LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОНастройка рабочего местаСистема автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов ЗАО "ЛАНИТ" 1997–105066, Москва Доброслободская, 5/1Тел. (495) 967-66-50, факс (495) 261-57-81E-mail: lanit@lanit.ru, http://www.lanit.ruАннотацияДанный документ предназначен для пользователей программного обеспечения (ПО) LanDocs - системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов - и содержит информацию, необходимую для работы с данным программным обеспечением. Документ может быть использован как начинающими пользователями в качестве учебного пособия по LanDocs, так и опытными пользователями в качестве справочного руководства.Настоящий документ представляет собой руководство пользователя ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и предназначен для настройки рабочего места пользователя. В документе рассматриваются:настройка параметров пользователя;работа со справочниками;настройка таблиц;создание и использование фильтров;настройка рабочего места.Все имущественные права на систему принадлежат ЗАО "ЛАНИТ".Программное обеспечение, описанное в данной документации, поставляется в соответствии с лицензионным договором и может использоваться лишь в строгом соответствии с условиями лицензионного договора.Копирование программного обеспечения на какой-либо носитель, если на это нет специального разрешения в лицензионном договоре, является нарушением Закона Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" и норм международного права.Компания ЛАНИТ оставляет за собой право вносить изменения в данную документацию без предварительного уведомления.LanDocs – зарегистрированная торговая марка ЛАНИТ.ABBYY Indexing and Searching © 1993– by ABBYY Software House. Все права защищены.ABBYY Morphology © 1993– by ABBYY Software House. Все права защищены.ABBYY FineReader © 1993– by ABBYY Software House. Все права защищены.ABBYY, BIT Software, FineReader – зарегистрированные торговые марки ABBYY.Морфологический модуль (ММ) проверки орфографии русского языка с выдачей подсказок и встроенным вызовом модуля добавления слов в словарь во всех формах. © 2004 ЗАО "Информатик". Все права защищены.СОДЕРЖАНИЕ^ 1. Настройка параметров пользователя После входа в систему на экране отображается главное окно, позволяющее осуществлять навигацию по всем объектам и функциям системы (Рис. 1).^ Рис. 1 – Пример главного окнаПеремещение по документам, сообщениям, справочникам и т.п. может осуществляться двумя способами:путем выбора (с помощью мыши) в иерархической структуре объектов, расположенной в левой части главного окна системы;с помощью меню Перейти, который полностью соответствует иерархической структуре объектов.Конфигурация иерархической структуры на конкретном рабочем месте определяется функциональными правами пользователя, которые определяются администратором системы. ^ 1.1. Перерегистрация пользователя Если несколько сотрудников работают на одном рабочем месте в разное время, для регистрации в системе очередного сотрудника (нового пользователя) необязательно закрывать приложение, достаточно использовать в меню Пользователь команду Перерегистрация. Меню Пользователь изображено на Рис. 2 .Рис. 2 – Окно, показывающее команды меню Пользователь^ 1.2. Замещение сотрудников Система LanDocs позволяет пользователю работать под своим именем от имени другого сотрудника в так называемом "режиме замещения". Для того чтобы сотрудник А имел возможность замещать сотрудника Б необходимо, чтобы сотрудник Б назначил сотрудника А своим заместителем. Это может сделать администратор системы или сам сотрудник Б (см. п. 1.5 "Назначение заместителейНазна_ение_заместителей6"). В режиме замещения выдаются функциональные права, права на доступ к документам в соответствии с правами замещаемого сотрудника, а также право иметь доступ к соответствующим документам. При этом система в журнале операций зафиксирует, что действия совершались не самим пользователем, а от его имени другим пользователем в режиме замещения. Для работы в режиме замещения:Выберите в меню Пользователь команду Замещение. Появится диалоговое окно со списком сотрудников, которых Вы можете замещать (Рис. 3). Если Вы не видите в списке сотрудника, которого хотели бы заместить, то это означает, что вам не предоставлено право замещения этого сотрудника. Обратитесь к сотруднику или администратору системы с запросом о включении Вас в список заместителей этого сотрудника.Рис. 3 – Окно с формой выбора сотрудника для замещенияУкажите сотрудника, от имени которого Вы будете работать в режиме замещения и нажмите кнопку Выбрать. Система произведет перерегистрацию и в обновленном окне, в статусной строке (самая нижняя строка в окне) справа появится запись о замещении. Например: "Сотрудник Иванов замещает сотрудника Смирнова".При входе в систему в режиме замещения открывается новая сессия работы с системой. Информацию о сессии можно получить, используя меню Пользователь► Информация о сессии (п. 1.4 "Просмотр информации о сессииПросмотр_информации_о_сессии5"). Примечание:Если в системе запрещен одновременный доступ пользователей с одинаковым логином (режим ограничения одновременной работы заместителя и замещаемого), то при попытке подключения второго пользователя система выдает сообщение об ошибке подключения, например, такое как показано на Рис. 4.Закончив работу в режиме замещения, пользователь может вернуться в режим работы от своего имени, одним из следующих способов: Завершить работу с приложением и возобновить ее заново обычным образом, вводя при регистрации свое имя и пароль. Произвести перерегистрацию, выбрав в меню Пользователь команду Перерегистрация, указав при этом свое имя входа и пароль. Опять выбрать режим замещения и в открывшемся окне (Рис. 3) выбрать себя в списке. ^ Рис. 4 – Окно с сообщением об ошибке подключения^ 1.3. Изменение пароля пользователя Выберите в меню Пользователь команду Сменить пароль. При этом на экране отобразится диалоговое окно Изменение пароля (Рис. 5). Введите новый пароль два раза.Примечание:Если пользователь подключился к системе используя ОС-авторизацию (см. документацию на LanDocs: АДМИНИСТРАТОР, справочник "Логины"), то команда Сменить пароль является недоступной.После ввода нового пароля в обеих строках, нажмите кнопку Сохранить для внесения нового пароля взамен старого, или Отменить, для отмены изменения пароля.Рис. 5 – Окно с формой изменения пароля пользователя^ 1.4. Просмотр информации о сессии С помощью команды Информация о сессии в меню Пользователь, пользователь получает информацию, как о текущей сессии, так и предыдущей сессии – подключении к системе. Например, в случае долгого отсутствия работника (болезнь, отпуск и т.п.) будет ясно, кто работал в режиме его замещения. Информация о текущей сессии отображается на вкладке ^ Текущая сессия, а о предыдущей – на вкладке Предыдущая сессия (Рис. 6). Ниже приведены атрибуты окна Информация о сессии:ID сессии – уникальный идентификатор сессии (сеанса работы с системой). Дата открытия – дата и время открытия сессии.Пользователь – имя пользователя.Подразделение – подразделение пользователя.От имени – имя пользователя или имя замещаемого сотрудника, от имени которого фиксируются делопроизводственные операции.Система – модуль системы, используемый в сессии.Подразделение – подразделение, к которому относится пользователь.Уровень доступа – уровень доступа пользователя заданный в настройках его параметров.Логин БД – логин, под которым пользователь вошел в систему.Пользователь ОС – имя пользователя операционной системы компьютера, с которого осуществлялось соединение.Рабочая станция – имя компьютера (рабочей станции) с которой осуществлялось соединение к системе. Рис. 6 – Примеры окон отображающих информацию о сессии в меню "Пользователь"^ 1.5. Назначение заместителей Администратор системы может предоставить пользователю право назначать своих заместителей. В этом случае, в меню Пользователь становится доступна команда Назначение заместителей. При выборе этой команды открывается окно Назначение заместителей (Рис. 7). Пользователь может настроить отображаемые поля в левой части окна (см. п. 3.2 "Настройка состава полей таблицыНастройка_состава_полей_таблицы_50").Пользователь может выбрать одного или нескольких заместителей (в этом случае все заместители равноправны) и каждому заместителю назначить срок замещения, в полях ввода дат С: и По:. Если эти поля остаются незаполненными, тогда данное замещение не ограничивается по времени. Также возможно оставить пустым одно из полей. В этом случае, если не заполнена начальная дата (поле C:), то устанавливается только срок окончания действия замещения. Если же не заполнена дата окончания (поле По:), то замещение ограничивается только по началу действия.Назначенные заместители могут работать в системе в режиме замещения, в указанные сроки, если сотрудник имеет право замещать.Назначенный заместитель получает сообщение-уведомление о назначении его заместителем и может работать в системе в режиме замещения в указанные сроки. В случае изменения периода замещения заместитель получает сообщение-уведомление об изменении периода замещения.Рис. 7 – Окно с формой назначения заместителей^ 1.6. Конфигурация безопасности Для просмотра сертификата пользователяВыберите в меню Пользователь команду Конфигурация безопасности.Задайте пароль доступа к контейнеру личных ключей и нажмите кнопку ^ OK или нажмите кнопку Отменить (Cancel). При первом входе в конфигурацию, когда еще отсутствуют настройки на контейнер личных ключей, в окне ввода пароля нужно выбрать кнопку Отменить (Cancel). Примечание:Пользователю предоставляется, по умолчанию, только три попытки ввода правильного пароля. Если за три попытки, пароль не будет введен правильно, система в информационном окне выдаст сообщение: "Исчерпано допустимое количество попыток ввода пароля". После закрытия информационного окна, откроется окно настроек, которое будет содержать только вкладки Общие настройки и Сертификаты ЦС. В дальнейшем, когда путь к контейнеру личных ключей уже задан и пароль указан правильно, окно настроек будет открываться со всеми вкладками, включая вкладки личных ключей и сертификатов.Подробнее о настройке системы безопасности смотри в документе "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Руководство пользователя".^ 2. Работа со справочниками Справочники системы, доступные пользователю, содержат информацию по корреспондентам, видам документов, номенклатуре дел организации. Содержание справочников используется при заполнении полей регистрационной карточки, сообщений, списании в дело. Использование справочников при вводе позволяет значительно ускорить поиск документов. Содержание справочников системы отражает специфику делопроизводства организации пользователя. Справочники имеют линейную или иерархическую структуру.Справочники, имеющие линейную структуру, представляют собой таблицу строк – элементов справочника. К линейным справочникам относятся:Виды документов.Корреспонденты – физические лица.Способы доставки.Личные группы рассылки юридических лиц.Личные группы рассылки сотрудников.Личные группы рассылки подразделений.Кроме линейных справочников, в системе LanDocs используются справочники, имеющие иерархическую структуру. К иерархическим справочникам относятся:Сотрудники (при отображении по структуре организации).Корреспонденты – юридические лица.Номенклатура дел.Типовые резолюции.Рубрики.Доступ ко всем справочникам осуществляется путем выбора справочника в иерархической структуре объектов, либо в меню Перейти командой Справочники. После выбора справочника в главном меню системы появляется раздел, название которого соответствует названию выбранного справочника. Вся дальнейшая работа по настройке справочника осуществляется с помощью этого раздела.Справочники Сотрудники, Юридические лица, Физические лица, Группы юридических лиц, Виды документов, Рубрики, Способы доставки могут содержать вкладки для хранения наименований элементов на русском и государственном (национальном) языке, если в LanDocs: Администратор разработчика в форме Изменение типа объекта заполнен атрибут Форма для дополнительных атрибутов.Отследить действия, которые были произведены над каждым элементом справочника (совершенные по элементам справочника операции), можно используя команду меню Совершенные операции.^ 2.1. Справочник "Сотрудники" В справочнике Сотрудники пользователь, при наличии соответствующих прав, может:Просмотреть список сотрудников организации (права не нужны). Просмотреть данные о сотруднике (права не нужны).Просмотреть контактную информацию сотрудника (при наличии права "Просмотр контактной информации в подсистеме LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" в окне просмотра или редактирования данных о сотруднике появляется вкладка Контактная информация).Добавить нового сотрудника в список в упрощенной форме, т.е. без указания прав и назначения ролей и/или замещений (при наличии права "Создание нового сотрудника в упрощенной форме").Редактировать справочник Сотрудники (при наличии права "Изменение свойств сотрудника в упрощенной форме").Отсортировать список по подразделениям (права не нужны). Просмотреть совершенные операции с записью о сотруднике (права не нужны). Указание прав и ролей может выполняться только администратором системы.При выборе в левой части главного окна справочника Сотрудники в правой части главного окна будет представлена таблица со списком сотрудников.Для отображения списка сотрудников в главном окне по подразделениям в меню Сотрудники выберите пункт Сортировать по подразделению. При этом в верхней части окна отобразится иерархический справочник подразделений. Выберите в иерархическом справочнике конкретное подразделение, и в нижней части окна отобразится список сотрудников только этого подразделения. Для отображения сотрудников, относящихся к выбранному подразделению, а так же к подразделениям, являющимся дочерними по отношению к выбранному, установите флаг Отображать сотрудников из дочерних подразделений.Для добавления нового сотрудника в список:Выберите в меню Сотрудники команду Создать.В открывшемся окне Создание сотрудника заполните поля ввода атрибутов справочника Сотрудники.Примечание: При выключенном параметре NamesakeEnabled ("–") в системе допускается создание дублирующих записей справочничка Сотрудники. Таким образом, при добавлении или редактировании сотрудников происходит проверка записи справочника на повторность (совпадение поля ФИО). Если повторные записи найдены, то система выдает список найденных аналогичных элементов и вопрос: "Сохранить изменения атрибутов сотрудника?". Если нажать кнопку Да, то запись сохранится и будет расцениваться системой как отдельная запись, не имеющая связей с записями, имеющими то же значение в поле ФИО.Нажмите кнопку Сохранить в окне Создание сотрудника. Для просмотра данных о сотруднике:Выделите в списке сотрудника.Выберите в меню Сотрудники команду Просмотреть. В открывшемся окне Просмотр сотрудника (Рис. 8) будут представлены данные о сотруднике. В поле Вид рабочего места указано право работы данного сотрудника с системой LanDocs и используемое программное обеспечение. Это поле может принимать следующие значения:^ Пусто – сотрудник не может работать в системе (тип лицензии – без права подключения)."Базовый клиент" – сотрудник может работать с системой, используя программу LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (тип лицензии – "Полнофункциональная")."Почтовый клиент" – сотрудник может работать с системой, используя программу LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ (тип лицензии – "Без права подключения", но сотрудник включен в почтовую систему)."Базовый и почтовый клиент" – сотрудник может работать с системой, используя LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ (тип лицензии – "Полнофункциональная" и сотрудник включен в почтовую систему).После завершения просмотра нажмите кнопку Закрыть в окне Просмотр сотрудника.Для просмотра операций, совершенных с записью о сотруднике:Выделите в списке сотрудника.Выберите в меню Сотрудники команду Совершенные операции.В открывшемся окне Совершенные операции будут представлены данные обо всех действиях (создания, просмотра, или корректировки данных), выполнявшихся в справочнике для данного сотрудника.После завершения просмотра нажмите кнопку ^ Закрыть в окне Совершенные операции.Рис. 8 – Пример окна просмотра данных о сотруднике^ 2.2. Справочник "Виды документов" Справочник Виды документов предназначен для определения видов документов (например: приказ, письмо, объяснительная записка), применяющихся в организации. Включает следующий набор атрибутов:Название – наименование вида документа.Делопроизводственный индекс – индекс, который может использоваться при формировании номера документа и создании отчетов.Для того чтобы создать, изменить или удалить вид документа, используется меню Виды документов (Рис. 9).Рис. 9 – Окно, показывающее команды меню "Виды документов"^ 2.3.Справочник корреспондентов "Юридические лица" Обращение к справочнику производится выбором узла Юридические лица в иерархической структуре объектов. Справочник содержит список внешних организаций-корреспондентов, упорядоченных по иерархически организованным группам (Рис. 10). ^ Рис. 10 – Окно представления справочника "Юридические лица" с сортировкой по группамРис. 11 – Окно, показывающее команды меню "Юридические лица"Для облегчения работы со списками корреспондентов их помещают в группы. Список групп имеет иерархическую структуру. Для работы с группами корреспондентов необходимо включить режим отображения Сортировать по группам в меню Юридические лица (Рис. 10).При включенном режиме сортировки по группам окно настройки справочника разделено на две части. В верхней части окна отображается иерархическая структура групп организаций, а в нижней - таблица, содержащая организации текущей группы (как показано на Рис. 10). При выключенном режиме сортировки отображается только таблица со списком всех юридических лиц.Добавлять, удалять и изменять настройки групп возможно в меню Юридические лица (Рис. 11).^ 2.3.1. Атрибуты справочника "Юридические лица" Каждая группа юридических лиц представлена в системе набором следующих атрибутов: Название – наименование группы.Краткое название – краткое наименование группы.Родительская группа – группа верхнего уровня.Каждое юридическое лицо представлено в системе набором множества атрибутов (реквизитов) разнесенных по разным вкладкам. Атрибуты, представленные на вкладке ^ Основные реквизиты: Название, Краткое название, Уровень доступа (поле используется для отправки на юр. лица документов с уровнем доступа выше общего, но не конфиденциального или персонифицированного), Группа (заполняется значением из соответствующего справочника), Организационно-правовая форма (заполняется значением из соответствующего справочника), Делопроизводственный индекс, ИНН, КПП, Код отрасли по ОКПО, Код отрасли по ОКВЭД, Банк (флаг в поле), БИК (если заполнено поле Банк), Лицензии, Примечание (Рис. 12). ^ Рис. 12 – Окно с формой основных реквизитов юридического лицаВкладка Контактная информация заполняется атрибутами: Тип телефона (заполняется значением из соответствующего справочника), Телефон, Адрес электронной почты, Web адрес, атрибуты подгруппы "Почтовый адрес": Почтовый индекс, Страна, Область, Город, Улица, Дом, Офис и атрибуты подгруппы "Юридический адрес": Почтовый индекс, Страна, Область, Город, Улица, Дом, Офис.Для отображения банковских атрибутов служит вкладка Банковские реквизиты, её атрибуты: Р/с, в (заполняется значением из справочника "Юридические лица", у которого заполнено поле Банк, после названия Банка в скобках указывается БИК), К/с, в (заполняется значением из справочника "Юридические лица", у которого заполнено поле Банк, после названия Банка в скобках указывается БИК).Для отображения связей вводимого (корректируемого) юридического лица с другими юридическими лицами, например, связей типа "дочернее предприятие", служат атрибуты на вкладке Связанные юридические лица: Организация (заполняется значением из справочника "Юридические лица"), Тип связки. Тип связки выбирается из предварительно заведенного вспомогательного справочника Типы связок юридических лиц. Этот справочник ведется администратором системы. Причем для каждой пары связываемых юридических лиц создаются взаимообратные связки. Например, если для корректируемого юридического лица А указать связку "Центр (А) – Филиал (Б)" то в атрибутах юридического лица Б будет записана обратная связка "Филиал – Центр". Кроме того, все введенные связки юридического лица автоматически сортируются в порядке возрастания веса связки. Вкладка ^ Контактные лица доступна только в режиме редактированияНа вкладке контактной информации и некоторых других, для включения или исключения записей в некоторый список, а также изменения порядка следования в списке, используются следующие кнопки: Для добавления новой записи. При ее нажатии в списке образуется новая строка. Для удаления строки, на которой стоит курсор. Переместить строку на одну позицию вверх по списку. Переместить строку на одну позицию вниз по списку.В тех полях ввода, в которых данные выбираются из справочников, для ввода данных используются либо выпадающие списки, либо в отдельном окне открывается соответствующий справочник для просмотра и выбора нужного элемента. Для ввода данных установите курсор в поле. Справа от поля появится кнопка списка – , либо кнопка справочника – . После создания нового юридического лица к нему можно "прикрепить" физическое лицо из справочника Физические лица.Для прикрепления физического лица:Выберите в справочнике Физические лица то лицо, которое хотите прикрепить к юридическому лицу. Выберите в меню Физические лица команду Изменить. Откроется окно Изменить реквизиты физического лица.Нажмите кнопку справа от поля Организация и, в открывшемся окне Выбор юридических лиц со списком организаций, выберите нужное юридическое лицо.Нажмите кнопку Выбрать.Нажмите кнопку Сохранить в окне Изменить реквизиты физического лица.Если в справочнике физических лиц нет нужного лица, то его можно сразу добавить в контактные лица, и он автоматически будет добавлен и в справочник Физические лица. На вкладке Контактные лица в табличной форме представлен список контактных лиц и их атрибуты. Для добавления нового контактного лица нажмите кнопку , а для редактирования атрибутов существующего – . При этом откроется окно ^ Создание нового физического лица, в котором заполняются или корректируются нужные атрибуты. Добавленная таким образом запись о физическом лице будет также отражаться в справочнике Физические лица.Для создания, изменения атрибутов или удаления юридического лица используются соответствующие команды меню ^ Юридические лица (Рис. 11). Действия пользователя по ведению справочника описаны в п. 2.5 "Ведение справочников корреспондентовВедение_справо_ников_корреспондентов".Примечание:Удалить корреспондента можно только в случае, когда этот корреспондент не связан с какими-либо другими объектами системы, например, с документами (т.е. корреспондент не был получателем сообщения, не указывался в регистрационной карточке документа и т. д.). Иначе корреспондента удалить нельзя, но можно закрыть с помощью команды Закрыть меню Юридические лица. При этом корреспондент переносится в блок Закрытые. Например, при регистрации нового документа невозможно выбрать закрытого корреспондента, но при просмотре ранее зарегистрированных документов он будет по-прежнему виден в поле Корреспондент.При выключенном параметре NamesakeEnabled ("–") в системе допускается создание корреспондентов с совпадающим ИНН. Таким образом, при добавлении или редактировании корреспондентов происходит проверка записи справочника на повторность (совпадение значений в поле ИНН, если поле заполнено). Если повторные записи найдены, то система выдает список найденных аналогичных элементов и вопрос: "В системе уже есть следующие юридические (физические) лица с указанным ИНН: . Вы уверены, что хотите добавить новое юридическое (физическое) лицо с таким ИНН?". Если нажать кнопку Да, то запись сохранится и будет расцениваться системой как отдельная запись, не имеющая связей с записями, имеющими то же значение в поле ИНН.^ 2.4.Справочник корреспондентов "Физические лица" Обращение к справочнику производится выбором объекта Физические лица в иерархической структуре объектов. Справочник представляет собой список внешних корреспондентов – физических лиц.Каждое физическое лицо представлено в системе набором атрибутов (реквизитов) группируемых логически на вкладках: ^ Основные реквизиты, Контактная информация, Паспортные данные.На вкладке Основные реквизиты вводятся атрибуты: ФИО, Краткие инициалы, Делопроизводственный индекс, ИНН, Организация (заполняется значением из соответствующего справочника), Подразделение, Должность, Примечание.На вкладке Контактная информация вводятся атрибуты: Тип телефона (заполняется значением из соответствующего справочника), Телефон, Адрес электронной почты, Web адрес и атрибуты подгруппы "Почтовый адрес": Почтовый индекс, Страна, Область, Город, Улица, Дом, Квартира.На вкладке Паспортные данные вводятся атрибуты: Номер паспорта, Кем выдан, Дата выдачи, Код подразделения, Дата рождения, Место рождения.Рис. 13 – Окно с формой основных реквизитов физического лицаДля того чтобы создать, изменить атрибуты, удалить физическое лицо и выполнить другие операции с записями справочника используются соответствующие команды меню Физические лица (Рис. 14). Действия пользователя по ведению справочника описаны в п. 2.5 "Ведение справочников корреспондентовВедение_справо_ников_корреспондентов".Рис. 14 – Окно, показывающее команды меню "Физические лица"Примечание: При выключенном параметре NamesakeEnabled ("–") в системе допускается создание дублирующих записей справочничка ^ Физические лица. Таким образом, при добавлении или редактировании сотрудников происходит проверка записи справочника на повторность (совпадение поля ФИО). Если повторные записи найдены, то система выдает список найденных аналогичных элементов и вопрос: "Сохранить изменения атрибутов физ. лица?". Если нажать кнопку Да, то запись сохранится и будет расцениваться системой как отдельная запись, не имеющая связей с записями, имеющими то же значение в поле ФИО.При выключенном параметре NamesakeEnabled ("–") в системе допускается создание корреспондентов с совпадающим ИНН. Таким образом, при добавлении или редактировании корреспондентов происходит проверка записи справочника на повторность (совпадение значений в поле ИНН, если поле заполнено). Если повторные записи найдены, то система выдает список найденных аналогичных элементов и вопрос: "В системе уже есть следующие юридические (физические) лица с указанным ИНН: . Вы уверены, что хотите добавить новое юридическое (физическое) лицо с таким ИНН?". Если нажать кнопку Да, то запись сохранится и будет расцениваться системой как отдельная запись, не имеющая связей с записями, имеющими то же значение в поле ИНН.^ 2.5. Ведение справочников корреспондентов В целях избегания регистрации одного и того же корреспондента – юридического или физического лица под похожими названиями, например, в одном варианте кавычки указаны, а в другом нет, в систему добавлена возможность зафиксировать корреспондента. Для этого используется команда Зафиксировать. При этом цвет строки с названием корреспондента в таблице корреспондентов становится стандартным для таблицы. Функцию рекомендуется использовать следующим образом: в конце дня администратор системы просматривает список всех незафиксированных корреспондентов (все строки, помеченные цветом), отсеивает дублирование (функция Найти дубли для всех) и фиксирует корреспондентов, которые будут использоваться в системе дальше.Если юридическое лицо не использовано в системе, например, при регистрации входящего документа, его можно удалить с помощью функции Удалить юридическое/физическое лицо. Если корреспондент уже использован при регистрации информационных объектов в системе, то его можно закрыть с помощью функции Закрыть. Если юридическое/физическое лицо закрыто, то оно не отображается в справочнике и становится недоступным для дальнейшего использования, но при просмотре ранее зарегистрированных документов оно будет по-прежнему видно в поле Корреспондент.Функция ^ Найти дубли для всех используется для автоматического отбора похожих названий юридических/физических лиц и списания, связанных с ними информационных объектов, на одного из них. Если в системе имеются похожие названия, то в процессе выполнения функции проверки корреспондентов на повторность выводится список повторяющихся корреспондентов в окне Списание физических/юридических лиц(а). Примечание: Поиск дублируемых корреспондентов происходит по следующему алгоритму: Берутся первые четыре буквы каждого слова в названии корреспондентов (после удаления организационно-правовой формы и пробелов) и сравниваются на соответствие по всему отсортированному по алфавиту и возрастанию списку. Для найденных отсортированных корреспондентов осуществляется такая же обратная проверка, т.е. если проверяемый корреспондент "похож" на найденного, а найденный "похож" на проверяемого корреспондента, то найденный корреспондент считается дублем проверяемого.Для списания дублирующихся корреспондентов без использования функции автоматического поиска:Выберите в меню ^ Юридические лица (Физические лица) команду Найти дубли для корреспондента.Добавьте корреспондентов в список "Списываемые значения" дубли для списания на эталонного корреспондента.В окне ^ Списание физических/юридических лиц(а) можно выполнить следующие функции:Добавить дополнительно корреспондента в список. Нажмите кнопку и выберите нужного корреспондента из списка в открывшемся окне.Удалить корреспондента из списка найденных повторяющихся корреспондентов. Выделите его в списке и нажмите кнопку .Кнопка служит для просмотра информации о корреспонденте, если соответствующие этим кнопкам поля не пустые и там выбрана запись. Кнопка позволяет заменить эталонного корреспондента на выделенное значение в списке "Списываемые корреспонденты (дубли)" (обмен обоюдный).Начать проверку на повторность корреспондентов с начала списка – с помощью кнопки Заново.Прервать процесс проверки на повторность (при вызове команды Найти дубли для всех) можно с помощью кнопки Прервать. Для пропуска найденных системой дублей нажмите кнопку Пропустить. При этом если найденные дубли были пропущены, то эталонный корреспондент, что был задан при их нахождении, и найденные дубли в дальнейшей проверке участвовать не будет. Списать дублирующих корреспондентов (находящихся в поле "Списываемые значения (дубли)") на эталонного можно нажав кнопку Списать.Кнопка Найти дубли позволяет найти дублирующие записи для выбранного (эталонного) корреспондента (кнопка активна при выборе функции – команды Найти дубли для корреспондента).Закрывает окно ^ Списание юридического/физического лиц(а) кнопка Закрыть. ^ 2.6. Справочник "Способы доставки" Справочник Способы доставки предназначен для ведения перечня способов доставки документов корреспондентам, используемых в организации. Включает следующий набор атрибутов: Название – наименование способа доставки.Делопроизводственный индекс – индекс, который может использоваться при формировании номера документа и создании отчетов.Для того чтобы создать, изменить или удалить способ доставки, используется меню Способы доставки (Рис. 15).Рис. 15 – Окно, показывающее команды меню "Способы доставки"^ 2.7.Справочник "Номенклатура дел" Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Для настройки справочника номенклатуры дел организации-пользователя используется справочник ^ Номенклатура дел.Номенклатура дел составляется с учетом существующей структуры организации и обновляется ежегодно. Выбор номенклатуры дел за соответствующий год производится путем указания требуемого года в поле Год действия. Каждому подразделению соответствует своя номенклатура дел. Поле Выводить подразделения, имеющие дела используется для того, чтобы в поле подразделения выводились только те подразделения, для которых заведено хотя бы одно дело. Окно настройки справочника (Рис. 16) разделено на две части. В верхней части окна отображается иерархическая структура подразделений, а в нижней – номенклатура дел текущего подразделения.^ Рис. 16 – Окно с формой настройки атрибутов номенклатуры делКаждое дело представлено в системе набором следующих атрибутов:Подразделение – наименование подразделения, к которому приписывается номенклатура дел.Год действия – год, в котором использовалась номенклатура дел.Название/заголовок дела – наименование дела.Срок хранения – срок хранения документов, содержащихся в деле.Индекс дела – Делопроизводственный индекс дела, например, 13-1, где 13 – индекс подразделения и 1 – номер дела.Статьи: – ссылка на статьи перечня, по которому устанавливается срок хранения документов.Примечание – для записи комментариев по данному делу.Дело уничтожено/закрыто – индикатор, указывающий, что дело закрыто или уничтожено. Проставляется автоматически при уничтожении или закрытии дела.Информация об уничтожении/закрытии – поле, в котором автоматически указывается, номер, и дата акта, на основании которого дело закрыто или уничтожено. Примечание из Перечня – заполняется автоматически из классификатора Номенклатура после заполнения реквизита Название дела.Добавлять, удалять и изменять параметры дела возможно с помощью раздела ^ Номенклатура дел главного меню (Рис. 17). Рис. 17 – Окно, показывающее команды меню "Номенклатура делПримечание:Система позволяет удалить только то дело, в котором не содержится документов.^ 2.8. Справочник "Рубрики" В системе LanDocs можно проводить многоаспектное рубрицирование документов по различной тематике, используя рубрикатор – справочник Рубрики. Рубрики представляют собой, как правило, иерархически организованные понятия и могут использоваться для поиска документов, создания отчетов и т.д.Справочник Рубрики имеет иерархическую структуру (Рис. 18).