Сибирскийгосударственный технологический университет
Гуманитарный факультет
Кафедра: Информационных технологий
Курсовая работа
по дисциплине: Делопроизводство и корреспонденция
Пояснительная записка/>Задание наКурсовую работу/>подисциплине “Делопроизводство и корреспонденция”
Руководитель
__________ (подпись)
______________________ г
(дата)
_____________________
(Оценка)
Выполнил
(подпись)
______________________ г
(дата)
Курсовое проектированиепо дисциплине делопроизводство и корреспонденция преследует две задачи: создание документовУСЗН администрации Красноярского края (средствами Word, Excel), а также анализобработки документов конкретного вида.
Целью выполнения является повышение эффективностиведения делопроизводства в данном учреждении.
При проектировании выполняются последовательно этапысбора, анализа и систематизации существующих в учреждениях документопотоков врамках выбранного вида документов, для чего необходимо:
· Построить схемы информационныхпотоков для двух документов данного вида: в схеме прорисовать все связиподразделений и служб, обменивающихся данными документами;
· Описать структуру организации, документопотоков,циркулирующих между подразделениями деловых бумаг – какие документы, кем, вкаком виде и в какой последовательности обрабатываются в учреждении, какоевремя затрачивается на их обработку;
· Указать на схеме следующиекомпоненты: объект, у кого (где) зарождается документ (информация); с какойцелью он его порождает, для решения какой задачи, какую форму имеет документ,что содержит (реквизиты и конкретное содержание), кому передается документдалее, как проверяется его исполнение (какие результаты достигаются), гдехранится документ, когда уничтожается или передается в архив на хранение.
Задание выдано ________________________2008г.
Преподаватель_____________________
/>РЕФЕРАТ
Данная курсовая работа представляет собой анализдокументооборота и корреспонденции УСЗН администрации Красноярского края, письменногосообщения – жалобы.
Пояснительная записка к курсовой работе включает всебя 18 страниц текста, 3 рисунка, 1 схему, 4 использованных литературныхисточника.
/>СОДЕРЖАНИЕ
Введение… 5
1. Анализ документооборота ворганизации… 6
1.1. Структура подчиненностиотдела делопроизводства… 6
1.2 Схема документооборота… 6
1.2.1 Прием, обработка,распределение и регистрация поступающих документов 6
1.2.2 Движение внутреннихдокументов… 8
1.2.3 Движениедокументооборота в организации ………………………..10
1.3. Жизненный цикл… 11
1.4. Контроль исполнениядокументов… 11
1.5 Объемы и структурадокументооборота… 15
Приложение А… 17
Литература… 18
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для повышения эффективностиуправления в социальной сфере необходимо совершенствование работы сдокументами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровниучреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию,на служебный документ.
Организация работы с документами влияет на эффективностьработы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того,насколько профессионально и целесообразно ведется документация, зависит успехуправленческой деятельности социального учреждения.
Работа с документами должна иметь четкий,структурированный порядок, чтобы специалисты учреждаения могли направлять своиусилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенныепроблемы, затрагивающие их работу.
Таким образом, инструкция по делопроизводству в УСЗН администрацииКрасноярского края устанавливает систему документирования и организации работыс документами в процессе осуществления функций управления.
Инструкция по делопроизводству устанавливает порядокприема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроляисполнения, хранения и использования документов несекретного характера.
Документом же может являться любая информация,зафиксированная на материальном носителе. Учреждения в процессе своей деятельностисоздают, получают и используют документы, изготовленные различными способами:рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые идругие виды документов.
Документы учреждения являются информационнымиисточниками, которые имеют юридическую силу.
Организация документов в делопроизводстве представляетсобой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве иих передачу в архив краевого органа исполнительной власти (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственнымистандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральнойархивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическимидокументами по архивному делу и делопроизводству федеральных органовисполнительной власти, Совета администрации края.
Основными видами работ, обеспечивающими правильнуюорганизацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дели формирование дел.
1. Анализдокументооборота в организации1.1.Структура подчиненности отдела делопроизводства
Данное учреждение имеет иерархичную структуру. Начальнику управления подчиняютсязаместители начальника, а им в свою очередь все отделы. Бухгалтерия, отделкадров и ПТО подчиняются начальнику управления.
Все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя,создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных.
При такой схеме управления укрепляется единоналичие и личнаяответственность, уменьшается возможность принятия противоречивых и неувязныхрешений. Такая структура управления обеспечивает единство и четкостьраспорядительства, согласованность действий исполнителей, повышениеответственности руководителя за результат деятельности, возглавляемого имподразделения, оперетивность принятия решений, а также личная ответственностьза конечный результат деятельности своего подразделения, но в этой структурепредъявляются высокие требования к руководителю, который должен иметь обширныеразносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности(См.Приложение А).1.2 Схемадокументооборота
1.2.1 Прием,обработка, распределение и регистрация поступающих документов
Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствамипочтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в видепростых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, атакже печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы),факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходятобработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и,согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отделаучета, распределения документации.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой«лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к нимсоставляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаютсяпо назначению.
Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кромеслучаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждениемвремени отправки;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
На полученном документе в правом нижнем углу на первой страницепроставляется регистрационный штамп, и реквизиты документа вводятся вкомпьютер.
Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно подроспись с указанием даты и времени их получения.
Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения документации,в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяетсяправильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов(пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата иподпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявшихдокумент. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись неставится.
Вся поступившая в отдел учета, распределения документации корреспонденция, распределяетсяна:
· входящуюслужебную;
· обращенияграждан.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времениприема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются нарассмотрение начальнику управления.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использованияв справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется нарегистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменныедокументы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция,определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.
Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физическихлиц, а также создаваемые — внутренние (справки, служебные и докладные записки)и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые- в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела вдругой он повторно не регистрируется.
Таким образом, поступившие документы проходятследующие этапы:
— первичную обработку
— предварительное рассмотрение, разметку
— регистрацию
— рассмотрение документов руководством
— направление на исполнение
— контроль исполнения
— исполнение документов
— подшивку документов в дела1.2.2 Движениевнутренних документов
Внутренние документысоставляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого учреждения, невыходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с нимитакой же, как и с исходящими документами:
— составление проекта документа исполнителем
— проверка правильности оформления проекта документа
— согласование проекта документа
— подписанием документа руководителем
— регистрация документа
На этапах исполнения и завершения работ с внутреннимидокументами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
— передача документа исполнителю
— контроль исполнения документа
— исполнение документа
— проставление отметки об исполнение
— подшивка исполненного документа в дело
В результате внутренние документы учреждения могут использоватьболее трех лет или могут быть переданы в архив или уничтожены./> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Рисунок 1 -Движениевнутренних документов/>1.2.3. Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляютзаместители начальника управления и начальники отделов.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов.
Сроки исполнения документов определяются начальником управления, исходяиз срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,установленных законодательством.
Жалобы граждан рассматриваются в возможно более короткий срок, но непозднее 15 дней, а требующие изучения и проверки — в срок не более одногомесяца со дня регистрации.
Рассмотрение жалобы, касающихся вопросов защиты прав детей, инвалидов,военнослужащих и членов их семей, начинается безотлагательно и должно бытьзавершено не позднее чем в 15-дневный срок со дня их поступления.
Дата исполнения указывается в резолюции начальника управления ификсируется в регистрационно-контрольной карточке
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнительсвоевременно информирует отдел учета, распределения документации для внесенияизменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения,подпись).
Снятие документа с контроля осуществляет начальник управления или по егопоручению отдел учета, распределения документации, снятие документа с контроляоформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведенияоб исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий обисполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ,дата; подпись исполнителя или начальника отдела, в котором исполнен документ.1.3. Жизненный цикл
Каждый документ в процессе своего жизненного циклапроходит определенные стадии:
Ø создание;
Ø визирование, согласование;
Ø подписание, утверждение;
Ø регистрацию;
Ø рассмотрение;
Ø исполнение;
Ø списание в дело;
Ø хранение, уничтожение.
На примере письменного обращения в виде жалобы можнопроследить весь его жизненный цикл.
Письменные обращение гражданина поступающее в видежалобы, направляется с требованием о восстановлении прав и законных интересовгражданина, нарушенных действиями либо решениями государственных органов,должностными лицами и общественными организациями.
Делопроизводство по письменнымобращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.
1) При приеме письменного обращенияпроверяется правильность его адресования (письмо, доставленное не поназначению, незамедлительно возвращается почтовому предприятию связи не вскрытымидля направления адресату);
2) При вскрытииконверта проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документыподклеиваются), которые скрепляются с конвертом. Поступившие документы(паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д., атакже фотографии и др. приложения к письму) подкалываются под скрепку впередитекста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текстписьма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщаетсязаявителю).
3) На письма,полученные с ценными бумагами и деньгами, составляется акт за тремя подписями вдвух экземплярах. Один экземпляр остается в отделе учета, распределения документации,второй экземпляр прикладывается к письму.
4) Письмо авторанаправляется для рассмотрения заместителю начальника определенного отдела,ценные бумаги и деньги возвращаются заявителю с актом.
5) Письмаграждан с пометкой на конверте «лично» не вскрываются, а передаются поназначению.
6) На письмахграждан, сданных на личном приеме, делается пометка «с личного приема».Эти письма передаются для регистрации в отдел учета, распределения документации.
7) Поступающееписьменное обращение должно быть централизованно зарегистрировано в день ихпоступления.
8) Регистрационныйиндекс письма указывается в регистрационном штампе, который проставляется вправом верхнем углу сопроводительного письма или на первой странице письмазаявителя. Индекс состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения,начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма.
9) Регистрационно-контрольнаякарточка заполняется машинописно или от руки разборчивым почерком, все отметкиделаются точно, без двойных толкований. В регистрационно-контрольной карточке отражаютсяосновные поисковые признаки документа и сведения о заявителе: дата поступленияобращения, указываются фамилия и инициалы исполнителя; заполняется адрес ссоблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции.
10) Все поступившиеи зарегистрированные предложения, заявления и жалобы подлежат обязательномуконтролю за их исполнением: постановка документа на контроль; проверкасвоевременного доведения документа до исполнителя; предварительная проверка ирегулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроляисполнения; информирование начальника управления. Организация контроляисполнения обеспечивает своевременное и качественное исполнение предложений,заявлений и жалоб граждан.
11) Зарегистрированныеписьма граждан в день поступления передаются начальнику управления или егозаместителю, который поручает лицу (исполнителю) рассмотреть по существувопросы, поставленные в письме, и подготовить проект ответа.
12) Письмапередаются исполнителю под расписку в регистрационно-контрольной карточке.
13) Если врезолюции руководителя указано несколько исполнителей, то ответственным заисполнение всех поставленных в письме вопросов является исполнитель, указанныйв списке первым. Передача писем из одного структурного подразделения в другоепроизводится с обязательной отметкой об этом в регистрационно-контрольнойкарточке.
14) Ответы написьма граждан подписывает начальник управления или заместители начальникауправления в пределах своей компетенции.
15) Вместописьменного ответа во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, следуетизвещать авторов обращений по телефону или при личном приеме.
16) Проект подготовленного ответа написьмо визируется исполнителем в левом нижнемуглу и передается на подпись руководителю.
17) Ответственностьза своевременное и правильное
исполнение в равнойстепени несут все указанные в резолюции исполнители. 1.5 Объемы и структурадокументооборота
Большее количество времени занимает проверка правильностиадресования письма, учет вложенных в письмо документов и проверка подлинности,распределение писем по отделам. Наибольший процент документов обрабатывается вотделе учета, распределения и выпуска документации, кадров, а также большойобъем информации проходит через отдел бухучета и контроля.
Для наглядного видения данные, обрабатываемойинформации, можно представить в таблице.
Таблица 1 — Процент обрабатываемыхдокументов в отделах Отдел учета, распределения и выпуска документации, кадров Отдел бухучета и контроля Число документов, обрабатываемых в день (шт.) 7 6 Время для ознакомления с одним документом (мин) 3-5 3-5 Принятие решения (резолюции) (мин) В течение 20 В течение 20 Принятие решения в минутах 20 20 Итого времени на один документ Около 55 Около 40 Время на обработку всех документов в течение дня 6ч. 40 мин. 4 ч. 50мин.
По результатам таблицы видно, чтоданные отделы производят обработку информации в течение 5-7 часов, чтосоставляет 87% от внутреннего документооборота.
/>/>
Литература
1. Федорова Г.В. Основы делопроизводства.- М.: Экономическое образование, 1995. — 27 с.
2. Абрамкин В.А. Основы делопроизводства.- СПб: «Питер Пресс», 2004. — 410с.
3. Сайгаков П.А. Делопроизводство накомпьютере. – М: МНФРА-М, 2001. – 256 с.
4. Материалы УСЗН администрацииКрасноярского Края.