ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Состав нормативно- правовых актов,регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью
ГЛАВА 2.Системы документации ООО «Фудзияма»
2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью«Фудзияма»
2.2 Состав организационно–правовых документов ООО «Фудзияма»
2.3 Назначение и состав распорядительныхдокументов в ООО «Фудзияма»
2.4 Состав информационно – справочных документоворганизации
ГЛАВА 3.Совершенствованиедокументационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.1 Нормативно-методическое регулированиеделопроизводства
3.2 Совершенствованиенормативной базы документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.3 Совершенствованиедокументационного обеспечения деятельности ООО «Фудзияма» на основеавтоматизации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИЛИТЕРАТУРЫ
Введение
Общество сограниченной ответственностью (далее – общество) является одной из самыхраспространенных организационно-правовых форм юридического лица. Обществовозникло как переходная форма между полным товариществом и акционернымобществом. Экономической основой деятельности общества является включение вгражданский оборот капитала небольшой группы лиц или части капитала одноголица, при ограничении предпринимательского риска участников и при возможностилично осуществлять и контролировать деятельность общества.
На данный момент это самая распространеннаяорганизационно-правовая форма коммерческих организаций в Российской Федерации.Сегодня в России насчитывается более 600 тысяч обществ с ограниченнойответственностью, что составляет около 60 % от всех зарегистрированныхюридических лиц. Это обстоятельство говорит о предпочтительности даннойорганизационно-правовой формы для участников предпринимательской деятельности вРоссийской Федерации, что соответственно влечет необходимость более детальногорассмотрения и изучения правового положения и сущности ООО по сравнению сдругими видами юридических лиц.
В настоящеевремя издано достаточно много литературы, в которой рассматриваетсяпрактическое положение общества с ограниченной ответственностью как формыюридического лица, комментариев к Закону РФ «Об обществах с ограниченнойответственностью» и к положениям ГК, касающихся юридических лиц и обществ сограниченной ответственностью в частности. Вопросы деятельности обществ сограниченной ответственностью рассматривались Высшим Арбитражным СудомРоссийской Федерации и Верховным Судом Российской Федерации.
Послепринятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», нанеобходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что внастоящее время положение ООО как организационно-
правовойформы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Нопрактика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостаткии противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспеченияфункционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданскимзаконодательством Российской Федерации.
Актуальность темы дипломной работыопределяется несколькими теоретическими и практическими положениями. Преждевсего, отметим происходящие в России социально-экономические изменения, существеннопреобразовавшие систему юридических лиц, их органов, характер деятельности этихорганов и потребовавшие разработки принципиально нового правовогорегулирования, адекватного складывающимся экономическим потребностям. Это нашлосвое выражение в принятии специальных законодательных и подзаконных актов, вкоторых были сформулированы положения, определяющие понятие, виды и особенностиюридических лиц, новых для хозяйственной практики страны. Речь идет оФедеральном законе “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.1998г. № 14-ФЗ (ред. от 21.03.2002). Среди хозяйственных обществ менее всего былаурегулирована деятельность обществ с ограниченной ответственностью. Этиобщества на протяжении ряда лет (с 1990 по 1994 г.) относились к товариществам, и, кроме того, их деятельность регулировалась одной статьей — ст. 11 Закона РСФСР “О предприятиях и предпринимательской деятельности”. Ясно,что в таких условиях получило развитие “местное”, или “локальное”, творчествоучастников и команд управления товариществами с ограниченной ответственностью.В итоге — неизбежные казусы в учредительных документах из-за отсутствия нормативныхдокументов, касающихся многих проблем деятельности коммерческих организаций.
В наше время общества с ограниченнойответственностью являются одной из самых распространенных форм малого и среднегобизнеса. Безусловно, это происходит в силу того, что данная форма юридическоголица является наиболее гибкой, упрощенной и экономичной, без личнойответственности участников.
Документированная информация составляет основууправления, его эффективность в значительной степени базируются на производствеи потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценнымресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизниобщества. Качество информации определяет качество управления. В современныхусловиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточноевнимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческоерешение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Сегодня уже многие пришли к мысли, чтокультура работы с документами — это часть производственной культуры, являющейсяважной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому системадокументооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютноравноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идеяпонятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно илинесвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений илиот невозможности быстро найти нужный документ.
Организация работы с документами влияет накачество работы аппарата управления, организацию и культуру трудауправленческих работников. От того, насколько профессионально ведетсядокументация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловаяинформация представляется в виде разного рода документов, исследованияпоказывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на ихподготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованноеуправление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность исвоевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажноезначение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов,которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любойформы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостаткив постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителяи предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационногообеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнениеслужебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор нахранение.
Всякий процесс организации работы долженбыть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейшихопераций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полнаяцепочка научно-организационной работы.
Принцип работы поинформационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех жеопераций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – спомощью средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью автоматизированы.Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны.Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не толькоправильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работвыполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководителипредприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления,не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостямиведения документации.
Вместе с тем, правильное составление иоформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшаяобязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах,которые придают ей организационную форму и перемещают во времени ипространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческихрешений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобыработники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Кроме того, актуальностьвыбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемыдокументационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемыуправления документацией в современных условиях позволит целенаправленноформировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективноефункционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсамс наименьшими затратами времени, труда и средств.
Целью моей дипломной работыявляется проведение анализа нормативно – правовой и документационной базыделопроизводства на примере ООО «Фудзияма».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач,а именно:
— провести анализ всех нормативно – правовыхактов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью;
— рассмотреть систему документации ООО«Фудзияма»;
— разработка предложений по совершенствованиюдокументационной деятельности ООО «Фудзияма».
Проводя обзорширокогокругаисточников, следует подразделить их на две большие категории. В первую следуетотнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросамуправлениядокументацией,архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральныхнормативно – методических материалов по документационному обеспечениюсоставляют:
· Государственнаясистема документационного обеспечения управления.[1] Этот документпредставляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единыетребования к документированию управленческой деятельности и организации работыс документами в органах государственного управления. Это один из основополагающихфедеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений,способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но иавтоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту.ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационнымобеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых службДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработкидокументов и включает нормативные положения и правила общегосударственногомасштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, системаориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах;
· Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2]способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандартустанавливает состав реквизитов, правила оформленияорганизационно-распорядительных документов, которые фиксируют решенияадминистративных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляятребования к унификации элементов оформления документации, в значительной степениоблегчает создание типовых;
· унифицированныхи единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования,хранения и передачи документированной информации;
· ГОСТР 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[3]Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методическойбазы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральнымзаконодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины,установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видахдокументации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общиепонятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело»;
· Переченьтиповых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, суказанием сроков хранения[4] включаетдокументы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех)управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями ипредприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, формсобственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополненияАрхивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроковхранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Ондолжен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел,при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем вделопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Для написания данной дипломной работыпривлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу сдокументами:
— Федеральный закон «Об информации,информатизации и защите информации»[5]. Настоящийзакон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационныхресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска,распространения и предоставления потребителю документированной информации;создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах иинформатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и еедокументирования.
— Федеральный закон «Об электроннойцифровой подписи». [6]
Целью настоящего закона являетсяобеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи вэлектронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись вэлектронном документе признается равнозначной собственноручной подписи вдокументе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использованияэлектронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категории изданий относится научнаялитература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетныхспециалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцентаЛ.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова. В издании “Секретарское дело” под ред.И.К. Корнеева уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научнойорганизации секретарского труда.[7]
Это издание содержит многочисленныеобразцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательныхактов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кромеорганизационных моментов, излагаются требования к составлению и обработкеспециальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).
Приведено также большое количествоучетно-регистрационных форм, на которых основываются специальныеинформационно-поисковые системы.
Даются детальные характеристикифедеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечениеспециальных функций управления.
В издании«Делопроизводство» под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой [8]рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая базаделопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организацияработы с документами.
В учебном пособии М.В. Кирсановой «Курсделопроизводства»[9] собраны самыеважные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующимистандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов,рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональнойсистематизации документов и обеспечению их хранения. Учебное пособие включает всебя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов сучетом требований существующих стандартов.
В дипломной работе использоваласьинформация с учебного пособия Ларькова Н.С. «Документоведение»[10],где подробно описано понятие системы документации.
В процессе подготовки дипломной работыбыли использованы многочисленные периодические публикации в журналах«Секретарское дело», а именно статья Плешкевича Е.А., в котором описываетсяфункциональная и корпоративная системы документации. В журнале «Делопроизводство»в статье
Митченко О.Ю., Рыскова О.И. подробнорассмотрен Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO15489-2001, а в другой статье Митченко О.Ю. расписаны требования международногостандарта ИСО 15489-2001.
Основными источниками для написаниядипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «Фудзияма»:
— Устав организации;
— должностные инструкции сотрудников;
— приказы и указания руководства ООО«Фудзияма» и другие материалы.
Наряду с документационными материаламиисточником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.
В соответствии с поставленными задачамиданная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения иприложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность,характеристика использованных источников и литературы. В первой главепредставлен состав нормативно – правовых актов, регулирующие деятельностьобщества с ограниченной ответственностью. Вторая глава представляет системудокументации данной организации. В третьей главе приводятся предложения пооптимизации управленческого документооборота организации, по рационализации исовершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службеделопроизводства организационных положений и инструкций. В заключенииподводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия посовершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы ООО«Фудзияма», а также документы разработанные с целью усовершенствованияделопроизводства и документооборота в данной организации.
Глава 1. Составнормативно – правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченнойответственностью
Законодательствооб обществах имеет не менее чем двухсотлетнюю историю. С достаточной долей условностиможно считать, что первым прообразом обществ были регулируемые римским правомобъединения частных лиц в форме uni-versitas — субъект права, все членыкоторого входят в образованное ими объединение.
В современнойРоссии начало возрождения хозяйственных обществ пришлось на 90-е годы. Однакопервые законодательные акты, призванные заложить базу для развития хозяйственныхобществ (товариществ), были не только недостаточно юридически грамотными, но в рядеслучае противоречили друг другу.
Во-первых, обществос ограниченной ответственностью, неправомерно именуемое в Законе РСФСР «О предприятиях ипредпринимательской деятельности (1990 г.) „товариществом с ограниченной ответственностью“, определялось как объединение граждан и (или)юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности. Таким образом,закладывалась правовая база для понимания этой организационно-правовой формыкак „объединения лиц“, что, в свою очередь, приводило к неправильномупониманию сути этого вида юридического лица и нарушениям прав его участников. Ведь»объединение лиц" означает, что товарищество может быть создано не менеечем двумя лицами, члены товарищества должны лично участвовать в егодеятельности и, следовательно, могут быть участниками только одноготоварищества. Вместе с тем по своей сути «товарищество с ограниченнойответственностью» было не чем иным, как хозяйственным обществом — правовой формой объединения не лиц,а капиталов, где его участники объединяют только имущество, следовательно, могутодновременно участвовать имущественными взносами в нескольких обществах.
Во-вторых, ЗаконРСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности» неправомерно отождествлялтоварищества с ограниченной ответственностью и акционерные общества закрытого типа,хотя каждое из названных юридических лиц представляет собой совершенно самостоятельнуюорганизационно-правовую форму: акционерное общество и товарищество (правильнее— общество) с ограниченной ответственностью.
В-третьих, ЗакономРСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности» было установлено, чтоимущество товарищества с ограниченной ответственностью формируется за счет вкладовучастников, полученных доходов и других законных источников и принадлежит егоучастникам на праве общей долевой собственности (ст. 11 Закона). Вместе с тем вЗаконе РСФСР «О собственности в РСФСР» этот вопрос решался иначе: хозяйственноеобщество, товарищество обладают правом собственности на имущество, переданноеим в форме вкладов и других взносов их участниками, а также на имущество,которое получено в результате своей предпринимательской деятельности и приобретенопо иным основаниям, допускаемым законом (ст.14 Закона). Следовательно, субъектомправа собственности на имущество товарищества является само товарищество какюридическое лицо. При этом судебная (арбитражная) практика исходила из того, чтоимущество акционерного и иного хозяйственного общества, товариществапринадлежит ему на праве собственности (п.1 постановления Пленума ВысшегоАрбитражного Суда от 17 сентября 1992 г. № 13).
Необходимо отметить,что несколько позже, в Основах гражданского законодательства Союза ССР и республик (1991 г.), были заложенынормы, определяющие понятие и статус обществ с ограниченной ответственностью,которые выгодно отличались от норм Закона РСФСР «О предприятиях ипредпринимательской деятельности», но в силу приоритета в тот период жизнинашего общества политики над правом реализованы были не в полной мере, хотя и создалиправовую базу и предпосылки для ее совершенствования в Гражданском кодексе РФ 1994г., а затем в Федеральном законе РФ «Об обществах с ограниченнойответственностью».
Основнымисточником правового регулирования является Конституция РФ. В статье 8 указано,что в Российской Федерации гарантируются единство экономического пространства,свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, поддержкаконкуренции, свобода экономической деятельности.
В РоссийскойФедерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальнаяи иные формы собственности.
Общиеположения об обществах с ограниченной ответственностью как участникахгражданских правоотношений сформулированы в Гражданском кодексе РФ (далее ГКРФ) (ст. 87 – 94 ГК РФ).
Ранееорганизационно-правовой формой предприятия, практически совпадавшей с обществомс ограниченной ответственностью (ООО), было Товарищество с ограниченнойответственностью (ТОО). Его правовое положение было предусмотрено ирегулировалось сегодня уже во многом отмененным Законом № 445-1 от 25 декабря1990 года «О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР»[11].ГК РФ, принятый Государственной Думой 21 октября 1994 года [12]и вступивший в силу в части регулирования отношений, связанных с главнымиформами организации предпринимательства (глава 4 «Юридические лица»), с декабря1994 года, распространил действие соответствующих норм об обществах сограниченной ответственностью (ООО) на товарищества с ограниченнойответственностью. Кроме этого, Федеральный закон РФ «О введении в действиечасти первой
Гражданскогокодекса Российской Федераций» № 52-ФЗ от 30 ноября 1994 года[13]установил, что учредительные документы товариществ с ограниченнойответственностью подлежат приведению в соответствие с нормами ГК в порядке исроки, которые будут определены при принятии Закона «Об обществах сограниченной ответственностью».
Закон РФ «Обобществах с ограниченной ответственностью»[14] (далее Законоб обществах) введен в действие с 1 марта 1998 г. С этого момента учредительные документы обществ с ограниченной ответственностью и Товариществс ограниченной ответственностью, созданных до 1 марта 1998 г., применяются в части, не противоречащей Закону об обществах. Кроме того, Закон об обществахобязывает привести учредительные документы указанных юридических лиц всоответствие с ним не позднее 1 января 1999 г.
Однако этоправило касается не всех обществ, ООО и ТОО, число участников которых на 1марта 1998 года превышает 50, должны до 1 июля 1998 года преобразоваться в АОили производственные кооперативы либо уменьшить число участников до 50[15].
Основой нормЗакона об обществах является ГК РФ, устанавливающий общие положения окоммерческих организациях, в том числе и об обществах. Кроме того, ГК указываетна необходимость принятия специального закона об обществах с ограниченнойответственностью, и принятый Закон об обществах развивает и детальнорегламентирует положения, заложенные в ГК.
Закон обобществах распространяет свое действие на все ООО, созданные или создаваемые натерритории Российской Федерации. Однако это правило имеет исключение (п. 2 ст.1). Оно заключается в том, что особенности правового положения, порядкасоздания, реорганизации и ликвидации обществ в банковской, страховой иинвестиционной деятельности, в области производства сельскохозяйственной продукции определяютсяфедеральными законами[16]. Этоисключение не устраняет действие Закона об обществах на указанные общества. Онолишь подчеркивает, что федеральными законами будут определены особенностиправового положения обществ в указанных сферах деятельности. Таким образом, этифедеральные законы будут носить специальный характер правового регулирования, вотличие от Закона об обществах, имеющего характер общего нормативного акта,регламентирующего правовое положение всех ООО.
При этом в ГКРФ указывается, что правовое положение общества с ограниченнойответственностью, порядок его создания, реорганизации и ликвидации, и права иобязанности его участников определяются также и Федеральным законом «Обобществах с ограниченной ответственностью”» (далее Закон «Об обществах»).
В Гражданскомкодексе Российской Федерации обществам с ограниченной ответственностью каксамостоятельной разновидности юридических лиц — коммерческих организацийпосвящен ряд специальных правил (ст. 87-94 ГК РФ). В ст. 87. ГК РФ обществом сограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькимилицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенныхучредительными документами размеров; участники общества с ограниченнойответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков,связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.Участники общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарнуюответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной частивклада каждого из участников.Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должносодержать наименование общества и слова «с ограниченнойответственностью». Правовое положение общества с ограниченнойответственностью и права и обязанности его участников определяются настоящимКодексом и законом об обществах с ограниченной ответственностью. Особенностиправового положения кредитных организаций, созданных в форме обществ сограниченной ответственностью, права и обязанности их участников определяютсятакже законами, регулирующими деятельность кредитных организаций (абзац введенФедеральным законом от 08.07.1999 N 138-ФЗ), а также общие нормы о статусехозяйственных обществ и товариществ (ст. 66-68 ГК РФ). Однако их явнонедостаточно для четкой регламентации всех сторон деятельности таких обществ. Втечение более чем трех лет (с 8 декабря 1994 года по 1марта 1998 года)перечисленные правила оставались единственной законодательной основойдеятельности обществ с ограниченной ответственностью. В этот период былразработан и утвержден Межпарламентской Ассамблеей государств-участников СНГРекомендательный законодательный акт СНГ “Об обществах с ограниченнойответственностью”[17]. Отличающиесявысоким уровнем разработки правила этого модельного закона в отдельных случаяхучтены и российским законодателем.
В ст.2.Закона «Об обществах» расписаны основные положения об обществах с ограниченнойответственностью:
1. Обществомс ограниченной ответственностью (далее — общество) признается учрежденное однимили несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которогоразделен на доли определенных учредительными документами размеров; участникиобщества не отвечают по егообязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, впределах стоимости внесенных ими вкладов.
Участникиобщества, внесшие вклады в уставный капитал общества не полностью, несутсолидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченнойчасти вклада каждого из участников общества.
2. Обществоимеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на егосамостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлятьимущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом иответчиком в суде.
Обществоможет иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые дляосуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами,если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенноограниченным уставом общества.
Отдельнымивидами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом,общество может заниматься только на основании специального разрешения(лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) наосуществление определенного вида деятельности предусмотрено требованиеосуществлять такую деятельность как исключительную, общество в течение срокадействия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности,предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие видыдеятельности.
3. Обществосчитается созданным как юридическое лицо с момента его государственнойрегистрации в порядке, установленном федеральным законом о государственнойрегистрации юридических лиц.
Обществосоздается без ограничения срока, если иное не установлено его уставом.
4. Обществовправе в установленном порядке открывать банковские счета на территорииРоссийской Федерации и за ее пределами.
5. Обществодолжно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование нарусском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества можетсодержать также фирменное наименование общества на любом языке народовРоссийской Федерации и (или) иностранном языке.
Обществовправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственнуюэмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак идругие средства индивидуализации.
Статья 7Федерального Закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяеткруг лиц, которые могут быть участниками обществ с ограниченнойответственностью. Возможность участия в таких обществах непосредственно связанас объемом правоспособности и полномочиями по распоряжению имуществом, которымиобладает тот ли иной субъект гражданских правоотношений. В силу этого не вправеучаствовать в обществах с ограниченной ответственностью государственные органыи органы местного самоуправления, если иное не будет установлено федеральнымзаконом.
В статье 8 Закона«Об обществах» дается общий перечень прав участников обществ с ограниченнойответственностью, который является традиционным и основывается на положениях п.1 ст. 67 ГК РФ, применяемых ко всем хозяйственным товариществам и обществам. Кспецифическим правам участника общества с ограниченной ответственностьюотносится, в частности, право свободного выхода из общества. Важнейшим можноназвать право предъявлять в интересах общества иски, а также право обжаловать всуде решения органов управления обществом.
Статья 9Закона «Об обществах» закрепляет обязанности участников. На самом деле кругобязанностей участников общества шире, однако, они имеют более локальныйхарактер, как, например, обязанность участника, намеренного продать свою долютретьему лицу, письменно известить об этом остальных участников общества исамо общество с указанием цены и других условий продажи.[18]
Такимобразом, Закон «Об обществах», впервые в российском праве дал развернутую,отвечающую современным потребностям регламентацию правового статуса этиххозяйственных обществ. Вместе с тем следует иметь в виду, что сфера действияданного Закона ограничена: из нее в значительной мере изъяты общества с ограниченнойответственностью, занимающиеся банковской, страховой и инвестиционнойдеятельностью, поскольку на них в первую очередь распространяется действиеспециального законодательства — законов о банках и банковской деятельности, остраховании и т.д., а также общества, осуществляющие производствосельскохозяйственной продукции.
Правовоерегулирование деятельности обществ было бы невозможно без иных правовых актов,хотя прямо и не касающихся обществ с ограниченной ответственностью, норегулирующих отдельные стороны их деятельности, в том числе устанавливающиеособенности создания отдельных обществ с ограниченной ответственностью с учетомвидов их деятельности.
К нимотносятся, например:
— Федеральный закон «Огосударственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»(в ред. Федерального закона от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ), который регулируетотношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лицпри их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в ихучредительные документы, государственной регистрацией физических лиц в качествеиндивидуальных предпринимателей и государственной регистрацией при прекращениифизическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, атакже в связи с ведением государственных реестров — единого государственногореестра юридических лиц и единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.[19]
Государственнаярегистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее — государственная регистрация) — акты уполномоченного федерального органаисполнительной власти, осуществляемые посредством внесения в государственныереестры сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц,приобретении физическими лицами статуса индивидуального предпринимателя,прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальныхпредпринимателей, иных сведений о юридических лицах и об индивидуальныхпредпринимателях в соответствии с настоящим Федеральным законом.[20]
ЗаконодательствоРоссийской Федерации о государственной регистрации состоит из Гражданскогокодекса Российской Федерации, настоящего Федерального закона и издаваемых всоответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
Ст.2 посвященаоргану, осуществляющему государственную регистрацию (в ред. Федерального законаот 23.06.2003 N 76-ФЗ)
Государственнаярегистрация осуществляется федеральным органом исполнительной власти (далее — регистрирующий орган), уполномоченным в порядке, установленном КонституциейРоссийской Федерации и Федеральным конституционным законом «ОПравительстве Российской Федерации».
Загосударственную регистрацию уплачивается государственная пошлина в соответствиис законодательством о налогах и сборах (Ст. 3. Федерального закона от23.06.2003 N 76- ФЗ).
— Федеральный закон «Олицензировании отдельных видов деятельности»[21], которыйрегулирует отношения, возникающие между федеральными органами исполнительной власти, органамиисполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридическими лицами ииндивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением лицензированияотдельных видов деятельности в соответствии с перечнем, предусмотренным п.1 ст.17настоящего Федерального закона.
— Закон РФ «О частнойдетективной и охранной деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 г. №2488-1, в котором частная детективная и охранная деятельностьопределяется как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим июридическим лицам предприятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию)органов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своихклиентов.
Кроме того,правоотношения по поводу создания и государственной регистрации обществ сограниченной ответственностью могут определяться Указами Президента РФ иПостановлениями Правительства РФ.
Так,например, в связи с изменениями и дополнениями, принятыми с 23.06.2003 г. вдействовавший с 01.07.2001 г. Федеральный закон “О государственной регистрацииюридических лиц”, Постановлением Правительства РФ № 110 от 26.02.2004 г. “Осовершенствовании процедур государственной регистрации и постановки на учетюридических лиц и индивидуальных предпринимателей” был уточнен порядокгосударственной регистрации юридических лиц, в том числе и обществ с ограниченнойответственностью.
Судебная иарбитражная практика, формально не являясь источником права, играетнемаловажную роль в установлении единообразного понимания и применениягражданско-правовых норм.
Вопросыдеятельности обществ могут регулироваться другими федеральными законами, атакже подзаконными правовыми актами.
Примеромможет служить Федеральный закон “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996 г.,который регламентирует отношения, связанные с ведением бухгалтерского учета ипредставлением отчетности всеми организациями, находящимися на территории РФ, втом числе и обществами с ограниченной ответственностью.
Такимобразом, в настоящее время круг нормативно-правовых актов, регулирующихдеятельность обществ с ограниченной ответственностью, вполне сформирован ипозволяет предпринимателям участвовать в гражданском обороте с помощью данной организационно-правовойформы.
Послепринятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», нанеобходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что внастоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организацийзаконодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона обобществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которыезаконодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого видаюридических лиц в соответствии с гражданским законодательством РоссийскойФедерации.
Глава 2. Системыдокументации ООО «Фудзияма»
2.1 Общая характеристикаобщества с ограниченной ответственностью «Фудзияма»
Общество сограниченной ответственностью «Фудзияма», именуемое в дальнейшем «Общество»,учредили Яруллин А.Г. и Кисилев А.А., именуемые в дальнейшем «Участники», всоответствии с протоколом № 1 от 14 января 2005 г. на неограниченный срок для осуществления предпринимательской деятельности, направленной наполучение прибыли на вложенный капитал в соответствии с Гражданским КодексомРоссийской Федерации, Федеральным законом «Об обществе с ограниченнойответственностью», действующим законодательством Российской Федерации иРеспублики Татарстан.
Общество с ограниченнойответственность “Фудзияма” учреждено в 2005 году в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации, и приобретает права юридического лица с момента егорегистрации в администрации города Казани Республики Татарстан. ООО “Фудзияма”строит свою деятельность на основании настоящего Устава и законодательства.Участниками общества являются граждане Российской Федерации.
Основнойцелью создания общества является осуществление предпринимательскойдеятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал всоответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан.Основными видами деятельности общества являются:
— организациякафе, ресторанов и других предприятий общественного питания;
— торгово –посредническая деятельность;
— осуществлениеторгово – закупочной деятельности и т.д.
Обществоимеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, товарныйзнак (знак обслуживания), эмблему, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридическийадрес Общества: 420111, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Левобулачная,28,ресторан «Фудзияма».
Имущество образуетсяза счет вкладов в уставной капитал, а также за счет иных источников,предусмотренных действующим законодательством.
ООО«Фудзияма» осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный,бухгалтерский и статистический учет по нормам, действующим в РоссийскойФедерации.
Исполнительным органом является директор,избранный общим собранием, он же осуществляет организацию документооборота. Вкомпетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдачадоверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностныхинструкций сотрудников организации, положений о филиалах; подписание приказов иуказаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.
Трудовые отношения работников ООО«Фудзияма» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективнымтрудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностнымиинструкциями работников.
Общество имеетсвои штампы и бланки со своим фирменным наименование, собственную эмблему, атакже зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другиесредства индивидуализации.
Общество самостоятельнопланирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальноеразвитие коллектива. Основу планов составляют договора, заключаемые спотребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических ииных ресурсов.
Реализацияпродукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам итарифам, устанавливаемым самостоятельно.[22]
2.2 Составорганизационно–правовых документов
ООО «Фудзияма»
Каждыйдокумент, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характерасодержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, являетсяэлементом более крупной документной системы. Такая системная классификациядокументированной информации, базирующейся на основе комплекса признаков,чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основупостроения и функционирования систем документации в Российской Федерации.
В основеклассификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупностьпризнаков. Применительно к управленческой деятельности в Российской Федерацииопределение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р51141 – 98, системой документации называется «совокупность документов,взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности,единых требований к их оформлению».
В самом общемвиде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа:
— функциональные
— корпоративные.
Наиболеедолговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенныев их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются,как правило, неизменными в течение длительного времени.[23]
К функциональнымсистемам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение,прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
— организационно- распорядительной документации;
— системаплановой документации;
— первичная учетнаядокументация;
— отчетно-статистическая;
— документация по труду;
— системабухгалтерской документации;
— системафинансовой и расчетно-денежной документации и др.[24]
Корпоративнаясистема документации представляет собой совокупность документов,предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфередеятельности. Сюда относят совокупности документов, образующихся в процессежизнедеятельности отдельного лица.
Каждая изфункциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться какподсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративныесистемы включают документацию подведомственных им учреждений, организаций ипредприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным
системам.Иначе говоря, для систем документации характерны не только взаимосвязь ивзаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга,поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферыжизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.[25]
Как и вдеятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаютсяорганизационно-правовые документы. Это документы, определяющие статусорганизации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностнойсостав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделенийи сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороныдеятельности организации.
Корганизационным документам относятся: учредительный договор, устав ООО«Фудзияма», штатное расписание, должностные инструкции работникам, договора.
Организационно– правовые документы содержат положения, основанные на нормах административногоправа и обязательны для исполнения. Эти документы составляют правовую основудеятельности организации.
На первомэтапе создания общества учредители разрабатывают учредительные документыобщества. На первом (учредительном) собрании участники общества утверждаютучредительные документы. Для учреждения общества учредители заключаютучредительный договор, в котором обязуются создать общество и определяютпорядок совместной деятельности по его созданию. Положение о порядке государственнойрегистрации субъектов предпринимательской деятельности[26]в пп. «в» п. 3 указывает, что договор учредителей должен содержатьсведения о наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей, ихместонахождении (местожительстве), государственной регистрации (для юридическихлиц) или личности (паспортные данные — для физических лиц).
Учредительныйдоговор,заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах, определяетправовое положение общества, с одной стороны, а с другой – содержит в себечерты договора о совместной деятельности по созданию юридического лица. П. 1ст. 12 Закона об обществах предусматривает, что в учредительном договоре участники определяютпорядок ведения совместной деятельности по созданию общества. В ст. 89 ГК,посвященной учредительным документам общества с ограниченной ответственностью,не определяются сведения, которые должен содержать учредительный договор, алишь дается общий перечень информации, обязательной для учредительныхдокументов, однако п. 2 ст. 52 ГК установлены положения, которые должны бытьтуда включены. Учредительный договор заключен в простой письменной форме путемсоставления одного документа согласно п. 1 ст. 89 ГК. Стороны могутпредусмотреть его нотариальное удостоверение, хотя закон их не обязывает этоделать. Как любой другой договор, учредительный договор отвечает всемтребованиям, предъявляемым законодательством к договорам и сделкам с учетом егоособенностей как учредительного договора (см. Приложение 1).
В учредительномдоговоре отражены следующие положения:
— составучредителей (участников) общества;
— размеруставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников)общества;
— размер и составвкладов, порядок и сроки, их внесения в уставный капитал общества при егоучреждении;
— цели и видыдеятельности;
— ответственностьучредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
— условия ипорядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
— составорганов общества;
— порядок выходаиз общества его участников.
Вторым учредительнымдокументом ООО «Фудзияма» является устав (см. Приложение 2). Согласност. 52, 89 ГК и ст. 11 Закона об ООО, устав общества утверждается егоучредителями, причем единогласно (п. 1 ст. 11 Закона) на общем собрании. П. 2ст. 12 Закона об ООО устанавливаются те положения, которые должны содержаться вуставе общества. Они частично совпадают с положениями учредительного договора иимеют основополагающее значение в регулировании деятельности общества и еговзаимоотношений с участниками. Этот обязательный минимум сведений в уставеможет дополняться любыми положениями, не противоречащими законодательству.Сведения, которые могут содержаться в уставе общества, предусматриваются рядомстатей Закона, и включение их в устав оставлено на усмотрение участников.Например, согласно ст. 15 Закона положения Устава вправе исключить определенныевиды имущества, которым участники могут вносить вклад в уставный капиталобщества. Значительное число диспозитивных статей Закона позволяет участникамсущественно дополнить устав теми или иными сведениями и положениями. При этомединственное требование к ним – непротиворечие Закону об обществах и инымфедеральным законам.
В уставе ООО«Фудзияма» включены сведения:
— полное исокращенное фирменное наименование общества;
— местонахождение общества;
— цели и видыдеятельности общества;
— состав икомпетенции органов общества, в том числе вопросы, составляющие исключительнуюкомпетенцию общего собрания участников общества, порядок принятия органамиобщества решений, включающих решения, принимаемые единогласно иликвалифицированным большинством голосов;
— размеруставного капитала общества;
— размер иноминальная стоимость доли каждого участника общества;
— права иобязанности участников общества;
— порядок ипоследствия выхода из общества его участника;
— порядокперехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
— порядокхранения документов общества и порядок предоставления обществом информацииучастникам общества и другим лицам;
— реорганизация и ликвидация, а также проведение аудиторской проверки общества.
Уставобщества также может содержать иные положения, не противоречащие Закону обобществах и иным федеральным законам.
Уставоформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит изразделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листеустава указывают вид документа (УСТАВ), организационно – правовую формуюридического лица, его индивидуальное название, место составления документа,гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). Наподлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку орегистрации устава.
Штатноерасписание– как правовой акт, устанавливает штатную численность организации, составдолжностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписанияутверждена постановлением Госкомстатом от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 вАльбоме форм первичной учетной документации), но в ООО «Фудзияма» штатноерасписание составлено в произвольной форме, на листе формата А4, где указанотолько фамилия, имя и отчество, должность и оклад сотрудников (см. Приложение 3).Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарногогода.
В штатномрасписании должны фиксироваться следующие сведения:
— структурноеподразделение (наименование и код);
— профессия(должность);
— количествоштатных единиц;
— оклад(тарифная ставка);
— надбавки;
— месячныйфонд заработной платы;
— примечания.
Штатноерасписание визируется руководителем, утверждается приказом. Изменения в штатноерасписание вносятся приказом руководителя организации.
Должностнаяинструкцияв ООО «Фудзияма» является правовым актом, издаваемый в целях регламентацииорганизационно–правового положения работника, его обязанностей, прав,ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (см. Приложение4).
Должностныеинструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Онипозволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав междуработниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяютобеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.
При разработкедолжностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению,формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом ониотражают весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственностиработника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностныеинструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатнымрасписанием.
Должностныеинструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностейруководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлениемМинтруда России от 21 августа 1998г. (изм. от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).
Должностнаяинструкция подписывается и утверждается руководителем организации.
Послеутверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляетознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностнойинструкции состоит из разделов:
1) общиеположения;
2) должностныеобязанности;
3) права;
4)ответственность;
Раздел«взаимоотношения» не предусмотрен, где указываются от кого, в какие сроки икакую информацию получает работник.
Должностнаяинструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитамидолжностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения,название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись[27].
Договоркакправовоймногофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иныевзаимоотношения деятельности организации, выступает не только в видеучредительного договора, но и в качестве основного документа, устанавливающегоразнообразные связи и экономические отношения между организацией и гражданами идругими организациями. Договора составляются при документировании сделок купли– продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции,ценообразования, распределение прибыли (см. Приложение 5). Отношения работникаи работодателя также закрепляется в договоре.
Содержаниедоговора, как правило, включает: наименование организаций, заключающих договор,ссылку на их учредительные документы, фамилии, имена и отчества представителейдоговаривающихся сторон, сведения об обязательствах сторон, условия и формырасчета, санкции при нарушении и невыполнения в срок обязательств, срокдействия договора.
Основная частьдоговора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который полно,четко, однозначно регламентирует взаимоотношения сторон, его отдельные илиспециальные условия.
К реквизитамудостоверения договора относятся личные подписи представителей договаривающихсясторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора,печати сторон, регистрационный номер.[28]
2.3 Назначение и составраспорядительных документов в ООО «Фудзияма»
Основноеназначение распорядительных документов в ООО «Фудзияма» – регулирование икоординация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целейи получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документысодержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Распорядительныедокументы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: отуправляющего органа к управляемому, от руководителя организации к работникам.
Основаниемдля издания распорядительного документа может быть:
— необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов ииных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организаций;
— необходимость осуществления собственной исполнительно – распорядительнойдеятельности, вытекающей из функции и задач организации.
Видыраспорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ееучредительным документом – уставом.
В составраспорядительных документов входят распоряжения, решения, приказы и указание.
Распорядительныеакты издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий икомпетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе исполнениязадач, возложенных на организацию.
Подготовкараспорядительных документов складывается из следующих этапов:
— изучениеуправленческого вопроса;
— подготовкапроекта распорядительного документа;
— согласование документа;
— подписаниедокумента.
Приказ издается в ООО«Фудзияма» единолично руководителем предприятия в целях разрешенияорганизационных, финансовых, кадровых и иных вопросов его деятельности.
Приказыиздаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Приказы,издаваемые в организации, не противоречат Конституции Российской Федерации, законодательствуРоссийской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации,постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации,международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранееизданным приказам организации.
Приказы поосновной деятельности издаются:
— воисполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
— в целяхосуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности,вытекающей из функций и задач организации.
Проектыприказов по основной деятельности составляются на основе тщательного ивсестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся вприказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально– техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятыхрешений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.
Приоформлении приказов используются следующие реквизиты: наименование организации,название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания,заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. Приложение 6)
Текст приказасостоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В качествеобоснования действий может выступать:
— ссылка нанормативный акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты суказанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
— формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов илисобытий, послуживших причиной издания приказа.[29]
А приказы(распоряжения) о принятии на работу, увольнения, переводе на другую работу,предоставление отпуска работникам составляются с помощью унифицированных форм №Т-1,№Т-8, №Т-5, №Т-6.
Распоряжение издается руководителемООО «Фудзияма», действующим единолично. Распоряжение по оформлению неотличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и порасположению реквизитов. В таком случае текст распоряжения начинаетсянепосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Еслинеобходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текстраспорядительной части начинается после слов «предлагаю» или «обязываю».[30]
В организациипротокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях,совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежатобщего собрания участников (см. Приложение 7).
Протоколоформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименованиеорганизации, вид документа, места для проставления даты, индекса документа,место составления протокола, место для заголовка к тексту.
Текстпротокола включает вводную и основную части.
В вводнойчасти протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателязаседания.
Повестка днявключается вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов,которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсужденияи фамилии выступающих.
Текстосновной части протокола составляется в соответствии с последовательностьювопросов, установленных повесткой дня.
Основнаячасть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено вповестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит изтрех частей: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которыепечатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в текстепротокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса ипостановляющей части, формулирующей решение собрания.
В части «слушали»излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают сновой строки в именительном падеже.
В части«выступили» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавалисьдокладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса иответа на него.
Допускается исокращенный вариант протокола. Так в протоколе об общем собрании участников ООО«Фудзияма» содержится только две части: повестка дня и слово «постановили»
В части«постановили» («решили») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу.Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.[31]
2.4 Состав информационно– справочных документов организации
документационная базаделопроизводство
Процесспринятия управленческих решений в ООО «Фудзияма» основан на сборе и обработкеобъективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел всистеме управления содержится в различных источниках, но важнейшее место срединих занимают справочно – информационные документы: акты, справки, сводки,докладные записки, предложения, переписка и др.
Документыэтой системы играют служебную роль по отношению к организационно – правовым ираспорядительным документам. Справочно – информационные документы не содержатпоручений, не обязывают действовать строго определенным образом, какраспорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие приниматьопределенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяютвыбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этихдокументов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: отработника к руководителю организации.
Акты составляются ворганизации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существуетмножество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования(состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда,результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий);приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел,денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации и т.д. (см. Приложение8).
Актыпроверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируютустановленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации ипредложения.
Актысоставляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко актысоставляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждаетсяраспорядительным документом руководителя организации.
Главное присоставлении акта – установление фактического состояния дел и правильноеотражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутсяво время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные,количественные показатели и другие сведения.
Актоформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта сунифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательнымиреквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт),дата, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях –гриф утверждения. Недостатком в оформлении акта является отсутствие регистрационногономера документа.
Присоставлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается сдолжностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считаетсяпринятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссииили всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Докладнаязапискаадресуется руководителю организации, содержащая обстоятельное изложение какого– либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычнодокладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах,явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная запискапредоставляется руководителю организации. Докладные записки составляются поинициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях,когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящимруководством (см. Приложение 9).
Докладныезаписки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательнымиреквизитами докладной записки являются: наименование структурногоподразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок ктексту, текст, подпись.
Текстдокладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой частиизлагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, вовторой части – анализ сложившейся ситуации, в третьей – выводы и предложения оконкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.Вторая часть может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описаниесложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
В оформлениидокладных записок в ООО «Фудзияма» прослеживаются отсутствие многих реквизитов,а в частности, наименование структурного подразделения, номера, заголовка ктексту и неправильное расположение даты.
Служебнаязаписка составляетсяпо назначению близкий докладной записке, но составляемый работником илируководителем подразделения на имя руководителя (см. Приложение 10).
Служебныезаписки составляются по вопросам материально – технического, информационного,хозяйственного обеспечения и др.
Обязательнымиреквизитами служебной записки являются: наименование структурногоподразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер,заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
В оформлениислужебной записки в организации допущены те же ошибки, что и в оформлениидокладных записок, т.к. расположение реквизитов у них одинаковы.
Объяснительнаязаписка объясняетпричины какого – либо действия, факта, происшествия, составляемый работникоморганизации и предоставляемый вышестоящему должностному лицу (см. Приложение11).
Объяснительныезаписки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисциплины,служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением какого –либо из работников организации.
Объяснительнаязаписка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретномудолжностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименованиеструктурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационныйномер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.[32]
Объяснительныев ООО «Фудзияма» составляются также в произвольной форме, как и докладные ислужебные записки.
Справки в организации содержатописания и подтверждения тех или иных фактов или событий. Справки отражаютосновную деятельность организации или подтверждают сведения биографического(личного) или служебного характера (см. Приложение 12).
Справкислужебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а такжеприменяются для представления руководителю организации по его указанию.
Справкиличного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации дляподтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.
Внешниесправки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартномлисте бумаги формата А4. В расположении и составе реквизитов выявленонесоответствие требованиям в оформлении справок, а именно, отсутствиенаименование структурного подразделения организации, заголовка к тексту.
Текст справки,как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившиеоснованием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретныесведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять из одной(второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбитана тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскимицифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированнуюинформацию, ее текст оформляется в виде таблицы.[33]
Письма в ООО «Фудзияма» являютсясамым распространенным способом обмена информацией, который объединяет огромнуюгруппу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачитекста. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документоворганизации и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные,информационные, гарантийные, рекламные, письма-извещения, письма-просьбы,письма-подтверждения и т.д. Письмо оформляют на специально предназначенном дляэтого вида документа бланке формата А4. На бланке письма указываютсянаименованиевышестоящейорганизации, данной организации, основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / кодпричины постановки на учет (ИНН / КПП), почтовый и телеграфный адреса организации, номер счета вбанке, справочный телефон.
В гарантийныхписьмах обычно проставляется две подписи: руководителя и бухгалтера, но в ООО«Фудзияма» подпись руководителя не проставлен и отсутствует заголовок к тексту(см. Приложение 13).
Письмо –сообщение в ООО «Фудзияма» составлено с помощью унифицированной Формы № С-09-1(см. Приложение 14).
Письмопосвящается одному вопросу, что упрощает операции по обработке и ускоряетисполнение в той организации, куда они адресованы. Цель составления инаправления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда ивытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Право подписислужебных писем устанавливается внутренними документами организации, как правило,оно принадлежит руководителю.
Письмапересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильнойсвязи, компьютерных сетей (электронная почта).
Документымогут также передаваться по каналам электросвязи. К таким документам можноотнести телеграмму, телефонограмму и факсограмму (факс).
Телеграмма в ООО «Фудзияма» используютв тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю.Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: внекатегории, внеочередная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммызависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкойв срок, указанный отправителем, письмо-телеграмма, с оплаченным ответом.
Телеграммыоформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которыеимеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адресполучателя, текст, регистрационный номер, фамилия должностного лица,подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностноголица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Тексттелеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется впредельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кромечастицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Текст заканчиваетсяномером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.
Телефонограммыв ООО«Фудзияма» передаются устно по каналам телефонной связи и записываются от руки.Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях,заседаниях, собраниях и тому подобных случаев, когда переданное сообщениенеобходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действияместной телефонной связи.
Реквизитамителефонограммы являются: название организации – автора документа, должность,фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона,наименование организации – получателя, должность и фамилия сотрудника,принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы,текст (не превышающий 50 слов), наименование должностного лица, подписавшегодокумент, его личная подпись, инициалы и подпись.
Факсограмма(факс) получаемаяна бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, графического,изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (см. Приложение15,16). В отличие от телеграммы эта связь позволяет получать изображенияотправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенностидокумента-подлинника. Факс является практически копией переданного документа,поэтому особенности в оформлениидокументов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичнытребованиям к оформлению соответствующих видов документов.
Исходящийфакс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований,после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительныеотметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, — указание отправителя,дату и время передачи, номер факса, количество страниц.[34]
Подводя итоги данной главы, необходимоотметить, что в ООО «Фудзияма» присутствуют организационно-распорядительныедокументы – Устав организации, в котором закреплены все основные моментыорганизации (основные виды деятельности, цели и задачи организации). Такженеобходимо отметить о наличии информационно – справочных документов, которыеиграют немаловажную роль в деятельности ООО «Фудзияма», не считая недостатки воформлении документов, которые, я считаю, можно исправить, если в организации создатьслужбу делопроизводства.
Глава 3. Совершенствованиедокументационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.1 Нормативно-методическоерегулирование делопроизводства
Одним из основополагающих нормативныхдокументов в области создания и оформления документов является всем известныйстандарт — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требованияк оформлению документов». Этот стандарт можно рассматривать практическикак настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, таккак он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и ихрасположении. Работники служб ДОУ получили еще один стандарт — ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этотстандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтомдокументоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действиеПриказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международногостандарта ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управлениезаписями. Общие положения» [35]
Этот стандарт регулирует процессыуправления документами как в государственных, так и в коммерческих иобщественных организациях как внутреннего, так и внешнего пользования(например, исходящие документы).
Как и все стандарты, в соответствии сФедеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 1 мая 2007 г.) стандартизация осуществляется в соответствии с принципамидобровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеетобязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданиюсистем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечениясоответствия документов установленным характеристикам.
Особую актуальность стандарту придаетмассовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, таккак стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современнымавтоматизированным технологиям.
Стандарт распространяется на управлениедокументами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемымиорганизациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержитположения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах,связанных с документами организаций.
Сегодня все больше организаций проходятсертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходеподготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальныположения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управлениедокументацией в стандарте рассматривается как часть системы управлениякачеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001[36].Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрениюсистем управления документами, которые будут необходимы всем организациям,решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышенияэффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в томчисле и электронного документооборота.
Стандарт предназначен как дляспециалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всехсотрудников, работающих с документами.
Очень важный раздел ГОСТ — термины иопределения. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение; системауправления документами; документ; доступ; индексирование; классификация;конвертирование; контроль; контроль действий; метаданные; миграция; обеспечениесохранности; отбор и передача; перемещение (в отношении места хранения);передача (в отношении способа хранения); отчетность; регистрация; уничтожение;управление документами.
Особенно важны такие определения, какдокумент — «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемаяинформация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическимлицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств илиделовой деятельности», регистрация — «присвоение документууникального идентификатора при его вводе в систему».
Наличие определения «документ»особенно важно, так как в новый Федеральный закон «Об информации,информационных технологиях и о защите информации» (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон «Об информации, информатизации и защитеинформации» (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, иприходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»),дававший определение: «документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющимиее идентифицировать». Таким образом, мы видим, что новое определение ширестарого.
Стандарт также вводит такие термины, как«конвертирование» и «миграция», ставшие актуальными ввидуширокого распространения документов на машинных носителях.
Кроме терминов и определений, стандартвключает несколько основных разделов:
— «Преимущества управлениядокументами»;
— «Нормативная среда»;
— «Политика управления документамии ответственность»;
— «Требования к управлениюдокументами»;
— «Проектирование и внедрениесистемы управления документами»;
— «Процессы управления документамии контроль»;
— «Мониторинг и аудит»;
— «Обучение».
Раздел «Преимущества управлениядокументами» содержит общие положения: что включает в себя понятие«управление документами в организации», каковы преимуществасистемного подхода к управлению документами, значение документов для любойорганизации.
Раздел «Нормативная среда»дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативныедокументы организации. Это то, что обычно называется «папкой позаконодательству», которая должна быть в каждой службе ДОУ. ГОСТ относитсюда не только то, что обычно мы привыкли относить к нормативной базе: законы инормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и вспецифических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиесянепосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности,доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты,относящиеся к практической деятельности, но и такие, редко встречающиеся внашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающиепередовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы;идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватногоповедения в специфической отрасли или организации.
Раздел 6 ГОСТ «Политика управлениядокументами и ответственность» содержит общие положения в областипостановки работы с документами в организации: необходимость утверждения правилработы с документами руководством организации, доведения их до всехсотрудников, определения ответственности за их соблюдение, регулярный пересмотрс учетом изменения управленческих процессов. Подраздел 6.3«Ответственность» предполагает четкое распределение ответственностимежду всеми сотрудниками, работающими с документами: «управляющимидокументацией, специалистами смежных информационных профессий, руководствоморганизации, руководителями структурных подразделений, администраторами системуправления документами и другими лицами, для которых работа с документамивходит в их должностные обязанности» — и закрепление ответственности вдолжностных инструкциях и организационно-распорядительных документах(инструкции по делопроизводству и т.п.).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предполагаетраспределение ответственности:
«1) специалисты в областиуправления документами отвечают за все аспекты управления документами, в томчисле за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документамии их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователейуправлению документами и применению систем управления документами виндивидуальной практической деятельности;
2) ответственность руководствазаключается в поддержке применения политики управления документами во всейорганизации;
3) администраторы системы управлениядокументами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной длявосприятия и доступной для персонала организации;
4) все сотрудники организацииответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности ипригодности для использования документов, отражающих их деятельность».[37]
Основные разделы стандарта — 7«Требования к управлению документами» и 8 «Проектирование ивнедрение системы управления документами». Стандарт устанавливает основныетребования к системам ДОУ — «создавать и сохранять аутентичные, надежные ипригодные для использования документы, а также защищать целостность этихдокументов в течение требуемого времени».
В нем расшифрованы такие требования кхарактеристикам документа, как аутентичность, достоверность, целостность,пригодность для использования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что документявляется аутентичным, если он:
1) соответствует установленным правилам;
2) был создан или отправлен лицом,уполномоченным на это;
3) был создан или отправлен в то время,которое обозначено в документе.
Важным является раздел, описывающийтребования к характеристикам систем управления документами. Первое требование — это надежность. Поэтому любая система должна:
1) включать в себя все документы всоответствии с установленным порядком;
2) организовывать документы таким образом,чтобы отражать деятельность организации;
3) защищать документы отнесанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
4) выступать в качестве основногоисточника информации о действиях, зафиксированных в документах;
5) обеспечивать доступ ко всем относящимсяк определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.[38]
Подчеркивается, что «перемещениедокументов из одной системы управления документами в другую следует проводитьтаким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия нахарактеристики документов». Этот пункт особенно актуален для современныхавтоматизированных систем, в которых при переносе электронного документа содного носителя на другой, из одной базы данных в другую не должна теряться всянеобходимая информация, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Второе требование к системам управлениядокументами — это целостность, то есть сохранность и неизменяемость.Организация должна планировать и осуществлять мероприятия по предотвращениюнесанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения илиперемещения путем учета всех проводимых операций с документами (мониторинг) иавторизации (верификации) пользователей. «В отношении электронныхдокументов организация должна иметь возможность доказать, что любые системныесбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системыуправления документами не влияют на качество сохранности документов».
Третье требование к системе ДОУ — этосоответствие. Система должна соответствовать нормативно-правовой базе,требованиям организации управления, бизнес-процессов в конкретной организации.От западных стандартов в ГОСТ вошло требование соответствия системы «общественныможиданиям».
Еще одно требование — это комплексность.Системы управления документами должны управлять всеми документами организации,возникающими в процессе всех направлений деятельности всех структурныхподразделений. То есть речь идет обо всей совокупности документов организации,причем не только организационно-распорядительных, но и финансовых, и другихкомплексах документов.
И последнее требование к процессамсоздания и сохранения документов — это системность. «Системность работ всфере управления документами
достигается путем проектирования иприменения как системы управления документами, так и других систем управленияделовой деятельностью».
ГОСТ описывает функциональныехарактеристики, которыми должна обладать система управления документами. Этодокументирование всех операций, произведенных с документом (на самом документеили в регистрационной карточке). Для электронных документов важен выборматериальных носителей, среды хранения документов, физической защиты. Дляэлектронных документов допускается распределенное управление, когда документыфизически хранятся в одной организации, а управление ими и ответственность заних осуществляется либо организацией-создателем, либо другим полномочныморганом. Также электронные документы в течение срока их жизни могутпереноситься с одного физического носителя на другой, переводиться из одногоформата в другой. При этом документы должны оставаться аутентичными, надежнымии пригодными для использования.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 включает и такиетребования к системам работы с документами, как контроль доступа, организациятекущего хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения илиуничтожения.
Созданию и внедрению любой системы ДОУ,и в первую очередь автоматизированной, должны предшествовать проведениеобследования организации и оптимизация существующих технологий ДОУ. То естьпрактически называются основные направления оргпроектной работы. ГОСТ включаетв себя такие операции, как:
а) предварительное обследование:
— сбор информации на основе анализа документальныхисточников и путем интервьюирования;
— изучение целей и задач организации, ееструктуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов инедостатков, связанных с управлением документами;
б) анализ деловой деятельности:
— сбор информации из документальныхисточников и путем интервьюирования;
— идентификация и документированиекаждой функции, вида деловой деятельности и операции;
— установление их иерархии;
— моделирование процессов и составляющихих операций;
в) определение требований к документам:
— сбор информации из документальныхисточников и путем интервьюирования;
— выявление каждой функции и видаделовой деятельности, реализуемых с помощью документов;
— определение степени риска в случае,если документы не были созданы и (или) не сохранены;
— определение того, как каждоетребование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
— четкое формулирование и документальноеоформление требований к документам;
— выбор подходящей структуры документов,наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности илиоперации;
г) оценка существующих систем ДОУ:
— идентификация и анализ существующихсистем управления документами и других информационных систем в целях оценки ихэксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям,предъявляемым к документам;
д) обеспечение соблюдения требований кдокументам:
— определение и формулированиетребований к документам;
— установление принципов политики,стандартов, процедур и практических действий;
— проектирование новых систем управлениядокументами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленныетребования к документам.
Далеко не всегда всю информацию,поступающую и создаваемую в организации, необходимо включать в систему ДОУ. Например,в каждой организации есть список документов, не подлежащих регистрации. ГОСТпредусматривает регистрацию документов (п. 9.4), их классификацию (п. 9.5),предварительную экспертизу ценности документов и документированной информации,подлежащей включению в систему управления документами (п. 9.1), экспертизуценности документов, их отбор и передачу на дальнейшее хранение или выделение куничтожению (п. п. 9.2, 9.9), их хранение (п. 9.6), регламентацию доступа (п.9.7). Отдельно рассмотрена организация контроля: контроль движения документа ворганизации и его исполнения и контроль местонахождения документа (п. 9.8).
И последний пункт стандарта описываеттребования к постоянному обучению и повышению квалификации в области работы сдокументами как сотрудников служб ДОУ, так и всех работников, создающих илиоформляющих документы в организации.
В целом стандарт, используя принятуюмеждународную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описываеттребования к организации ДОУ и работы с документами в организации. Используемыепонятия несколько отличаются от тех, которые традиционно использовались вединой государственной системе делопроизводства, ГСДОУ или типовой инструкциипо делопроизводству, но важен тем, что приближает нас к международным требованиямк организации работы с документами, что немаловажно в условиях всеобщейглобализации, когда все больше организаций тесно сотрудничают с зарубежнымиучреждениями, предприятиями и фирмами. Наличие единых принципов организацииработы с документами упрощает как проведение комплексного аудита международнымикомпаниями, сертификациюменеджмента по стандарту ISO:9000, так и просто взаимодействие с зарубежнымипартнерами.[39]
3.2 Совершенствованиенормативной базы документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
Основным нормативным документом поделопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству.Так как в ООО «Фудзияма» отсутствует служба делопроизводства, поэтому никакихработ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству являетсянормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы ипроцессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля заих исполнением.
Инструкция должна разрабатываться всоответствии с основными положениями Государственной системы документационногообеспечения управления[40] и Типовойинструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ[41].Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальникомОбщего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включеныследующие пункты:
1. Общиеположения.
2. Правилаподготовки и оформления документов.
3. Требованияк реквизитам документов.
4. Организациядокументооборота
· Порядокприема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
· Порядокподготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
· Организацияконтроля исполнения документов.
· Поисковаясистема по документам.
· Составлениеноменклатуры дел.
· Формированиеи оформление дел.
· Экспертизаценности документов.
· Передачадел в архив[42].
Положения инструкции по делопроизводствуне должны противоречить действующему законодательству в области информации идокументации[43].Подразделения ООО «Фудзияма» осуществляют свою деятельность на основе«Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи,функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризациейорганизации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.По этой же причине пока не утверждена организационная структура и должностныеинструкции на некоторых сотрудников организации.
Круг обязанностей, прав; установлениевзаимоотношений; должностные обязанности работников организации иквалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностнымиинструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установитьподчиненность работников.
Но также следует отметить, что донастоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы,регламентирующие документационное обеспечение управление организации какинструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция насекретаря Генерального директора.
В результате анализа системыдокументационного обеспечения управления ООО «Фудзияма» были выявлены некоторыенедостатки, которые определили основные направления совершенствования работы сдокументами:
Было выявлено отсутствие службыдокументационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональностии оперативности осуществления документооборота организации. Из-за отсутствияспециалистов данной области, просматривается явный недостатокнормативно-методической документации.
Рекомендуется уделить больше вниманияНоменклатуре дел организации.
Номенклатура дел является основнымклассификационным справочником любого предприятия и используется при построенииинформационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимознать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами –Государственной системой документационного обеспечения управления. Основнымиправилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработкеноменклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел всовременных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают этуработу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службыдокументационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленнойформе, в конце текущего года на следующий календарный год.
Номенклатура дел должна охватывать вседокументируемые участки работы организации. Это означает, что любой, созданныйили полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре,в которое он должен быть помещен. А при переходе организации на электронныйдокументооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронныедокументы и базы данных.
Не установлен порядок передачи документовна хранение в архив.
Отсутствует экспертная комиссия попроведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бырегламентировало ее деятельность.
Постоянно действующая экспертная комиссиясоздается для организации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче нагосударственное хранение, включая управленческую, научно-техническую,машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельностиорганизации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основнымдокументом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизыценности документов является Положение о постоянно действующей экспертнойкомиссии.
Экспертиза ценности документов – отбордокументов на хранение на основе принятых критериев.
Цель проведения экспертизы — освободить структурныеподразделения организации от малоценных документов, содержащих повторяющуюсяили поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходесоставления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
При разработке Положения следует учитыватьрекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постояннодействующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
— Общие положения. Здесь приводится описаниесостава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии;определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться всвоей деятельности комиссия.
— Основные задачи экспертной комиссии.
— Основные функции.
— Права экспертной комиссии.
— Организация работы экспертной комиссии.Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии иструктурных подразделений.
Положение о комиссии по проведениюэкспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства,утверждаться Генеральным директором организации.
В процессе экспертизы ценности документовдолжны решаться две основные задачи:
— во-первых, отбираться для постоянногохранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения свышедесяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых,выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а такжемалоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившиепрактическое и справочное значение[44].
Экспертиза ценности документов постоянногои временного хранения проводится ежегодно.По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению
Опись дел – это архивный справочник,представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел ипредназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления ихсистематизации внутри фонда и учета дел.
Дела включают в Акт о выделении куничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года,в котором составлен акт.
Дела, предназначенные для уничтожения,могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного храненияза соответствующий периодвремени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.
Отдельная опись представляет собойперечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется поустановленной форме.
Опись дел составляется в двух экземплярах:
- 1экземпляр передается вместе с делами в архив;
- 2экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертнойкомиссии.
Обобщая, можно предложить следующий порядокподготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующегоиспользования:
- проведениеэкспертизы ценности документов;
- оформлениедел, подлежащих хранению в архиве;
- составлениеи оформление описей дел;
- передачадел в архив организации.
3.3 Совершенствованиедокументационного обеспечения деятельности ООО « Фудзияма» на основеавтоматизации
Повышение эффективности работы аппаратауправления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры,повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации иавтоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческойдеятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном игармоничном развитии всех этих направлений[45].
На современном этапе можно отметить, что всвязи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность.Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительнооблегчают этот процесс.
Для такой организации как ООО «Фудзияма»,имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формойиспользования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационноеобеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративнойинформационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалыпредставлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен слюбого рабочего места корпоративной сети.
С вступлением в силу закона об электроннойподписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использованияэлектронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которыхэлектронная цифровая подпись в электронном документе признается юридическиравнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуальногооргана юридического лица) в документе на бумажном носителе.
Документооборот в организации ООО«Фудзияма» представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественныхорганизаций. Управление организацией в принципе строится на нескольких типахдокументов – это организационно-распорядительная документация,входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основеосуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешнимиконтрагентами, клиентами. Например, любой договор должен быть согласован с бухгалтерией,юристом. Каждый согласующий имеет по регламенту в своем распоряжении трирабочих дня, но часто время согласования документов затягивается, созданиеединой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время напередачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства идокументооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющейкомпьютеры, установленные на рабочих местах работников структурныхподразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственнойдеятельности.
В число основных автоматизируемых функций,которые должна обеспечивать система входят следующие:
— регистрация всей поступающейкорреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции нарассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
— регистрация всей исходящейкорреспонденции и ее внутренних документов;
— списание документов в дело всоответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
— осуществление контроля за исполнениемпоручений;
— поиск документов.
В последнее время выбор корпоративныхинформационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, таки отечественные разработки.
К выбору системы электронной документации(СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужноопределиться со следующим набором критериев для классификации:
— на каких технических платформах работаетсистема и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
— какие объемы хранимой информацииориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потокомдокументов в организации;
— определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличиесистемы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить внабор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следуетобратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступаетповышение производительности труда в результате внедрения системы. Важноотметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы,но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональнаясистема позволяет автоматизировать работу с документами любых типов ипрактически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработкуи кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможностьнастраивать систему на различные специфические участки, будь то классическоеделопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов), чтоактуально для ООО «Фудзияма». Очевидно, что полнофункциональная система должнане только уметь организовывать сложные маршруты движения документов(последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и дажесамостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но иконтролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудникови делать многое другое.
Исходя из этого, система должна какминимум обеспечивать:
1. Единую регистрацию всейпоступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующимнаправлением документов на рассмотрение руководству организации или в ееструктурные подразделения;
2. Единую регистрацию всейисходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
3. Регистрацию движениядокументов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты обисполнении, согласование (визирование) документов;
4. Списание документов вдело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. Контроль своевременногоисполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства;проверку правильности и своевременности исполнения документов;
6. Поиск документов иполучение статистических отчетов по документообороту организации;
7. Формирование реестровотправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью системэлектронной почты.
Также система автоматизацииделопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети,объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурныхподразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственнойдеятельности.
Современные корпоративные СЭД позволяютнастраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии стребованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальномупроектированию регистрационно-контрольных карточек — важнейшего атрибута системавтоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективнойразработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролемисполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульномупринципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанныхфункций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) иподдержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантируетдолгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.
Система автоматизации делопроизводства идокументооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») такжепозволит:
- Централизованноотслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителейнад документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроляи тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- Припереходе на работу с электронными копиями документов полностью исключитьвозможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системойв течение считанных секунд. При этом
- даженеобязательно помнить название или регистрационный номер документа — достаточноуказать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатамисследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценкеэффективности перехода от работы с бумажными к работе с электроннымидокументами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнениюкомпании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажныхдокументов безвозвратно теряются и сотрудники тратят до 30% своего рабочеговремени в попытках найти их. Повысить рост производительности труда сотрудниковза счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения временипередачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. Впорядке подтверждения можно привести результаты исследования западныхконсалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работес электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, ауменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до80%.
Итак, внедрение полноценной системыавтоматизации делопроизводства предусматривает комплексорганизационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных вышепроблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплиныработы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, привнедрении систем электронного делопроизводства достигается повышениеоперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы иперспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Заключение
Общество сограниченной ответственностью обычная и наиболее распространенная в нормальномимущественном обороте форма коллективной предпринимательской деятельности. Оновозникло как переходная (средняя) форма между существовавшим полнымтовариществом и акционерным обществом. При этом ООО заимствовало признакипредшествующих товариществ и обществ.
До недавнеговремени документом, регулирующим процесс создания и деятельности обществ сограниченной ответственностью, был только Гражданский кодекс РФ. Но основнуюроль в развитии правовой базы для обществ с ограниченной ответственностью иустранении белых пятен в регулировании их деятельности сыграл Федеральный законРФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», принятый ГосударственнойДумой 14 января 1998г. и введенный в действие с 1 марта 1998г.
Однако уже впервые месяцы применения Закона показали, что, во-первых, не все его нормыпонятны участникам и командам управления обществ из-за достаточно сложной ихюридической конструкции.
Во-вторых,Закон, устранив одни белые пятна, породил другие, не предложив их однозначногорешения.
В-третьих,Закон сформулировал несколько вариантов решения некоторых вопросов, тем самымперед участниками общества была поставлена проблема выбора.
Принятьрешение из ряда предложенных вариантов – всегда трудная задача. Чтобы найтиправильное, адекватное соответствующим условиям решение, необходимо яснопредставлять то, из чего выбирать и каковы могут быть последствия такоговыбора. К этому участники обществ оказались не готовы.
Необходимодетальное урегулирование законом правого положения органов управленияобществом, так как ГК РФ устанавливает в этой области лишь самые общие правила.Высшим органом управления обществом является общее собрание его участников,один голос в котором соответствует одной доле в уставном капитале.Исключительная компетенция общего собрания перечислена в п. 3 ст. 91 ГК РФ ивключает: изменение устава общества и размера его уставного капитала,образование и прекращение исполнительных органов общества, утверждение годовыхотчетов и балансов, распределение прибылей и убытков, реорганизацию иликвидацию общества, избрание его ревизионной комиссии (ревизора).
До 1 июля2002 года регистрацию юридических лиц осуществляли регистрационные палатысубъектов РФ. Однако законодательного закрепления правового положения этогооргана отсутствовало. Необходимо было срочно принять закон о государственнойрегистрации юридических лиц, так как процесс регистрации осуществлялся всоответствии с Положением о государственной регистрации субъектовпредпринимательской деятельности, утвержденным Указом Президента РФ от 8 июля1994г. № 1482 «Об упорядочении государственной регистрации предприятий ипредпринимателей на территории РФ». Вступивший в силу с 1 июля 2002г.Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц», урегулировалотношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц,в том числе обществ с ограниченной ответственностью, при их создании,реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документыи при ведении единого государственного реестра юридических лиц.
Гражданский кодекс РФ указываетна необходимость специального закона об обществах с ограниченнойответственностью, и принятый Закон об обществах, развивает и детальнорегламентирует положения, заложенные в ГК РФ.
Закон обобществах распространяет свое действие на все ООО (товарищества с ограниченнойответственностью), созданные или создаваемые на территории РоссийскойФедерации. Однако это правило имеет исключение (п. 2 ст. 1). Оно заключается в том, чтоособенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидацииобществ в сфере торговой, страховой и инвестиционной деятельности, в областипроизводства сельскохозяйственной продукции определяются федеральными законами.Это исключение не устраняет действие Закона об обществах на указанные общества.Оно лишь подчеркивает, что федеральными законами будут определены особенностиправового положения обществ в указанных сферах деятельности. Таким образом,федеральные законы должны носить специальный характер правового регулирования,в отличие от настоящего Закона, имеющего характер общего нормативного акта,регламентирующего правовое положение всех ООО.
Послепринятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимостьчего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее времяположение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организацийзаконодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона обобществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которыезаконодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого видаюридических лиц в соответствии с гражданским законодательством РоссийскойФедерации.
Так в ходеизучения нормативного материала и практической литературы были выявленынекоторые недостатки в законодательстве, требующие устранения или уточнения состороны законотворческих органов:
— неясныпричины установления в ГК, а затем и в Законе об обществах, обязательногоналичия двух учредительных документов для ООО – учредительного договора иустава, чего не предусматривается больше ни для каких юридических лиц (кромеобщества с дополнительной ответственностью, отличающегося от ООО толькоразмером ответственности участников по долгам общества). На возможностьрасхождения между ними указывает даже ст. 12 Закона об обществах,устанавливающая приоритет устава. Однако для участников приоритетным должен считаться учредительныйдоговор, как документ, определяющий их взаимные права и обязанности не толькопо созданию, но и в отношении деятельности общества. Устав же может иметьприоритет только в отношениях общества с третьими лицами как документ во многомопределяющий правовое положение и соответственно права и обязанности самогообщества, являющегося самостоятельным хозяйствующим субъектом гражданскогооборота.
— такженеясен п. 2 ст. 11 Закона об обществах в части возложения ответственности наобщество по обязательствам учредителей, связанных с учреждением общества вслучае последующего одобрения их действий общим собранием участников общества.Это положение противоречит п. 3 ст. 308 ГК РФ, согласно которой обязательствоне создает обязанностей для лиц, не участвующих в нем в качестве сторон, тогдакак деятельность по учреждению общества составляет обязанности учредителейсогласно учредительному договору, а общество не является участником этогодоговора и соответственно не может нести эти обязанности.
— ст. 12Закона об обществах, определяющая содержание учредительных документов общества,в перечне сведений, которые должны содержаться в учредительном договоре, неуказывает на необходимость включения в него важного элемента, которыйупоминается в ст. 52 ГК РФ – порядка управления деятельностью и участия вдеятельности общества, заменяя его лишь определением состава органов общества.Кроме этого, из буквального смысла п. 2 ст. 89 ГК РФ можно заключить, чтоуказанные в нем сведения должны содержаться в обоих учредительных документахобщества. В то время как Закон об обществах требование о внесении сведений о компетенцииорганов управления, в том числе по вопросам, решения по которым принимаютсяединогласно или квалифицированным большинством, включает только в содержаниеустава.
Все этоговорит о необходимости внесения изменений в Закон об обществах, ряд норм которогонеобходимо привести в соответствие с ГК или уточнить их содержание.
Как и вдеятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаютсяорганизационно-правовые документы. Это документы, определяющие статусорганизации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностнойсостав, функциональное содержание деятельности организации, статус ееподразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другиестороны деятельности организации.
Основной целью написания данной дипломнойработы является анализ нормативно – правовой и документационной базыделопроизводства Общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма».
Проведенный анализ позволил сделать рядвыводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживанияорганизации:
1. Следует разработать все необходимыенормативные документы для подготовки передаче дел в архив, Положение о комиссиипо проведению экспертизы ценности документов,
2. Формирование и оформление дел (необходимовсе документы сформировать в дела и оформить их с учетом требованийсовременного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в деловместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешениюодного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подписьсекретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителемгенерального директора по общим вопросам);
3. Внесены предложения по усилениюконтроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов,установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутреннихдокументов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрениеруководителю.
4. Предлагается внедритьавтоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо приступить к созданию архивадля документов организации.
7. Необходимо перейти к автоматизированнойсистеме делопроизводства. Оценка традиционных технологий приводит к осознаниюнеобходимости использования для работы с документами новых методов. Основнымнаправлением совершенствования технологии обработки документов являетсявнедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современнойкорпоративной системы электронного документооборота в технологию обработкидокументов организации позволит коренным образом изменить всю системуделопроизводственного обслуживания ООО «Фудзияма», значительно повысить оперативностьобработки документов.
Эффективным также является применениенормативно-методических документов по документационному обеспечению управленияв виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являютсянаиболее оперативным, удобным и надежным средством документационногообеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающаяавтоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализациюпринципиально новых возможностей управления документооборотом в целом ворганизации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использованиеэлементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управленияделами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ееоперативности.
Также система автоматизацииделопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, ихпередачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
Опубликованные
1.1. Гражданский кодекс Российской Федерации:часть 1 // Собрание законодательства РФ. 1996. № 5.
1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть3 // Собрание законодательства РФ. 2001. № 49.
1.3. Конституция Российской Федерации: принятавсенародным голосованием 12 декабря 1993 г. – М.: Юрид. лит., 1993. – 61 с.
1.4. Постановления Пленума Высшего АрбитражногоСуда от 17 сентября 1992 г. № 13.
1.5. Постановление Пленума Верховного Суда РФ иПленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 9 декабря 1999г. № 90/14 «О некоторыхвопросах применения Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»
1.6. Указ Президента РФ«Об упорядочении государственной регистрации субъектов предпринимательскойдеятельности» от 08.07.1994г. № 1482.
1.7. Федеральный закон «Об информации, информатизациии защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ.1995.№8.
1.8. Федеральный закон «Об электронной цифровойподписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. №2.
1.9. Федеральный закон «О предприятиях и предпринимательскойдеятельности в РСФСР» от25.12.1990. № 445-1.
1.10. Федеральный закон «О государственнойрегистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 23.06.2003 г.№ 76-ФЗ.
1.11. Федеральный закон «О лицензированииотдельных видов деятельности» от 8.08. 2001 г. № 128-ФЗ.
1.12. Федеральный закон «Об обществах с ограниченнойответственностью» от 8.02.1998г. № 14 – ФЗ.
1.13. Федеральный закон «О бухгалтерском учете»от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.
Неопубликованные
1.14. Устав ООО«Фудзияма» — К.: 2005 (машинопись)
1.15. Должностныеинструкции сотрудников ООО «Фудзияма».
1.16. Распорядительныедокументы руководства ООО «Фудзияма»
2. Нормативно – методическая печать
2.17. Государственная система документационногообеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам ислужбам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.
2.18. Типовая инструкция по делопроизводству вфедеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России.- М., 2000.
2.19. Типовая инструкция по делопроизводству вфедеральных органах власти. – М.,2006
2.20. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения». — М.: Издательство стандартов, 1998.
2.21. Перечень типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.- М.:Росархив, 2000.
2.22. Унифицированная система организационно –рапорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методическиематериалы по их применению. – М., 1982.- 150 с.
2.23. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно – распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов». – М.: Издательствостандартов, 2003.
2.24. Организационно – распределительнаядокументация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации повнедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003./ Роархив; ВНИИАД. – М., 2003. — 90 с.
2.25. ГОСТ Р 1.5 – 2002 «Государственная системастандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению,оформлению, содержанию и обозначению. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
2.26. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества.Требования». – М.: Издательство стандартов, 2001.
2.27. ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Системы управления окружающей средой.Требования и руководство по применению». – М.: Издательство стандартов, 1998.
3. Литература
3.28. Айман Т.О. Делопроизводство:Образцы документов / Т.О. Айман. — 2-е изд. — М.: РИОР, 2005. — 272с.
3.29. АндрееваВ.И.Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева — 7-е, перераб. идоп. изд. — М.: Бизнес-школа«Интел-Синтез», 2000. – 188с.
3.30. Басаков М.И.Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: учеб. пособие / М.И.Басаков. -2-е, испр. и доп. изд. — Ростов н/Д: Феникс, 2000. — 318с.
3.31. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: оттрадиционного к электронному / М.П. Бобылева. — М: Издательство МЭИ, 2004. –172с.
3.32. Березина Н.М.,Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. —СПб.: Питер, 2007. — 272с.
3.33. Волкова Д.В. Деятельность международнойорганизации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство 2006. №2. С.3-8.
3.34. Богатая И.Н.Делопроизводство и бухгалтерия: учеб. пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова — М.: Дело, 2002.- 360с.
3.35. Васильев Д.В. Делопроизводство накомпьютере / Д.В. Васильев. — 2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999. — 224с.
3.36. Голованов Н.М. Юридические лица. Способыобразования / Н.М. Голованов. — М., 2003.- 320с.
3.37. Гражданское право: учебник. Часть I. / Подред. А.П. Сергеева, Ю.К. Толстого. — М., 2003. – 430с.
3.38. Гражданское право: Учебник. Том I. / Под ред. Е.А.Суханова. — М., 2004. – 413с.
3.39. Делопроизводство (Организация и технологиидокументационного обеспечения управления): учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В.,Быкова Т.А. и [др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М: ЮНИТИ- ДАНА,2002. – 359с.
3.40. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова,Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.
3.41. Демин Ю. М. Делопроизводствои архивное дело / Ю.М. Демин. — СПб.: Питер, 2005. – 354с.
3.42. Демин Ю. М. Делопроизводство:подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. — СПб.: Питер, 2003. – 235с.
3.43. Информационный бюллетень МежпарламентскойАссамблеи государств-участников СНГ, 1996, № 12.
3.44. Илюшенко М.П. Перечень документов сосроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности иметодическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство 2004. №4. С.29-32.
3.45. Кузнецова Т.В. Делопроизводство(документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. — 5-е изд., испр. идоп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528с.
3.46. Кирсанов М.В Курс делопроизводства:Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / Ю.М. Аксенов, М.В.Кирсанов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирскоесоглашение, 2006. – 364с.
3.47. Крылова И.Ю. Документирование управленческойдеятельности: учеб. пособие / И.Ю. Крылова. – СПб., 2004. — 324с.
3.48. Кузнецова Т.В.Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез», 2002 — 384с.
3.49. Кузнецова Т.В.Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»,2001. — 324с.
3.50. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству,порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4
3.51. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужнынормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело2002. №1. С.3-5.
3.52. Кузнецова Т.В. Новое в законодательно –правовой и нормативно – методической базе по документационному обеспечениюуправлению за 2005 год. // Делопроизводство 2006. № 1. С.8-15.
3.53. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ// Делопроизводство 2007. №3. С. 35-39.
3.54. Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочнойработы по документам // Делопроизводство 2008.№1. С.14-17.
3.55. Кузнецова Т.В. Нормативно – методическиеакты, определяющие порядок документирования и работы с документами //Делопроизводство 2007. №4. С. 10-15.
3.56. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужнынормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело2002. №1. С.3-5.
3.57. Комментарий к Гражданскому кодексу РФ,части первой (постатейный) / Отв. ред. проф. О.Н.Садиков. — М., 2001. – 268с.
3.58. Комментарий к Федеральному закону «Обобществах с ограниченной ответственностью». — М., 2003. – 194с.
3.59. Костомаров М.Н. Классификация документов идокументной информации // Делопроизводство. 1999. № 2. С.21.
3.60. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб.пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2006. – 427с.
3.61. Ларин М.В. Управление документацией ворганизациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002. – 288с.
3.62. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт поуправлению деловой документацией ISO 15489-2001 // Делопроизводство. 2003. N 3.С. 62 – 64.
3.63. Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлениюдокументацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО15489-2001) // Делопроизводство. 2005. N 1. С. 50 — 53.
3.64. Пшенко А.В. Документационное обеспечениеуправления (Делопроизводство): учеб. пособие / А.В. Пшенко. – М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2002. – 256с.
3.56. Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире //Секретарское дело. 2003. №6. С.17-18.
3.57. Романов Д. А. Правда об электронномдокументообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. – М.: ДМК Пресс,2002. — 224с.
3.58. Рогожин М. Ю.Организация делопроизводства предприятия / М. Ю… Рогожин. — М.: Изд-во РДЛ,2004. – 243с.
3.59. Рогожин М. Ю. Справочникпо делопроизводству / М. Ю. Рогожин. — СПб.: Питер, 2007. — 192с.
3.60. Секретарское дело (образцы документов,организация и технология работы): учеб.- прак. пособие / В.В. Галахов, И.К.Корнеев и [др.]; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби; Изд-во Проспект, 2007.- 608с.
3.61. Санкина Л.В. Делопроизводство: прак.пособие / Л.В. Санкина. – М.: МЦФЭР, 2002. – 288с.
3.62. Степанов Е. Что такое документ? Виды исистемы документов // Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83
3.63. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводствав учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.