РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Иркутская область муниципальное образование«Усть-Илимский район» А Д М И Н И С Т Р А Ц И Я П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от ___07.10.2011__________ № __547______ г. Усть-ИлимскОб утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов»В целях осуществления муниципальной услуги по хранению, комплектованию и учету архивных документов, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Порядком разработки административных регламентов отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования «Усть-Илимский район», утвержденным постановлением администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» от 28.10.2010 № 573, руководствуясь ст. ст. 32, 60 Устава муниципального образования «Усть-Илимский район», П О С Т А Н О В Л Я Ю1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов».2. Опубликовать настоящее постановление в газете «Муниципальный вестник» и разместить на сайте администрации муниципального образования «Усть-Илимский район».Мэр муниципального образования «Усть-Илимский район» В.А. ХомяковПриложение к постановлению Администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» от__07.10.2011_____ №_547__^ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ «ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ И УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»1. Общие положения1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов» (далее – Административный регламент) устанавливает порядок хранения комплектования и учета архивных документов с целью обеспечения контроля за сохранностью документов, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования (далее - организации) архивного отдела администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» (далее – архивный отдел) в течение установленных законодательством сроков и документов, отнесенных к постоянному хранению в архивном отделе. Административный регламент устанавливает поэтапный порядок учета документов. Учет основывается на принципах динамичности, полноты и достоверности сведений о состоянии хранения, составе и количестве документов; определяет формы учета, подлежащие заполнению, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, осуществляющего полномочия в области организации и ведения учета, комплектования и хранения архивных документов. 1.2. Исполнение муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов» (далее – муниципальная услуга) осуществляется в соответствии с: - Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059); - приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный № 10291); - Порядком разработки административных регламентов отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования «Усть-Илимский район», утвержденным постановлением администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» от 28.10.2010 № 573; - приказом Государственной архивной службы России «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344); - Уставом муниципального образования «Усть-Илимский район»; - Положением об архивном отделе; - настоящим Административным регламентом. 1.3. Архивные документы учитываются по архивным фондам, единицам хранения. 1.4. Основой учета документов является единая система регистрации архивных фондов, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения. 1.5. Муниципальную услугу исполняет архивный отдел, ведущий в установленном порядке списки организаций - источников комплектования и осуществляющий прием на хранение документов постоянного срока хранения. 1.6. Получателями муниципальной услуги являются – органы местного самоуправления муниципального образования «Усть-Илимский район», органы местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории муниципального образования «Усть-Илимский район», ликвидируемые организации, не имеющие правопреемника или вышестоящую организацию.2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной услуги: 2.1.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется архивным отделом, который находится по адресу: 666671, Иркутская область, г. Усть-Илимск, ул. Гайдара, 11. График работы архивного отдела: Понедельник – пятница с 9.00 до 17.00 часов. Перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов. График приема посетителей: Понедельник - с 9.00 до 17.00 часов, среда-четверг - с 9.00 до 13.00 часов. Перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов. Выходные дни - суббота, воскресенье. Информацию о получении муниципальной услуги можно получить по телефону 8 (395-35) 7-50-35. Адрес официального сайта Администрации муниципального образования «Усть-Илимский район»: uiraion.irkobl.ru (далее - Сайт). 2.1.2. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги может предоставляться: - при личном обращении в архивный отдел; - по письменным обращениям; - по телефону; - посредством использования Сайта. При консультировании по телефону должностные лица архивного отдела должны подробно и в вежливой форме проинформировать обратившихся по интересующим вопросам. 2.1.3. Консультирование осуществляется по следующим вопросам: - о составе и формах учета архивных документов; - организации работы по ведению учета архивных документов, в том числе по методике заполнения документов учета; - описания архивных фондов в базе данных «Архивный фонд»; - о периодичности и сроках представления в архивный отдел документов учета. 2.1.4. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела); 2.1.5. При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архивного отдела; 2.1.6. При информировании по письменным обращениям сотрудник архивного отдела обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица; 2.1.7. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении; 2.1.8. Все обращения рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента их поступления; 2.1.9. Место нахождения архивного агентства Иркутской области и архивов организаций, с которыми архивный отдел взаимодействует при исполнении муниципальной услуги: - Архивного агентство Иркутской области: г. Иркутск, ул. Фурье, 15В. Почтовый адрес архивного агентства: 664003, г. Иркутск, а/я 99. Адрес электронной почты: archivagent@mail.ru, сайт архивного агентства: http://archiv.irkobl.ru, справочные телефоны/ факсы: (8-395-2) 20-37-26, 24-02-97, телефон 24-06-42; - Администрация муниципального образования «Усть-Илимский район»: 666671, Иркутская область, г. Усть-Илимск, ул. Комсомольская, 9, тел.75504, факс 75588; - Бадарминское муниципальное образование: 666655, Иркутская область, Усть-Илимский район, п. Бадарминск, ул. Школьная, 2, т/ф. 48-6-35, 48-6-38; - Ершовское муниципальное образование: 666664, Иркутская область, Усть-Илимский район, с. Ершово, ул. Комарова, 15, т/ф. 42-6-17; - Железнодорожное муниципальное образование: 666660, Иркутская область, Усть-Илимский район, р.п. Железнодорожный, ул. Ленина, 68, т/ф 67-9-88; - Кеульское муниципальное образование: 666652, Иркутская область, Усть-Илимский район, с. Кеуль, ул. Ленина, 16, т/ф 41-6-71, 41-6-49; - Невонское муниципальное образование: 666659, Иркутская область, Усть-Илимский район, п. Невон, ул. Кеульская, 9, т/ф 43-43-6, 4-33-87; - Подъеланское муниципальное образование: 666651, Иркутская область, Усть-Илимский район, с. Подъеланка, ул. Погодаева, 6, т/ф 45-68-7, 45-6-71; - Седановское муниципальное образование: 666656, Иркутская область, Усть-Илимский район, п. Седаново, ул. Кирова,33, т/ф 49-8-97, 49-7-87; - Тубинское муниципальное образование: 666654, Иркутская область, Усть-Илимский район, п. Тубинский, ул. Спортивная, 13, т/ф 47-3-42, 47-3-44; - Эдучанское муниципальное образование: 666665, Иркутская область, Усть-Илимский район, п. Эдучанка, ул. Ермака, 4, т/ф 49-2-01, 49-2-11; - Муниципальное учреждение «Усть-Илимская центральная районная больница»: 666660, Иркутская область, Усть-Илимский район, р.п. Железнодорожный, ул. Больничная, 1, т/ф 68-7-21; - Отдел образования администрации муниципального образования «Усть-Илимский район»: 666671, Иркутская область, г. Усть-Илимск, ул. Комсомольская, 7, т/ф 77152. 2.2. Сроки исполнения муниципальной услуги: 2.2.1. Учет и комплектование документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования и на постоянном хранении в архивном отделе, проводится в течение года с представлением его результатов на 1 января года, следующего за отчетным, в архивное агентство Иркутской области. 2.2.2. Конечным результатом осуществления муниципальной услуги является ежегодное составление и представление в архивное агентство Иркутской области в установленные сроки в составе годового отчета следующих документов, подписанных (подготовленных) в установленном порядке:- описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу (Приложения №№ 1, 2), представляемые в архивное агентство Иркутской области согласно графику в течение года; - паспорт архивного отдела, составленный на 1 января года, следующего за отчетным (Приложение № 4); - листы (карточки) фондов на поступившие в архивный отдел в течение года фонды (Приложение № 5); - сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным (Приложение № 6); - сведения о документах, хранящихся в организациях – источниках комплектования архивного отдела на 1 декабря отчетного периода (Приложение № 7); - сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела на 1 января года, следующего за отчетным (Приложение № 8); - реестр описей по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным (Прило-жение № 9); - сведения о документах, хранящихся в архивном отделе, на 1 января года, следующего за отчетным (Приложение № 10); - информация о количестве дел, хранящихся в архивном отделе, отнесенных к государственной, муниципальной и негосударственной собственности, по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным (Приложение № 11); - акт приема-передачи документов на хранение (Приложение № 12), копии которых представляются в архивное агентство Иркутской области ежеквартально; - включение в архивную базу данных ПК «Архивный фонд» поступивших фондов. 2.3. Требования к местам предоставления муниципальной услуги 2.3.1. Вход в здание оборудуется достаточным освещением и информационной табличкой (вывеской), режимом работы. 2.3.2. Помещение, в котором размещаются архивные фонды, должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищено от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемой муниципальной услуги (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.). 2.3.3. Прием получателей по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется начальником или инспектором архивного отдела в рабочем кабинете, в котором также предусмотрено место для приема получателей (отдельный стол и стулья). 2.3.6. В помещении, где предоставляется муниципальная услуга, должен быть вывешен график приема, а также таблички с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги. 2.3.7. Работникам, ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяются в достаточном количестве бумага, расходные и канцелярские товары. 2.3.8. Рабочие места лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. 2.4. Муниципальная услуга предоставляется получателям бесплатно. 2.5. Оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги не имеется.3. Административные процедуры3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной услуги: 3.1.1. Исполнение муниципальной услуги по переданным областным государственным полномочиям по хранению, комплектованию и учету архивных документов включает в себя следующие административные процедуры: а) издание постановления администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» (далее - постановление администрации) о представлении описей на экспертно-проверочную комиссию (далее – ЭПК) архивного агентства Иркутской области и передаче документов в архивный отдел с приложением графиков представления описей и приема-передачи дел организациями-источниками комплектования. Постановление администрации является основанием для представления описей на ЭПК архивного агентства Иркутской области и приема дел постоянного срока хранения, временно хранящихся в организациях, в архивный отдел. Подготовку проекта постановления администрации о представлении описей и приеме документов в архивный отдел согласно прилагаемым графикам осуществляет архивный отдел. Организации информируются об исполнении муниципальной услуги ежегодно в IV квартале года, предшествующего планируемому периоду; б) отбор дел и документов в организациях. В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации в организациях ежегодно проводится экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее – ЭК). При проведении экспертизы ценности документов в организациях в соответствии с номенклатурой дел, согласованной архивным отделом, осуществляется отбор дел постоянного срока хранения для передачи в архивный отдел; отбор дел по личному составу; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в организациях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в организациях. Дела и документы по личному составу остаются на хранении в организациях. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел; в) формирование, оформление дел. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированию и оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы постоянного и временного сроков хранения формируют в отдельные дела; - в дело включается один экземпляр каждого документа; - в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов); - внутри документы расположены в хронологическом порядке; - распорядительные документы группируются по видам с относящимися к ним приложениями; - утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от их проектов; - переписка группируется, как правило, за календарный год, систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Формирование дел осуществляет та организация, в деятельности которой образуются документы постоянного срока хранения и по личному составу в соответствии с номенклатурой дел. Оформление дел предусматривает: - переплет дел; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя дела; - составление в необходимых случаях внутренней описи документов в деле; - оформление обложки дела. Переплет и оформление обложки дел осуществляется после утверждения и согласования описей дел ЭПК архивного агентства Иркутской области. Дела временного срока хранения, находящиеся в организации, подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять; г) составление описей дел. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава, содержания дел и их учета. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Опись дел состоит из описательных статей, которые включают в себя: порядковый номер дела, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле. В опись включаются заголовки сформированных и оформленных в соответствии с установленными правилами дел. По результатам экспертизы ценности документов организациями составляются отдельно описи на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Составленные описи в 4-х экземплярах согласовываются протоколом ЭК организации, проверяются архивным отделом и представляются на утверждение и согласование ЭПК архивного агентства Иркутской области согласно утвержденному графику; д) переплет дел. Переплет дел, включенных в описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, осуществляется организациями после утверждения (согласования) описей дел ЭПК архивного агентства Иркутской области; е) оформление обложки дела. После переплета дел осуществляется оформление их обложек. На обложке дела указываются: - наименование организации; - заголовок дела; - крайние даты дела; - количество листов в деле. На обложке дела, подготовленного для передачи в архивный отдел, кроме выше перечисленного, указывается наименование архивного отдела и архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела). Дела постоянного срока хранения после их полного оформления размещаются в архиве организации и передаются на хранение в архивный отдел по истечении их временного срока хранения, дела по личному составу остаются на хранении в организации 75 лет; ж) составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после утверждения (согласования) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за тот период, за который составляется акт. Отбор документов на уничтожение производится организациями, в которых в соответствии с номенклатурой дел откладываются документы и дела временного срока хранения. Отобранные к уничтожению дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты составляются организациями. З) Передача дел постоянного срока хранения на хранение в архивный отдел. Дела постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности организации, по истечении их временного срока хранения передаются на хранение в архивный отдел. Дела передаются в соответствии с утвержденными описями дел. Передачу дел осуществляет организация. Прием дел оформляется актом приема-передачи документов на хранение (Приложение № 12), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой передается в организацию. Контроль за исполнением административных процедур, которые выполняют организации, осуществляет архивный отдел. После утверждения и согласования описей ЭПК архивного агентства Иркутской области и передачи дел постоянного хранения в архивный отдел, согласно утвержденных графиков, организации составляют и представляют в архивный отдел паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года (Приложение № 3). Архивный отдел после приема и регистрации документов в книге учета поступления документов и журнале регистрации утвержденных (согласованных) описей, получении паспортов архива организаций проводит анализ и составляет сводные сведения о хранении и состоянии хранения документов, паспорт архивного отдела (Приложения №№ 4, 6, 7, 11). Составляются листы фондов (Приложение № 5) на поступившие в архивный отдел в течение года новые фонды (в т.ч. от ликвидированных организаций) и (или) вносятся изменения в старые фонды архивного отдела. В список фондов архивного отдела (Приложение № 13) вносятся изменения с учетом поступления новых фондов. Производится обновление архивной базы данных ПК «Архивный фонд» в связи с приемом дел и (или) фондов в текущем году.4. Показатели доступности и качества муниципальной услуги4.1. Одной из основных целей настоящего Административного регламента являются доступность и высокое качество предоставления муниципальной услуги. Одной из форм доступности предоставления муниципальной услуги является использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. 4.2. Показателем доступности и качества предоставления муниципальной услуги является отсутствие жалоб получателей, представлений государственных органов, архивного агентства Иркутской области по допущенным нарушениям при предоставлении муниципальной услуги.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги5.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги, осуществляет начальник архивного отдела. Ответственность за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги возлагается на начальника архивного отдела.6. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги6.1. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения муниципальной услуги. 6.1.1. Архивы и организации имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела и решений, принятых в ходе исполнения ими муниципальной услуги. 6.1.2. Жалобы могут быть поданы в устной или письменной форме главе администрации муниципального образования «Усть-Илимский район». 6.1.3. В устной форме жалобы рассматриваются главой администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» и его заместителями в день приема по личным вопросам. 6.1.4. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема, либо направлена по почте. 6.1.5. В письменной жалобе указываются: - наименование органа местного самоуправления, в который направляется жалоба; - наименование организации, от которой поступила жалоба; - суть жалобы, т.е. требования подающего жалобу и основания, по которым заявитель считает решение или действие должностного лица по соответствующему вопросу неправильным; - должность, подпись заявителя, дата. 6.1.6. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации. 6.1.7. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения муниципальной услуги нарушения, которые повлекли за собой жалобу. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. 6.1.8. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.Управляющий делами Т.В. ШаеваПриложение № 1 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов»__________________________ (наименование организации)УТВЕРЖДАЮ Наименование должностиФонд № __________________ руководителя организации ОПИСЬ № ________________ Подпись Расшифровка подписидел постоянного хранения Датаза ____________________ год №пп Индекс дела Заголовок дела Крайниедаты Количество листов Примечания 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел (цифрами и прописью)с № _________________________ по № ____________________ , в том числе: литерные номера: ___________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________ Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписи Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи Дата^ СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК _____________ Протокол ЭПК (наименование архивного агентства_________________________ Иркутской области организации)от __________ № _________ от __________ № ________^ Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации Приложение № 2 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов»__________________________ (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Подпись Расшифровка подписи ДатаФонд № __________________ОПИСЬ № ________________дел по личному составуза ____________________ год №п/п Индекс дела Заголовок дела(тома, части) Датадела(тома,части) Срок хранения дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примеча-ние 1 2 3 4 5 6 7 В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел (цифрами и прописью)с № _________________________ по № ____________________ , в том числе:литерные номера: ___________________________________________________пропущенные номера: _______________________________________________ Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Начальник отдела кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи Дата^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)________ Протокол ЭПК (наименование архивного агентства_________________________ Иркутской области организации)от __________ № _________ от __________ № ________^ Форма годового раздела описи дел по личному составуКому представляется Архивный отдел администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» Приложение № 3 (наименование и адрес получателя ) к административному регламенту ^ 666674, Иркутская область, г.Усть-Илимск, ул. Гайдара,11 по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование Кем представляется Архив временного хранения документов организации и учет архивных документов» ( наименование и адрес отчитывающейся организации ) ________________________________________________________________ ПАСПОРТ Архива организации, хранящей документацию на ____ декабря 20____года 1^ . Общие сведения Код строки Количество фондов Площадь архивохранилища (кв. м. ) Загруженность архивохранилища в процентах А 1 2 3 101 2^ . Сведения о документах Показатели Код строки Количество единиц хранения Всего Крайние даты Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения Хранить сверх установленного срока Образуется в год дел Всего Крайние даты Начальная Конечная Начальная Конечная А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 Постоянного хранения 401 По личному составу 402 3. Кадры Код строки Количество штатных работников 301 ^ Условия хранения документов (нужное подчеркнуть): - Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - Отопление: центральное, печное, отсутствует, - Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют. «_____» декабря 20____года - Сигнализация: пожарная: есть, нет. - Читальный зал: есть, нет. - Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.Руководительорганизации ______________ (ФИО) (подпись0 МПФамилия и телефон исполнителяПриложение № 4 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование и учет архивных документов»^ Паспорт архиваНаименование и адрес получателя Архивное агентство Иркутской областиКем представляется Архивным отделом администрации муниципального образования _________________________«Усть-Илимский район»__________________________________ наименование и адрес отчитывающейся организации ул. Гайдара, д.11, г.Усть-Илимск, Иркутская область, 666671 Паспорт Архивный отдел администрации муниципального образования «Усть-Илимский район» архива на 1 января ______ г. (Название архива)^ 1. Состав и объем архивных документов Показатели Кодстроки Кол-вофондов Количество ед.хр. Кол-во ед.хр. принятых по договору на временное хранение Всего в том числе внесенных в описи секретных учтенных уникальных учтенных особо ценных А Б 1 2 3 4 5 6 7 ^ Док-ты на бум. носителях. Всего: 101 в т.ч.:Управленческие 102 Личного происхождения 103 X НТД 104 По личномусоставу 105 X X ^ Аудиовизуальные док-ты на традиционных носителях. Всего: 106 в т.ч.:Кинодокументы 107 Фотодокументы 108 Фонодокументы 109 Видеодокументы 110 ^ Док-ты на электронных носителях. Всего: 111 в т.ч.:НТД 112 Кинодокументы 113 Фотодокументы 114 Фонодокументы 115 ^ Микроформы на правах подлинников 116 X Итого: 117 Примечания: Показатели Кодстроки Количество ед. учета Всего в том числе внесенных в описи А Б 2 3 Кинодокументы 107 Фонодокументы 109 Видеодокументы 110 Док-ты на электронных носителях 111 Микроформы на правах подлинников (кадров) 116 Док-ты л/п, не внесенные в описи (док-тов) 103 ^ 2. Состав и объем страхового фонда и фонда пользования Показатели Кодстроки Количество ед.хр. Объем страхового фонда скопированных для страхового фонда имеющих фонд пользования кол-во кадров негатива кол-во ед.хр. страхового фонда А Б 1 2 3 4 ^ Док-ты на бум. носителях. Всего: 201 в т.ч.:Управленческие 202 Личного происхождения 203 НТД 204 По личному составу 205 X X X ^ Аудиовизуальные док-ты на традиционных носителях. Всего: 206 X в т.ч