Институт АдминистрированияМеждународного Туризма
Факультет:Международный туризм
Специальность: Социально-культурный
сервис и туризм
Курс:5(заочное отделение)
Дисциплина: всоциально-культурном сервисе
Группа:
Студент:
Проверил:
Москва – 2007
План
1. История происхождение секретаря
2. Этика и как должен вести себясекретарь — референт
2.1. Основные этические функциисекретаря
2.2. Современные требования этикисекретаря
2.3. Классификация секретарей.
2.4. Обязанности.
3. Заключение
1. История происхождение секретаря
Секретари появились вДревнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарейвыделились нотариусы.
А сами секретари издоверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились вделопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только вконце 18 века появились женщины-секретари.
2. Этика и как должен вести себясекретаря — референт.
Секретарь – это лицофирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый,с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечаетна телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не толькопрестиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентовфирмы.
Секретарь должен бытьвсегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированновыполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости,суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходимдар чувствовать “нюансы” дела, чтопозволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и неслышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и вкурсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловыхвстреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжениепо поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногдаприходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугороднийтелефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаряосуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способностьориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко иоперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов идаже всего учреждения.
Основныеэтические функции секретаря.
Важную роль играетпрофессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общегообразования, так и специфические знания, которые могут быть определены всоответствии с основными функциями секретаря:
· знания, необходимые для эффективного участия винформационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя(владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон,факс, ксерокс);
· знания,связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутреннейструктурой и внешними связями; заниями правовых актов и приложений,регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
· знания,требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовкесовещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах,при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Современные требованияэтики секретаря.
Чтобы отвечать современным требованиям этики,секретарь должен обладать следующими качествами:
1. иметьпрофессиональный имидж;
2. хорошовладеть речью и письмом;
3. обладатьхорошей памятью;
4. хорошоориентироваться во времени;
5. содержатьв порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
6. уметькрасиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7. осваиватьразработки новейших компьютерных программ для офиса;
8. бытьэнергичным, проявлять инициативу;
9. быстронаходить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10. поддерживать эффективную работу офисав отсутствии шефа;
11. контролировать финансы офиса;
12. быть осмотрительным вконфиденциальных, щекотливых вопросахфирмы.
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций,которые занимают секретари:
RECEPTIONIST–девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы,встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знаниеязыка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.
На этом же уровненаходится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентамкакую-то конкретную информацию.
Если человек владеетиностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICEMENEGER, который занимается организациейофиса.
Самая же высокаядолжность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этомслучае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию какна русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не толькоисполнителем, но и инициатором. Знать,что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можновырасти из секретаря в менеджеры…
Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда навиду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бымножеством ниточек связывает различныеподразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешнихконтактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционированиифирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.
Обязанности.
Без особого родазнаний, умений и навыков секретарю несправится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
· учет,регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для докладаруководству;
· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем,телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..;
· подготовкапо указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,командировочных удостоверений и других документов;
· оформлениепротоколов рассылок выписок из них;
· анализсправок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями поним;
· подготовкаи своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям,семинарам и съездам;
· приеми регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
· организацияприемов посетителей;
· прием,регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей,исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче нагосударственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы сдокументами в обязанности секретарявключаются функции по бездокументарномуобслуживанию. В частности:
· техническоеобеспечение работы руководителя;
· подготовкаи организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
· организацияприема работников и посетителей;
· телефонноеобслуживание;
· подготовкакомандировок;
· организацияпрезентаций и специальных приемов гостей;
· стенографирование;
· контрольза праздничными и юбилейными датами;
· обработкапочты;
· машинописныеработы;
· сборделовой информации и ее реферирование позаданию директора;
· сборматериалов для докладов и речей руководителя;
· ведениетабеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебныеобязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенныйперечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чемуместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы такжеявляется постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случаевыручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать ипринимать быстрые и верные решения.
3. Заключение
Этическое требованиясекретаря стоит на ровне с профессионализмом и также требует постоянногоусовершенствования. От коммуникабельностисекретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано вышесекретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет иговорить опрятен, готов быстро иквалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции.
Список литературы
1. Этикет и культура поведения секретаря-референта М.: Журнал «Управлениеперсоналом»
2. Этикет и культура поведения секретаря-референта Авторы:Логинова.С.
Издатель:ЖурналУправлениеперсоналом" Год издания: 2005