З М І С Т
Вступ
1.Складанняноменклатури справ
2.Формуваннясправ
3.Оперативнезберігання документів
4.Підготовкасправ до подальшого зберігання
5.Архівна робота
Висновки
Використаналітература
Вступ
В сучасних умовах глобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвиткустосунків ділового партнерства (в тому числі і закордонних контактів)помилковим було б думати, що професія секретаря-референта обмежуєтьсяприйманням відвідувачів, відповідями на дзвінки, носінням документів на підпискерівникові. Так було в недалекому минулому. Сьогодні ж секретар — це універсальний (і свого роду унікальний)фахівець, що може практично все. А для цього, зрозуміло, він повинен володітивідповідними знаннями із найрізноманітніших галузей науки і техніки, зокрема,інформатики, педагогіки, психології, документознавства, етики і естетики,мовознавства та ін. Звідси і складність професії, труднощі в роботі, особливопочатківця. Легко працювати тільки поганому секретарю, але такі, як правило,довго не затримуються на цій посаді. Зайве наголошувати, що секретар — цеобличчя фірми, її імідж, зрештою, її фінансова успішність і стабільність.Ділові партнери, спілкуючись насамперед із секретарем, складають думку про всюорганізацію, і потім цю думку дуже важко змінити.
Сучасне суспільство потребує все більше кваліфікованих спеціалістів зтакої важливої сфери управлінської діяльності, як референтна справа. Лише наперший погляд може здатися, що професія секретаря-референта досить проста і працювати ним зможе будь-хто.Заглибившись у суть справи, розуміємо, що ця праця потребує не тільки відміннихфахових знань, а й багатьох особистих якостей, які є далеко не в кожного.
Тема курсової роботи – «Номенклатурасправ. Підготовка документів до зберігання та їх здача в архів».
Мета курсової роботи – ознайомитися зособливістю номенклатури справ, та підготовки документів до зберігання та їхздачи в архів, а саме: складанням номенклатури справ, формуванням справ,оперативним зберіганням документів, підготовкою справ до подальшого зберігання,архівною роботою.
1.Складання номенклатури справ
Такий важливий розділ подаємо за Примірноюінструкцією з діловодства, затвердженою Постановою Кабінету МіністрівУкраїни від 17 жовтня 1997р. № 1153 (зі змінами і доповненнями).
Номенклатура справ — це систематизований перелік найменуваньсправ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідномупорядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов'язковим длякожної установи документом, який складається для створення в установі єдиноїсистеми формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа зайого змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесіділоводства.
Є три види номенклатур справ: типова,примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлюєтиповий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиноюсистемою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справвстановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характеромдіяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справрозробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать досфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники підчас складання індивідуальних номенклатур справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожнаустанова повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурнихпідрозділів.
Номенклатура справ структурногопідрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство уструктурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівникомструктурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівногопідрозділу установи.
Номенклатура справ структурного підрозділускладається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
Після виконання документів вонигрупуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислійузагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основноючастиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
Розміщення справ у номенклатуріструктурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, щовирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретнихсправ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документиорганів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самоїустанови (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація ілистування. У групі листування першими розміщуються справи, що містятьлистування з органами вищого рівня.
Кожна справа, включена дономенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) — індекс. Індекс справи структурногопідрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписомабо класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межахпідрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожномутомі із зазначенням: т.1, т. 2 тощо.
У кінці діловодного року номенклатурасправ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, уякому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ.Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство уструктурному підрозділі.
Номенклатура справ структурногопідрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з якихобов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК)структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою,відповідальною за архівний підрозділ установи):
перший примірник — недоторканний, зберігаєтьсяу структурному підрозділі;
другий примірник — передається в канцелярію установи;
третій примірник — використовується для формуваннясправ і пошуків потрібного документа.
Номенклатури справ структурнихпідрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену)номенклатуру справ установи.
Організації, які належать до сфериуправління установи, складають окремі номенклатури справ, які не включаються узведену номенклатуру справ установи.
Під час розроблення єдиноїноменклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів,вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьомувикористовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи;штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ заминулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в установі;РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберіганнядокументів, а також враховуються завдання установи на наступний рік.
Під час складання зведеноїноменклатури справ може використовуватися структурний або функціональнийпринцип її внутрішньої побудови.
Структурний принцип використовуєтьсяу разі чітко встановленої в установі структури. Підзаголовком у такійноменклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першимрозділом номенклатури бажано зазначати канцелярію. Наприклад: канцелярія,організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту тощо.
Функціональний принцип, тобто занапрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямівдіяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами таокремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи,побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі ірозміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад: планування, фінансування,прогнозування тощо.
Як до номенклатури справ структурногопідрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включаютьсянайменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, щонадійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові іконтрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення якихтриває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справкожного року протягом всього терміну їх вирішення.
До номенклатури справ не включаютьсядруковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали,експрес-інформація тощо.
Зведена номенклатура справ установипісля її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК установи іекспертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чогозатверджується керівником установи. Установи, що не передають документи надержавне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.
Як у номенклатурі справ структурногопідрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодногороку в графі „Примітка" робляться відмітки про заведення і включення новихсправ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формуваннясправ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їхпродовження тощо.
У кінці діловодного року номенклатурасправ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий записскріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених зарік справ повідомляється архівний підрозділ установи.
Зведена номенклатура справскладається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповненийгриф погодження з архівними установами.
Примірники зведеної номенклатурисправ розподіляються в такому порядку:
перший — зберігається у справі в канцелярії;
другий — передається до архівного підрозділу установи для здійсненняконтролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
третій — надсилається до відповідної державної архівної установи, зякою погоджувалися примірники номенклатури справ;
четвертий — розподіляється за розділами міжвідповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
Зведена номенклатура справ установи,як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізнішелистопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесеннязмін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником установи.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разізмін у структурі, функціях та характері роботи установи.
2.Формування справ
Формування справ — це групування виконаних документів усправи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ сліддотримуватись таких правил:
— групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності -засвідчені в установленому порядкукопії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення досправ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягаютьповерненню, та розмножених копій;
— групувати у справи документи одного діловодного року (за виняткомособових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всьогочасу роботи особи в установі;
— групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строківзберігання.
Як виняток, коли цього вимагаєспецифіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строківзберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягомділоводного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або передпередачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бутирозкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справідокументи постійного, в іншій -документитимчасового терміну зберігання;
— включати до справи документи тільки з одного питання або групи спорідненихпитань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативнийдокумент, а потім всі інші в логічній послідовності;
— якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бутизгруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа зобов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатурусправ; документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
— справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи групуютьсяу хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
Розпорядчі документи разом з додаткамигрупуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчимидокументами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначенимидокументами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують вокремі справи.
Накази з основної діяльності; проприйняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; пронадання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядженняпрацівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різнісправи.
Документи засідань колегіальнихорганів групуються у дві справи:
— протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
— документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішеньтощо).
Протоколи групуються у хронологічномупорядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами таномерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одногопротоколу, — за порядком денним.
Доручення органів вищого рівня ідокументи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямамидіяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються водну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошторисигрупуються у справах окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом такореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності:документ-відповідь йде за документом-запитом.
Документи в особових справахгрупуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такійпослідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява проприйняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів;автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення,переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів;доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки місця проживання, медичнідовідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремісправи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення,заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку ізвнесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
Особові рахунки працівників та іншіподібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітномупорядку.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та їїструктурних підрозділах здійснюється канцелярією.
3.Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення(надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються замісцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справицентралізовано у канцелярії).
З метою підвищення оперативностірозшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Накорінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
У разі зберігання справ у структурнихпідрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівникамиструктурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
З метою забезпечення схоронностідокументів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціальновідведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
Магнітні стрічки з фонограмамизасідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. Настрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретарколе-гішіьного органу несе відповідальність за їх схоронність.
Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
Видача справ у тимчасове користуваннястороннім установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справузаводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ,номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення.Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
Вилучення документа із справипостійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилученнядокумента допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням усправі завіреної копії документа.
4.Підготовка справ до подальшого зберігання
Закінчені діловодством справипостійного і тривалого (понад 10 років)строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступногозберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися вархівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.
Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає:
— експертизу цінності документів;
— оформлення справ;
— складання описів справ;
— передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронностідокументів.
Експертиза цінності документівполягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберіганнядокументів і відбору їх на державне зберігання.
Для організації та проведенняекспертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділахстворюються постійно-діючі експертні комісії.
Експертиза цінності документівпроводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих)документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизицінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінівзберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягаютьзберіганню.
Виділення документів для знищення іскладання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного ітривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документівдля знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕКодночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державнезберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справпостійного зберігання експертно-перевірною комісією відповідного державногоархіву.
Після затвердження акта про виділеннядокументів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодноїслужби або архівного підрозділу установи господарській службі установи абопідприємствам із заготівлі вторинної сировини.
Документи установи групуються усправи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строківзберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердогокартону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання(у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового строкузберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються,уточнення елементів оформлення обкладинки не-провадиться.
Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких неповністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами,рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Описрозміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів усправі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
Обкладинка справ постійного ітривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.
Після закінчення діловодного року донаписів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберіганнявносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ наобкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справивносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, видиі форми звітності тощо).
Дата на обкладинці справи повиннавідповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи забільш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: „єдокументи за… роки".
На обкладинках справ, що складаютьсяз кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документівкожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказуєтьсячисло, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяцяпишеться словом.
На обкладинці справи проставляєтьсяномер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номеропису і фонду.
У разі зміни назви установи (її структурногопідрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під часпередачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинцізазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
Написи на обкладинках справ постійногоі тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорниломабо тушшю.
За результатами експертизи цінностідокументів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і зособового складу.
Описи справ структурного підрозділускладаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурномупідрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу установи.
Опис справ структурного підрозділускладається з дотриманням таких правил:
— номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літеринайменування категорій документів, що входять до опису, та останніх двох цифрроку, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справпостійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурногопідрозділу N 5, що значаться заноменклатурою справ і заведені у 2007 p., будуть мати номер: 5 П-07; 5 Т-07;5 О/С-07;
— графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинкусправи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу„ Строк зберігання, стаття за переліком ";
— графа опису „ Примітка " використовується для позначок про особливостіфізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділамустанови, про наявність копій тощо;
— систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису,повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурногопідрозділу, так і установи в цілому;
— кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщосправа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситьсядо опису під окремим номером;
— у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовкомзазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справивносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовоквідтворюється повністю);
— справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою,хронологією.
Описи справ ведуться протягом кількохроків з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлятьрічний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковийзапис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться заописо*м, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюютьсяособливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться такожсправи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річнихрозділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалисяділоводством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділіза________рік,N".
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначеннямйого посади, погоджується з керівником канцелярії і затверджуєтьсякерівником-структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕКопис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
Опис справ структурного підрозділуустанови складається у двох примірниках, один з яких передається разом ізсправами в архівний підрозділ установи, а другий залишається як контрольнийпримірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕКопис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додаєтьсяяк підстава до протоколу ЕК.
Описи справ структурних підрозділів єпідставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за якимсправи передаються на зберігання до державних архівів.
Зведений опис справ постійного строкузберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковомузатвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки післязавершеннясправ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всічотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається удержавному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затвердженихописів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву вустановлені строки.
Зведені описи справ тривалого строкузберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи насправи постійного зберігання.
Описи справ тривалого строкузберігання державним архівом не затверджуються.
Закінчені діловодством справипостійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами,контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділустанови через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2004 р. передаються в архівний підрозділу 2007 p.). Справи тимчасового строку зберіганняпередаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.
Передача справ в архівний підрозділустанови здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівникамиструктурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
Якщо окремі справи необхідно залишитиу діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачусправ у тимчасове користування. Прийом (передача) кожної справи здійснюєтьсяпрацівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної службилише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повногоупорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберіганняпередаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпротикожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірникаопису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ зобов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівногопідрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертаєтьсяструктурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Справи тимчасового строку зберіганняможуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ.
Справи передаються до архівногопідрозділу установи зв'язаними належним чином.
Схоронність документів в установізабезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із ЗакономУкраїни „Про Національний архівний фонд і архівні установи".
5.Архівна робота
Усі документи, що утворилися, маютьполітичну, наукову та історичну цінність, належать до складу Державногоархівного фонду України і зберігаються в архівах установи організації, тощо.
Виконані документи з метоюзабезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і увстановленому порядку передаються до архіву.
Архів — це організація чи їїструктурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метоювикористання ретроспективної документальної інформації.
Архівний підрозділ складає і постійнопоповнює список органів — джерел комплектування, в якому зазначається категоріядокументів, які приймаються на зберігання.
Вимоги до архівних приміщень.
Приміщення для архівного підрозділубудується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.
Архівний підрозділ повинен матиспеціально обладнані приміщення:
— прийому документів;
— зберігання (архівосховища);
— розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;
— роботи співробітників (робочі штати);
— роботи відвідувачів(читальний зал).
Площа архівосховища встановлюється,виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу йінших підрозділів. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттямиз межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочихприміщень будь-якого призначення не допускається.
Вікна приміщень архівного підрозділу,розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкиднимиметалевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються.
Двері приміщення архівного підрозділумають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеноїтаємності.
В архівосховищах забороняєтьсяпроводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи.
Забороняється розміщення архівосховищу неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також уприміщеннях з пічним опаленням.
Для захисту документів від пилупотрібно:
— забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ;
— обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;
— встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;
— при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею,змоченою 50 % розчином гліцерину істаранно викрученою.
Використання архівних документів.
Архівні документи, які здаються назберігання в архівні підрозділи, використовуються в наукових, практичних таінших цілях.
Працівники архівних підрозділіввикористовують у своїй службовій діяльності документи, які зберігаються тількиз дозволу керівника архівного підрозділу.
Архівні підрозділи для використаннядокументів, які зберігаються, здійснюють:
— видачу справ у тимчасове користування;
— інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;
— видачу юридичним особам та громадянам архівних довідок, копій, витягів;
— підготовку документів дляопублікування, експонування на документальних виставках, використання улітературі, мистецтві, засобах масової інформації.
Видача документів з архіву.
Справи видаються у тимчасовекористування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, абопідрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовоюзгодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковуєтьсядокументоутворювач. Без погодження можуть бути видані:
— особові справи колишніх працівників — із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу,установи;
— нормативні документи — зазапитами співробітників органу, установи;
— припинені кримінальні справи, справи протокольного провадження — за запитами правоохоронних органів;
— архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу,установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.
Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідностіпродовження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться виданасправа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл напродовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потребипрацівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, якізнаходяться в тимчасовому користуванні [11, с. 247-249].
Висновки
У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:
- складанняноменклатури справ;
- формуваннясправ;
- оперативнезберігання документів;
- підготовкасправ до подальшого зберігання;
- архівнаробота.
Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та вреферентній справі.
Важливе місце в діловодстві займає номенклатурасправ та підготовка документів до зберігання та їх здача в архів, томусекретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.
Використана література
1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. — Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа тасучасне справочинство. — Львів: Оріяна — Нова, 2001. — 392 с.
3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря.Практичний посібник. — К.: КНТ, 2006. — 280 с.
4. Задорожный Э. М, ЗадорожныйС. Э. Работасекретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособиесекретарю, предпринимателю, менеджеру. — К., 1994. -176 с.
5. КондратюковаЛ. К., Ткачева Л.Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферированиеанглийской научно-технической литературы: Учебное пособие. — Омск: Изд-во Ом.ГТУ, 2001. — 184 с.
6. КульицькийС. П. Основи організаціїінформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. — К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — К.: Знання,2003. -459 с.
8. Ораторське мистецтво:Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред.професора Н. П. Осипової.-Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальнийпосібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. — К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. — 324 с.
10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, абоОрганізаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. — 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. — 337 с.
11. Палеха Юрій. Управлінське документування:Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінськадокументація: Навчальний посібник. — Вінниця: ВНТУ,2004. — 80 с.
13. Сорока М. Б. Національна системареферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. — К.: НБУВ, 2002. — 209 с.
14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. — М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення:Підручник. Вид. 2-ге,доп. і переробл. — К.: Атіка, 2004. — 592 с.
16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. — М.: Ось — 89, 2005 — 208 с.
17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личногообаяния. — 2-е изд. перераб. и доп. — М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. — 382 с.
18. Варенко В.М.Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.