Зміст
Вступ
1. Поняттякомерційної таємниці
2.Умови віднесення інформації до комерційної таємниці
3.Заходи щодо захисту комерційної таємниці
4.Особливості діловодства
5.Зберігання документів, що містять комерційну таємницю
Висновок
Література,яка використовувалась
Вступ
Всучасних умовах глобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвиткустосунків ділового партнерства (в тому числі і закордонних контактів)помилковим було б думати, що професія секретаря-референта обмежуєтьсяприйманням відвідувачів, відповідями на дзвінки, носінням документів на підпискерівникові. Так було в недалекому минулому. Сьогодні ж секретар — цеуніверсальний (і свого роду унікальний) фахівець, що може практично все. А дляцього, зрозуміло, він повинен володіти відповідними знаннями із найрізноманітнішихгалузей науки і техніки, зокрема, інформатики, педагогіки, психології,документознавства, етики і естетики, мовознавства та ін. Звідси і складністьпрофесії, труднощі в роботі, особливо початківця. Легко працювати тількипоганому секретарю, але такі, як правило, довго не затримуються на цій посаді.Зайве наголошувати, що секретар — це обличчя фірми, її імідж, зрештою, їїфінансова успішність і стабільність. Ділові партнери, спілкуючись насамперед ізсекретарем, складають думку про всю організацію, і потім цю думку дуже важкозмінити.
Сучаснесуспільство потребує все більше кваліфікованих спеціалістів з такої важливоїсфери управлінської діяльності, як референтна справа. Лише на перший поглядможе здатися, що професія секретаря-референта досить проста і працювати нимзможе будь-хто. Заглибившись у суть справи, розуміємо, що ця праця потребує нетільки відмінних фахових знань, а й багатьох особистих якостей, які є далеко нев кожного.
Тема курсової роботи – «Робота з документами, що містятькомерційну таємницю».
Мета курсової роботи – ознайомитися з поняттям комерційноїтаємниці, умовами віднесення інформації до комерційної таємниці, з заходамищодо захисту комерційної таємниці, особливістю діловодства, та зберіганням документів,що містять комерційну таємницю.
1.Поняття комерційної таємниці
В умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, установамиактуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційнутаємницю.
Комерційна таємниця — один із видів таємниці, якаохороняється кримінально-правовими засобами (поряд з таємницею державною,службовою, голосування, усиновлення тощо). Поняття такої таємниці міститься вст. 30 Закону України від 27.03.91, Пpo підприємства в Україні" (ВідомостіВерховної Ради Української РСР. -1991. — № 24 — Ст. 272), де „ під комерційноютаємницею підприємства маються на увазі відомості, пов'язані з виробництвом,технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністюпідприємства, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкодийого інтересам".
Комерційна таємниця — це виробнича,науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, щовикористовується для досягнення комерційної мети (одержання прибутку, уникненнязбитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважаєтьсяконфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи,відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, якідають змогу успішно конкурувати.
2. Умови віднесення інформації до конфіденційної таємниці
Умовноінформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна поділити наділову та науково-технічну (технологічну) інформацію.
До ділової інформаціїналежать: відомості про розміриприбутків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізаціїпродукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій,рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльностіпідприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності;списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості проїх фінансове становище тощо.
До науково-технічної інформаціїналежать: методи таспособи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрямимодернізації відомих технологій та процесів, відомості про конструкції машин таобладнання, креслення, схеми, програмне забезпечення ПК тощо.
Основні умови віднесення інформації до комерційної таємниці:
— дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;
— відсутність вільного доступу до інформації на законнихпідставах;
— вжиття заходів володарем інформації для її охорони тазбереження конфіденційності.
Для організації зберігання конфіденційної інформаціїкомерційного підприємства необхідно визначити інформацію, що становитькомерційну таємницю та забезпечити порядок її захисту.
Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матимезаконних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошеннячи передання інформації, що містить комерційну таємницю.
Розголошенням комерційної таємниці є повідомлення стороннімособам без згоди уповноваженої особи відомостей, які відповідно до чинного законодавстваУкраїни становлять комерційну таємницю, людьми, якими ці відомості булидовірені в установленому порядку чи стали відомі у зв'язку з виконанням службовихобов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюючому суб'єкту(підприємцю).
В цілому зазначене поняття, як і поняття «збирання», „ викорискання" роз'яснене в Законі України від 7 червня 1996 р. „ Про захист віднедобросовісної конкуренції" / Відомості Верховної Ради України. — 1996. — № 36. — Ст. 164/.
Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницюпідприємства, порядок схоронності та доступу до конфіденційної інформації, а такожправила її використання визначає керівник.
Органи державної влади та місцевого самоврядування не маютьправа втручатися у визначення та схоронність комерційної таєм-ниці (крім випадків,передбачених чинним законодавством).
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає втому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами.Часто необхідно забезпечувати захист і „ чужих" комерційних таємниць, проякі можна довідатися з „ додаткових" джерел. Якщо не буде такого захисту,то підприємство може втратити клієнтів і вигідних партнерів.
3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні такихзаходів:
— забезпечення обліку та схоронності документів, які містятькомерційну таємницю;
— використання організаційних, технічних та інших засобів захистуконфіденційної інформації;
— обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;
— встановлення правил віднесення інформації до комерційноїтаємниці;
— розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційностіта виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;
— здійснення контролю за дотриманням встановленого режимуохорони комерційних таємниць.
З метою обмеження доступу до інформації, що міститькомерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення „ Перелікувідомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", з зазначеннямзаходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ доцієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф „ комерційнатаємниця". Відповідальні працівники підприємства повинні під розпискуознайомитися з наказом та додатком до нього.
Зразок переліку відомостей, що є комерційною таємницеюпідприємства:
Додаток до наказу від 01.04.07 Директор фірми „Пошук"
Перелік відомостей, що є комерційною таємницею фірми„Пошук"
Розміркредитів, що їх взяла або планує взяти фірма. Обсяг виробництва продукції (замісяць, квартал, рік). Назви фірм-контрагентів.
Розмір прибутку, отриманого за місяць, квартал, рік. Розподілприбутку.
Мета, завдання і тактика переговорів з діловими партнерами.Умови комерційних контрактів, платежів, послуг. Потреба у придбанні товарів чиодержанні послуг. Заробітна плата працівників підприємства. Характер і репутаціяперсоналу фірми. Регіони збуту продукції.
Тематика маркетингових досліджень на підприємстві.
Директор _______________ С. Д. Букорос
підпис
М.П.
4. Особливості діловодства
Діловодство в разі роботи з документами, що містятькомерційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначаєтьсяпосадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використаннядокументів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути і секретар, дляякого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальнийпрацівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності,означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належитьпідприємству.
Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міститься вдокументах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її маєбути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й утексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи,які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної(без обмеження доступу) роботи з документом.
На документі з грифом „КТ" („Конфіденційно")зазначається кількість примірників документа і місцезнаходження кожного з них.
Наприклад:
Складенийу двох примірниках:
Прим.Л"° 1 — на адресу прим. Ks 2 — до справи 01.08.
На звороті або в резолюції документа з грифом „КТ"керівник пише прізвище тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цимдокументом.
Наприклад:
Дозволяю:
1. Краюшкіну В. О.
2. Ананьеву Д. М.
Підпис керівника ________________________
Дата
Друкування документів з грифом „КТ" здійснюєтьсяцентралізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочомумісці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані та підписані документипередаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік.Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням фактузнищення записом на копії вхідного документа.
Наприклад:
чернетка (і варіанти) знищено.
Підпис________________________________
Дата
Усі документи з конфіденційною інформацією повинніреєструватися окремо від решти документів у Журналі реєстрації документів згрифом КТ.
Журнал реєстрації документів з грифом КТ№ індекс докум.
Дата реєстрації
докум. Дата індекс, (для вхідн куди К -сть прим. Звідки надійшов чи відправлеї Короткий 3 заголово К-сть арк Виконавці Примітки
Усідокументи, що надходять з грифом „комерційна таємниця", одержує відповідальнаособа чи секретар-реферєнт, які обов'язково перевіряють кореспонденцію націлісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двохпримірниках, один з яких направляють адресантові).
5. Зберігання документів, що містять комерційну таємницю
Документи з грифом обмеження доступу формують в окремусправу, на обкладинці якої в правому верхньому ріжку роблять позначку„ комерційнатаємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, якімають право користуватися документами внесеними до даної справи.
Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується посадовоюособою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншимпрацівникам має бути заборонений.
Обіг (видача та повернення) документів з грифом „КТ"відображається в Журналі обліку видачі документів з грифом „КТ".
Журнал обліку видачі документів з грифом „КТ"Індекс докум. Дата видачі Короткий зміст (заголовок) К-сть прим. К-сть арк. Кому видано
Підпис за отриманий докум.
- Позначка про повернення (підаїис і дата) Примітка
Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають таприймають під розписку, при цьому забороняється:
— вилучати зі справи чи переносити до іншої справи документи,що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у „ Журналіреєстрації документів з грифом обмеження доступу";
— виносити з приміщення документи без спеціальногодозволу керівника;
— розмножувати документи без дозволу керівника (якщо єдозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, абраковані примірники одразу знищують).
Усісправи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справпідприємства.
Після закінчення календарного року наказом керівникапризначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:
— перевірити наявність усіх документів;
— відібрати документи для зберігання в архіві;
— визначити документи для знищення.
Перевірка наявності документів з грифом „КТ" за рішеннямкерівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприкладпісля закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайноінформують керівника підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукатидокумент. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створюєспеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків,складається акт, а до журналу реєстрації вноситься про це відповідний запис.
При звільненні з роботи співробітника, відповідального задокументи з грифом „КТ", здійснюється перевірка наявних документів, якіпередаються заново призначеній особі. Про це складається актприймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або йогозаступником.
На особу, яка на підприємстві була допущена до „КТ"ізвільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформаціїпоширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не бувобумовлений трудовою угодою. При передачі справ до архіву на документи з грифом„КТ" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документівздійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняєтьсянесанкціонований доступ. На документи з грифом „КТ", що відібрані длязнищення, складається акт. Процес знищення відбувається у присутності комісії.При цьому робиться все належне, щоб виключити можливість поновлення наявної уцих документах інформації.
Передаючисправи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеженнядоступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках.Несанкціонований доступ до них суворо заборонено [11, с. 206-208].
Висновок
В процесі виконання контрольної роботи ми ознайомилися зтемою «Роботаз документами, що містять комерційну таємницю».
Булирозглянуті питання:
— поняття комерційної таємниці;
— умови віднесення інформації до комерційної таємниці;
— заходи щодо захисту комерційної таємниці;
— особливості діловодства;
— зберігання документів, що містять комерційну таємницю.
Так як кожне підприємство має інформацію, яку не потрібно,щоб знали конкуренти, тому ця тема є актуальною.
Література, яка використовувалась
1. БлощииськаВ.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. — Івано-Франківськ: Інститутменеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. ВербіщькаТ.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. — Львів:Оріяна — Нова, 2001. — 392 с.
3. Гордієнко.К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. — К.: КНТ, 2006. — 280 с.
4. ЗадорожныйЭ.М, Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместныхфирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. — К., 1994.-176 с.
5. КондратюковаЛ.К., Ткачева Л.Б., Акулина Т.В. Аннотирование и реферирование английскойнаучно-технической литературы: Учебное пособие. — Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. — 184 с.
6. КульицькийС.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальнийпосібник. — К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. КушнаренкоН.Н. Документоведение: Учебник. — К.: Знання,2003. -459 с.
8.Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид.спец. 2-ге вид. / Н.П. Осипова, В.Д. Воднік, Г.П. Клімова та ін. За ред.професора Н.П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. ПалехаЮ.І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. — К.:Вид-во Європейського ун-ту, 2005. — 324 с.
10. ПалехаЮ.І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальнийпосібник. — 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. — 337 с.
11. ПалехаЮрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. СлободянюкН.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. — Вінниця:ВНТУ, 2004. — 80 с.
13. СорокаМ.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАНУкраїни. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. — К.: НБУВ,2002. — 209 с.
14. Стенюков М.Б. Секретарскоедело. — М.: Приор, 1996. -192 с.
15. ШевчукС.В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. — К.:Атіка, 2004. — 592 с.
16. ШейновВ.П. Секретар: секреты профессии. — М.: Ось — 89, 2005 — 208 с.
17. Шепель В.М. Имиджеология:Секреты личного обаяния. — 2-е изд. перераб. и доп. — М.: Культура и спорт;ЮНИТИ, 1997. — 382 с.
18. Варенко В.М.Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.