Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.
Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.
Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных качеств у людей различив, многое здесь определяется и индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы.
Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзывчивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.
Все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
РЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.
В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.
На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
Если документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).
Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.
Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование.
ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.
Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.
1-е положение табулятора используют для обозначения начала абзацев в тексте.
2,3 и 7-е положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.
От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", номер страницы многостраничного документа.
От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.
От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.
Перед печатанием того или иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, которые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.
ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов.
При оформлении многострочных реквизитов следует использовать строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых ГОСТ 6.39 - 72, например:
Заместителю директора ВНИИКИ
по научной работе
Иванову 0.Л.
103001, Москва, К-1, ул. Мира, 4
При наименовании должности в реквизите "подпись":
Начальник Управления труда
и заработной платы А.С. Смирнов
В последнем примере при оформлении реквизита, для которого стандартом установлено только его начало, общая длина реквизитов принята такой, чтобы осталось достаточно места для других частей реквизита: "подпись", "личная подпись", "расшифровка подписи".
Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.
При печатании документов, содержащих на одной странице несколько реквизитов, необходимо из числа стандартных выбирать такое сочетание межстрочных интервалов, которое потребует минимальных по длительности операций для их изменения. В соответствии с ГОСТ 6.38 - 72 текст документов на бумаге формата А4 должен печататься через 1,5 межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327-60. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, печатают через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Из установленного стандартом числа интервалов следует выбирать сочетания, приводящие к наименьшим затратам труда.
Значения межстрочных интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными. Название вида документа печатают прописными буквами.
Построение формуляра - образца организационно-распорядительных документов
Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительной время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.
ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.
Формуляр - образец документа - это модель унифицированной формы документа.
В формуляре - образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.
Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа
Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Под длиной реквизита понимается число знаков необходимое для записи его на документе.
Площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа.
ГОСТ 6.39 - 72 устанавливает два формата бумаги для создания документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60 "Бумага. Потребительские форматы". Для каждого формата устанавливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.
Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.
В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.
На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях, номера реквизитов обозначены цифрами в кружочках.
Формуляр - образец устанавливает следующий состав реквизитов:
1 Государственный герб;
2 - эмблема организации или предприятия;
3 - изображения наград;
4 - код предприятия, учреждения или организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
5 - код формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);
6 - наименование министерства или ведомства;
7 - наименование учреждения, организации или предприятия;
8 - наименования структурного подразделения;
9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - индекс;
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф согласования;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;
31 - отметка о поступлении.
Для каждого конкретного вида документа применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только документам данного типа и являются обязательными, исходя из юридических требований.
Учреждения, организации и предприятия, подпадающие под действие специальных положений, указывают реквизиты 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями, а реквизит 9 при необходимости впечатывают в бланк документа машинописным способом или указывают в тексте.
Стандартом допускается размещение реквизитов 1, 2, 3 на площади, занимаемой реквизитами 6, 7 и 3. Реквизит 2 можно располагать на левом поле документа на уровне реквизита 7.
Если объём реквизитов 15, 16 и 17 не позволяет разместить на этой площади реквизит 16, то его можно располагать на любой свободной площади рабочего поля документа, кроме полей. Реквизит 18 располагается только на лицевой стороне документа.
В многостраничных документах реквизиты 22 - 23 и З0 нужно располагать на последней странице.
Гриф согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в месте, предусмотренном этим положением.
В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуляром - образцом.
Требования к бланкам
ГОСТ 6.39 - 72 установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Бланки должны конструироваться в соответствии с формуляром - образцом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. На них должны быть напечатаны выпускные данные по ГОСТ 7.4 - 77: название типографии, номер заказа и при необходимости тираж и формат бланка.
На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.
Допускается изготовление бланков для отдельных документов на основе общего бланка, который дополняется при этом реквизитами 5 и 10.
На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1 - 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов II - 13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки.
На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты 6 - 10 и 14 могут печататься на национальных и русском языках. На бланках с угловым рас положением реквизитов с начала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже - на русском. На бланках с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа - на русском.
На бланках документов реквизиты 6 - 10 и 14 в пределах площади, отводимой им формуляром - образцом, могут располагаться одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).
На бланках для служебных писем реквизиты 4 и 5 располагаются централизованным способом в зоне А.
Бланки документов должны печататься в одну краску. На бланках документов, предназначенных для механизированной обработки и автоматического считывания информации, допускается нанесение служебных отметок и вспомогательных линий цветом, отличным от цвета основных реквизитов бланка.
Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, следует выполнять чернилами или пастой чёрного цвета.
При печатании бланков применяются типографические шрифты размером от 6-го кегля: по ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 – 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Только для оформления реквизита 7 допускается применение рисовальных шрифтов от 6-го до 24-го кегля.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
Организации, в которых общее количество исходных документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 - 72.
Допускается применение так называемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соответствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем. Дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "наименование учреждения организации или предприятия". Решение об изготовлении и применении указанных бланков в организациях принимается министерствами, государственными комитетами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части.
Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяют в случаях, когда наименования организации и вышестоящих организаций, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков. Такие бланки применяются, например, в организациях союзных и автономных республик.
При разработки бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа.
В реквизите "место составления или издания" сокращение "г." при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и др. не употребляется, например: Москва г. Баковка Одинцовского р-на Московской обл.
Бланки документов должны печататься краской чёрного или другого насыщенного цвета на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применение бумаги, слабо окрашенную в светлые тона.
Изображение Государственного герба России в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "наименование министерства или ведомства" или "наименование учреждения, организации или предприятия".
На бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посредине верхнего поля бланка. Этот реквизит помещают на бланках документов предприятий, учреждений и организаций в случаях, предусмотренных законодательством России, причём воспроизводимое изображение Государственного герба должно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
В качестве эмблемы организаций используют наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены "Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)", утвержденным Госкомизобретений в 1973 году. Заменять наименование организации её эмблемой не допускается.
Предприятия, объединения, учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами, имеют право воспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать их в наименование своей организации.
В бланке должны быть указаны наименование министерства (государственного комитета или ведомства), объединения (комбината) и организации, например:
Государственный комитет России по народному образованию
Московский городской комитет по народному образованию
Профессионально-техническое училище №5
Наименование организации, выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.
Вместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование, установленное соответствующим правовым актом, например: "Минпромстрой" - вместо "Министерство промышленного строительства" или "Главсибирпромстрой" вместо - "Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири". Наименование организации можно выполнять рисованным шрифтом.
Наименование структурного подразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланки организации ниже её наименования.
Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи России.
Заголовок к тексту
Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель (составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.
Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.
В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.
В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки.
Требования к текстам документов
Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.
На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.
Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.
Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.
Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.
Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.
Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.
В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.
При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).
2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68.
3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.
4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.
5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит.
6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).
В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.
В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения:
от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;
от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;
от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.
Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.
Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.
В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.
Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.
Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:
1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.
2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).
3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).
4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).
5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз.
Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.
В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.
Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать "предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...".
Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).
ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ
Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.
Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.
Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.
Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.
Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.
Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки.
Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.
В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются главы для расписок в получении и приёме дела.
Коммерческая тайна
Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммерческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.
Методы защиты коммерческой тайны
Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно используются следующие меры:
- правовая защита,
- организационные меры,
- защита с помощью технических средств.
Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внутреннего распорядка предприятия и т.д.
Организационные меры защиты включают в себя:
- организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства определяет руководство предприятия;
- разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприятия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерческую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязанностей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководителем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений;
- установления такого порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. Например, при работе с копировальными средствами необходимо обеспечить строго регламентированное копирование тех документов, на которые распространён режим конфиденциальности. Целесообразно использовать хранение документации с помощью микрофильмов, что значительно облегчит защиту информации;
- установление порядка работы с посетителями - их учёт в специальном журнале, определение помещения для приёма посетителей, их сопровождение при посещении основных рабочих помещений;
- установление порядка ведения переговоров с посетителями, который должен преследовать двоякую цель: во-первых, не допустить утечки информации и, во-вторых, получить наиболее полные сведения о намерениях посетителей;
- обучение сотрудников предприятия мерам защиты коммерческой тайны, повышение их ответственности за непреднамеренное разглашение коммерческой тайны.
Защита с помощью технических средств
Использование технических средств для обеспечения сохранности информации создаёт дополнительные гарантии того, что документы и другие носители информации будут надёжно защищены. Технические средства защиты могут быть разделены на следующие:
- средства охраны территории предприятия, средства защиты коммуникации,
- средства защиты компьютерных систем и баз данных от несанкционированного доступа.
Средства охраны территории представляют собой различные типы ограничений и контролирующих систем, включая ограды с автоматической системой сигнализации о попытки их преодоления, системы телевизионного контроля территории, различные электронно-оптические и другие средства охраны. К ним же можно отнести средства разграничения доступа сотрудников в помещения с различной степенью секретности.
Средства защиты коммуникации. В настоящее время источником утечки информации в большой степени являются процессы обработки, передачи и хранения информации, связанные с применением и использованием электронных, электромеханических и электротехнических устройств. Действие таких устройств, как правило, сопровождается (если не принимаются специальные меры) побочными или паразитными излучениями. Побочные излучения непосредственно несут информацию, но распространяются "безадресно" (персональные ЭВМ, звуко- и видеозаписывающая аппаратура, телевизоры, электрифицированные пишущие машинки, телетайпы и телефаксы, аппаратура передачи данных, громкоговорящая и селекторная связь, а также все виды внешней проводной и радиосвязи, не имеющие специальных шифрующих и дешифрующих устройств). Паразитные - сопровождают процессы преобразования сигналов. Например, импульсное излучение сопровождает работу персональной ЭВМ. Стационарную "картинку" на экране дисплея на расстоянии 200 - 300 м. Очевидно, что паразитные наводки на соседние пары телефонного кабеля или на специальные подслушивающие "муфты" могут явиться источниками утечки информации. Источниками паразитного излучения могут бить некоторые виду датчиков пожарной и охранной сигнализации, элементы системы электрических часов, радиоточки, трубы отопления и газовые трубы, переговорные устройства и девали телефонных аппаратов.
Основными мерами защиты информации при использовании технических способов являются: поиск закладных (подслушивающих или записывающих) устройств;
- обеспечение скрытности передачи информации по телефонно-телеграфным каналам путём их шифрования;
- специальная защита аппаратуры от излучения с помощью защитных блоков;
- использование специальных средств защиты компьютерных систем и баз данных;
- создание искусственных помех перехвату электрических или акустических сигналов.
Меры по защите коммерческой тайны при использовании компьютерных систем и баз данных можно разделить на следующие группы:
- скрытое кодирование документов на магнитных носителях, т.е. дополнение текста документов на магнитных носителях нечитаемым при нормальном воспроизведении признаком авторства или имущественной принадлежности, благодаря которому можно уличить лиц, осуществивших кражу документов;
- криптографирование (шифрование) всего документа или его части на машинных носителях, делающие этот документ недоступным для понимания лицам, не владеющим ключом или кодом для дешифрования.
Использование компьютеров в бизнесе привело к тому, что большие объёмы деловой информации передаются и получаются по компьютерным сетям, охватившим практически весь мир. Именно через компьютерные сети происходит большинство хищений информации.
Если ваш компьютер подключен к такой сети и работает только в вашем присутствии, вы всегда сможете предотвратить попытку получить информацию из вашего компьютера. При автоматическом режиме работы компьютера защитить себя от несанкционированного доступа можно только в том случае, если вы наиболее ценную информацию будете хранить только на дискетах в недоступном для недоброжелателя месте.
Другой проблемой является защита передаваемой информации от подделок и искажений. Для этих целей используется программа под названием "электронная подпись". Эта программа позволяет удостоверить принадлежность вам передаваемого по сети документа, но его текст при этом остаётся незащищенным.
Чтобы защитить всю передаваемую информацию, её требуется зашифровать. Удобнее зашифровать с помощью аппаратных средств, подключая к компьютеру дополнительную электронную плату.
Просто и эффективно защищают данные в компьютере от копирования механические или электромеханические ключи, входящие в комплект компьютера. Поворотом ключа, который вы можете носить с собой, может блокироваться работа компьютера.
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ
СРОКОМ
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1987 - 1990 г. - 4 дела".
Акты составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
В группу средств уничтожения документов входят бумагоуничтожающие машины с выдачей отходов в виде кусочков, полос, массы.
Бумагоуничтожающие машины делятся на два основных вида в зависимости от способа уничтожения (сухого или мокрого). Машины с сухим способом уничтожения документов, в свою очередь, подразделяются по виду отходов - полос (МП) и кусочков (МК). Отходы у бумагоуничтожающих машин мокрого способа (ММ) бывают только в виде массы.
У бумагоуничтожающих машин с сухим способом переработки режущий узел состоит из двух или более групп дисковых ножей. При вращении дисковые ножи захватывают бумагу и режут её на узкие полосы, ширина которых равна расстоянию между дисковыми ножами. Если резку производить в двух перпендикулярных направлениях, то отходы получаются в виде небольших кусочков.
Машина для уничтожения документации МП40-1,2 предназначена для уничтожения документации, выполненной на бумажной основе, посредством механического её измельчения. Отходы в виде полос.
Машина для уничтожения документации МК4-05 х 5 и МК15-1,2 х 15 позволяют быстро уничтожить документы и сохранить сырьё для повторного использования при производстве бумаги и картона. Размеры и форма отходов исключают возможность восстановления документов. Производительность 16 кг/ч.
ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
К работе на электрической пишущей машине, допускаются люди, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.
Первоначальное подключение пишущей машины к сети обязан производить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя. Не допускается включение машины со снятой передней крышкой. При внесении машины из холодного помещения в тёплое подключение в сеть разрешается после её Полного обогрева в течение не менее 4 часов. По окончанию работы выключатель электродвигателя нужно переключить в положение ноль и отсоединить жилку шнура от электросети. Машина должна быть заземлена, для чего предусмотрены трёхжильный присоединительный шнур и специальная вилка с заземляющими контактами. При снятии передней крышки выключатель прерывает главную электрическую цепь и машина отключается. Машина нормально работает при температуре окружающего воздуха от 10 до 350 и относительной влажности воздуха 30-60%. Для уменьшения шума работающей машины её устанавливают на резиновую или войлочную подкладку, край которой должен совпадать с передним краем машины. Технический осмотр машины должен производится через каждые 6 месяцев эксплуатации квалифицированный механик, имеющий документ на право обслуживания электрических пишущих машин.
Технические осмотры включают в себя: проверку механизмов, обновление смазки, регулировку и устранение мелких неисправностей без замены деталей. Чистку от грязи и пыли с частичной разборкой машины, малый (текущий), средний и капитальный ремонты должны производить специализированные мастерские по ремонту пишущих машин.