Содержание
Введение
Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела нагосударственном и муниципальном уровне
1.1 Федеральное архивное агентство, государственный имуниципальные архивы
1.2 Формирование дел и передача их в государственные имуниципальные архивы
1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся вгосударственных и муниципальных архивах
Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовскойобласти и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района"
2.1 Архивный отдел Тамбовской области
Глава 3. Проект оптимизации архивного дела АдминистрацииТамбовского района Тамбовской области
3.1 Создание автоматизированных архивных технологий в архивномотделе Тамбовской области
3.2 Оптимизация программного обеспечение по направлениямдеятельности архивных учреждений Тамбовской области
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Для отражения материальной идуховной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаясясовокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивныедокументы представляют собой материальные носители с зафиксированной на неминформацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.
Наиболее ценная часть Архивногофонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранениясконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц храненияАрхивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архивесубъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения — в 2,5 тыс. муниципальныхархивах.
Архивныйотдел Тамбовской области относится к областным органам управленияархивным делом субъектов Российской Федерации. Основными задачами, стоящимиперед Архивным отделом Тамбовской областиявляются:
Реализация государственнойполитики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области.
Осуществление правовогорегулирования архивного дела в Тамбовской области.
Контроль за соблюдениемзаконодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области иархивах.
Организация комплектования,хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов,находящихся в собственности Тамбовской области.
Ведение государственного учетадокументов Архивного фонда Тамбовской области.
Архивный отдел администрацииТамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделениемАдминистрации без образования юридического лица и образуется постановлениемАдминистрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органомисполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственнойкомпетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.
Актуальность выбранной темыобъясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовнуюжизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое,политическое и культурное значение, являются одним из символов российскойгосударственности, отражают правовые и организационные основы ее становления иразвития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны,истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россиюнародов и народностей.
Объект исследования является системаорганизации архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовскогорайона Тамбовской области.
Предмет исследования выступаетоптимизация архивного дела в архивном отделе администрации Тамбовского района.
Целью дипломной работы являетсяисследование организации архивного дела в муниципальном образовании. Длядостижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
рассмотреть архивное дело на государственноми муниципальном уровне;
рассмотреть формирование дел ипередачу их в государственные и муниципальные архивы;
проанализировать использованиедокументов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальныхархивах;
рассмотреть осуществлениеархивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района иТамбовской области;
рассмотреть созданиеавтоматизированных архивных технологий в архивномотделе Тамбовской области;
провести анализ оптимизациипрограммного обеспечение по направлениям деятельности архивных учрежденийТамбовской области;
разработать эффективную системуавтоматизации учета документов архивного отдела администрации Тамбовскогорайона.
Степень изученности. Теоретическойбазой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В.И., АнисимоваВ.М., Богатырёва Р.Х., Епатьевой А.В., труды по архивоведению авторов КрайскойЗ.В., Магидова В.М., Авраменко Т.Ф., Кондакова И.А., Тельчарова А.Д.
Источниковой базой исследованияпослужили статистические материалы Госкомстата РФ, данные собранные автором вовремя преддипломной практики в архивном отделе администрации Тамбовского района,действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде РоссийскойФедерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, ПостановленияАдминистрации Тамбовской области и иные нормативно-правовые акты РФ.
Теоретическая значимостьдипломного проекта заключается в том, что оно позволяет систематизировать ужеимеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектовФедерации муниципального образования, а также углубить их.
Практическая значимость. Отдельныеположения могут быть использованы в организации архивного дела идокументооборота в муниципальных образованиях Тамбовской области.
Глава 1. Содержание архивной организации архивногодела на государственном и муниципальном уровне1.1 Федеральное архивное агентство, государственныйи муниципальные архивы
Архивный фонд РоссийскойФедерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупностьархивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющихисторическое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурноезначение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народовРоссийской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащихпостоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются однимиз символов российской государственности, отражают правовые и организационныеосновы ее становления и развития, содержат сведения по политической историистраны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющихРоссию народов и народностей.
В состав Архивного фондаРоссийской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерацииархивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способасоздания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числеюридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результатыопытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации,кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы,переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивныхдокументов на правах подлинников, а также архивные документы государственныхорганизаций, находящихся в иностранных государствах[1].
По данным последнейпаспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0млн. единиц хранения на различных носителях.
Государственный архив — федеральноегосударственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее- федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъектаРоссийской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъектаРоссийской Федерации (далее — государственный архив субъекта РоссийскойФедерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использованиедокументов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивныхдокументов.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительнойвласти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлениюфедеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентствонаходится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации.
Федеральное архивное агентствоосуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральнымиорганами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектовРоссийской федерации, органами местного самоуправления, общественными и инымиорганизациями.
Основными задачами Федеральногоархивного агентства являются:
оказание государственных услуг вобласти архивного дела;
государственный учет документовАрхивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестрауникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечение соблюдения правилхранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Федеральному архивному агентствунепосредственно подчиняются 15 федеральныхгосударственных архивов, Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)и 2 обслуживающие организации.
Федеральное архивное агентствоорганизует координацию деятельности научно-методических советов архивныхучреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощьорганам управления архивным делом субъектов Российской Федерации,государственным и муниципальным архивам.
В настоящее время в РоссийскойФедерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органовисполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела,в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которымподчиняются 211 государственных архивов и центров документации
К органам управления архивнымделом субъектов Российской Федерации относятся:
1. Республики Российской Федерации.
2. Края Российской Федерации.
3. Области Российской Федерации.
4. Города федерального значения.
5. Автономные образования.
Муниципальный архив — структурноеподразделение органа местного самоуправления муниципального района, городскогоокруга или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которыеосуществляют хранение, комплектование, учет и использование документовАрхивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Органы местного самоуправленияпоселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельностьв области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местногозначения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ«Об общих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации».1.2 Формирование дел и передача их вгосударственные и муниципальные архивы
1. Номенклатура дел
Номенклатура дел представляетсобой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурныхподразделений государственного органа с указанием сроков их хранения поустановленной форме.
Номенклатура дел предназначаетсядля группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,индексации дел и определения сроков их хранения, она также используется припостроении информационно-поисковой системы и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения[2].
В архиве государственного органаноменклатура может использоваться для учета дел временного (до 10 летвключительно) хранения.
Сводная номенклатура делфедерального министерства, федеральной службы, федерального агентства или иногогосударственного органа, как правило, составляется подразделениемдокументационного обеспечения управления на основе номенклатуры дел структурныхподразделений, предлагаемой ими в качестве предложений в сводную номенклатуру.
Сводная номенклатура дел напредстоящий календарный год составляется в конце текущего года, предварительнорассматривается на заседании экспертной комиссии (ЦЭК, ЭК) государственногооргана, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственногоархива Российской Федерации (архива субъекта Российской Федерации) иутверждается организационно-распорядительным актом государственного органа.
Внесение изменений в своднуюноменклатуру дел осуществляется в аналогичном порядке.
При подготовке номенклатуры делобычно используются положение о государственном органе и его структурныхподразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документовс указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел,номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаютсядокументы, образующиеся в деятельности государственного органа, их виды и состав.
В номенклатуру дел включаютсязаголовки дел, отражающие все документируемые участки работы государственногооргана, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а такжезаголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования»(ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом«ДСП».
Номенклатура дел оформляется ввиде таблицы, названиями разделов которой являются официальные наименованияструктурных подразделений государственного органа (центрального аппарата). Последовательностьразделов определяется в соответствии с утвержденной структурой государственногооргана.
В графе 1 номенклатуры делпомещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит изустановленного в государственном органе составного четырехзначного (двадвухзначных номера, через тире) цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделесводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (илиноменклатуры дел конкретного подразделения государственного органа) первые двецифры индекса будут постоянными, а две последующие цифры производят нарастающимитогом последовательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначныеиндексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняютсянулями. Например: 12-05, где 12 — цифровое обозначение структурногоподразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделеноменклатуры[3].
В номенклатуре дел рекомендуетсясохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурныхподразделений.
В графу 2 номенклатуры делвключаются заголовки дел.
Например: «Законодательныеакты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств,федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) поих выполнению».
Расположение заголовков делноменклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяетсястепенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале каждого разделарасполагаются заголовки дел, содержащие законодательные акты и акты управлениявысших органов, затем организационно-распорядительные акты государственногооргана, плановые и отчетные документы, переписка и иные документы. Например:«Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента РоссийскойФедерации, законодательных (представительных) и исполнительных органовгосударственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления»;«Приказы, распоряжения Минюста России по основной деятельности. Копии».
Заголовки дел, заведенных погеографическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру делпо алфавиту географических названий или корреспондентов (отчеты территориальныхподразделений государственных органов, личные дела государственных служащих).
Заголовок дела должен четко вобобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела исостоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
наименование документов,помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказыи т.д.);
название государственногооргана, структурного подразделения;
краткое содержание документовдела;
название адресата, которомубудут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело;
название территории, с которойсвязано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), ккоторым относятся документы дела.
Не рекомендуется употребление взаголовках дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общаяпереписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться впроцессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащихдокументы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а вконце заголовка в скобках указывается их вид.
Например: «Документы,представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры,сводки, справки)».
Термин «документы» применяетсятакже в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либодокументу: «Документы к протоколам заседания коллегии Минюста России».
В заголовках дел с перепискойуказывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный адресат, еслипереписка ведется только с ним («Переписка с ОАО „Росгосстрах“ остраховании зданий»), однородные корреспонденты не перечисляются, ауказывается их общее видовое название («Переписка с филиалами организацииоб организации курсов повышения квалификации работников»), разнородныеадресаты не указываются («Переписка об организации семинаров, совещаний повопросам о взаимной правовой помощи и обмене опытом работы») [4].
В заголовках дел с документамиодной разновидности указывается ее наименование во множественном числе: «Протоколыаттестационной комиссии».
Если дело состоит из несколькихтомов или частей, то для них составляется общий заголовок дела, в который приоформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстоваяинформация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка.
Дела, не завершенные вделопроизводстве в течение года, являются «переходящими», ихзаголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графе 3 указывается количествотомов дела (заполняется в конце года).
В графе 4 номенклатурыуказывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 илисогласованный с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивногоучреждения срок хранения.
Например, в статье 66 Перечнятиповых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составуи документов к ним (справок, сводок, информации и других) предусматриваетсясрок хранения 75 лет, для приказов и распоряжений о предоставлении очередных иучебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийскихкомандировках — 5 лет.
В графе 5 указываются примечанияиз конкретных статей типового перечня, использованных при определении сроковхранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, овыделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, опередаче дел в другое ведомство и др.
Например: «Договоры (контракты)…Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора».
В этой же графе при переносеинформации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка суказанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями оместонахождении машиночитаемого документа.
После утверждения своднойноменклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выпискииз соответствующих ее разделов.
2. Формирование номенклатурных дел.
Формирование дел — группировкаисполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатурные дела вгосударственном органе, как правило, формируются государственными служащими,ответственными за делопроизводство, децентрализовано, т.е. в структурныхподразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своемусодержанию соответствуют заголовку дела[5].
Контроль за правильнымформированием дел в подразделениях государственного органа осуществляетсяработниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива.
При формировании дел необходимособлюдать следующие общие правила:
документы постоянного ивременного хранения группируются в отдельные дела;
в дело включаются по одному экземплярукаждого документа;
в дело помещаются толькоисполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками делпо номенклатуре;
вместе помещаются все документы,относящиеся к разрешению одного вопроса;
в дело группируются документы одногокалендарного года, за исключением переходящих дел;
в одно дело помещается не более250 листов.
Документы внутри деларасполагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие- по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавитукорреспондентов.
Распорядительные документыгруппируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.
Положения и инструкции,утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним игруппируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно засоответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкцииимеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируютв самостоятельные дела[6].
Приказы по основной деятельностигруппируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные срокихранения224.
Протоколы заседанийколлегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическомпорядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.
Утвержденные планы, отчеты иматериалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся посвоему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам2006 года, хотя они и составлены в 2007 году).
Лицевые счета служащихгруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгогоалфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило,за период календарного года и систематизируется в хронологическойпоследовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки поопределенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются вдело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В структурных подразделенияхгосударственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специальноотведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли ивоздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выпискаиз нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Выдача дел другим подразделениямили сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделениядокументационного обеспечения управления. На выданное дело заводитсякарта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из делпостоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, впроцессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, ипроизводится с разрешения руководителя государственного органа с обязательнымоставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинногодокумента установленной формы.
3. Экспертиза ценностидокументов и отбор дел для архивного хранения
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определениясроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фондаРоссийской Федерации.
В числе критериев ценностидокументов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовоеположение государственного органа в иерархии государственного управления,особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании(значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешнихособенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и егофизическое состояние).
Экспертиза ценности документов вгосударственном органе проводится в двух случаях:
вначале в делопроизводстве — присоставлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке делк передаче в архив;
затем в ведомственном архивегосударственного органа — в процессе подготовки к передаче дел на постоянноехранение.
Для организации и проведенияэкспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основнойдеятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) илицентральная экспертная комиссия (ЦЭК) — при наличии системы структурныхподразделений, имеющих свои экспертные комиссии[7].
В состав экспертной комиссииобычно включаются отвечающие за делопроизводство работники подразделенийгосударственного органа, а также представитель архивного учреждения, длякоторого данный государственный орган является источником комплектования.
Функции и права экспертнойкомиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, котороеутверждается приказом организации на основании примерного положения,утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
При ежегодном проведенииэкспертизы ценности документов, в структурных подразделениях на основанииперечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры делструктурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбордокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи наведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными срокамихранения, которые истекли, подлежащих уничтожению.
Не разрешается отбиратьдокументы для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовковдел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов идокументы с временными сроками хранения.
Одновременно с отборомдокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи наведомственное архивное хранение, в структурных подразделениях проводится отбордел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. Приэтом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минованиянадобности» (ДМН), «при условии проведения (завершения) ревизии»и т.п.
По итогам экспертизы ценностидокументов в государственном органе составляются годовые разделы описей делпостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, атакже акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Эти описи иакты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременнои утверждаются руководителем государственного органа только после утвержденияЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этогогосударственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты,по правилам утилизации документов[8].
Дела включаются в акт овыделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним срокомхранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт,который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним срокомхранения — не ранее 1 января 2006 года[9].
Дела государственного органаподлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление делвключает комплекс работ по их технической обработке и проводится работникамисоответствующих структурных подразделений при методической помощи и подконтролем подразделения документационного обеспечения управления.
4. Оформление дел и подготовкаописей
В зависимости от сроков храненияв государственных органах проводится полное или частичное оформление дел,завершенных в делопроизводстве.
Полному оформлению подвергаютсядела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; онопредусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя;
составление внутренней описидокументов в делах по установленной форме;
внесение в реквизиты обложкидела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 летвключительно) хранения оформляются частично. Допускается хранить дела вскоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела ненумеровать, заверительные надписи не составлять.
Большое значение для обеспечениясохранности и использования архивных документов имеет соблюдение технологиипереплетения дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре проколав твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободногочтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. Приподготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки,скрепки) из документов необходимо удалять.
Следует помнить, что в процессепереплетения в конце каждого дела подшиваются лист-заверитель, а в начале дела- внутренняя опись документов.
В целях обеспечения сохранностии закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы,кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом видеарабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простымграфическим карандашом или нумератором.
Листы дел, состоящих изнескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
В листе-заверителе, составленномпо установленной форме, указываются цифрами и прописью количествопронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваютсяособенности нумерации документов дела (наличие литерных, пропущенных номеров и т.д.),а также указывается наличие в деле отдельных типографских брошюр, фотографий,конвертов, крупноформатных листов и других подобных вложений, не отмеченныхваловой нумерацией.
Запрещается выноситьзаверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнегодокумента. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, оннаклеивается на внутренней стороне обложки дела.
Заверительная надписьподписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и датысоставления.
Внутренняя опись документов деласоставляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения,учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные,судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностямдокументов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется наотдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи деласоставляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописьюколичество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписываетсяее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составленияописи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описидокументов, то составленная по установленной форме опись подклеивается квнутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения в составе документовдела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются вграфе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутреннейописи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутреннейописи и заверительная надпись дела.
Обложка дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляетсяследующим образом. На обложке дела указываются:
наименование организации;
наименование структурногоподразделения;
индекс дела;
номер дела (тома, части) погодовому разделу сводной описи дел;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела.
При оформлении обложки деланаименование государственного органа следует указывать полностью, вименительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается вскобках после полного наименования.
Если в течение периода,охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурноеподразделение изменялось наименование структурного подразделения, то на обложкедела дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнеезаключается в скобки: «Канцелярия. (Общий отдел)».
Заголовок дела переносится наобложку дела из сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовокдела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов,протоколов и т.п.).
В тех случаях, когда делосостоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятсяобщий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
На обложке дела обязательноуказывается дата дела — год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например,положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, топод датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеютсядокументы за год (ы)».
Дата дела может не указыватьсятолько на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их датыотражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащихраспорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммыи т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел,состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела,то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего исамого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журналприказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные датыпервой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащегопротоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) илисоставления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются датыподписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документасначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаютсяарабскими цифрами, название месяца пишется словами: 10 мая 2000 г.
Обязательными реквизитамиобложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется наосновании заверительнои надписи дела, и срок хранения дела (на делахпостоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), которыйпереносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверкиего по перечню документов с указанием сроков их хранения[10].
На все завершенные делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу,прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии снастоящими требованиями, составляются описи дел по установленной форме[11].
Опись дел — это архивныйсправочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел ипредназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления ихсистематизации внутри фонда и учета дел 231. Одновременно опись дел являетсяучетным документом и основным видом справочного аппарата к документам,обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу.
В каждом структурномподразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодноработником, ответственным за ведение делопроизводства.
При составлении описи делнеобходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело вносится в опись подсамостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей),то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точномсоответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд делс одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а всеостальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этомдругие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описизаголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание»используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передачедел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличиикопий и т.п.
Описи дел составляются поустановленной форме в трех экземплярах, два из которых передаются вместе сделами в архив государственного органа, а третий остается в качествеконтрольного экземпляра в структурном подразделении.
Описи, составленные структурнымиподразделениями, служат основой для подготовки сводной описи государственногооргана, которую обычно готовит ведомственный архив (подразделениедокументационного обеспечения управления) и по которой осуществляется передачадел на государственное хранение.
Годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах,не переплетается и хранится в папке с клапанами и завязками.
Первому годовому разделу своднойописи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовыеразделы числятся под этим номером до образования законченной описи.
Заголовки дел, включенные вгодовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовомпорядке.
Заголовки дополнительнообнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовойраздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или вконец годового раздела.
После внесения в опись записей опоступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, вкоторой указываются также основания внесенных изменений.
Дополнительно к первому разделусводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и принеобходимости — указатели, оглавление и список сокращенных слов, которыесоставляют справочный аппарат годового раздела описи.
Годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения рассматривается ЭК (ЦЭК) государственного органа, послечего в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номерапротокола и даты рассмотрения. Далее годовой раздел утверждается на заседанииЭкспертно-проверочной комиссии архивного учреждения (ЭПК), затем утверждаетсяруководителем государственного органа, после чего один экземпляр разделаостается в архивном учреждении.
Внесение в годовой разделсводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждениядопускается только при принятии ЭПК соответствующего решения.
Несколько годовых разделовсводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, числозаголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченнойархивной описью.
Каждой законченной описиприсваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерациюзаголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись потой же форме, что и для годового раздела описи. При этом заверительные надписик годовым разделам изымаются.
Обязательным элементомоформления законченной описи является титульный лист установленной формы, накотором указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи,которое включает указание категории документов; крайние даты дел, включенных вопись. .
К законченной описи обязательносоставляются оглавление, предисловие, историческая справка, указатели иперечень сокращений.
Законченная опись вместе ститульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердой обложке.
В годовой раздел сводной описидел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформированныхв течение года в деятельности структурных подразделений государственного органа.
Порядок внесения заголовков вгодовой раздел аналогичен порядку, применяемому для составления годовыхразделов сводной описи дел постоянного хранения, а систематизация заголовковдел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) храненияпереносится из сводной номенклатуры дел государственного органа за этот же год.
Годовой раздел сводной описи делвременного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, одобряетсяЭК (ЦЭК) государственного органа и утверждается руководителем государственногооргана.
Годовой раздел сводной описи делпо личному составу также составляется по установленной форме в трех экземплярахв том же порядке, что и вышеназванные годовые разделы сводных описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подписывается составителем,заверяется руководителем кадрового подразделения, получает одобрение ЭК (ЦЭК) государственногооргана, согласовывается с ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителемгосударственного органа.
Порядок оформления законченнойархивной описи по личному составу аналогичен порядку оформления законченнойархивной описи дел постоянного хранения.
Заголовки дел в годовом разделесводной описи дел по личному составу систематизируются в следующейпоследовательности:
1) приказы (распоряжения) поличному составу;
2) списки личного состава;
3) личные учетные карточкигосударственных служащих (форма Т-2ГС);
4) личные дела государственныхслужащих;
5) лицевые счета по заработнойплате (расчетные ведомости по зарплате);
6) невостребованные трудовыекнижки;
7) акты о несчастных случаях.
Названные виды документов,образующиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовыеразделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.д.). Личные дела (личныеучетные карточки) государственных служащих включаются в годовой раздел описи погоду увольнения лица, на которого заведено личное дело (личная учетная карточка),и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовомуразделу сводной описи дел по личному составу составляются оглавления, указателии списки сокращенных слов.
5. Передача дел в архивгосударственного органа и на постоянное хранение
Для своевременного приемаархивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета исохранности, систематизации и использования, а также для подготовки документовна постоянное хранение создается архив государственного органа, который взависимости от объема документов и их специфики может быть юридическим лицом,самостоятельным структурным подразделением или частью структурногоподразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.
В архив государственного органадля депозитарного хранения передаются дела с исполненными документамипостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передачадел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их вделопроизводстве структурного подразделения.
Дела временного (до 10 лет) хранения,как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственногооргана и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленномпорядке.
Передача дел в архивгосударственного органа осуществляется по графику, составленному архивом,согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказомгосударственного органа.
При подготовке структурнымподразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным заархив государственного органа, предварительно проверяется правильность ихформирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой делорганизации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленныенедостатки в формировании и оформлении дел[12].
Прием каждого дела производитсяработником, ответственным за архив государственного органа, в присутствииработника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описипротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Вконце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника,ответственного за архив государственного органа, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архивпередаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных,содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовоккаждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения из структурыорганизации структурного подразделения либо изменения его структуры работник,ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы вдела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроковхранения.
Передача дел осуществляется поописям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации,временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении,передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочнымаппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данныйгосударственный орган является источником комплектования, в сроки,установленные статьей 22 Федерального закона от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Обархивном деле в Российской Федерации».
Сроки временного хранения могутбыть изменены в необходимых случаях по согласованию с соответствующим органомуправления архивным делом или архивным учреждением.
Также при угрозе утраты (уничтожения)документов или по просьбе государственного органа на договорной основе можетосуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.
Сроки временного храненияархивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменномуразрешению государственного архивного учреждения, источником комплектованиякоторого является данный государственный орган.
При ликвидации (упразднении) государственногооргана его документы по согласованию с соответствующим государственным архивнымучреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, атакже тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым)переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственногооргана.
При реорганизациигосударственного органа документы передаются государственныморганам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властныхполномочий.
Уничтожение документовликвидированных (упраздненных) государственных органов с неистекшими срокамивременного хранения осуществляется по официальному решению органагосударственной власти, являющегося собственником соответствующих частиАрхивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы сприложением описи уничтожаемых документов[13].
Передача документов постоянногохранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, поутвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии спланом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органаи соответствующего архива.
Прием документов на постоянноехранение оформляется актом приема-передачи документов на государственноехранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаютсяотметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами вгосударственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр актаприема-передачи.
Если при передаче обнаруженорасхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемыхдел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическоеналичие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются вакте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия- в прилагаемой к названному акту справке.
Архив государственного органа (подразделениедокументационного обеспечения управления) организует розыск утраченныхдокументов. На документы, меры по розыску которых оказались безрезультатными,составляется акт об утрате документов по установленной форме.
Утраченные документы в делемогут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихсяв государственных и муниципальных архивах
Использование документовАрхивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных иведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательнымии нормативными актами как Федеральный закон «Обархивном деле в Российской Федерации» (№125-ФЗ от 22.10 04 г),Федеральный закон «Об информатизации, информации и защите информации»,законом Российской Федерации «Об участии в международном информационномобмене», закон Российской Федерации «О государственной тайне» (ст.13,14, 15), «Правилами работы пользователей вчитальных залах государственных архивов Российской Федерации»,зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.
ВНИИДАД разработал нормативныйакт «Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся вгосударственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организацияпользования ими».
В данном акте урегулированы следующиевопросы:
Обязанности государственных имуниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивнымдокументам и пользования ими;
Ответственность государственныхархивов при организации доступа к архивным документам;
Права государственных архивов приорганизации доступа пользователей к архивным документам;
Порядок доступа к документам,хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими покатегориям доступа — открытые документы, документы, содержащие государственнуютайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивахна особых условиях — имеются ввиду документы, собственники которых передавая ихна хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним вдоговорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивыиз-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие поддействие законодательства об авторских и смежных правах);
Права и ответственностьпользователя при работе архивными документами;
Организацию копирования архивныхдокументов и поисковых архивных средств.
Передан в Минкультуры России длясогласования с заинтересованными организациями проект «Положения о порядкедоступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел вгосударственных и ведомственных архивах», разработанный взамен «Регламентадоступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел вгосударственных и ведомственных архивах Российской Федерации», одобренногорешением коллегии Росархива 25 августа 1993 г. Подготовлен и направлен нарецензирование в Минюст России проект «Положения о порядке использованиякниг государственной регистрации актов гражданского состояния, метрическихкниг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственныеархивы». ВНИИДАД подготовлен также проект новой «Номенклатуры платныхработ и услуг, выполняемых архивными учреждениями РФ».
Основными группами пользователейАФ Российской Федерации являются:
федеральные органыгосударственной власти, органы государственной власти субъектов РоссийскойФедерации, органы местного самоуправления;
учреждения, организации,предприятия;
федеральные органыгосударственной власти, органы государственной власти субъектов РоссийскойФедерации, органы местного самоуправления;
учреждения, организации,предприятия;
научные учреждения и учебныезаведения;
пресса, радио, телевидение;
общественные и религиозныеобъединения и организации;
индивидуальные пользователи.
В сфере использованиягосударственных информационных ресурсов Федеральный закон «Об архивномделе в Российской Федерации» провозгласил публичность государственныхархивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности,гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом,последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать,получать и передавать информацию.
Обслуживание пользователейосуществляется в читальных залах архивов на безвозмездной основе. Пользователямв установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивныедокументы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различныхносителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданныеархивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители,каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливаюткопии документов в объемах, лимитированных техническими возможностямиконкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залахгосударственных архивов Российской Федерации федеральные государственные архивыразработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей вчитальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними[14].
Государственные архивы впроцессе осуществления информационной деятельности, а также по запросампользователей — физических и юридических лиц, создают информационные продукты,оказывают информационные услуги и в том числе в качестве предоставления платныхуслуг на договорной основе. В их числе:
документальные изданияразличного типа (научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатнойформе или микроформе, различные типы справочных изданий, в том числе и вэлектронной форме (как самостоятельно, так и в кооперации с отечественными изарубежными научными учреждениями);
аналитические информационныематериалы — обзоры документов, исторические справки, перечни выявленныхдокументов;
архивные справки, архивныевыписки, архивные копии, имеющие статус юридических документов, исполненные поархивным документам в целях обеспечения законных прав и интересов российских ииностранных граждан;
копии архивных документов наразличных носителях (ксерокопии, микрофильмы, микрофиши, диски).
Ежегодно государственные архивыРоссийской Федерации в среднем исполняют более 1 млн запросов российских изарубежных граждан, касающиеся подтверждения трудового стажа, размеразаработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии ипоследующей реабилитации и др.
Для информационного обеспеченияпользователей в госархивах созданы и функционируют специальные структурныеподразделения на уровне отделов, при необходимости создаются дополнительныеструктурные подразделения, в том числе и за счет внебюджетных средств. В рядеархивов, исполняющих социально-правовые запросы, функционируют приемные.
Госархивы заключают договора сотечественными и зарубежными потребителями информации по различным направленияминформационной деятельности: подготовке документальных изданий, выставокдокументов и материалов, выявлению и копированию запрашиваемой информации,подготовке совместных информационных продуктов в различной форме и др.
Одной из основных функцийархивных учреждений является информационное обеспечение ретроспективнойдокументной информацией федеральных органов государственной власти и органовместного самоуправления в целях содействия их правотворческой деятельности,экономическим преобразованиям в стране.
В 2001 — I полугодии 2004 гг. архивныеучреждения Российской Федерации подготовили и выпустили в свет 289 томовсборников документов, из них 122 — федеральные архивы.
Приоритетным направлением приэтом была реализация государственной программы «Патриотическое воспитаниеграждан Российской Федерации на 2001-2005 гг.». В рамках подпрограммы «Архивы России» ФЦП «КультураРоссии на 2001-2005 гг. » подготовлены 2 тома серии «Историясоздания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР» (проводитсяподготовка 3 и 4 томов), «П.С. Нахимов. Документы и материалы»,«Зимняя война», «Музы в шинелях» и др. В связи с выделениемв 2003 г. целевых средств в размере 2 млн. руб. в 2003 г. изданы сборники«Молодая гвардия» — художественный образ и историческая реальность",«П.С. Нахимов» (т.1,2); «Красноармейцы в польском плену в1919-1921 гг. », справочник «Военный орден святого великомученикаПобедоносца Георгия. Именные списки 1796-1920 гг.»
Большой интерес у историков иширокой общественности вызвал сборник из серии «Архивы Кремля» — 2"- Президиум ЦК КПСС 1954-1964 гг. Черновые (протокольные) записи заседаний. Стенограммы"т.1.; «Доклад Н.С. Хрущева о культе личности И. Сталина на XX съезде ЦККПССи другие материалы»; «Сталин и Каганович». Продолжалосьиздание документов политических партий России конца XIX — первой трети ХХ в. В2003 г. вышел очередной том «Партия промышленников и предпринимателей. Документыи материалы». Значительный вклад в культурное наследие России вносятсборники «Г. Эфрон. Дневники» (т.12), «Русская журналистика вдокументах История надзора», «Русский авангард из собрания РГАЛИ. Художественныйальбом». Изданы сборники по истории России первой четверти ХХ в. «П.А.Столыпин. Программа реформ» (т.1); «Либеральное движение в России»;«Журналы заседаний Временного правительства» (т.1,2) и др.
Многообразную публикационнуюработу проводят архивные учреждения субъектов Российской Федерации. В 2001 — Iполугодии 2004 г. они подготовили и издали 167 томов документальных публикаций.Это сборники документов, фотоальбомы, хрестоматии, хроники событий и др. Тематикаиздаваемых документальных публикаций в основном традиционна — освещение историиВеликой Отечественной войны, вклад регионов в Победу в Великой Отечественнойвойне, репрессивная политика советского государства в 30-50-е годы,взаимоотношения власти и религиозных организаций, история становления иразвития субъектов Российской Федерации, отдельных городов и муниципальныхобразований[15].
Среди изданных: «Саранск вгоды Великой Отечественной войны. 1941-1945 гг. », «Неизвестнаяблокада. Ленинград. 1941-1944 гг. », «Кубань в годы ВеликойОтечественной войны» (в 3-х книгах), «Политические репрессии1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Ханты-Мансийскогоавтономного округа», «Русский Север и архиепископ Афанасий. Статьи,документы», «Карабаш. Годы и судьбы», «Самая Западная»(в 3-х томах), «Местное самоуправления на Алтае.1747-1919 гг. »,«Якутия. Хроники, факты, события» и др.
Архивные учреждения РоссийскойФедерации ведут активную выставочную работу. С 2000 г. в Москве по адресу Б. Пироговская,17 начал свою деятельность Выставочный зал федеральных государственных архивов.В его стенах демонстрировались документальные выставки «Россия и Швейцария.300лет сотрудничества» (совместно с Федеральным архивом Швейцарии), «СигизмундГерберштейн — первооткрыватель России» (совместно с Архивом РеспубликиСловения), большой общественный резонанс вызвало проведение выставки «Агониятретьего рейха. Возмездие», организованной Росархивом, ГАРФ, РГАКФД, РГВАсовместно с архивами Минобороны России, ФСБ России и МИД России. В 2004 г. проведеныюбилейные выставки: «Юрий Гагарин — человек илегенда» (к 70-летию со дня рождения) — РГАНТД; «Казани — 1000 лет» (РГАДА), «XVII ВКП (б) — съезд расстрелянных победителей»(к 70-летию со дня проведения); «Последняя войнаРоссийской империи» (к 90-летию начала Первой мировой войны) (РГВИА);«Блестящий век Екатерины Великой» (РГАДА)[16].
Важное значение придается работепо рассекречиванию архивных документов. В случае получения полномочий отфондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работусамостоятельно. В соответствии с законом РФ «О государственной тайне»Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядокрассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированныхорганизаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФот 02.06.01 г. № 627 «Вопросы Межведомственной комиссии по защитегосударственной тайны» функции по рассекречиванию документов, созданных вдеятельности высших и центральных органов КПСС возложены на МВК. Всего за1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн.дел.
Росархивом реализованыполномочия по рассекречиванию документов фондов СВАГ за 1945-1949 гг. В итогепринято решение о рассекречивании документов почти 6 тыс. дел СВАГ, отражающихобщие вопросы управления советской зоной оккупации Германии, организацииадминистративных органов в землях, проведения земельной реформы, политикуорганов СВАГ в области идеологии, культуры, народного образования,здравоохранения.
Продолжалась работа региональныхмежведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, атакже в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, неимеющих правопреемников.
В настоящее время важнейшимнаправлением деятельности Федерального архивного агентства является подготовкак празднованию 60-летия Победы в Великой Отечественной войне. Основными целямипроводимой архивными учреждениями страны работы является использование архивныхдокументов в целях документального освещения истории Великой Отечественнойвойны, в том числе вклада СССР в разгром фашизма, цены Победы; а такжедуховно-нравственное и патриотическое воспитание россиян на примерахгероических подвигов защитников Отечества, партизан и тружеников тыла[17].
Федеральное архивное агентствоорганизует работу федеральных архивов по реализации Перечня основныхмероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы вВеликой Отечественной войне 1941-1945 гг., утвержденного Президентом РоссийскойФедерации 28 августа 2003 г. № Пр-1610. Росархивом утвержден План мероприятийархивных учреждений Российской Федерации по подготовке и проведениюпразднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.,разработанный на основе этого Перечня и предложений федеральных архивов.
Глава 2. Осуществление архивной деятельности вТамбовской области и муниципальном образовании “Администрации Тамбовскогорайона"2.1 Архивн отделТамбовской области
Архивныйотдел Тамбовской области относится к областным органам управленияархивным делом субъектов Российской Федерации и включает в себя:
Управление культуры и архивногодела Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107);
Государственный архив Тамбовскойобласти (392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 35);
Центр документации новейшей историиТамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Рылеева, 61);
В состав районных и городскихархивов входит архив Мэрии Тамбова. (392000 Тамбов, Коммунальная, 6);
К ведомственным архивам можноотнести архив управления образования Тамбовской области (Тамбов, БульварЭнтузиастов, 2).
Анализ работы архивного отделаТамбовской области в 1996 — 2006 гг. показывает, что за 10-летний период всложных социально-экономических и политических условиях удалось сохранитьцелостность и управляемость архивной отрасли, добиться определенного развитияархивной службы, повысить ее роль в решении социально-экономических проблемобласти.
Создана областнаязаконодательная база архивного дела, образован Центр документации новейшейистории Тамбовской области, Центр хранения документов по личному составуТамбовской области, районные и городские архивы получили статус архивов спостоянным составом документов.
Источниками комплектованияархивов стали помимо государственных организаций предприятия и учрежденияразличных форм собственности. Внедрены договорные отношения с собственникамидокументов. За истекший период архивами принято на хранение 475 тысяч дел.
Сохраненаматериально-техническая база архивов, принимались активные меры по ееукреплению.
Обеспечены сохранность и государственныйучет документов, организационно-методическое руководство ведомственнымиархивами и организацией документов в делопроизводстве.
Архивы стали общедоступными. Активнопроводилась работа по включению в научный оборот документов секретного храненияи ограниченного доступа.
Значительное внимание уделялосьиспользованию документов в интересах государственной власти и местногосамоуправления, научных учреждениях, а также физических лиц. За 10 лет архивамиисполнено около 170 тысяч запросов социально-правового характера.
Началась работа по внедрениюкомпьютерных архивных технологий.
Архивными учреждениями активнопривлекались внебюджетные средства. Существенно расширился круг социальныхльгот и гарантий архивистов.
Вместе с тем, результаты анализасвидетельствуют о наличии ряда проблем и негативных тенденций в областиархивного дела.
Из-за недостатка финансовыхсредств оказались невыполненными многие мероприятия, предусмотренныепостановлением областной Думы N 680 18 марта 1999 г. «О программе „Развитиеархивного дела Тамбовской области (2000-2005 гг.)“. Не в полной мереиспользуются правовые нормы во взаимоотношениях государственных, городских,районных архивов с ведомствами, имеются недостатки в учете документов.
Основными задачами, стоящимиперед Архивным отделом Тамбовской областиявляются:
Реализация государственнойполитики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области области.
Осуществление правовогорегулирования архивного дела в Тамбовской области.
Контроль за соблюдениемзаконодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области иархивах. .
Организация комплектования,хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихсяв собственности Тамбовской области[18].
Ведение государственного учетадокументов Архивного фонда Тамбовской области и обеспечение информацией о егосоставе и содержании органов государственной власти Тамбовской области, органовместного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области,физических и юридических лиц.
На 01.10 2007 г. в системеархивных органов и учреждений Тамбовской области находится 17 архивных отделовмуниципальных администраций и 11 муниципальных архивов, хранящих более 5 тысячфондов, свыше 1 миллиона 200 тысяч единиц хранения, в том числе более 4 тысячединиц хранения документов личного происхождения, более 17 тысяч единицхранения фотодокументов, более 700 единиц хранения фоно и видеодокументов. Этодокументальное богатство отражает экономическую, социальную и культурную жизньгородов и районов области, историю становления и развития местногосамоуправления в Тамбовском крае.
Свыше шестисот тысяч принятых нахранение дел по личному составу позволяют обеспечить социальные права граждан.
Сохранность, учет ииспользование архивных документов обеспечивают 165 специалистов, из них имеютвысшее образование по специальности „Архивоведение“ 13 человек.
Ежегодно муниципальные архивыпредоставляют возможность изучать хранящиеся в них документы большомуколичеству исследователей: только в 2006 г. с документами муниципальныхархивных отделов и архивов работало более тысячи исследователей. В 2006 г. поархивным документам муниципальных архивов было подготовлено 23 выставки,проведено 5 радио и телепередачи, опубликовано 85 статей и подборок документовпо социально-правовым запросам было выдано около 30 тысяч архивных справок,подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и социальные льготы граждан.
Архивные отделы и архивы городови районов Тамбовской области всегда готовы дать необходимую информациюучреждениям и организациям, всем, кто интересуется историей своей малой Родины.
Показатели Стратегическогоплана, государственные заказы на оказание архивных услуг населению в 2006 годувыполнены в полном объеме. Основные показатели развития архивного дела, восновном, выполнены, за исключением ведения учетных БД. Объем информации,введенной в БД „Архивный фонд“, составил 34,4 МБ (план — 48,0 Мб). Причина- в значительном увеличении объема (на 25% по сравнению с 2005 г) социально-правовыхзапросов в рамках проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкойпенсионных прав граждан, в связи с чем основной бюджет рабочего временимуниципальных архивистов был затрачен на подготовку справок.
В связи с обострением проблемобеспечения сохранности и учета документально-культурного наследия РоссийскойФедерации большое внимание в 2007 году уделялось вопросам безопасностиинформационных ресурсов Архивного фонда Тамбовской области. Вопросы обеспечениясохранности и государственного учета архивных документов регулярно рассматривалисьэкспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов,методическими комиссиями и дирекциями госархивов.
В Областном и муниципальныхархивах осуществлена проверка наличия и физического состояния 49,228 тыс. ед. хр.В историческом архиве по итогам розыска дел, не обнаруженных в ходе проверок в2001-2005 гг., комиссией Управления по делам архивов снято с наличия 186 дел,продолжена проверка наличия и технического состояния фотодокументов — проверено2,4 тыс. ед. хр. дубль-негативов.
Основная работа государственныхи муниципальных архивов в области формирования Архивного фонда Тамбовского краябыла сосредоточена на улучшении ведомственного хранения документов, обеспеченияих сохранности, качественного пополнения Архивного фонда края[19].
Проведено уточнение списков организаций-источниковкомплектования республиканских государственных и муниципальных архивов с учетомпаспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2006.
Организациям-источникамкомплектования архивов оказывалась методическая помощь в организации документовв делопроизводстве, разработке нормативно-методических документов,регламентирующих постановку делопроизводства и организацию работы архивов.
В 2007 году архивнымиучреждениями области продолжена работа по внедрению в практику работы: „Перечнядокументов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России иего филиалов“, „Перечня документов со сроками хранения Центральногобанка Российской Федерации“, „Перечня документов, образующихся вдеятельности органов управления воинских частей, войск гражданской обороны,подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указаниемсроков хранения“.
Архивный фонд пополняетсяфотодокументами и документами на традиционных носителях владельцев личныхархивов. Организованы встречи с выдающимися деятелями науки, культуры,ветеранами войны и труда и др.
Активизируется рольмуниципальных архивов как центров сохранения истории родного края. Так, вфеврале 2007 года на базе муниципального архива Тамбовского района проведенанаучно-практическая конференция „Взаимодействие архивов и общественностипо сохранению духовного наследия: проблемы, опыт и инновации по сборудокументов личного происхождения“, где был представлен опыт муниципальныхархивистов по собиранию и сохранению документов.
Архивы продолжают заключениесоглашений о сотрудничестве с негосударственными организациями итерриториальными органами федеральных органов исполнительной власти в частипередачи документов негосударственной и федеральной собственности в государственныеархивы Тамбовской области. На 01.01.2007 заключено 21 соглашение.
На государственное хранениепринято документов 30,0 тыс. ед., утверждены описи на 30,0 тыс. делуправленческой документации.
Накопленные информационныересурсы Архивного фонда Тамбовской области активно используются в практическихи научных целях. В приоритетном порядке в течение года осуществлялосьинформационное обеспечение мероприятий, проводимых органами государственнойвласти края.
Значительное внимание архивнымиучреждениями края уделялось реализации мероприятий государственной программы»Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы"в Тамбовской области.
Государственные и муниципальныеархивы Тамбовской области активно участвовали в мероприятиях, приуроченных к 61- годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Организованыдокументальные выставки, проведены Круглые столы с участием ветеранов ВеликойОтечественной войны, локальных военных конфликтов, тружеников тыла военных лет,представителей Центра героико-патриотического воспитания «Отечество».В учебных заведениях области на основе архивных документов проведен циклтематических уроков «Память о героях на все времена»[20].
Одной из важнейших функцийгосударственных и муниципальных архивов является деятельность по социальнойзащите граждан. В связи с проводимой Пенсионным фондом Российской Федерацииоценкой пенсионных прав граждан не уменьшается число запросов социально-правовогохарактера. В 2007 году от граждан поступило 18,5 тыс. запросов, с положительнымрезультатом исполнено 15,3 тыс. запросов (84,0%). Увеличилось числотематических запросов.
Продолжено информационноеобслуживание пользователей. В течение года в республиканских государственных имуниципальных архивах занималось 1 357 исследователей. Количество выданныхдокументов составило 33 283 единиц хранения, количество изготовленных копий — 9775 листов.
В отчетном периоде продолжаласьработа архивных учреждений Тамбовской области по созданиюинформационно-поисковых систем. Этому во многом способствовало оснащениеархивных учреждений современной компьютерной техникой, внедрение ииспользование современных информационных и коммуникационных технологий вобласти архивного дела. В 2006 году парк компьютерной техники государственныхархивных учреждениях пополнился 19 новыми компьютерами, 5 серверами. Подходит кзавершению работа по созданию единой информационной сети, которая объединит государственныеархивы. Это позволит расширить доступ к документам Архивного фонда Тамбовскойобласти и архивным базам данных.
Работа в области создания исовершенствования научно-справочного аппарата и информационно-поисковых системосуществлялась в рамках программ государственных архивов по созданию исовершенствованию научно-справочного аппарата и информационно-поисковых системк документам на 2006 — 2010 гг.2.2 Архивный отдел администрации Тамбовского района Тамбовского области
Архивный отдел администрацииТамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделениемАдминистрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп, пораспоряжению Администрации может иметь печать с изображением герба РоссийскойФедерации.
Отдел образуется постановлениемАдминистрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органомисполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственнойкомпетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.
Финансирование и материально — техническоеобеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований насодержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование иматериально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счетсубвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней дляисполнения полномочий.
Отдел руководствуется в своейдеятельности Конституцией РФ, законом РФ " Об архивном деле в РоссийскойФедерации", законом РФ «Об общих принципах организации местногосамоуправления в Российской Федерации», Уставом администрации Тамбовскогорайона, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениямии распоряжениями Администрации, Положением об архивном отделе администрацииТамбовского района. Положение об Отделе утверждается Администрацией посогласованию с архивным отделом Тамбовской области. Отдел организует выполнениевозложенных на него функций непосредственно и архивным отделом Тамбовскойобласти. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией вустановленном порядке[21].
Основными задачами Отделаявляются:
управление архивным деломадминистрации Тамбовского района;
организация и обеспечениехранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивныхфондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений,предприятий-источников комплектования Отдела;
развитие и совершенствованиеархивного дела в администрации Тамбовского района, анализ его состояния;
координация деятельности органовместного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в областиархивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание иморганизационно-методической помощи во внедрении государственной системыделопроизводства и унифицированных систем документации;
ведение централизованногогосударственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области идокументов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений,организаций, предприятий — источников комплектования отдела, осуществлениеконтроля за сохранностью и использованием названных документов.
Функции архивного отделаадминистрации Тамбовского района
Отдел в соответствии свозложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использованиеархивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянноехранение, комплектование, учет и использование:
архивных фондов и архивныхдокументе на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданныхна законном основании в муниципальную собственность, в том числе документовличного происхождения;
печатных, аудиовизуальных идругих материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивныхсправочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.
Обеспечивает временное хранение,комплектование учет и использование документов:
постоянного хранения,образовавшихся в деятельности располагающихся на территории администрации Тамбовскогорайона организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализацииотдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии сдействующим законодательством и заключенными договорами;
документов по личному составуликвидированных организаций, зарегистрированных и функционировавших натерритории администрации Тамбовского района, не имеющих правопреемника иливышестоящей организации.
По согласованию с Администрациейможет принимать на временное хранение при наличии свободных площадей инеобходимых условий документы организаций и граждан.
Разрабатывает, и по согласованиюс архивным отделом области, представляет на утверждение Администрации спискиорганизаций-источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу поих уточнению. Осуществляет прием документов на хранение в Отдел. Проводит вустановленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.
Создает и совершенствует научно- справочный аппарат к документам Отдела, при наличии соответствующихтехнических средств — создает автоматизированные информационно — поисковыесистемы, банки и базы данных, справочники о составе документов.
Осуществляет организационно — методическоеруководство деятельностью ведомственных архивов и делопроизводствоморганизаций-источников комплектования Отдела, в том числе:
по согласованию с руководствоморганизаций, в соответствии с заключенными Администрацией договорами осотрудничестве в области архивного дела проводит проверки состоянияделопроизводства, сохранности и учета документов в организациях;
рассматривает и согласовываетПоложения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях и инструкции поделопроизводству;
рассматривает и представляет вархивный отдел области для утверждения описи дел постоянного хранения, длясогласования — описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций;
изучает и обобщает результатыработы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет ихположительный опыт;
проводит совещания, семинары иконсультации по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;
оказывает действие организациям,расположенным на территории администрации Тамбовского района, в обеспечениихранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
разрабатывает и реализуетмероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов вделопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства иунифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивови делопроизводственных служб.
Отдел информирует органыместного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержанииархивных фондов и архивных документов Отдела. Исполняет запросы обращающихся назаконном основании юридических и физических лиц о предоставлении документнойинформации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Организуетработу пользователей документов. Популяризует архивное дело и архивныедокументы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средствмассовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иныесредства для достижения указанной цели.
Архивному отделу администрацииТамбовского района предоставляется право:
1. Представлять Администрацию повсем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2. Вносить на рассмотрение Администрациипредложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,комплектования, учета и использования архивных документов, заключению договоровс негосударственными организациями о сотрудничестве и внесении их в списоккомплектования Отдела, — совершенствованию работы ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве ведомств,
3. Участвовать в подготовке ирассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, в томчисле готовить проекты распорядительных документов Администрации.
4. Запрашивать и получать оторганизаций — источников комплектования Отдела необходимые сведения о работе исостоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5. Давать в пределах своейкомпетенции организациям, находящимся на территории администрации Тамбовскогорайона, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организацииделопроизводства.
6. Принимать участие всовещаниях, и семинарах, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями.
7. Ставить перед органамиместного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении кответственности за нарушение законодательства в области архивного деладолжностных лиц организаций, независимо от формы собственности и ведомственнойподчиненности, а также физических лиц.
Организация работы архивногоотдела администрации Тамбовского района. Отдел возглавляет начальник,назначаемый на должность и освобождаемый от должности постановлениемАдминистрации. Начальник Отдела и работники Отдела являются муниципальнымислужащими.
Начальник Отдела:
планирует и организуетдеятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнениевозложенных на Отдел задач;
отчитывается передАдминистрацией и в установленном порядке информирует отдел области о работеОтдела и состоянии архивного дела в администрации Тамбовского района.
Начальник Отдела несетперсональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел, сучетом прав, предоставленных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий,предоставленных Отделу.
Работники Отдела несутответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии сдолжностными инструкциями и трудовыми договорами.
Деятельность Отдела организуетсяв соответствии в правилами и инструкциями об архивном деле, разработаннымиФедеральным архивным агентством и архивным отделом области, на основе целевыхпрограмм, годового плана развития архивного дела в администрации Тамбовскогорайона, утвержденного Администрацией и согласованного с архивным отделомобласти.
Отдел осуществляет свою работуво взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурнойобщественностью, организациями и гражданами.
При смене начальника Отделаприем передача дел осуществляется специально созданной комиссией, в составкоторой ходят представители Администрации и, по согласованию, — архивногоотдела области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией ипредставляется в архивный отдел области.
Ликвидация и реорганизацияотдела осуществляется Администрацией. Архивный отдел области информируется опроизведенных действиях. Архивные фонды и архивные документы Отдела передаютсяорганизации правопреемнику, при отсутствии правопреемника место храненияархивных фондов и архивных документов Отдела определяется по согласованию сархивным отделом области.
Отдел при исполнении своихфункций взаимодействует с:
Администрацией и ее структурнымиподразделениями; — архивным отделом области;
органами местного самоуправленияадминистрации Тамбовского района;
органами государственной власти,организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельностьна территории муниципального образования;
средствами массовой информации;
общественными объединениями;
гражданами.
Архивный отдел администрацииТамбовского района — один из старейших в Тамбовском крае. Сегодня в немсконцентрировано 330 фондов и 21 495 ед. хр. В архиве два архивохранилища,которые безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, имеютзапасный выход, изолированы от рабочей комнаты. Завершена работа «посплошному переоборачиванию связок дел в плотную бумагу» и обновлениюстарых ярлыков на связках. Архивные фонды размещены в порядке возрастанияномеров. Архивохранилища оснащены топографическими пофондовыми и постеллажнымиуказателями, имеют схемы расположения фондов на стеллажах.
В соответствии с правиламиподдерживаются температурно-влажностный и световой режимы в архивохранилищах,принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранениядокументов, проводится работа по улучшению физического состояния дел. Всеизменения в составе и объеме фондов вовремя фиксируются: вносятся в паспортархива и фондовый каталог, своевременно составляются карточки на новые фонды.
С целью формированияисточниковой базы по истории района и Архивного фонда Тамбовской области всписок источников комплектования включены 76 учреждений, организаций ипредприятий, представляющих 14 отраслей экономики и Тамбовскую территориальнуюизбирательную комиссию. Такой состав довольно полно отражает сложившуюсяэкономическую структуру и позволяет отбирать на постоянное хранение документывсех ведущих и значимых для района организаций, в том числе и негосударственных,работа с которыми строится на договорной основе. Деятельность архиваосуществляется по плану, в соответствии с графиками согласования номенклатурдел, проверок состояния работы с документами в организациях, упорядочения иприема-передачи документов в районный архив.
В течение 1996-2006 гг. напостоянное хранение в районный архив поступили около 8 тыс. делорганизационно-распорядительной документации, а также документы по личномусоставу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.
К сожалению, исследователи невсегда находят документы по истории района (переданы на хранение в Государственныйархив Тамбовской области) или об отдельных личностях. Несовершенство составадокументов объясняется переполнением архива в прошлые годы и особенностями егокомплектования (пополнялся главным образом управленческой документацией). Однаков последние годы архив стал активнее комплектоваться документами личногопроисхождения, что связано с повышением интереса краеведов, учителей и учащихсяк документам о жизни знаменитых земляков, истории и развития Тамбовского района.
В результате проведенной в 2007году акции «И твоя судьба принадлежит истории района» в архив принятыдокументы известных горожан, ветеранов войны и труда Г.И. Мытикова, К.Н. и В.Н.Шадриных, Г.М. Сарилова, А.П. Короткова, Н.Т. Величаева. Архивные фондыосвещают их творческую, служебную, общественную деятельность, содержат личнуюпереписку, фотографии. Эта работа проходит в сотрудничестве с районным советомветеранов войны, действующим при централизованной библиотечной системе клубом«Ветеран», органами социальной защиты населения. Поскольку не всевладельцы личных архивов соглашаются расстаться с документами и передать их нахранение в архив, в беседах с ветеранами работники архива разъясняют важностьподобных документов как для истории родного края, так и для патриотическоговоспитания граждан. В ближайшее время архивный отдел администрации Тамбовскогорайона планирует создать совет содействия архиву, куда войдут архивисты,работники районной администрации, музея, библиотеки, ветераны архивной службы иВеликой Отечественной войны.
Архивные документы активноиспользуются для привлечения населения, в том числе молодежи, к изучению историиродного края, Тамбовского района. Ежегодно оформляются стенды и выставки вновьпоступивших в архив документов и наиболее интересных материалов архивных фондов.Для районной газеты готовятся статьи о знаменитостях района и города. Поместному радио звучат передачи с привлечением архивных источников.
На выставке «Архивнаяслужба в Тамбовском районе» демонстрировались фотографии и наградыархивистов, помещений архива за разные годы, а выставка «Мой край родной»представила снимки памятников природы района: редкие виды деревьев, документы одостижениях г. Тамбова и Тамбовского района в экономики и охране окружающейсреды. Ее организаторы стремились ознакомить жителей района с успехами вобласти экологической политики, внести свой вклад в патриотическое воспитаниенаселения.
Архивным отделом администрацииТамбовского района подготовлен буклет «Подвиги героев в сердцах народных»,изданный к юбилею Победы. В него вошли фотографии и биографии ветеранов ВеликойОтечественной войны. Из переданных в архив документов ветеранов Тамбовчанеузнают о боевом прошлом и подвигах своих земляков на фронте и в тылу.
В последние годы для повышенияэффективности использования архивных документов изучаются потребности органовместного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных исельскохозяйственных предприятий в документной информации, ведетсясистематическое их информирование об архивных документах по актуальнымпроблемам социально-экономического развития района, а также о юбилейных изнаменательных событиях в истории Тамбовского района, города, сельских Советов,учреждений здравоохранения, культуры, учебных заведений, промышленных исельскохозяйственных предприятий.
Из архивных документов и периодикивыявляются сведения о юбилейных и памятных датах в жизни района, которыепередаются районной администрации. Кроме того, архив проводит инициативноеинформирование организаций о документах архива по их истории и деятельности.
Деятельность по сохранениюдокументального наследия района отражена в фотоальбоме об истории архивногоотдела администрации Тамбовского района.
Значительная часть рабочеговремени отводится на исполнение запросов социально-правового характера. Еслираньше в основном запрашивали сведения о трудовом стаже и размерах заработнойплаты, то в последнее время в архив все чаще обращаются заправоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. Приотсутствии необходимой информации, архивисты консультируют граждан о дальнейшихпоисках. Архив также информирует пользователей, в том числе работающие снаселением организации, о месте хранения нужной документации, что во многомоблегчает получение необходимых документов.
Архивный отдел администрацииТамбовского района, финансируется из средств районного бюджета. Поэтому заобеспечение помещениями, пригодными для длительного хранения документов, ихтехническое оснащение, оборудование, охрану, создание других необходимыхусловий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесносотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями ипредприятиями муниципального образования, а по вопросам методическогообеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовскойобласти, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшейистории Тамбовской области.
Глава 3. Проект оптимизации архивного делаАдминистрации Тамбовского района Тамбовской области3.1 Создание автоматизированных архивных технологийв архивном отделе Тамбовской области
Начало развития архивногопрограммного обеспечения относится к 1990-1995 годам. В этот период былизакуплены в архивный отдел Тамбовской области первыекомпьютеры. Компьютеры были распределены по наиболее информационно-емкимучасткам. Тогда же началась автоматизация архивного дела в области. Создавались,как правило своими силами, небольшие программные средства управления базамиданных. Эти программы так и назывались тогда «База данных такая — то».К таким давним разработкам относятся:
1. Программное обеспечениеАрхивной службы Тамбовской области 1993-1995 годы (таблица 1).
Таблица 1
Программноеобеспечение Архивной службы Тамбовской области 1993-1995 годыНаименование Архивное учреждение Среда Разработчик Дата ввода БД по архивно-следственным делам УФСБ ГААОСО 1992 г. Учет метрических книг ГАСО DOS ГАСО 1994 г. Учет организаций источн. комплектования
Управление
архивами Excel . Учетные карточки коммунистов ЦДООСО Access 2 ЦДООСО . Фотофоновидеокаталог ЦДООСО Access 2 ЦДООСО . Электронная опись ЦДООСО Access 2 ЦДООСО . Электронно-тематический перечень ЦДООСО Access 2 ЦДООСО . Решения горисполкома ГАСО 1994 г. БД Решения облисполкома ГАСО ГАСО, на основе «Решения горисполкома» 1994 г. ЭПК
Управление
архивами 1995 г.
К 2000-2002 годам портфельархивного обеспечения пополнился следующими разработками:
Программное обеспечение Архивнойслужбы Тамбовской области 1995-2000 годы (таблица 2).
Таблица 2
Программноеобеспечение Архивной службы Тамбовской области 1995-2000 годыНаименование Архивное учреждение Среда Разработчик Дата ввода Учет дел ведомственных архивов. УИК ГАСО ГАСО 1996 г. Каталог по истории госучреждений ГАСО DOS ГАСО 1996 г. Именной каталог ГАСО Win, Access2 ГАСО, Липанов 1996 г.
Учет социальных
запросов ЦДООСО Clipper
Гос. Архив
Мичуринска Регистрация социально-правовых запросов ГАСО DOS ГАСО 1997 г. СИФ ГАСО Win, Access2 ГАСО . СИФ и научная библиотека ЦДООСО Access 2 ЦДООСО . Справочник по адм. — терр. делению ГАСО DOS ГАСО 1997 г. Указатель фабрик и заводов ГАСО Win, Access2 . Переработка описи OPISPER v1.3 ГАСО DOS ГАСО 1998 г. Межфондовые указатели ГАСО DOS ГАСО 1998 г. Усовершенствование описей OPISUS ГАСО DOS ГАСО 1997 г. Архивный фонд v2 Госархивы FoxPro Windows Росархив, Москва 1998 г. Фондовый каталог v1 FoxPro Windows Росархив, Москва 1998 г. БД ликвидируемых предприятий ГАСО Win, Access2 ГАСО 1998 г. Именной фотокаталог ГАСО Win, Access2 ГАСО 1999 г. Учет НСА к описям ГАСО 2000 г. Картотека решений партийных органов ЦДООСО Clipper НПО Автоматика
За период 2003-2006 годов вобласти была проведена областная государственная целевая программа «Развитиеархивного дела в Тамбовской области на 2003-2006 годы». В результате еевыполнения компьютерной техникой были оснащены все архивные учреждения области,что дало новый виток в развитии автоматизации архивного дела и, в частности, вразвитии архивного программного обеспечения.
Программное обеспечение Архивнойслужбы Тамбовской области 2001-2007 годы приведено в таблице 3.
Таблица 3
Программное обеспечениеАрхивной службы Тамбовской области 2001-2007 годыНаименование Архивное учреждение Среда Разработчик Дата ввода БД по фильтрац. — проверочным делам УФСБ ГААОСО 2001 г. Информационно-поисковая система ФОНД ГАДЛССО ГАДЛССО 2002 г. Архивный фонд v3 Госархивы FoxPro Windows Росархив, Москва 2002 г. Фондовый каталог v2 FoxPro Windows Росархив, Москва 2002 г. Кадровый состав учреждений системы Росархива Управление архивами Росархив, Консалтинговая группа «Термика» 2003г. Административно-территориальное деление Тамбовской области Borland Delphi7, MS Access 2000 ЦИТ Айтекс-ру 2004г. Планирование и учет работы архивных учреждений Все архивные учреждения Borland Delphi7, MS Access 2000 ЦИТ Айтекс-ру Экспертно-проверочная комиссия Управление архивами Borland Delphi7, MS Access 2000 ЦИТ Айтекс-ру 2005г. ОСД — Обеспечение сохранности документов Borland Delphi7, MS Access 2000 ЦИТ Айтекс-ру 2006г. Научно справочный аппарат («Архивные справочники») Borland Delphi7, MS Access 2000 ЦИТ Айтекс-ру 2007г.
К концу 2006 года Архивная служба Тамбовской области подошласо следующим пополнением портфеля архивного программного обеспечения:
4 программных комплекса регионального значения
НСА Архивные справочники
ОСД — Обеспечение сохранности документов
ЕПК Экспертно-проверочная комиссия
УПП учет плановых показателей работы архивных учреждений
Порядка 65 различных баз данных учетного иинформационно-поискового характера поддерживаются этим программным обеспечением.
Архивный отдел Тамбовской области в 2007 году прикладываетусилия и к развитию самого программного обеспечения, и, особенно надоподчеркнуть, к его качеству, т.е. учитывается актуальность разрабатываемыхвопросов, доступность, учитывая рассредоточенный характер первичной информации(11 муниципальных архивных учреждений по области), защищенность информации.
Учитывая вышесказанное, архивным отделом Тамбовской областив 2007 году был приобретен мощный компьютер, который будет работать какИнтернет-сервер, предназначенный для размещения нормативной и управленческойинформации, размещения общих для всех архивных учреждений задач, а также данныхсайта архивного отдела Тамбовской области.
В 2007 году предпринята попытка создать новую версию ПК«Учет плановых показателей» с целью слияния планово-отчетнойинформации на одном сервере, увеличения надежности работы вмногопользовательском варианте, снятия ограничений по выборкам, и подключениемновой статформы по отчетности.
Статформа недавно утверждена и к 2007 году будет подключенав следующую версию УПП, которая реализует новый подход к Программномуобеспечению Управления архивами. База данных УПП теперь поддерживается неAccess, а Firebird, т. е в новой версии УПП реализовано полноценноесклиент-серверное приложение. Перенос базы данных на Firebird позволяетувеличить скорость обработки данных, увеличить отказоустойчивость всей системы.Также с переходом на Firebird стало возможным подключение и работа удаленныхклиентов, т.е. областных архивных учреждений в одной базе данных, на единомсервере. После периода опытной эксплуатации, реально открывается возможностьперейти на планирование и учет показателей деятельности архивных учрежденийчерез Интернет, насколько это только реализуемо на местах.
ПК «НСА», «Обеспечение сохранности» былипереданы в архивные учреждения области для ознакомления и использования.
В процессе создания находятся ПК «СИФ» и «Информационныесправочники». В 2006 году сдана в эксплуатацию расширенная версияпрограммы «ЭПК».
Идет непрерывная доработка, развитие алгоритмов ПК «ЭПКЭкспертно-проверочная комиссия» и УПП «Учет плановых показателей»
В октябре 2007 года в госархивах, расположенных в г. Тамбове,прошла проверка технической защиты информации. Комиссию интересовало состояниезащиты конфиденциальной информации на рабочих местах, где происходит ееобработка.
Выявлено, что информация о посетителях, исследователях,являющаяся конфиденциальной, должным образом не защищена, в первую очередьдолжной программой. Разработка программы типа «Стол справок» с учетомобратившихся и тематики востребованной информации становится «горячим»вопросом.
В целом, для архивной службы области требуются также такиеновые разработки, как
1. Стол справок, программа, обслуживающая различные разовыеобращения за справочной информацией и посещения исследователей читальных залов,
2. Программа, формирующая именные каталоги,
3. Программа, фиксирующая историюадминистративно-территориального деления административно-управленческого районаобласти.
4. Программа, фиксирующая историю госучреждений, находящихсяв административно-управленческом районе области,
5. Электронный перечень документов, программа, необходимаядля учета документов, предоставляемых для проведения различных выставок имероприятий.
В 2007 — 2008 годах ожидается поступление от РосархиваПрограммы учета источников комплектований и новая версия ПК «Архивный фонд»,«Фондовый каталог».
На сегодняшний день становится актуальным помимо развитиякомпьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивногопрограммного обеспечения и переход на лицензионное системное программноеобеспечение компьютеров. Архивный отдел Тамбовской области уже проделалнеобходимую работу по этому вопросу и в 2007-2008 годах начинает новуюПрограмму по развитию системного программного обеспечения для госархивов.3.2 Оптимизация программного обеспечение понаправлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области
На сегодняшний день архивноепрограммное обеспечение (ПО) области составляет порядка 70 разнообразныхпрограммных средств — это:
и небольшие программные средствадля ведения баз данных (БД), разработки 1998-2002 годов. Большая часть которых,как собственно программ, так и отдельных баз данных, поддерживаемых в архивныхучреждениях
находится в рабочем состоянии,но требует модернизации (исключая период
2002-2006 гг.), т.к преследует,в основном, только учетную цель; недостаточно сервиса поиска, выборок поусловию, нет программного сохранения и восстановления информации, ограниченыфункции печати.
и современные программные модулис расширенным сервисом для пользователя, формированием различных отчетов потематике программного комплекса и возможностью страхового копирования формируемыхБД.
Структурная схема программноеобеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской областиприведена в приложении 1.
Тематические базы данных икаталогов архивных учреждений Тамбовской области приведены в приложении 2.
Если рассмотреть имеющеесяпрограммное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений, тонаибольший удельный вес имеет:
1. Раздел Созданиеинформационно-поисковых систем (НСА). Значительная часть этих программпредназначена для создания наиболее востребованных тематических БДинформационно-поискового направления — это учетные задачи и созданные на ихоснове порядка 50 различных БД — различные тематические именные каталоги,картотеки решений партийных и исполнительных органов власти, учет и ведение дели учетных карточек членов КПСС, каталоги по истории госучреждений и «Указательфабрик и заводов»; программы по переработка описей; межфондовые указателии другие.
Этот блок программных средств необходимопополнить новыми разработками:
1. Программа «АТДСО — Административно-территориальное деление Тамбовской области» — предназначенадля ведения тематической базы данных по событиям, связанным с административнымиединицами Тамбовской области.
В данной программе реализованыследующие возможности:
Формирование и редактированиесправочников: административного деления Тамбовской области и указателей,формирующих список указателей при печати книги.
Ведение базы данных: внесениеновых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервнойкопии базы данных, а также ее восстановление.
Поиск необходимых записей поключевым полям: административной единице, году в котором происходили события.
Печать книги: вывод базы данныхв формат MS-Word, с заданной структурой текста, автоматическим формированиемоглавления, сносок и списка указателей.
Ведение справочникапользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентампрограммы.
2. Программа «НСА» — научносправочный аппарат — предназначена для проведения комплекса работ посоставлению научно-справочного аппарата, который включает в себя переработку иусовершенствование описей, составление межфондовых указателей, каталогов,перечней дел, списков фондов государственного архива.
В программе реализованы такиевозможности:
Формирование и редактированиефондов, описей дел с привязкой к фондам.
Переработка описей (изменениесистематизации дел по заданному правилу).
Составление необходимого научно-справочногоаппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, предметный, именной,географический и тематический указатели, переводная таблица шифров).
Формирование итоговой записи кописи.
Формирование описи особо ценныхдел и описи уникальных дел.
Составление межфондовыхуказателей, каталогов и перечней дел, по заданному ключу.
Вся отчетность формируется вформате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочникапользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
По разделу Учет использованиядокументов АФ РФ можно привести такие разработки как «Картотека тематикиисследований», регистрация, учет и исполнение социальных запросов, «Столсправок».
В этой группе задач естьразработки еще 1997 года, из 8-и три — даже не были отмечены в годовых отчетахкак используемые. В этой группе задач требуются новые разработки.
3. Раздел Обеспечениесохранности документов и Государственный учет документов АФ РФ. По этомунаправлению продолжается работа по внедрению ПК «Архивный фонд» вовсех государственных и муниципальных архивных учреждениях Тамбовской области.
Необходимо создание новогопрограммного комплекса «ОСД — обеспечение сохранности документов» — предназначенногодля выполнения работ по обеспечению сохранности документов в области выдачи — раскладкидел, топографии, проверки наличия и состояния дел, розыска дел, учётафизического состояния дел.
Программа обеспечениясохранности документов позволит реализовать следующие возможности:
Формирование и редактированиефондов, описей дел с привязкой к фондам.
Формирование и редактированиехранилищ, стеллажей, полок, привязка дел к полкам.
Ведение журнала выдачи — раскладкидел.
Составление топографическихуказателей фондов, стеллажей, хранилищ.
Формирование паспортаархивохранилища.
Составление перечней дел позаданным ключам.
Вся отчетность формируется вформате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочникапользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
Эта программа вместе с ПК «НСА»(«Архивные справочники») работают на общей базе данных, и во многомповторяют цели и задачи, поставленные AF3, но, являясь современнымиразработками, хорошо адаптированы в операционных системах MS Windows 2000/XP,легче в практической работе. Обе программы поставлены по алгоритму ГАСО, этипрограммы необходимы для использования всем архивным учреждениям области.
4. Раздел автоматизации учетадокументов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области покаукомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три — разработки 1996-1998 годов. По этому разделу необходимо реализовать программуавтоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО».
Данная программа предназначенадля обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективнуюработу с архивными документами.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — этотиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архиваорганизации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования иоформления дел.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять всеоперации по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учетдокументального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемаяклассификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточекдокументов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированныхизображений).
Поиск дел и документов по любымреквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включаяпоиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет)доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибкимразграничением прав.
Формирование основных отчетныхформ, утвержденных Росархивом.
5. Раздел Организациядеятельности архивного учреждения для автоматизации учета и анализадеятельности архивной службы области, формирования отчетности в Федеральноеархивное агентство.
В рамках этого раздела необходимореализовать программу " УПП — Учет плановых показателей архива", котораяпредназначена для автоматизации процесса учета плановых показателей работыархивных учреждений области.
Программа позволяет реализоватьследующие возможности:
Формирование и редактированиесправочников: округов-архивов, плановых показателей, показателей статформ.
Ведение базы данных: внесениеновых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервнойкопии базы данных, а также ее восстановление.
Выбор информации по множествупараметров: архивы, показатели, год, периоды — для дальнейшего анализа исравнения, с возможностью экспорта в Excel.
Печать статформ, сформированныхпо утвержденному шаблону, с занесением данных на основании справочников.
Ведение справочникапользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентампрограммы.3.3 Автоматизация учета документов архивного отдела администрацииТамбовского района
Раздел автоматизации учетадокументов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области в настоящеевремя укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которыхтри — разработки 1996-1999 годов. По этому разделу в целях автоматизация учетадокументов архивного отдела администрации Тамбовского района предлагаю реализоватьпрограмму автоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО».
Данная программа предназначенадля обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечиваетэффективную работу с архивными документами.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять всеоперации по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учетдокументального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемаяклассификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточекдокументов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированныхизображений).
Поиск дел и документов по любымреквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включаяпоиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (черезИнтернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документовс гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетныхформ, утвержденных Росархивом.
Система «Архивное дело»заняла первое место в конкурсе ИТ-решений «Продукт года — 2006» навыставке Softool-2006. Система «Архивное дело»:
Полное соответствие требованиямдействующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, атакже правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивногодела отечественных предприятий (рисунок 1).
Удобный интерфейс.
Архив электронных документов.
Web-доступ.
Поточное сканирование.
/>
Рис.1.
Особенности Системы «Архивноедело»:
Возможность выполнять всеоперации по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учетдокументального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемаяклассификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточекдокументов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированныхизображений).
Поиск дел и документов по любымреквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включаяпоиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (черезИнтернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документовс гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетныхформ, утвержденных Росархивом.
В настоящее время ЭОС, по заказуРосархива, разрабатывает новое поколение программного обеспечения длягосударственных и муниципальных архивов (система «АРХИВНЫЙ ФОНД»), вт.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующиетребования учитываются в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Таким образом,организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедурупередачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы (рисунок 2).
Основные функции системы «Архивноедело»
Поддержка деятельности служб ДОУорганизации:
Составление номенклатуры дел
Оперативное хранение дел.
Подготовка дел для передачи наархивное хранение.
Поддержка деятельности архиваорганизации:
/>
Рис.2.
Ввод документов в систему
Регистрация дел и документов — создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.
Приём исполненных документов изсистемы «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизацииделопроизводства для формирования и оформления дел.
Формирование (систематизация документоввнутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
Возможность настраивать системуклассификации дел и документов в архиве.
Возможность работы сэлектронными образами (файлами) документов.
Использование технологиипоточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда вэлектронный вид, поддерживаемый системой.
Топографирование хранилищадокументального архивного фонда.
Автоматизированная подготовканоменклатуры дел
Создание номенклатурныхзаголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждогофонда.
Группировка дел в пределахфонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживаетсявозможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационныхпризнаков: хронологически-структурного, тематического, функционального,отраслевого, предметно-вопросного (рисунок 3).
/>
Рис.3.
Учёт и контроль движения дел,ведение карты-заместителя на выданные дела.
Экспертиза ценности документов,включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков иххранения; выделение дел к уничтожению.
Поиск дел и документов в архиве
Формирование поисковых запросовпо любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.
Сохранение, просмотр икорректировка сохраненных поисковых запросов.
Поиск и отображение списка дел идокументов по сформированным поисковым запросам.
Сортировка, удаление, ведениестатистики найденных записей в результирующей таблице.
Печать результата поиска.
Опция «Поточноесканирование»
Опция «Поточноесканирование» предназначена для автоматизации процесса массовогосканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к ихрегистрационным карточкам.
Опция «Поточноесканирование» предназначена для автоматизации следующих процессов:
прикрепление электронных образовотсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);
создание новых АРК документов,входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образовотсканированных документов.
По заключению специалистовРосархива «бесспорным достоинством системы „АРХИВНОЕ ДЕЛО“ являетсяее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовойбазе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных,проверенных временем правил работы отечественных архивов».
Заключение
Органы местного самоуправленияпоселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельностьв области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местногозначения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ«Об общих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации».
Муниципальный архив — структурноеподразделение органа местного самоуправления муниципального района, городскогоокруга или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которыеосуществляют хранение, комплектование, учет и использование документовАрхивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Архивный отдел администрацииТамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделениемАдминистрации без образования юридического лица. Отдел является уполномоченнымАдминистрацией органом исполнительной власти местного самоуправления,обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в областиархивного дела.
Основными задачами Отделаявляются:
управление архивным деломадминистрации Тамбовского района;
организация и обеспечениехранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивныхфондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений,предприятий-источников комплектования Отдела;
развитие и совершенствованиеархивного дела в администрации Тамбовского района, анализ его состояния;
координация деятельности органовместного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в областиархивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание иморганизационно-методической помощи во внедрении государственной системыделопроизводства и унифицированных систем документации;
ведение централизованногогосударственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области идокументов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивахучреждений, организаций, предприятий — источников комплектования отдела,осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.
Для повышения эффективностииспользования архивных документов изучаются потребности органов местногосамоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственныхпредприятий в документной информации. На сегодняшний день становится актуальнымпомимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развитияархивного программного обеспечения и переход на лицензионное системноепрограммное обеспечение компьютеров.
Раздел автоматизации учетадокументов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области укомплектованнебольшим количеством программных комплексов, из которых три — разработки1996-1999 годов. По этому разделу в целях повышения эффективности использованияархивных документов и автоматизация учета документов архивного отделаадминистрации Тамбовского района целесообразно реализовать программуавтоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Даннаяпрограмма предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативногодоступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять всеоперации по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учетдокументального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемаяклассификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточекдокументов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированныхизображений).
Поиск дел и документов по любымреквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включаяпоиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (черезИнтернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документовс гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетныхформ, утвержденных Росархивом.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»- новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это тиражируемый продукт, реализующий функцииархива организации, а также функции делопроизводственных служб в частиформирования и оформления дел.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»- это:
Удобный интерфейс.
Архив электронных документов.
Web-доступ.
Поточное сканирование.
Современные технологическиерешения.
Полное соответствие требованиямдействующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам,используемым в практике отечественных предприятий.
Гибкость и масштабируемость:
настраиваемая схемаклассификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретногопользователя;
возможность структурированногоописания любого документа организации.
По заключению специалистов Росархива«бесспорным достоинством системы „АРХИВНОЕ ДЕЛО“ является еепостроение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовойбазе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных,проверенных временем правил работы отечественных архивов».
Реализация программыавтоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволитавтоматизировать процесс управления архивным отделом администрации Тамбовскогорайона, создаст электронное хранилище документов, обеспечивающее надежноехранение и оперативный доступ и тем самым значительно повысит эффективность использованияархивных документов.
Список использованных источников и литературы
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125 — ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».Российская газета.27 октября 2004 года.
2. Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общихпринципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».«Российская газета», N 134, 27 октября 2003 года.
3. Положение об Архивном фонде РоссийскойФедерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994г. N 552). Http://www.rusarchives.ru.
4. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 «ОФедеральном Архивном Агентстве». «Российская газета», N 130, 22июня 2004 года.
5. Постановление Правительства РФ от 11.12.1994 N 1371, (ред. от 23.12.2002).«Об утверждении положения о Российском Государственном Архиве древнихактов». «Собрание законодательства РФ», 19.12.1994, N 34, ст.3608.
6. Постановление Правительства РФ от 11.12.1994 N 1370, (ред. от 23.12.2002).«Об утверждении положения о Российском Государственном историческом архиве».«Собрание законодательства РФ», 19.12.1994, N 34, ст.3607.
7. Приказ Росархива от 09.03.2005 N 17. «Об утверждениирегламента Федерального архивного агентства», (Зарегистрировано в МинюстеРФ 13.07.2005 N 6784). «Бюллетень нормативных актов федеральных органовисполнительной власти», N 29, 18 июля 2005 года.
8. «Основные правила работы архивов организаций», (одобренырешением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Документ опубликован не был. Http://www.rusarchives.ru.
9. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельностигоскомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,предприятий, с указанием сроков хранения», (утв. Главархивом СССР 15.08.1988),М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989 год.
10. Приказ Росархива от 06.07.1998 N 51 «Об утверждении правилработы пользователей в читальных залах Государственных Архивов РФ», (Зарегистрированов Минюсте РФ 16.12.1998 N 1660). «Российская газета», N 247, 29декабря 1998 года.
11. Постановление Правительства РФ от 07.04.2004 N 177, (ред. от 17.06.2004)«ВопросыФедерального архивного агентства». «Российская газета», N 76, 13апреля 2004 года.
12. Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47 «Об организацииобщероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивногофонда РФ». «Российская газета», N 155, 6 августа 2003 года.
13. Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 «Об утверждениирегламента государственного учёта документов Архивного фонда РФ», (Зарегистрированов Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344). «Курьер», N 25,19 августа 1997 года.
14. Приказ Росархива «Об утвержденииорганизационно-финансового плана реализации федеральной целевой программы»Культура России (2006-2010 годы)" на 2007 г. в части мероприятийРосархива". Http://www.rusarchives.ru.
15. Перечень информационных услуг,предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям изгосударственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающуюв полном размере расходы на услуги, Росархив, 2001 (утвержден приказомРосархива № 33 от 28.04.2001 г). Http://www.pravoteka.ru.
16. Временный порядок автоматизированногогосударственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации,хранящихся в государственных и муниципальных архивах, Росархив, 2000 (утвержденприказом Росархива № 64 от 23.10.2000 г). Http://www.rusarchives.ru.
17. Правила передачи в государственныеархивы книг государственной регистрация актов гражданского состояния, собранныхиз первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг(утверждены распоряжением Госкомимущества от 22.11 96 г. N 1131-р и приказомРосархива от 06.11.96 г. N 54). Http://www.pravoteka.ru.
18. Постановление Администрации Тамбовской области от 14 августа2001 г. N 757 «О состоянии архивного дела в области и мерах по егоразвитию». «Тамбовский курьер», N 25,19 августа 2001 года.
19. Подпрограмма «Архивы Тамбовской области», утвержденнуюЗаконом Тамбовской области от 19 июля 2002 г. N 44-З «Об областнойПрограмме „Культура Тамбовской области (2002-2008 годы)“. „Тамбовскийкурьер“, N 14, 9 сентября 2002 года.
20. Тихонов В.И. Предложения по организации хранения электронныхдокументов в государственных архивах М., Главархив Москвы, 2004 год.
21. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие.М. 1974 год.
22. Государственная система документационного обеспеченияуправления. Основные положения. Общие требования к документам и службамдокументационного обеспечения. ВНИИДАД М. 1991 год.
23. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Приданиеюридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемымсредствами вычислительной техники. Основные положения. Издательство стандартов.М.1987 год.
24. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения. Издательство стандартов.М. 1998 год.
25. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема оранизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. Издательство стандартов.М. 2003 год.
26. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основныхорганизационно-распорядительных документов. ВНИИДАД.М. 1991 год.
27. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документооборотуфирмы.М. 2006 год.
28. Анисимов В.М. и др. Делопроизводство в системе государственногоуправления. РАГС.М. 2005 год.
29. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственномаппарате. Учебное пособие. Изд-во Казанского университета. Казань, 1999 год.
30. Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине „документ“.// Советские архивы. 1987 год.
31. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. ИНФРА-М.М.2004 год.
32. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. — М.: Норма, 2006год.
33. Кудряев В.А. Организация работы с документами. — М.: ИНФРА-М,1999 год.
34. Основные правила работы с научно-технической документацией ворганизациях и на предприятиях. М.: Главархив СССР, 1991 год.
35. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам идокументационному обеспечению управления. — М.: Финстатинформ, 2002 год.
36. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М.: ПРИОР, 2001год.
37. Авраменко Т.Ф. Основные положения отбора документов сповторяющейся информацией на государственное хранение. — М., 1996 год.
38. Магидов В.М. Основные правила работы с кинофотофонодокументамии видеофонограммами в ведомственных архивах. — М., 2002 год.
39. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу иосновам работы на компьютере. — М., 2005 год.
40. Кондакова И.А. Открытый архив. — М., 2001 год.
41. Тельчаров А.Д. Архивоведение. — М., 2004 год.
42. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Организацияи технологии документационного обеспечения управления). — М.: ЮНИТИ,2003 год.
43. КрайскаяЗ.В., Челлини Э.В. Архивоведение. — М.: Норма, 2005 год.
44. Кудряев В.А. Организация работы с документами. — М.: ИНФРА-М,2004 год.
45. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам идокументационному обеспечению управления. — М.: Финстатинформ, 2004 год.
46. Тельчаров А.Д. Архивоведение. — М., 2006 год.