Содержание
Введение
1 Компьютерные формы бухгалтерского
2 Ведение бухгалтерского учета на ОАО«Хлебная база № 63»
Заключение
Список литературы
Введение
Использованиевычислительной техники привело к качественно новым тенденциям в построенииструктуры учетного аппарата. Первое характерное различие заключается виспользовании АРМ бухгалтера. В специальной литературе под АРМ традиционнопонимают профессионально ориентированный программно-аппаратный комплекс,который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочемместе. Если в построении структуры учетного аппарата при некомпьютеризированномспособе обработки учетной информации его базовый элемент — это отдельныйучетный работник, то при применении вычислительной техники принимают вовнимание не только обязанности и квалификацию учетного работника, но ихарактеристику АРМ бухгалтера, на котором он работает.
СозданиеАРМ бухгалтера основано на принципах персонификации вычислений и самообученияучетных работников, компьютеризации основных учетных функций, безбумажнойтехнологии ведения бухгалтерского учета, рациональном объединениираспределенной, децентрализованной и централизованной систем обработки учетнойинформации.
Многочисленныепубликации по вопросам создания АРМ для обработки учетной информации даютвозможность классифицировать их по уровню управления:
АРМвысших руководителей, включая главного бухгалтера, а также руководителейсреднего и нижнего уровней управления;
АРМспециалистов (АРМ бухгалтера и экономиста; нормировщика, диспетчера, инженера,технолога и др.);
АРМтехнических исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца, оператора идр.).
Спецификасостоит в том, что АРМ бухгалтера нуждается в создании технологии, котораяпредусматривает участие широкого круга работников организации: бухгалтеров,операторов, секретарей, кладовщиков, руководителей и других специалистов пообработке учетной информации — во введении данных, формировании первичныхдокументов, визуальном контроле входных данных, составлении форм итоговыхдокументов, которые осуществляются на рабочем месте с помощью персональногокомпьютера.
Приприменении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим образом:
основнойобязанностью бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке,становится обработка локальной информации на относительно небольшойинформационной базе;
илиинформация поступает в виде заполненных первичных документов срегламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляетсяна компьютере непосредственно бухгалтером;
обработкадокументов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрахпутем введения их реквизитов и формирования проводок;
обработкаучетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, таки технологией работы с ней в системе.
Другойособенностью применения вычислительной техники является трансформация формпостроения учетного аппарата.
1. Компьютерные формы бухгалтерского учета
Автоматизированныеформы учета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений вучетном процессе вследствие применения соответствующей техники.
Прибумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из формучета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия(журнально-ордерной, мемориально-ордерной и т.п.), и дальнейшей механизации веденияотдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядокнакопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетныхпоказателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации.
Компьютерныеформы учета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют каквнешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом,особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что онине существуют без конкретной компьютерной программы.
Формыучета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективноудовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности иоперативности.
Первоетребование — возможность осуществления разделения труда — выполняется благодарятому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построенына принципах распределенной обработки данных.
Благодаряпрограммно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базойданных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать содним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.
Применениекомпьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если прииспользовании бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитическогоучета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников,то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учетс любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.
Проблемаоперативности получения данных решается в процессе применения компьютеровавтоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных вучетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистртребуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то приприменении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.
Технологическийпроцесс обработки данных при компьютерной форме учета можно разделить на триэтапа.
Начальнымэтапом учетного процессаявляются сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере. При введенииинформации в компьютерную информационную систему предприятия (КИСП)пользователь составляет учетные фразы, по которым формируется единыйэлектронный учетный регистр — журнал хозяйственных операций, хотя большая частьпрограмм для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет проводить просмотринформации и в виде журналов-ордеров, ведомостей и т.п.
На второмэтапе проводится формирование на электронных носителях массивов учетных данных:журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов,справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременноосуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивахучетных данных.
Заключительнымэтапом процесса являетсяполучение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в видерегистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерскихсчетов или отражения на экране дисплея нужной информации.
Современнаякомпьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительнойи коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит от наборатехнических средств и выбора организационных форм их использования, которыепредусматривают такие варианты:
а)предоставление каждому бухгалтеру персонального компьютера;
б)использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (илисетевых компьютеров) для введения данных;
в)объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен даннымимежду разными участками бухгалтерского учета);
г)объединение персональных компьютеров в сеть с одним или более мощнымикомпьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер работает на специализированномавтоматизированном рабочем месте (АРМ).
Еслииспользуют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместоодного журнала ведут несколько журналов, информационные массивы носят локальныйхарактер (формируются по участкам учетной работы), а в конце отчетного периодаобъединяются по определенным принципам. Если используется центральный компьютерс терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют общий журнал; при этоминформационный массив представлен единой базой данных. Если создана компьютернаясеть, то наличие единого журнала не обязательно.
Вэтом случае необходима координация набора локальных информационных массивов;исключением может быть выделение одного из рабочих компьютеров дляиспользования как сервера. И наконец, если создана сеть АРМ с использованием выделенныхсерверов, то в зависимости от конкретных условий возможно использование какединого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразноиметь единую базу данных.
Применениекомпьютерных сетей представляет собой новый этап использования вычислительнойтехники. Они позволяют эффективно объединять возможности компьютеров и линий связи.База данных составляет информационное ядро системы, которое часто располагаетсяна одном компьютере — сервере локальной сети. Естественно, что использованиеединой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. Сейчасэти возможности предоставляет локальная вычислительная сеть.
Изучениеособенностей компьютерной формы учета позволяет сформулировать основные еепринципы.
1.Основой компьютерной формы учета является электронный учетный регистр, вкоторый входят:
а)база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопленияи хранения учетной информации;
б)переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера длясистематизации и обобщения учетных данных;
в)видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражениярезультатной информации.
2.Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и ихпередача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры —основной способ документирования хозяйственных операций.
3.Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственнымоперациям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач,может быть получена автоматически по запросу.
4. Наоснове входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронныхносителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных снеобходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единаяинформационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системыучета информацию.
5.Одноразовое введение данных — учетная запись превращается в учетную фразу,предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработкув компьютеризированной системе учета.
6.Один журнал хронологической записи — много регистров систематической записи. Поучетным фразам формируется единый электронный учетный регистр — журнал хозяйственныхопераций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяетпросматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т.п.
7.Один синтетический счет — множество аналитических счетов. Количество счетованалитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, иникак не ограничивается.
8.Отчетная информация выводится в определенный срок, а рабочая (справки, отчетыдля управленцев) в любой момент может быть получена по запросу — данные дляэтих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.
Вкомпьютерной форме принципиальное значение приобретает программное обеспечение(набор алгоритмов) для компьютеризации бухгалтерского учета. Порядок введения,способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формированиесводных учетных показателей полностью зависят от программы, котораяиспользуется. Таким образом, технологический процесс компьютеризированногоучета определяется общими принципами программирования, и в связи с этимэлементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированныхкомпьютерных программах.
Системаучета — понятие более широкое и содержательное, чем форма учета, посколькуохватывает не только технику ведения учета, но и методологию отраженияопераций, вычисления показателей, способов оценки, организацию работыбухгалтерии и т.п. Несмотря на то что форма учета представляет собой важнуюсоставляющую системы учета, она определяет лишь порядок учетной регистрации, ане порядок построения учетной системы. С применением КИСП понятие формы учетапереходит в понятие компьютерной системы бухгалтерского учета КСБУ, котораяимеет следующие основные характерные признаки:
а)компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактороморганизации работы бухгалтера;
б)компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетнойинформации — сбор первичной информации, накопление и обработку данных,формирование отчетности;
в)оперативность обеспечивается как в направлении передачи учетной информации, таки относительно обработки учетных данных;
г)появляется возможность моделирования на основе учетных данных в процессеанализа хозяйственных операций.
2. Ведениебухгалтерского учета на ОАО «Хлебная база № 63»
Информационная технология обработки учетных данныхпозволяет охватить все уровни преобразования информации, начиная с созданияпервичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерскойфинансовой отчетности и её анализом.
Важным преимуществом бухгалтерского программногообеспечения является его ориентация на традиционную, хорошо известнуюбухгалтерам журнально-ордерную систему, что не требует коренной перестройки.
Применение бухгалтерской программы в ОАО «Хлебнаябаза № 63» позволило осуществить переход к безбумажной технологии, наболее высоком уровне и более оперативно обеспечивающей решение традиционныхучетных задач. Кроме того, появились возможности для организации более глубокойаналитической работы.
Все это требует от работников бухгалтерии ОАО «Хлебнаябаза № 63» и других организаций знания ПК, умения пользоватьсяфункциональными пакетами прикладных бухгалтерских программ.
В ОАО «Хлебная база№ 63» применяется программа «1С: Предприятие 7.7.», котораяявляется универсальной системой для автоматизации учета. За счет своейуниверсальности «1С: Предприятие» используется для ведения любыхразделов учета на предприятиях различных типов. Разнообразные и гибкиевозможности «1С: Предприятие» позволяют использовать ее и какдостаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полнойавтоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Это универсальная бухгалтерская программа,ориентированная на широкий спектр возможных объектов применения. Широкиевозможности организации детального аналитического учета, высокая оперативностьформирования тех или иных экономических показателей, предусматриваемыевозможностями указанной программы, позволят поднять на новый качественныйуровень бухгалтерский учет.
Программа «1С: Предприятие» построена попринципу заполнения такого системно-хронологического регистра как Журналхозяйственных операций и ориентирована на привычную для бухгалтеражурнально-ордерную систему, при этом значительно упрощая её в расчете напользователя-непрофессионала. Все расчеты ведутся автоматически,предоставляется возможность автоматического пересчета остатков и оборотов послеввода и изменения операций. Существует режим расчета внутри квартала как заодин месяц или квартал, так и за любой интересующий период вообще.
Имеется также возможность автоматизации первичногоучета вообще (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты и т.п.).Накопление данных по счетам ведется автоматически, при этом значительноупрощается документооборот. Включена функция калькулятора и памяти, существуетрежим формирования информации по всем счетам, автоматическое получениешахматной ведомости, оборотно-сальдовой ведомости (за любой период), балансапредприятия, а также других форм финансовой и налоговой отчетности.
Следует отметить, что с помощью программы «1С:Предприятие» можно вести автоматически синтетический и аналитический учет.Кроме того, расчет таких величин, как амортизация основных средств, начисленияна фонд оплаты труда по единому социальному налогу и обязательному социальномустрахованию от травматизма и профессиональных заболеваний при заданиипараметров осуществляется автоматически.
Программой «1С:Предприятие» предполагается автоматизация практически всех основныхучастков учетной работы:
1) Учет основных средств инематериальных активов: создание электронных инвентарных карточек по ОС и НМА,автоматическое начисление амортизации по установленным нормам.
2) Кассовые и расчетные операции:операции по кассе, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с поставщиками изаказчиками, расчеты с разными дебиторами и кредиторами, расчеты по налогам исборам с бюджетом, платежам во внебюджетные фонды, расчеты по кредитам изаймам.
3) Учет материально-производственныхзапасов: составление оборотных ведомостей движения материальных ценностей,формирование данных аналитического учета по каждому виду используемыхматериальных ресурсов.
4) Учет труда и заработной платы:автоматическое начисление сумм заработной платы и удержаний из нее по различнымсистемам оплаты труда, составление расчетно-платежной документации, ведениеиндивидуальных карточек работников по НДФЛ и ЕСН.
5) Учет затрат на производство –автоматический подсчет затрат на производство, учет затрат на готовую продукциюпо статьям расходов.
6) Учет выпуска, отгрузки и продажготовой продукции: аналитический учет по видам продукции, формированиерезультата от продаж.
7) Финансовая отчетность: предусмотреноавтоматическое формирование регистров синтетического учета (ведомости, Главнаякнига) и составление форм бухгалтерской отчетности. Решение данной задачиобеспечивается наличием информационных связей со всеми вышеперечисленнымикомплексами учетных задач.
При работе с программой «1С:Предприятие» целесообразно выделить подготовительный, начальный и основнойэтапы работы.
Подготовительный этапвыполняется практически сразу после установки программы и предполагает:
- ввод реквизитовпредприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере, ввод реквизитовпостоянных контрагентов предприятия, сведения об их расчетных счетах. Впоследствии,при составлении первичных документов (накладных, счетов-фактур, платежныхпоручений, приходных и расходных кассовых ордеров) указанные данные будутзаноситься автоматически из сформированных справочников;
- корректировкаплана счетов применительно к рабочему плану счетов предприятия (открытиенеобходимых субсчетов и счетов аналитического учета);
- ввод начальныхостатков по каждому счету на начало периода, в котором предприятие перешло наприменение автоматизированной формы бухгалтерского учета.
Начальный этапвыполняется периодически по мере переноса на машинный носитель переменныхданных с поступающих на предприятие внешних бухгалтерских первичных документов.Также на данном этапе осуществляется ввод информации по совершаемым напредприятии хозяйственным операциям. Ввод информации может осуществляться:
- автоматически,при формировании любого документа – при этом содержание документа(хозяйственная операций, сумма, проводка, наименование документа) одновременноотражается в Журнале хозяйственных операций;
- вручную:хозяйственная операций, её количественно-суммовое выражение, дата совершения,основание заносится в журнал хозяйственных операций на основании поступившихпервичных документов.
При работе с программой «1: СПредприятие» вручную вводятся преимущественно хозяйственные операции,связанные с поступлением документов по ним от внешних контрагентов.
Основной этап завершаетсярежимом «Отчетность», при применении которого реализуются следующиефункции:
- Оборотнаяведомость;
- Ведомостьостатков по счетам на начало и конец отчетного периода;
- Движение средствпо синтетическим и аналитическим счетам;
- Шахматка;
- Журнал-ордер;
- Материальныйотчет.
После составлениягодового отчета и закрытия отчетного периода выполняется функция «Новыйжурнал», которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетномупериоду.
Заключение
Автоматизированные формыучета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений в учетномпроцессе вследствие применения соответствующей техники.
При бумажном способеобработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая внаибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордерной,мемориально-ордерной и т.п.), и дальнейшей механизации ведения отдельныхучетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления,обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей взависимости от алгоритмов обработки первичной информации. Компьютерные формыучета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют каквнешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом,особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что онине существуют без конкретной компьютерной программы.
Формы учета, которыепредусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворитьтребованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.
Первое требование — возможность осуществления разделения труда — выполняется благодаря тому, чтосовременные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построенына принципах распределенной обработки данных. Благодаря программнореализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данныхнескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с однимучетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам. Применение компьютеровпозволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если прииспользовании бумажных форм учета увеличение уровней детализаций аналитическогоучета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников,то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учетс любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.
Проблема оперативностиполучения данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Еслипри бумажных формах учета операции накопления данных в учетных регистрах,вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистр требуют большихзатрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеровэти операции выполняются без участия человека. В истории компьютерных формучета в зависимости от используемых технических средств можно выделить триэтапа.
Список литературы
1. Федеральный законот 21.11.96 г. 129-ФЗ О бухгалтерском учете. 1996
2. Бухалтерскоедело: Учеб. пособие для вузов /Под ред. Проф. Л.Т.Гиляровской. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2006.
3. Климова М.А.Бухгалтерское дело: Учеб.пособие. — М.: Инфра-М, 2004.-200с.
4. Ивашкевич В.Б.,Куликова Л.И. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие. — М.: Экономист, 2005.-523с.
5. Бреславцева Н.А.,Медведева О.В., Нор-Аревян Г.Г. Бухгалтерское дело: Учеб. Пособие. — М.:Приор-издат, 2004. — 160с.
6. Соколова Е.С.Бухгалтерское дело: Учебник. — М.: ИД ФБК — Пресс, 2003.-296с.