--PAGE_BREAK--Анализ бланков
Бланк — это листовое издание, содержащее элементы фирменного стиля (логотип, слоган и др.) и / или информацию постоянного характера о компании (реквизиты и т.д.). Чаще всего бланк нужен для последующего его заполнения определенной информацией, например, рекламного содержания или прейскурантом цен. Бланк передается определенной организации или определенному человеку, или кругу лиц и является по сути визитной карточкой компании. Именно поэтому к качеству его изготовления предъявляются высокие требования.
Бланк может заполняться как машинным способом, так и от руки — в зависимости от его назначения.
Бланки можно условно разделить на следующие виды:
стандартного вида
Бланки обычно формата А4 (210х297 мм), печатаются на офсетной бумаге плотностью 80 гр/кв.м, чаще всего на белой бумаге. Но в последнее время стали встречаться бланки на бумаге более плотной (вплоть до 250 гр.кв.м) и имеющей определенный оттенок (чаще всего пастельный, нежели «ядовитый»).
с имитацией «водяного» знака (с помощью бумаги или использования малых процентов при печати определенных элементов)
бланки строгой отчётности
Согласно «Положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием карт без применения контрольно-кассовой техники» (пп.5-6) на бланках строгой отчетности в обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: сведения об утверждении формы бланка (Минфином России); наименование, шестизначный номер и серия; код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации; наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций; идентификационный номер налогоплательщика; вид услуг; единица измерения; стоимость услуги в денежном выражении; дата осуществления расчета; наименование должности, ФИО лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или ИП.
Организация не вправе создать свой собственный бланк строгой отчетности. Инициаторами этого могут быть: заинтересованные органы гос.власти, центральный банк РФ или организации, объединяющие субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.
Бланки изготавливаются исключительно типографским способом и должны иметь сведения «об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж». Проставление серии и номера на бланке осуществляется также изготовителем бланков.
ценные бумаги. Надежная защита от подделок достигается применению ряда технологий, носящих уникальный характер. Под каждый такой бланк изготавливается свой макет со своими степенями защиты. Кроме того используются специальные краски и бумага.
Основными элементами защиты ценных бумаг чаще всего являются: водяные знаки, защитные волокна в бумажной массе, защитные нити, особые способы и приёмы печати, графические элементы в виде гильоширных узоров, фоновых сеток, микропечати, использование микроперфорации и т.д.
самокопирующиеся бланки. Это подшивка из 2-х или более одинаковых шаблонов документов, отпечатанных на специальной самокопирующейся бумаге, позволяющей при письме на верхнем слое бумаги, отображать написанный текст на всех последующих (ниже располагающихся) слоях.
Это достигается благодаря следующей технологии: верхний лист имеет на обороной тсороне невидимый слой с красящими микрокапсулами. Под давлением при письме или печати капсулы вскрываются, и освободившаяся жидкость проникает в каолиновый слой следующего листа, и вызывает там реакцию окрашивания. Средний лист на лицевой стороне имеет каолиновую прослойку для фиксации красителя, а на обороте — слой с микрокапсулами. То есть средние листы обладают и принимающими, и передающими свойствами. Использование как раз этих средних листов позволяет получить необходимое количество копий в одном бланке. Нижний лист имеет только каолиновое покрытие с лицевой стороны.
Такая технология позволяет экономить время многим организациям, не тратя время на написание одного и того же текста в нескольких копиях. Самокопирующиеся бланки используются в различных областях: в бухгалтерской отчетности, в магазинах, ресторанах и барах, ателье, при ДТП и т.д.
Нередко бланки нумеруются.
Обычно проклеены с одной стороны, но бывают случаи, когда проклейку можно сделать со всех сторон, например, в случае конфиденциальности информации внутри такого «конверта» — наличие PIN-кода и т.д.
Цвета слоев могут быть следующие: белые, желтые, голубые, розовые, зеленые.
Максимальное количество слоев, которое может быть у таких бланков — шесть. Это объясняется тем, что давление ручки при нормальном письме не передается более чем через 6 слоев тонкой бумаги самокопирок.
При архивном хранении самокопирующиеся бланки хранятся около 5 лет. При этом заполненные копии не должны подвергаться воздействию прямых солнечных лучей, высоких температур и влажности.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые устанавлены государственными нормативными актами — стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и исполнение документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых докуметов для сокращения затрат труда на их обработку.
Представление деловых бумаг закреплены:
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов»
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68).
Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).
4. До настоящего времени не полностью устаревшими и в некоторых разделах до сих пор актуальными остаются нормативные документы, принятые несколько десятилетий назад. К ним относятся
4.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.
4.2 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)
5. Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов.
продолжение
--PAGE_BREAK--Изучение системы документации организации
Для управления деятельностью ведутся документы организационного и распорядительного характера, призванные регулировать вопросы планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, работы с кадрами, социального обеспечения, оперативного управления и т.п. В их состав входят:
а) документы организационного характера:
устав организации;
структура и штатная численность аппарата управления;
должностные инструкции работников;
б) распорядительные документы:
приказ;
распоряжение;
инструкция;
в) информационно-справочные документы:
акт;
протокол;
письмо;
объяснительная записка;
докладная записка;
справка;
служебная записка;
3. Юридически правильно оформленный документ должен иметь не менее пяти реквизитов:
указание автора документа;
наименование формы;
удостоверение подлинности документа;
дата;
регистрационный индекс.
3.1. Наименование организации – автора документа печатается на бланке документа в именительном падеже в следующей последовательности:
Авторами таких документов как заявление, докладная, отзыв могут быть и отдельные должностные лица. В этих документах реквизит “автор” совпадает с реквизитом “подпись”, удостоверяющим происхождение и подлинность документа.
3.2. Наименование формы указывает на место документа в классификаторе управленческих документов. Наименование образуется из номинала (приказ, заявление и т.п.) и обобщенной характеристики его назначения (прикадровый, заявление об отпуске и т.п.).
3.3 Подлинность документа может быть удостоверена посредством его подписания, а для особо важных – и проставлением оттиска печати. Проставление оттиска печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Место хранения печати и лицо ответственное за её хранение определяются ректором-президентом института.
Дата подписания (утверждения), согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым или буквенно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При цифровом способе все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделёнными точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая – порядковый номер месяца, последние четыре цифры – год (без буквы “г”). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц – прописью, например, 06.02.1997 – 6 февраля 1997 г.
Документы подписываются должностными лицами регуправлени в соответствии с распределением обязанностей, составляемые от имени структурного подразделения – руководителем этого подразделения. Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки) могут подписываться исполнителями при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.
В состав подписи входят:
наименование должности лица;
личная подпись;
расшифровка личной подписи.
Для некоторых категорий сотрудников, имеющих персональные звания, обязательно их указание (например, Ректор, профессор В.С. Романов).
Две подписи проставляются на документах коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы подписываются председателем и секретарём). Несколько подписей имеют акты, в составлении которых участвуют несколько лиц, и другие документы, например, справки.
3.4. Датирование документа является обязательным реквизитом в первую очередь как юридическое требование. Дата обозначает начало действия документа или время принятия решения.
Дата проставляется лицом, подписавшим или утвердившим документ, одновременно с его подписанием или утверждением.
3.5.Организационно-распорядительные документы приобретают юридическую силу только после их регистрации.
Регистрация означает включение документа в систему действия и исполнения и заключается в записи в учетных формах сведений о документе и присвоении ему регистрационного индекса как факта документирования, придания документу юридической силы.
Регистрационный индекс документа состоит из двух частей, проставляемых через косую черту: первая – порядковый номер по журналам регистрации.
3.6. Текст документа должен быть кратким, не допускать различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Текст следует начинать с указания причины (основания) для составления документа, затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
3.7. При наличии к документу приложений, после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение: Справка о готовности фонда к зимней эксплуатации на 10 л. в 1 экз.
3.8. Отметка об исполнителе документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя. Например: Василевич 236 45 12. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля. Номера телефонов указываются без черточек.
3.9. Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, её следует оформлять на бланке или обычном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово “копия” или “выписка” (без кавычек).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”, отметка оформляется по образцу:
Верно
ст. инспектор
отдела кадров (подпись) и.о. фамилия
06.06.1998
При пересылке копии документа в другие организации или передаче его на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью института (отдела кадров).
3.10. Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа; штамп содержит наименование института, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.
3.11. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.
3.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое и подшивается документ, личную подпись исполнителя (руководителя подразделения) и дату направления документа в дело. Например: В дело 18-6
13.06.1998 отправлено
письмо исх. № 02/18
личная подпись
дата.
продолжение
--PAGE_BREAK--