Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

ОГЛАВЛЕНИЕВВЕДЕНИЕ
1.   историясоздания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направлениедеятельности
1.1 Таможенная служба в Костромскомрегионе. История и современность Костромской таможни.
1.2 Структура службы ДОУ вКостромской таможне: ее задачи, функции, штаты
1.3 Основныеорганизационно-нормативные документы по делопроизводству
2.  Анализ организации технологии ДОУ документационного отдела вКостромской таможни
2.1     Технологияорганизации документооборота, начиная с источников доставки
2.1.1   Технологии обработки входящих иисходящих документов
2.1.2   Порядок прохождения внутреннихдокументов
2.2     Порядок работы списьменными и устными обращениями граждан и депутатов
2.3     Информационно-поисковаясистема и регистрация документов
2.4     Организацияконтроля исполнения документов
2.5     Организациядокументов в делопроизводстве
2.5.1   Составление номенклатур дел
2.5.2   Формирование и оформление дел
2.6     Организацияоперативного хранения документов
2.7     Порядок передачидокументов на хранение в архив
3. Предложенияпо совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромскойтаможни
3.1 Совершенствование нормативной базыотдела документационного обеспечения3.2 Совершенствование автоматизированнойорганизации делопроизводстваЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИЛИТЕРАТУРЫ

Введение
С 1 января 2004 годавведен в действие новый Таможенный Кодекс РФ (ТК). Принятие новой редакции ТКвызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество.Безусловно, таможенная служба – важнейший элемент системы управлениявнешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическаядеятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи ипошлины составляют более трети доходной части федерального бюджета[1].
О роли документационногообеспечения в таможенном деле говорит тот факт, что в новой редакции ТК немалоеместо занимают вопросы работы с документами: отдельная глава ТК посвященаинформационным системам и информационным технологиям в таможенном деле. Несекрет, что эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровняхуправления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, котораяфиксируется в документах.
Не секрет, чтотребования, предъявленные к качеству и точности содержания документов –высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ – это«визитная карточка» государства. Таким образом, организация ДОУ в таможеннойслужбе – это высокие международные требования, предъявляемые к оформлениюдокументов.
Актуальностью выбраннойтемы обуславливается необходимость проследить на практике, действительно ли,выполняются все требования, предъявляемые к делопроизводству на местах.Изучение этого вопроса позволит судить о существующем уровне управлениядокументацией в таможенных органах, о ее недостатках и о мерах улучшениядокументационной деятельности в целом.
В ходе дипломной работыбыла изучена и проанализирована организация технологии документационногообеспечения деятельности Костромской таможни, имеющей средние показатели почисленности и по объему обрабатываемой информации.
Так как для реализациизадач документационного обеспечения управления в Костромской таможне созданасоответствующая уполномоченная служба – Отдел документационного обеспеченияуправления (далее — ОДО), то именно он стал главным объектом изучения даннойдипломной работы.
Исходя извсего этого, целью написания дипломной работы является изучениеорганизационного обеспечения деятельности ОДО, а также разработка внесенийрациональных предложений по ее совершенствованию.
Дляреализации поставленной цели необходимо изучить ряд задач:
-изучениевозникновения таможенной службы в Костромском регионе;
-ознакомлениес организационной структурой, функциями, задачами и направлением основных видовдеятельности Костромской таможни;
-рассмотрениеорганизации службы документационного обеспечения управления в таможне: ееструктуры, функции, задачи, объемов работы, а также анализ документооборота;
-изучение ианализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
-разработкапредложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов испециальной литературы;
-внесениепредложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Длядостижения поставленных задач в дипломной работе был использован обширный кругисточников. В первую очередь это издания, содержащие общегосударственнуюнормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела,делопроизводства и стандартизации. Основной комплекс федеральныхнормативно–методических материалов по документационному обеспечению составляют:
Государственнаясистема документационного обеспечения управления.[2]Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил,устанавливающих единые требования к документированию управленческойдеятельности и организации работы с документами в органах государственногоуправления. ГСДОУ упорядочивает организационнуюструктуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующихтиповых служб. А также ГСДОУ способствует разрешению ряда проблемавтоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положенияи правила общегосударственного масштаба и значения.
Типовая инструкция поделопроизводству и работе архива в таможенных органах[3]разработана на основе специфики работы таможенных органов в РФ. Этот документнаправлен на совершенствование документационного обеспечения управления иповышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческихдокументов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнениядокументов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы сдокументами в таможенных органах. А также устанавливает требования,предъявляемые к специфической документации (порядок работы с секретнымидокументами, документами с грифом «Для служебного пользования», включая правилаучета, хранения и использования печатей, штампов, бланков). ПоложенияИнструкции распространяются на организацию работы с документами независимо отвида носителя как традиционного, так и автоматизированного.
ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[4]Данный документ расшифровывает основные термины и определения существующие вобласти делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящимстандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
Переченьтиповых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, суказанием сроков хранения[5] включает документы,образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческихфункций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо отих функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Главной цельюданного документа является определение сроков хранения документов, отбора их напостоянное хранение или уничтожение.
ТаможенныйКодекс Российской Федерации[6] регулирует отношения вобласти таможенного дела,в том числе отношения поустановлению порядка перемещения товаров и транспортных средств черезтаможенную границу, отношения, возникающие в процессе таможенного оформления итаможенного контроля, обжалования актов, действий (бездействия) таможенныхорганов и их должностных лиц, а также отношения по установлению и применению таможенныхрежимов, установлению, введению и взиманию таможенных платежей.
Также при написаниидипломной работы были использованы следующие законодательные акты,регламентирующие работу с документами:
Федеральныйзакон «Об информации, информатизации и защите информации»[7].Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании ииспользовании информационных ресурсов, информационных технологий и средств ихобеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационныхпроцессах и информатизации. Данный закон содержит определения, касающиесяинформации и ее документирования.
Федеральныйзакон «Об электронной цифровой подписи»[8]. Целью настоящего закона являетсяобеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи вэлектронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись вэлектронном документе признается равнозначной собственноручной подписи вдокументе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использованияэлектронной цифровой подписи, особенности ее использования.
И все-таки, основнымиисточниками явились следующие нормативные материалы Костромской таможне:
-положения об отделедокументационного обеспечения
-должностные инструкциисотрудников организации
-Приказы руководстваКостромской таможни, связанные с ее документационной деятельностью.
А так же и другиематериалы, способствующие быстрому и глубокому изучению постановкиделопроизводства в Костромской таможне.
Для написания вопросов,связанных с историей таможенной службы, помогла информационно-аналитическаябюллетень,[9] посвященная Костромскойтаможни, в которой рассказывается об истории жизни таможенного дела в Костромской области, о ееразвитии и становлении вплоть до наших времен.
Научнаялитература и многочисленные публикации в журналах «Делопроизводство» и«Секретарское дело» были использованы при рассмотрении более узких вопросовделопроизводства. Изучены труды ведущих специалистов в области документоведенияпрофессора Т.В. Кузнецовой “Секретарское дело”[10], к.и.н. В.В. Галахова, И.К. Корнеева«Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы»[11], преподавателя М.В. Стенюкова «Документы.Делопроизводство»[12]. В которых освящены все вопросыуправления грамотной и эффективной организации современного делопроизводства.Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видоввнутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки (приведеныпримеры). Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспеченияконфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любойорганизации. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов,регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. А также образцы наиболее используемыхвидов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии,рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.
В статьях О.Ю. Митченко«О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления»[13],Л.В. Санкиной «Должностная инструкция, рекомендации по составлению»[14],А.Н. Сокова «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»[15]предложена дополнительная информация об основных положениях и составленииинструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носятрекомендательный характер.
Тему оперативногохранения, формирования дел и обеспечения их сохранности затронута в статье А.В.Пшенко «Хранение документов и обеспечение их сохранности»[16].У Л.П. Афанасьева и Е.В.Алексеева «Опись — важный архивный справочник (историяи методика составления)»[17] большое вниманиеуделяется важности существования описи, а также о ее функциях и основахсоставления.
Актуальная на сегодняшнийдень тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение встатья С.Л. Кузнецов «Автоматизация делопроизводства. С чего начинать?»[18],Т.В. Кузнцова «Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позициидокументоведения. Тезисы на X международной конференции «Документация винформационном обществе»[19] Авторами затронутывозможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизациироссийских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынкасистем электронного делопроизводства.
В настоящеевремя рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьмаразнообразен, а научной литературы недостаточно. Поэтому в качестведополнительного источника в дипломной работе были использованы некоторые сайты«всемирной паутины», ведь пока только там можно получить полную и достовернуюинформацию о последних новинках и разработках автоматизированногоделопроизводства. Так на сайте компании АйТи[20] подробнорасписано о преимуществах, структуре и назначении программной системы БОСС-Референт.
Всевышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы,написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов,новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес дляработников делопроизводства.
В связи с поставленнымизадачами и целью дипломной работы была выбрана следующая структура работы,состоящая из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении даетсяобоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованныхисточников и литературы. В первой главе рассматриваются история ведениятаможенного дела в Костромском регионе, структура, функции и задачи отделадокументационного обеспечения Костромской таможни, а также еенормативно-методическая база.
Во второй главе подробнорассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главеприводятся предложения, по рационализации и совершенствованию работы сдокументами, по составлению необходимых в службе делопроизводстваорганизационных положений и инструкций в таможне, а так же по оптимизацииуправленческого документооборота путем внедрения новой автоматизированнойсистемы БОСС-Референт. В заключении подводятся итоги дипломной работы,предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. Вкачестве приложении приведены не только документы, разработанные с цельюусовершенствования делопроизводства и документооборота, но и схемы, помогающиепонять место и структуру Костромской таможни на федеральном уровне.

Глава1. история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура инаправление деятельности
1.1 Таможенная служба в Костромском регионе. История и современность
Исторические корнитаможенной службы берут свое начало с момента возникновения торговых городов иторговых путей по Неве, Днепру, Дону, Волге.
Русской таможенной службеуже около тысячи лет. Первое летописное описание о мыте на Руси (сбор за провозтоваров по суше и по воде) за покровительство купцам относится к X веку нашейэры. Первые элементы таможенного дела и первое таможенное законодательствовозникают при Ярославе Мудром и нашли свое отражение в «Русской правде» идругих документах того времени.
В XIII веке появляетсятермин тюркского происхождения – «тамга». Первоначально он обозначал особоеклеймо, которое ставилось на товаре при миновании границы, затем тамгой сталназываться сам пограничный сбор. Глагол «тамжить» — означал взыскивать пошлину«тамга». Место на рынке или ярмарке, где «тамжили» товар, стало называться«таможней». Служилый человек, ранее бывший «мытником», становился«таможенником».
Первые упоминания оКостромской таможне относится к 1547 году, тогда доля таможенных пошлин,перечисленных с Костромской «таможенной избы» составило 1800 рублей[21].
По археологическим иписьменным данным в наш край ввозился цветной металл из Среднего Поволжья,поделочный камень – с Волыни, янтарь – из Прибалтики и Приднепровья, дорогиеткани – из Византии, драгоценный металл, в том числе и монеты – с АрабскогоВостока.
Костромская таможняотносилась к числу «государственных верных»*, поэтому ее служители получалижалование из казны. Число целовальников – помощников таможенного головы вКостроме составляло 10-14 человек. На эти должности привлекались служилые людии черносошные крестьяне. Целовальников избирали посадские люди и уездныекрестьяне. В обязанности целовальников оценка товаров и сбор пошлин. На таможнеодин из целовальников назначался старшим, он же одновременно являлся «ларечным»(«ларешным»). «Ларечный целовальник» фактически выполнял роль казначея. Имелись«ходячие» и «караульные целовальники». Они, как правило, направлялись для сборапошлины в торговые места и охраняли «таможенную избу». Целовальники сменялисьежегодно. Кроме целовальников, на таможне были «подьячие», которые велитаможенные книги, оформляли различные другие документы и получали жалование засчет сбора с «писчей деньги». В штате таможни имелись также истопники, сторожа,рассыльные и другие.
Основным товаром, скоторым работали костромские целовальники, являлись кожи. В числе основныхтоваров, вывозимых из Костромы, было особое мыло, лучшее по качеству из всехвырабатывавшихся тогда в стране. Мыло костромской варки было в большом ходу нарусском рынке. Металлические изделия представлены в костромском привозесковородами железными, ткани – исключительно холстами (холст-хрящ, холсттонкий, средний и крашенина). Привозили так же полукафтаны крашенные, штаныхрящевые. Видное место среди товаров, поступивших из Костромы, принадлежалольну. В малом количестве шло просо и греча и т.д.
Что же представляла собойКостромская таможня в то время? Сразу надо сказать, что таможня выполняла лишьфискальные задачи. Наряду с взиманием пошлин, осуществлялись «сусленный»,«питейный», «квасной», «банный» и другие виды сборов.
25 октября 1653 г. Государем Алексеем Михайловичем издан именной Указ, который в российской историографииполучил название Единого таможенного устава. Именно с этого момента началосьстановление и развитие таможенного дела российского государства.
Таможенная система засвою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время являетсянеотъемлемой частью власти, а так же наделена функциями дознания, веденияоперативно – розыскной деятельности, является агентом валютного контроля ивоенизированной организацией.
По косвенным письменнымисторическим источникам в 2002 году Костромской таможне исполняется 455 лет,однако абсолютно достоверность даты доказать нельзя, т. к. Костромскаятаможенная грамота до наших дней не сохранилась.
Ныне действующая таможнябыла создана из Костромского таможенного поста, образованного по приказу ГУ ГТКСССР 12 мая 1990 года. Первоначально Костромской пост относился к Московскойрегиональной таможне, затем, в связи с преобразованием Ярославского таможенногопоста в Ярославскую таможню и подчинением ей Ивановского и Костромского постов,до июля 1992г. Костромской таможенный пост был переподчинен Ярославскойтаможне.
16 июля 1992 годаприказом ГТК России №260 в связи с обвальным ростом объемов экспорта и импорта,с чем пограничные таможни справиться не могли, была образована и приобреластатус самостоятельного юридического лица Костромская таможня. Еще недавно вКостромском крае, удаленном от государственных границ, понятие «таможня» невоспринималось достаточно серьезно. Однако за время своего существования, не смотряна все трудности, в течение лишь 10 лет Костромская таможня заявила о себе како полноценной государственной структуре, способствующей развитиювнешнеэкономических связей региона и контролирующей экспортно-импортныеоперации. На протяжении всего времени в тесном взаимодействии с другимиправоохранительными органами таможня решает вопросы борьбы с таможеннымипреступлениями и правонарушениями в сфере внешнеэкономической деятельности вКостромском регионе.
Сегодня в составКостромской таможни входят 4 таможенных поста: Костромской, Буйский, Шарьинскийи Мантуровский, 29 структурных подразделений, осуществляющих работу поразличным направлениям деятельности.
Традиционными для областипромышленными отраслями являются лесная, деревообрабатывающая, текстильная,легкая, пищевая, целлюлозно-бумажная, промышленность, ювелирный промысел, а также машиностроение и энергетика.
Одной из основных задач,стоящих перед Костромской таможней, является активное участие в развитиивнешнеэкономической деятельности в Костромском регионе присущими таможеннойслужбе формами и методами, способствование расширению торговли с соседнимигосударствами и странами дальнего зарубежья.
В настоящее время как вКостромском регионе, так и по всей России возрос уровень требований к качествуработы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением иавтоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей,предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, контролем за ввозоми вывозом опасных отходов, повышением степени соблюдения таможенногозаконодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенногодела и нарушениями таможенных правил.
К празднованию 10-тилетияКостромской таможни в 2002 году информационно-аналитическим отделом администрацииобласти, специалистами таможенной службы при помощи архивных материалов былапроделана огромная исследовательская работа, в результате чего вышел в светспециальный выпуск информационно-аналитической бюллетени под одноименнымназванием «Костромская таможня». Он полностью посвящен истории жизнитаможенного дела в Костромской области, ее развитию и становлению вплоть донаших времен. Здесь вы сможете понять, как живет и дышит Костромская таможня.
1.2 Структура службы ДОУ в Костромскойтаможне: ее задачи, функции, штаты
Структура центральногоаппарата таможенной службы Российской Федерации представляет собой определенныйнабор организаций тесно взаимодействующих между собой (Приложение 1).Естественно, что ведущее место в этой единой федеративной централизованнойсистеме занимают таможенные органы, в состав которой входят:
1)        Федеральный органисполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела;
2)        Региональныетаможенные управления;
3)        Таможни;
4)        Таможенные посты.[22]
Базовым звеном единойсистемы таможенных органов является таможня и ее основные подразделения. Именноздесь сосредоточен центр тяжести работ по реализации задач и функций таможеннойслужбы. Таможни и их подразделения создаются, как правило, по территориальномупринципу, т.е. осуществляют свою деятельность на территории подведомственногорегиона, который определяет ГТК России.
Итак, Приказом ГТК России№260 от 16 июля 1992года, Костромская таможня вошла в состав центральноготаможенного управления (далее — ЦТУ) как самостоятельный орган.
Костромская таможня — это государственная организация,которая осуществляет свое финансирование за счет средств федерального бюджета иявляется юридическим лицом, которое имеет самостоятельный баланс, печать сизображением Государственного герба РФ и со своим наименованием, иные печати иштампы.
Таможня в своейдеятельности руководствуется Конституцией РФ, международными договорами РФ,федеральными конституционными законами, Таможенным кодексом РФ, другимифедеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ иПравительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК России.
Сегодня Костромскаятаможенная служба способствует развитию внешнеэкономических связей региона иконтролирует экспортно-импортные операции. Основными направлениями работыявляются фискальная и правоохранительная деятельность. Таможня наделенафункциями дознания, ведения оперативно-розыскной работы, является агентом валютногоконтроля.
Костромская таможнярешает возложенные на нее задачи непосредственно и через таможенные посты (Костромской,Буйский, Шарьинский и Мантуровский), находящиеся в ее непосредственномподчинении. Организация работы по обеспечению экономической безопасностигосударства предусматривает тесное взаимодействие с представителямизаконодательной и исполнительной власти, правоохранительными и другимиконтролирующими органами. На основе Соглашений и совместных планов таможняактивно и достаточно результативно сотрудничает с УВД, УФСБ, УФСНП, УМПНС РФ поКостромской области, управлением Министерства юстиции РФ по Костромскойобласти, комитетом внешнеэкономических и межрегиональных связей АдминистрацииКостромской области, торгово-промышленной палатой и другими организациями.
За делопроизводство вКостромской таможне отвечает отдел документационного обеспечения(далее – ОДО).От того, насколько профессионально ведется документация в ОДО, зависит успехуправленческой деятельности в целом.
ОДО является структурнымподразделением таможни и подчиняется непосредственно начальнику таможни – этовидно из приложения 2, разработанного автором.
В своей работеруководствуется действующим законодательством РФ; ТК РФ; приказами и указаниямиГТК РФ, регионального таможенного управления. Положением о таможне; правилами иметодическими указаниями Росархива. Другими действующими нормативными,методическими документами в области документационного обеспечения управления иархивного дела. Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива втаможне (таможенном посту) и настоящим положением.Задачи и функции ОДО
Основными задачами ОДОявляются:
-          обеспечениеорганизации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовойинструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;
-          разработка ивнедрение новых технологических процессов работы с документами и документнойинформацией на основе использования средств организационной и вычислительнойтехники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количестваи оптимизации документопотоков;
-          осуществлениеконтроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлениемдокументов, анализ исполнительской дисциплины;
-          обеспечениеотбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенногооргана, их архивное хранение, а так же организация работы архива и экспертнойкомиссии (ЭК) таможенного органа;
-          организацияметодической помощи в работе с документами структурных подразделенияхтаможенного органа;
-          обеспечениережима доступа и использования документной информации;[23].
ОДО в соответствии свозложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
-организует общееделопроизводство в таможенном органе;
-обеспечиваетсвоевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководствутаможенного органа;
-организует контроль засвоевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководстватаможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
-поверяет качествооформления документов, представляемых на подпись руководству таможенногооргана;
-обеспечиваетсоответствующий режим доступа к документам и использование информации,содержащейся в них;
-оформляет, выпускает ихранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов,распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурнымподразделениям и ознакомление с ними;
-осуществляетэкспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, ирассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числепереданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
-организует иосуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники)изготовление, копирование и оперативное размножение документов;
-разрабатывает, внедряетновые технологические процессы работы с документами, способствующие повышениюкультуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов;принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотокаи документооборота в целом;
-организуетделопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии сположениями ТК РФ и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству иработе архива в таможне (на таможенном посту);
-организует работу сдокументами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующихинструкций;
-принимает участие впостановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в частиинформационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а такженовейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых втаможенном органе;
-осуществляетметодическое руководство и контроль за правильной организацией (в частиинформационного обеспечения) в автоматизированных информационных систем, атакже новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемыхв таможенном органе;
-осуществляет подготовкудокументов отдела к сдаче в архив таможенного органа;
-организует и подводитмероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационнымобеспечением деятельности таможенного органа[24]
Изучив перечень основныхфункций и задач можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложнойявляется деятельность документационного отдела Костромской таможни. Дляуспешного достижения вышеперечисленных функций и задач ОДО необходимо взаимодействиис другими подразделениями и службами (юридическая, кадровая,материально-технического обеспечения, АСУ). Структура отдела представленаразработанной автором схеме 1.
·         Костромской пост– документовед 6-го разряда Костромского таможенного поста
·         Буйскийтаможенный пост – старший государственный таможенный инспектор Буйскоготаможенного поста
·         Шарьинскийтаможенный пост – государственный таможенный инспектор Шарьинского таможенногопоста
·         Мантуровскийтаможенный пост – государственный таможенный инспектор Мантуровскоготаможенного поста
·         Отдел федеральныхтаможенных доходов и учета денежных средств – старший государственныйтаможенный инспектор ОФТДУДС
·         Отделениеконтроля таможенной стоимости — старший государственный таможенный инспектор ОКТС
·         Отделениевалютного контроля – главный государственный таможенный инспектор ОВК
·         Отдел тарифного инетарифного регулирования — главный государственный таможенный инспектор ОТНР
·         Отделениетаможенной статистики и анализа — государственный таможенный инспектор ОТСА
·         Отделениеисполнения постановлений по делам об административных правонарушениях — государственный таможенный инспектор ОИПДАП
·         Отделениеорганизации таможенного оформления и таможенного контроля — государственныйтаможенный инспектор ООТОиТК
·         Отделениеконтроля за таможенным транзитом – старший государственный таможенный инспекторОКДТТ
Схема 1 Структура ОДО Костромскойтаможни/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />


·         Отделениетаможенных режимов – старший государственный таможенный инспектор ОТР
·         Отделэксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения – старшийгосударственный таможенный инспектор ОЭФПИО
·         Отделение кадровотдела кадров – старший государственный таможенный инспектор ОК
·         Отделбухгалтерского учета и финансовой экспертизы -старший государственныйтаможенный инспектор ОБУиФЭ
·         Правовоеотделение – старший государственный таможенный инспектор правового отделения
·         Оперативно-розыскнойотдел – оперуполномоченный
·         Оперативно-аналитическийотдел – инспектор
·         Отделадминистративных расследований – главный инспектор ОАР
·         Отдел таможеннойинспекции – старший государственный таможенный инспектор ТИ
·         Отдел тыловогообеспечения — государственный таможенный инспектор ОТО
·         Отдел собственнойбезопасности – старшего оперуполномоченного ОСБ
·         Отдел таможеннойохраны и оперативно-дежурной службы – ведущий инспектор ОтТО и ОДС
·         Старшийдознаватель по ОВД
·         Помощникначальника таможни по мобилизационной работе
·         Ведущийтаможенный инспектор (по защите государственной тайны)[25]
Данная схема построена попринципу прямого подчинения, во главе которой стоит Начальник таможни. Именно вего непосредственном подчинении находится Начальник отдела документационногообеспечения.
Он назначается надолжность и освобождается от должности приказом начальника Костромской таможнипо соглашению с Центральным таможенным управлением. В соответствии сФедеральным законом «О службе в таможенных органах РФ» (№114-ФЗ от 21.07.97ст.5) и Общим перечнем должностей сотрудников (утвержденным приказом ГТК Россииот 02.04.2001 № 327), а так же соответствующей должностной инструкцией. НачальникОДО является должностным лицом и относится к группе старшего начальствующегосостава. Данной должности соответствует специальное звание «Подполковниктаможенной службы»[26]
В своей работе начальникОДО руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом «О службе втаможенных органах РФ», Таможенным кодексом РФ, другими законами РФ, указами ираспоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями ПравительстваРФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК РФ, ненормативными правовымиактами ненормативного характера Центрального таможенного управления,положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспеченияКостромской таможни, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива втаможенных органах и настоящей должностной инструкцией.
Сущностью работыначальника ОДО является осуществление руководства отделом и обеспечение веденияделопроизводства в таможенном органе, а так же координация действий различныхучастков и служб отдела документационного обеспечения, контроль таможенныхпостов в области, касающейся компетенции отдела. К тому же, соблюдениеустановленных правил и порядка работы с документами, осуществление различныхмероприятий по ее усовершенствованию путем установления рациональнойорганизации, форм и методов работы с документами, унификации документов.
Начальнику ОДОподчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспеченияуправления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором):
·         Главныйгосударственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни исекретаря приемной; осуществляет систематический контроль за своевременным икачественным исполнением отделами таможни организационно-распорядительныхдокументов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов;обеспечивает соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;[27]
·         Старшийгосударственный таможенный инспектор ОДО:
1.    участка входящей корреспонденциивышестоящих органов ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет,своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившейв таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений и других вышестоящихорганов, а так же подготовку их к дальнейшему хранению и исполнению;[28]
2.   участка входящей корреспонденциидругих таможен и организаций, а также обращений граждан ОДО: обеспечивает правильныйавтоматизированный учет и своевременную регистрацию, оформление и обработкукорреспонденции, поступившей в таможенный орган (из таможен, таможенных постов,управлений, министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных ииных предприятий, банков, других структур), а так же обращений (предложений,заявлений, жалоб) граждан; осуществляет учет, регистрацию и контроль исполнениядокладных записок на имя начальника таможни и его заместителей;[29]
3.   участка исходящей корреспонденции ирегистрации приказов, распоряжений таможенного органа: осуществляет правильныйавтоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку исходящихдокументов, а также учет и регистрацию приказов и распоряжений таможенногооргана;[30]
·         Документовед6-го разряда ОДО (является работником бюджетной сферы таможни): осуществляет своевременное,качественное размножение и копирование документов для всех отделов таможенногооргана; осуществляет своевременную обработку и отправку исходящейкорреспонденции;[31]
·         Начальникархивного отделения ОДО: руководит работой архивного отделения и отвечает за выполнение задач иосуществление функций, определенных положением об архиве; обеспечивать единыйпорядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихсяв деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;[32]
В непосредственномподчинении начальника архивного отделения ОДО также находится государственныйтаможенный инспектор архивного отделения ОДО, который отвечает закомплектование архива документами, обеспечивает их учет, ткачество обработки,сохранность, отбор и исполнение, а также подготовку и передачу документов нагосударственное хранение[33].
Необходимо отметить, чтов целях упорядочения работы ОДО со структурными подразделениями таможни и вцелях улучшения организации документационного обеспечения в Костромской таможненазначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения.Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроляза исполнением документов в своем отделе или подразделении[34].
Просмотрев структуруотдела документационного обеспечения, выяснились некоторые несоответствие. Аименно, во-первых, в связи с «Квалификационным справочником должностейслужащих» должности «Документоведа 6-го разряда» не существует. Эта должностьне может разделяться по разрядам. В соответствии с требованиями к квалификациисуществуют следующие должности: Документовед, затем Документовед II категории исамой высшей является Документовед I категории[35]. Во-вторых, изучив должностныеобязанности сотрудника автор пришел к выводу, что данный работник соответствуетдолжности «Делопроизводителя».
Без сомнения, в целомданная структура управления делопроизводственной службой является рациональнойи эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены междудолжностными лицами, количество которых оптимально.
1.3 Основные организационно-нормативныедокументы по делопроизводству
Документационноеобеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуетсялюдьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующихнормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплексправовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления даннойдеятельности[36].
Основными нормативнымидокументами по упорядочению делопроизводства в таможне, безусловно, являютсяТиповая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенном органе(региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) и ГОСТ Р6.30-2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитываютспецифику ДОУ в Костромской таможне.
Проведенный практическийанализ позволяет сделать вывод о том, что в целях совершенствования ДОУ иповышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческихдокументов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнениядокументов необходимо разработать и утвердить Инструкцию по делопроизводству Костромскойтаможни (далее – Инструкция). Инструкция должна устанавливать общие требованияк функционированию службы документационного обеспечения управления,документированию управленческой деятельности и организации работы с документаминепосредственно в Костромской таможне. Она должна быть разработана всоответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству иработе архива таможенных органов», с учетом новой редакции ТК РФ,Государственной системы документационного обеспечения управления[37]и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системыорганизационно-распорядительных документов. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.
Структура инструкциидолжна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражатьспецифику деятельности и правовое положение Костромской таможни, в нее должныбыть включены следующие пункты:
1 Общие положение
2 Особенности подготовкии оформление отдельных видов документов
3 Правила оформлениядокументов
4 Организациядокументооборота и исполнения документов
5 Поисковая системадокументов
6 Контроль исполнениядокументов
7 Организация работы сдокументами
8 Организация документовв делопроизводстве
9 Порядок передачидокументов на хранение в архив. Комплектование архива.
Положенияинструкции по делопроизводству не должны противоречить действующемузаконодательству в области информации и документации. Проект инструкции поделопроизводству дан в приложении № 3
В комплексе организационныхдокументов особое место занимают должностные инструкции сотрудников службы ДОУ,в которых определены их основные функции, права, обязанности и ответственность.С помощью этого документа равномерно распределяется их нагрузка.
Учитывая предложения автораустранить несоответствие должности сотрудника (ныне делопроизводителя),возникает необходимость разработки новой должностной инструкции«Делопроизводителя», проект которой представлен в приложении 4
Еще одним нормативнымактом является Положение, определяющее порядок образования, структуру, функции,права и обязанности структурного подразделения. Таковыми является «Положение обОДО» и «Положение об архиве таможни». Изучив эти два документа автор предлагаетдополнить Положение об архиве пунктом о взаимодействии архива с другимиподразделениями, а именно:
6 Взаимосвязь с другимиподразделениями
-с отделомдокументационного обеспечения – по вопросам документационного обеспеченияуправления;
-с отделом контроля – поправовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
-с отделом кадров – повопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условияхширокого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;
-с отделом эксплуатациифункциональных подсистем и информационного обеспечения – по вопросам разработкии внедрения новых информационных технологий с применением средстввычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдениютребований нормативно-методических документов – по вопросам обеспечениясредствами организационной и вычислительной техники.
Этот пункт позволитустановить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями втаможне, это не мало важно для его эффективной работы.
Подводя итоги даннойглавы, необходимо отметить, что в связи с тем, что Костромская таможня являетсясамостоятельной серьезной государственной структурой, то и нормативно-правоваябаза в этой организации построена в соответствии с федеральными нормативами. Новсе-таки для более точной регламентации делопроизводства в таможне необходимыИнструкция по делопроизводству Костромской таможни, еще одна должностнаяинструкция сотрудника этой службы, а так же внесение дополнения в уже созданноеПоложение об архиве.
В целом структура службыделопроизводства организована в Костромской таможни без противоречийГосударственной системы документационного обеспечения управления[38],в связи с тем, что она является самостоятельным структурным подразделением, спрямым подчинением первому руководителю, т. е. Начальнику Костромской таможни.2. Анализорганизации технологии ДОУ документационного отдела в Костромской таможни.
2.1 Технологияорганизации документооборота, начиная с источников доставки
Управленческаядеятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальныхэлементов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, атакже на производстве документальной информации и официальных документов,предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так идля внешнего.
Это предполагает наличиетехнологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов винформацию, направленную на достижение результата, служат специальныетехнологии. Учитывая ДОУ и специфику информационных процессов, на которых оноосновывается, определение технологии ДОУ можно определить «как систему методови способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов идокументной информации на основе применения единых методических приемов иправил»[39].
Технологии ДОУ всоответствии с различием информационных процессов делятся на:
·         технологииобработки поступающих и отправляемых документов (входящих и исходящих);
·         технологиипередачи (доведения) документальной информации конечному пользователю;
·         технологиивведения документов в информационную базу данных организации исходя из еевнутренней структуры(поисковые системы);
·         технологииобработки документальной информации и накопления документов;
·         технологиихранения и использования отдельных локальных группдокументов(автоматизированная система управления).
В Костромской таможнитехнологии ДОУ так же являются неотъемлемой частью системы информационногообеспечения и играют очень важную роль. Это связано с большим потокоминформации и необходимостью вовремя и быстро ее обработать, ведь от этогозависит вся функциональность самой таможни.
В настоящее времядоставка документов в таможню осуществляется, как правило, средствами почтовой,фельдъегерской и электрической связи(см схему 2 разработанную автором в качественаглядного материала).
Схема Источники поступления документов
/>


С помощью почтовой ифельдъегерской связи в таможню доставляются письменная корреспонденция в видепростых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,а также печатные издания.
По каналам электрическойсвязи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы,сообщения по электронной почте. Это значительно сокращает время на передачуинформации и повышает надежность доставки.
 Прием всей входящейкорреспонденции и дальнейшее распределение осуществляется Главнымгосударственным таможенным инспектором отдела документационного обеспечения.
По таким же источникампроизводится отправка документов (почтовой, фельдъегерской и электрическойсвязью).
Обработка документов дляотправки почтовой связью осуществляется в ОДО (ответственным заделопроизводство) таможни (в соответствии с Правилами оказания услугпочтовой связи, утвержденнымиПостановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725).
Документы для отправкипередаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтовогоадреса или рассылки.
Документооборот – это «движение документов втаможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполненияили отправки»[40]. От четкости иоперативности обработки и движения документа зависит скорость полученияинформации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработкадокументов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическимпоследствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организациидокументооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.
Под объемомдокументооборота таможни понимается количество документов, полученных исозданных в таможне за определенный период времени. Показатели объемадокументооборота используются для определения технологической оснащенностипроцессов работы с документами, а также для анализа различных аспектовуправленческой деятельности [41].
Вдокументационном обеспечении выделяют три группы документов:
— поступающие(входящие);
— отправляемые (исходящие);
— внутренние.
Анализируядокументооборот таможни за последние 2 года, была выявлена следующая тенденция:Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов Итого 2003 14984 8127 15052 38163 14984 6891 4446 26321 2004 13543 8718 18223 40484 13543 7353 5114 26010
/>
 Сведения по таможне вцелом
/>

 Сведения по ОДО
·         Входящиедокументы –происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Этосвязано с вступлением нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов иреструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количествообращений граждан возросло по той же причине.
·         Исходящиедокументы — тенденция увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняетсятем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящихв их компетенцию; много ответов и информационных писем было направлено вналоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический,контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности)самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенныеорганы.
·         Внутренниедокументы — уменьшение зарегистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двухтаможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяетпредварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированныхдокладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работоймежду структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведьдокладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальникатаможни и его заместителя регистрируются ОДО).
Порядок прохождениядокументов и операции, производимые с ними в таможне, регламентируютсяИнструкцией по делопроизводству Костромской таможне, положением об ОДО, обархиве и должностными инструкциями сотрудников. А так же должнорегламентироваться положением об ЭК, проект которого представлен в приложении №5
Итак, как мы уже выяснилидокументооборот в таможне, как и в любой другой организации, состоит из потоковдокументов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации(руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) ипунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом,канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Поступающие в таможнюдокументы образуют поток входящей корреспонденции (поступившей), который,пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретнымсотрудникам для ознакомления и на исполнение (см схему 4).
В подразделениях издокументов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки,которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции (исходящей)(смсхему 5).
Кроме того, как правило,циркулируют документы, созданные в самой таможни и не предназначенные к выходуза ее пределы, — потоки внутренней документации. Их путь начинается у однихсотрудников – авторов и заканчивается у других сотрудников – исполнителей. Такчто начало пути – это отправка документов, а продолжение – получениедокументов.
Каждый издокументопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке идвижении
Большое значение вдокументообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобыграждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы,полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.
Бегло рассмотревдокументооборот, следует отметить, что значительно различаются методы и этапыобработки документации. Это зависит от способа пересылки, срочности исполнения,степени ограничения доступа к составу информации и других параметров,оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождениядокументации.
2.1.1 Технологииобработки входящих и исходящих документов
В технологической цепочкеобработки и движения входящих документов в таможне можно выделить следующиеэтапы:
— прием и первичнуюобработку;
-предварительноерассмотрение и распределение документов;
-регистрация;
-рассмотрениеруководством.
Прием и первичнаяобработка документовосуществляется должностными лицами ОДО. При поступлении документов в нерабочеевремя они принимаются дежурным по таможне.
Прежде всего конверты сдокументами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой«лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки,наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденцияпересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
При некомплектности илиповреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которыхостается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой — направляетсяотправителю.
При отсутствии надокументе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конвертприлагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпелянеобходима для подтверждения времени отправки и получения документа (во всехостальных случаях конверты уничтожаются).
На полученных документахпроставляется регистрационный штамп. Документы распределяются на подлежащиерегистрации и подлежащие учету по реестру.
Документы, адресованныеруководству таможни, а также без указания конкретного лица или структурногоподразделения предварительно рассматриваются в ОДО, а только затем направляютсяруководству таможни или в структурное подразделение.
Предварительноерассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основанииустановленного в таможне распределения обязанностей между руководством.
Без предварительногорассмотрения передаются по назначению документы, лишь адресованныенепосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.
Рассмотренные руководствомтаможни документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об ихвозврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее — РКК) вноситсясодержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются наисполнение.
Рассмотренныеруководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органаразмножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенныморганам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копийуказанных документов структурным подразделениям осуществляется только ссоответствующей распиской в списке рассылки.
Подлинник документа,который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляетсяответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.
Поступившие телеграммыпринимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируютсяпо тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрениеруководству таможни и исполнение.
На документах, подлежащихв соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением наисполнение в структурные подразделения проставляется штамп «Подлежитвозврату в ОДО».
Порядок прохождениявходящих документов представлен на разработанной автором схеме 4,

Схема 4. Оперограмма движениявходящих документов
/>/>/>/>/>/>/>/>/>Кто выполняет
Операции ОДО
Руководство
(начальник таможни)
Заместители
Начальника таможни Начальники структурных подразделений (исполнители) 1.Прием документов 2. Вскрытие 3. Сортировка 4.Регистрация 5.Передача на рассмотрение руководству 6.Рассмотрение руководством 7.Получение от руководства рассмотренных документов
/> 8.Фиксация резолюции 9. Постановка на контроль 10.Передача заместителям начальника 11Рассмотрение заместителем начальника
/> 12.Получение документа от заместителя 13.Копирование документов 14. Передача на исполнителям
/>                                 Движение документов поступивших
                                               на имя начальника таможни
/>                                              Движение документов реестрового учета

Данный порядок входящихдокументов способствует избежанию прохождения повторных инстанций, тем самымуменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстроту принятияуправленческих решений.
Тоже самое можно сказатьи о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка:сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание,франкирование оформление почтового отправления.
Документы, отправляемыеодновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. А документы, подлежащиеотправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднееследующего рабочего дня.
Досылка или заменаразосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшегодокумент (в отдельных случаях — начальника ОДО).
Отправляемаякорреспонденция учитывается в:
·         описях (заказная,сторонним организациям)
·         реестрах(направляемая через фельдъегерскую службу) Вторые экземпляры описей и реестровс пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.
С помощью средствэлектрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм,факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемыев таможне, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными,датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставленияуслуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от28.08.97 № 1108.
Передача телефонограммосуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)получателем.
Порядокработы с исходящими документами приведен автором на схеме 5.
Схема 5Оперограмма движения исходящих документов
Кто
/>выполняет
Операции ОДО Структурное подразделение Руководство таможни (начальник или заместители) 1.Составление письма
/> 2. Согласование 3. Внесение изменений 4. Печать 5. Передача на подпись
/> 10 Подписание
/> 11 Передача на регистрацию
/> 12. Регистрация
/> 13. Отправка
/>Движение исходящих документов
2.1.2 Порядок прохождениявнутренних документов
Внутренний документ – этоофициальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[42]
Прохождение внутреннихдокументов в отделе на этапах их подготовки и оформления соответствуютпрохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающихдокументов. Внутренние документы ОДО Костромской таможни, как и в любой другойорганизации, можно разделить по формам и назначению на 3 группы:
— Организационные документы, которые регламентируют деятельность таможни и вчастности ОДО  (Положения об ОДО, инструкции и т.п.);
— Распорядительные документы, издаваемые Начальником таможни, его заместителями иНачальником ОДО;
— Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативныхвопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Проекты распорядительныхдокументов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениямии должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствиясодержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, гдесотрудниками осуществляется контроль за правильностью их оформления.Оформленные документы передаются на подпись Начальнику таможни в соответствии справом подписи документов и распределением обязанностей.
Копии подписанныхНачальником распорядительных документов рассылаются в структурные подразделенияв соответствии со списком рассылки.
Передача документов,зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможниосуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документыпередаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.
Как уже было замечено прианализе документооборота, поток внутренних документов за последние годы возрос,особенно информационно-справочных документов (а именно докладных и служебныхзаписок). Это объясняется более отлаженной работой между структурнымиподразделениями и правильным ведением делопроизводства, т.е. эффективнойработой сотрудников ОДО.

2.2 Порядок работы списьменными и устными обращениями граждан и депутатов
Граждане РоссийскойФедерации в соответствии со ст. 33 Конституции РФ имеют право обращаться лично,а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы власти (таможню)и это право следует рассматривать как важное средство осуществления и охраныправ личности[43]. Обращения гражданвыражаются как в письменной, так и в устной форме. Они делятся на предложения,заявления и жалобы.
Технология работы собращениями граждан требует организации:
·         приема граждан;
·         приема ипервичной обработки письменных обращений;
·         регистрацииобращений;
·         направленияобращений на рассмотрение;
·         уведомлениязаявителя о длительном расследовании обращения;
·         контроль засроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
·         информационно-справочнойработе по обращениям;
·         извещениязаявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости,направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
·         группировки вдела и текущего хранения обращений;
·         анализапоступивших обращений
Прием граждан в таможневедется по рабочим дням в рабочее время. Запись на прием и организация приемаграждан в таможне обеспечиваются ОДО.
Письменные обращенияграждан, поступившие в таможню, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ врассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции таможни,недопустим.
Поступающие в таможнюобращения граждан регистрируются в ОДО путем проставления регистрационногоштампа и занесения в электронную картотеку базы данных «Обращенияграждан» КПС «УКИД-Р»[44].
Поступившие в структурныеподразделения (в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкциейпо делопроизводству) письменные обращения граждан рассматриваются в срок неболее 15 дней со дня их поступления (регистрации) в таможню (по запросам,предусмотренным статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации, — втечение 10 дней), а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, — в срок до одного месяца.
Ответавтору обращения оформляется на бланке письма таможни, при этом не указываются:
-вреквизите «Подпись» — специальное звание должностного лица;
-фамилияи номер телефона исполнителя (указанный реквизит проставляется на втором,визовом, экземпляре).
Таможняежеквартально представляет в ФТС России информацию о количестве рассмотренныхобращений граждан
 Особоевнимание уделяется подготовке и направление ответов на обращения и запросыдепутатов, которое осуществляются таможней в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации о статусе депутата.
Должностное лицо,которому направлены обращение или запрос депутата, должно дать ответ вписьменной форме не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной,согласованный с инициатором запроса, срок.
Прием, обработка,направление поступающих обращений и запросов граждан и депутатов осуществляетсяв ОДО таможни в соответствии с установленным порядком работы с поступающимидокументами. Далее обращения, запросы и документы по их рассмотрениюформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Необходимо отметить, чток порядку работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатовсотрудники отдела относятся очень ответственно и серьезно. Не было замеченоникаких не соответствий с предъявляемыми требованиями.
2.3 Информационно-поисковая система ирегистрация документов в ОДО Костромской таможни.
Дляобеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного радарешений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации поопределенному вопросу в кратчайшее время в таможне построена поисковая система.Информационно-поисковая система включает информацию практически обо всехдокументах, которыми располагает таможня.
Основойпостроения поисковых систем является регистрация документов – “запись учетныхданных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания,отправления или получения”[45].
Как вытекаетиз определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу,так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ незарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще несуществует.
Задачирегистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как врегистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается базаданных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создаетсяинформационно-поисковая система по всем документам таможни, которую затем можноиспользовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Правила организациирегистрации описаны в Государственной системе документационного обеспеченияуправления[46] и Типовой инструкции поделопроизводству[47]. В обоих документахрегистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документаморганизации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных иавтоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях. Это документы, поступающие из других организаций и отфизических лиц, а также создаваемые таможней — внутренние и отправляемые.Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи илисоздания.
Документырегистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в деньподписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделенияв другое он повторно не регистрируется.
Известно, что наибольшаяэффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. приосуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником.Для ОДО, учитывая его специфику, характерна централизованная система сразветвленной структурой, так как все документы регистрируются в ОДОИнспекторами, полномочия которых разделены. Один отвечает за регистрациювходящих документов вышестоящих организаций, второй — за входящуюкорреспонденцию организаций, докладных записок и других внутренних документовтаможенного органа, третий — регистрирует письма структурных подразделенийтаможни, приказов, распоряжений по таможне.
Документы,не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру, регистрируются илиучитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком,предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.
Документырегистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможни КПС«УКИД-Р». Базами данных являются электронные картотеки, в которыевносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов.
Распечатанныеэкземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используютсядля создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, кудапередается документ на исполнение
Прирегистрации документов необходимая информация вносится в КПС«УКИД-Р», включающий в себя электронные картотеки баз данных повходящим документам («Документы вышестоящих таможенных органов»,«Документы организаций, таможен и постов», «Обращенияграждан», «Документы реестрового учета»), исходящим и внутреннимдокументам («Переписка», «Приказы, распоряжения», «Протоколы,докладные записки», «Другие»).
Побазам данных «Документы вышестоящих таможенных органов»,«Документы организаций, таможен и постов», «Обращенияграждан», «Приказы, распоряжения», «Протоколы, докладныезаписки» в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (наоснове РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения иинформационно-поисковая работа.
Порядокзащиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО,определяет руководство таможни.
Следуетзаметить то, что хотя автоматизированная система КПС «УКИД-Р» ипомогает сотрудникам отдела ускорить их работу с документами, но она уже вомногом отстает по функциональности и техническим возможностям от нынесуществующих автоматизированных программ. Поэтому встает вопрос о внедрениинового программного продукта(подробнее об этом в разделе 3.2).
В ОДОпомимо электронной картотеке отдельно существуют журналы регистрациифаксограмм, которые ведутся только в бумажном виде.
Факсограмма- информация, переданная с бумажного носителя с помощью факсимильной связи. Журналрегистрации входящих факсограмм содержит следующие графы:№ п/п Время получения Корреспондент Адресат Краткое содержание документа Отметка о получении документа
С учетомтого, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимыйсостав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графы «датаполучения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учетадокумента.
Журнал регистрацииисходящих факсограмм:№ п/п Время регистрации Адресат Исполнитель документа Наименование структурного подразделения Краткое содержание документа Отметка о возврате
Разумнымбудет включить только графу «дата отправления».
Длярегистрации исходящих Факсограмм предлагается использовать только электроннуюформу с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов.
Базу, котораябудет образовываться при регистрации, можно будет использовать при веденииконтроля за их исполнением. Также это позволило бы сделатьинформационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
Враспоряжении сотрудников отдела находится информационно-поисковая система«ВЕД-ИНФО», «Консультант Плюс». Эти системы используются в таможни для поисканеобходимых для работы законодательных и нормативных документов. Это являетсядополнительным фактором стабильности службы: обеспечивавший регулярное,необходимое и достаточный для принятия эффективных решений информационныйобмен.
2.4 Организация контроля исполнения документов
Одной из важнейшихфункций управления является контроль за исполнением документов и принятыхрешений
Контрольисполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов[48].
Цельюконтроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, полученияаналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурныхподразделений, таможенных постов, конкретных сотрудников.[49]
Практическаяработа по контролю осуществляют сотрудники ОДО по поручению Начальника таможни.Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системыорганизации.
Сотрудниками ОДОосуществляются следующиепоследовательныеоперации:
-постановка документов наконтроль;
-предварительная проверкаи регулирование хода исполнения;
-информированиеруководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений,зафиксированных в документах;
-снятие с контроля,направление исполненного документа в дело;
-учет,обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
Контролюподлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Припостановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДОпроставляется отметка о контроле (штамп «Контроль» ).
Какуже упоминалось выше, в ОДО для ведения контроля исполнения сотрудники службыдокументационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных впрограмме КПС«УКИД-Р.99», вкоторые заносятся все данные о документе требующий исполнения.
Документы,зарегистрированные в базах данных «Документы вышестоящих таможенныхорганов», «Документы организаций, таможен и постов»,«Протоколы, докладные записки» и не контролируемые (не имеющие штампа«Контроль») ОДО, подлежат закрытию в указанных базах должностнымилицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных ответственными заделопроизводство структурных подразделений.
Контрольисполнения обеспечивают:
·         руководствотаможни (начальник и его заместители);
·         ОДО,осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и состояние ихисполнения;
·         ответственные заделопроизводство структурных подразделений.Виды документов, находящихся на контроле Кто осуществляет контроль документы с поручениями (резолюциями) руководства таможни, приказов по основной деятельности и распоряжений таможни, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможни и граждан ОДО, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа) поручения оперативных совещаний у руководства таможни организационно-аналитический отдел планы (работы, мероприятий и др.) В соответствии с функциями структурных подразделений таможни документы с поручениями начальника структурного подразделения ответственный за делопроизводство данного подразделения
Контрольисполнения документов строится на базе регистрационных данных.
ОДО ведетконтроль по электронным картотекам баз данных. В электронные карточки базданных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., датыисполнения, структурные подразделения — исполнители, ход исполнения и т.д.
Срокиподготовки, представления и типовые сроки исполнения закреплены в инструкции подокументационному обеспечению.
Срокиисполнения документов исчисляются в календарных днях:
·         поступивших извышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов РФ иместного самоуправления, внутренних документов — с даты подписания(утверждения) документа (поручения);
·         поступивших издругих организаций, предприятий, таможенных органов и обращений граждан — с датыих поступления.
Ониопределяются руководителем исходя из срока, установленного организацией,направившей документ, или сроков, установленных законодательством (всоответствии с ГСДОУ[50])
Принеобходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнительпредставляет на имя Начальника таможни, давшего поручение, мотивированнуюпросьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Срокиисполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Овсех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнительсвоевременно информирует ОДО для внесения изменений в электронные картотеки базданных — новый срок, дата изменения, подпись. Новый срок исполнения переноситсяи в РКК на документ.
Передачаконтрольных документов из одного структурного подразделения в другоеосуществляется только через ОДО, который вносит отметки о передаче документа вэлектронные картотеки и передает документ в соответствующее структурноеподразделение.
Структурноеподразделение-соисполнитель считается ответственным за срыв сроков исполненияконтрольного документа, если необоснованно задержал более чем на 5 дней:
-представлениеответственному исполнителю проекта ответа, информации по исполнению документа ит.п.;
-согласованиепроекта документа, подготовленного другими подразделениями-соисполнителями.
Снятиедокумента с контроля осуществляет руководство таможни или по его поручению ОДОи оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело всоответствии с правилами оформления реквизитов. Информация об исполнениидокумента отражается также и в электронной карточке .
ОДОна основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, нереже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительскойдисциплины в таможне, на основании которых формируются оперативные ианалитические отчеты для информирования руководства таможни в установленные имсроки.
Справкао состоянии исполнения документов на определенный период содержит следующиеграфы:
№ п/п Название документа Дата, № Срок исполнения Фамилия исполнителя Состояние исполнения Причины невыполнения 1 2 4 5 6 7 8
Сучетом того, что справка – это документ, содержащий описание и подтверждениефактов, событий[51], необходимо добавитьграфу «краткое содержание документа».
Приведении контроля используются компьютерные базы данных в программе КПС «УКИД-Р.99», которые не сведены в одну единую и в каждомподразделении ведется своя база – это является еще одним существеннымнедостатком данной программы. В связи с этим автор предлагает поменятьавтоматизированную программу на более усовершенствованную, которая способствуетускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины,совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Проанализировавэту автоматизированную систему на которой построен весь электронныйдокументооборот, автор пришел к выводу, что для более эффективного ирационального использования ДОУ следует установить новый программный продукт,отвечающий последним тенденциям в области автоматизированного делопроизводства.Например, «Босс-Референт» — это программный комплекс, разработанный напрограммной платформе Lotus Domino/Notes и ориентирован на государственныеструктуры. БОСС-Референт – одна из наиболее эффективных в России системэлектронного документооборота, обеспечивающая крупным заказчикам и стремительнорастущим компаниям высокую скорость и качество принятия решений, идеальныеусловия для взаимодействия различных подразделений и необходимую управленческуюпрозрачность организации. Подробнее в главе 3.2.
2.5 Организация документов в делопроизводстве
Организациядокументов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ,обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование иоформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможни (далее именуется- архив) в соответствии с требованиями, установленными государственнымистандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральногоархивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическимидокументами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.
Основнымивидами работ, обеспечивающими правильную организацию документов вделопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел,служащие для быстрого поиска и использования документов, потому что по своейсути это простейшие классификаторы документов. Ведь дело определяется как«совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участкудеятельности, помещенных в отдельную обложку»[52]. А вот специальнымклассификационным справочником, определяющим порядок распределения документов вдела служит номенклатура дел.
2.6.1 Составление номенклатур дел
Номенклатурадел –«систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых вделопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения,оформленный в установленном порядке»[53]. Иначе говоря,номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложитьдокументы по папкам(делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатурадел – документ многоцелевого значения.
Онапредназначена для организации группировки исполненных документов в дела,систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основойдля составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, атакже используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно)хранения.
Номенклатурабывает трех видов: конкретная или индивидуальная(номенклатура дел определеннойорганизации, фирмы, учреждения, предприятия); примерной и типовой[54].
Номенклатурадел отдела документационного обеспечения Костромской таможни относится к числуиндивидуальной, так как составлено только по отделу. Составляется на основеизучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельностиОДО.
При еесоставлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическимидокументами – Государственной системой документационного обеспечения управления[55],Основными правилами работы ведомственных архивов[56],Перечнем документов с указанием сроков хранения[57],методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимоэтого используются положения об ОДО и архиве таможни, штатным расписанием, планами и отчетами оработе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов суказанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Графыноменклатур дел ОДО заполняются следующим образом:
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дела (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 01. Отдел документационного обеспечения
— Вграфе 1 Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-03, где 01 — обозначение структурного подразделения (в нашем случае ОДО), 03 — порядковыйномер заголовка дела по номенклатуре.
— Вграфу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовокдела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и составдокументов дела.
Заголовоксостоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
·         название видадела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы,протоколы и т.д.);
·         название таможниили структурного подразделения (автор документа);
·         названиеорганизации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы(адресат или корреспондент документа);
·         краткоесодержание документов дела;
·         названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела;
·         дата (период), ккоторым относятся документы дела.
— Вграфе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется поокончании календарного года.
— Вграфе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при егоотсутствии — по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный сгосударственным архивом срок хранения.
— Вграфе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатурыуказываются название перечней документов, использованных при определении сроковхранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах(например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах,ответственных за формирование дел, и др.
Периодическиеиздания в номенклатуру дел не включаются
Поокончании делопроизводственного года в конце номенклатуры заполняется итоговаязапись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временногохранения.
Всвязи с тем, что номенклатура дел, которой пользуются сотрудники отдела, быласоставлена в прошлом году, а за текущий год было много изменений и уточнений внормативно-методической базе, автор предлагает разработать новую номенклатурудел на текущий 2005 год. Проект новой номенклатуры дел в приложении 62.6.2 Формирование и оформление дел
Исполненныхдокументов в отделе документационного обеспечения накапливается много. Чтобы вних легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документыпосле их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
 Формированиемдел называется «группировка исполненных документов в дела в соответствии сноменклатурой и систематизация документов внутри дела»[58].
Делав таможне формируются децентрализованно, а именно в структурных подразделениях.Распределение документов в дела проводятся в соответствии с номенклатурой.Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в делаобеспечивает не только возможность быстрого поиска документов, но и егосохранность, исключая его потерю. Поэтому этой стадии работы с документамивсегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования кформированию и оформлению дел, изложенные в Инструкции по делопроизводству.
Итак,исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в ОДО илиответственному за делопроизводство структурного подразделения для контроль заправильностью формированием их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшитдокумент, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель всоответствии с номенклатурой.
Приформировании дел сотрудником соблюдаются все основные правила, прописанные вИнструкции по делопроизводству. Однако существуют маленькие расхождения,связанные с спецификой работы в ОДО.
Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями:
-положения,инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируют вотдельные дела. Однако было замечено, что в месте с ними хранятся и старыенедействительные варианты этих документов, приводящие к беспорядку ипротиворечащие правилам[59]. Если сохранность такихдокументов важна, предлагается создать отдельную папку и хранить ее не с общимобъемом документов;
-приказыпо личному составу группируются в дела в соответствии с установленными срокамиих хранения. В связи с большим объемом приказы по личному составу, касающиесяразличных сторон деятельности таможни (прием на работу, увольнение и перемещение,командировки и т.д.), предлагается группировать в отдельные дела;
Делатаможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформлениедела — подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описаниюдела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительнойнадписи[60]. Оформление делпроводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводствоструктурных подразделений.
 Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полномуоформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения ипо личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичномуоформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводитьпересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительныенадписи не составлять.
 Вцелях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи)нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнемправом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Следуетзаметить, что в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводитсяих перенумерация, путем простого стирания. Это противоречит правилам работы сдокументами. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству при перенумерациилистов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый. Старыйлист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а зачеркиваетсяи сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.
Изменениясостава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями ит.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующиеакты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи изаверительная надпись дела.
Обложкадела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составусоставляется и оформляется так же по установленной форме.
Документы,составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картонаили переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всехдокументов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документовудаляются. Однако все чаще стали применять картонные папки с прозрачнымифайлами. Отношение к ним является двухсторонним, потому что с одной стороны этопозволяет сохранить документ в первоначальной форме, с другой – документ влюбой момент можно без труда изъять или он может сам выпасть и затеряться.Автор предлагает применять такие папки в случае сохранности каких-либо рабочихматериалов, но не документов имеющих организационное значение.
2.6 Организацияоперативного хранения документов
Хранениедокументов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение вроссийской практике работы с документами называется оперативным. Оперативноехранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения ихранение уже исполненных документов[61].
Смомента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этихподразделений обеспечивают сохранность документов и дел.
В ОДОчасть дел располагается не в вертикальном положении корешками наружу, а вгоризонтальном в запираемых шкафах(сейфе), обеспечивающих их полнуюсохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. Этодействие неошибочно, так как оно адаптировано к условиям работы ОДО. Этообъясняется маленьким объемом дел хранящихся непосредственно в ОДО и соблюдениеправил выглядело бы нелепым.
Вцелях повышения оперативного поиска документов дела располагаются всоответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неепомещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываютсяиндексы по номенклатуре.
Завершенныедела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся поместу их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Выдачадел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника ОДО.На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата еговозвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Делавыдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделенийна срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должнобыть возвращено на место его хранения.
Сторонниморганизациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешенияНачальника таможни по актам.
Изъятиедокументов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях ипроизводится с разрешения Начальника таможни с оставлением в деле завереннойкопии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

2.8 Порядокпередачи документов на хранение в архив
Завершающийэтап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел дляпоследующего их хранения и использования.
Обработкадел для хранения включает:
·         проведениеэкспертизы ценности документов;
·         оформление дел;
·         составлениеописей;
·         актов о выделениик уничтожению документов и дел.
Подготовкадокументов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственныхза делопроизводство структурных подразделений.
ВКостромской таможне существует свой архив, куда в целях своевременного приемаот структурных подразделений и хранения документов Государственной частиАрхивного фонда РФ (документов временного (свыше 10 лет) срока хранения,имеющих практическое значение, а также документов по личному составу),обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и подготовки кпередаче на постоянное хранение сдаются дела. Существование архивапредусматривает и существованием соответствующего Положением об архиве таможни(предложения о его усовершенствовании автором было выдвинуто выше).Организация проведенияэкспертизы ценности документов
Определениеэкспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98: экспертиза ценности документов – определение политического,экономического, социально-культурного, практического и иного значениядокументов с целью «отбор документов на государственное хранение илиустановление сроков их хранения на основе принятых критериев»[62].
Еслирассматривать в общем по таможне экспертиза ценности документов проводится внесколько этапов:
настадии делопроизводства- при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверкиправильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;
вархиве — в процессеподготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Функциии права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяютсяположением «о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа»,которое должно утверждаться Начальником таможни. А до его утверждения подлежитсогласованию с соответствующим архивным учреждением. На сегодняшний момент втаможне пользовались Примерное положение об ЭК. Автор предлагает проектПоложения о постоянно действующей комиссии в приложении 5
Основнымсодержанием и результатом работы экспертной комиссии является организация ипроведение совместно с ОДО и архивом работы по ежегодному отбору дел длядальнейшего хранения и уничтожения. Рассмотрение, представляемыхделопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения,описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожениюдокументов с истекшими сроками хранения[63].
В результатеработы экспертной комиссии все документы делятся на 3 группы:
— документы,предназначенные для архивного хранения;
— документы,необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве с пометкой «До минованиянадобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
— документы,подлежащие уничтожению
Дляобеспечения комплектования архива в таможне на все завершенные вделопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляютсяархивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащиххранению.
Описьдел (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единицхранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания[64].Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием вделопроизводстве и архиве, целью которой является распределение всех дел нанебольшие массивы и составление на каждую группу отдельной описи[65].
Ежегоднов каждом структурном подразделении в том числе и в ОДО составляются описи надела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив. Эти описислужат основой для подготовки сводной описи дел таможни, которую готовит архиви по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующийгосударственный архив.
Описипо установленной форме составляются в двух экземплярах, один из которыхостается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе сделами представляется в архив через два года после завершения дел вделопроизводстве.
Отбордокументов за соответствующий период к уничтожению и составление акта овыделении их к уничтожению производится после составления сводных описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанныеописи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Актыутверждаются Начальником таможни только после утверждения ЭПК архива. Толькопосле этого таможня имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, всоответствии с установленным порядком
Делавключаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 январягода, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетнимсроком хранения в 2000 г. могут быть включены в акт, который будет составлен неранее 1 января 2004 г.
Акт овыделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило,на дела всего таможенного органа.
Дела,подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача делоформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи,количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузкаи вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица,ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Такимобразом, существующий порядок организации делопроизводства ОДО в Костромскойтаможне в основном соответствует нормам и правилам ДОУ, но обладает рядомнедостатков:
·          отсутствуютнеобходимые организационные документы для ведения делопроизводства: Инструкцияпо делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии. Недо конца разработана Положение об архиве таможни;
·         Не соответствие сквалификационным справочником должностей; необходимость составления ИнструкцииДелопроизводителя
·         встречаютсянарушения правил оформления и подготовки документов;
·         отсутствуетноменклатура дел на текущий 2005год;
·         устаревшаяавтоматизированная система делопроизводства;
Итак,для более эффективного, усовершенствованного и упорядоченного документационногообеспечения управления необходимо устранить все эти недостатки.

3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечениядеятельности ОДО Костромской таможни
3.1Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения.
Проанализироваворганизацию технологий ДОУ документационного отдела Костромской таможни, быливыявлены некоторые недостатки, которые определили основные направлениясовершенствования делопроизводства.
Нормативно-методическиедокументы в отделе представлены не в полном объеме, а именно отсутствуетИнструкция по делопроизводству Костромской таможни, Должностной инструкцииделопроизводителя, Положение об экспертной комиссии.
Инструкция поделопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию,правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними,осуществление контроля за их исполнением.
Она должнабыть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции поделопроизводству и работе архива таможенных органов»[66], с учетом новой редакции ТК РФ,Государственной системы документационного обеспечения управления[67]и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системыорганизационно-распорядительных документов. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.
Структураинструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, таки отражать специфику деятельности и правового положения Костромской таможни[68].Она должна иметь следующую структуру:
1 Общие положение
2 Особенности подготовкии оформление отдельных видов документов
3 Правила оформлениядокументов
4 Организация документооборотаи исполнения документов
5 Поисковая системадокументов
6 Контроль исполнениядокументов
7 Организация работы сдокументами
8 Организация документовв делопроизводстве
9 Порядок передачидокументов на хранение в архив. Комплектование архива.
Инструкцияпо делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксироватьвсе основные моменты работы с документами. Она позволит регламентироватьосновные делопроизводственные этапы, сделать работу с документами в Костромскойтаможне более унифицированной, исключив возможность их утери, обеспечивоформление документов в соответствиями с требованиями современногозаконодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1
В связи стем, что в таможне действует комиссия по проведению экспертизы ценностидокументов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало еедеятельность.
Главною цельюпроведения экспертизы — освободить структурные подразделения таможни отмалоценных документов, содержащих повторяющуюся или не имеющую ценностьинформацию[69].
Постояннодействующая экспертная комиссия создается для организации и проведенияметодической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору иподготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фондаРФ, включая, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальнуюдокументацию, образующуюся в процессе деятельности таможни, а также дляосуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссийподведомственных региональному таможенному управлению организаций. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссиипо проведению экспертизы ценности документов является именно Положение опостоянно действующей экспертной комиссии.
Приразработке положения следует учитывать рекомендации действующегозаконодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертнойкомиссии должны входить следующие пункты:
1 Общиеположения. Здесь приводится описание составаэкспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяютсяосновные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своейдеятельности комиссия.
2 Основныезадачи ЭК.
3 Основные функцииЭК.
4 Права ЭК.
5 Организацияработы ЭК. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссиии структурных подразделений.
Положение обэкспертной комиссии должно составляться в ОДО квалифицированным специалистом иутверждаться Начальником таможни, а перед утверждением согласовываться сНачальником архива таможни. Проект положения приводится в приложении № 5
Срединормативных документов в ОДО отсутствует должностная инструкцияДелопроизводителя.
Значениедолжностной инструкции как организационного документа заключается в том, чтоона:
— закрепляетправовой статус и место работника в системе управления;
— определяетего задачи, функции, права и обязанности;
— позволяетобоснованно оценить результаты деятельности;
— являетсяправовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной иматериальной ответственности;
— устанавливает организационные основы работы секретаря.[70]
При написаниидолжностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[71], Квалификационнымсправочником должностей служащих[72], Типовой инструкции поделопроизводству[73], в которомрегламентируется общий порядок и правила оформления должностной инструкции.
Структуратекста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
1.        Общие положения.Здесь устанавливаются задачи работника, порядок замещения должности,профессиональные требования и основные документы и материалы, которыми обязанруководствоваться работник в своей деятельности.
2.        Должностныеобязанности
3.        Права
4.        Ответственность.
Проект новойдолжностной инструкции Делопроизводителя представлен в приложении №4
Еще одним нормативнымактом требующим переработки является Положение об архиве таможни, определяющеепорядок образования, структуру, основные функции и задачи, права иответственность архива. Положение составлено в соответствии с нормами и нетребует полной разработки в него просто необходимо включить пункт овзаимодействии архива с другими подразделениями, а именно:
6 Взаимосвязь с другимиподразделениями
-с отделомдокументационного обеспечения – по вопросам документационного обеспеченияуправления;
-с отделом контроля – поправовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
-с отделом кадров – повопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условияхширокого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;
-с отделом эксплуатациифункциональных подсистем и информационного обеспечения – по вопросам разработкии внедрения новых информационных технологий с применением средстввычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдениютребований нормативно-методических документов – по вопросам обеспечениясредствами организационной и вычислительной техники.
Данный пункт позволитустановить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями втаможне, это не мало важно для его эффективной и успешной работы.
В целях совершенствованияработы с документами в ОДО предлагается ввести ряд изменений и дополнений:
o    В журналрегистрации входящих факсограмм необходимо добавить графы «дата получения»,«название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.
o    В журналрегистрации исходящих факсограмм — графу «дата отправления». Это позволило бысделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной
o    С учетом того,что справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий[74],в справку о состоянии исполнения документов на определенный период необходимодобавить графу «краткое содержание документа».
o    Составитьноменклатуру дел ОДО на текущий 2005год.
Ведь систематизациядокументов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления.Номенклатура дел является основным классификационным справочником любогопредприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Длясоставления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемыенормативно-методическими документами – Государственной системой документационногообеспечения управления[75], Основными правиламиработы ведомственных архивов[76], Типовой инструкцией поделопроизводству[77], методическимиматериалами по разработке номенклатуры дел.
На настоящий моментсотрудники отдела документационного обеспечения Костромской таможнеруководствуются номенклатурой дел составленной на предыдущий год, хотя вопрос осоставлении новой не «откладывают в дальний ящик». Именно такая ситуациясложилась в делопроизводстве отдела.
Следовательно,разработка номенклатуры дел ОДО неизбежна. При ее составлении необходиморуководствоваться положением об ОДО таможни, перспективными и текущими планамии отчетами о работе, а также самими документы, как входящими, так и созданнымив процессе деятельности отдела, а так же перечнями документов с указаниемсроков их хранения.
Номенклатурадел, разработанная для ОДО Костромской таможни на 2005 год, представлена вприложении №6
o    при формированииположений, инструкций в дела не следует хранить старые недействительныеварианты этих документов. Если они настолько важны сотруднику, он долженхранить их в отдельной папке в другом месте.
o    в случаях обнаружения ошибок внумерации листов дела проводится их перенумерация, путем зачеркивания старых номеров и проставления новых,а не стирается. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, невыбрасывается, а аккуратно зачеркивается и сохраняется в деле послесоставленного нового лист-заверитель.
o    предлагаетприменять бумажные папки с файлами в случае сохранности каких-либо рабочихматериалов, но не документов имеющих организационное значение.
Безусловно,повышение эффективности работы ОДО может быть достигнуто за счет повышенияквалификации сотрудников, улучшения организации, механизации и автоматизациивыполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничномразвитии всех этих направлений.
3.2Совершенствование автоматизированной организации делопроизводства
Внастоящее время в российском делопроизводстве все чаще успех организации вомногом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизациипроцессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства ипо праву занимает место «номер один» на рабочих столах сотрудников сферыуправления. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов,также организации рациональной и оперативной работы с ними.
Автоматизацияделопроизводственных процессов -это рациональная организация с учетом новейшихтехнологий всех тех же операций с информацией и документами: составление иоформление, передача(доставка), учет, создание информационно-справочногоаппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятыхрешений, текущего хранения, возможность уничтожения(экспертиза ценности),создание и ведение архива.[78]
Традиционныебумажные документы считаются более надежным средством хранения информации, чемэлектронные. Однако практика показала о несостоятельности этого мнения.Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительноувеличивается производительность труда (на 25-50%), сокращается время обработкидокументов и существенно уменьшается площади служебных помещений,предназначенных для хранения документов.[79]
Впоследние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизацииработы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием вянваре 2002 г. Двух документов — Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи», существенно расширяющего сферу применениядокументов в электронной форме и Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 « О федеральной целевой программе «Электронная Россия(2002-2010гг.)», предусматривающей«перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота,осуществляющего между органами государственной власти и органами местногосамоуправления»[80]. Конечно, компьютерныесистемы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основнойзадачи службы делопроизводства — управления всемиинформационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяютсоздавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросовпри принятии решений.
Однаковыбор и внедрение системы автоматизации делопроизводства — сложный иответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае проводит клишним затратам, а в худшем может существенно усложнить работу сотрудников.
В Костромской таможне ужсуществует автоматизированная система — эта КПС «УКИД-Р». Однако практический анализ показал,что данная автоматизированная система устарела, более того в каких-то аспектахдаже затрудняет работу сотрудников. Одним из основных недостатков этойпрограммы является технические показатели.Недостатки Результат Данная программа предусматривает операционную систему MS-DOS версии 3.30(самая старая версия) — ввод информации только с помощью клавиатуры и набором определенных команд. Затрудняет весь процесс работы на компьютере, отнимает время. Допускается использование операционной системы Windows95, а на рабочих местах установлены новые версии программы(Windows2000, Windows2003) Не состыковка программ, в результате приводит к периодическому зависанию компьютера Использование языка Iris, который в данный момент уже не используется для написания программ. Ограниченные возможности пользователя Низкие технические показатели данной программы Низкая скорость обработки информации, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к решению поставленных задач
Преимущество новейшихавтоматизированных систем заключаются не только в технических показателях, хотяэто не мало важно, но и в широких функциональных возможностях (возможностяхобеспечения управления компьютерного делопроизводства).
Автором было предложеноустановить автоматизированную систему по делопроизводству «Босс-Референт». Спомощью этой программы найдут свое решение ряд вопросов:
·         Как повыситьэффективность работы с документами? Как построить эффективную системудокументационного обеспечения управления?
·         Как ускорить ипоставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедурысогласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников сдокументами?
·         Как выстроитьединое информационное пространство для таможни, имеющей таможенные посты вразных областях? Как помочь сотрудникам лучше взаимодействовать?
Система Босс-Референтотносится к классу систем автоматизации ДОУ, позволяющая решить эти и многиедругие вопросы.
Такаяавтоматизированная система контроля легко позволит просмотреть все задания нетолько по срокам, но и по исполнителям и таким образом увидеть загрузкукаждого. А так как в таможне используется локальная сеть, компьютер в любоймомент сможет выдать списки неисполненных документов, с истекающим срокомисполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, поисполнителям, по видам документов.
Этопоможет повысить управляемости, прежде всего, за счет механизма формированияпоручений и контроля за их исполнением. В любой момент времени Начальник ОДОсможет просмотреть, какие поручения кому из сотрудников даны, каковы сроки попоручениям. Механизм связывания поручений и документов позволит просмотреть всюисторию вопроса, всю историю работы с конкретной организацией и т. д.
Важнуюроль в повышении управляемости таможни (в частности в ОДО) принадлежитмеханизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождениемвнешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативнойотчетности по делопроизводству и документообороту, а именно:
При работа с внутренними документами
-Подготовка проекта документа, егосогласование и визирование в электронном виде
-Формирование поручений по документам
-Передача визированных документов наознакомление и исполнение сотрудникам
-Контроль прохождения документов;регистрация документов
-Контроль ознакомления с приказами,инструкциями и т. д
-Управление доступом к документу
-Быстрый поиск нужного документа
-Создание и хранения шаблоновдокументов
При обработке входящих и исходящихдокументов
-Контроль, учет, регистрациявходящей/исходящей корреспонденции
-Наложение резолюций
-Пересылка документов внутриорганизации по настраиваемым маршрутам
-Перевод документов из бумажного видав электронный и обратно, включая потоковое сканирование
-Сдача (помещение) документов послеисполнения в «Дело № …»
-Формирование истории переписки повопросу
-Формирование поручений по документам
-Контроль исполнения документов
-Статистика, отчеты
-Настройка структуры регистрационногономера в соответствии с номенклатурой дел
-Управление доступом к документу[81]
Ощутимымирезультатами внедрения системы будут являться «прозрачность хода» прохождениядокументов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины вКостромской таможне.
Врезультате этого система обеспечит:
1.        Быструюпередачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающимрешения;
2.        Сокращениевремени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутреннихдокументов и на ознакомление с документами;
3.         Быстроедоведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;
4.        Повышениескорости поиска информации, необходимой для подготовки документов в рамкахисполнения поручений;
5.        Сокращение сроковсогласования решений;
Впроцессе согласования документов смогут участвовать не только сотрудники,работающие в Костромской таможне, так и в Костромском, Буйском, Шарьинском иМантуровском постах. При этом всем участникамсогласования видны мнения, замечания и предложения всех лиц, участвующих всогласовании, в том числе лиц, находящихся в территориально удаленных офисах ивне офисов (мобильных сотрудников).
Спомощью этой системы решится еще один вопрос — создание информационногопространства таможни.
Этоособенно актуально для таможни, т. к. ее структура, имеет в своем составетаможенные посты. С помощью системы БОСС-Референт можно организовать хранение идинамическое обновление данных о структуре и работниках этого исполнительногооргана власти
Принципиальныймомент состоит в том, что система позволяет работать не только с атрибутами, нои содержанием документов (текстами, данными таблиц и т. д.). БОСС-Референтобеспечивает легкий доступ к документам, возможность формировать в привязке кдокументам замечания, новые варианты документов, новые документы и поручения.Второй важный момент заключается в предоставляемой системой возможностисвязывать документы, относящиеся к отдельной теме, направлению, поручителю,отделе и т. д. Благодаря этому в любой момент можно просмотреть все документы ивсю историю взаимоотношений по конкретному вопросу, все версии одного приказа,технической документации, все реакции на эти документы заинтересованных лиц ит. д.
Какмы уже выяснили, работа с документами представляет собой основной процесс вгосударственных структурах управления. Организация такой работы является важнойчастью процессов управления — существенно влияющих на оперативность и качествопринимаемых решений. Вот ощутимые выгоды, которые дает внедрение БОСС-Референтав государственных управленческих структурах:
1.        «ЭлектроннаяРоссия»: готовность организации к работе в рамках общероссийской Федеральнойцелевой программы «Электронная Россия»
2.        Экономиябюджетных средств: сокращение затрат на расходные материалы, сокращениенепроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
3.        Повышениескорости и качества реакции таможни на обращения ведомств и граждан
4.        Сокращениесроков подготовки и рассмотрения документов, повышение качества принимаемыхрешений
Кдостоинствам системы БОСС-Референт, благодаря которым она выгодно отличается отаналогичных российских и зарубежных разработок, в том числе и КПС «УКИД-Р»,относятся:
·         Наилучшеесоотношение «цена-функциональность»
·         Поддержкаработы с реквизитами и содержанием документов
·         Широкиефункциональные возможности
·         Возможностьинтеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами
·         Возможностьмасштабирования и настройки системы под специфику деятельности таможни
·         Интеграцияс сертифицированными системами криптозащиты
·         Реализацияна Lotus Domino/Notes — лучшей документоориентированной платформе
·         Отлаженнаяметодика внедрения, обеспечивающая быстрое получение результатов
·         Пакетуслуг по внедрению системы, включающий обучение сотрудников организации
·         Успешныйопыт внедрения в более чем 100 организациях России и СНГ
Высокоекачество системы БОСС-Референт подтверждают следующие сертификаты и протоколыгосударственных органов Российской Федерации:
1.        СертификатГосстандарта РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия руководствуютсяметодологией разработки и РОСС RU.МЕ20.H00207)
2.        СертификатГосударственной Технической Комиссии при Президенте РФ за № 490, которыйудостоверяет, что автоматизированная система документооборота иделопроизводства БОСС-Референт является защищенным программным средствомобработки информации и соответствует требованиям руководящего документаГостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита отнесанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированныхсистем и требования по защите информации»
3.        ПротоколВНИИДАД (Всероссийский научно исследовательский институт документоведения иархивного дела) о соответствии системы БОСС-Референт действующим нормативно — правовым актам в области документационного обеспечения управления
4.        СертификатISO 9001 компании АйТи
Компонентысистемы БОСС-Референт и их назначение
Таккак прогресс не стоит на месте и на сегодняшний момент существует нескольковерсий данной программы, по мнению автора, достаточно внедрить версию 2.56. Онане самая новая, но по ценовым и функциональным показателям очень подходит дляКостромской таможни.
Модули,входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой базы данных (БД),работающие в среде Lotus Domino/Notes. Эти базы можно разделить на три группы:
Общесистемные словари  
Функциональные подсистемы  
Общесистемные сервисы   Структура системы БОСС-Референт/> /> /> /> /> /> /> /> />
 
Шаблоны  
Канцелярия  
Справочник
организации   /> />
Документы   /> /> /> />
Регистратор  
Внешние контакты   />
 
Словари   /> />
Согласование  
Контроль договоров   /> /> />   /> />
 
Поручения  
Инженерное обеспечение  
Внешние адресаты   /> /> />
Новости   /> /> />
Коммутатор  
Конференция   />

Общественные сервисы — это модули, предоставляемые услугипо обработке управленческой информации.
Согласование
Обеспечивает возможностьформировать задания по согласованию документов, создавать маршруты согласованиядокументов, накладывать требования на способ и срок согласования строитьдополнительные петли согласования и передавать права на согласование другимлицам.
Поручения
Позволяетв масштабе всей организации ставить задачи сотрудникам и отслеживать ихвыполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения,образующие «дерево» поручений, привязывать к поручению документы, выполнятьпометку поручений, контролировать их выполнение. Является основой для созданияцентра контроля исполнительской дисциплины в организации.
Коммутатор
Обеспечиваетинтегрированный характер системы. Является каталогом системы и в этом качествеопределяет правила взаимодействия модулей (баз данных) системы. Определяетсотрудника или групп сотрудников, тем самым задает границы включения каждогосотрудника в единое информационное пространство системы. Хранит сведения обазах данных системы электронного документооборота(начиная от адреса размещенияБД и заканчивая сведениями о ее внутреннем строении), а также данные,необходимые для ее администрирования и настройки на конкретные потребностипользователей.
Шаблоны
Хранитшаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций,типовых маршрутов согласования документов. Задает устоявшиеся элементыинформационной структуры организации.
Регистратор
Содержитнабор программных счетчиков, генерирующих регистрационные номера документов дляОДО, спектра канцелярий, договорных отделов и т. д.
Специализированные функциональныеподсистемы — рядмодулей, предназначенных для решения отдельных задач документооборота.
Канцелярия и Документы
Обеспечиваютполный цикл работы организации соответственно с входящими/исходящими ивнутренними документами. Входят в число наиболее сложных и функциональнонасыщенных модулей системы. Вместе они составляют подсистему управленияделопроизводством. Для сотрудников организации, отвечающих за данную областьдеятельности, модуль «Канцелярия» является своеобразной визитной карточкойсистемы БОСС-Референт.
Служебные записки
Предназначенадля подготовки служебных записок, их визирования рецензентами, подписания,отправки адресатам, формирования ответов, а также подготовки статистическойотчетности.
Внешние контакты
Обеспечиваетрегистрацию, хранение и предоставление информации о всех формальных инеформальных контактах сотрудников (переговорах, личных встречах, телефонныхзвонках и др.) с представителями других организаций.
Контрольдоговоров
Позволяетвести учет всех существующих договоров, планировать и контролировать события поэтим договорам, фиксировать обязательства по договорам и соотносить этиобязательства с их реальным выполнением, в том числе отслеживать выполнениеобязательств по платежам
Инженерное обеспечение
Обеспечиваетхранение информации об объектах инженерного хозяйства (мебель, оргтехника и т.д.), позволяет планировать и контролировать работы по их профилактическомуобслуживанию и ремонту, регистрировать заявки сотрудников на ремонтоборудования, отражать факты выполнения работ по заявкам и плановым заданиям.
Конференцияи Новости
Позволяютреализовать общеорганизационные и специализированные электронные «доскиобъявлений», а также обсуждение сотрудниками организации произвольныхвопросов в свободной форме.
Общественныесловари и справочники — места хранения нормативно-справочнойинформации, задающей «систему координат электронного документооборота».
Справочникорганизации
Позволяетописать и поддерживать в актуальном состоянии информацию о структуреорганизации, подразделениях и филиалах, которые входят в ее состав, и ихвзаимной подчиненности, о сотрудниках, которые в этой организации работают.Является своего рода каркасом системы электронного документооборота.
Словари
Содержитнастраиваемые в ходе внедрения классификаторы и словари, используемые другимимодулями (БД) системы. В их числе перечень регионов, номенклатура дел, типыдокументов, тематика поручений и т. п.
Внешниеадресаты
Предоставляетвозможность вводить сведения об организационной структуре организацийконтрагентов и их сотрудниках. БОСС-Референт предоставляет гибкую и эффективнуюсистему разграничения доступа к серверам, базам данных и документам системыэлектронного документооборота. При создании поручений, согласовании документови выполнении некоторых других функций можно явно указать список лиц, имеющихполномочия на чтение, редактирование документов.
Дополнительныевозможности
Спектрмодулей системы, поставляемых в дополнение к базовой версии системы,обеспечивает автоматизацию деятельности по следующим направлениям работы:
1.        Пропуска: оформление исогласование заявок на получение пропусков, контроль движения пропусков. Оченьактуальная вопрос, так как в таможне введена система пропусков, которойзанимается сотрудник охраны на КПП (контрольно пропускной пункт). Его ли этазадача?!
2.        Совещания: подготовка совещаний,включая формирование повестки дня, ведение протокола совещания, резервированиепомещений, уведомление участников, контроль исполнения протоколов совещаний. Втакой крупной организации как таможня этот момент имеет толькоположительный(одобрительный) характер.
3.        Претензии и иски: автоматизациядокументооборота, связанного с судебной практикой организации. Эта возможностьникогда не будет лишней.
4.        Планирование и отчетность:ведение реестра проектов, планирование работ и ресурсов по проектам, учетфактических затрат рабочего времени, отчетность по выполненным работам.
5.        Библиографический фонд:регистрация нормативных и иных документов, периодических изданий и данных опубликациях в средствах массовой информации, подготовка экспресс информации оновых поступлениях материалов, библиографических списков статей в средствахмассовой информации. Тем более что наличие таких изданий уже имеется и требуетцентрализованного хранения.
Даннаяструктура автоматизированной системы делопроизводства идеально подходит длявнедрения в таможню. Помимо основных она охватывает те стороны работы, которыеранее даже не рассматривались. С помощью возможностей БОСС-Референта улучшитсяжизнедеятельность всей таможне в целом.
Ктому же, система БОСС-Референт в интеграции с продуктом AIDIS компании ABBYYпозволяет организовать потоковое сканирование значительных объемов документов.Благодаря интеграции с факс-сервером FAXChange (DataSys, Чехия) к возможностямсистемы БОСС-Референт добавляется функция автоматического управления потокомвходящих и исходящих факсов.
ИнтеграцияБОСС-Референта со средствами криптозащиты, сертифицированными ФАПСИ — «Верба»,«Криптон», «Крипто-Про», — обеспечивает реализацию защищенного электронногодокументооборота.
Таможня,использующая систему электронного документооборота КПС «УКИД-Р», нередкосталкиваются с проблемой обмена электронной корреспонденцией с другимитаможенными органами. Компания АйТи (в которой разработана системаБОСС-Референт) предлагает решение основанное на XML-формате, которое позволяетобъединять в единое информационное пространство системы электронногодокументооборота организаций и предприятий, построенные на программныхпродуктах разных поставщиков и использующие различные форматы данных. Такимобразом, эта программа становится еще более универсальной и адаптируемой.
Итак,БОСС-Референт — полнофункциональная система, позволяющая автоматизироватьработу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненногоцикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того,данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфическиеучастки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождениемэлектронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторскойдокументации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания ииндексирования), что актуально для Костромской таможни. Очевидно, чтополнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движениядокументов, но и контролирует их исполнение, ведет аудит, оптимизирует загрузкусотрудников и имеет множество других возможностей.
Подводяитоги данной главы отметим, что ходе исследования и анализа процессаорганизации и технологии документационного обеспечения управления,документационного отдела Костромской таможни были выявлены недостатки, которыепослужили основанием для разработки предложений по совершенствованиюделопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизацииработы с документами:
·    разработанынормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция поделопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии,дополнено Положение об архиве;
·    разработанадолжностная инструкция Делопроизводителя;
·    рекомендуетсяпроводить регистрацию факсограмм только в электронном виде;
·    предлагаетсяусилить контроль за соблюдением правил оформления, формирования и подготовкидокументов;
·    составлениеноменклатуры дел ОДО на текущий 2005 год;
·    предлагаетсявнедрить новую автоматизированную систему документационного обеспеченияуправления(БОСС-Референт);

Заключение
Костромская таможня — одна из старейших таможен России, возникла в средние века(1547), постепенноразвиваясь, приобрела самостоятельность 13 лет назад.
Она за свою историюпретерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемойчастью государственной власти. Костромская таможня наделена функциями дознания,ведения оперативно – розыскной деятельности, является агентом валютногоконтроля и военизированной организацией.
В настоящее время в Костромскомрегионе возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, чтонепосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур,наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной инекачественной продукции, повышением степени соблюдения таможенногозаконодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенногодела и нарушениями таможенных правил.
Основной целью даннойдипломной работы является изучение организации технологий документационногообеспечения управления документационного отдела Костромской таможни и внесениепредложений по усовершенствованию работы документационного отдела Костромскойтаможни.
Проведенный анализпозволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственногообслуживания таможни:
1.        Следуетразработать все необходимые нормативные документы: инструкцию поделопроизводству Костромской таможни, положение об архиве, положение обэкспертной комиссии, а так же переименовать Документоведа 6-го разряда вДелопроизводителя и составить на него должностную инструкцию
2.        Внесены измененияв следующие этапы делопроизводства:
— регистрации документов (рекомендуется проводить регистрациюфаксограмм только в компьютерной форме, а так же добавить графы в журналрегистрации входящих/исходящих факсограмм);
— формирование и оформление дел (необходимо при формированиидел недействительные варианты документов хранить отдельной папкой, принеправильной нумерации следовать правилам и требованиям нормативных документов)
3.        Необходимосоставить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год
4.        Предлагаетсявнедрить новую автоматизированную систему документационного обеспеченияуправления БОСС-Референт.
5.        необходимообновить техническую оснащенность рабочих мест сотрудников (принтеры, сканеры,жесткие диски с большой памятью и т.д)
Если учесть все замечанияи предложения по усовершенствованию, то организация технологии ДОУ отделадокументационного обеспечения Костромской таможни будет не простосоответствовать всем требованиям и нормам, а станет более эффективной икачественной – это улучшит функциональность всей таможни в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.   Источники
Опубликованные
1.1.      Основные правилаработы ведомственных архивов. М., 1988.
1.2.      Федеральный закон«Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//Секретарское дело: сост. Кузнецова Т.В.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2001.- С 285
1.3.      Федеральный закон«Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. года №1-ФЗ//Делопроизводство2002,№4. -С 91
1.4.      Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения. Росархив. М., 2000
1.5.      Типоваяинструкция по делопроизводству федеральных органах исполнительной власти (утв.Приказом Федеральной архивной службой России от 27 ноября 2000 г. № 68). -М., 2001.
1.6.      Типоваяинструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональныхтаможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) утвержденная Приказом ФТСРоссии от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД
1.7.      Таможенный кодексРоссийской Федерации. – М.: ДГУП «Ростаможинформ», 2003. – 304 с.
1.8.      ГОСТ Р51141«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-востандартов, 1998
1.9.       Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991
1.10.    Отраслевые квалификационныехарактеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях иорганизациях// Квалификационный справочник должностей служащих (утв.Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000г., 20 апреля 2001., 31 мая, 20 июня 2002г.).
1.11.    Костромская таможня:информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с
1.12.    www.it.ru
Неопубликованные
1.13.    Приказ от11 01 2005 «О назначенииответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделенияхтаможни
1.14.    Приказ ФТС России от18.10.2004. №160«О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»
1.15.    Должностная инструкция главногогосударственного таможенного инспектора ОДО, утвержденная 24.05.2004 г
1.16.    Положение об отделе документационногообеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г
1.17.    Должностная инструкция старшегогосударственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденциивышестоящих органов ОДО), утвержденная 24.05.2004г
1.18.    Должностная инструкция старшегогосударственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденциидругих таможен и организаций), утвержденная 24.05.2004г.
1.19.    Должностная инструкция старшегогосударственного таможенного инспектора ОДО (участка исходящей корреспонденциии регистрации приказов, распоряжений таможенного органа), утвержденная24.05.2004г
1.20.    Должностная инструкция Документоведа5-11-го разряда ОДО, утвержденная 26.02.2003
1.21.    Должностная инструкция начальникаархивного отделения ОДО, утвержденная 21.02.2003
1.22.    Сведения о документооборотеКостромской таможни за 2004 г. от 14.01.2005 утвержденные начальником ОДО
2.   Литература
2.1.      Борискин В.В.Поликарпова Н.М. Документационное обеспечение деятельности государственныхорганов и учреждений: учебное пособие. – М, 2003
2.2.      Делопроизводство:Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. –456 с.
2.3.      Кузнецова Т.В.Секретарское дело. Изд. 4-е, испр. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2001. – 328 с.
2.4.      Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. -М.Ж «Книга сервис», (издание 8-е, переработанноеи дополненное), 2003. -160 с.
Периодическая печать
1.        Санкина Л.В.Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2.-С. 11
2.        Алексеева Е.В.,Афанасьева Л.П. «Научные основы оценки и отбора документов»//Делопроизводства2003, №1. — С 98
3.        Кузнецов С.Л.Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003,№1. — С53
4.        Мякошина Н.Д.Корпоративная система управления документацией в таможеннойслужбе//Делопроизводство, 2003 № 4.- С 41
5.        Пшенко А.В.«Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело 2003,№10. -С63
6.        Жеребцова Л.А.«Основы организации работы с устными обращениями граждан»//Делопроизводство2004, №1. — С 49
7.        Кузнецова Т.В.Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позициидокументоведения. Тезисы на X международной конференции» Документация винформационном обществе»// Делопроизводство 2004, №2. -С 37
8.        Сокова. А.Н. Перспективыразвития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. – 2004,№2.- С 4
9.        Алексеев Е.В.,Афанасьев Л.П. «Опись — важный архивный справочник (история и методикасоставления)»//Делопроизводство2004, № 3.- С99