекомконтрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку обоплате.
В кассовом чеке должныбыть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, егонаименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
Товарный чек необходимдля расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указанияконкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага дляпринтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретныхнаименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары,продукты питания, книги и пр.).
В товарном чекенеобходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенныхорганизацией товаров.
В случае отсутствия втоварном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представителиорганизации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количествоприобретенных товаров и цели их приобретения.
Таким образом, кассовыйчек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной,отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствиитоварного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющийфакт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будетвыполнять функции товарного чека.
Например, к авансовомуотчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машинАЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек долженсодержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС);идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер идата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС. Как правило, в кассовых чекахуказывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ истоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель долженвместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количествооплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).
В ООО «АЗК» при заправке автомобиля топливомза наличный расчет выдаётся водителю под отчет два раза в месяц некоторая суммана закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретениеГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и срокисоставления авансовых отчетов установлены приказом по предприятию.
Размеры этой суммы определяются предприятиемсамостоятельно на основании практического опыта и плана использованияавтомобиля.
/>
При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждымполучением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранееприобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензинезаносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости.По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водительтранспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требоватьна АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимостьодного литра топлива.
При покупке товаров участных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформитьторгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.
Акт закупки
/>
Данный акт долженсодержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету ибухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом МинфинаРоссии от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления,наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержаниехозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном иденежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершениехозяйственной операции и правильность ее оформления.
Если торгово-закупочныйакт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетнымлицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться всовокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом надоходы физических лиц.
Следует подчеркнуть, чтосделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег заоказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформленчеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.
На практике встречаютсяслучаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственныхсредств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти целиденежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматриваюттакую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица итребуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходыфизических лиц.
Во избежание подобныхспоров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд,а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации.Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации можетбыть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешкахк приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны подоверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовыхдокументов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчествоработника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.
При этом после одобрениясделки у организации возникает задолженность по возмещению работникупроизведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится наосновании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичныхдокументов, подтверждающих данную покупку.
В этом случае подобныеоперации могут отражаться следующими записями:
Дебет 10, 41 Кредит 60 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60 — отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачетаНДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);
Дебет 60 Кредит 71 — отражена задолженность организации перед работником на основании авансовогоотчета;
Дебет 71 Кредит 50 — погашена задолженность перед физическим лицом по приобретеннымтоварно-материальным ценностям.
Организация рассчитываетсяс физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами черезподотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ,касается только расчетов с юридическими лицами).
Глава IV. Служебные командировки по России иза рубеж
Служебная командировка –это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок длявыполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТрудовогоКодекса, далее — ТК РФ).
Инструкция не указывает,что следует считать местом постоянной работы. На практике местом постояннойработы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие,либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа вкотором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки идругие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения,организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работникасчитается то производственное объединение, работа в котором обусловленатрудовым договором.
Не признаютсякомандировками служебные поездки работников, постоянная работа которыхпротекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).
Рабочие и служащиеобязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органао направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушениемтрудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезньсамого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва отпроизводства и др.
Нельзя направлять вкомандировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключениемтворческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии,театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих всоздании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов всоответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетоммнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовыхотношений, ст. 259, 268 ТК РФ).
Направлять в служебныекомандировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только сих письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскимирекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должныбыть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления вслужебную командировку.
Сказанное выше относитсяи к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достиженияими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больнымичленами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, согласност. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также наопекунов (попечителей) несовершеннолетних.
Для остальных работниковраспоряжение руководителя о выезде в служебную командировку являетсяобязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который наработника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
Работник — совместительможет также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется емутолько в той организации, которая его командировала. В случае направления вкомандировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработоксохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировкираспределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п.9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «Ослужебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).
Только штатные работники,заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административномподчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.
Если физическое лицо несостоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либоработы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этимфизическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, которыйрегулируется нормами гражданского права.
К договорамгражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения,комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл.39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документальноподтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, можетбыть определен сторонами в тексте договора.
К таким расходам могутбыть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретениюматериалов и другие.
Под служебнойкомандировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездкиработника, которые связаны с:
— покупкойматериально-производственных запасов;
— осуществлениемработ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
— подготовкой иповышением квалификации работников;
— участием в общихсобраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
— другимианалогичными нуждами.
Документальное оформлениекомандировки
Направление работников вкомандировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этихдокументов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету трудаи его оплаты». К числу таких документов относятся:
– служебное задание длянаправления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);
– приказ (распоряжения) онаправлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
— командировочноеудостоверение (форма № Т-10).
Командировочноеудостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться изкомандировки в место постоянной работы в тот же день, в который он былкомандирован.
При направлении работникав командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя неявляется обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направлениев командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказомруководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.
В случае командированияработника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства –бывшие республики Советского Союза, оформлять командировочное удостоверение нетребуется, но обязательно наличие загранпаспорта.
Сроки служебныхкомандировок
Срок командировкиработников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений,организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахожденияв пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий ипроверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства РоссийскойФедерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировкидопускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменногоразрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.
Фактическое времяпребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочномудостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из местакомандировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки одне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
В министерствах,ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учрежденияхрегистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки наданное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналахпо установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения,предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведениежурналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих вкомандировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.
Днем выезда вкомандировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другоготранспортного средства из места постоянной работы командированного, а днемприезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постояннойработы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днемотъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее –последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертойнаселенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции,пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в местопостоянной работы.
Рабочее время и времяотдыха командированного
На работников,находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времениотдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые оникомандированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительныедни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работыв выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится всоответствии с действующим законодательством.
В случаях, когда пораспоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день,ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха вустановленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку ив день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.
Возмещение расходов прислужебных командировках и оплата суточных
Работники имеют право навозмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязанвозмещать (ст. 168 ТК РФ):
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилогопомещения,
– дополнительные расходы,связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы,произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещаемыхрасходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).
Расходы по проезду кместу командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаютсякомандированному работнику в следующем размере:
а) стоимости проездавоздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общегопользования (кроме такси);
б) страховые платежи погосударственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
в) оплату услуг попредварительной продаже проездных документов;
г) расходы за пользованиев поездах постельными принадлежностями.
При наличии несколькихвидов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки,администрация может предложить командированному работнику вид транспорта,которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложенияработник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Расходы по проживаниювозмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат.При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет запроживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплатесамим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности,относятся:
— стоимость завтраков;
— услуги химчистки;
— пользование минибаром ит.п.
Кроме того, работникувозмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.
Следует обратитьвнимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им идокументально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.
Суточные выплачиваютсякомандированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включаявыходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за времявынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следуетучитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующеготранспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работыкомандированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортногосредства в место постоянной работы.
Размер суточных, какговорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя илив коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением ПравительстваРФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.
Пример
Организация отправилатовароведа Калашникову О.К. в недельную командировку. Ее цель – заключитьдоговор о поставке товаров. Руководитель организации издал приказ, в которомустановил: суточные для командировок по России составляют 300 руб. в день.Перед поездкой Калашниковой О.К. выдали суточные – 2100 руб. Вернувшись изкомандировки, сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет. В учете насумму суточных делается проводка:
Дебет 44 Кредит 71 – 6100– включены в расходы суточные.
При командировках в такуюместность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневновозвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взаменсуточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от местаработы и жительства работника может быть признана однодневной. Определениетакой командировки производится руководителем в приказе на основании данных одальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемогозадания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировказа пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехалза границу, возвратился в Россию в тот же день.
Если командированныйработник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки,то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму емувозмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения длякомандировок на территории Российской Федерации.
Вопрос о том, может лиработник возвращаться из места командировки к месту своего постоянногожительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения,предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, сучетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характеравыполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха.
Временнаянетрудоспособность командированного
В случае временнойнетрудоспособности работника ему на общем основании возмещаются расходы понайму жилого помещения (550 руб., кроме случаев, когда командированный работникнаходится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всеговремени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить квыполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к местусвоего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничиваетпродолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работникувозмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: этосрок не может превышать двух месяцев.
Временнаянетрудоспособность командированного работника, а также невозможность посостоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны бытьудостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособностикомандированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие повременной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются всрок командировки.
Порядок выдачи ирасходования авансов при командировках
Согласно пункту 19 Инструкции№ 62 «О служебных командировках в пределах СССР», командированномуработнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплатукомандировочных расходов (кроме случаев, указанных в п. 17 Инструкции).
Основанием для выдачиаванса является «Приказ (распоряжение) о направлении работника вкомандировку». Его сумма рассчитывается исходя из:
– стоимости проезда кместу командировки и обратно;
– срока нахождения вкомандировке;
– предполагаемой суммырасходов на проживание и установленного размера суточных и других расходов.
Таблица 1
ООО «Арзамасская заготовительная контора»
Приказ от 09.08.2005г. №155 о направлении в командировку
В связи с производственной необходимостью
Приказываю:
1.Направить зам. директора ШутиковаА.Б. в служебную командировку в г. Москва прод. службу МО РФ с 17.08.2005. на 5 дней для заключения контрактов.
2.Выдать ШутиковуА.Б. аванс на командировочные расходы в пределах сметы.
Директор предприятия / Правдина Н.В. / Подпись
При составлении сметыучитываются нормы командировочных расходов, установленные законодательно либоутвержденные локальным актом организации. Расчет суммы аванса или смета должнысодержать все необходимые реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Таблица 2 Пример сметыкомандировочных расходов
ООО «Арзамасская заготовительная контора»
Смета командировочных расходов на 1 человека
Место командировки г.Москва
Срок командировки 5 дней
Вид транспорта ж/д
1.Суточные + проживание 5 дней*150=750 рублей
2.Стоимость проезда в оба конца 775*2=1550 рублей
Итого 2300 рублей.
Аванс, как правило,выдается наличными из кассы предприятия. Выдача наличных денег под отчетпроизводится только штатным работникам при условии полного отчета конкретноголица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные идругие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работникомдругому запрещается.
Отчет работника окомандировке
В течение трех дней послевозвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовыйотчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвестиокончательный расчет по ним.
К авансовому отчетуприлагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактическиерасходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями впоездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п.19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
Для утверждения исписания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет поунифицированной форме № АО-1.
Работник долженпредставить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание сзаполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденнаяпостановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающихпроизведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочиедокументы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов (см.приложение № 7).
В бухгалтерии проверяютсязаконность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовыхотчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженностипоставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличиеоправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильностьих оформления.
При проверке документов,прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательныхреквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерскомучете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем илиуполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчетана утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица.Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решениеоб утверждении величины произведенных расходов.
Если работник произвелрасходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимостьрасходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансовогоотчета руководителем.
Таким образом, при учетезадолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБРФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на датуутверждения отчета.
Возникающие вбухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницыотражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходыили внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочиедоходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.
Как удержатьневозвращенные или неизрасходованные суммы
Удержание из зарплатыработника для погашения его задолженности работодателю может производиться дляпогашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданногов связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).
Трудовое законодательствоРФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, прикаждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50%заработной платы, причитающейся работнику. Удержания возможны только в томслучае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания.Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника непозднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета),установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ).Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. Впротивном случае удержания возможны только в судебном порядке.
Если администрация неиздала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммыподлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (вотчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НКРФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика,которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем,при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейсяк уплате суммы налога на доходы.
Гарантии и компенсациипри командировках
За время нахождения вкомандировке нужно начислять заработную плату исходя не из заработка за текущиймесяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды (это правозакреплено ст. 167 ТК РФ). Также следует отметить, что за работникомсохраняется и место работы. Средний заработок сохраняется за сотрудником за всерабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы (п. 9инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62).
Заработная платапересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения,предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.
Расчетпроизводится исходя из фактически начисленных работнику выплат и фактическиотработанного времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда вкомандировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка может быть иным.Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре (ст. 139 ТК РФ). Приопределении количества дней нахождения работника в командировке нужноучитывать: день отъезда в командировку: либо текущие сутки, либо последующиесутки. Если пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта,учитывается время, необходимое для проезда до них (п. 7 инструкции № 62). Поаналогии определяется и день приезда.
При командировке лица,работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на томобъедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. Вслучае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работесредний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплатекомандировки распределяются между командирующими организациями по соглашениюмежду ними.
Зарубежные командировки
Служебная командировка — это поездка работника пораспоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебногопоручения вне места постоянной работы. Такое определение содержится в статье166 Трудового кодекса РФ. При этом служебные поездки работников, постояннаяработа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,командировками не признаются.
При направлении работника в служебную командировкуему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка.Кроме того, работник имеет право на возмещение расходов, связанных скомандировкой (ст. 167 ТК РФ). Ему обязаны возместить расходы по проезду, наймужилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные им с разрешения иливедома работодателя.
Признание таких затрат для целей налогообложенияприбыли зависит от соблюдения общих требований, установленных пунктом 1 статьи252 НК РФ, а именно: от документального подтверждения и экономическойоправданности этих расходов.
В пункте 9 раздела 5.4 Методических рекомендаций поприменению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второйНалогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от20.12.2002 № БГ-3-02/729. Расходы, связанные с командировкой, принимаются дляцелей налогообложения только при подтверждении ее производственного характера.Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены в соответствии сзаконодательством.Направление в командировку
Направляя работника в командировку за пределыРоссии, нужно оформить следующий пакет документов:
-приказ (распоряжение) о направлении работника вкомандировку (форма Т-9 или Т-9а);
-служебное задание для направления в командировку иотчет о его выполнении (форма Т-10а);
-командировочное удостоверение (форма Т-10) — толькопри поездках в страны СНГ.
Перечисленные унифицированные формы первичной учетнойдокументации утверждены постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.
В приказе следует указать фамилию, имя и отчествосотрудника, страну командирования, планируемый срок командировки, ее цель. Взависимости от цели расходы на командировку впоследствии могут быть включены всостав прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если целью командировкибыло приобретение имущества (основных средств, нематериальных активов,производственных запасов), расходы относятся на увеличение стоимостиприобретенного имущества (п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 257 НК РФ).Возвращение из командировки
По возвращении из командировки работник долженпредставить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме АО-1,утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. К нему нужноприложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.
При командировках в страны дальнего зарубежья(включая прибалтийские государства — бывшие республики СССР) командировочноеудостоверение не оформляется. Время пребывания работника в загранкомандировкеопределяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте на контрольно-пропускныхпунктах при пересечении границы. Поэтому для подтверждения времени пребывания вкомандировке работник должен представить в бухгалтерию ксерокопиюзагранпаспорта с отметками о дате пересечения границы. Иначе бухгалтерорганизации не сможет правильно рассчитать ему размер суточных.
Приложенные к авансовым отчетам оправдательныедокументы, например счета отелей, обычно составляются на языке той страны, вкоторую ездил сотрудник, или на английском языке. На территории Россииофициальное делопроизводство в государственных органах, организациях, напредприятиях и в учреждениях ведется на русском языке. Это установлено пунктом1 статьи 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов РоссийскойФедерации». Организации для признания в целях налогообложения прибыли расходовна командировки потребуется построчный перевод (на отдельном листе) на русскийязык первичных документов, составленных на иностранном языке. Это же требованиесодержится в последнем абзаце пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учетаи бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Положение утвержденоприказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных сослужебными командировками, определяются коллективным договором или локальнымнормативным актом организации. Размеры возмещения не могут быть ниже размеров,установленных Правительством РФ для организаций.
Таким локальным нормативным актом организации можетбыть приказ, определяющий общий порядок организации деловых поездок работниковза пределы России и возмещения им затрат на эти цели. В приказе могут бытьустановлены нормы суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц)./>Порядок выдачи аванса в иностранной валюте
Сотруднику, направленному в загранкомандировку, выдаетсяаванс в иностранной валюте на текущие расходы. Бухгалтер рассчитывает суммуаванса на основании приказа, устанавливающего порядок возмещения затрат наслужебные командировки.
Аванс может быть выдан путем:
-снятия наличной иностранной валюты с валютногосчета организации. Это может быть валюта страны командирования либо другая,отличная от нее;
-приобретения дорожного или банковского чека виностранной валюте.
Аванс выдается сотруднику в свободно конвертируемойвалюте (долларах, евро и др.). Если нормы командировочных расходов установленыв национальной неконвертируемой иностранной валюте, организация может выдатьсотруднику аванс в любой свободно конвертируемой валюте. Пересчет неконвертируемойвалюты в свободно конвертируемую, производится через рубли по курсу БанкаРоссии.
Для выдачи аванса организация должна получить валютусо своего текущего валютного счета, открытого в уполномоченном банке. Приотсутствии такового она покупает валюту./>Получение иностранной валюты со счета вбанке
Порядок приобретения и выдачи иностранной валюты дляоплаты командировочных расходов регламентируется Положением Банка России от25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочныхрасходов» (далее — Положение № 62).
Для получения наличной валюты или покупки дорожныхчеков организация должна представить в уполномоченный банк:
-заявку и ее копию;
-приказ (распоряжение) о направлении работника вкомандировку (форма Т-9 или Т-9а);
-приказ, устанавливающий общий порядок организацииделовых поездок работников за пределы России и возмещения им затрат наслужебную командировку, в котором определены нормы суточных командируемому лицу(категориям командируемых лиц).
Копию заявки с отметкой о дате приема оригинала банквозвращает организации.
После представления заявки, но не ранее чем за 10рабочих дней до даты убытия командируемых работников в служебную командировкуза пределы России уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую суммуналичной иностранной валюты либо дорожные чеки.
Одновременно выдается справка по форме № 0406007 наимя командируемого работника.
/>
Справка является основанием для вывоза физическимлицом (резидентом и нерезидентом) платежных документов: дорожных чеков, именныхчеков и денежных аккредитивов. Разъяснения по этому поводу даны в письме ГТКРоссии от 28.03.2003 № 01-06/13396.
С 14 марта 2003 года физические лица (резиденты инерезиденты) могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валютув сумме, не превышающей 10 000 долл. США. Без декларирования на таможне изРоссии разрешено вывозить не более 3000 долл. США.
Справка по форме № 0406007 является бланком строгойотчетности. Поэтому до отъезда работника в командировку полученные справкидолжны храниться в кассе организации и учитываться в «Журнале учетаСправок по форме № 0406007» в порядке и по форме, приведенной в приложении№ 3 к Положению № 62. Журнал должен вести кассир организации.
Валютные средства могут быть переведеныуполномоченным банком непосредственно в страну командирования. Для этогооформляется заявка на перевод средств в иностранной валюте за пределы России насчет командируемого лица, открытый в банке — нерезиденте России./>Приобретение иностранной валюты при отсутствии валютногосчета
Если организация не имеет иностранной валюты, дляоплаты командировочных расходов работнику она может купить ее в безналичномпорядке в уполномоченном банке. Покупка наличной валюты для оплаты командировочныхрасходов, например через обменные пункты, запрещена (п. 2.1 Положения № 62).Этот запрет распространяется на всех подотчетных лиц организации, в том числена кассира и на подотчетное лицо, получившее аванс на командировочные расходы.
За нарушение этого порядка организации грозит штраф(п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ):
-организации — от 40 000 до 50 000 руб. (400-500МРОТ);
-ее должностным лицам — от 5000 до 10 000 руб.(50-100 МРОТ).
В обменных пунктах запрещена покупка или продажаналичной иностранной валюты от имени либо по поручению организаций (резидентови нерезидентов). Согласно пункту 1.33 инструкции Банка России от 27.02.95 № 27 «Опорядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации,совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками» (вредакции от 28.09.99). Поэтому в рассматриваемой ситуации, даже есликомандированный работник представит справку об обмене рублей на иностраннуювалюту, выданную пунктом обмена валюты, она не может служить первичным учетнымдокументом для отражения валютной суммы на счетах бухучета организации.
Чтобы приобрести иностранную валюту, организациядолжна представить в банк платежное поручение по форме, утвержденной УказаниемБанка России от 03.03.2003 № 1256-У. В поле «Назначение платежа»нужно указать информацию, необходимую для идентификации платежа, а именно: «Приобретениевалюты для оплаты командировочных расходов» (п. 2.2 Положения № 62) соссылкой на курс банка и указанием на то, что данная операция НДС не облагается.
Купленная валюта зачисляется на специальныйтранзитный валютный счет на основании Указания Банка России от 20.10.98 № 383-Уи должна быть использована на заявленные цели в течение 7 календарных дней.Валюта, не использованная в течение указанного срока, подлежит обратнойпродаже.
Рассмотрим на примере, как отражаются операции попокупке валюты.
Пример 1
Организация в июне 2005года направляет работника в командировку в Грецию на 5 дней. Командировкасвязана с основной производственной деятельностью работника. Для оплаты командировочныхрасходов у банка приобретена иностранная валюта в сумме 600 долл. США по курсу30,70 руб. Деньги на приобретение валюты в сумме 18 420 руб. перечислены банкус расчетного счета. Кроме того, организация выдала сотруднику 6200 руб. дляприобретения авиабилета. Курс Банка России на дату зачисления валюты наспециальный транзитный счет составил 30,64 руб./долл. США. В тот же день валютаоприходована в кассу предприятия и выдана под отчет командируемому работнику.
Для отражения операций позагранкомандировкам организация открыла субсчета:
50-1 — «Касса врублях»;
50-4 — «Касса вдолларах США»;
52-2 — «Специальныйтранзитный валютный счет внутри страны»;
71-2 — «Расчеты сподотчетными лицами по загранкомандировкам».
Приобретение иностраннойвалюты, получение наличной валюты с валютного счета и выдача аванса накомандировочные расходы отражаются следующими бухгалтерскими записями:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 51
-18 420 руб. — перечислены рубли для покупки иностранной валюты;
ДЕБЕТ 52-2 КРЕДИТ 57
-18 384 руб. (30,64 руб.х 600 USD) — зачислена на валютный счет иностранная валюта;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 57
-36 руб. (18 420 руб. — 18 384 руб.) — отражена отрицательная курсовая разница, которая в целяхисчисления налога на прибыль относится к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1ст. 265 НК РФ);
ДЕБЕТ 50-4 КРЕДИТ 52-2
-18 384 руб. (600 USD) — получена иностранная валюта в кассу организации;
ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-4
-18 384 руб. (600 USD) — работнику выдан аванс в иностранной валюте;
ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-1
-6200 руб. — работникувыдан аванс в рублях на приобретение авиабилетов.
Командированному за рубеж работнику выдан аванс не ввалюте страны направления в командировку, а в другой конвертируемой валюте.Тогда для определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходовпроизводится пересчет выданной валюты в российские рубли по курсу Банка Россиина дату выдачи, а из рублевого эквивалента в валюту страны убывания.
Задолженность работника по выданной ему под отчетиностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютнаязадолженность. В связи с изменением текущего курса рубля, по отношению киностранной валюте, за период со дня выдачи аванса до дня утвержденияавансового отчета командированного работника могут возникать курсовые разницы.Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен Положением побухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выраженав иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным приказом Минфина Россииот 10.01.2000 № 2н. Согласно этому документу датой совершения кассовых операцийв иностранной валюте считается дата оприходования денежных знаков в кассуорганизации или дата их выдачи из кассы организации./>Авансовый отчет
После возвращения из загранкомандировки сотрудник втечение 10 календарных дней должен представить в бухгалтерию организацииавансовый отчет по форме АО-1. Авансовый отчет является основным документом, наосновании которого производится списание задолженности с подотчетного лица. Внем командированный работник должен отразить произведенные расходы в рублях ииностранной валюте.
Целесообразность произведенных расходовподтверждается руководителем организации.
Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рублипо курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Окончательный расчет с сотрудником производитсяпосле утверждения и обработки авансового отчета.
Для целей налогообложения прибыли расходы накомандировки признаются прочими расходами, связанными с производством иреализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это расходы на проезд работника кместу командировки и обратно, наем жилого помещения (в том числе дополнительныеуслуги гостиниц), суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ. Сюдаже относится оформление и выдача виз, паспортов, оплата консульских сборов идругие расходы, связанные с загранкомандировкой.
При оплате счета гостиницы не подлежат возмещениюрасходы на обслуживание в барах, ресторанах, номере гостиницы, за пользованиерекреационно-оздоровительными объектами, на выплату суточных или полевогодовольствия свыше норм, утвержденных Правительством РФ.
Порядок выплаты суточных определен письмом МинтрудаРоссии и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. Они выплачиваются по норме виностранной валюте за каждый день пребывания в командировке. При этом деньпересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерациюоплачивается по норме в рублях. Если работник в период командировки находился внескольких зарубежных странах, то день выбытия из одной страны в другую(определяется по отметке в паспорте) оплачивается по норме, установленной длястраны, в которую он направляется.
Нормы расходов на выплату суточных установленыпостановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 (в редакции постановленияПравительства РФ от 15.11.2002 № 828). Расходы на оплату суточных сверхустановленных норм не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 38 ст.270 НК РФ).
Что касается ЕСН и страховых взносов на обязательноепенсионное страхование, то сумма суточных сверх установленной нормы уорганизаций, формирующих базу по налогу на прибыль, не должна облагаться ими. Этасумма не относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.Соответственно вступает в действие пункт 3 статьи 236 НК РФ, освобождающий отналогообложения выплаты, не включаемые в расходы для целей налогообложения. Теорганизации, которые не формируют базу по налогу на прибыль, например,использующие УСНО или переведенные на уплату ЕНВД, на сумму суточных сверхустановленных норм должны начислять страховые взносы на обязательное пенсионноестрахование. Так как на указанные организации норма пункта 3 статьи 236 нераспространяется.
Для целей исчисления налога на доходы физических лицследует руководствоваться положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Согласноэтой статье от налога на доходы физических лиц освобождаются суточные впределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.Таким законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Статья 168 ТК РФгласит, что порядок, размеры возмещения расходов, связанных со служебнымикомандировками, должны определяться коллективным договором или локальнымнормативным актом организации. Следовательно, суточные в пределах норм,установленных работодателем в коллективном договоре или приказе, не облагаютсяналогом на доходы физических лиц.
На сумму суточных, не превышающую указанные нормы,не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование отнесчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. (п.10Перечня выплат на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социальногострахования Российской Федерации). Этот перечень утвержден постановлениемПравительства РФ от 07.07.99 № 765.
Пример 2
Воспользуемся условиямипримера 1. По возвращении из загранкомандировки работник представил авансовыйотчет с приложенными оправдательными документами на сумму 680 долл. США и 7300руб., в том числе:
— расходы на проживание — 400 долл. США (80 USD х 5 дн.);
-суточные за 4 дня — 280долл. США (70 USD х 4 дн.). Приказом руководителя организации суточные закаждый день нахождения в командировке установлены в размере 70 USD;
-суточные за 1 день (привъезде на территорию России) — 100 руб.;
-оплата визы — 1000 руб.;
-оплата проезда — 6200руб.
Сумма перерасходавыплачена работнику в рублях. Курс доллара США, установленный Банком России надату утверждения авансового отчета, составлял 30,67 руб./долл. США.
Расходы в иностраннойвалюте бухгалтер организации должен пересчитать в рубли по курсу Банка Россиина дату утверждения авансового отчета. В бухгалтерском учете эти операцииследует отразить проводками:
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ71-2
-28 156 руб. (400 USD х30,67 руб. + 280 USD х 30,67 руб. + 100 руб. + 1000 руб. + 6200 руб.) — списанына затраты оплата за проживание, суточные, виза, проезд;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71-2
-18 руб. (30,67 руб. — 30, 64 руб.) х 600 USD — отражена отрицательная курсовая разница;
ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-1
-3554 руб. [(680 USD — 600 USD) х 30,67 руб. + 7300 руб. — 6200 руб.] — выплачена работнику суммаперерасхода по загранкомандировке.
Для целей налогообложенияприбыли в расходы включаются суточные в пределах норм, установленныхпостановлением № 93. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264налогового кодекса. В нашем примере — это 8128 руб. (53 USD х 5 дн. х 30,67руб.).
В тех случаях, когда по результатам расчета полученперерасход, сумма задолженности организации перед сотрудником может быть погашенана основе договоренности между ними. Работнику может быть выданасоответствующая наличная иностранная валюта или рублевый эквивалент,исчисленный по курсу Банка России на дату выплаты. Кроме того, организацияможет перевести сумму задолженности на текущий валютный счет сотрудника.
Если сотрудник аванс, полученный в иностраннойвалюте, израсходовал не полностью, он должен погасить задолженность. То естьвнести в кассу организации остаток неизрасходованной суммы в полученнойиностранной валюте или рублях либо в иной валюте. Для расчета суммызадолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страныкомандирования.
Неиспользованная сотрудником наличная иностраннаявалюта подлежит сдаче в банк в течение 10 дней с момента ее возвращения в кассуподотчетным лицом.
Аванс, полученный на командировочные расходы, вслучае, если командировка не состоялась, должен быть возвращен в банк в течение5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки.
Глава V. Представительские расходыорганизации
Организация с цельюрасширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключенияновых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом иобслуживанием представителей собственной и других организаций (включаяиностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительскиерасходы.
В составпредставительских включаются также расходы организации по приему и обслуживаниюучастников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другогоаналогичного органа организации.
В настоящее времяорганизациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов,приведенным в ст.264 НК РФ.
Проводиться подобныемероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самойорганизации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этойцелью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.
Оформление первичныхдокументов
Как любая другаяхозяйственная операция, проведение представительских мероприятий (в соответствиисо ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которыеслужат первичными учетными документами, на основании которых ведетсябухгалтерский учет.
Включениепредставительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешаетсятолько при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаныдата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участникисо стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.
Документальное оформлениепредставительских расходов состоит из нескольких этапов:
1) оформлениеподготовительных документов;
2) оформление уточняющих(конкретизирующих) документов;
3) оформление документов,подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы- это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе ворганизации составляется и протоколом правления утверждается сметапредставительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаютсявнутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряженияруководителя организации), регламентирующие:
— перечень официальныхлиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно,получать под отчет средства на представительские расходы;
— порядок выдачи подотчетныхсумм на представительские расходы;
— порядок расходованиясредств на представительские расходы;
— документальноеоформление представительских расходов;
— порядок осуществленияконтроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
— нормирование отдельныхвидов представительских расходов.
На втором этапесоставляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные спроведением конкретного представительского мероприятия. К таким документамотносятся:
— распоряжениеруководителя о назначении ответственного за проведение официальногомероприятия;
— распоряжение онаправлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цельприбытия представителей сторонней организации;
— программа проведенияделовой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи,ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и ихдолжностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапеответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организациидокументы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств напроведенное мероприятие:
— отчет о расходах напроведение деловой встречи;
— авансовый отчет сприложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Такими документамиявляются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ,документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услугпереводчика и т. д.
Все первичные документыдолжны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.
Бухгалтерский учет
Документы, регулирующиепорядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержатпонятия «представительские расходы».
Но если понесенныеорганизацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, ток ним применимы общие правила признания затрат расходами. (п.2 Положения побухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).
При формированиисебестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласнопунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) всоставе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учетепредставительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются всостав затрат.
В соответствии с Планомсчетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительскиерасходы отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26«Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» вкорреспонденции со счетами, например 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.д.
Порядок включения затрат,произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих впереговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, составпредставительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пунктаприменяются к официальным лицам организации, представителяморганизаций-контрагентов и организаций — потенциальных партнеров, участникам,прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящегооргана организации.
К представительскимотносятся расходы организации:
1) на проведениеофициального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
2) транспортноеобеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительскогомероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
3) буфетное обслуживаниево время переговоров;
4) оплата услугпереводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода вовремя представительских мероприятий.
Не относятся кпредставительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики илилечения заболеваний.
Представительские расходыорганизации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, непревышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. «Сверхнормативные»суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшаютналоговую базу по налогу на прибыль.
В том случае, еслиорганизация определяет доходы и расходы методом начисления, еепредставительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полнойсумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительскихрасходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда),считается нарастающим итогом с начала налогового периода.
В ООО«АЗК»представительские расходы не предусмотрены.
Заключение
На примере ООО «АЗК»была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общаятеория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчетвыдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицамиимеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Расчеты с подотчетнымилицами в ООО «АЗК» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяютувеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежныхсредств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции(запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение заналичный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующуюреализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицомдает дополнительные гарантии ее качества.
При возникновении производственнойнеобходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым дляосуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы неработают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительныерасходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются заналичные деньги
Рассмотрены такие вопросыкак: понятие подотчетных сумм; право и порядок получения денег под отчет призакупе товаров; продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетныхлиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России; расходы напредставительские цели; документальное оформление соответствующих операций; отражениерасчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Все вышеперечисленноеподчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционированиядля организации.
Следует отметить, чтоорганизация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятиинуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличиинебольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, чтонедопустимо.
В авансовом отчете второйраздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных,впрочем, последнее оговорено в учетной политике.
Вообще происходитдублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делаетразноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная сетьрешит этот вопрос. Но в связи с текущим ремонтом внедрение автоматизированнойформы приостановлено, данные проблемы будут решены уже в следующем месяце.
Литература
1. Гражданскийкодекс РФ. – Ч. 1, 2
2. Налоговый кодексРФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2003
3. Трудовой кодексРФ. – М.: ЗАО «Славянский дом книги», 2002
4. План счетовбухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: ПриказМинистерства финансов России № 94н от 31.10. 2000 (в ред. От 07.05.2003 №38н).М.: Эксмо,2005.
5. О бухгалтерскомучете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96.
6. Положение побухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ №33н от 06.05.1999
7. Об утвержденииунифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и егооплаты: Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2004 № 26
8. О размере ипорядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территориииностранных государств: Постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261
9. О служебныхкомандировках в пределах СССР: Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС№ 62 от 07.04.1988
10. Абрамова Н.В.,Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух №4, 2004
11. Астахов В.П.Бухгалтерский (финансовый) учёт: Учебное пособие. .-М.: ИКЦ «МарТ»;Ростов, 2003
12. Бабаева Ю.А.Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002
13. Бакаев А.С.Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета. — М.: «ИПБ-БИНФА»,2001
14. Земсков В.В.Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2003
15. Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: — Инфра – М, 2002
16. Крутякова Т.Л.Командировки по России и за рубеж. — М.: АКДИ Экономика и жизнь, 2005
17. Ларичев А. Ю. Вкомандировку со средним заработком // Газета «Учет. Налоги. Право» №23, 17-23 июня 2004
18. Ларичев А. Ю.Если вы закупаете товары у физических лиц // Газета «Учет. Налоги. Право»№ 14, 15-21 апреля 2005
19. Реформабухгалтерского учёта: Сборник документов.- М.: Омега – Л, 2005
20. Ройбу А. В. Еслиутеряны командировочные документы // Бухгалтерский учет № 7, 2003