Автоматизация бухгалтерского учета - нужна ли она?Автоматизация учета на предприятии один из результатов развития ИКТ, который существенно облегчает работу современного бухгалтера. Но нужна ли эта автоматизация на самом деле? Во сколько обойдется фирме внедрение автоматизированной системы учета и как выбирать поставщика услуг? Ответ на главный вопрос Некоторые специалисты считают, что автоматизация призвана добавить оперативность в принятии решений, сделать прозрачными бизнес-процессы учета и управления, устранить ошибки персонала в оценке тех или иных показателей. Никому не приходит в голову доказывать преимущество калькулятора над счётами, компьютера над калькулятором и т. д. Если предприятие хочет иметь оперативную финансовую информацию, необходимую для принятия управленческих решений, нацеленных на то, чтобы выжить и преуспеть, без автоматизации не обойтись.В целом автоматизация корпоративного управления, и в том числе и бухгалтерского учета – это положительный и по большому счету необходимый процесс для динамично развивающихся компаний, которые хотят занять лидирующие позиции на рынке, указывает председатель Национальной ассоциации бухгалтеров и аудиторов Миновар Тулаходжаева: - В современных условиях невозможно представить бухгалтерию крупных предприятий – корпораций, холдингов без уже ставших привычными ИКТ и в первую очередь без специализированых программных обеспечений. Они помогают бухгалтерам освободиться от рутинной работы, связанной, к примеру, с начислением заработной платы или амортизации основных средств, и уделять больше внимания вопросам анализа и повышения эффективности производства. Те бухгалтеры, которым «повезло» работать с хорошим программным обеспечением, могут обеспечивать руководство предприятия всей необходимой финансовой информацией в любое необходимое для них время. Таким образом, бухгалтер становится финансовым менеджером, т.е. первым помощником руководства по финансовым вопросам, имеющим навыки прогнозирования эффекта от предполагаемых событий. Программное обеспечение гарантирует снижение трудозатрат бухгалтера, высвобождается время от занятия рутинной, трудоемкой работой. Но, чтобы правильно его выбрать, нужно предварительно ознакомиться с возможными вариантами поставки продукта, рекомендует Аскар Исмаилов, руководитель отдела продаж компании «Fides Solutions», специализирующейся в области автоматизации учета: – Например, у нас для этого запланировано регулярно проводить тренинги. Их цель – показать бухгалтерам новые возможности по автоматизации управления и учета на базе программных продуктов фирмы «1С». ^ Цена вопросаСколько в среднем будет стоит автоматизация моей организации? Это один из первых вопросов, который возникает у заказчика при ее внедрении. Цена складывается из стоимости программы, ее внедрения, дальнейшего сопровождения и технической поддержки. Например, приобретаемый пакет программного обеспечения фирмы «1С» обслуживается по линии Информационно-технологического сопровождения (ИТС). В состав последнего входит ежемесячная доставка компакт-диска, который содержит все действующие на момент его выпуска редакции программного продукта, а также многочисленные материалы справочного характера и полезные утилиты. Его стоимость одинакова у всех распространителей продукции. Если заказчика устраивает использование коробочного продукта, что характерно для небольших фирм, то затраты на автоматизацию составят от 491000 сумов за саму программу и от 60000 сумов ежемесячно за ее поддержку и сопровождение. В средних и крупных компаниях – более серьезный подход к автоматизации, и он может превышать стоимость программы в десятки раз. Когда принимается решение об автоматизации бухгалтерии предприятия, главное – правильно выбрать программное обеспечение, на базе которого это будет сделано. Рынок продуктов для бухгалтерии в целом и отдельных участков ее работы достаточно насыщен, программ много – широко известных и сделанных «в соседнем дворе». Как выбрать софт, чтобы вместо решения имеющихся проблем не получить дополнительные? «Перед тем как начинать поиск программного обеспечения и тем более принимать решение об его приобретении следует определить, что именно в работе бухгалтерии предполагается автоматизировать, и четко себе представлять, что вы ожидаете получить на «выходе», - советует специалист компании «Fides Solutions» Алексей Кобзистый. ^ Договор дороже денегО том, на какие пункты контракта следует обратить особое внимание при заключении соглашения с компанией-оператором, рассказал директор компании «Fides Solutions», Александр Лавров: – Договор должен быть легко читаемым и понятным любому человеку, а не только юристу. В нем недопустимы недоговоренности или двоякое толкование положений. Последние должны содержать ясный, полный и исчерпывающий перечень всех обязательств, которые компания принимает на себя по контракту. Также лучше не подписывать соглашений с подтекстами и оговорками, ссылающимися на другие части договора или приложения к нему. Еще до заключения договора стоит четко разобраться и представить себе, что именно ожидает от автоматизации предприятие, и в первую очередь – какие конкретные задачи будет решать система. Необходимо также обратить внимание на наличие услуг линии консультаций и абонентского сопровождения. Отсутствие консультаций может указывать на то, что решение небольших проблем в будущем, возможно, обойдется клиенту дороже, отмечают специалисты. Когда услуги оказывает сомнительная организация (например «за полцены»), отсутствие абонентского сопровождения говорит о подходе к выполнению проекта по принципу «сделал и забыл». Важно также, чтобы указанный в соглашении срок реагирования на проблемы клиента был не более 2 дней. Еще один немаловажный момент при изучении договора – по какому принципу будут оцениваться объем и результаты работ. Возможные варианты перечислил Александр Лавров: – Во-первых, необходимо тщательное документальное оформление всех этапов проводимых работ с предварительным указанием их объемов, сроков и стоимости. Создание подробной технической документации несколько удорожает общую стоимость работ по проекту, однако разница в цене во многом оправдывает себя. Отдельным пунктом договора стоит предусмотреть ответственность исполнителя за ошибки и гарантийный срок бесплатного их исправления. Так как в данном случае стоимость работ напрямую зависит от квалификации сотрудников исполнителя, в договоре стоит указать соответствующие требования к специалистам, чтобы не оказаться в роли «тренировочной площадки. Сейчас требования к системам автоматизации возросли, и компании, занимающиеся внедрением программного обеспечения, готовы предложить профессиональное сопровождение: разработку и доработку под требования конкретной фирмы, обновление программных продуктов с сохранением ранее внесенных изменений, установку софта на компьютерные рабочие места и серверы. А также обучение бухгалтеров, системных администраторов, штатных программистов на специализированных курсах, в том числе с предоставлением учебно-методических материалов. Постоянно изменяющееся законодательство, регламентирующее бухгалтерский, налоговый учеты и другие аспекты деятельности предприятия, накладывает жесткие требования к учетной системе. Фирмы, отслеживая эти изменения, вынуждены регулярно выпускать обновления систем и новые релизы конфигураций программ.^ Подводные камни сотрудничества В таком серьезном и неоднозначном деле, как автоматизация, даже договор на сопровождение уже внедренного программного продукта может превратиться в головную боль для обеих сторон. – “И еще один секрет хорошего обслуживания. Надо, чтобы пользователь мог осуществлять все настройки самостоятельно, без привлечения программистов. Это экономит массу времени, нервов и денег. Очень важны консультации по телефону. Возникла проблема у бухгалтера, позвонил – получил ответ. Но гораздо интереснее и перспективнее – помощь через интернет. Пользователь задает на форуме разработчика вопрос. Ему отвечают специалисты. Тут же может начаться дискуссия с другими бухгалтерами или дилерами. Все вопросы и ответы сохраняются. Их может прочитать любой посетитель сайта. По сути дела это постоянно обновляющаяся, неустаревающая энциклопедия по работе с программой. Думаю, что будущее – именно за таким видом сервиса.” - говорит главный бухгатер компании «Макиз Барака» Надежда Медных : Линия консультаций есть почти у каждой компании. Однако стоит понимать, что если она бесплатна, то, скорее всего, эта услуга формальна: все проблемы будут решаться выездом.^ Остерегайтесь подделокПонятия «лицензия», «правообладатели» перестают быть абстрактными, все больше проникают в нашу жизнь и начинают на ней непосредственно сказываться. Сегодня нелицензионность программных продуктов отождествляется с покупкой их у частных лиц на базаре или в электричке и не более того, а все остальное воспринимается как вполне качественное и рабочее. В бухгалтерии за легальностью софта призван следить бухгалтер, который ставит его на учет в виде нематериальных активов с подачи системного администратора. Кроме этого, используется много программ, которые «просто есть», и даже неизвестно, откуда они взялись. Такой подход до поры до времени оправдывал себя, поскольку этому вопросу вообще не придавалось значения. Теперь же большинство фирм находится в весьма неприятном положении, так как эти программные продукты попросту не работают. Некачественная продукция не обеспечивается поддержкой ни со стороны разработчика, ни со стороны компаний, занимающихся обслуживанием и сопровождением программ. Пользователи, применяющие для автоматизации учетных задач нелегальный софт, остаются один на один со своими проблемами. Завершая дискуссию о плюсах и минусах автомацизации учета на предприятии, необходимо отметить: автоматизация бухгалтеру - нужна! Она позволит избавиться от ручных расчетов, систематизации учетных регистров, поручив их компьютеру. Особая прелесть программы в том, что она считает быстро, ошибается редко и никогда не устает. Образно говоря, фирма покупает бухгалтеру не программмное обеспечение, а помощника, которому не нужны отпуск, премиальные и полный соцпакет. Пресс-служба"Fides Solutions"Тел: 998 (71) 150-41-48Факс: 998 (71) 150-41-47e-mail: press@fides.uzweb: www.fides.uz