--PAGE_BREAK--
ЛР
а б
Рис.2. Типы организационных структур: Д- директор; ЛР – линейный руководитель; зам. – заместители директора
А. Файоль предложил прямую экстренную, горизонтальную коммуникацию в организации, которая получила название мостки Файоля. Таким образом было внесено серьезное изменение в вертикальную, скалярную структуру коммуникации в организации.
Распространение линейно-штабных структур (рис.2) в промышленном менеджменте было связано с деятельностью Г. Эмерсона, автора первых работ об эффективности организации производства. Результаты научного анализа проблемы эффективного управления производством изложены Г. Эмерсоном в его знаменитой книге 1912 г. «Двенадцать принципов производительности»».*
Внедрение штабных структур позволило разделить коммуникативные функции в организации на собственно управленческиеи консультационные: линейные руководители сохраняют свою основную коммуникативную функцию передачи информации сверху вниз и воздействие на поведение подчиненных; штабные сотрудники признаны осуществлять специальные, консультационные функции. По существу произошло искусственное разделение объема власти и ответственности между штабными и линейными руководителями.
Такая структура обусловила то, что линейные руководители обладали максимальной ответственностью за исполнение решений консультантов и минимальной властью в принятии этих решений, тогда как консультанты обладали максимальной властью в принятии решений и минимальной ответственностью за их исполнение, за результаты работы линейных руководителей. Это может рассматриваться как пример запрограммированного структурного конфликта объема власти и ответственности, заложенного на уровне структуры организации.
При функциональной структуре организации (см. рис.2) консультанты преобразовывались в заместителей директора и наделялись соответствующим объемом власти и ответственности. Смысл данной структуры заключается в том, что каждый ведущий специалист в цехе обязан был подчиняться одно-
временно как распоряжениям своего непосредственного начальника —
линейного руководителя цеха, так и главного, функционального специалиста (заместителя директора) по своему направлению. В этом случае нарушался принцип единоначалия, т. е. у одного подчиненного оказывалось как минимум два руководителя, что приводило к возникновениюфункционального конфликта объема власти и ответственности.
В итоге в рамках данной школы чаще всего стали использоваться смешанные, линейно-функциональные структуры организации. Представители школы научного управления отождествляли структуру коммуникации и структуру организации.
В целом отношение к процессу коммуникации в рамках теории научного управления ярко выражено у М. Вебера, в его принципе«формалистической безразличности». По мнению М. Вебера: «коммуникация в бюрократической организации не должна зависеть от личных качеств и настроения руководителя. Критерием эффективного общения является способность человека отключиться от личных проблем и эмоциональных состояний и вести диалог только в деловых рамках».*
2.2.Школа «человеческих отношений».
Основные принципы коммуникации в данном направлении были заложены Э. Мэйо, который возглавил серию социально-психологических экспериментов в 1930-е гг. в г. Хоторне на заводе фирмы «Уэстерн электрик», получивших название «Хоторнских экспериментов», и Ч. Барнардом, оказавшим заметное влияние на развитие менеджмента публикацией в 1938 г. своей книги «Функции управляющего». Ч. Барнард утверждал, что у человека существуют определенные потребности, которые он может удовлетворить лишь объединяясь в организации. Им были выделены в организации в качестве важнейших формальные и неформальные коммуникации. Под формальными взаимоотношениями понимались коммуникации, в которые люди вступали для выполнения своих должностных обязанностей. Неформальные, личные
взаимоотношения людей в организации строились на основе их личных симпатий и общности вкусов и интересов. По мнению Ч. Барнарда, основная функция менеджера — это коммуникация, т. е. сообщение и получение необходимой для производственного процесса информации по четко определенным, иерархическим и формальным каналам коммуникации.
Социально-психологическая концепция привнесла в коммуникацию такое понятие, как человеческий фактор — личность со всеми ее настроениями и потребностями,т. е. в деловом общении стало возможным проявление не только деловых, но и личностных свойств, состояний и проблем участников. Основными методами повышения эффективности коммуникации в организации стали профотбор и обучение.
2.3. Школа социальных систем.
Школа социальных систем получила самое широкое распространение в менеджменте, так как сформулировала и исследовала два главных для любого предприятия вопроса.
Каковы особенности коммуникации организации как открытой системы с окружающей ее политической, рыночной, экологической и прочей средой, т. е. каковы границы влияния организации?
Насколько эффективно осуществляется коммуникация элементов, частей и подсистем внутри организации, т. е. действует ли организация как целое
или нет? На рис.3 изображены наиболее значимые факторы, определяющие коммуникацию в организации.
Системная концепция коммуникации как процесса привнесла в профессиональную коммуникацию людей возможность эмоционально реагировать на внешние, сопутствующие диалогу обстоятельства. Таким образом, в оценку эффективности делового общения введен фактор ситуации, фактор внешних условий.
В качестве основных методов повышения эффективности коммуникации в организации стали использоваться изучение структуры коммуникации в организации и анализ влияния на нее внешних и внутренних значимых детерминант.
Лидеры
общественного мнения
Культура и цели Рынок и
организации национальные
традиции
персонал и технология
производства
Рис.3. Детерминанты коммуникации в организации.
2.4.Структура коммуникации в организации.
В результате изучения коммуникативных структур организации были выявлены следующие коммуникативные элементы и соответствующие им социально-психологические роли (позиции) участников коммуникативного процесса (рис. 4):
-«секретарь», «сторож»,т. е. человек, осуществляющий в коммуникативной сети (как своеобразный фильтр) контроль объема передаваемой информации от одного элемента к другому («цепь» и «кольцо»);
-«диспетчер»,или «информационный лидер», т. е. человек, распределяющий информацию по сетям («штурвал», «паутина»);
-«связной»,или «мостик»,т. е. человек, связывающий, например, одну малую группу с другой, одно подразделение с другим; такие люди создают коммуникативную целостность организации («паутина»);
-«лидер мнений»— человек, оказывающий заметное влияние на поведение и формирование отношения персонала к факторам производства («штурвал»);
-«космополит»— человек, который чаще и активнее других взаимодействует с внешней средой организации.
Рис.4. Элементы коммуникативной структуры.
Обобщая имеющиеся сведения, можно выделить следующие аспекты структуры коммуникации в организации,
1.Вертикальная и горизонтальная коммуникация:
-вертикальные взаимоотношения включают в себя как коммуникацию руководителя с подчиненным (нисходящая коммуникация), так и общение подчиненного с руководителем (восходящая коммуникация);
-горизонтальные коммуникации отражают особенности взаимоотношений менеджера и персонала с руководителями и персоналом других, параллельных подразделений.
2.Непосредственная и опосредованная коммуникация:
-непосредственная коммуникация предполагает общение персонала организации «здесь и теперь», т. е. в режиме актуального времени и взаимодействия;
-опосредованная коммуникация характеризуется общением персонала организации через посредника, «вчера и там», например через приказ или распоряжение, факс, телефон или дискету; письмо или видеокассету.
3.Формальная и неформальная коммуникация:
-формальные (должностные) взаимоотношения персонала в организации определяются должностными инструкциями и функциональными обязанностями, контрактами;
-неформальные взаимоотношения складываются на основе личных симпатий, общих интересов и вкусов людей. Эти взаимоотношения, как правило, выходят за рамки организации.
4.Управляемая и неуправляемая коммуникация:
-управляемой коммуникацией можно назвать взаимодействие между людьми, зафиксированное в их должностных инструкциях, опосредованное технологическими и производственными процессами, которое заранее спланировано, организовано, поддается контролю и учету;
-неуправляемая коммуникация возникает на основе функционирования организации как открытой системы и вследствие потребности людей в общении.
5.Уровень коммуникативного взаимодействия:
-межличностный уровень: человек — человек; человек — группа; человек —
организация; человек — внешняя среда;
-межгрупповой уровень: подразделение — подразделение; подразделение —
организация; подразделение — внешняя среда;
-организационный уровень: организация — организация; организация —
внешняя среда.
«В среднем до 60% всей коммуникации менеджеров (директоров и руководителей разного ранга) падает на общение с подчиненными, т. е. на межличностный уровень «человек — человек». Доля общения с подчиненными значительно увеличивается среди менеджеров среднего (начальники цехов, отделов) и низшего (учителя, мастера и воспитатели) звеньев управления. Именно поэтому коммуникативная компетентность является одним из важнейших факторов эффективности всей их деятельности».*
Коммуникация, опосредованная техническими (ПК, факс, дискета и пр.) или нормативными (приказ, инструкция и т. п.) средствами, характеризуется минимальными искажениями в процессе ее доставки потребителю, тогда как межличностная, непосредственная коммуникация отличается непостоянством, зависимостью от настроения участников, их квалификации, обстановки и пр.
Отсутствие управления коммуникацией в организации создает недостаток
информации у персонала и, как следствие, порождает слухи:
ПИ=ФИ-ТИ,
где ПИ— потребность человека в информации,
ФИ— фактическая его информированность,
ТИ — требуемая должностью, рабочим местом информированность.
Если ФИ> ТИ,
то имеется избыточная информированность;
если ФИ
то возникает потребность в информации,
при ФИ= ТИ
достаточная информированность, т. е. ПИ — .
3. Коммуникация как процесс.
3.1.Структура межличностной коммуникации в организации.
Коммуникативное взаимодействие персонала в организации осуществляется на четырех взаимосвязанных уровнях: коммуникативного акта, диалога, или актуального взаимодействия, парциального взаимодействия и полного взаимодействия.
-Коммуникативный акт— это неделимые далее действие, жест, реплика человека, имеющие в глазах реципиента определенный смысл или значение. Основными элементами коммуникативного акта являются: коммуникатор, реципиент, коммуникативное воздействие (поведение), окружающая среда и обратная связь.
— Диалог, или актуальное взаимодействие – это метод (способ) решения стоящих пред людьми проблем средствами общения.
— Парциальные взаимодействия и взаимоотношения – совокупность всех состоявшихся на данный момент сокращенных или полных диалогов, коммуникативных актов с одним и тем же человеком.
— Полные взаимодействия и взаимоотношения – это совокупность всех коммуникативных актов, диалогов и парциальных взаимодействий и взаимодействий человека с окружающими людьми, в которые он вступает при выполнении своих должностных обязанностей в организации.
3.2. Диалог как актуальное взаимодействие
Диалог, или актуальное взаимодействие, можно определить как метод, инструмент решения стоящих перед людьми проблем и задач средствами коммуникации. Можно также сказать, что диалог — это последовательная совокупность коммуникативных актов собеседников. Диалог чаще всего используется:
-при ведении переговоров, продолжение
--PAGE_BREAK--